Declaración de diligencia debida EUDR para importaciones de café
La Declaración de diligencia debida EUDR para importaciones de café es la declaración electrónica que presenta el operador responsable después de completar el procedimiento de diligencia debida y antes de que el café pertinente sea despachado para su libre circulación en la Unión Europea. Mediante esta declaración, conocida habitualmente por las siglas DDS, el operador confirma que ha evaluado el producto conforme al Reglamento de la UE sobre productos libres de deforestación, que no ha identificado ningún riesgo o que el riesgo restante es despreciable y que asume la responsabilidad por la exactitud de los datos declarados y por el cumplimiento del café importado. La DDS no sustituye los registros de los agricultores, la geolocalización de las parcelas, las pruebas de producción legal, el análisis de la deforestación, la trazabilidad de los lotes ni la evaluación del riesgo. Es el resultado formal de un procedimiento ya completado y respaldado por documentación verificable.
Para una importación de café, la DDS debe presentarse mediante el Sistema de Información EUDR con suficiente antelación para que su número de referencia esté disponible durante el procedimiento aduanero. La expedición no debería llegar a la fase de despacho mientras el importador todavía intenta identificar las fincas, obtener coordenadas, confirmar el periodo de producción o reconstruir los movimientos de los lotes. Los datos de origen, la composición del lote, las pruebas legales, la evaluación de la deforestación, la conciliación de las cantidades y la conclusión sobre el riesgo deben estar finalizados, validados y aprobados internamente antes de presentar la declaración aduanera.
¿Qué es una Declaración de diligencia debida EUDR?
La DDS es una declaración electrónica mediante la cual el operador manifiesta que ha ejercido la diligencia debida exigida por el EUDR y que ha concluido que no existe riesgo o que solo existe un riesgo despreciable de que el producto incumpla las condiciones de producción libre de deforestación y producción legal.
En una importación de café, la declaración conecta el producto con:
- El operador europeo responsable de introducirlo en el mercado
- La clasificación aduanera aplicable
- La descripción comercial del café
- La cantidad cubierta por la declaración
- El país de producción
- Todas las parcelas productoras que contribuyeron al producto
- El procedimiento de diligencia debida completado
- La expedición y la declaración aduanera correspondientes
La presentación de la DDS no significa que la Comisión Europea, el Sistema de Información o una autoridad competente hayan certificado o aprobado previamente el café. El operador continúa siendo responsable y debe poder presentar el expediente completo cuando sea solicitado durante un control.
¿Quién presenta la DDS para el café importado?
La responsabilidad principal corresponde normalmente al primer operador establecido en la Unión Europea que introduce el café importado en el mercado de la UE mediante el procedimiento aduanero de despacho a libre circulación. En muchas operaciones, este operador es el importador europeo identificado en el contrato de compra, la factura comercial y los documentos aduaneros.
La empresa responsable debería identificarse antes de cerrar el contrato comercial. Entre los participantes posibles se encuentran:
- Un importador europeo que compra directamente al exportador
- Una empresa comercial de la UE que importa por cuenta propia
- Un tostador europeo que importa café verde directamente
- Un fabricante europeo que importa café tostado o procesado
- Un representante autorizado que actúa dentro de los límites permitidos
- Un representante aduanero que presenta la declaración sin convertirse automáticamente en operador EUDR
Un transitario, agente marítimo, transportista o agente de aduanas no se convierte automáticamente en operador únicamente porque organice la logística o presente la declaración aduanera. Para identificar correctamente al responsable deben revisarse la función comercial, la estructura contractual, la propiedad o los derechos equivalentes sobre la mercancía y el procedimiento aduanero utilizado.
Función del exportador de café situado fuera de la UE
Un exportador vietnamita o establecido en otro país tercero normalmente no presenta la DDS europea de importación solo porque haya producido, vendido o expedido el café. Sin embargo, debe proporcionar al operador europeo toda la información necesaria para completar la diligencia debida.
El expediente suministrado por el exportador puede contener:
- Registros de agricultores, fincas y parcelas
- Coordenadas puntuales o polígonos de las superficies productoras
- Periodos de producción y cosecha
- Pruebas de los derechos de uso del terreno
- Pruebas de producción legal
- Resultados de la evaluación de la deforestación
- Registros de recogida y procesamiento
- Composición de los lotes
- Conciliaciones de cantidades
- Registros del almacén, contenedor y precinto
- Datos de la factura comercial y la packing list
Cuando el exportador no puede proporcionar datos fiables a nivel de parcela, el importador puede ser incapaz de concluir que el riesgo es despreciable y, por tanto, no debería presentar una DDS positiva para la expedición.
¿Cuándo debe presentarse la declaración?
La diligencia debida debe haberse completado y la DDS debe presentarse antes de que el café se comercialice en el mercado europeo. En las importaciones, el número de referencia correspondiente debe estar disponible antes de presentar la declaración aduanera para el despacho a libre circulación.
La secuencia operativa recomendada es:
- Confirmar que el producto está incluido en el ámbito aplicable del EUDR.
- Identificar al operador europeo responsable.
- Identificar la cadena de origen y todas las parcelas participantes.
- Recopilar la información y las pruebas obligatorias.
- Verificar el estado libre de deforestación.
- Verificar la producción legal.
- Evaluar el riesgo de incumplimiento.
- Reducir cualquier riesgo superior al nivel despreciable.
- Confirmar la cantidad y la composición definitiva del lote.
- Presentar la DDS en el Sistema de Información.
- Obtener el número de referencia.
- Relacionar el número con el procedimiento aduanero.
Presentar la DDS después de haber depositado la declaración aduanera no respeta la secuencia prevista para la importación.
Fechas de aplicación del EUDR para las importaciones de café
Según el calendario normativo vigente, las principales obligaciones del EUDR se aplican desde el 30 de diciembre de 2026 a los operadores grandes y medianos. Para las microempresas y pequeñas empresas que cumplen los criterios correspondientes, la fecha principal es generalmente el 30 de junio de 2027.
| Categoría de operador | Fecha de aplicación | Consecuencia para la importación |
|---|---|---|
| Operadores grandes y medianos | 30 de diciembre de 2026 | Las importaciones de café pertinentes deben estar cubiertas por diligencia debida y DDS antes del despacho aduanero. |
| Microempresas y pequeñas empresas admisibles | 30 de junio de 2027 | Se aplica una fecha posterior, pero los sistemas, proveedores y datos geográficos deben prepararse con antelación. |
La fecha de aplicación no debe confundirse con el 31 de diciembre de 2020. La primera determina cuándo comienzan las obligaciones para el operador, mientras que la segunda establece si el terreno de producción puede considerarse libre de deforestación.
¿Qué importaciones de café necesitan una DDS?
La obligación depende de si el producto está incluido en la versión aplicable del Anexo I mediante su código aduanero. El nombre comercial indicado en la factura no es suficiente para determinar el ámbito jurídico.
Los productos que deben revisarse incluyen:
- Café verde en grano
- Café tostado en grano
- Café tostado molido
- Café descafeinado
- Café soluble o instantáneo
- Extractos y concentrados de café
- Café tres en uno
- Productos compuestos que contienen café
- Productos private label
- Muestras destinadas a venta, ensayo, examen o análisis
Antes de importar deben confirmarse el código HS o de la Nomenclatura Combinada, la composición, el procedimiento aduanero, la fecha de importación y la versión del Anexo I vigente en ese momento.
Información incluida en la DDS
La declaración debe contener los datos exigidos por el EUDR y el Sistema de Información. Para una importación de café, los campos principales comprenden:
- Nombre legal del operador
- Dirección del operador
- Número EORI correspondiente
- Código del Sistema Armonizado
- Descripción libre y nombre comercial del producto
- Cantidad cubierta
- País de producción
- Geolocalización de todas las parcelas productoras
- Referencias de declaraciones anteriores cuando sean aplicables
- Confirmación de que la diligencia debida fue completada y el riesgo es nulo o despreciable
- Fecha, nombre y función de la persona que actúa en representación del operador
La correcta cumplimentación técnica no es suficiente cuando los datos subyacentes son incompletos, falsos, contradictorios o imposibles de verificar.
Identidad del operador y número EORI
El nombre y la dirección indicados en la DDS deben corresponder a la persona jurídica que actúa realmente como operador. En una importación, el número EORI debe pertenecer a la misma empresa y estar relacionado con su actividad aduanera.
Los errores frecuentes incluyen:
- Utilizar el nombre del grupo empresarial en lugar de la sociedad importadora
- Introducir al exportador en el campo destinado al operador europeo
- Utilizar el número EORI de otra empresa del grupo
- Indicar nombres legales diferentes en la DDS y la declaración aduanera
- No actualizar el perfil después de un cambio societario
El importador, el representante aduanero y el responsable de cumplimiento deben acordar los datos legales exactos antes de presentar la declaración.
Código HS y descripción del producto
La clasificación indicada en la DDS debe coincidir con la utilizada en los documentos aduaneros. La descripción debe permitir identificar claramente el café cubierto.
Una descripción útil puede incluir:
- Forma verde, tostada, molida o procesada
- Con cafeína o descafeinada
- Especie o mezcla cuando sea comercialmente relevante
- Origen
- Método de procesamiento
- Grado de calidad
- Formato de envasado
- Código del lote comercial
Expresiones generales como “producto alimentario”, “material de café” o “producto agrícola” no garantizan una identificación sólida. La DDS, la factura, la packing list y la declaración aduanera deben referirse al mismo producto.
Cantidad declarada
Para los productos introducidos en el mercado europeo, la cantidad se expresa generalmente en kilogramos de masa neta y, cuando corresponda, en la unidad suplementaria exigida para el código aduanero aplicable.
La cantidad debe conciliarse con:
- Factura comercial
- Packing list
- Conocimiento de embarque
- Registro de carga del contenedor
- Registro de salida del almacén
- Declaración aduanera
- Certificado de peso cuando se utilice
Las tolerancias operativas normales deben evaluarse antes de presentar la DDS. Las diferencias no explicadas pueden provocar solicitudes de aclaración, retrasos o la necesidad de corregir la documentación.
País de producción
El país de producción es aquel donde fue cultivado el café, no el país en el que fue comercializado, almacenado, transbordado, reexportado, tostado o envasado.
Un café cultivado en Vietnam, almacenado temporalmente en Singapur y expedido desde otro puerto continúa teniendo Vietnam como país de producción. La ruta logística no puede sustituir el origen productivo real.
Cuando un producto contiene café cultivado en varios países, deben conservarse las informaciones de todos los orígenes y parcelas participantes.
Geolocalización de todas las parcelas de café
La DDS debe conectar el café con todas las parcelas en las que fue producido. Una coordenada regional, la dirección del exportador, la sede de la cooperativa o la ubicación de la planta de procesamiento no pueden sustituir la geolocalización de los terrenos productores.
Para superficies pequeñas pueden utilizarse coordenadas puntuales. Para parcelas superiores a cuatro hectáreas suele exigirse un polígono que describa todo el perímetro.
El archivo geográfico debería estar conectado con:
- Identificador del agricultor
- Identificador de la finca
- Identificador de la parcela
- Superficie
- Periodo de producción
- Cantidad entregada
- Lote de origen
- Lote final de exportación
Cuando se agrega café de numerosos pequeños productores, deben incluirse todas las parcelas participantes. Cartografiar únicamente una muestra de fincas no cubre el resto del producto.
Fecha o periodo de producción
El expediente debe identificar el momento en el que se produjo el café. Este dato puede expresarse como fecha de cosecha, intervalo de recolección, año de cosecha u otro periodo suficientemente preciso.
El periodo debería ser coherente con:
- Calendario regional de cosecha
- Registros de la finca
- Fechas de entrega de las cerezas o del pergamino
- Fechas de secado
- Fechas de procesamiento
- Registros de entrada en el almacén
- Formación del lote de exportación
Una secuencia imposible, como la entrada de café verde en el almacén antes de la cosecha declarada, debe analizarse antes de presentar la DDS.
La DDS se presenta después de la diligencia debida
La declaración solo puede presentarse después de completar la diligencia debida, que comprende tres fases:
- Recopilación de la información y las pruebas obligatorias
- Evaluación del riesgo de incumplimiento
- Mitigación de cualquier riesgo superior al nivel despreciable
El importador no debería decidir de antemano que el producto es conforme y buscar después documentos que respalden esa conclusión. La evaluación debe derivarse de las pruebas correspondientes al café realmente cubierto.
Información que debe recopilarse antes de la DDS
El expediente de respaldo debería contener:
- Datos del proveedor
- Especificaciones del producto
- País y región de producción
- Registros de agricultores y parcelas
- Archivos de geolocalización
- Periodos de producción
- Pruebas de la evaluación de la deforestación
- Pruebas de producción legal
- Registros de lotes y batches
- Conciliación de cantidades
- Registros de transformación
- Registros de almacén
- Documentos de expedición
Los importadores que compran en diferentes zonas pueden utilizar el conocimiento de los orígenes y estructuras productivas del café vietnamita para desarrollar controles adaptados a cada región.
Verificación del estado libre de deforestación
El operador debe determinar si el café fue producido en terrenos que no sufrieron una deforestación prohibida después del 31 de diciembre de 2020.
Las pruebas pueden incluir:
- Imágenes satelitales históricas
- Mapas oficiales de bosques o cobertura del suelo
- Registros históricos de la finca
- Registros de plantación
- Levantamientos anteriores de las parcelas
- Fotografías con fecha verificable
- Evaluaciones independientes del uso del terreno
Los resultados cartográficos deben interpretarse considerando la resolución de las imágenes, la nubosidad, los árboles de sombra, los cultivos mixtos y las características locales de la cobertura del suelo.
Verificación de la producción legal
El café también debe haberse producido respetando la legislación pertinente del país de origen.
Los ámbitos legales pueden incluir:
- Derechos de uso y tenencia del terreno
- Derechos de propiedad y arrendamiento
- Normas medioambientales
- Leyes forestales y de conservación
- Derechos de terceros
- Normas laborales
- Derechos humanos protegidos por la legislación aplicable
- Derechos de los pueblos indígenas y las comunidades locales
- Normas fiscales y comerciales
- Normas aduaneras y anticorrupción
El documento apropiado depende del sistema jurídico local. Un derecho de uso reconocido legalmente puede ser válido aunque el agricultor no disponga de un título privado de propiedad en la forma utilizada habitualmente en Europa.
Evaluación del riesgo antes de la declaración
Cuando sea necesaria la diligencia debida completa, el importador debe determinar si las pruebas indican un riesgo de incumplimiento.
La evaluación puede considerar:
- Clasificación de riesgo del país
- Presencia de bosques cerca de las parcelas
- Patrones regionales de deforestación
- Fiabilidad de la geolocalización
- Conflictos relacionados con los derechos sobre el terreno
- Autenticidad y coherencia de los documentos
- Complejidad de la cadena de suministro
- Riesgo de mezcla con café desconocido
- Historial del proveedor
- Anomalías cuantitativas
- Comunicaciones fundamentadas de terceros
La conclusión debe explicar por qué no queda ningún riesgo o por qué el riesgo residual es despreciable. Una calificación genérica de “riesgo bajo” no resulta suficiente sin un análisis documentado.
Mitigación del riesgo antes de presentar la DDS
Cuando se identifica un riesgo superior al nivel despreciable, el importador debe reducirlo antes de presentar la declaración.
Las medidas pueden incluir:
- Solicitar los documentos ausentes
- Corregir las coordenadas
- Volver a cartografiar las parcelas
- Utilizar imágenes de mayor resolución
- Realizar verificaciones sobre el terreno
- Encargar auditorías independientes
- Separar las fincas dudosas
- Revisar nuevamente la capacidad productiva
- Suspender al proveedor
- Eliminar las fuentes afectadas del lote
- Rechazar la expedición
Cuando el riesgo no puede reducirse hasta un nivel despreciable, el producto no puede quedar cubierto por una DDS positiva ni comercializarse en el mercado europeo.
Países de bajo riesgo y diligencia debida simplificada
Cuando todo el café procede de países o zonas clasificadas como de bajo riesgo y no existen informaciones de alerta, puede utilizarse una diligencia debida simplificada. Esta reduce determinados requisitos de evaluación y mitigación, pero no elimina la recopilación de datos relativos al producto, las parcelas, la geolocalización, el periodo de producción y la legalidad.
La clasificación de bajo riesgo no constituye una aprobación automática de cada finca. Cuando existen indicios de coordenadas incorrectas, documentos falsos, producción ilegal, conversión forestal o mezcla de origen desconocido, el operador debe investigar.
Café vietnamita y clasificación de bajo riesgo
Vietnam está actualmente clasificado en el sistema de benchmarking EUDR como país de bajo riesgo. Las importaciones vietnamitas que cumplen las condiciones pueden beneficiarse de la diligencia debida simplificada.
El importador debe conservar de todos modos:
- Identificación de las parcelas
- Geolocalización
- Información del periodo de producción
- Pruebas de producción legal
- Pruebas del estado libre de deforestación
- Trazabilidad desde el lote de origen hasta la expedición
- Información correcta en la DDS y los documentos aduaneros
La clasificación simplifica una parte del procedimiento, pero no elimina las pruebas en las que se basa la declaración.
El Sistema de Información EUDR
La DDS se presenta electrónicamente mediante el Sistema de Información EUDR. El operador debe estar registrado correctamente y, para las importaciones, el perfil debe contener la información EORI correspondiente.
El sistema permite:
- Registrar operadores y representantes autorizados
- Crear y presentar declaraciones de diligencia debida
- Registrar productos y cantidades
- Introducir o cargar datos geográficos
- Generar un número de referencia
- Consultar declaraciones existentes
- Conectar las referencias con procesos aduaneros y posteriores
Las empresas con grandes volúmenes pueden utilizar herramientas técnicas de integración, pero la automatización no sustituye la validación de los datos ni la aprobación interna de cumplimiento.
Número de referencia e información de verificación
Después de presentar la DDS, el Sistema de Información genera un número de referencia relacionado con la declaración. Los procesos correspondientes también pueden utilizar información de verificación para controlar el acceso o comprobar la validez de la referencia.
La referencia debe estar vinculada con:
- El operador correcto
- El código HS correcto
- La cantidad declarada
- El lote de café pertinente
- Las parcelas participantes
- La factura comercial
- La packing list
- La declaración aduanera
Un número de referencia válido no convierte en conforme un producto independiente. Utilizar la referencia de otra expedición, producto o proveedor puede constituir una declaración incorrecta o un intento de elusión.
Referencia DDS en la declaración aduanera
La persona que presenta la declaración aduanera debe proporcionar el número de referencia DDS o el identificador aplicable. Por ello, el importador debe transmitir la referencia correcta al representante aduanero antes de depositar la declaración.
Los equipos aduaneros y de cumplimiento deberían comparar:
- Identidad del importador y número EORI
- Código del producto
- Descripción del producto
- País de producción
- Cantidad neta
- Referencias de la factura y packing list
- Número DDS
- Información del contenedor y el lote
Las diferencias deben resolverse antes de la declaración y no después de que la mercancía sea retenida para solicitar aclaraciones.
¿Puede una DDS cubrir varias expediciones?
Una misma DDS puede utilizarse en varias declaraciones aduaneras cuando cubre realmente los productos, las cantidades, las parcelas y la diligencia debida correspondiente a cada expedición. La referencia no puede utilizarse más allá del producto y la cantidad efectivamente declarados.
De igual manera, una declaración aduanera puede contener varias referencias DDS cuando la expedición comprende café cubierto por diferentes declaraciones.
La empresa debería mantener un registro con:
- Cantidad total cubierta por cada DDS
- Cantidad asignada a cada declaración aduanera
- Cantidad restante todavía no asignada
- Lotes y parcelas asociados con cada asignación
- Fecha y estado de cada operación
Este control evita asignaciones duplicadas y la utilización de una declaración para cantidades superiores a su cobertura real.
¿Puede modificarse o anularse una DDS?
El operador debe revisar todos los datos antes de presentar la declaración. La posibilidad de modificar o anular una DDS puede quedar limitada cuando la referencia ya ha sido utilizada en una declaración aduanera, otra DDS o una operación comercial completada.
Antes de la presentación deben confirmarse:
- Código final del producto
- Composición definitiva del lote
- Parcelas productoras definitivas
- Cantidad definitiva
- Operador y número EORI correctos
- País de producción correcto
- Aprobación final de la evaluación del riesgo
Cuando cambia el lote comercial, el responsable de cumplimiento debe determinar si la DDS existente sigue siendo válida o si debe sustituirse.
Modificaciones posteriores a la presentación
Una expedición puede cambiar debido a ajustes de cantidad, sustitución del contenedor, sacos dañados, reclasificación aduanera, eliminación de un lote o sustitución del producto.
Puede ser necesaria una nueva acción cuando:
- Cambia el código HS.
- La cantidad supera la cobertura declarada.
- Cambia el país de producción.
- Se añaden nuevas fincas o parcelas.
- Se sustituye el lote de exportación.
- Entra café desconocido en la expedición.
- Nueva información modifica la conclusión sobre el riesgo.
La comodidad administrativa no debe mantener una declaración asociada a un producto que ya no describe correctamente.
Representantes autorizados
El operador puede designar un representante autorizado para realizar determinadas actividades dentro de los límites permitidos. La autorización debe documentarse y las funciones deben quedar claramente definidas.
Es conveniente especificar:
- Alcance de la autorización
- Acceso al Sistema de Información
- Responsable de validar los datos de origen
- Responsable de aprobar la evaluación del riesgo
- Responsable de presentar la DDS
- Responsable de la comunicación aduanera
- Responsable de conservar la documentación
El uso de un representante no elimina la responsabilidad del operador por el café importado.
Organización del expediente de respaldo
Las pruebas pueden conservarse en el sistema interno del operador en lugar de reproducirse íntegramente en cada declaración. Sin embargo, deben estar organizadas, ser accesibles y encontrarse claramente relacionadas con la referencia DDS.
Una estructura práctica puede incluir:
- Aprobación interna del operador
- Contrato y evaluación del proveedor
- Evaluación del producto y del código HS
- Base de datos de agricultores y parcelas
- Archivos de geolocalización
- Análisis de la deforestación
- Revisión de la producción legal
- Evaluación del riesgo
- Pruebas de mitigación
- Conciliación de lotes y cantidades
- Documentos de expedición y aduaneros
- Copia de la DDS y su referencia
Estos controles pueden integrarse con procedimientos documentados de calidad, trazabilidad y cumplimiento del café.
Trazabilidad de los lotes que respalda la DDS
La declaración debe referirse a café físico identificable. El importador debe poder rastrear el lote hacia atrás hasta todas las parcelas y hacia adelante hasta la declaración aduanera y los clientes posteriores.
Una cadena típica comprende:
- Parcela productora
- Entrega del agricultor
- Lote del recolector o la cooperativa
- Batch de procesamiento
- Lote del beneficio seco
- Lote de almacén
- Lote de exportación
- Contenedor
- Declaración aduanera de importación
- Lote en el almacén del importador
- Batch de tueste o reventa
Cuando se unen varios lotes, todas las entradas deben seguir siendo identificables. Cuando un lote se divide, cada lote derivado debe mantener el vínculo con el lote original.
Conciliación de cantidades
Los controles cuantitativos demuestran que el café declarado puede proceder de manera realista de las fincas identificadas y haber recorrido la cadena documentada.
Pueden compararse:
- Superficie cafetera cartografiada
- Rendimiento previsto
- Cosecha registrada
- Cerezas o pergamino entregados
- Conversión a café verde
- Pérdidas de procesamiento
- Existencias del almacén
- Cantidad exportada
- Masa neta importada
Una cantidad excedente sin explicación puede indicar la entrada de café no documentado y debe investigarse antes de aprobar la DDS.
Coherencia entre la DDS y los documentos comerciales
Los siguientes documentos deben describir la misma operación:
- Contrato de compra
- Factura comercial
- Packing list
- Conocimiento de embarque
- Certificado de origen cuando se utilice
- Certificado de calidad
- Certificado fitosanitario u otro documento necesario
- DDS
- Declaración aduanera
No todos contienen exactamente los mismos campos, pero la información común relativa a las partes, el producto, el origen, la cantidad y el lote no debe ser contradictoria.
Errores habituales en la DDS para importaciones de café
- Presentar la declaración antes de completar la evaluación del riesgo
- Introducir al exportador en lugar del operador europeo
- Utilizar un número EORI incorrecto
- Seleccionar un código HS equivocado
- Utilizar una descripción excesivamente general
- Declarar el peso bruto en lugar de la masa neta exigida
- Indicar el país de expedición en lugar del país de producción
- Proporcionar únicamente las coordenadas de la cooperativa o el almacén
- Omitir fincas participantes de un lote agregado
- Utilizar coordenadas copiadas o no válidas
- No conciliar las cantidades
- Utilizar una referencia para café no relacionado
- Presentar la DDS después de la declaración aduanera
- Considerar que una certificación demuestra automáticamente el cumplimiento
- Suponer que el bajo riesgo elimina los datos de las parcelas
Señales de alerta para los importadores
El importador debería suspender el procedimiento cuando:
- El exportador no identifica todas las fincas participantes.
- La misma coordenada aparece para numerosos productores independientes.
- La superficie cartografiada no puede justificar el volumen suministrado.
- Las fechas de cosecha no coinciden con la temporada local.
- Los documentos del terreno no identifican al productor o al usuario legal.
- El lote fue mezclado antes de la verificación.
- La trazabilidad termina en la cooperativa.
- La cantidad expedida difiere sustancialmente del lote aprobado.
- El proveedor sostiene que una certificación es suficiente.
- El equipo no puede reconstruir la base de la conclusión sobre el riesgo.
Conservación de la documentación
El operador debe conservar las declaraciones y sus documentos de respaldo durante al menos cinco años. La información debe continuar disponible aunque cambien empleados, representantes aduaneros, proveedores o sistemas informáticos.
La conservación debería incluir:
- DDS presentadas
- Números de referencia
- Archivos de geolocalización
- Registros de proveedores y fincas
- Evaluaciones del riesgo
- Medidas de mitigación
- Pruebas de legalidad
- Pruebas de la evaluación de la deforestación
- Registros de los lotes
- Controles cuantitativos
- Documentos aduaneros y de expedición
- Comunicaciones sobre correcciones o nueva información
Nueva información después de la importación
Cuando el operador recibe nueva información que indica un posible problema de cumplimiento, debe actuar inmediatamente. Puede ser necesario informar a las autoridades y a las empresas posteriores, detener la distribución, aislar las existencias, realizar verificaciones adicionales y aplicar medidas correctoras.
La nueva información puede referirse a:
- Una comunicación fundamentada sobre deforestación
- Coordenadas falsas
- Uso ilegal del terreno
- Mezcla no declarada
- Documentos falsificados del proveedor
- Anomalías cuantitativas que revelan una fuente desconocida
La DDS original no constituye una protección permanente frente a pruebas descubiertas posteriormente.
Transmisión de la referencia a las empresas posteriores
El operador responsable debe comunicar a las empresas posteriores los números de referencia asociados con el café suministrado. Cada empresa debe mantener una conexión clara entre el producto recibido y la referencia correspondiente.
Los registros posteriores pueden incluir:
- Identidad del proveedor
- Factura de compra
- Código del lote de entrada
- Número DDS
- Cantidad recibida
- Registros de procesamiento o reventa
- Código del lote de salida
- Cliente suministrado
La referencia no debe aplicarse a productos o cantidades no cubiertos por la declaración original.
Aprobación interna antes de presentar la DDS
La empresa debería establecer un procedimiento documentado de aprobación en lugar de permitir que cualquier usuario con acceso al sistema presente una declaración.
La aprobación puede comprender:
- Control de la clasificación del producto
- Aprobación del proveedor
- Validación de la geolocalización
- Revisión de la producción legal
- Aprobación de la evaluación de la deforestación
- Aprobación de la evaluación del riesgo
- Conciliación de lotes y cantidades
- Comparación con los datos aduaneros
- Autorización final de la dirección
La persona que presenta la declaración debe comprender su significado y no considerarla un formulario de expedición rutinario.
Checklist de documentos de importación
- Nombre legal del operador confirmado
- Número EORI confirmado
- Código HS confirmado
- Descripción del producto confirmada
- País de producción confirmado
- Cantidad neta confirmada
- Todas las parcelas identificadas
- Geolocalización validada
- Periodo de producción registrado
- Pruebas de ausencia de deforestación revisadas
- Pruebas de producción legal revisadas
- Evaluación del riesgo completada cuando sea necesaria
- Mitigación completada cuando sea necesaria
- Composición del lote confirmada
- Cantidades conciliadas
- DDS presentada
- Número de referencia obtenido
- Referencia transmitida al declarante aduanero
- Declaración aduanera comparada con la DDS
- Documentación conservada durante al menos cinco años
Procedimiento recomendado para importadores de café
- Confirmar el ámbito EUDR y la clasificación aduanera.
- Identificar al operador europeo responsable.
- Confirmar la fecha de aplicación correspondiente.
- Exigir contractualmente datos a nivel de parcela.
- Registrar y validar proveedores, fincas y parcelas.
- Recopilar geolocalización y periodos de producción.
- Evaluar el estado libre de deforestación.
- Examinar las pruebas de producción legal.
- Crear trazabilidad desde las parcelas hasta la expedición.
- Conciliar cantidades productivas y comerciales.
- Completar la evaluación del riesgo exigida.
- Mitigar cualquier riesgo no despreciable.
- Confirmar los datos comerciales y aduaneros definitivos.
- Presentar la DDS en el Sistema de Información.
- Registrar el número de referencia.
- Transmitir la referencia al declarante aduanero.
- Comprobar el despacho respecto al producto y la cantidad.
- Transmitir las referencias necesarias a las empresas posteriores.
- Supervisar nueva información de cumplimiento.
- Conservar el expediente completo durante al menos cinco años.
Valor comercial de una cadena preparada para la DDS
Un procedimiento bien preparado puede reducir retrasos aduaneros, controversias documentales e incertidumbre para el comprador. Los exportadores capaces de facilitar datos validados de las parcelas y registros estables de los lotes pueden ser preferidos por los importadores europeos aunque no ofrezcan el precio más bajo.
Los programas de suministro pueden comprender:
- Robusta comercial trazable
- Arábica trazable hasta la finca
- Microlotes Fine Robusta
- Lotes regionales físicamente separados
- Café certificado con pruebas EUDR
- Café tostado private label
- Mezclas de espresso documentadas
- Cadenas trazables de café procesado
Los proveedores que preparan café para clientes europeos pueden utilizar servicios estructurados de exportación, trazabilidad y documentación del café.
Evaluación final
La Declaración de diligencia debida EUDR para importaciones de café es la confirmación formal del operador de que el producto importado ha superado el procedimiento exigido y no presenta ningún riesgo o presenta únicamente un riesgo despreciable de incumplimiento. La declaración debe identificar correctamente al operador, el producto, la cantidad, el país de producción y todas las parcelas participantes, y su referencia debe estar disponible para el procedimiento aduanero.
La DDS solo es tan fiable como los registros que la respaldan. La geolocalización incompleta, las fincas desconocidas, las cantidades incoherentes, las declaraciones legales sin pruebas o las mezclas no documentadas no pueden corregirse simplemente presentando un formulario electrónico.
Los importadores deben completar la diligencia debida antes de la declaración aduanera, comparar la expedición definitiva con la DDS y conservar las pruebas para posibles controles. Las empresas interesadas en café vietnamita verde, tostado o procesado con requisitos EUDR definidos pueden enviar una consulta mayorista personalizada indicando producto, origen, cantidad, destino, procesamiento, envasado y datos de diligencia debida necesarios.