Tuyên bố thẩm định EUDR cho nhập khẩu cà phê

Bởi Viet Coffee Source Hướng dẫn xuất khẩu

Tuyên bố thẩm định EUDR cho nhập khẩu cà phê là bản khai điện tử do operator chịu trách nhiệm nộp sau khi hoàn thành quy trình thẩm định và trước khi cà phê liên quan được thông quan để lưu hành tự do tại Liên minh châu Âu. Tuyên bố xác nhận operator đã đánh giá sản phẩm theo Quy định của EU về các sản phẩm không gây mất rừng, kết luận không có rủi ro hoặc chỉ có rủi ro không đáng kể về việc không tuân thủ và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin cũng như tình trạng tuân thủ của sản phẩm. Tuyên bố này không thay thế hồ sơ nông trại, dữ liệu vị trí địa lý, bằng chứng sản xuất hợp pháp hoặc đánh giá rủi ro. Đây là kết quả chính thức của quá trình thẩm định được hỗ trợ bởi toàn bộ các hồ sơ đó.

Đối với cà phê nhập khẩu, Due Diligence Statement, thường được viết tắt là DDS, phải được nộp qua Hệ thống thông tin EUDR đủ sớm để số tham chiếu của tuyên bố có thể được ghi trong tờ khai hải quan. Vì vậy, lô hàng không nên đến giai đoạn thông quan trong khi nhà nhập khẩu vẫn đang cố gắng xác định nông trại, thu thập tọa độ hoặc xây dựng lại chuyển động của lot. Dữ liệu nguồn gốc, bằng chứng tuân thủ và kết luận rủi ro phải được hoàn thành, xác thực và phê duyệt nội bộ trước đó.

Tuyên bố thẩm định EUDR là gì?

DDS là tuyên bố điện tử mà qua đó operator xác nhận đã thực hiện thẩm định theo EUDR và không phát hiện rủi ro hoặc chỉ phát hiện rủi ro không đáng kể rằng sản phẩm liên quan không đáp ứng điều kiện không gây mất rừng và sản xuất hợp pháp.

Đối với nhập khẩu cà phê, tuyên bố liên kết sản phẩm nhập khẩu với:

Operator tại EU chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường
Mã phân loại hải quan liên quan
Mô tả thương mại của sản phẩm
Khối lượng được bao phủ
Quốc gia sản xuất
Tất cả khu đất sản xuất đã đóng góp vào cà phê
Kết quả thẩm định đã hoàn thành
Tờ khai hải quan và lô hàng nhập khẩu

Việc nộp DDS không có nghĩa Ủy ban châu Âu hoặc Hệ thống thông tin đã phê duyệt cà phê. Operator vẫn chịu trách nhiệm về tuyên bố và phải có khả năng cung cấp toàn bộ hồ sơ hỗ trợ cho cơ quan có thẩm quyền khi được kiểm tra.

Ai nộp DDS cho cà phê nhập khẩu?

Trách nhiệm chính thường thuộc về operator đầu tiên được thành lập tại Liên minh châu Âu đưa cà phê nhập khẩu ra thị trường EU theo thủ tục hải quan lưu hành tự do. Trong nhiều giao dịch, đây là nhà nhập khẩu EU được nêu trong hợp đồng thương mại, hóa đơn và chứng từ hải quan.

Bên chịu trách nhiệm nên được xác định trước khi hợp đồng mua bán được hoàn tất. Các bên có thể tham gia gồm:

Nhà nhập khẩu EU mua trực tiếp từ nhà xuất khẩu
Công ty thương mại EU nhập khẩu bằng tài khoản của mình
Nhà rang EU trực tiếp nhập cà phê nhân
Nhà sản xuất EU nhập cà phê rang hoặc cà phê chế biến
Đại diện được ủy quyền hành động trong phạm vi EUDR cho phép
Đại diện hải quan nộp tờ khai nhưng không tự động trở thành operator EUDR

Đơn vị giao nhận, hãng tàu, đại lý vận chuyển hoặc môi giới hải quan không tự động trở thành operator chỉ vì xử lý logistics hoặc nộp tờ khai hải quan. Vai trò thương mại, quyền sở hữu hoặc quyền tương đương, cấu trúc hợp đồng và thủ tục hải quan phải được xem xét để xác định operator thực tế.

Vai trò của nhà xuất khẩu cà phê ngoài EU

Nhà xuất khẩu Việt Nam hoặc nhà xuất khẩu tại quốc gia ngoài EU thường không phải tự nộp DDS nhập khẩu của EU chỉ vì đã sản xuất hoặc giao cà phê. Tuy nhiên, nhà xuất khẩu phải cung cấp thông tin và bằng chứng giúp operator EU hoàn thành quy trình thẩm định.

Bộ dữ liệu của nhà xuất khẩu có thể gồm:

Danh sách nông dân, nông trại và khu đất
Tọa độ điểm hoặc dữ liệu đa giác của khu đất
Khoảng thời gian sản xuất và thu hoạch
Bằng chứng về quyền sử dụng đất và sản xuất hợp pháp
Kết quả kiểm tra mất rừng
Hồ sơ thu mua và chế biến
Hồ sơ thành phần của lot
Đối chiếu khối lượng
Hồ sơ kho và container
Dữ liệu hóa đơn thương mại và packing list

Nếu nhà xuất khẩu không cung cấp được thông tin đáng tin cậy ở cấp khu đất, nhà nhập khẩu có thể không thể kết luận rủi ro ở mức không đáng kể và vì vậy không thể nộp DDS hợp lệ cho lô hàng.

Khi nào phải nộp tuyên bố?

Quy trình thẩm định phải được hoàn thành và DDS phải được nộp trước khi cà phê liên quan được đưa ra thị trường EU. Đối với hàng nhập khẩu, số tham chiếu DDS phải có sẵn trước khi tờ khai hải quan để lưu hành tự do được nộp.

Trình tự thực tế gồm:

Nhà nhập khẩu xác nhận sản phẩm thuộc phạm vi EUDR.
Chuỗi cung ứng tại nguồn và toàn bộ khu đất đóng góp được xác định.
Thông tin và bằng chứng cần thiết được thu thập.
Điều kiện không gây mất rừng và sản xuất hợp pháp được đánh giá.
Rủi ro được phân tích.
Mọi rủi ro cao hơn mức không đáng kể được giảm thiểu.
Khối lượng và thành phần lot cuối cùng được xác nhận.
DDS được nộp qua Hệ thống thông tin EUDR.
Hệ thống cấp số tham chiếu.
Người khai hải quan đưa thông tin tham chiếu cần thiết vào tờ khai.

Nộp DDS sau khi tờ khai hải quan đã được gửi không đáp ứng đúng trình tự nhập khẩu cần thiết.

Ngày áp dụng EUDR đối với nhập khẩu cà phê

Theo lịch trình pháp lý hiện hành, các nghĩa vụ EUDR chính áp dụng từ ngày 30 tháng 12 năm 2026 đối với operator lớn và vừa. Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ đủ điều kiện, ngày áp dụng chính thường là ngày 30 tháng 6 năm 2027.

Nhóm operator	Ngày áp dụng chính	Ý nghĩa đối với nhập khẩu
Operator lớn và vừa	30 tháng 12 năm 2026	Cà phê nhập khẩu thuộc phạm vi phải được bao phủ bởi quy trình thẩm định hoàn chỉnh và DDS cần thiết trước khi thông quan.
Operator siêu nhỏ và nhỏ đủ điều kiện	30 tháng 6 năm 2027	Được áp dụng thời hạn muộn hơn nhưng hệ thống nhà cung cấp, vị trí địa lý và dữ liệu phải được chuẩn bị trước.

Ngày áp dụng khác với mốc chống mất rừng. Ngày áp dụng xác định thời điểm nghĩa vụ pháp lý có hiệu lực đối với operator, trong khi ngày 31 tháng 12 năm 2020 xác định khu đất sản xuất có thể được xem là không gây mất rừng hay không.

Những sản phẩm cà phê nhập khẩu nào cần DDS?

Yêu cầu phụ thuộc vào việc sản phẩm nhập khẩu có được liệt kê trong phiên bản Phụ lục I của EUDR đang áp dụng theo mã hải quan hay không. Tên thương mại trên hóa đơn không đủ để xác định phạm vi.

Các sản phẩm cần được kiểm tra mã phân loại gồm:

Cà phê nhân xanh
Cà phê hạt rang
Cà phê rang xay
Cà phê khử caffeine
Cà phê hòa tan hoặc instant
Dịch chiết và cô đặc cà phê
Cà phê ba trong một
Sản phẩm hỗn hợp có chứa cà phê
Mẫu dùng cho bán hàng, thử nghiệm hoặc phân tích

Nhà nhập khẩu phải xác nhận mã HS hoặc mã Danh mục kết hợp chính xác, thành phần sản phẩm, thủ tục hải quan, ngày nhập khẩu và phiên bản Phụ lục I áp dụng tại thời điểm đó.

Thông tin cần có trong DDS

Tuyên bố chứa các thông tin được EUDR và hệ thống điện tử quy định. Đối với một lô cà phê nhập khẩu, các trường cốt lõi gồm:

Tên pháp lý của operator
Địa chỉ của operator
Số EORI đối với sản phẩm nhập vào thị trường EU
Mã HS
Mô tả sản phẩm bằng văn bản và tên thương mại
Khối lượng được tuyên bố bao phủ
Quốc gia sản xuất
Vị trí địa lý của toàn bộ khu đất sản xuất
Xác nhận đã hoàn thành thẩm định và không có hoặc chỉ có rủi ro không đáng kể
Ngày, tên, chức vụ và thông tin xác nhận của người hành động thay mặt operator

Thông tin trong DDS phải được hỗ trợ bằng hồ sơ thẩm định nội bộ của operator. Một biểu mẫu được điền đầy đủ về mặt kỹ thuật không tạo ra tuân thủ nếu bằng chứng nền bị thiếu hoặc không đáng tin cậy.

Danh tính operator và số EORI

Tên và địa chỉ trong DDS phải phù hợp với pháp nhân thực tế đóng vai trò operator. Đối với cà phê nhập khẩu, số EORI của operator cũng phải được liên kết với hồ sơ đăng ký và hoạt động hải quan của pháp nhân đó.

Các lỗi danh tính phổ biến gồm:

Sử dụng tên tập đoàn thay vì tên pháp nhân nhập khẩu
Sử dụng thông tin nhà xuất khẩu thay cho operator EU
Nhập số EORI của một công ty khác trong cùng tập đoàn
Sử dụng tên pháp lý khác nhau giữa DDS và tờ khai hải quan
Không cập nhật hệ thống sau khi thay đổi pháp nhân

Nhà nhập khẩu, môi giới hải quan và bộ phận tuân thủ nên thống nhất chính xác dữ liệu pháp nhân trước khi nộp tuyên bố.

Mã HS và mô tả sản phẩm

Mã phân loại trong DDS phải phù hợp với mã được sử dụng trong chứng từ hải quan. Mô tả bằng văn bản phải đủ cụ thể để xác định cà phê được bao phủ.

Mô tả hữu ích có thể gồm:

Dạng nhân xanh, rang, xay hoặc chế biến
Tình trạng có caffeine hoặc khử caffeine
Loài hoặc blend khi có ý nghĩa thương mại
Nguồn gốc
Phương pháp chế biến
Cấp chất lượng
Quy cách đóng gói
Mã lot thương mại

Những mô tả như “sản phẩm thực phẩm”, “nguyên liệu cà phê” hoặc “hàng nông nghiệp” quá chung chung để nhận diện sản phẩm một cách chắc chắn. Hóa đơn, packing list, DDS và tờ khai hải quan phải mô tả cùng một sản phẩm.

Khối lượng được khai trong tuyên bố

Đối với cà phê nhập vào thị trường EU, khối lượng thường được thể hiện bằng kilogram trọng lượng tịnh và, khi áp dụng, bằng đơn vị bổ sung được yêu cầu đối với mã hải quan liên quan.

Khối lượng khai báo phải được đối chiếu với:

Hóa đơn thương mại
Packing list
Vận đơn
Hồ sơ đóng container
Hồ sơ xuất kho
Tờ khai hải quan
Chứng thư trọng lượng khi được sử dụng

Sai lệch vận hành thông thường phải được kiểm soát trước khi nộp. Chênh lệch không giải thích được giữa khối lượng DDS và khối lượng hải quan có thể dẫn đến yêu cầu làm rõ, trì hoãn hoặc sửa chứng từ.

Quốc gia sản xuất

Quốc gia sản xuất là nơi cà phê được trồng, không phải quốc gia nơi cà phê được giao dịch, lưu kho, tái xuất, rang hoặc đóng gói.

Ví dụ, cà phê được trồng tại Việt Nam, lưu kho tạm thời tại Singapore và giao từ một cảng khác vẫn có Việt Nam là quốc gia sản xuất. Tuyến logistics không được thay thế nguồn gốc sản xuất thực tế.

Nếu sản phẩm chứa cà phê được trồng tại nhiều quốc gia, operator phải duy trì thông tin cho tất cả nguồn gốc và khu đất sản xuất đã đóng góp.

Vị trí địa lý của toàn bộ khu đất cà phê

DDS phải liên kết cà phê với toàn bộ khu đất nơi hàng hóa liên quan được sản xuất. Tọa độ vùng, địa chỉ nhà xuất khẩu, văn phòng hợp tác xã hoặc vị trí nhà máy chế biến không thể thay thế các khu đất sản xuất.

Đối với khu đất nhỏ hơn, có thể sử dụng tọa độ điểm theo yêu cầu áp dụng. Đối với khu đất lớn hơn bốn hecta, dữ liệu đa giác thường được yêu cầu để mô tả toàn bộ ranh giới.

Tệp vị trí địa lý nên được liên kết với:

Mã nông dân
Mã nông trại
Mã khu đất
Diện tích khu đất
Khoảng thời gian sản xuất
Khối lượng đã giao
Lot nguồn gốc
Lot xuất khẩu cuối

Khi cà phê của nhiều nông hộ nhỏ được gộp lại, mọi khu đất đóng góp đều phải được bao gồm. Chỉ lập bản đồ một số nông trại mẫu không thể bao phủ phần cà phê còn lại trong lô hàng.

Ngày hoặc khoảng thời gian sản xuất

Hồ sơ thông tin của operator phải xác định thời điểm cà phê được sản xuất. Tùy chuỗi cung ứng, thông tin này có thể được ghi dưới dạng ngày thu hoạch, khoảng thời gian thu hoạch, niên vụ hoặc một khoảng sản xuất đủ chính xác khác.

Thời gian được khai phải phù hợp với:

Lịch thu hoạch của vùng
Hồ sơ thu hoạch tại nông trại
Ngày giao quả hoặc cà phê thóc
Ngày phơi và chế biến
Hồ sơ nhập kho
Thời điểm hình thành lot xuất khẩu

Một dòng thời gian không hợp lý, chẳng hạn cà phê nhập kho trước mùa thu hoạch được khai báo, phải được điều tra trước khi DDS được nộp.

DDS được lập sau thẩm định, không phải trước thẩm định

Tuyên bố chỉ có thể được nộp sau khi quy trình thẩm định hoàn thành. Thẩm định gồm ba giai đoạn liên kết:

Thu thập thông tin và bằng chứng cần thiết
Đánh giá rủi ro không tuân thủ
Giảm thiểu mọi rủi ro cao hơn mức không đáng kể

Nhà nhập khẩu không nên đưa ra kết luận trước rồi mới tìm tài liệu để hỗ trợ. Kết luận rủi ro phải được hình thành từ bằng chứng của chính cà phê được bao phủ bởi tuyên bố.

Thu thập thông tin trước khi nộp DDS

Hồ sơ hỗ trợ phải chứa đủ thông tin để xác định sản phẩm và chứng minh tình trạng tuân thủ.

Hồ sơ điển hình gồm:

Thông tin nhà cung cấp
Thông số sản phẩm
Quốc gia và vùng sản xuất
Danh sách nông dân và khu đất
Tệp vị trí địa lý
Khoảng thời gian sản xuất
Bằng chứng kiểm tra mất rừng
Bằng chứng sản xuất hợp pháp
Hồ sơ lot và batch
Đối chiếu khối lượng
Hồ sơ chế biến
Hồ sơ kho
Chứng từ vận chuyển

Nhà nhập khẩu mua từ nhiều vùng của Việt Nam có thể tham khảo các vùng cà phê và cấu trúc sản xuất của Việt Nam để thiết kế kiểm soát phù hợp với từng nguồn gốc.

Đánh giá tình trạng không gây mất rừng

Operator phải xác định cà phê có được sản xuất trên đất không bị phá rừng trái quy định sau ngày 31 tháng 12 năm 2020 hay không.

Bằng chứng có thể gồm:

Ảnh vệ tinh lịch sử
Bản đồ rừng hoặc lớp phủ đất chính thức
Đăng ký nông trại lịch sử
Hồ sơ trồng cây
Khảo sát khu đất từ các năm trước
Ảnh có ngày tháng có thể xác minh
Đánh giá sử dụng đất độc lập

Kết quả bản đồ phải được xem xét trong bối cảnh thực tế. Độ phân giải ảnh, mây che phủ, cà phê trồng dưới cây che bóng, canh tác hỗn hợp và đặc điểm lớp phủ đất địa phương có thể ảnh hưởng đến việc giải thích dữ liệu.

Đánh giá sản xuất hợp pháp

Cà phê cũng phải được sản xuất phù hợp với pháp luật liên quan của quốc gia sản xuất.

Các lĩnh vực pháp lý có thể gồm:

Quyền sử dụng và quyền hưởng dụng đất
Quyền sở hữu và thuê đất
Quy định môi trường
Luật bảo vệ rừng và bảo tồn
Quyền của bên thứ ba
Yêu cầu lao động
Quyền con người được pháp luật áp dụng bảo vệ
Quyền của cộng đồng bản địa và địa phương
Yêu cầu về thuế và thương mại
Quy định hải quan và chống tham nhũng

Loại giấy tờ phù hợp phụ thuộc vào hệ thống pháp luật địa phương. Quyền sử dụng đất được pháp luật công nhận có thể hợp lệ ngay cả khi nông dân không có giấy chứng nhận sở hữu tư nhân theo hình thức thường thấy tại châu Âu.

Đánh giá rủi ro trước khi tuyên bố

Khi thẩm định đầy đủ được áp dụng, nhà nhập khẩu phải đánh giá liệu bằng chứng có cho thấy nguy cơ cà phê không tuân thủ hay không.

Đánh giá có thể xem xét:

Phân loại rủi ro của quốc gia
Sự hiện diện của rừng gần khu đất
Mô hình mất rừng trong vùng
Độ tin cậy của vị trí địa lý
Tranh chấp quyền sử dụng đất
Tính xác thực của tài liệu
Mức độ phức tạp của chuỗi cung ứng
Nguy cơ trộn với cà phê không rõ nguồn gốc
Lịch sử của nhà cung cấp
Bất thường về khối lượng
Quan ngại có căn cứ từ bên thứ ba

Kết luận phải giải thích vì sao không còn rủi ro hoặc chỉ còn rủi ro không đáng kể. Một nhãn “rủi ro thấp” chung chung không có phân tích không phải là cơ sở đầy đủ để nộp tuyên bố.

Giảm thiểu rủi ro trước khi nộp

Nếu đánh giá phát hiện rủi ro cao hơn mức không đáng kể, nhà nhập khẩu phải giảm rủi ro đó trước khi nộp DDS và đưa cà phê ra thị trường.

Biện pháp giảm thiểu có thể gồm:

Yêu cầu tài liệu còn thiếu
Sửa tọa độ
Lập lại bản đồ khu đất
Thu thập ảnh có độ phân giải cao hơn
Thực hiện xác minh tại hiện trường
Thuê kiểm toán độc lập
Tách các nông trại chưa chắc chắn
Kiểm tra lại năng lực sản xuất
Đình chỉ nhà cung cấp
Loại bỏ nguồn bị ảnh hưởng khỏi lot
Từ chối lô hàng

Nếu không thể giảm rủi ro xuống mức không đáng kể, operator không được nộp DDS tích cực và tiếp tục đưa cà phê ra thị trường.

Quốc gia rủi ro thấp và thẩm định đơn giản

Khi toàn bộ cà phê liên quan có nguồn gốc từ quốc gia hoặc khu vực được phân loại rủi ro thấp và không có thông tin cảnh báo, thẩm định đơn giản có thể được áp dụng. Điều này giảm nghĩa vụ đánh giá và giảm thiểu rủi ro tiêu chuẩn nhưng không loại bỏ việc thu thập thông tin về sản phẩm, nguồn gốc, khu đất, vị trí địa lý, thời gian sản xuất và tuân thủ pháp luật.

Phân loại rủi ro thấp không phải là phê duyệt chung cho mọi nông trại hoặc lot. Nếu nhà nhập khẩu biết hoặc có lý do tin rằng tài liệu bị giả, khu đất được lập bản đồ sai, sản xuất bất hợp pháp hoặc cà phê không xác định đã được trộn vào lô hàng, vấn đề phải được điều tra.

Cà phê Việt Nam và phân loại rủi ro thấp

Việt Nam hiện được xếp vào nhóm quốc gia rủi ro thấp trong hệ thống benchmarking của EU. Các lô cà phê Việt Nam đủ điều kiện có thể được hưởng quy trình thẩm định đơn giản khi toàn bộ điều kiện được đáp ứng.

Nhà nhập khẩu vẫn phải duy trì:

Xác định khu đất
Dữ liệu vị trí địa lý
Thông tin thời gian sản xuất
Bằng chứng sản xuất hợp pháp
Bằng chứng không gây mất rừng
Truy xuất từ lot đến lô hàng
Thông tin DDS và hải quan chính xác

Rủi ro thấp chỉ đơn giản hóa một phần quy trình, không loại bỏ bằng chứng hỗ trợ tuyên bố.

Hệ thống thông tin EUDR

DDS được nộp điện tử qua Hệ thống thông tin EUDR. Operator phải được đăng ký đúng cách và đối với hàng nhập khẩu, thông tin EORI phải được đưa vào hồ sơ liên quan.

Hệ thống được sử dụng để:

Đăng ký operator và đại diện được ủy quyền
Tạo và nộp Due Diligence Statement
Ghi nhận sản phẩm và khối lượng được bao phủ
Nhập hoặc tải dữ liệu vị trí địa lý
Cấp số tham chiếu
Truy xuất các tuyên bố đã có
Liên kết tham chiếu với quy trình hải quan và hạ nguồn

Doanh nghiệp có số lượng tuyên bố lớn có thể sử dụng các hình thức tích hợp kỹ thuật được hỗ trợ, nhưng nộp tự động không loại bỏ việc xác thực dữ liệu và phê duyệt tuân thủ.

Số tham chiếu và thông tin xác minh

Sau khi nộp, Hệ thống thông tin cấp số tham chiếu liên kết với DDS. Các quy trình hệ thống liên quan cũng có thể sử dụng thông tin xác minh để kiểm soát việc truy cập hoặc kiểm tra tham chiếu.

Số tham chiếu phải được liên kết với:

Đúng operator
Đúng mã HS
Khối lượng đã khai
Lot cà phê liên quan
Các khu đất đóng góp
Hóa đơn thương mại
Packing list
Tờ khai hải quan

Một số tham chiếu hợp lệ không làm cho cà phê không liên quan trở thành tuân thủ. Sử dụng tham chiếu của nhà cung cấp, sản phẩm hoặc lô hàng khác có thể là báo cáo sai hoặc hành vi lách luật.

Tham chiếu DDS trong tờ khai hải quan

Người nộp tờ khai hải quan phải đưa số tham chiếu DDS hoặc mã khai báo áp dụng vào hồ sơ nhập khẩu. Vì vậy, nhà nhập khẩu phải gửi đúng thông tin tham chiếu cho đại diện hải quan trước khi khai.

Bộ phận hải quan và tuân thủ nên đối chiếu:

Danh tính nhà nhập khẩu và EORI
Mã sản phẩm
Mô tả sản phẩm
Quốc gia sản xuất
Khối lượng tịnh
Tham chiếu hóa đơn và packing list
Số tham chiếu DDS
Thông tin container và lot

Mọi khác biệt nên được xử lý trước khi nộp thay vì sau khi lô hàng bị giữ để làm rõ.

Một DDS có thể bao phủ nhiều lô hàng không?

Một DDS có thể được tham chiếu trong nhiều tờ khai hải quan khi tuyên bố đó thực sự bao phủ sản phẩm, khối lượng, khu đất sản xuất và kết quả thẩm định liên quan. Cùng một tham chiếu không được sử dụng vượt quá sản phẩm và khối lượng thực tế được bao phủ.

Tương tự, một tờ khai hải quan có thể chứa nhiều tham chiếu DDS nếu lô hàng nhập khẩu bao gồm cà phê được bao phủ bởi nhiều tuyên bố hợp lệ.

Doanh nghiệp nên duy trì sổ kiểm soát thể hiện:

Tổng khối lượng được từng DDS bao phủ
Khối lượng đã phân bổ cho từng tờ khai hải quan
Khối lượng còn lại chưa phân bổ
Lot và khu đất liên quan đến từng lần phân bổ
Ngày và trạng thái của từng hồ sơ nhập khẩu

Quy trình này ngăn việc phân bổ trùng hoặc sử dụng tuyên bố cho khối lượng vượt quá phạm vi thực tế.

DDS có thể được sửa hoặc hủy không?

Operator phải xác minh toàn bộ dữ liệu trước khi nộp. Khả năng sửa hoặc hủy tuyên bố có thể bị hạn chế sau khi tham chiếu đã được sử dụng trong tờ khai hải quan, tuyên bố khác hoặc giao dịch thị trường đã hoàn tất.

Trước khi nộp, doanh nghiệp nên xác nhận:

Mã sản phẩm cuối cùng
Thành phần lot cuối cùng
Toàn bộ khu đất cuối cùng
Khối lượng cuối cùng
Operator và EORI chính xác
Quốc gia sản xuất chính xác
Phê duyệt đánh giá rủi ro đã hoàn thành

Nếu lot thương mại thay đổi sau khi nộp, bộ phận tuân thủ phải xác định DDS hiện tại còn hợp lệ hay cần nộp tuyên bố thay thế.

Thay đổi sau khi tuyên bố được nộp

Lô hàng có thể thay đổi do điều chỉnh khối lượng, thay container, bao bị hư hỏng, phân loại hải quan mới, loại bỏ một lot hoặc thay thế sản phẩm. Mọi thay đổi phải được đánh giá so với DDS.

Có thể cần hành động tuân thủ mới khi:

Mã HS thay đổi.
Khối lượng vượt quá lượng được bao phủ.
Quốc gia sản xuất thay đổi.
Nông trại hoặc khu đất mới được bổ sung.
Lot xuất khẩu bị thay thế.
Cà phê không xác định đi vào lô hàng.
Thông tin mới làm thay đổi kết luận rủi ro.

Sự thuận tiện về hành chính không được sử dụng để giữ một tuyên bố gắn với cà phê mà tuyên bố đó không còn mô tả chính xác.

Đại diện được ủy quyền

Operator có thể chỉ định đại diện được ủy quyền để thực hiện một số hành động trong phạm vi pháp luật cho phép. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản và vai trò của operator cùng đại diện phải được xác định rõ.

Operator nên quy định:

Phạm vi quyền hạn
Quyền truy cập Hệ thống thông tin
Ai xác thực dữ liệu nguồn gốc
Ai phê duyệt kết luận rủi ro
Ai nộp DDS
Ai làm việc với hải quan
Ai duy trì hồ sơ hỗ trợ

Sử dụng đại diện không loại bỏ trách nhiệm của operator đối với tình trạng tuân thủ của cà phê nhập khẩu.

Hồ sơ hỗ trợ không chỉ được lưu để hoàn thành thủ tục

Bằng chứng cốt lõi có thể được lưu trong hệ thống thẩm định của operator thay vì đưa toàn bộ vào mỗi tuyên bố. Tuy nhiên, hồ sơ phải được tổ chức tốt, có thể truy cập và được kết nối với số tham chiếu DDS.

Cấu trúc hồ sơ thực tế có thể gồm:

Biên bản phê duyệt operator
Hợp đồng và bảng đánh giá nhà cung cấp
Đánh giá sản phẩm và mã HS
Dữ liệu nông dân và khu đất
Tệp vị trí địa lý
Đánh giá mất rừng
Rà soát sản xuất hợp pháp
Đánh giá rủi ro
Bằng chứng giảm thiểu rủi ro
Đối chiếu lot và khối lượng
Chứng từ vận chuyển và hải quan
Bản sao DDS đã nộp và số tham chiếu

Các kiểm soát này có thể được tích hợp với quy trình chất lượng, truy xuất và tuân thủ cà phê được lập thành văn bản.

Truy xuất lot hỗ trợ DDS

Tuyên bố phải liên quan đến cà phê vật lý có thể nhận diện. Nhà nhập khẩu phải có khả năng truy ngược lot được bao phủ đến toàn bộ khu đất sản xuất và truy xuôi đến tờ khai hải quan cũng như khách hàng hạ nguồn.

Một chuỗi điển hình gồm:

Khu đất sản xuất
Giao hàng của nông dân
Lot của người thu mua hoặc hợp tác xã
Batch chế biến
Lot nhà máy khô
Lot kho
Lot xuất khẩu
Container
Hồ sơ hải quan nhập khẩu
Lot kho của nhà nhập khẩu
Batch rang hoặc bán lại

Nếu nhiều lot được gộp, toàn bộ đầu vào phải tiếp tục được nhận diện. Nếu một lot được chia, mọi lot con phải duy trì liên kết với hồ sơ lot mẹ.

Đối chiếu khối lượng hỗ trợ DDS

Kiểm soát khối lượng chứng minh cà phê được khai có thể thực tế xuất phát từ các nông trại đã xác định và đi qua chuỗi cung ứng được ghi nhận.

Operator có thể so sánh:

Diện tích cà phê đã lập bản đồ
Năng suất dự kiến của nông trại
Sản lượng thu hoạch ghi nhận
Quả hoặc cà phê thóc đã giao
Tỷ lệ chuyển đổi thành cà phê nhân
Hao hụt chế biến
Tồn kho
Khối lượng xuất khẩu
Trọng lượng tịnh nhập khẩu

Khối lượng dư thừa không giải thích được là dấu hiệu cà phê không có hồ sơ có thể đã đi vào lot. Vấn đề phải được giải quyết trước khi DDS được phê duyệt.

Tính nhất quán giữa DDS và chứng từ thương mại

Các chứng từ sau phải mô tả cùng một giao dịch:

Hợp đồng mua bán
Hóa đơn thương mại
Packing list
Vận đơn
Chứng nhận xuất xứ khi được sử dụng
Chứng nhận chất lượng
Chứng thư kiểm dịch hoặc tài liệu bắt buộc khác
DDS
Tờ khai hải quan

Không phải chứng từ nào cũng chứa các trường giống hệt nhau, nhưng các thông tin chung như các bên, sản phẩm, nguồn gốc, khối lượng và lot không được mâu thuẫn.

Các lỗi DDS phổ biến khi nhập khẩu cà phê

Nộp tuyên bố trước khi hoàn thành đánh giá rủi ro
Sử dụng nhà xuất khẩu thay cho operator EU trong trường operator
Nhập sai số EORI
Chọn sai mã HS
Sử dụng mô tả sản phẩm quá chung chung
Khai tổng trọng lượng thay vì khối lượng tịnh được yêu cầu
Ghi quốc gia giao hàng thay vì quốc gia sản xuất
Chỉ cung cấp tọa độ hợp tác xã hoặc kho
Bỏ sót nông trại đóng góp trong lot đã gộp
Sử dụng tọa độ sao chép hoặc không hợp lệ
Không đối chiếu khối lượng
Sử dụng tham chiếu DDS cho cà phê không liên quan
Nộp DDS sau tờ khai hải quan
Cho rằng chứng nhận tự động chứng minh tuân thủ
Cho rằng phân loại rủi ro thấp loại bỏ yêu cầu dữ liệu cấp khu đất

Dấu hiệu cảnh báo dành cho nhà nhập khẩu

Nhà nhập khẩu nên tạm dừng quy trình DDS khi:

Nhà xuất khẩu không xác định được toàn bộ nông trại đóng góp.
Cùng một tọa độ xuất hiện ở nhiều nhà sản xuất không liên quan.
Diện tích lập bản đồ không thể hỗ trợ khối lượng cung cấp.
Ngày thu hoạch khai báo không phù hợp mùa vụ vùng.
Giấy tờ đất không xác định người sản xuất hoặc người sử dụng hợp pháp.
Lot đã được trộn trước khi nông trại được xác minh.
Truy xuất kết thúc tại hợp tác xã.
Khối lượng lô hàng khác đáng kể so với lot đã được phê duyệt.
Nhà cung cấp cho rằng chứng nhận bền vững tự nó là đủ.
Bộ phận tuân thủ không thể tái tạo cơ sở của kết luận rủi ro không đáng kể.

Nghĩa vụ lưu hồ sơ

Operator phải lưu hồ sơ DDS và thông tin thẩm định hỗ trợ trong ít nhất năm năm. Hồ sơ phải tiếp tục truy cập được ngay cả khi nhân viên, môi giới, nhà cung cấp hoặc hệ thống phần mềm thay đổi.

Việc lưu trữ nên bao gồm:

DDS đã nộp
Số tham chiếu
Tệp vị trí địa lý
Danh sách nhà cung cấp và nông trại
Đánh giá rủi ro
Hành động giảm thiểu rủi ro
Bằng chứng sản xuất hợp pháp
Bằng chứng kiểm tra mất rừng
Hồ sơ lot
Kiểm soát khối lượng
Chứng từ hải quan và vận chuyển
Trao đổi liên quan đến sửa đổi hoặc thông tin rủi ro mới

Thông tin mới được phát hiện sau khi nhập khẩu

Nếu operator nhận được thông tin mới cho thấy cà phê nhập khẩu có thể không tuân thủ, doanh nghiệp phải hành động ngay lập tức. Phản ứng có thể gồm thông báo cơ quan có thẩm quyền và doanh nghiệp hạ nguồn, dừng phân phối, cô lập tồn kho, điều tra bổ sung và thực hiện biện pháp khắc phục.

Ví dụ về thông tin mới gồm:

Quan ngại có căn cứ về mất rừng
Bằng chứng tọa độ giả
Phát hiện sử dụng đất bất hợp pháp
Trộn nguồn không được khai báo
Tài liệu nhà cung cấp bị làm giả
Chênh lệch khối lượng cho thấy nguồn không xác định

DDS ban đầu không nên được xem là lá chắn vĩnh viễn trước các bằng chứng xuất hiện sau đó.

Truyền số tham chiếu xuống chuỗi cung ứng

Operator chịu trách nhiệm phải truyền thông tin tham chiếu DDS liên quan cho operator và thương nhân hạ nguồn nhận cà phê. Mỗi doanh nghiệp phía sau phải duy trì liên kết rõ ràng giữa cà phê mua vào và tham chiếu đã nhận.

Hồ sơ hạ nguồn có thể gồm:

Danh tính nhà cung cấp
Hóa đơn mua hàng
Mã lot đầu vào
Số tham chiếu DDS
Khối lượng nhận
Hồ sơ chế biến hoặc bán lại
Mã lot đầu ra
Khách hàng được cung cấp

Tham chiếu không được gắn với sản phẩm hoặc khối lượng nằm ngoài phạm vi tuyên bố ban đầu.

Phê duyệt nội bộ trước khi nộp

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình phê duyệt bằng văn bản thay vì cho phép bất kỳ người dùng nào có quyền truy cập hệ thống tự nộp DDS.

Quy trình phê duyệt có thể gồm:

Rà soát mã phân loại sản phẩm
Phê duyệt nhà cung cấp
Xác thực vị trí địa lý
Rà soát sản xuất hợp pháp
Phê duyệt kiểm tra mất rừng
Phê duyệt đánh giá rủi ro
Đối chiếu lot và khối lượng
So sánh dữ liệu hải quan
Phê duyệt cuối của quản lý

Người nộp tuyên bố phải hiểu ý nghĩa của nội dung xác nhận và không được xem DDS như một biểu mẫu vận chuyển thông thường.

Checklist chứng từ nhập khẩu

Đã xác nhận tên pháp lý operator EU
Đã xác nhận số EORI
Đã xác nhận mã HS
Đã xác nhận mô tả sản phẩm
Đã xác nhận quốc gia sản xuất
Đã xác nhận khối lượng tịnh
Đã xác định toàn bộ khu đất sản xuất
Đã xác thực vị trí địa lý
Đã ghi nhận thời gian sản xuất
Đã rà soát bằng chứng không gây mất rừng
Đã rà soát bằng chứng sản xuất hợp pháp
Đã hoàn thành đánh giá rủi ro khi cần
Đã hoàn thành giảm thiểu rủi ro khi cần
Đã xác nhận thành phần lot
Đã đối chiếu khối lượng
Đã nộp DDS
Đã nhận số tham chiếu
Đã gửi tham chiếu cho người khai hải quan
Đã đối chiếu tờ khai hải quan với DDS
Đã lưu hồ sơ ít nhất năm năm

Quy trình được khuyến nghị cho nhà nhập khẩu cà phê

Xác nhận phạm vi EUDR và mã hải quan của sản phẩm.
Xác định operator EU chịu trách nhiệm.
Xác nhận ngày áp dụng EUDR liên quan.
Yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp dữ liệu cấp khu đất trong hợp đồng.
Đăng ký và xác thực nhà cung cấp, nông trại và khu đất.
Thu thập vị trí địa lý và thời gian sản xuất.
Đánh giá tình trạng không gây mất rừng.
Rà soát bằng chứng sản xuất hợp pháp.
Thiết lập truy xuất lot từ khu đất đến lô hàng xuất khẩu.
Đối chiếu khối lượng sản xuất và giao hàng.
Hoàn thành đánh giá rủi ro khi áp dụng.
Giảm mọi rủi ro cao hơn mức không đáng kể.
Xác nhận dữ liệu thương mại và hải quan cuối cùng.
Nộp DDS qua Hệ thống thông tin.
Nhận và lưu số tham chiếu.
Gửi đúng tham chiếu cho người khai hải quan.
Xác minh thông quan so với sản phẩm và khối lượng đã khai.
Truyền thông tin tham chiếu cần thiết cho doanh nghiệp hạ nguồn.
Theo dõi thông tin tuân thủ mới.
Lưu toàn bộ hồ sơ trong ít nhất năm năm.

Giá trị thương mại của chuỗi cung ứng sẵn sàng DDS

Một quy trình DDS được chuẩn bị tốt có thể giảm trì hoãn hải quan, tranh chấp chứng từ và sự không chắc chắn của người mua. Nhà xuất khẩu cung cấp dữ liệu khu đất đã được xác thực và hồ sơ lot ổn định có thể được nhà nhập khẩu châu Âu ưu tiên ngay cả khi cà phê không có mức giá thấp nhất.

Chương trình cung ứng sẵn sàng DDS có thể gồm:

Robusta thương mại có truy xuất
Arabica truy xuất cấp nông trại
Micro-lot Fine Robusta
Lot vùng được phân tách vật lý
Cà phê chứng nhận kèm bằng chứng EUDR
Cà phê rang private label
Blend espresso có hồ sơ đầy đủ
Chuỗi cà phê chế biến có truy xuất

Nhà cung cấp chuẩn bị cà phê cho khách hàng châu Âu có thể tham khảo dịch vụ xuất khẩu, truy xuất và chứng từ cà phê được xây dựng có hệ thống.

Đánh giá cuối cùng

Tuyên bố thẩm định EUDR cho nhập khẩu cà phê là xác nhận chính thức của operator rằng sản phẩm nhập khẩu đã trải qua quy trình thẩm định cần thiết và không có hoặc chỉ có rủi ro không đáng kể về việc không tuân thủ. Tuyên bố phải xác định chính xác operator, sản phẩm, khối lượng, quốc gia sản xuất và toàn bộ khu đất đóng góp, đồng thời số tham chiếu phải có sẵn cho tờ khai hải quan.

DDS chỉ đáng tin cậy tương đương với hồ sơ đứng phía sau nó. Vị trí địa lý không đầy đủ, nông trại không xác định, khối lượng không nhất quán, tuyên bố pháp lý không có bằng chứng hoặc việc trộn nguồn không rõ không thể được sửa chữa chỉ bằng cách gửi một biểu mẫu điện tử.

Nhà nhập khẩu phải hoàn thành thẩm định trước khi khai hải quan, xác thực lô hàng cuối so với tuyên bố và lưu bằng chứng hỗ trợ để phục vụ kiểm tra. Doanh nghiệp tìm kiếm cà phê nhân, cà phê rang hoặc cà phê chế biến của Việt Nam với yêu cầu hồ sơ EUDR xác định có thể gửi yêu cầu cà phê bán buôn tùy chỉnh, nêu rõ sản phẩm, nguồn gốc, khối lượng, điểm đến, phương pháp chế biến, đóng gói và dữ liệu thẩm định cần thiết.

Tuyên bố thẩm định EUDR cho nhập khẩu cà phê