Dichiarazione di dovuta diligenza EUDR per le importazioni di caffè

La dichiarazione di dovuta diligenza EUDR per le importazioni di caffè è la dichiarazione elettronica presentata dall’operatore responsabile dopo aver completato la dovuta diligenza e prima che il prodotto interessato sia immesso in libera pratica nel mercato dell’Unione Europea. Con questa dichiarazione, comunemente indicata con l’abbreviazione DDS, l’operatore conferma di aver valutato il caffè secondo il Regolamento UE sui prodotti a deforestazione zero, di non aver rilevato alcun rischio o soltanto un rischio trascurabile di non conformità e di assumersi la responsabilità dell’esattezza delle informazioni e della conformità del prodotto. La DDS non sostituisce i registri delle aziende agricole, la geolocalizzazione delle parcelle, le prove della produzione legale, la verifica della deforestazione o la valutazione del rischio. Rappresenta il risultato formale di un processo di dovuta diligenza già completato e sostenuto da prove verificabili.

Per il caffè importato, la DDS deve essere presentata tramite il Sistema informativo EUDR in tempo utile affinché il relativo numero di riferimento possa essere messo a disposizione delle autorità doganali. La spedizione non dovrebbe quindi arrivare alla fase di sdoganamento mentre l’importatore sta ancora cercando di identificare gli agricoltori, raccogliere le coordinate o ricostruire i movimenti dei lotti. I dati di origine, la composizione del lotto, la documentazione di legalità, la valutazione della deforestazione, la riconciliazione delle quantità e la conclusione sul rischio devono essere completati e approvati prima della dichiarazione doganale.

Che cos’è una dichiarazione di dovuta diligenza EUDR?

La DDS è una dichiarazione elettronica mediante la quale l’operatore conferma di aver esercitato la dovuta diligenza prevista dall’EUDR e di aver concluso che non esiste alcun rischio o che esiste soltanto un rischio trascurabile che il prodotto non soddisfi le condizioni di assenza di deforestazione e produzione legale.

Per un’importazione di caffè, la dichiarazione collega il prodotto a:

• Operatore europeo responsabile dell’immissione sul mercato
• Classificazione doganale applicabile
• Descrizione commerciale del prodotto
• Quantità coperta dalla dichiarazione
• Paese di produzione
• Tutte le parcelle produttive che hanno contribuito al caffè
• Procedura di dovuta diligenza completata
• Spedizione e dichiarazione doganale corrispondenti

La presentazione della DDS non significa che la Commissione Europea o il Sistema informativo abbiano certificato o approvato il caffè. L’operatore continua a essere responsabile e deve poter presentare alle autorità competenti l’intero fascicolo di supporto.

Chi presenta la DDS per il caffè importato?

La responsabilità principale appartiene normalmente al primo operatore stabilito nell’Unione Europea che immette il caffè importato sul mercato dell’UE attraverso la procedura doganale di immissione in libera pratica. In numerose transazioni si tratta dell’importatore europeo indicato nei contratti, nelle fatture commerciali e nei documenti doganali.

La parte responsabile dovrebbe essere identificata prima della conclusione del contratto di acquisto. I soggetti coinvolti possono comprendere:

• Importatore europeo che acquista direttamente dall’esportatore
• Società commerciale europea che importa per proprio conto
• Torrefazione europea che importa direttamente caffè verde
• Produttore europeo che importa caffè tostato o trasformato
• Rappresentante autorizzato che agisce entro i limiti previsti
• Rappresentante doganale che presenta la dichiarazione senza diventare automaticamente operatore EUDR

Uno spedizioniere, un vettore, un agente marittimo o un broker doganale non diventa automaticamente l’operatore soltanto perché gestisce il trasporto o presenta la dichiarazione doganale. Devono essere esaminati il ruolo commerciale, la struttura contrattuale, i diritti sulla merce e la procedura doganale utilizzata.

Il ruolo dell’esportatore di caffè fuori dall’UE

Un esportatore vietnamita o stabilito in un altro Paese terzo generalmente non presenta la DDS europea soltanto perché ha prodotto, venduto o spedito il caffè. Deve però fornire all’operatore europeo tutte le informazioni necessarie per svolgere la dovuta diligenza.

Il fascicolo fornito dall’esportatore può comprendere:

• Registri di agricoltori, aziende agricole e parcelle
• Coordinate puntuali o poligoni delle superfici produttive
• Periodi di produzione e raccolta
• Prove dei diritti di utilizzo del terreno
• Prove della produzione legale
• Risultati della verifica sulla deforestazione
• Registri di raccolta e lavorazione
• Composizione dei lotti
• Riconciliazione delle quantità
• Registri di magazzino, container e sigillo
• Dati della fattura commerciale e della packing list

Quando l’esportatore non può fornire dati affidabili a livello di parcella, l’importatore potrebbe non essere in grado di concludere che il rischio sia trascurabile e quindi non potrebbe presentare una DDS valida.

Quando deve essere presentata la dichiarazione?

La dovuta diligenza deve essere completata e la DDS deve essere presentata prima dell’immissione del caffè sul mercato dell’Unione. Per le importazioni, il numero di riferimento della DDS deve essere disponibile prima della presentazione della dichiarazione doganale per l’immissione in libera pratica.

La sequenza operativa raccomandata è:

1. Verificare che il prodotto rientri nel campo di applicazione EUDR.
2. Identificare l’operatore europeo responsabile.
3. Identificare la filiera di origine e tutte le parcelle contribuenti.
4. Raccogliere informazioni e prove obbligatorie.
5. Verificare l’assenza di deforestazione.
6. Verificare la produzione legale.
7. Valutare il rischio di non conformità.
8. Mitigare qualsiasi rischio superiore al livello trascurabile.
9. Confermare quantità e composizione del lotto finale.
10. Presentare la DDS nel Sistema informativo.
11. Ottenere il numero di riferimento.
12. Inserire il riferimento nel processo doganale.

Presentare la DDS dopo che la dichiarazione doganale è già stata depositata non rispetta la sequenza richiesta.

Date di applicazione dell’EUDR per le importazioni di caffè

Secondo il calendario normativo attuale, i principali obblighi EUDR si applicano dal 30 dicembre 2026 agli operatori grandi e medi. Per le imprese micro e piccole che soddisfano i criteri applicabili, la data principale è generalmente il 30 giugno 2027.

La data di applicazione non deve essere confusa con il 31 dicembre 2020. La prima stabilisce quando gli obblighi diventano effettivi per l’impresa, mentre la seconda determina se il terreno produttivo può essere considerato a deforestazione zero.

Quali importazioni di caffè richiedono una DDS?

L’obbligo dipende dalla classificazione del prodotto nella versione applicabile dell’Allegato I. Il nome commerciale riportato sulla fattura non è sufficiente per stabilire il campo giuridico.

I prodotti da esaminare comprendono:

• Caffè verde in grani
• Caffè tostato in grani
• Caffè tostato macinato
• Caffè decaffeinato
• Caffè solubile o instant
• Estratti e concentrati di caffè
• Caffè tre in uno
• Prodotti composti contenenti caffè
• Prodotti private label
• Campioni destinati a vendita, prova, esame o analisi

La Commissione Europea ha adottato nel luglio 2026 un atto delegato destinato ad aggiornare il campo di applicazione dei prodotti, includendo il caffè solubile e chiarendo il trattamento di campioni e prodotti utilizzati esclusivamente per analisi, esame e prova. L’atto è soggetto al controllo del Parlamento Europeo e del Consiglio prima dell’entrata in vigore, mentre i nuovi prodotti aggiunti sono destinati ad applicarsi dal 30 dicembre 2027. Prima della spedizione devono quindi essere verificati il codice HS o KN, la composizione, la procedura doganale, la data di importazione e la versione normativa vigente.

Informazioni contenute nella DDS

La dichiarazione deve contenere le informazioni previste dall’EUDR e dal Sistema informativo. Per un’importazione di caffè, i campi principali comprendono:

• Nome legale dell’operatore
• Indirizzo dell’operatore
• Numero EORI per il prodotto che entra nel mercato dell’UE
• Codice del Sistema armonizzato
• Descrizione libera e nome commerciale del prodotto
• Quantità coperta
• Paese di produzione
• Geolocalizzazione di tutte le parcelle produttive
• Riferimenti di precedenti DDS quando applicabili
• Conferma che la dovuta diligenza è stata completata e che il rischio è nullo o trascurabile
• Data, nome, funzione e firma della persona che agisce per l’operatore

La corretta compilazione tecnica non è sufficiente quando i dati sottostanti sono incompleti, falsi o non verificabili.

Identità dell’operatore e numero EORI

Il nome e l’indirizzo riportati nella DDS devono corrispondere alla persona giuridica che svolge realmente il ruolo di operatore. Per l’importazione, il numero EORI deve essere collegato alla stessa società e alla sua attività doganale.

Gli errori comuni comprendono:

• Utilizzare il nome del gruppo anziché quello della società importatrice
• Inserire l’esportatore al posto dell’operatore europeo
• Utilizzare il numero EORI di un’altra società del gruppo
• Indicare nomi legali differenti nella DDS e nella dichiarazione doganale
• Non aggiornare il profilo dopo una modifica societaria

Importatore, rappresentante doganale e responsabile della conformità devono concordare i dati legali esatti prima della presentazione.

Codice HS e descrizione del prodotto

La classificazione riportata nella DDS deve corrispondere a quella utilizzata nei documenti doganali. La descrizione deve permettere di identificare chiaramente il prodotto.

Una descrizione utile può includere:

• Forma verde, tostata, macinata o trasformata
• Stato con caffeina o decaffeinato
• Specie o miscela quando commercialmente rilevante
• Origine
• Metodo di lavorazione
• Grado qualitativo
• Formato di confezionamento
• Codice del lotto commerciale

Espressioni generiche come “prodotto alimentare”, “materiale di caffè” o “prodotto agricolo” non garantiscono una corretta identificazione. DDS, fattura, packing list e dichiarazione doganale devono riferirsi allo stesso prodotto.

Quantità dichiarata

Per i prodotti che entrano nel mercato europeo, la quantità viene espressa in chilogrammi di massa netta e, quando applicabile, nell’unità supplementare prevista per il relativo codice doganale.

La quantità deve essere riconciliata con:

• Fattura commerciale
• Packing list
• Polizza di carico
• Registro di caricamento del container
• Registro di uscita dal magazzino
• Dichiarazione doganale
• Certificato di peso quando utilizzato

Le normali tolleranze operative devono essere valutate prima della presentazione. Differenze non spiegate possono causare richieste di chiarimento, ritardi o necessità di correggere la documentazione.

Paese di produzione

Il Paese di produzione è il Paese nel quale il caffè è stato coltivato, non quello in cui è stato commercializzato, immagazzinato, riesportato, tostato o confezionato.

Un caffè coltivato in Vietnam, temporaneamente conservato a Singapore e spedito attraverso un altro porto continua ad avere il Vietnam come Paese di produzione. Il percorso logistico non può sostituire l’origine produttiva.

Quando un prodotto contiene caffè coltivato in più Paesi, devono essere mantenute le informazioni di tutte le origini e parcelle contribuenti.

Geolocalizzazione di tutte le parcelle di caffè

La DDS deve collegare il caffè a tutte le parcelle nelle quali è stato prodotto. Una coordinata regionale, l’indirizzo dell’esportatore, la sede della cooperativa o la posizione dello stabilimento non possono sostituire la geolocalizzazione dei terreni produttivi.

Per le superfici più piccole possono essere utilizzate coordinate puntuali. Per le parcelle superiori a quattro ettari è generalmente richiesto un poligono che descriva l’intero perimetro.

Il file geografico dovrebbe essere collegato a:

• Identificativo dell’agricoltore
• Identificativo dell’azienda agricola
• Identificativo della parcella
• Superficie
• Periodo di produzione
• Quantità consegnata
• Lotto di origine
• Lotto finale di esportazione

Quando viene aggregato caffè di numerosi piccoli produttori, tutte le parcelle contribuenti devono essere incluse. Mappare soltanto un campione di aziende non copre il resto del prodotto.

Data o periodo di produzione

Il fascicolo deve identificare il momento in cui il caffè è stato prodotto. Il dato può essere espresso come data della raccolta, intervallo della raccolta, annata o altro periodo sufficientemente preciso.

Il periodo dovrebbe essere coerente con:

• Calendario regionale della raccolta
• Registri dell’azienda agricola
• Date di consegna delle ciliegie o del pergamino
• Date di essiccazione
• Date di lavorazione
• Registri di ingresso nel magazzino
• Formazione del lotto di esportazione

Una sequenza impossibile, come l’ingresso del caffè verde in magazzino prima della raccolta dichiarata, deve essere analizzata prima della presentazione della DDS.

La DDS viene dopo la dovuta diligenza

La dichiarazione può essere presentata soltanto dopo il completamento della dovuta diligenza, che comprende tre fasi:

1. Raccolta delle informazioni e delle prove obbligatorie
2. Valutazione del rischio di non conformità
3. Mitigazione di ogni rischio superiore al livello trascurabile

L’importatore non dovrebbe decidere in anticipo che il prodotto è conforme e cercare successivamente documenti che sostengano la conclusione. La valutazione deve derivare dalle prove relative al caffè effettivamente coperto.

Informazioni da raccogliere prima della DDS

Il fascicolo di supporto dovrebbe contenere:

• Dati del fornitore
• Specifiche del prodotto
• Paese e regione di produzione
• Registri degli agricoltori e delle parcelle
• File di geolocalizzazione
• Periodi di produzione
• Prove della verifica sulla deforestazione
• Prove della produzione legale
• Registri dei lotti e dei batch
• Riconciliazione delle quantità
• Registri di trasformazione
• Registri di magazzino
• Documenti di spedizione

Gli importatori che acquistano da più aree possono utilizzare la conoscenza delle origini e strutture produttive del caffè vietnamita per sviluppare controlli adatti alle diverse regioni.

Verifica dello stato a deforestazione zero

L’operatore deve stabilire se il caffè è stato prodotto su terreni che non hanno subito una deforestazione vietata dopo il 31 dicembre 2020.

Le prove possono comprendere:

• Immagini satellitari storiche
• Mappe ufficiali delle foreste o della copertura del suolo
• Registrazioni storiche dell’azienda agricola
• Registri di impianto
• Rilievi precedenti delle parcelle
• Fotografie con data verificabile
• Valutazioni indipendenti dell’uso del terreno

I risultati cartografici devono essere interpretati considerando risoluzione delle immagini, nuvole, alberi da ombra, coltivazioni miste e caratteristiche locali della copertura del suolo.

Verifica della produzione legale

Il caffè deve anche essere stato prodotto nel rispetto della legislazione pertinente del Paese di origine.

Gli ambiti legali possono comprendere:

• Diritti di utilizzo e possesso del terreno
• Diritti di proprietà e locazione
• Norme ambientali
• Leggi forestali e di conservazione
• Diritti di terzi
• Norme sul lavoro
• Diritti umani protetti dalla legislazione applicabile
• Diritti dei popoli indigeni e delle comunità locali
• Norme fiscali e commerciali
• Norme doganali e anticorruzione

Il documento appropriato dipende dal sistema giuridico locale. Un diritto di utilizzo legalmente riconosciuto può essere valido anche quando l’agricoltore non dispone di un titolo di proprietà privata nella forma comunemente utilizzata in Europa.

Valutazione del rischio prima della dichiarazione

Quando è richiesta la dovuta diligenza completa, l’importatore deve determinare se le prove indicano un rischio di non conformità.

La valutazione può considerare:

• Classificazione di rischio del Paese
• Presenza di foreste vicino alle parcelle
• Modelli regionali di deforestazione
• Affidabilità della geolocalizzazione
• Conflitti sui diritti fondiari
• Autenticità e coerenza dei documenti
• Complessità della filiera
• Rischio di miscelazione con caffè sconosciuto
• Storia del fornitore
• Anomalie quantitative
• Segnalazioni motivate di terze parti

La conclusione deve spiegare perché non rimane alcun rischio o perché il rischio residuo è trascurabile. Una classificazione generica come “rischio basso” non è sufficiente senza un’analisi documentata.

Mitigazione del rischio prima della presentazione

Se viene rilevato un rischio superiore al livello trascurabile, l’importatore deve ridurlo prima della presentazione della DDS.

Le misure possono comprendere:

• Richiesta di documenti mancanti
• Correzione delle coordinate
• Nuova mappatura delle parcelle
• Utilizzo di immagini a risoluzione superiore
• Verifiche sul campo
• Audit indipendenti
• Separazione delle aziende dubbie
• Nuovo controllo della capacità produttiva
• Sospensione del fornitore
• Eliminazione delle fonti interessate dal lotto
• Rifiuto della spedizione

Quando il rischio non può essere ridotto a un livello trascurabile, il prodotto non può essere coperto da una DDS positiva e immesso sul mercato europeo.

Paesi a basso rischio e dovuta diligenza semplificata

Quando tutto il caffè proviene da Paesi o parti di Paesi classificati a basso rischio e non esistono informazioni di allarme, può essere disponibile una procedura semplificata. Questa riduce alcuni obblighi di valutazione e mitigazione, ma non elimina la raccolta di dati sul prodotto, sulle parcelle, sulla geolocalizzazione, sul periodo produttivo e sulla legalità.

Lo status di basso rischio non costituisce un’approvazione automatica di ogni azienda agricola. Se esistono indicazioni di coordinate errate, documenti falsi, produzione illegale, conversione forestale o miscelazione sconosciuta, l’operatore deve indagare.

Caffè vietnamita e classificazione a basso rischio

Il Vietnam è attualmente classificato nel sistema di benchmarking EUDR come Paese a basso rischio. Le importazioni vietnamite ammissibili possono quindi beneficiare della dovuta diligenza semplificata quando tutte le condizioni sono rispettate.

L’importatore deve comunque conservare:

• Identificazione delle parcelle
• Geolocalizzazione
• Informazioni sul periodo produttivo
• Prove della produzione legale
• Prove dello stato a deforestazione zero
• Tracciabilità dal lotto di origine alla spedizione
• Informazioni DDS e doganali corrette

La classificazione semplifica una parte del procedimento, ma non elimina le prove sulle quali si basa la dichiarazione.

Il Sistema informativo EUDR

La DDS viene presentata elettronicamente attraverso il Sistema informativo EUDR. L’operatore deve essere correttamente registrato e, per le importazioni, il profilo deve includere le informazioni EORI.

Il sistema permette di:

• Registrare operatori e rappresentanti autorizzati
• Creare e presentare le DDS
• Registrare prodotti e quantità
• Inserire o caricare i dati geografici
• Generare il numero di riferimento
• Recuperare dichiarazioni esistenti
• Collegare le referenze ai processi doganali e a valle

Le imprese con grandi volumi possono utilizzare strumenti tecnici di integrazione, ma l’automazione non sostituisce la validazione dei dati e l’approvazione della conformità.

Numero di riferimento e numero di verifica

Dopo la profilazione del rischio, il Sistema informativo assegna alla DDS un numero di riferimento e un numero di verifica associato. La disponibilità del riferimento può essere ritardata quando le autorità devono controllare una situazione potenzialmente non conforme.

Il riferimento deve essere collegato a:

• Operatore corretto
• Codice HS corretto
• Quantità dichiarata
• Lotto di caffè interessato
• Parcelle contribuenti
• Fattura commerciale
• Packing list
• Dichiarazione doganale

Un numero di riferimento valido non rende conforme un prodotto indipendente. L’utilizzo della referenza di un’altra spedizione, prodotto o fornitore può costituire una dichiarazione inesatta o un tentativo di elusione.

Referenza DDS nella dichiarazione doganale

La persona che presenta la dichiarazione doganale deve rendere disponibile il numero di riferimento DDS o l’identificativo applicabile. L’importatore deve quindi trasmettere la referenza corretta al rappresentante doganale prima del deposito.

I team doganali e di conformità dovrebbero confrontare:

• Identità dell’importatore e numero EORI
• Codice del prodotto
• Descrizione del prodotto
• Paese di produzione
• Quantità netta
• Riferimenti di fattura e packing list
• Numero DDS
• Informazioni su container e lotto

Le differenze devono essere risolte prima della dichiarazione, non dopo che la merce è stata bloccata per chiarimenti.

Una DDS può coprire più spedizioni?

Una stessa DDS può essere utilizzata in più dichiarazioni doganali quando copre realmente i prodotti, le quantità, le parcelle e la dovuta diligenza di ciascuna spedizione. La referenza non può essere utilizzata oltre il prodotto e la quantità effettivamente dichiarati.

Allo stesso modo, una dichiarazione doganale può contenere più referenze DDS quando la spedizione comprende caffè coperto da dichiarazioni differenti.

L’impresa dovrebbe mantenere un registro con:

• Quantità totale coperta da ogni DDS
• Quantità assegnata a ogni dichiarazione doganale
• Quantità residua non ancora assegnata
• Lotti e parcelle associati a ogni assegnazione
• Data e stato di ciascuna operazione

Questo controllo previene assegnazioni duplicate e utilizzi superiori alla quantità autorizzata.

La DDS può essere modificata o annullata?

L’operatore deve controllare tutti i dati prima della presentazione. La possibilità di modificare o annullare una DDS può essere limitata quando la referenza è già stata utilizzata in una dichiarazione doganale, in un’altra DDS o in una transazione completata.

Prima della presentazione devono essere confermati:

• Codice prodotto finale
• Composizione finale del lotto
• Parcelle produttive definitive
• Quantità definitiva
• Operatore e numero EORI corretti
• Paese di produzione corretto
• Approvazione della valutazione del rischio

Quando il lotto commerciale cambia, il responsabile della conformità deve stabilire se la DDS esistente sia ancora valida o se debba essere sostituita.

Modifiche successive alla presentazione

Una spedizione può cambiare a causa di adeguamenti quantitativi, sostituzione del container, sacchi danneggiati, riclassificazione doganale, rimozione di un lotto o sostituzione del prodotto.

Una nuova azione può essere necessaria quando:

• Il codice HS cambia.
• La quantità supera quella coperta.
• Il Paese di produzione cambia.
• Vengono aggiunte nuove aziende o parcelle.
• Il lotto di esportazione viene sostituito.
• Caffè sconosciuto entra nella spedizione.
• Nuove informazioni modificano la conclusione sul rischio.

La comodità amministrativa non deve mantenere una dichiarazione associata a un prodotto che non descrive più correttamente.

Rappresentanti autorizzati

L’operatore può incaricare un rappresentante autorizzato di eseguire determinate attività nei limiti consentiti. La delega deve essere documentata e i ruoli devono essere chiaramente definiti.

È opportuno specificare:

• Ambito dell’autorizzazione
• Accesso al Sistema informativo
• Responsabile della validazione dei dati di origine
• Responsabile dell’approvazione del rischio
• Responsabile della presentazione della DDS
• Responsabile della comunicazione doganale
• Responsabile della conservazione dei documenti

L’utilizzo di un rappresentante non elimina la responsabilità dell’operatore per il caffè importato.

Organizzazione del fascicolo di supporto

Le prove possono essere conservate nel sistema interno dell’operatore invece di essere riprodotte integralmente in ogni dichiarazione. Devono però essere organizzate, accessibili e collegate chiaramente alla referenza DDS.

Una struttura pratica può comprendere:

• Approvazione interna dell’operatore
• Contratto e valutazione del fornitore
• Valutazione del prodotto e del codice HS
• Dataset degli agricoltori e delle parcelle
• File di geolocalizzazione
• Analisi della deforestazione
• Revisione della produzione legale
• Valutazione del rischio
• Prove di mitigazione
• Riconciliazione di lotti e quantità
• Documenti di spedizione e doganali
• Copia della DDS e della referenza

Questi controlli possono essere integrati con procedure documentate di qualità, tracciabilità e conformità del caffè.

Tracciabilità dei lotti a supporto della DDS

La dichiarazione deve riferirsi a caffè fisico identificabile. L’importatore deve poter risalire dal lotto a tutte le parcelle e seguirlo fino alla dichiarazione doganale e ai clienti successivi.

Una catena tipica comprende:

1. Parcella produttiva
2. Consegna dell’agricoltore
3. Lotto del raccoglitore o della cooperativa
4. Batch di lavorazione
5. Lotto del dry mill
6. Lotto di magazzino
7. Lotto di esportazione
8. Container
9. Dichiarazione doganale di importazione
10. Lotto nel magazzino dell’importatore
11. Batch di tostatura o rivendita

Quando più lotti vengono uniti, tutti gli input devono restare identificabili. Quando un lotto viene diviso, ogni lotto derivato deve mantenere il collegamento con quello originario.

Riconciliazione delle quantità

I controlli quantitativi dimostrano che il caffè dichiarato può realisticamente provenire dalle aziende identificate e aver attraversato la filiera documentata.

Possono essere confrontati:

• Superficie coltivata mappata
• Resa prevista
• Raccolto registrato
• Ciliegie o pergamino consegnati
• Conversione in caffè verde
• Perdite di lavorazione
• Scorte di magazzino
• Quantità esportata
• Massa netta importata

Una quantità eccedente non spiegata può indicare l’ingresso di caffè non documentato e deve essere investigata prima dell’approvazione della DDS.

Coerenza tra DDS e documenti commerciali

I seguenti documenti devono descrivere la stessa operazione:

• Contratto di acquisto
• Fattura commerciale
• Packing list
• Polizza di carico
• Certificato di origine quando utilizzato
• Certificato di qualità
• Certificato fitosanitario o altro documento richiesto
• DDS
• Dichiarazione doganale

Non tutti contengono gli stessi campi, ma le informazioni comuni relative a parti, prodotto, origine, quantità e lotto non devono essere contraddittorie.

Errori comuni nella DDS per le importazioni di caffè

• Presentare la dichiarazione prima della valutazione del rischio
• Inserire l’esportatore al posto dell’operatore europeo
• Utilizzare un numero EORI errato
• Selezionare il codice HS sbagliato
• Utilizzare una descrizione troppo generica
• Dichiarare il peso lordo anziché la massa netta richiesta
• Indicare il Paese di spedizione invece di quello di produzione
• Fornire soltanto le coordinate della cooperativa o del magazzino
• Omettere aziende contribuenti da un lotto aggregato
• Utilizzare coordinate copiate o non valide
• Non riconciliare le quantità
• Utilizzare una referenza per caffè non collegato
• Presentare la DDS dopo la dichiarazione doganale
• Considerare una certificazione come prova automatica
• Ritenere che il basso rischio elimini i dati delle parcelle

Segnali di allarme per gli importatori

L’importatore dovrebbe sospendere il processo quando:

• L’esportatore non identifica tutte le aziende contribuenti.
• La stessa coordinata appare per molti produttori indipendenti.
• La superficie mappata non può giustificare il volume fornito.
• Le date della raccolta non corrispondono alla stagione locale.
• I documenti fondiari non identificano il produttore o l’utilizzatore legale.
• Il lotto è stato miscelato prima della verifica.
• La tracciabilità termina presso la cooperativa.
• La quantità della spedizione differisce sostanzialmente dal lotto approvato.
• Il fornitore sostiene che una certificazione sia sufficiente.
• Il team non può ricostruire la base della conclusione sul rischio.

Conservazione della documentazione

L’operatore deve conservare le dichiarazioni e i documenti di supporto per almeno cinque anni. Le informazioni devono restare disponibili anche quando cambiano dipendenti, rappresentanti doganali, fornitori o software.

La conservazione dovrebbe includere:

• DDS presentate
• Numeri di riferimento e verifica
• File di geolocalizzazione
• Registri dei fornitori e delle aziende agricole
• Valutazioni del rischio
• Misure di mitigazione
• Prove di legalità
• Prove della verifica sulla deforestazione
• Registri dei lotti
• Controlli quantitativi
• Documenti doganali e di spedizione
• Comunicazioni su correzioni o nuove informazioni

Nuove informazioni dopo l’importazione

Se l’operatore riceve nuove informazioni che indicano un possibile problema di conformità, deve agire immediatamente. Può essere necessario informare le autorità e le imprese a valle, interrompere la distribuzione, isolare le scorte, svolgere ulteriori verifiche e adottare azioni correttive.

Le nuove informazioni possono riguardare:

• Segnalazione motivata di deforestazione
• Coordinate false
• Uso illegale del terreno
• Miscelazione non dichiarata
• Documento del fornitore falsificato
• Anomalia quantitativa che rivela una fonte sconosciuta

La DDS originaria non costituisce una protezione permanente contro prove scoperte successivamente.

Trasmissione della referenza a valle

L’operatore responsabile deve comunicare alle imprese a valle i numeri di riferimento associati al caffè fornito. Ogni soggetto successivo deve mantenere un collegamento chiaro tra il prodotto ricevuto e la referenza corrispondente.

I registri a valle possono includere:

• Identità del fornitore
• Fattura di acquisto
• Codice del lotto in entrata
• Numero DDS
• Quantità ricevuta
• Registri di trasformazione o rivendita
• Codice del lotto in uscita
• Cliente rifornito

La referenza non deve essere applicata a prodotti o quantità non coperti dalla dichiarazione originaria.

Approvazione interna prima della presentazione

L’impresa dovrebbe stabilire una procedura documentata di approvazione invece di consentire a qualsiasi utente con accesso al sistema di presentare una DDS.

L’approvazione può comprendere:

• Controllo della classificazione del prodotto
• Approvazione del fornitore
• Validazione della geolocalizzazione
• Revisione della produzione legale
• Approvazione della verifica sulla deforestazione
• Approvazione della valutazione del rischio
• Riconciliazione di lotti e quantità
• Confronto con i dati doganali
• Autorizzazione finale della direzione

La persona che presenta la dichiarazione deve comprenderne il significato e non considerarla un normale modulo di spedizione.

Checklist dei documenti di importazione

• Nome legale dell’operatore confermato
• Numero EORI confermato
• Codice HS confermato
• Descrizione del prodotto confermata
• Paese di produzione confermato
• Quantità netta confermata
• Tutte le parcelle identificate
• Geolocalizzazione validata
• Periodo produttivo registrato
• Prove di assenza di deforestazione esaminate
• Prove di produzione legale esaminate
• Valutazione del rischio completata quando necessaria
• Mitigazione completata quando necessaria
• Composizione del lotto confermata
• Quantità riconciliate
• DDS presentata
• Numero di riferimento ottenuto
• Referenza trasmessa al dichiarante doganale
• Dichiarazione doganale confrontata con la DDS
• Documentazione conservata per almeno cinque anni

Procedura raccomandata per gli importatori di caffè

1. Confermare il campo EUDR e la classificazione doganale.
2. Identificare l’operatore europeo responsabile.
3. Confermare la data di applicazione pertinente.
4. Richiedere contrattualmente dati a livello di parcella.
5. Registrare e validare fornitori, aziende e parcelle.
6. Raccogliere geolocalizzazione e periodi produttivi.
7. Valutare lo stato a deforestazione zero.
8. Esaminare le prove della produzione legale.
9. Creare la tracciabilità dalle parcelle alla spedizione.
10. Riconciliare quantità produttive e commerciali.
11. Completare la valutazione del rischio richiesta.
12. Mitigare ogni rischio non trascurabile.
13. Confermare i dati commerciali e doganali finali.
14. Presentare la DDS nel Sistema informativo.
15. Registrare il numero di riferimento.
16. Trasmettere la referenza al dichiarante doganale.
17. Verificare lo sdoganamento rispetto a prodotto e quantità.
18. Trasmettere i riferimenti necessari a valle.
19. Monitorare nuove informazioni di conformità.
20. Conservare il fascicolo completo per almeno cinque anni.

Valore commerciale di una filiera pronta per la DDS

Un processo ben preparato può ridurre ritardi doganali, controversie documentali e incertezza per l’acquirente. Gli esportatori capaci di fornire dati validati delle parcelle e registri stabili dei lotti possono essere preferiti dagli importatori europei anche quando non offrono il prezzo più basso.

I programmi di fornitura possono comprendere:

• Robusta commerciale tracciabile
• Arabica tracciabile fino all’azienda agricola
• Micro-lotti Fine Robusta
• Lotti regionali fisicamente separati
• Caffè certificato con prove EUDR
• Caffè tostato private label
• Miscele espresso documentate
• Filiere tracciabili di caffè trasformato

I fornitori che preparano caffè per clienti europei possono utilizzare servizi strutturati di esportazione, tracciabilità e documentazione del caffè.

Valutazione finale

La dichiarazione di dovuta diligenza EUDR per le importazioni di caffè è la conferma formale dell’operatore che il prodotto importato ha superato la procedura richiesta e non presenta alcun rischio o presenta soltanto un rischio trascurabile di non conformità. La dichiarazione deve identificare correttamente operatore, prodotto, quantità, Paese di produzione e tutte le parcelle contribuenti, e il suo riferimento deve essere disponibile per il procedimento doganale.

La DDS è affidabile soltanto quanto i registri che la sostengono. Geolocalizzazione incompleta, aziende agricole sconosciute, quantità incoerenti, dichiarazioni legali prive di prove o miscelazioni non documentate non possono essere corrette semplicemente presentando un modulo elettronico.

Gli importatori devono completare la dovuta diligenza prima della dichiarazione doganale, confrontare la spedizione finale con la DDS e conservare le prove per eventuali controlli. Le imprese interessate a caffè vietnamita verde, tostato o trasformato con requisiti EUDR definiti possono inviare una richiesta personalizzata di caffè all’ingrosso indicando prodotto, origine, quantità, destinazione, lavorazione, confezionamento e dati di dovuta diligenza necessari.