EUDR-Sorgfaltserklärung für Kaffeeimporte

Eine EUDR-Sorgfaltserklärung für Kaffeeimporte ist die elektronische Erklärung, die der verantwortliche Marktteilnehmer nach Abschluss der Sorgfaltsprüfung und vor der Überlassung des betreffenden Kaffees zum zollrechtlich freien Verkehr in der Europäischen Union einreicht. Mit dieser Erklärung bestätigt der Marktteilnehmer, dass er den Kaffee nach der EU-Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten geprüft, kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko der Nichtkonformität festgestellt hat und die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben sowie die Konformität des Produkts übernimmt. Die Sorgfaltserklärung ersetzt weder Farmregister und Geolokalisierungsdaten noch Legalitätsnachweise, Entwaldungsanalysen oder Risikobewertungen. Sie ist das formelle Ergebnis eines abgeschlossenen und durch entsprechende Unterlagen belegten Sorgfaltsprozesses.

Bei Kaffeeimporten muss die Due Diligence Statement, üblicherweise als DDS abgekürzt, rechtzeitig über das EUDR-Informationssystem eingereicht werden, damit ihre Referenznummer in der Zollanmeldung angegeben werden kann. Eine Lieferung sollte deshalb nicht erst die Zollabfertigung erreichen, während der Importeur noch versucht, Farmen zu identifizieren, Koordinaten zu beschaffen oder Lotbewegungen nachträglich zu rekonstruieren. Ursprungsdaten, Konformitätsnachweise, Mengenabgleiche und die abschließende Risikobewertung müssen bereits vor der Zollanmeldung vollständig, validiert und intern freigegeben sein.

Was ist eine EUDR-Sorgfaltserklärung?

Die DDS ist eine elektronische Erklärung, mit der der Marktteilnehmer bestätigt, dass die Sorgfaltsprüfung gemäß EUDR durchgeführt wurde und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko besteht, dass das relevante Produkt die Anforderungen an Entwaldungsfreiheit und legale Produktion nicht erfüllt.

Bei einem Kaffeeimport verbindet die Erklärung das importierte Produkt mit:

• Dem verantwortlichen EU-Marktteilnehmer
• Der maßgeblichen Zolltarifnummer
• Der Handels- und Produktbeschreibung
• Der abgedeckten Menge
• Dem Produktionsland
• Allen beitragenden Produktionsflächen
• Der abgeschlossenen Sorgfaltsprüfung
• Der Zollanmeldung und der konkreten Importsendung

Die Einreichung bedeutet nicht, dass die Europäische Kommission oder das Informationssystem den Kaffee genehmigt hat. Der Marktteilnehmer bleibt für die Erklärung verantwortlich und muss den zuständigen Behörden auf Anfrage die vollständige unterstützende Akte vorlegen können.

Wer reicht die DDS für importierten Kaffee ein?

Die Hauptverantwortung liegt grundsätzlich beim ersten in der Europäischen Union niedergelassenen Marktteilnehmer, der den importierten Kaffee im Rahmen der Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr auf dem Unionsmarkt in Verkehr bringt. In vielen Geschäften ist dies der EU-Importeur, der in den Handels- und Zollunterlagen genannt wird.

Die verantwortliche Partei sollte bereits vor Abschluss des Kaufvertrags bestimmt werden. Beteiligte Akteure können sein:

• Ein EU-Importeur, der direkt beim Exporteur einkauft
• Ein EU-Handelsunternehmen, das im eigenen Namen importiert
• Eine EU-Rösterei, die Rohkaffee direkt einführt
• Ein EU-Hersteller, der gerösteten oder verarbeiteten Kaffee importiert
• Ein ordnungsgemäß bevollmächtigter Vertreter im zulässigen Umfang
• Ein Zollvertreter, der die Zollanmeldung einreicht, ohne dadurch automatisch zum EUDR-Marktteilnehmer zu werden

Ein Spediteur, Reedereivertreter, Frachtführer oder Zollagent wird nicht allein dadurch zum Marktteilnehmer, dass er die Logistik organisiert oder die Zollanmeldung übermittelt. Zur korrekten Bestimmung müssen die wirtschaftliche Rolle, die Vertragsstruktur, Eigentums- oder Verfügungsrechte und das konkrete Zollverfahren geprüft werden.

Rolle des Kaffeeexporteurs außerhalb der EU

Ein vietnamesischer oder anderer außerhalb der EU ansässiger Exporteur reicht die europäische Import-DDS im Regelfall nicht allein deshalb ein, weil er den Kaffee produziert oder versendet hat. Er muss jedoch sämtliche Informationen und Nachweise liefern, die der verantwortliche EU-Importeur für seine Sorgfaltsprüfung benötigt.

Das Datenpaket des Exporteurs kann enthalten:

• Farmer-, Farm- und Parzellenregister
• Punktkoordinaten oder Polygone der Produktionsflächen
• Produktions- und Erntezeiträume
• Nachweise über Landnutzung und legale Produktion
• Ergebnisse der Entwaldungsprüfung
• Sammlungs- und Verarbeitungsunterlagen
• Dokumentation der Lotzusammensetzung
• Mengenabgleiche
• Lager-, Container- und Siegeldaten
• Angaben aus Handelsrechnung und Packliste

Kann der Exporteur keine belastbaren Informationen auf Produktionsflächenebene bereitstellen, kann der Importeur möglicherweise kein vernachlässigbares Risiko feststellen und somit keine rechtskonforme DDS für die Lieferung einreichen.

Wann muss die Erklärung eingereicht werden?

Die Sorgfaltsprüfung muss abgeschlossen und die DDS eingereicht sein, bevor der relevante Kaffee auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht wird. Bei Importen muss die Referenznummer verfügbar sein, bevor die Zollanmeldung zur Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr abgegeben wird.

Der praktische Ablauf ist:

1. Der Importeur bestätigt, dass das Produkt unter den EUDR-Umfang fällt.
2. Die Ursprungslieferkette und alle beitragenden Produktionsflächen werden identifiziert.
3. Erforderliche Informationen und Nachweise werden gesammelt.
4. Entwaldungsfreiheit und legale Produktion werden geprüft.
5. Das Risiko einer Nichtkonformität wird bewertet.
6. Jedes mehr als vernachlässigbare Risiko wird gemindert.
7. Endgültige Menge und Lotzusammensetzung werden bestätigt.
8. Die DDS wird über das EUDR-Informationssystem eingereicht.
9. Das System erzeugt eine Referenznummer.
10. Der Zollanmelder gibt die erforderliche Referenz in der Zollanmeldung an.

Eine erst nach Abgabe der Zollanmeldung eingereichte DDS entspricht nicht dem vorgeschriebenen Importablauf.

EUDR-Anwendungstermine für Kaffeeimporte

Nach dem derzeit geltenden Zeitplan gelten die zentralen EUDR-Verpflichtungen ab dem 30. Dezember 2026 für große und mittlere Marktteilnehmer. Für qualifizierende Kleinst- und Kleinunternehmen gilt grundsätzlich der spätere Anwendungstermin 30. Juni 2027.

Der Anwendungstermin unterscheidet sich vom Entwaldungsstichtag. Der Anwendungstermin bestimmt, ab wann die gesetzlichen Verpflichtungen für den Marktteilnehmer gelten. Der 31. Dezember 2020 entscheidet dagegen, ob die Produktionsfläche als entwaldungsfrei eingestuft werden kann.

Welche Kaffeeimporte benötigen eine DDS?

Die Pflicht hängt davon ab, ob das importierte Produkt in der zum Importzeitpunkt geltenden Fassung von Anhang I anhand seiner Zolltarifnummer erfasst wird. Die Handelsbezeichnung auf der Rechnung genügt nicht zur Bestimmung des Geltungsbereichs.

Besonders sorgfältig zu prüfen sind:

• Grüne Kaffeebohnen
• Geröstete Kaffeebohnen
• Gemahlener Röstkaffee
• Entkoffeinierter Kaffee
• Löslicher oder Instantkaffee
• Kaffeeextrakte und Konzentrate
• Drei-in-eins-Kaffee
• Zusammengesetzte Produkte mit Kaffee
• Verkaufs-, Prüf- oder Analysemuster

Der Importeur sollte den genauen HS- oder KN-Code, die Produktzusammensetzung, das Zollverfahren, das Einfuhrdatum und die zu diesem Zeitpunkt gültige Fassung von Anhang I überprüfen.

Welche Angaben enthält die DDS?

Die Erklärung enthält die nach der EUDR und dem elektronischen Informationssystem vorgeschriebenen Angaben. Bei einem Kaffeeimport gehören dazu insbesondere:

• Rechtlicher Name des Marktteilnehmers
• Anschrift des Marktteilnehmers
• EORI-Nummer für Waren, die in den EU-Markt eingeführt werden
• HS- oder KN-Code
• Freitextbeschreibung und Handelsbezeichnung des Produkts
• Von der Erklärung abgedeckte Menge
• Produktionsland
• Geolokalisierung aller Produktionsflächen
• Bestätigung, dass die Sorgfaltsprüfung abgeschlossen wurde und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko besteht
• Datum, Name, Funktion und Bestätigungsangaben der handelnden Person

Diese Angaben müssen durch die interne Sorgfaltsakte des Marktteilnehmers belegt sein. Eine technisch vollständig ausgefüllte Erklärung erzeugt keine Konformität, wenn die zugrunde liegenden Nachweise fehlen oder unzuverlässig sind.

Identität des Marktteilnehmers und EORI-Nummer

Name und Anschrift in der DDS müssen mit der rechtlichen Einheit übereinstimmen, die tatsächlich als Marktteilnehmer handelt. Bei einem Kaffeeimport muss auch die EORI-Nummer mit dem Registrierungsprofil und den Zollaktivitäten dieser Gesellschaft verbunden sein.

Häufige Fehler sind:

• Verwendung des Konzernnamens anstelle der importierenden Gesellschaft
• Eintragung des Exporteurs anstelle des EU-Marktteilnehmers
• Verwendung der EORI-Nummer einer anderen Konzerngesellschaft
• Abweichende Firmennamen in DDS und Zollanmeldung
• Nicht aktualisierte Systemdaten nach einer gesellschaftsrechtlichen Änderung

Importeur, Zollvertreter und Compliance-Team sollten sich vor der Einreichung auf die genauen rechtlichen Stammdaten einigen.

HS-Code und Produktbeschreibung

Die Produktklassifizierung in der DDS muss mit der Zollklassifizierung übereinstimmen. Die Freitextbeschreibung sollte den abgedeckten Kaffee eindeutig genug identifizieren.

Eine geeignete Beschreibung kann enthalten:

• Grüne, geröstete, gemahlene oder verarbeitete Form
• Koffeinhaltig oder entkoffeiniert
• Art oder Mischung, soweit handelsrelevant
• Ursprung
• Aufbereitungsmethode
• Qualitätsklasse
• Verpackungsform
• Kommerziellen Lotcode

Bezeichnungen wie „Lebensmittel“, „Kaffeematerial“ oder „landwirtschaftliches Produkt“ sind für eine belastbare Identifizierung zu allgemein. Rechnung, Packliste, DDS und Zollanmeldung sollten dasselbe Produkt beschreiben.

In der Erklärung angegebene Menge

Bei Kaffeeimporten wird die Menge grundsätzlich als Nettomasse in Kilogramm angegeben und, soweit für die betreffende Zolltarifnummer vorgeschrieben, zusätzlich in einer ergänzenden Einheit.

Die erklärte Menge sollte abgeglichen werden mit:

• Handelsrechnung
• Packliste
• Konnossement
• Containerbeladungsunterlagen
• Lagerfreigabe
• Zollanmeldung
• Gewichtszertifikat, soweit verwendet

Übliche operative Toleranzen sollten vor der Einreichung kontrolliert werden. Nicht erklärte Unterschiede zwischen DDS-Menge und Zollmenge können Rückfragen, Verzögerungen oder Korrekturen erforderlich machen.

Produktionsland

Das Produktionsland ist das Land, in dem der Kaffee angebaut wurde, nicht das Land, in dem er gehandelt, gelagert, umgeschlagen, geröstet, verpackt oder wiederausgeführt wurde.

Wird beispielsweise Kaffee in Vietnam angebaut, vorübergehend in Singapur gelagert und anschließend über einen anderen Hafen versendet, bleibt Vietnam das Produktionsland. Die Logistikroute darf den tatsächlichen Produktionsursprung nicht ersetzen.

Enthält ein Produkt Kaffee aus mehreren Ländern, müssen die Informationen sämtlicher beitragender Produktionsländer und Produktionsflächen erhalten bleiben.

Geolokalisierung aller Kaffeeanbauflächen

Die DDS muss den Kaffee mit allen Grundstücken verbinden, auf denen der relevante Kaffee erzeugt wurde. Eine regionale Koordinate, die Anschrift des Exporteurs, das Büro einer Kooperative oder der Standort der Verarbeitungsanlage kann die Produktionsflächen nicht ersetzen.

Für kleinere Flächen können entsprechend den anwendbaren Anforderungen Punktkoordinaten verwendet werden. Bei Produktionsflächen von mehr als vier Hektar ist grundsätzlich eine Polygonbeschreibung erforderlich, die den vollständigen Grenzverlauf abbildet.

Die Geolokalisierungsdatei sollte verbunden sein mit:

• Farmer-ID
• Farm-ID
• Parzellen-ID
• Flächengröße
• Produktionszeitraum
• Gelieferter Menge
• Ursprungslot
• Endgültigem Exportlot

Wird Kaffee vieler Kleinbauern zusammengeführt, müssen alle beitragenden Produktionsflächen enthalten sein. Eine Kartierung nur ausgewählter Stichprobenfarmen deckt den übrigen Kaffee der Lieferung nicht ab.

Produktionsdatum oder Produktionszeitraum

Die Informationsakte des Marktteilnehmers muss erkennen lassen, wann der Kaffee produziert wurde. Je nach Lieferkette kann dies als Erntedatum, Erntezeitraum, Erntejahr oder als anderer ausreichend genauer Produktionszeitraum dokumentiert werden.

Der Zeitraum sollte übereinstimmen mit:

• Regionalen Erntekalendern
• Ernteaufzeichnungen der Farm
• Lieferdaten von Kaffeekirschen oder Pergamentkaffee
• Trocknungs- und Verarbeitungsdaten
• Lagerzugängen
• Bildung des Exportlots

Ein unmöglicher Zeitablauf, etwa ein Lagerzugang vor dem angegebenen Erntezeitraum, muss vor Einreichung der DDS untersucht werden.

Die DDS folgt der Sorgfaltsprüfung

Die Erklärung darf erst nach Abschluss der Sorgfaltsprüfung eingereicht werden. Die Sorgfaltsprüfung besteht aus drei verbundenen Stufen:

1. Sammlung der erforderlichen Informationen und Nachweise
2. Bewertung des Risikos einer Nichtkonformität
3. Minderung jedes Risikos, das mehr als vernachlässigbar ist

Der Importeur sollte nicht zuerst eine positive Schlussfolgerung festlegen und anschließend nach passenden Dokumenten suchen. Die Risikobewertung muss aus den Nachweisen für den tatsächlich von der DDS abgedeckten Kaffee hervorgehen.

Informationssammlung vor Einreichung der DDS

Die unterstützende Akte muss genügend Informationen enthalten, um das Produkt zu identifizieren und die Konformität nachzuweisen.

Typische Unterlagen sind:

• Lieferanteninformationen
• Produktspezifikationen
• Produktionsland und Produktionsregion
• Farmer- und Parzellenregister
• Geolokalisierungsdateien
• Produktionszeiträume
• Nachweise der Entwaldungsprüfung
• Nachweise der legalen Produktion
• Lot- und Batchunterlagen
• Mengenabgleiche
• Verarbeitungsunterlagen
• Lageraufzeichnungen
• Versanddokumente

Importeure, die aus mehreren Regionen Vietnams beschaffen, können die Kaffeeursprünge und Produktionsstrukturen Vietnams berücksichtigen, um ursprungsspezifische Kontrollen aufzubauen.

Bewertung der Entwaldungsfreiheit

Der Marktteilnehmer muss feststellen, ob der Kaffee auf Land erzeugt wurde, das nach dem 31. Dezember 2020 nicht von einer unzulässigen Entwaldung betroffen war.

Mögliche Nachweise sind:

• Historische Satellitenbilder
• Offizielle Wald- und Landbedeckungskarten
• Historische Farmregistrierungen
• Pflanzungsunterlagen
• Frühere Flächenvermessungen
• Datierte Fotografien
• Unabhängige Landnutzungsbewertungen

Kartenergebnisse müssen im jeweiligen Kontext bewertet werden. Bildauflösung, Wolkenbedeckung, Schattenbäume, Mischanbau und lokale Landbedeckung können die Interpretation beeinflussen.

Bewertung der legalen Produktion

Der Kaffee muss außerdem im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften des Produktionslandes erzeugt worden sein.

Relevante Rechtsbereiche können sein:

• Landnutzungs- und Besitzrechte
• Eigentums- und Pachtrechte
• Umweltvorschriften
• Waldschutz- und Naturschutzrecht
• Rechte Dritter
• Arbeitsrechtliche Anforderungen
• Nach geltendem Recht geschützte Menschenrechte
• Rechte indigener Völker und lokaler Gemeinschaften
• Steuer- und Handelsvorschriften
• Zoll- und Antikorruptionsregeln

Das geeignete Dokument hängt vom lokalen Rechtssystem ab. Ein gesetzlich anerkanntes Landnutzungsrecht kann gültig sein, auch wenn der Farmer keinen privaten Eigentumstitel in der in Europa üblichen Form besitzt.

Risikobewertung vor der Erklärung

Wenn die vollständige Sorgfaltsprüfung anwendbar ist, muss der Importeur bewerten, ob die Nachweise auf ein Risiko der Nichtkonformität hinweisen.

Die Bewertung kann berücksichtigen:

• Risikoklassifizierung des Produktionslandes
• Vorhandene Waldflächen in der Nähe der Produktionsflächen
• Regionale Entwaldungsmuster
• Zuverlässigkeit der Geolokalisierung
• Streitigkeiten über Landrechte
• Echtheit und Konsistenz der Dokumente
• Komplexität der Lieferkette
• Risiko der Vermischung mit unbekanntem Kaffee
• Historie des Lieferanten
• Mengenabweichungen
• Begründete Hinweise Dritter

Die Schlussfolgerung muss erklären, weshalb kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko verbleibt. Eine pauschale Kennzeichnung als „niedriges Risiko“ ohne Analyse ist keine ausreichende Grundlage für die Erklärung.

Risikominderung vor der Einreichung

Ergibt die Bewertung ein mehr als vernachlässigbares Risiko, muss der Importeur dieses Risiko mindern, bevor die DDS eingereicht und der Kaffee auf dem Markt in Verkehr gebracht wird.

Mögliche Maßnahmen sind:

• Fehlende Dokumente anfordern
• Koordinaten korrigieren
• Produktionsflächen neu kartieren
• Höher aufgelöste Bilder beschaffen
• Vor-Ort-Prüfungen durchführen
• Unabhängige Audits beauftragen
• Unklare Farmen trennen
• Produktionskapazitäten erneut prüfen
• Lieferanten sperren
• Betroffene Quellen aus dem Lot entfernen
• Die Lieferung ablehnen

Kann das Risiko nicht auf ein vernachlässigbares Niveau reduziert werden, darf der Marktteilnehmer keine positive DDS einreichen und den Kaffee nicht auf dem EU-Markt in Verkehr bringen.

Länder mit niedrigem Risiko und vereinfachte Sorgfaltsprüfung

Stammt der gesamte relevante Kaffee aus Ländern oder Landesteilen mit niedrigem Risiko und liegen keine Warninformationen vor, kann eine vereinfachte Sorgfaltsprüfung möglich sein. Dadurch entfallen bestimmte standardmäßige Bewertungs- und Minderungsstufen, nicht jedoch die Pflicht zur Erfassung von Produkt-, Ursprungs-, Geolokalisierungs-, Produktions- und Legalitätsinformationen.

Die Einstufung als niedriges Risiko ist keine allgemeine Genehmigung für jede Farm und jedes Lot. Weiß der Importeur oder muss er vermuten, dass Dokumente falsch sind, Flächen fehlerhaft kartiert wurden, illegale Produktion stattgefunden hat oder unbekannter Kaffee beigemischt wurde, muss er den Sachverhalt untersuchen.

Vietnamesischer Kaffee und die Einstufung als niedriges Risiko

Vietnam wird derzeit im EUDR-Benchmarking der Europäischen Union als Land mit niedrigem Risiko geführt. Qualifizierende Importe vietnamesischen Kaffees können daher von einer vereinfachten Sorgfaltsprüfung profitieren, sofern sämtliche Voraussetzungen erfüllt sind.

Der Importeur muss dennoch aufbewahren:

• Identifizierung der Produktionsflächen
• Geolokalisierungsdaten
• Angaben zum Produktionszeitraum
• Nachweise der legalen Produktion
• Nachweise der Entwaldungsfreiheit
• Rückverfolgbarkeit vom Ursprungslot bis zur Importsendung
• Korrekte DDS- und Zolldaten

Die Niedrigrisikoeinstufung vereinfacht einen Teil des Verfahrens, beseitigt aber nicht die Nachweise, auf denen die Erklärung beruht.

Das EUDR-Informationssystem

Die DDS wird elektronisch über das EUDR-Informationssystem eingereicht. Der Marktteilnehmer muss ordnungsgemäß registriert sein, und bei Importen müssen die relevanten EORI-Angaben im Profil hinterlegt werden.

Das System dient dazu:

• Marktteilnehmer und bevollmächtigte Vertreter zu registrieren
• Sorgfaltserklärungen zu erstellen und einzureichen
• Produkte und Mengen zu erfassen
• Geolokalisierungsdaten einzugeben oder hochzuladen
• Referenznummern zu erzeugen
• Bestehende Erklärungen abzurufen
• Referenzen mit Zoll- und nachgelagerten Prozessen zu verbinden

Unternehmen mit hohem Erklärungsvolumen können verfügbare technische Schnittstellen nutzen. Eine automatisierte Einreichung beseitigt jedoch nicht die Pflicht zur Datenvalidierung und internen Compliance-Freigabe.

Referenznummer und Verifizierungsinformationen

Nach der Einreichung erzeugt das Informationssystem eine mit der DDS verbundene Referenznummer. Je nach Systemprozess können zusätzliche Verifizierungsinformationen für kontrollierten Zugriff oder Prüfung der Referenz verwendet werden.

Die Referenz muss verbunden sein mit:

• Dem richtigen Marktteilnehmer
• Dem richtigen HS-Code
• Der angegebenen Menge
• Dem relevanten Kaffeelot
• Den beitragenden Produktionsflächen
• Der Handelsrechnung
• Der Packliste
• Der Zollanmeldung

Eine gültige Referenznummer macht unabhängigen Kaffee nicht konform. Die Verwendung einer Referenz eines anderen Lieferanten, Produkts oder Versands kann eine unrichtige Meldung oder Umgehung darstellen.

DDS-Referenz in der Zollanmeldung

Die Person, die die Zollanmeldung abgibt, muss die DDS-Referenznummer oder eine andere anwendbare Erklärungskennung für das importierte Produkt angeben. Der Importeur muss dem Zollvertreter deshalb die richtige Referenz vor der Einreichung übermitteln.

Zoll- und Compliance-Team sollten vergleichen:

• Identität des Importeurs und EORI-Nummer
• Produktcode
• Produktbeschreibung
• Produktionsland
• Nettomenge
• Rechnungs- und Packlistenreferenzen
• DDS-Referenznummer
• Container- und Lotinformationen

Abweichungen sollten vor der Anmeldung geklärt werden und nicht erst, nachdem die Lieferung für Rückfragen angehalten wurde.

Kann eine DDS mehrere Sendungen abdecken?

Eine DDS kann in mehreren Zollanmeldungen verwendet werden, wenn sie die betreffenden Produkte, Mengen, Produktionsflächen und die dazugehörige Sorgfaltsprüfung tatsächlich abdeckt. Dieselbe Referenz darf nicht über den tatsächlichen Produkt- und Mengenumfang hinaus genutzt werden.

Umgekehrt kann eine Zollanmeldung mehrere DDS-Referenzen enthalten, wenn die Einfuhrsendung Kaffee umfasst, der von mehreren gültigen Erklärungen abgedeckt wird.

Das Unternehmen sollte ein Kontrollregister führen mit:

• Gesamtmenge je DDS
• Je Zollanmeldung zugeteilter Menge
• Noch nicht zugeteilter Restmenge
• Zu jeder Zuteilung gehörenden Lots und Produktionsflächen
• Datum und Status jedes Einfuhrvorgangs

Dadurch werden Doppelzuweisungen und die Verwendung einer Erklärung für Mengen verhindert, die ihren tatsächlichen Umfang überschreiten.

Kann eine DDS geändert oder storniert werden?

Der Marktteilnehmer sollte sämtliche Angaben vor der Einreichung prüfen. Die Möglichkeit zur Änderung oder Stornierung kann eingeschränkt sein, sobald die Referenz in einer Zollanmeldung, einer anderen Erklärung oder einer abgeschlossenen Markttransaktion verwendet wurde.

Vor der Einreichung sollten deshalb bestätigt werden:

• Endgültiger Produktcode
• Endgültige Lotzusammensetzung
• Endgültige Produktionsflächen
• Endgültige Menge
• Richtiger Marktteilnehmer und richtige EORI-Nummer
• Richtiges Produktionsland
• Abgeschlossene Risikofreigabe

Ändert sich das kommerzielle Lot nach der Einreichung, muss das Compliance-Team prüfen, ob die bestehende DDS weiterhin gültig ist oder ersetzt werden muss.

Änderungen nach Einreichung der Erklärung

Eine Sendung kann sich durch Mengenanpassungen, Containerwechsel, beschädigte Säcke, neue Zollklassifizierung, Entfernung eines Lots oder Produktersatz ändern. Jede Veränderung muss gegen die DDS geprüft werden.

Neue oder angepasste Compliance-Maßnahmen können erforderlich sein, wenn:

• Der HS-Code geändert wird.
• Die Menge den abgedeckten Umfang überschreitet.
• Das Produktionsland geändert wird.
• Neue Farmen oder Produktionsflächen hinzukommen.
• Das Exportlot ersetzt wird.
• Unbekannter Kaffee in die Sendung gelangt.
• Neue Informationen die Risikobewertung verändern.

Administrative Bequemlichkeit darf niemals dazu führen, dass eine Erklärung mit Kaffee verbunden bleibt, den sie nicht mehr richtig beschreibt.

Bevollmächtigte Vertreter

Ein Marktteilnehmer kann einen bevollmächtigten Vertreter mit bestimmten Handlungen beauftragen, soweit dies zulässig ist. Die Bevollmächtigung sollte dokumentiert und die Rollen beider Parteien klar definiert werden.

Festgelegt werden sollte:

• Umfang der Vollmacht
• Zugriff auf das Informationssystem
• Verantwortung für die Validierung der Ursprungsdaten
• Verantwortung für die Risikofreigabe
• Verantwortung für die Einreichung der DDS
• Kommunikation mit dem Zoll
• Aufbewahrung der unterstützenden Unterlagen

Die Nutzung eines Vertreters beseitigt nicht die Verantwortung des Marktteilnehmers für die Konformität des importierten Kaffees.

Unterstützende Unterlagen sind mehr als eine Formalität

Die zentralen Nachweise können im internen Sorgfaltssystem gespeichert werden, statt vollständig in jeder Erklärung wiedergegeben zu werden. Sie müssen jedoch geordnet, zugänglich und eindeutig mit der DDS-Referenz verbunden sein.

Eine praktische Aktenstruktur kann enthalten:

• Interne Freigabe des Marktteilnehmers
• Lieferantenvertrag und Lieferantenbewertung
• Produkt- und HS-Code-Prüfung
• Farmer- und Parzellendaten
• Geolokalisierungsdateien
• Entwaldungsbewertung
• Prüfung der legalen Produktion
• Risikobewertung
• Nachweise der Risikominderung
• Lot- und Mengenabgleich
• Versand- und Zolldokumente
• Kopie der eingereichten DDS und ihrer Referenz

Diese Kontrollen können mit dokumentierten Verfahren für Kaffeequalität, Rückverfolgbarkeit und Compliance verbunden werden.

Lotrückverfolgbarkeit als Grundlage der DDS

Die Erklärung muss sich auf identifizierbaren physischen Kaffee beziehen. Der Importeur muss das abgedeckte Lot rückwärts bis zu allen Produktionsflächen und vorwärts bis zur Zollanmeldung sowie zu nachgelagerten Kunden verfolgen können.

Eine typische Kette ist:

1. Produktionsfläche
2. Lieferung des Farmers
3. Lot des Sammlers oder der Kooperative
4. Verarbeitungsbatch
5. Lot der Trockenmühle
6. Lagerlot
7. Exportlot
8. Container
9. Einfuhrzollanmeldung
10. Lagerlot des Importeurs
11. Röst- oder Weiterverkaufsbatch

Werden mehrere Lots zusammengeführt, müssen alle Eingänge identifizierbar bleiben. Wird ein Lot geteilt, muss jedes Unterlot mit dem Ursprungslot verbunden werden.

Mengenabgleich als Grundlage der DDS

Mengenkontrollen zeigen, dass der erklärte Kaffee realistisch von den identifizierten Farmen stammen und die dokumentierte Lieferkette durchlaufen haben kann.

Der Marktteilnehmer kann vergleichen:

• Kartierte Kaffeeanbaufläche
• Erwarteter Farmertrag
• Dokumentierte Ernte
• Gelieferte Kirschen oder Pergamentkaffee
• Umrechnung zu grünem Kaffee
• Verarbeitungsverluste
• Lagerbestand
• Exportmenge
• Importierte Nettomasse

Eine nicht erklärte Mehrmenge ist ein Warnsignal dafür, dass undokumentierter Kaffee in das Lot gelangt sein könnte. Das Problem muss vor der DDS-Freigabe gelöst werden.

Übereinstimmung zwischen DDS und Handelsdokumenten

Folgende Unterlagen sollten dieselbe Transaktion beschreiben:

• Kaufvertrag
• Handelsrechnung
• Packliste
• Konnossement
• Ursprungszeugnis, soweit verwendet
• Qualitätszertifikat
• Pflanzengesundheitszeugnis oder andere erforderliche Dokumente
• DDS
• Zollanmeldung

Nicht jedes Dokument enthält dieselben Felder. Gemeinsame Angaben wie Parteien, Produkt, Ursprung, Menge und Lot dürfen sich jedoch nicht widersprechen.

Häufige DDS-Fehler bei Kaffeeimporten

• Einreichung vor Abschluss der Risikobewertung
• Eintragung des Exporteurs anstelle des EU-Marktteilnehmers
• Falsche EORI-Nummer
• Falscher HS-Code
• Zu allgemeine Produktbeschreibung
• Angabe des Bruttogewichts statt der erforderlichen Nettomenge
• Angabe des Versandlandes statt des Produktionslandes
• Nur Koordinaten von Kooperative oder Lager
• Fehlende beitragende Farmen bei einem zusammengeführten Lot
• Kopierte oder ungültige Koordinaten
• Fehlender Mengenabgleich
• Verwendung einer DDS-Referenz für unabhängigen Kaffee
• Einreichung der DDS nach der Zollanmeldung
• Annahme, dass eine Zertifizierung automatisch Konformität beweist
• Annahme, dass eine Niedrigrisikoeinstufung die Pflicht zu Flächendaten beseitigt

Warnsignale für Importeure

Der Importeur sollte den DDS-Prozess unterbrechen, wenn:

• Der Exporteur nicht alle beitragenden Farmen identifizieren kann.
• Dieselbe Koordinate für viele unabhängige Produzenten verwendet wird.
• Die kartierte Fläche die Liefermenge nicht plausibel erklären kann.
• Die angegebenen Erntedaten nicht zur regionalen Saison passen.
• Landunterlagen den Produzenten oder rechtmäßigen Nutzer nicht identifizieren.
• Das Lot vor der Farmprüfung vermischt wurde.
• Die Rückverfolgbarkeit bei der Kooperative endet.
• Die Sendungsmenge wesentlich vom freigegebenen Lot abweicht.
• Der Lieferant behauptet, ein Nachhaltigkeitszertifikat sei allein ausreichend.
• Das Compliance-Team die Grundlage der vernachlässigbaren Risikobewertung nicht nachvollziehen kann.

Aufbewahrungspflichten

Der Marktteilnehmer muss die DDS und die unterstützenden Sorgfaltsunterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Die Informationen müssen auch dann zugänglich bleiben, wenn Mitarbeiter, Zollvertreter, Lieferanten oder Softwaresysteme wechseln.

Die Aufbewahrung sollte umfassen:

• Eingereichte Sorgfaltserklärungen
• Referenznummern
• Geolokalisierungsdateien
• Lieferanten-, Farmer- und Farmregister
• Risikobewertungen
• Risikominderungsmaßnahmen
• Legalitätsnachweise
• Nachweise der Entwaldungsprüfung
• Lotaufzeichnungen
• Mengenkontrollen
• Zoll- und Versanddokumente
• Kommunikation zu Korrekturen oder neuen Risikoinformationen

Neue Informationen nach dem Import

Erhält der Marktteilnehmer nach dem Import neue Informationen, die auf mögliche Nichtkonformität hindeuten, muss er unverzüglich handeln. Dies kann die Information zuständiger Behörden und nachgelagerter Unternehmen, die Sperrung von Beständen, die Unterbrechung der Verteilung, zusätzliche Untersuchungen und Korrekturmaßnahmen umfassen.

Beispiele für neue Informationen sind:

• Begründeter Hinweis auf Entwaldung
• Nachweis falscher Koordinaten
• Feststellung illegaler Landnutzung
• Undeklarierte Vermischung
• Gefälschte Lieferantendokumente
• Mengenabweichungen, die auf eine unbekannte Quelle hinweisen

Die ursprüngliche DDS ist kein dauerhafter Schutz gegen später entdeckte Beweise.

Weitergabe der Referenz in der Lieferkette

Der verantwortliche Marktteilnehmer muss die relevanten DDS-Referenzinformationen an nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler weitergeben, die den Kaffee erhalten. Jedes nachgelagerte Unternehmen muss eine eindeutige Verbindung zwischen dem eingekauften Kaffee und der erhaltenen Referenz erhalten.

Nachgelagerte Unterlagen können enthalten:

• Identität des Lieferanten
• Einkaufsrechnung
• Eingangslotcode
• DDS-Referenznummer
• Erhaltene Menge
• Verarbeitungs- oder Weiterverkaufsunterlagen
• Ausgangslotcode
• Belieferter Kunde

Die Referenz darf nicht mit Produkten oder Mengen verbunden werden, die außerhalb des ursprünglichen Erklärungsumfangs liegen.

Interne Freigabe vor der Einreichung

Ein Unternehmen sollte ein dokumentiertes Freigabeverfahren einrichten, statt jedem Benutzer mit Systemzugang die Einreichung einer DDS zu erlauben.

Die Freigabe kann umfassen:

• Prüfung der Produktklassifizierung
• Freigabe des Lieferanten
• Validierung der Geolokalisierung
• Prüfung der legalen Produktion
• Freigabe der Entwaldungsprüfung
• Freigabe der Risikobewertung
• Lot- und Mengenabgleich
• Vergleich mit Zolldaten
• Abschließende Managementfreigabe

Die einreichende Person muss die Bedeutung der Erklärung verstehen und darf sie nicht wie ein gewöhnliches Versandformular behandeln.

Checkliste der Importdokumente

• Rechtlicher Name des EU-Marktteilnehmers bestätigt
• EORI-Nummer bestätigt
• HS-Code bestätigt
• Produktbeschreibung bestätigt
• Produktionsland bestätigt
• Nettomenge bestätigt
• Alle Produktionsflächen identifiziert
• Geolokalisierung validiert
• Produktionszeitraum dokumentiert
• Nachweise der Entwaldungsfreiheit geprüft
• Nachweise der legalen Produktion geprüft
• Risikobewertung abgeschlossen, soweit erforderlich
• Risikominderung abgeschlossen, soweit erforderlich
• Lotzusammensetzung bestätigt
• Mengen abgeglichen
• DDS eingereicht
• Referenznummer erhalten
• Referenz an den Zollanmelder übermittelt
• Zollanmeldung mit der DDS abgeglichen
• Unterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahrt

Empfohlener Ablauf für Kaffeeimporteure

1. EUDR-Geltungsbereich und Zolltarifnummer des Produkts bestätigen.
2. Verantwortlichen EU-Marktteilnehmer identifizieren.
3. Anwendbaren EUDR-Termin bestätigen.
4. Vom Exporteur vertraglich Daten auf Produktionsflächenebene verlangen.
5. Lieferanten, Farmen und Flächen registrieren und validieren.
6. Geolokalisierung und Produktionszeiträume erfassen.
7. Entwaldungsfreiheit bewerten.
8. Nachweise der legalen Produktion prüfen.
9. Lotrückverfolgbarkeit von der Fläche bis zur Exportsendung aufbauen.
10. Produktions- und Versandmengen abgleichen.
11. Erforderliche Risikobewertung abschließen.
12. Jedes mehr als vernachlässigbare Risiko mindern.
13. Endgültige Handels- und Zolldaten bestätigen.
14. DDS über das Informationssystem einreichen.
15. Referenznummer erhalten und dokumentieren.
16. Richtige Referenz an den Zollanmelder übermitteln.
17. Zollabfertigung mit Produkt und Menge der Erklärung abgleichen.
18. Erforderliche Referenzinformationen nachgelagert weitergeben.
19. Neue Compliance-Informationen überwachen.
20. Vollständige Akte mindestens fünf Jahre aufbewahren.

Kommerzieller Wert DDS-bereiter Lieferketten

Ein gut vorbereiteter DDS-Prozess kann Zollverzögerungen, Dokumentenstreitigkeiten und Unsicherheit auf Käuferseite reduzieren. Exporteure, die validierte Flächendaten und stabile Lotunterlagen liefern, können von europäischen Importeuren bevorzugt werden, selbst wenn ihr Kaffee nicht das günstigste Angebot ist.

DDS-bereite Lieferprogramme können umfassen:

• Rückverfolgbaren kommerziellen Robusta
• Arabica mit Rückverfolgbarkeit bis zur Farm
• Fine-Robusta-Microlots
• Physisch getrennte Regionallots
• Zertifizierten Kaffee mit EUDR-Nachweisen
• Private-Label-Röstkaffee
• Dokumentierte Espressomischungen
• Rückverfolgbare Lieferketten für verarbeiteten Kaffee

Lieferanten, die Kaffee für europäische Kunden vorbereiten, können strukturierte Leistungen für Kaffeeexport, Rückverfolgbarkeit und Dokumentation nutzen.

Abschließende Bewertung

Die EUDR-Sorgfaltserklärung für Kaffeeimporte ist die formelle Bestätigung des verantwortlichen Marktteilnehmers, dass der importierte Kaffee die erforderliche Sorgfaltsprüfung durchlaufen hat und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko der Nichtkonformität besteht. Sie muss Marktteilnehmer, Produkt, Menge, Produktionsland und sämtliche beitragenden Produktionsflächen richtig identifizieren, und ihre Referenz muss für die Zollanmeldung verfügbar sein.

Die DDS ist nur so zuverlässig wie die Unterlagen, auf denen sie beruht. Unvollständige Geolokalisierung, unbekannte Farmen, widersprüchliche Mengen, unbelegte Legalitätsbehauptungen oder undokumentierte Vermischungen können nicht durch das Einreichen eines elektronischen Formulars behoben werden.

Importeure sollten die Sorgfaltsprüfung vor der Zollanmeldung abschließen, die endgültige Lieferung mit der Erklärung abgleichen und die unterstützenden Nachweise für behördliche Kontrollen aufbewahren. Unternehmen, die vietnamesischen Rohkaffee, Röstkaffee oder verarbeitete Kaffeeprodukte mit klar definierten EUDR-Dokumentationsanforderungen suchen, können eine individuelle Großhandelsanfrage für Kaffee mit Produkt, Ursprung, Menge, Zielmarkt, Aufbereitung, Verpackung und benötigten Sorgfaltsdaten senden.