Mẫu thử & Phê duyệt chất lượng

Bởi Viet Coffee Source

Mẫu thử và phê duyệt chất lượng là những phần thiết yếu trong hoạt động tìm nguồn cà phê chuyên nghiệp, bởi người mua cần xác nhận sản phẩm được chào bán phù hợp với các yêu cầu vật lý, cảm quan, kỹ thuật và thương mại trước khi cam kết sản xuất hoặc vận chuyển. Mẫu đại diện có thể giúp nhà nhập khẩu, nhà rang xay, nhà phân phối, nhà sản xuất, đơn vị food service và thương hiệu nhãn riêng đánh giá chất lượng cà phê, hiệu suất rang, khả năng chiết xuất, bao bì và mức độ phù hợp với ứng dụng dự kiến.

Viet Coffee Source hỗ trợ người mua chuyên nghiệp điều phối quy trình lấy mẫu cà phê và phê duyệt chất lượng với các nhà sản xuất, đơn vị chế biến, nhà rang xay, nhà máy và đối tác xuất khẩu được lựa chọn tại Việt Nam. Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm xem xét thông số, lựa chọn mẫu, chuẩn bị mẫu, điều phối chuyển phát, xác định yêu cầu đánh giá vật lý và cảm quan, tiếp nhận phản hồi của người mua, chuẩn bị mẫu điều chỉnh, phê duyệt mẫu tham chiếu, lấy mẫu trước khi giao hàng và điều phối hồ sơ chất lượng. Nguồn mẫu, phương pháp chuẩn bị, số lượng, chi phí chuyển phát, phạm vi kiểm nghiệm và điều kiện phê duyệt cuối cùng được xác nhận cho từng yêu cầu.

Vì sao mẫu cà phê quan trọng

Cà phê là sản phẩm nông nghiệp và đặc tính của nó có thể thay đổi theo nguồn gốc, giống, độ cao, crop year, thời tiết, thu hoạch, chế biến, bảo quản và cách chuẩn bị. Những tên gọi thương mại như Robusta cao cấp, Arabica tiêu chuẩn xuất khẩu hoặc cà phê specialty không đủ để xác nhận sản phẩm đáp ứng yêu cầu của người mua.

Mẫu thử cho phép người mua đánh giá:

Ngoại quan vật lý
Kích thước hạt và phân bố screen size
Độ ẩm
Mức lỗi
Tạp chất
Màu sắc và mùi
Hồ sơ tách
Hiệu suất rang
Khả năng chiết xuất
Mức độ phù hợp để phối trộn
Độ hòa tan đối với cà phê instant
Chức năng của bao bì

Phê duyệt mẫu giúp giảm mức độ không chắc chắn, nhưng việc phê duyệt luôn nên được liên kết với thông số sản phẩm bằng văn bản và một lô thương mại hoặc tiêu chuẩn sản xuất được xác định rõ.

Các loại mẫu cà phê

Các loại mẫu khác nhau phục vụ những mục đích khác nhau. Người mua nên hiểu rõ mỗi mẫu đại diện cho điều gì trước khi sử dụng mẫu đó làm cơ sở cho quyết định mua hàng.

Mẫu chào hàng

Mẫu chào hàng được cung cấp để giới thiệu một loại cà phê hiện có, nhóm sản phẩm hoặc năng lực nhà cung cấp. Mẫu có thể đại diện cho một lô hiện tại, một tiêu chuẩn sản xuất trước đây hoặc một nhóm sản phẩm chung. Người mua nên xác nhận liệu chính loại cà phê được thể hiện qua mẫu còn sẵn có hay không.

Mẫu đại diện của lô

Mẫu đại diện của lô được lấy từ một lô thương mại xác định và nhằm phản ánh cà phê đang được chào bán. Khi thực tế cho phép, phương pháp lấy mẫu, số lô, số lượng và ngày lấy mẫu nên được ghi nhận.

Mẫu sản xuất

Mẫu sản xuất đại diện cho sản phẩm được sản xuất theo công thức hoặc thông số đã được phê duyệt. Mẫu có thể được sử dụng cho cà phê rang, cà phê xay, cà phê instant, cà phê túi lọc, sản phẩm ba trong một và hàng nhãn riêng.

Mẫu phát triển

Mẫu phát triển được chuẩn bị trong quá trình phát triển sản phẩm. Mẫu có thể liên quan đến tỷ lệ blend đề xuất, hồ sơ rang, kích thước xay, công thức cà phê instant hoặc định dạng bao bì. Có thể cần nhiều vòng phát triển trước khi phê duyệt cuối cùng.

Mẫu tham chiếu

Mẫu tham chiếu là mẫu đã được phê duyệt, dùng làm tiêu chuẩn so sánh cho sản xuất, kiểm tra hoặc các đơn hàng sau. Mẫu nên được ghi nhãn rõ ràng và bảo quản trong điều kiện phù hợp.

Mẫu trước khi giao hàng

Mẫu trước khi giao hàng được lấy sau khi lô thương mại hoặc mẻ sản xuất đã được chuẩn bị nhưng trước khi vận chuyển. Mẫu cho phép người mua so sánh hàng cuối cùng với thông số và mẫu tham chiếu đã được phê duyệt.

Mẫu lưu

Mẫu lưu được nhà cung cấp, người mua, công ty kiểm định hoặc một bên đã thống nhất giữ lại để tham chiếu sau này. Mẫu có thể hữu ích nếu phát sinh vấn đề sau khi giao hàng.

Mẫu cà phê nhân xanh

Mẫu cà phê nhân xanh thường được nhà nhập khẩu, nhà rang xay, thương nhân và nhà sản xuất yêu cầu. Số lượng mẫu nên đủ để phân tích vật lý, rang mẫu, cupping và thử nghiệm lặp lại.

Mẫu cà phê nhân xanh có thể được đánh giá về:

Loại cà phê và nguồn gốc
Crop year
Phương pháp chế biến
Phân bố screen size
Mức độ ẩm
Hoạt độ nước khi được yêu cầu
Số lượng lỗi
Hạt đen và hạt vỡ
Tạp chất
Mật độ hạt
Độ đồng đều ngoại quan
Mùi
Hiệu suất rang
Hồ sơ tách

Người mua nên làm rõ mẫu được sử dụng để đánh giá ban đầu, phê duyệt thương mại, kiểm nghiệm phòng thí nghiệm hay xác nhận lô cuối cùng.

Đánh giá mẫu Robusta

Mẫu Robusta Việt Nam có thể được đánh giá cho rang thương mại, blend espresso, cà phê truyền thống Việt Nam, food service, sản xuất cà phê instant và các ứng dụng công nghiệp. Chỉ riêng screen size không xác định chất lượng tổng thể của Robusta.

Đánh giá Robusta có thể bao gồm:

Screen 18, Screen 16, Screen 13 hoặc phân bố khác đã được xác nhận
Độ ẩm
Mức lỗi cho phép
Giới hạn hạt đen và hạt vỡ
Tạp chất
Phương pháp chế biến
Body
Độ đắng
Cường độ rang
Độ sạch của tách
Khả năng tạo crema
Sức mạnh chiết xuất

Fine Robusta và các lô được chuẩn bị chọn lọc có thể yêu cầu thêm tiêu chí cảm quan, truy xuất nguồn gốc và chuẩn bị sản phẩm.

Đánh giá mẫu Arabica và cà phê định hướng specialty

Mẫu Arabica và cà phê định hướng specialty nên được đánh giá theo nguồn gốc, giống, độ cao, phương pháp chế biến, chất lượng vật lý và hiệu suất trong tách. Tên vùng hoặc điểm cupping không nên thay thế cho quá trình đánh giá mẫu đầy đủ.

Đánh giá Arabica có thể xem xét:

Giống thực vật
Vùng sản xuất
Độ cao
Thời điểm thu hoạch
Phương pháp chế biến
Lỗi vật lý
Phản ứng khi rang
Hương khô và hương thơm
Độ chua
Độ ngọt
Body
Hương vị
Hậu vị
Sự cân bằng
Độ sạch tổng thể của tách

Mô tả hương vị là những quan sát cảm quan chung, không phải tuyên bố được bảo đảm. Người mua nên phê duyệt mẫu thực tế đại diện cho nguồn cung được đề xuất.

Mẫu cà phê rang

Mẫu cà phê rang có thể được cung cấp dưới dạng nguyên hạt hoặc xay. Khi có thể, người mua nên đánh giá sản phẩm bằng thiết bị pha, chất lượng nước, liều lượng và phương pháp chuẩn bị dự kiến.

Đánh giá cà phê rang có thể bao gồm:

Thành phần cà phê
Mức rang
Màu rang
Ngoại quan hạt
Hương thơm
Cân bằng hương vị
Body
Độ chua
Độ đắng
Độ ngọt
Hậu vị
Crema
Thời gian chiết xuất
Hiệu suất khi kết hợp với sữa
Mức độ phù hợp của kích thước xay

Mẫu cà phê rang nên được xác định bằng ngày rang, mã sản phẩm, công thức và thông tin chuẩn bị khi có sẵn.

Mẫu cà phê instant và cà phê hòa tan

Mẫu cà phê instant có thể bao gồm sản phẩm sấy phun, sấy đông khô, kết tụ, hai trong một hoặc ba trong một. Nguyên liệu công nghiệp và công thức sẵn sàng cho người tiêu dùng yêu cầu phương pháp đánh giá khác nhau.

Đánh giá cà phê instant có thể bao gồm:

Loại sản phẩm
Kích thước hạt
Màu sắc
Độ ẩm
Khối lượng riêng dạng rời
Độ hòa tan
Cặn
Hương thơm
Cường độ hương vị
Độ đắng
Độ ngọt
Hàm lượng cà phê
Hiệu suất của bột kem
Mức đường
Ngoại quan đồ uống hoàn chỉnh

Sản phẩm có công thức cũng nên được đánh giá về khai báo thành phần, chất gây dị ứng, giá trị dinh dưỡng và yêu cầu của thị trường đích.

Mẫu OEM và nhãn riêng

Dự án OEM và nhãn riêng có thể yêu cầu nhiều loại mẫu trước khi sản xuất. Những mẫu này có thể bao gồm chính cà phê, công thức cuối cùng, vật liệu bao bì, bản in thử thiết kế và nguyên mẫu thành phẩm hoàn chỉnh.

Các giai đoạn lấy mẫu có thể bao gồm:

Mẫu ý tưởng ban đầu
Mẫu phát triển sản phẩm lần đầu
Mẫu công thức hoặc hồ sơ rang đã điều chỉnh
Mẫu bao bì chưa in
Bản in thử bao bì
Mẫu cuối cùng trước sản xuất
Mẫu sản xuất thương mại

Người mua phát triển sản phẩm có thương hiệu có thể tham khảo dịch vụ cà phê OEM và nhãn riêng của chúng tôi.

Mẫu blend theo yêu cầu

Mẫu blend theo yêu cầu nên đại diện cho các thành phần cà phê, tỷ lệ phối trộn và hồ sơ rang được đề xuất. Chỉ mô tả bằng tỷ lệ phần trăm là chưa đủ, bởi các loại cà phê có cùng tỷ lệ Arabica và Robusta vẫn có thể cho hiệu suất khác nhau tùy theo nguồn gốc, cấp chất lượng, phương pháp chế biến và sự phát triển khi rang.

Mẫu blend có thể được thử nghiệm cho:

Chiết xuất espresso
Pha lọc
Pha phin
Đồ uống có sữa
Hệ thống cà phê văn phòng
Sản phẩm cà phê nguyên hạt bán lẻ
Ứng dụng cà phê xay

Thông tin bổ sung về phát triển blend có tại dịch vụ phối trộn cà phê theo yêu cầu của chúng tôi.

Thông tin cần cung cấp trước khi yêu cầu mẫu

Một yêu cầu mẫu đầy đủ giúp nhà cung cấp lựa chọn sản phẩm phù hợp và tránh chi phí chuyển phát không cần thiết hoặc chuẩn bị mẫu không đúng yêu cầu.

Người mua nên cung cấp:

Loại sản phẩm
Nguồn gốc ưu tiên
Cấp chất lượng hoặc mục tiêu chất lượng
Phương pháp chế biến
Crop year
Yêu cầu screen size
Giới hạn độ ẩm
Mức lỗi cho phép
Hồ sơ tách mục tiêu
Ứng dụng dự kiến
Khối lượng đơn hàng dự kiến
Nhu cầu hằng năm dự kiến
Quốc gia đích
Số lượng mẫu yêu cầu
Kiểm nghiệm hoặc hồ sơ yêu cầu

Đối với cà phê rang, instant hoặc sản phẩm nhãn riêng, yêu cầu cũng nên bao gồm công thức, mức rang, kích thước xay, kích thước gói, bao bì và yêu cầu ghi nhãn.

Lấy mẫu đại diện

Mẫu nên đại diện cho cà phê hoặc sản phẩm đang được chào bán. Việc chỉ lấy mẫu từ một bao, một vị trí trong kho hoặc một thời điểm sản xuất có thể không phản ánh chính xác một lô lớn hơn.

Lấy mẫu đại diện có thể bao gồm:

Lấy mẫu từ nhiều bao
Lấy mẫu từ nhiều vị trí khác nhau trong lô
Kết hợp các mẫu ban đầu thành mẫu tổng hợp
Chia mẫu tổng hợp thành các phần được niêm phong
Ghi nhận số lô và ngày lấy mẫu
Sử dụng niêm phong chống can thiệp khi được yêu cầu

Quy trình chính xác phụ thuộc vào quy mô lô, loại sản phẩm, yêu cầu kiểm định và tiêu chuẩn lấy mẫu được các bên thống nhất.

Nhận diện và ghi nhãn mẫu

Mỗi mẫu nên được nhận diện đủ rõ để liên kết với báo giá, lô hàng, mẻ sản xuất hoặc phiên bản phát triển.

Nhãn mẫu có thể bao gồm:

Tên hoặc mã nhà cung cấp
Tên sản phẩm
Nguồn gốc
Số lô
Crop year
Phương pháp chế biến
Cấp chất lượng
Ngày lấy mẫu
Khối lượng mẫu
Phiên bản phát triển
Ngày rang khi áp dụng
Mã tham chiếu

Mẫu không được nhận diện có thể gây nhầm lẫn trong quá trình phê duyệt và không nên được sử dụng làm căn cứ hợp đồng duy nhất.

Số lượng mẫu

Số lượng mẫu phù hợp phụ thuộc vào hình thức đánh giá yêu cầu. Một lượng nhỏ có thể đủ cho việc xem xét ngoại quan ban đầu, trong khi rang, cupping, phân tích phòng thí nghiệm và thử nghiệm lặp lại cần nhiều nguyên liệu hơn.

Mục đích của mẫu	Yêu cầu về số lượng
Xem xét ngoại quan ban đầu	Một lượng nhỏ có thể đủ
Cupping cà phê nhân xanh	Đủ để rang mẫu và pha nhiều tách
Thử nghiệm rang	Đủ cho một hoặc nhiều mẻ rang đại diện
Thử nghiệm espresso	Đủ để điều chỉnh máy xay và chiết xuất lặp lại
Phân tích phòng thí nghiệm	Số lượng theo phương pháp của phòng thí nghiệm
Nhiều người đánh giá	Các phần mẫu riêng hoặc mẫu tổng hợp lớn hơn
Lưu mẫu	Một phần tham chiếu được niêm phong bổ sung

Số lượng mẫu nên được thống nhất trước khi gửi để tránh không đủ nguyên liệu cho kế hoạch đánh giá.

Chi phí mẫu và phí chuyển phát

Chính sách mẫu thay đổi theo sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng và giai đoạn dự án. Một số mẫu ban đầu có thể được cung cấp miễn phí sản phẩm, trong khi mẫu chuyên biệt, rang, có công thức, được kiểm nghiệm phòng thí nghiệm hoặc nhãn riêng có thể phát sinh chi phí phát triển.

Các khoản phí có thể bao gồm:

Chi phí sản phẩm mẫu
Chi phí rang
Chi phí phát triển công thức
Chi phí nguyên mẫu bao bì
Kiểm nghiệm phòng thí nghiệm
Lấy mẫu bởi công ty kiểm định
Phí chuyển phát
Thuế hoặc phí nhập khẩu

Bên chịu trách nhiệm và phương thức thanh toán nên được xác nhận trước khi chuẩn bị mẫu. Trong một số dự án, chi phí mẫu đã được phê duyệt có thể được khấu trừ vào đơn hàng thương mại sau này, nhưng không nên mặc định điều này nếu chưa được xác nhận bằng văn bản.

Các yếu tố chuyển phát và hải quan

Lô hàng mẫu quốc tế có thể chịu hạn chế của đơn vị chuyển phát, khai báo hải quan, kiểm soát nông nghiệp, quy định nhập khẩu thực phẩm hoặc thuế địa phương. Yêu cầu thay đổi theo quốc gia đích và loại sản phẩm.

Trước khi gửi, người mua nên xác nhận:

Địa chỉ giao hàng đầy đủ
Tên người liên hệ và số điện thoại
Mã số nhập khẩu hoặc mã số thuế khi được yêu cầu
Mẫu cà phê nhân xanh có cần giấy phép nhập khẩu hay không
Có cần chứng thư kiểm dịch thực vật hay không
Mẫu thực phẩm có cần khai báo bổ sung hay không
Bên nào thanh toán thuế hoặc phí hải quan

Việc đơn vị chuyển phát nhận hàng không bảo đảm thông quan. Người mua vẫn chịu trách nhiệm xác nhận yêu cầu nhập khẩu mẫu tại quốc gia đích.

Đánh giá chất lượng vật lý

Phân tích vật lý nên tuân theo một phương pháp xác định để nhà cung cấp và người mua diễn giải kết quả nhất quán. Tiêu chí yêu cầu phụ thuộc vào loại cà phê, cấp chất lượng và mục đích sử dụng.

Tiêu chí vật lý	Hình thức đánh giá có thể áp dụng
Độ ẩm	Đo theo mức tối đa hoặc khoảng mục tiêu đã thống nhất
Screen size	Kiểm tra phân bố bằng bộ sàng đã thống nhất
Lỗi	Đếm theo phương pháp phân loại đã thống nhất
Hạt đen và hạt vỡ	Đánh giá theo giới hạn đã xác định
Tạp chất	Đo theo trọng lượng hoặc số lượng được phép
Ngoại quan hạt	Xem xét màu sắc, độ đồng đều và hư hỏng nhìn thấy được
Mùi	Kiểm tra độ sạch và sự nhiễm mùi không mong muốn
Mật độ	Đánh giá khi có liên quan đến việc chuẩn bị sản phẩm

Người mua có thể xem thêm các tiêu chí kỹ thuật tại hướng dẫn thông số sản phẩm của chúng tôi.

Đánh giá cảm quan và cupping

Đánh giá cảm quan cho phép người mua xác định liệu cà phê có đáp ứng yêu cầu về hương vị và ứng dụng dự kiến hay không. Phương pháp đánh giá nên phù hợp với sản phẩm.

Cà phê nhân xanh có thể được rang mẫu và cupping, trong khi cà phê rang có thể được thử bằng espresso, filter, phin hoặc phương pháp pha dự kiến khác. Cà phê instant nên được đánh giá bằng nhiệt độ nước, liều lượng và quy trình chuẩn bị đã thống nhất.

Các tiêu chí cảm quan có thể bao gồm:

Hương khô
Hương thơm
Hương vị
Độ chua
Độ ngọt
Độ đắng
Body
Sự cân bằng
Hậu vị
Độ sạch
Tính đồng đều
Mức độ phù hợp tổng thể

Phản hồi của người mua nên cụ thể. Những nhận xét như quá đắng, thiếu body, hương yếu hoặc độ chua quá cao sẽ hữu ích hơn khi đi kèm thông tin chuẩn bị và so sánh với hồ sơ mục tiêu.

Điều kiện thử nghiệm rang và pha

Các điều kiện rang và pha khác nhau có thể tạo ra kết quả khác nhau từ cùng một loại cà phê. Người mua và nhà cung cấp nên ghi nhận điều kiện thử nghiệm được sử dụng trong quá trình đánh giá.

Thông tin liên quan có thể bao gồm:

Loại máy rang
Kích thước mẻ
Thời gian rang
Nhiệt độ kết thúc
Màu rang
Thời gian nghỉ sau rang
Kích thước xay
Liều lượng cà phê
Lượng nước
Nhiệt độ nước
Chất lượng nước
Thời gian chiết xuất
Thiết bị pha

Khi sản phẩm được sử dụng cho espresso hoặc food service, thử nghiệm trong điều kiện vận hành thực tế đáng tin cậy hơn so với chỉ cupping.

Kiểm nghiệm phòng thí nghiệm

Phân tích phòng thí nghiệm có thể được yêu cầu theo loại sản phẩm, thị trường đích, chính sách của người mua hoặc yêu cầu pháp lý. Các hạng mục kiểm nghiệm cần được thống nhất trước khi gửi mẫu.

Kiểm nghiệm có thể bao gồm:

Độ ẩm
Hoạt độ nước
Ochratoxin A
Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật
Kim loại nặng
Phân tích vi sinh
Acrylamide đối với sản phẩm rang khi được yêu cầu
Phân tích dinh dưỡng
Xác minh thành phần
Kiểm tra vật liệu bao bì

Phòng thí nghiệm, phương pháp, giới hạn phát hiện, bên chịu trách nhiệm và chi phí nên được xác nhận trước. Báo cáo kiểm nghiệm cho một mẫu không tự động đại diện cho mọi lô hàng trong tương lai.

Phản hồi và điều chỉnh mẫu

Phản hồi bằng văn bản rõ ràng giúp nhà cung cấp chuẩn bị mẫu điều chỉnh phù hợp. Người mua nên xác định đặc tính nào được phê duyệt, đặc tính nào cần thay đổi và đặc tính nào không thể chấp nhận.

Phản hồi có thể đề cập đến:

Tỷ lệ blend
Nguồn gốc cà phê
Mức rang
Kích thước xay
Body
Độ chua
Độ đắng
Độ ngọt
Hương thơm
Crema
Độ hòa tan
Bao bì

Mỗi mẫu điều chỉnh nên có số phiên bản hoặc mã tham chiếu mới để tránh nhầm lẫn với những mẫu trước.

Tiêu chí phê duyệt

Việc phê duyệt mẫu nên dựa trên các tiêu chí có thể đo lường và được truyền đạt rõ ràng. Kết quả có thể là phê duyệt, phê duyệt có điều kiện hoặc từ chối.

Được phê duyệt

Mẫu đáp ứng các yêu cầu đã thống nhất và có thể được sử dụng làm mẫu tham chiếu sản xuất hoặc thương mại.

Được phê duyệt có điều kiện

Mẫu được chấp nhận với điều kiện thực hiện một điều chỉnh, cung cấp chứng từ, kết quả kiểm nghiệm hoặc xác nhận sản xuất cụ thể.

Bị từ chối

Mẫu không đáp ứng các tiêu chí vật lý, cảm quan, kỹ thuật hoặc thương mại yêu cầu. Người mua nên giải thích lý do từ chối.

Trạng thái phê duyệt, ngày, mã mẫu, người chịu trách nhiệm và các điều kiện nên được ghi nhận bằng văn bản.

Liên kết mẫu đã phê duyệt với thông số

Mẫu đã được phê duyệt không nên tồn tại độc lập. Mẫu nên được liên kết với thông số bằng văn bản, xác định sản phẩm sẽ được cung cấp.

Thông số có thể bao gồm:

Loại sản phẩm
Nguồn gốc
Crop year
Phương pháp chế biến
Cấp chất lượng
Screen size
Độ ẩm
Giới hạn lỗi
Hồ sơ tách
Thành phần blend
Hồ sơ rang
Kích thước xay
Thành phần
Bao bì
Ghi nhãn
Phương pháp kiểm tra
Mức sai lệch cho phép

Khi thực tế cho phép, mã mẫu đã được phê duyệt nên được đưa vào báo giá, hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận chất lượng.

Bảo quản mẫu tham chiếu

Mẫu tham chiếu nên được niêm phong, ghi nhãn và bảo quản trong điều kiện phù hợp để giảm thay đổi chất lượng. Cà phê có thể thay đổi theo thời gian do độ ẩm, oxy, nhiệt độ, ánh sáng và quá trình lão hóa.

Hồ sơ mẫu tham chiếu có thể bao gồm:

Mã mẫu
Ngày phê duyệt
Số lô hoặc số mẻ
Thông số sản phẩm
Điều kiện bảo quản
Bên chịu trách nhiệm lưu giữ
Thời gian lưu mẫu

Đối với cà phê rang và xay, thời gian sử dụng mẫu để so sánh có thể bị giới hạn vì hương thơm và độ tươi thay đổi sau khi rang.

Phê duyệt chất lượng trước khi giao hàng

Phê duyệt trước khi giao hàng có thể được áp dụng khi người mua muốn xác minh lô thương mại hoặc thành phẩm đã chuẩn bị trước khi xếp hàng. Quy trình nên được thống nhất trước khi xác nhận đơn hàng vì việc lấy mẫu, kiểm nghiệm và phê duyệt có thể ảnh hưởng đến lịch vận chuyển.

Việc xem xét trước khi giao hàng có thể bao gồm:

Mẫu đại diện của lô
Phân tích vật lý
Rang mẫu và cupping
Đánh giá mẫu sản xuất
Kiểm tra bao bì
Xác minh trọng lượng
Xem xét nhãn
Kiểm nghiệm phòng thí nghiệm
Báo cáo kiểm định độc lập

Thời hạn phê duyệt và quy trình xử lý phản hồi chậm của người mua nên được xác định để tránh bỏ lỡ lịch tàu.

Kiểm định độc lập

Một công ty kiểm định độc lập có thể được chỉ định khi người mua yêu cầu bên thứ ba lấy mẫu, kiểm nghiệm, xác minh trọng lượng, kiểm tra bao bì hoặc giám sát xếp hàng.

Kiểm định độc lập có thể bao gồm:

Xác định lô
Lấy mẫu đại diện
Áp dụng niêm phong
Phân tích chất lượng vật lý
Kiểm tra trọng lượng
Xác minh số lượng bao
Kiểm tra bao bì
Kiểm tra tình trạng container
Giám sát xếp hàng
Hồ sơ hình ảnh

Phạm vi kiểm định, công ty kiểm định, tiêu chí chấp nhận và trách nhiệm chi phí nên được thống nhất trước khi đặt lịch kiểm định.

Phê duyệt chất lượng sản xuất

Đối với sản phẩm rang, instant, túi lọc, có công thức và nhãn riêng, việc phê duyệt chất lượng nên tiếp tục trong suốt quá trình sản xuất thương mại. Mẫu phát triển đã được phê duyệt không loại bỏ nhu cầu kiểm soát sản xuất.

Kiểm tra chất lượng sản xuất có thể bao gồm:

Xác minh nguyên liệu
Xác nhận tỷ lệ blend
Giám sát màu rang
Kiểm soát kích thước xay
Xác minh thành phần
Kiểm tra khối lượng gói
Kiểm tra độ kín
Xem xét in ấn và mã hóa
Dò kim loại khi áp dụng
Lấy mẫu lưu

Nhà sản xuất và người mua nên thống nhất tiêu chí chấp nhận và yêu cầu báo cáo trước khi bắt đầu sản xuất.

Đơn hàng lặp lại và thay đổi mùa vụ

Phê duyệt một mẫu không bảo đảm mọi mùa vụ hoặc lô sản xuất trong tương lai đều giống hệt nhau. Đặc tính cà phê có thể thay đổi theo điều kiện thu hoạch, chế biến và nguồn cung.

Chương trình cung ứng định kỳ có thể yêu cầu:

Phê duyệt mẫu vụ mới
So sánh định kỳ với mẫu tham chiếu
Phê duyệt nguồn gốc thay thế
Khoảng cảm quan cho phép
Mức sai lệch thông số cho phép
Thử nghiệm thành phần thay thế
Lấy mẫu trước khi giao hàng cho một số đơn hàng

Mọi thay đổi đáng kể về nguồn gốc, thành phần blend, phương pháp sản xuất hoặc bao bì nên được thông báo trước khi giao hàng.

Thông tin truy xuất nguồn gốc và EUDR

Phê duyệt mẫu và xem xét truy xuất nguồn gốc là hai quy trình riêng biệt nhưng có liên quan. Một loại cà phê có thể đáp ứng yêu cầu cảm quan nhưng vẫn cần thêm hồ sơ về nguồn gốc, chuỗi cung ứng hoặc tính hợp pháp.

Đối với sản phẩm dành cho Liên minh châu Âu, thông tin liên quan đến EUDR nên được xem xét trước khi phê duyệt lô cuối cùng khi được yêu cầu. Người mua có thể yêu cầu dữ liệu định vị địa lý, hồ sơ chuỗi cung ứng, thông tin pháp lý và chứng từ hỗ trợ.

Không nên mô tả bất kỳ mẫu hoặc sản phẩm nào là sẵn sàng cho EUDR hoặc tuân thủ EUDR cho đến khi thông tin liên quan được xem xét theo yêu cầu thẩm định của người mua. Thông tin chi tiết hơn có tại trang hỗ trợ EUDR và truy xuất nguồn gốc của chúng tôi.

Xử lý khác biệt chất lượng

Nếu lô thương mại khác với mẫu hoặc thông số đã được phê duyệt, các bên nên tuân theo quy trình kiểm tra, thông báo và khiếu nại được quy định trong hợp đồng.

Việc xem xét chất lượng có thể yêu cầu:

Xác định lô bị ảnh hưởng
Xem lại thông số đã được phê duyệt
So sánh mẫu lưu
Xác nhận phương pháp lấy mẫu
Thực hiện lại thử nghiệm vật lý hoặc cảm quan
Sử dụng phòng thí nghiệm hoặc đơn vị kiểm định độc lập
Ghi nhận hình ảnh và kết quả kiểm nghiệm
Đánh giá giải pháp thương mại khả thi

Khiếu nại chất lượng nên dựa trên bằng chứng có hồ sơ thay vì sự không hài lòng chung chung. Thời hạn khiếu nại, quy trình lấy mẫu và phương pháp giải quyết tranh chấp nên được thống nhất trong hợp đồng.

Những sai lầm phổ biến khi phê duyệt mẫu

Một số sai lầm có thể gây hiểu nhầm giữa người mua và nhà cung cấp.

Phê duyệt mẫu không có mã nhận diện
Mặc định mẫu đại diện cho một lô thương mại đang sẵn có
Chỉ sử dụng mô tả chất lượng chung
Bỏ qua thông số vật lý
Thử nghiệm với điều kiện rang hoặc pha không phù hợp
Không ghi lại phản hồi về mẫu
Thay đổi công thức mà không phê duyệt lại
Không lưu mẫu tham chiếu
Yêu cầu kiểm nghiệm trước giao hàng quá muộn
Mặc định một mẫu đại diện cho mọi mùa vụ tương lai

Một quy trình có cấu trúc giúp giảm những rủi ro này.

Quy trình lấy mẫu và phê duyệt chất lượng được khuyến nghị

Một quy trình lấy mẫu và phê duyệt chuyên nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Người mua cung cấp bản mô tả sản phẩm và yêu cầu chất lượng.
Các loại cà phê, sản phẩm hoặc phương án sản xuất hiện có được xem xét.
Loại mẫu và nội dung mà mẫu đại diện được xác nhận.
Số lượng mẫu, chi phí và phương án chuyển phát được thống nhất.
Mẫu được chuẩn bị, ghi nhãn và gửi đi.
Người mua hoàn thành thử nghiệm vật lý, cảm quan hoặc sản xuất.
Phản hồi bằng văn bản được cung cấp.
Mẫu điều chỉnh được chuẩn bị khi cần.
Mẫu cuối cùng và thông số được phê duyệt.
Lô thương mại hoặc mẻ sản xuất được xác nhận.
Lấy mẫu hoặc kiểm định trước giao hàng được thực hiện khi đã thống nhất.
Mẫu tham chiếu và mẫu lưu được bảo quản khi thực tế cho phép.

Quy trình cụ thể có thể được điều chỉnh theo loại sản phẩm, giá trị đơn hàng, chính sách của người mua và yêu cầu của thị trường đích.

Viet Coffee Source hỗ trợ phê duyệt mẫu như thế nào

Viet Coffee Source hỗ trợ người mua chuyên nghiệp tổ chức quy trình lấy mẫu và phê duyệt chất lượng theo loại cà phê, ứng dụng dự kiến và cấu trúc thương mại. Chúng tôi không mặc định một quy trình lấy mẫu phù hợp với mọi sản phẩm.

Phạm vi hỗ trợ của chúng tôi có thể bao gồm:

Xem xét bản mô tả sản phẩm
Điều phối nhà cung cấp và sản phẩm
Sắp xếp mẫu cà phê nhân xanh
Mẫu cà phê rang và instant
Phát triển mẫu blend theo yêu cầu
Điều phối mẫu OEM và nhãn riêng
Nhận diện mẫu và hồ sơ mẫu
Trao đổi về chuyển phát
Làm rõ thông số vật lý
Điều phối phản hồi cảm quan
Sắp xếp mẫu điều chỉnh
Xác nhận mẫu tham chiếu
Điều phối mẫu trước khi giao hàng
Trao đổi về kiểm định độc lập
Điều phối hồ sơ chất lượng

Thông tin cần thiết để yêu cầu mẫu

Để nhận được mẫu phù hợp, người mua nên cung cấp đầy đủ yêu cầu thay vì chỉ đề nghị một mẫu cà phê chung chung.

Yêu cầu nên bao gồm:

Loại sản phẩm
Nguồn gốc ưu tiên
Cấp chất lượng hoặc mục tiêu chất lượng
Phương pháp chế biến
Screen size khi áp dụng
Giới hạn độ ẩm và lỗi
Hồ sơ tách mục tiêu
Mục đích sử dụng
Số lượng mẫu yêu cầu
Phương pháp thử dự kiến
Khối lượng đơn hàng dự kiến
Nhu cầu hằng năm dự kiến
Quốc gia đích
Tài khoản chuyển phát nếu có
Chứng từ phòng thí nghiệm hoặc xuất khẩu yêu cầu

Yêu cầu mẫu cà phê và hỗ trợ phê duyệt chất lượng

Bạn có thể yêu cầu mẫu cà phê và hỗ trợ phê duyệt chất lượng cho cà phê nhân xanh Việt Nam, cà phê rang, blend theo yêu cầu, cà phê instant hoặc sản phẩm nhãn riêng. Để được hỗ trợ về thông số, chuẩn bị mẫu, yêu cầu kiểm nghiệm, phương án chuyển phát hoặc phê duyệt trước khi giao hàng, vui lòng liên hệ Viet Coffee Source.

Nguồn mẫu, số lượng, chi phí, thời gian chuẩn bị, điều kiện chuyển phát và quy trình phê duyệt phụ thuộc vào sản phẩm, nhà cung cấp, lô hiện có, yêu cầu kiểm nghiệm và quốc gia đích. Chất lượng thương mại cuối cùng nên được xác nhận thông qua mẫu đã được phê duyệt, thông số bằng văn bản và hồ sơ hợp đồng.

Mẫu thử & Phê duyệt chất lượng