Chứng nhận

Chứng nhận cung cấp bằng chứng có cấu trúc rằng một nhà sản xuất cà phê, đơn vị chế biến, nhà xuất khẩu, nhà rang xay, nhà sản xuất, kho hàng, phòng thí nghiệm, sản phẩm hoặc chương trình chuỗi cung ứng đã được đánh giá theo các yêu cầu xác định. Đối với người mua chuyên nghiệp, chứng nhận có thể hỗ trợ phê duyệt nhà cung cấp, quản lý an toàn thực phẩm, chương trình bền vững, tuyên bố hữu cơ, yêu cầu tôn giáo, truy xuất nguồn gốc, sản xuất nhãn riêng và chứng từ cho thị trường đích. Tuy nhiên, chứng nhận luôn cần được rà soát theo chủ sở hữu, địa điểm được chứng nhận, phạm vi, sản phẩm được bao phủ, tổ chức cấp, thời hạn hiệu lực và mối liên hệ với lô thương mại cụ thể.

Viet Coffee Source hỗ trợ người mua chuyên nghiệp điều phối các yêu cầu chứng nhận với các nhà sản xuất cà phê, đơn vị chế biến, nhà xuất khẩu, nhà rang xay, nhà sản xuất cà phê instant, cơ sở đóng gói, phòng thí nghiệm và đối tác kiểm định được lựa chọn tại Việt Nam. Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm thu thập chứng nhận, rà soát phạm vi, kiểm tra hiệu lực, xác minh sản phẩm được bao phủ, điều phối chứng từ nhà cung cấp, lập kế hoạch phòng thí nghiệm, rà soát truy xuất nguồn gốc, chứng từ nhãn riêng và xác minh trước giao hàng. Viet Coffee Source không thay thế tổ chức chứng nhận, phòng thí nghiệm được công nhận, công ty kiểm định, cơ quan có thẩm quyền hoặc trách nhiệm pháp lý của nhà nhập khẩu. Yêu cầu chứng nhận cuối cùng phụ thuộc vào sản phẩm, cơ sở, chính sách người mua, thị trường đích, tuyên bố thương mại, lô và hợp đồng.

Vì sao chứng nhận cà phê quan trọng

Chứng nhận có thể giúp người mua đánh giá liệu nhà cung cấp có vận hành hệ thống được xác định, tuân theo yêu cầu sản xuất đã chọn hoặc tham gia một chương trình an toàn thực phẩm, bền vững, hữu cơ hoặc chuỗi kiểm soát được công nhận hay không. Chứng nhận cũng có thể giảm khoảng cách thông tin giữa nhà sản xuất, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, nhà bán lẻ, nhà phân phối và người tiêu dùng.

Các chứng nhận liên quan có thể giúp:

• Hỗ trợ phê duyệt nhà cung cấp
• Chứng minh hệ thống quản lý an toàn thực phẩm có cấu trúc
• Hỗ trợ tuyên bố hữu cơ hoặc bền vững
• Xác nhận một số yêu cầu sản xuất liên quan đến tôn giáo
• Cung cấp bằng chứng về hệ thống quản lý đã được đánh giá
• Hỗ trợ chương trình nhãn riêng và bán lẻ
• Cải thiện tính nhất quán của chứng từ
• Hỗ trợ chương trình truy xuất và chuỗi kiểm soát
• Rút ngắn thời gian phê duyệt nhà cung cấp
• Cung cấp cơ sở cho đánh giá và quản lý rủi ro của người mua
• Hỗ trợ yêu cầu chứng từ của khách hàng
• Tăng mức độ tin cậy trước sản xuất thương mại

Chứng nhận không tự động chứng minh rằng mọi lô đều đáp ứng mọi thông số sản phẩm. Người mua nên kết hợp rà soát chứng nhận với thông số bằng văn bản, mẫu đã phê duyệt, quy trình kiểm soát chất lượng, thử nghiệm phòng thí nghiệm và xác minh lô hàng.

Chứng nhận, kiểm định và thử nghiệm sản phẩm

Chứng nhận, kiểm định và thử nghiệm là các hoạt động có liên quan nhưng khác nhau. Mỗi hoạt động cung cấp một loại bằng chứng riêng.

Một nhà cung cấp có thể có chứng nhận hợp lệ nhưng vẫn sản xuất một lô không đáp ứng yêu cầu về độ ẩm, lỗi, hương vị, bao bì hoặc ghi nhãn của người mua. Vì vậy, chứng nhận nên được xem là một phần của quy trình quản lý nhà cung cấp và chất lượng rộng hơn.

Các nhóm chứng nhận cà phê chính

Yêu cầu chứng nhận thay đổi theo loại cà phê, quy trình sản xuất, thị trường đích, chính sách người mua và tuyên bố thương mại.

Gói chứng nhận phù hợp nên được lựa chọn theo dự án thực tế thay vì yêu cầu mọi chứng nhận hiện có.

Chứng nhận quản lý an toàn thực phẩm

Chứng nhận quản lý an toàn thực phẩm đánh giá liệu cơ sở có vận hành các hệ thống được lập thành văn bản để nhận diện, kiểm soát và theo dõi mối nguy an toàn thực phẩm hay không. Chúng có thể liên quan đến đơn vị chế biến cà phê, nhà rang xay, nhà sản xuất cà phê instant, cơ sở phối trộn, nhà máy đóng gói và nhà sản xuất nhãn riêng.

Phạm vi rà soát có thể bao gồm:

• Trách nhiệm quản lý
• Phân tích mối nguy
• Thực hành sản xuất tốt
• Vệ sinh cá nhân
• Vệ sinh và khử trùng
• Kiểm soát côn trùng
• Kiểm soát chất lượng nước
• Kiểm soát dị vật
• Phê duyệt nhà cung cấp
• Truy xuất nguồn gốc
• Quy trình thu hồi
• Hành động khắc phục và phòng ngừa
• Đánh giá nội bộ
• Kiểm soát tài liệu và hồ sơ

Phạm vi chứng nhận phải bao gồm đúng địa điểm và hoạt động liên quan. Chứng nhận chỉ bao phủ lưu kho cà phê nhân có thể không bao phủ rang, xay, phối trộn hoặc đóng gói bán lẻ tại một cơ sở khác.

Chương trình dựa trên HACCP

Chương trình Phân tích mối nguy và Điểm kiểm soát tới hạn tập trung vào nhận diện các mối nguy sinh học, hóa học và vật lý có thể xảy ra và thiết lập biện pháp kiểm soát phù hợp. HACCP có thể hoạt động như một hệ thống nội bộ, yêu cầu của người mua hoặc một phần của chương trình quản lý an toàn thực phẩm rộng hơn.

Rà soát HACCP có thể bao gồm:

• Mô tả sản phẩm
• Mục đích sử dụng
• Sơ đồ quy trình
• Nhận diện mối nguy
• Đánh giá rủi ro
• Biện pháp kiểm soát
• Điểm kiểm soát tới hạn khi áp dụng
• Giới hạn tới hạn
• Quy trình giám sát
• Hành động khắc phục
• Hoạt động xác minh
• Lưu hồ sơ

Chỉ có tài liệu HACCP không xác nhận việc triển khai hiệu quả. Người mua có thể cần thêm thông tin đánh giá, hồ sơ sản xuất hoặc đánh giá cơ sở.

Chương trình GMP và vệ sinh

Thực hành sản xuất tốt tạo nền tảng vận hành cho sản xuất thực phẩm an toàn và có kiểm soát. Yêu cầu GMP có thể được đánh giá độc lập hoặc tích hợp trong một hệ thống chứng nhận rộng hơn.

Các lĩnh vực GMP điển hình bao gồm:

• Thiết kế và bảo trì cơ sở
• Tình trạng thiết bị
• Vệ sinh nhân viên
• Trang phục bảo hộ
• Quy trình vệ sinh
• Kiểm soát hóa chất
• Phòng ngừa côn trùng
• Quản lý chất thải
• Kiểm soát thủy tinh và nhựa giòn
• Phòng ngừa dị vật
• Thực hành lưu kho
• Giải phóng dây chuyền sản xuất

GMP đặc biệt quan trọng đối với cà phê rang, cà phê xay, cà phê instant, cà phê túi lọc, cà phê có hương và sản phẩm đồ uống có công thức.

Hệ thống quản lý dựa trên ISO

Chứng nhận dựa trên ISO có thể liên quan đến an toàn thực phẩm, chất lượng, quản lý môi trường hoặc các hệ thống vận hành khác. Người mua nên rà soát tiêu chuẩn cụ thể, hoạt động được chứng nhận và cơ sở thay vì chỉ dựa vào tên ISO.

Việc rà soát có thể xem xét:

• Số hiệu và phiên bản tiêu chuẩn
• Chủ sở hữu chứng nhận
• Địa chỉ được chứng nhận
• Tuyên bố phạm vi
• Hoạt động được bao phủ
• Sản phẩm được bao phủ
• Tổ chức chứng nhận
• Thông tin công nhận
• Ngày cấp
• Ngày hết hạn
• Tình trạng giám sát
• Tình trạng đình chỉ hoặc thu hồi

Chứng nhận quản lý chất lượng có thể chứng minh quy trình được lập thành văn bản, nhưng không thay thế kiểm định theo sản phẩm, cupping hoặc thử nghiệm phòng thí nghiệm.

Chương trình an toàn thực phẩm được công nhận toàn cầu

Một số nhà bán lẻ quốc tế, chủ thương hiệu và doanh nghiệp food service yêu cầu nhà cung cấp vận hành chương trình chứng nhận được công nhận thông qua các hệ thống đánh giá an toàn thực phẩm toàn cầu. Chương trình yêu cầu có thể phụ thuộc vào chính sách nhà cung cấp của người mua và hoạt động sản xuất.

Người mua nên xác nhận:

• Chương trình được yêu cầu có được người mua chấp nhận hay không
• Địa điểm sản xuất thực tế có được chứng nhận hay không
• Phạm vi có bao phủ sản phẩm hay không
• Chứng nhận có đang còn hiệu lực hay không
• Có phát hiện lớn nào chưa được xử lý hay không
• Hoạt động thuê ngoài có được bao phủ hay không
• Hoạt động đóng gói có nằm trong phạm vi hay không

Không phải mọi dự án cà phê đều cần cùng một chứng nhận an toàn thực phẩm. Yêu cầu nên được xác nhận trước khi lựa chọn nhà cung cấp và sản xuất thương mại.

Chứng nhận quản lý chất lượng

Chứng nhận quản lý chất lượng tập trung vào quy trình có tài liệu, yêu cầu khách hàng, quản lý rủi ro, sản phẩm không phù hợp, hành động khắc phục và cải tiến liên tục.

Chứng nhận có thể hỗ trợ:

• Kiểm soát tài liệu
• Quản lý thông số
• Đánh giá nhà cung cấp
• Lập kế hoạch sản xuất
• Hiệu chuẩn thiết bị
• Xử lý khiếu nại
• Hành động khắc phục
• Đánh giá nội bộ
• Rà soát của ban quản lý
• Theo dõi hiệu suất

Chứng nhận quản lý chất lượng không xác định cấp hạng, độ ẩm, lỗi, mức rang, mức xay hoặc yêu cầu hương vị của người mua. Các yêu cầu này nên được xây dựng riêng thông qua thông số sản phẩm.

Chứng nhận cà phê hữu cơ

Chứng nhận hữu cơ hỗ trợ tuyên bố rằng cà phê đã được sản xuất, xử lý, chế biến và lập hồ sơ theo một chương trình hữu cơ áp dụng. Yêu cầu có thể ảnh hưởng đến trang trại, nhóm nhà sản xuất, đơn vị thu mua, nhà chế biến, kho, nhà xuất khẩu, nhà rang xay, nhà sản xuất và cơ sở đóng gói.

Một chương trình hữu cơ có thể yêu cầu:

• Thực hành sản xuất được phê duyệt
• Hạn chế đối với một số đầu vào nông nghiệp
• Kiểm soát trang trại hoặc nhóm nhà sản xuất có tài liệu
• Tách biệt nguyên liệu hữu cơ và không hữu cơ
• Quy trình vệ sinh và chuyển đổi
• Đối chiếu đầu vào và đầu ra
• Truy xuất lô
• Phụ gia hỗ trợ chế biến được phê duyệt
• Phê duyệt nhãn
• Chứng từ giao dịch hoặc lô hàng
• Kiểm tra định kỳ
• Kiểm soát hoạt động thuê ngoài

Chứng nhận hữu cơ phải bao phủ đúng đơn vị vận hành, hoạt động, sản phẩm và chương trình thị trường. Tình trạng hữu cơ ở cấp trang trại không tự động cho phép mọi nhà chế biến, nhà xuất khẩu, nhà rang xay hoặc nhà đóng gói bán thành phẩm dưới dạng hữu cơ được chứng nhận.

Phạm vi hữu cơ và sản phẩm được bao phủ

Chứng nhận hữu cơ thường có phụ lục, danh sách sản phẩm hoặc bảng phạm vi. Người mua nên xác minh liệu sản phẩm cà phê cụ thể có được bao phủ hay không.

Việc rà soát có thể xác nhận:

• Cà phê nhân xanh
• Cà phê rang
• Cà phê xay
• Cà phê instant
• Sản phẩm có công thức
• Hoạt động đóng gói
• Hoạt động lưu kho
• Hoạt động xuất khẩu hoặc thương mại
• Tuyên bố nhãn được phép
• Chương trình hữu cơ áp dụng

Chứng nhận bao phủ cà phê nhân có thể không bao phủ sản phẩm ba trong một chứa đường, creamer và các nguyên liệu khác.

Chuỗi kiểm soát hữu cơ

Tính toàn vẹn hữu cơ phải được duy trì trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Nguyên liệu được chứng nhận phải luôn có thể nhận diện và kiểm soát từ nhà sản xuất được phê duyệt qua chế biến, lưu kho, xuất khẩu và đóng gói cuối cùng.

Hồ sơ chuỗi kiểm soát có thể bao gồm:

• Chứng nhận nhà cung cấp
• Tham chiếu trang trại hoặc nhóm nhà sản xuất
• Hồ sơ mua hàng
• Hồ sơ nhập hàng
• Số lô
• Hồ sơ chế biến
• Hồ sơ vệ sinh
• Tính toán cân bằng khối lượng
• Hồ sơ kho
• Hồ sơ bán hàng
• Chứng từ lô hàng
• Chứng nhận giao dịch khi áp dụng

Thông tin thêm về kiểm soát theo lô có tại trang truy xuất nguồn gốc của chúng tôi.

Chứng nhận bền vững

Chứng nhận bền vững có thể đánh giá yêu cầu môi trường, xã hội, kinh tế và quản lý trang trại. Tiêu chí cụ thể phụ thuộc vào chương trình được lựa chọn.

Các lĩnh vực có thể bao gồm:

• Quản lý trang trại
• Bảo vệ đất
• Quản lý nước
• Kiểm soát hóa chất nông nghiệp
• Bảo vệ đa dạng sinh học
• Quản lý chất thải
• Sức khỏe và an toàn người lao động
• Điều kiện lao động
• Phòng ngừa lao động trẻ em
• Gắn kết cộng đồng
• Đào tạo nhà sản xuất
• Truy xuất nguồn gốc
• Kiểm soát chuỗi cung ứng

Người mua nên phân biệt giữa cà phê được chứng nhận, chương trình xác minh, quy tắc ứng xử của nhà cung cấp và tuyên bố bền vững không có bằng chứng.

Chương trình Rainforest và bền vững trang trại

Chương trình bền vững trang trại có thể bao gồm yêu cầu đối với nhà sản xuất, hệ thống quản lý nhóm, kiểm tra nội bộ, đánh giá bên ngoài và truy xuất chuỗi cung ứng.

Người mua có thể rà soát:

• Chủ sở hữu chứng nhận
• Phạm vi nhóm nhà sản xuất
• Sản lượng được chứng nhận
• Niên vụ
• Tình trạng chuỗi kiểm soát
• Mô hình cân bằng khối lượng hoặc tách biệt
• Ủy quyền của nhà cung cấp
• Hồ sơ giao dịch
• Quyền sử dụng tuyên bố và logo

Khả năng cung cấp phụ thuộc vào nguồn gốc, mạng lưới nhà cung cấp, sản lượng và tình trạng chứng nhận. Sản lượng được chứng nhận nên được xác nhận trước khi chào bán thương mại.

Chương trình Fair Trade và chứng nhận xã hội

Chương trình thương mại công bằng và xã hội có thể tập trung vào tổ chức nhà sản xuất, điều kiện làm việc, cơ cấu mua hàng, khoản premium, lợi ích cộng đồng hoặc thực hành lao động có trách nhiệm.

Các lĩnh vực rà soát có thể bao gồm:

• Tổ chức nhà sản xuất đủ điều kiện
• Nhà giao dịch hoặc nhà xuất khẩu được chứng nhận
• Nhóm sản phẩm được chứng nhận
• Sản lượng khả dụng
• Yêu cầu giá tối thiểu khi áp dụng
• Yêu cầu premium
• Mô hình truy xuất
• Yêu cầu chuỗi kiểm soát
• Phê duyệt tuyên bố
• Chứng từ giao dịch

Các điều khoản thương mại liên quan đến chương trình chứng nhận xã hội nên được làm rõ trước khi hoàn tất báo giá.

4C và các chương trình xác minh

Chương trình xác minh có thể cung cấp khung có cấu trúc cho thực hành kinh tế, xã hội và môi trường nhưng không nhất thiết theo cùng mô hình chứng nhận với các chương trình khác. Người mua nên xác nhận tình trạng chương trình, đơn vị được bao phủ, lựa chọn truy xuất và tuyên bố được phép.

Việc rà soát có thể bao gồm:

• Đơn vị sản xuất được xác minh
• Thời hạn hiệu lực
• Sản lượng được bao phủ
• Thành viên chuỗi cung ứng
• Mô hình truy xuất
• Chứng từ khả dụng
• Tuyên bố truyền thông được phép

Các thuật ngữ chứng nhận, xác minh và chương trình tuân thủ không nên được sử dụng thay thế cho nhau nếu chưa kiểm tra quy định áp dụng.

Chứng nhận Halal

Chứng nhận Halal có thể được yêu cầu đối với cà phê rang, cà phê instant, sản phẩm ba trong một, cà phê có hương và các sản phẩm đồ uống có công thức khác. Cà phê nguyên chất có thể có vẻ đơn giản, nhưng phụ gia hỗ trợ chế biến, hương liệu, creamer, hóa chất vệ sinh, thiết bị dùng chung và hoạt động đóng gói có thể ảnh hưởng đến yêu cầu chứng nhận.

Rà soát Halal có thể bao gồm:

• Phê duyệt nguyên liệu
• Tuyên bố của nhà cung cấp
• Phụ gia hỗ trợ chế biến
• Hệ hương liệu
• Thành phần creamer
• Quy trình vệ sinh
• Phòng ngừa nhiễm chéo
• Tách biệt lưu kho
• Lập lịch sản xuất
• Vật liệu bao bì
• Nội dung nhãn
• Địa điểm sản xuất được chứng nhận

Chứng nhận Halal nên được cấp bởi tổ chức được người mua hoặc thị trường đích chấp nhận. Yêu cầu chấp nhận có thể khác nhau giữa các quốc gia và khách hàng.

Chứng nhận Kosher

Chứng nhận Kosher có thể được yêu cầu bởi một số người mua, nhà bán lẻ hoặc thị trường đích. Yêu cầu có thể áp dụng cho nguyên liệu, thiết bị chế biến, vệ sinh, lịch sản xuất và giám sát tại cơ sở.

Việc rà soát có thể bao gồm:

• Cơ sở được chứng nhận
• Danh sách sản phẩm được chứng nhận
• Nguyên liệu được phê duyệt
• Nhà cung cấp được phê duyệt
• Tình trạng dairy, non-dairy hoặc tình trạng khác
• Điều kiện sử dụng thiết bị
• Kiểm soát vệ sinh và chuyển đổi
• Ủy quyền nhãn và biểu tượng
• Thời hạn hiệu lực

Chứng nhận cơ sở cần được đối chiếu với sản phẩm cụ thể vì không phải mọi sản phẩm sản xuất tại địa điểm đều được bao phủ.

Tuyên bố Vegan và Vegetarian

Tuyên bố vegan hoặc vegetarian có thể liên quan đến đồ uống instant, cà phê có hương và sản phẩm ba trong một. Các tuyên bố này có thể phụ thuộc vào thành phần nguyên liệu, phụ gia hỗ trợ chế biến và kiểm soát nhiễm chéo.

Việc xác minh có thể xem xét:

• Nguồn gốc creamer
• Chất mang hương
• Chất nhũ hóa
• Chất chống vón
• Phụ gia hỗ trợ chế biến
• Tuyên bố của nhà cung cấp
• Rủi ro từ thiết bị dùng chung
• Nội dung nhãn
• Yêu cầu thử nghiệm hoặc chứng nhận

Tuyên bố nên được hỗ trợ bằng công thức thực tế và chứng từ nhà cung cấp thay vì suy đoán từ tên sản phẩm.

Tuyên bố không gluten và liên quan đến dị ứng

Cà phê nguyên chất thường không được pha chế với nguyên liệu chứa gluten, nhưng sản phẩm có công thức có thể chứa nguyên liệu hoặc được sản xuất tại cơ sở nơi cần đánh giá rủi ro nhiễm chéo dị ứng.

Việc rà soát có thể bao gồm:

• Thông số nguyên liệu
• Tuyên bố chất gây dị ứng
• Tuyên bố nhà cung cấp
• Thông tin dây chuyền dùng chung
• Xác nhận vệ sinh
• Ngưỡng của thị trường đích
• Yêu cầu thử nghiệm
• Tuyên bố nhãn

Nhà nhập khẩu nên xác nhận yêu cầu pháp lý cho mọi tuyên bố không gluten hoặc liên quan đến dị ứng tại thị trường đích.

Chứng nhận địa lý và nguồn gốc

Một số chương trình cà phê có thể liên quan đến chỉ dẫn địa lý, hệ thống bảo hộ nguồn gốc, nhãn hiệu tập thể hoặc chứng nhận vùng. Các chương trình này có thể giới hạn vùng sản xuất đủ điều kiện, nhà sản xuất, phương pháp chế biến và việc sử dụng tên thương mại.

Việc rà soát chương trình nguồn gốc có thể bao gồm:

• Khu vực địa lý được bảo hộ
• Nhà sản xuất đủ điều kiện
• Phương pháp chế biến được phê duyệt
• Thông số sản phẩm
• Yêu cầu truy xuất
• Ủy quyền sử dụng logo hoặc tên
• Tình trạng chứng nhận hoặc thành viên
• Yêu cầu chứng từ xuất khẩu

Tên vùng không nên được sử dụng như một tuyên bố địa lý được chứng nhận nếu chưa đáp ứng yêu cầu chương trình áp dụng.

Công nhận phòng thí nghiệm

Công nhận phòng thí nghiệm cung cấp bằng chứng rằng phòng thí nghiệm đã chứng minh năng lực đối với các hoạt động thử nghiệm xác định. Người mua nên xác nhận phương pháp cần thiết có nằm trong phạm vi được công nhận của phòng thí nghiệm hay không.

Việc rà soát phòng thí nghiệm có thể xem xét:

• Tổ chức công nhận
• Tiêu chuẩn công nhận
• Địa chỉ phòng thí nghiệm
• Phạm vi được công nhận
• Phương pháp thử cụ thể
• Khoảng đo
• Loại mẫu
• Hiệu lực công nhận
• Việc thuê ngoài thử nghiệm
• Định dạng báo cáo

Một phòng thí nghiệm có thể được công nhận cho một số phương pháp nhưng không phải mọi phép thử mà họ cung cấp. Vì vậy, phương pháp cụ thể nên được kiểm tra trước khi gửi mẫu.

Công nhận công ty kiểm định

Khi cần kiểm định độc lập, người mua có thể cần rà soát năng lực, công nhận, kinh nghiệm và quy trình báo cáo của công ty kiểm định.

Việc rà soát có thể bao gồm:

• Phạm vi kiểm định
• Kinh nghiệm trong ngành cà phê
• Quy trình lấy mẫu
• Năng lực xác minh trọng lượng
• Năng lực giám sát xếp hàng
• Điều phối phòng thí nghiệm
• Kiểm soát xung đột lợi ích
• Tình trạng công nhận
• Định dạng báo cáo
• Phạm vi địa lý

Phạm vi kiểm định nên được thống nhất trước khi công ty đến kho, nhà máy hoặc địa điểm xếp hàng.

Certificate of Analysis

Certificate of analysis thường không giống chứng nhận hệ thống quản lý. Tài liệu này báo cáo kết quả thử nghiệm được lựa chọn cho một mẫu hoặc lô.

Certificate of analysis có thể bao gồm:

• Tên sản phẩm
• Số lô
• Ngày lấy mẫu
• Ngày thử nghiệm
• Chỉ tiêu thử
• Phương pháp thử
• Kết quả
• Đơn vị
• Giới hạn chấp nhận
• Phòng thí nghiệm hoặc đơn vị phát hành
• Phê duyệt được ủy quyền

Người mua nên xác minh mẫu được thử đại diện cho lô thương mại và các chỉ tiêu cần thiết đã được bao gồm.

Chứng nhận chất lượng

Chứng nhận chất lượng có thể tóm tắt kết quả vật lý, cảm quan hoặc thương mại của một lô cà phê cụ thể. Nội dung phụ thuộc vào nhà cung cấp, công ty kiểm định, phòng thí nghiệm hoặc hợp đồng.

Tài liệu có thể bao gồm:

• Nguồn gốc
• Cấp hạng
• Kích cỡ sàng
• Độ ẩm
• Số lượng lỗi
• Tạp chất
• Kết quả cupping
• Khối lượng tịnh
• Nhận diện lô
• Ngày kiểm định

Thuật ngữ “chứng nhận chất lượng” không đủ rõ nếu đứng một mình. Người mua nên quy định phép thử, phương pháp, đơn vị phát hành và tiêu chí chấp nhận.

Chứng nhận kiểm dịch thực vật

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật có thể được yêu cầu đối với một số sản phẩm thực vật và điểm đến, đặc biệt là cà phê nhân xanh. Yêu cầu phụ thuộc vào dạng hàng hóa, quốc gia đích và quy định kiểm dịch thực vật áp dụng.

Việc điều phối có thể liên quan đến:

• Mô tả hàng hóa
• Thông tin thực vật học khi cần
• Nguồn gốc
• Số lượng
• Bao bì
• Sắp xếp kiểm tra
• Thông tin xử lý khi áp dụng
• Chi tiết container
• Yêu cầu điểm đến
• Hồ sơ đăng ký chính thức

Khả năng cấp và yêu cầu cụ thể nên được xác nhận cho đúng lô hàng trước khi xếp hàng. Thông tin thêm có tại trang chứng từ xuất khẩu của chúng tôi.

Giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ hỗ trợ khai báo nguồn gốc hàng hóa cho mục đích hải quan, ưu đãi thương mại hoặc chứng từ người mua. Tài liệu này khác với chứng nhận hữu cơ, bền vững hoặc chứng nhận nguồn gốc địa lý.

Việc rà soát có thể bao gồm:

• Nhà xuất khẩu
• Người nhận hàng
• Mô tả sản phẩm
• Phân loại HS
• Tiêu chí xuất xứ
• Tham chiếu hóa đơn
• Số lượng và trọng lượng
• Chi tiết vận chuyển
• Cơ quan cấp
• Thỏa thuận thương mại áp dụng

Mẫu chứng nhận và quy tắc xuất xứ phù hợp phụ thuộc vào điểm đến và giao dịch thương mại.

Chứng nhận y tế, lưu hành tự do và chứng từ thị trường

Một số người mua hoặc thị trường đích có thể yêu cầu chứng nhận y tế, chứng nhận lưu hành tự do, tuyên bố nhà sản xuất, đăng ký cơ sở hoặc các chứng từ chính thức khác. Các tài liệu này không nên tự động được phân loại là chứng nhận sản phẩm.

Yêu cầu có thể phụ thuộc vào:

• Loại sản phẩm
• Quốc gia đích
• Giấy phép nhập khẩu
• Tình trạng nhà sản xuất
• Cơ quan có thẩm quyền
• Đăng ký sản phẩm
• Giá trị lô hàng
• Chính sách người mua
• Yêu cầu kênh bán lẻ

Nhà nhập khẩu nên xác nhận tên chính xác của chứng từ, cơ quan cấp, định dạng và yêu cầu hợp pháp hóa trước khi sản xuất hoặc giao hàng.

Yêu cầu chứng nhận cho nhãn riêng

Dự án nhãn riêng thường yêu cầu kết hợp chứng nhận cơ sở, chứng từ sản phẩm, báo cáo phòng thí nghiệm, tuyên bố bao bì và biểu mẫu riêng của người mua.

Một bộ hồ sơ phê duyệt nhãn riêng có thể bao gồm:

• Chứng nhận cơ sở
• Bảng câu hỏi an toàn thực phẩm
• Biểu mẫu phê duyệt nhà cung cấp
• Thông số sản phẩm
• Thông số nguyên liệu
• Tuyên bố chất gây dị ứng
• Thông tin dinh dưỡng
• Tuyên bố tuân thủ bao bì
• Báo cáo phòng thí nghiệm
• Quy trình truy xuất
• Quy trình thu hồi
• Thiết kế đã phê duyệt
• Certificate of analysis
• Báo cáo kiểm định trước giao hàng

Yêu cầu chứng nhận nên được xác định ngay từ đầu dự án vì thay đổi địa điểm sản xuất đã phê duyệt sau đó có thể đòi hỏi đánh giá, chứng từ và mẫu mới.

Chứng nhận và tuyên bố bao bì

Nhà cung cấp bao bì cà phê có thể cung cấp tuyên bố hoặc chứng nhận liên quan đến tiếp xúc thực phẩm, thành phần vật liệu, thử nghiệm di trú, hệ thống sản xuất hoặc tuyên bố môi trường.

Chứng từ bao bì có thể bao gồm:

• Tuyên bố tiếp xúc thực phẩm
• Cấu trúc vật liệu
• Báo cáo thử nghiệm di trú
• Tuyên bố về mực in
• Tuyên bố về keo
• Thông tin hàm lượng tái chế
• Dữ liệu hiệu suất cản
• Chứng nhận chất lượng nhà cung cấp
• Tham chiếu lô hoặc sản xuất
• Tuân thủ hạn chế của người mua

Chứng từ bao bì phải liên quan đến đúng cấu trúc vật liệu được sử dụng trong sản xuất thương mại. Thông tin thêm có tại trang tùy chọn bao bì của chúng tôi.

Phạm vi chứng nhận

Tuyên bố phạm vi là một trong những phần quan trọng nhất của chứng nhận. Phần này giải thích hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ nào đã được chứng nhận.

Việc rà soát phạm vi nên xác nhận chứng nhận có bao phủ:

• Trồng cà phê
• Chế biến cà phê nhân
• Phân loại và phân hạng
• Lưu kho
• Thương mại
• Xuất khẩu
• Rang
• Xay
• Sản xuất cà phê instant
• Phối trộn
• Tạo hương
• Đóng gói bán lẻ
• Sản xuất nhãn riêng

Nếu một hoạt động yêu cầu không nằm trong phạm vi, chứng nhận có thể không đủ cho dự án của người mua.

Địa điểm và địa chỉ được chứng nhận

Địa chỉ trên chứng nhận nên khớp với địa điểm thực hiện hoạt động liên quan. Doanh nghiệp có thể vận hành văn phòng, kho, nhà máy và cơ sở thuê ngoài tại các vị trí khác nhau.

Người mua nên xác minh:

• Tên pháp lý của công ty
• Địa chỉ nhà máy
• Địa chỉ kho
• Địa chỉ văn phòng thương mại
• Địa điểm nhà thầu phụ
• Mã nhận diện địa điểm
• Phạm vi nhiều địa điểm
• Địa điểm tạm thời hoặc theo mùa

Chứng nhận cấp cho trụ sở chính có thể không bao phủ sản xuất tại nhà máy khác trừ khi phạm vi nêu rõ cơ sở đó.

Chủ sở hữu chứng nhận

Pháp nhân được ghi trên chứng nhận nên có liên hệ rõ với nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu tham gia đơn hàng.

Việc rà soát có thể xác nhận:

• Tên công ty đăng ký
• Tên thương mại
• Mối quan hệ với bên xuất hóa đơn
• Mối quan hệ với cơ sở sản xuất
• Mối quan hệ với nhà xuất khẩu
• Quyền sử dụng của thành viên nhóm
• Phạm vi công ty con hoặc công ty mẹ

Không nên mặc định các công ty có tên tương tự là cùng một pháp nhân.

Đơn vị cấp và tổ chức chứng nhận

Người mua nên xác định tổ chức nào đã cấp chứng nhận và tổ chức đó có được ủy quyền hoặc công nhận cho chương trình áp dụng hay không.

Việc rà soát có thể bao gồm:

• Tên tổ chức cấp
• Công nhận hoặc ủy quyền
• Chủ sở hữu chương trình
• Phê duyệt theo khu vực
• Hệ thống xác minh chứng nhận
• Thông tin liên hệ
• Thông báo đình chỉ
• Tình trạng trên hệ thống công khai

Chỉ có logo trên chứng nhận không tự động xác nhận tính xác thực hoặc hiệu lực hiện tại.

Hiệu lực chứng nhận

Chứng nhận thường có ngày cấp, ngày hết hạn, chu kỳ đánh giá hoặc yêu cầu giám sát liên tục. Người mua nên xác nhận chứng nhận còn hiệu lực trong suốt sản xuất và giao hàng.

Việc rà soát hiệu lực có thể bao gồm:

• Ngày cấp
• Ngày có hiệu lực
• Ngày hết hạn
• Ngày đánh giá giám sát
• Tình trạng gia hạn
• Tình trạng đình chỉ
• Tình trạng thu hồi
• Gia hạn tạm thời
• Khả năng cung cấp chứng nhận cập nhật

Chứng nhận đã hết hạn không nên được xem là còn hiệu lực trừ khi có bằng chứng gia hạn hợp lệ và được người mua chấp nhận.

Xác minh chứng nhận

Xác minh chứng nhận giúp giảm rủi ro từ tài liệu lỗi thời, bị chỉnh sửa, không đầy đủ hoặc không liên quan.

Việc xác minh có thể bao gồm:

• Kiểm tra số chứng nhận
• Kiểm tra hệ thống chính thức của tổ chức cấp
• Liên hệ tổ chức chứng nhận
• Xác nhận pháp nhân
• Xác nhận địa điểm được chứng nhận
• Kiểm tra phạm vi
• Rà soát phụ lục sản phẩm
• Kiểm tra ngày hiệu lực
• Xác nhận tình trạng giám sát
• Kiểm tra dấu hiệu chỉnh sửa

Ảnh chụp màn hình, file bị cắt hoặc bản sao chất lượng thấp có thể thiếu thông tin quan trọng về phạm vi và hiệu lực. Người mua nên yêu cầu tài liệu đầy đủ khi có thể.

Phụ lục chứng nhận và danh sách sản phẩm

Thông tin quan trọng có thể nằm trong phụ lục thay vì trang đầu của chứng nhận.

Phụ lục có thể xác định:

• Sản phẩm được bao phủ
• Địa điểm được bao phủ
• Hoạt động được phê duyệt
• Nhóm nhà sản xuất
• Danh sách trang trại
• Nhóm hữu cơ
• Tên thương hiệu
• Nhà thầu phụ
• Giới hạn bổ sung
• Hoạt động bị loại trừ

Toàn bộ bộ chứng nhận nên được rà soát trước khi xác định nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu.

Sản phẩm được chứng nhận và lô thương mại

Chứng nhận hợp lệ của cơ sở hoặc chuỗi cung ứng không tự động chứng minh lô thương mại cụ thể là lô được chứng nhận. Chứng từ cấp lô có thể vẫn cần thiết.

Xác minh lô có thể bao gồm:

• Tham chiếu nhà cung cấp được chứng nhận
• Nhóm sản phẩm
• Số lô
• Sản lượng được chứng nhận
• Hồ sơ mua hàng
• Hồ sơ sản xuất
• Chứng từ giao dịch
• Hồ sơ cân bằng khối lượng
• Chứng từ bán hàng
• Phân bổ lô hàng

Sản lượng được chứng nhận phải có sẵn và được phân bổ cho đơn hàng của người mua theo quy định của chương trình áp dụng.

Tách biệt, cân bằng khối lượng và bảo toàn danh tính

Các chương trình chứng nhận có thể sử dụng các mô hình chuỗi cung ứng khác nhau. Người mua nên hiểu mức độ truy xuất vật lý đang được cung cấp.

Mô hình được cung cấp nên phù hợp với tuyên bố sản phẩm, kỳ vọng khách hàng và kế hoạch ghi nhãn của người mua.

Tuyên bố chứng nhận và sử dụng logo

Logo, dấu hiệu và tuyên bố chứng nhận thường được kiểm soát bởi chủ chương trình hoặc tổ chức chứng nhận. Chứng nhận hợp lệ không tự động cho phép mọi người mua, thương hiệu hoặc sản phẩm sử dụng logo.

Phê duyệt có thể yêu cầu:

• Thỏa thuận cấp phép
• Đăng ký thương hiệu
• Đăng ký sản phẩm
• Phê duyệt thiết kế
• Hàm lượng được chứng nhận tối thiểu
• Nội dung tuyên bố được phê duyệt
• Chứng nhận chuỗi kiểm soát
• Hồ sơ giao dịch
• Phí hàng năm
• Ủy quyền theo thị trường

Không nên in bao bì có logo chứng nhận trước khi chương trình chịu trách nhiệm phê duyệt việc sử dụng.

Chứng nhận và ghi nhãn

Ghi nhãn liên quan đến chứng nhận phải nhất quán với tình trạng thực tế của sản phẩm và yêu cầu của thị trường đích.

Việc rà soát nhãn có thể bao gồm:

• Tên chứng nhận
• Phiên bản logo
• Kích thước logo
• Số giấy phép yêu cầu
• Nội dung tuyên bố
• Tuyên bố tỷ lệ hữu cơ
• Nhận diện nguyên liệu được chứng nhận
• Yêu cầu ngôn ngữ
• Tuyên bố riêng theo quốc gia
• Thông tin nhà nhập khẩu

Nhà nhập khẩu vẫn chịu trách nhiệm xác nhận yêu cầu pháp lý cuối cùng về ghi nhãn tại thị trường đích.

Chứng nhận và truy xuất nguồn gốc

Phần lớn chứng nhận sản phẩm hoặc bền vững yêu cầu hồ sơ truy xuất kết nối đầu vào được chứng nhận, chế biến, lưu kho và bán hàng.

Hồ sơ truy xuất có thể bao gồm:

• Tham chiếu nhà sản xuất
• Thông tin trang trại hoặc nhóm
• Lô nhà cung cấp
• Hồ sơ nhập hàng
• Mẻ chế biến
• Vị trí kho
• Hồ sơ blend
• Mẻ đóng gói
• Tính toán sản lượng được chứng nhận
• Tham chiếu hóa đơn
• Phân bổ container

Truy xuất trong chương trình chứng nhận nên được điều phối với yêu cầu truy xuất sản phẩm và lô hàng rộng hơn của người mua.

Chứng nhận và EUDR

Chứng nhận hữu cơ, bền vững hoặc hệ thống quản lý không tự động xác lập tuân thủ Quy định chống phá rừng của Liên minh châu Âu. Thẩm định liên quan đến EUDR có thể yêu cầu thêm dữ liệu định vị địa lý, sản xuất, pháp lý, chuỗi cung ứng và đánh giá rủi ro.

Chứng từ chứng nhận có thể hỗ trợ thẩm định bằng cách cung cấp:

• Nhận diện nhà sản xuất
• Danh sách trang trại
• Thông tin hệ thống kiểm soát nội bộ
• Hồ sơ chuỗi cung ứng
• Thông tin đánh giá
• Bằng chứng quản lý môi trường
• Chứng từ pháp lý
• Tham chiếu truy xuất

Các hồ sơ này nên được đánh giá cùng với quy trình thẩm định của người mua. Thông tin thêm có tại trang hỗ trợ EUDR và truy xuất nguồn gốc của chúng tôi.

Chứng nhận và thông số sản phẩm

Chứng nhận xác định yêu cầu hệ thống hoặc chương trình, trong khi thông số sản phẩm xác định chính xác sản phẩm thương mại mà người mua dự định mua.

Thông số sản phẩm vẫn có thể cần xác định:

• Nguồn gốc
• Loài
• Phương pháp chế biến
• Kích cỡ sàng
• Độ ẩm
• Giới hạn lỗi
• Tạp chất
• Hồ sơ ly
• Mức rang
• Mức xay
• Công thức
• Bao bì
• Khối lượng tịnh
• Giới hạn phòng thí nghiệm

Nhà cung cấp được chứng nhận vẫn nên được đánh giá theo thông số sản phẩm đã phê duyệt của người mua.

Chứng nhận và kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng xác minh liệu nguyên liệu, sản xuất và thành phẩm thực tế có đáp ứng thông số đã thống nhất hay không. Chứng nhận có thể hỗ trợ hệ thống chất lượng nhưng không thay thế kiểm định theo lô.

Hoạt động kiểm soát chất lượng có thể bao gồm:

• Lấy mẫu
• Phân hạng vật lý
• Đo độ ẩm
• Phân tích lỗi
• Cupping
• Kiểm tra màu rang
• Kiểm tra mức xay
• Xác minh công thức
• Kiểm soát khối lượng tịnh
• Kiểm tra bao bì
• Thử nghiệm phòng thí nghiệm
• Kiểm định trước giao hàng

Thông tin thêm có tại trang kiểm soát chất lượng của chúng tôi.

Chứng nhận và phê duyệt mẫu

Một cơ sở được chứng nhận có thể sản xuất nhiều cấp chất lượng, blend và định dạng bao bì khác nhau. Người mua nên phê duyệt một mẫu đại diện cho đúng sản phẩm.

Phê duyệt mẫu có thể bao gồm:

• Ngoại quan vật lý
• Hồ sơ ly
• Màu rang
• Phân bố mức xay
• Hiệu suất cà phê instant
• Công thức
• Cấu trúc bao bì
• Thiết kế
• Khối lượng tịnh
• Hiệu suất pha

Thông tin thêm có tại dịch vụ mẫu thử và phê duyệt chất lượng của chúng tôi.

Chứng nhận và thử nghiệm phòng thí nghiệm

Hệ thống quản lý được chứng nhận có thể yêu cầu theo dõi và xác minh, nhưng người mua vẫn nên xác định phép thử phòng thí nghiệm nào cần thiết cho sản phẩm hoặc lô thực tế.

Thử nghiệm có thể bao gồm:

• Độ ẩm
• Hoạt độ nước
• Chỉ tiêu vi sinh
• Ochratoxin A
• Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật
• Kim loại nặng
• Acrylamide
• Giá trị dinh dưỡng
• Caffeine
• Thử nghiệm dị ứng
• Di trú bao bì

Phòng thí nghiệm, phương pháp thử, kế hoạch lấy mẫu, giới hạn chấp nhận và tần suất thử nên được thống nhất trước sản xuất.

Chứng nhận và phê duyệt nhà cung cấp

Chứng nhận là tài liệu hữu ích trong phê duyệt nhà cung cấp, nhưng nên được rà soát cùng với thông tin thương mại, kỹ thuật và vận hành.

Rà soát phê duyệt nhà cung cấp có thể bao gồm:

• Thông tin pháp lý doanh nghiệp
• Năng lực sản xuất
• Kinh nghiệm sản phẩm
• Kinh nghiệm xuất khẩu
• Chứng nhận cơ sở
• Phạm vi chứng nhận
• Năng lực phòng thí nghiệm
• Hệ thống truy xuất
• Lịch sử khiếu nại
• Năng lực hành động khắc phục
• Độ tin cậy tài chính và cung ứng
• Hiệu suất mẫu

Mức độ phê duyệt phù hợp phụ thuộc vào rủi ro sản phẩm, quy mô đơn hàng, chính sách người mua và yêu cầu của thị trường đích.

Chứng nhận và sản xuất thuê ngoài

Nhà cung cấp có thể thuê ngoài rang, xay, sản xuất cà phê instant, tạo hương, đóng gói, lưu kho hoặc thử nghiệm phòng thí nghiệm. Tình trạng chứng nhận của hoạt động thuê ngoài nên được rà soát.

Việc rà soát có thể xem xét:

• Danh tính nhà thầu phụ
• Địa chỉ cơ sở
• Phạm vi chứng nhận
• Kiểm soát theo hợp đồng
• Truy xuất giữa các công ty
• Hồ sơ sản xuất
• Trách nhiệm chất lượng
• Xử lý không phù hợp
• Phê duyệt của người mua

Chứng nhận của người bán không tự động bao phủ nhà máy thuê ngoài không được chứng nhận.

Chứng nhận và hoạt động nhiều địa điểm

Một số doanh nghiệp vận hành nhiều trang trại, kho, nhà máy hoặc địa điểm đóng gói trong cùng một chương trình chứng nhận. Người mua nên xác định địa điểm nào được bao gồm.

Rà soát nhiều địa điểm có thể bao gồm:

• Chứng nhận văn phòng trung tâm
• Phụ lục địa điểm
• Danh sách địa điểm được phê duyệt
• Hệ thống đánh giá nội bộ
• Lấy mẫu địa điểm
• Hoạt động riêng của từng địa điểm
• Địa điểm bị đình chỉ hoặc loại trừ
• Di chuyển lô giữa các địa điểm

Sản xuất thương mại chỉ nên được thực hiện tại địa điểm được phép theo chứng nhận và yêu cầu phê duyệt của người mua.

Chứng nhận và nhóm nhà sản xuất

Chương trình cà phê hộ nhỏ có thể được chứng nhận thông qua nhóm nhà sản xuất, hợp tác xã hoặc hệ thống kiểm soát nội bộ thay vì từng trang trại có chứng nhận riêng.

Chứng nhận nhóm có thể bao gồm:

• Chủ sở hữu chứng nhận nhóm
• Danh sách thành viên
• Nhận diện trang trại
• Kiểm tra nội bộ
• Hồ sơ đào tạo
• Quản lý không phù hợp
• Ước tính sản lượng
• Kiểm soát sản lượng được chứng nhận
• Lấy mẫu đánh giá bên ngoài
• Quy trình đình chỉ thành viên

Người mua có thể cần xác nhận các trang trại cung cấp lô thương mại là thành viên đang hoạt động trong nhóm được chứng nhận.

Báo cáo đánh giá chứng nhận

Một số người mua có thể yêu cầu thông tin đánh giá bổ sung ngoài chứng nhận. Khả năng cung cấp phụ thuộc vào tính bảo mật, quy định chương trình và phê duyệt của nhà cung cấp.

Thông tin đánh giá có thể bao gồm:

• Ngày đánh giá
• Loại đánh giá
• Phạm vi đánh giá
• Điểm hoặc cấp
• Không phù hợp lớn
• Không phù hợp nhỏ
• Tình trạng hành động khắc phục
• Đánh giá theo dõi
• Quyết định chứng nhận

Chứng nhận hợp lệ có thể vẫn còn hiệu lực trong khi một số hành động khắc phục nhỏ đang được hoàn tất. Người mua nên đánh giá phát hiện nào có liên quan đến sản phẩm dự kiến.

Gia hạn và giám sát chứng nhận

Chứng nhận thường yêu cầu đánh giá định kỳ, giám sát hoặc gia hạn. Nhà cung cấp nên theo dõi ngày hết hạn và cung cấp tài liệu cập nhật trước sản xuất hoặc giao hàng.

Kiểm soát gia hạn có thể bao gồm:

• Lịch hết hạn chứng nhận
• Ngày đánh giá dự kiến
• Hồ sơ gia hạn
• Hành động khắc phục đang mở
• Gia hạn tạm thời
• Phụ lục sản phẩm cập nhật
• Danh sách địa điểm cập nhật
• Phân phối chứng nhận mới

Hợp đồng thương mại có thể xác định điều gì xảy ra nếu chứng nhận bắt buộc hết hạn, bị đình chỉ hoặc không được gia hạn.

Chứng nhận bị đình chỉ hoặc thu hồi

Chứng nhận có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi do phát hiện đánh giá, phí chưa thanh toán, vi phạm chương trình, thiếu hồ sơ hoặc các nguyên nhân khác. Bản sao chứng nhận có thể vẫn hiển thị ngày chưa hết hạn ngay cả khi tình trạng đã thay đổi.

Người mua nên xem xét:

• Tình trạng hiện tại trên hệ thống
• Ngày đình chỉ
• Lý do đình chỉ
• Sản phẩm bị ảnh hưởng
• Lô sản xuất trong thời gian đình chỉ
• Kế hoạch hành động khắc phục
• Bằng chứng khôi phục
• Ảnh hưởng đến việc sử dụng logo hoặc tuyên bố

Tình trạng chứng nhận nên được kiểm tra gần thời điểm sản xuất và giao hàng khi tuyên bố có ý nghĩa thương mại quan trọng.

Kiểm soát tài liệu chứng nhận

Chứng từ chứng nhận nên được lưu trữ và kiểm soát để phiên bản hiện hành luôn sẵn có cho bộ phận thương mại, chất lượng, sản xuất và xuất khẩu.

Kiểm soát tài liệu có thể bao gồm:

• Tên chứng nhận
• Số chứng nhận
• Chủ sở hữu
• Địa điểm
• Phạm vi
• Ngày cấp
• Ngày hết hạn
• Ngày xác minh
• Người chịu trách nhiệm
• Vị trí lưu file
• Thay thế phiên bản lỗi thời
• Hồ sơ phân phối cho người mua

Chứng nhận lỗi thời nên được đánh dấu rõ hoặc loại khỏi hồ sơ nhà cung cấp đang sử dụng.

Hồ sơ chứng nhận cho từng lô hàng

Khi chứng nhận gắn với tuyên bố sản phẩm, hồ sơ lô hàng nên chứng minh lô được cung cấp đủ điều kiện theo chương trình.

Hồ sơ lô hàng có thể bao gồm:

• Chứng nhận nhà cung cấp
• Phụ lục phạm vi sản phẩm
• Số lô
• Phân bổ sản lượng được chứng nhận
• Chứng nhận giao dịch khi áp dụng
• Hóa đơn bán hàng
• Packing list
• Certificate of analysis
• Hồ sơ truy xuất
• Tham chiếu container
• Chứng từ vận chuyển

Các hồ sơ này nên nhất quán với mô tả sản phẩm, số lượng và tuyên bố trên chứng từ thương mại.

Chi phí chứng nhận

Chi phí liên quan đến chứng nhận thay đổi theo chương trình, cơ sở, sản phẩm, phạm vi đánh giá, số lượng địa điểm, sản lượng, yêu cầu phòng thí nghiệm và việc sử dụng logo.

Chi phí có thể bao gồm:

• Phí đăng ký
• Phí đánh giá
• Chi phí đi lại
• Phí chứng nhận hàng năm
• Phí giấy phép
• Phí chứng từ giao dịch
• Thử nghiệm phòng thí nghiệm
• Tư vấn hoặc chuẩn bị
• Chi phí hành động khắc phục
• Đánh giá địa điểm bổ sung
• Phí phê duyệt thiết kế

Các bên nên làm rõ chi phí chứng nhận đã bao gồm trong giá sản phẩm hay được tính riêng.

Thời gian thực hiện chứng nhận

Obtaining a new certification can require application, document preparation, system implementation, audit scheduling, corrective action and final review. It should not be assumed that a new certificate can be obtained immediately for an urgent shipment.

Thời gian thực hiện có thể phụ thuộc vào:

• Khả năng cung cấp chương trình
• Lịch của tổ chức chứng nhận
• Mức độ sẵn sàng của cơ sở
• Số lượng địa điểm
• Độ phức tạp của sản phẩm
• Phê duyệt nguyên liệu
• Thử nghiệm phòng thí nghiệm
• Hành động khắc phục
• Rà soát chứng nhận cuối cùng
• Phê duyệt logo

Dự án yêu cầu chứng nhận mới nên xác định yêu cầu trước khi xác nhận lịch giao hàng thương mại.

Chứng nhận và số lượng đặt hàng tối thiểu

Cà phê được chứng nhận có thể có số lượng tối thiểu khác do nguyên liệu được chứng nhận, sản xuất tách biệt, vệ sinh, chứng từ và yêu cầu giao dịch tạo thêm chi phí vận hành.

Các yếu tố về số lượng tối thiểu có thể bao gồm:

• Khả năng cung cấp cà phê nhân được chứng nhận
• Mẻ sản xuất riêng
• Lưu kho tách biệt
• Số lượng bao bì
• Số lượng in nhãn tối thiểu
• Số lượng thử nghiệm phòng thí nghiệm
• Chi phí chứng từ giao dịch
• Hiệu quả container hoặc pallet

Nhà cung cấp nên xác nhận khả năng cung cấp sản phẩm được chứng nhận và số lượng tối thiểu trước khi phê duyệt mẫu và báo giá.

Chứng nhận và hợp đồng thương mại

Khi chứng nhận là điều kiện mua hàng bắt buộc, hợp đồng nên xác định chính xác yêu cầu và hậu quả nếu không đáp ứng.

Hợp đồng có thể quy định:

• Chứng nhận yêu cầu
• Tổ chức chứng nhận yêu cầu hoặc tiêu chí chấp nhận
• Sản phẩm và địa điểm được chứng nhận
• Yêu cầu hiệu lực
• Mô hình chuỗi kiểm soát yêu cầu
• Chứng từ giao dịch yêu cầu
• Trách nhiệm sử dụng logo
• Quyền kiểm định
• Biện pháp xử lý khi chứng nhận không hợp lệ
• Trách nhiệm chi phí chứng nhận

Nội dung chung như “mọi chứng nhận quốc tế cần thiết” nên được thay bằng danh sách rõ ràng các chứng từ áp dụng.

Chứng nhận và purchase order

Purchase order nên tham chiếu các chứng nhận bắt buộc khi chúng ảnh hưởng đến tình trạng sản phẩm, giá, sản xuất hoặc chứng từ.

Đơn hàng có thể xác định:

• Tên chứng nhận
• Tuyên bố sản phẩm
• Mô hình chuỗi cung ứng
• Số lượng được chứng nhận
• Tham chiếu chứng nhận hoặc giấy phép
• Yêu cầu chứng từ giao dịch
• Yêu cầu logo trên bao bì
• Chứng từ lô hàng cần thiết
• Địa điểm sản xuất được phê duyệt

Điều này giảm rủi ro đặt hàng sản phẩm thông thường khi người mua mong đợi sản phẩm được chứng nhận.

Chứng nhận và chứng từ xuất khẩu

Mô tả sản phẩm liên quan đến chứng nhận nên nhất quán trên hóa đơn, packing list, certificate of analysis, chứng từ giao dịch, giấy chứng nhận xuất xứ và các chứng từ lô hàng khác.

Việc rà soát chứng từ có thể xác nhận:

• Tên sản phẩm đúng
• Tuyên bố chứng nhận đúng
• Số lô đúng
• Số lượng đúng
• Nhà xuất khẩu đúng
• Người nhận hàng đúng
• Tham chiếu chứng nhận đúng
• Phân bổ container đúng
• Chữ ký hoặc dấu yêu cầu

Hướng dẫn bổ sung có tại trang chứng từ xuất khẩu của chúng tôi.

Chứng nhận và kiểm định trước giao hàng

Kiểm định trước giao hàng có thể xác minh sản phẩm, bao bì, nhãn, số lô và tuyên bố chứng nhận tương ứng với đơn hàng đã phê duyệt.

Việc kiểm định có thể bao gồm:

• Nhận diện sản phẩm
• Tuyên bố sản phẩm được chứng nhận
• Mã lô và mã mẻ
• Logo trên bao bì
• Nội dung nhãn
• Số lượng
• Shipping marks
• Khả năng cung cấp chứng nhận
• Chứng từ giao dịch
• Phân bổ container

Kiểm định trước giao hàng không cấp chứng nhận nhưng có thể phát hiện sai lệch trước xuất khẩu.

Chứng nhận và xếp hàng

Kiểm soát xếp hàng có thể giúp duy trì mối liên hệ giữa lô được chứng nhận, chứng từ lô hàng và container.

Kiểm soát có thể bao gồm:

• Đúng sản phẩm
• Đúng lô được chứng nhận
• Đúng số lượng
• Tình trạng bao bì
• Nhận diện carton
• Độ sạch container
• Số container
• Số seal
• Hồ sơ hình ảnh
• Báo cáo xếp hàng

Việc điều phối xếp hàng và giao hàng được giải thích chi tiết hơn tại trang vận chuyển và chứng từ của chúng tôi.

Những sai lầm phổ biến về chứng nhận

Một số sai lầm có thể tạo rủi ro thương mại, chứng từ và ghi nhãn.

• Chấp nhận chứng nhận mà không kiểm tra phạm vi
• Không xác minh địa điểm được chứng nhận
• Sử dụng chứng nhận đã hết hạn
• Mặc định mọi sản phẩm tại nhà máy được chứng nhận đều được bao phủ
• Nhầm chứng nhận với thử nghiệm phòng thí nghiệm
• Nhầm chứng nhận với giấy chứng nhận xuất xứ
• Mặc định chứng nhận trang trại bao phủ nhà sản xuất cuối cùng
• Bỏ qua yêu cầu chuỗi kiểm soát
• Chào bán sản lượng được chứng nhận nhưng thực tế không có
• Sử dụng logo chứng nhận khi chưa được phê duyệt
• Không kiểm tra yêu cầu chứng từ giao dịch
• Mặc định chứng nhận bảo đảm chất lượng sản phẩm
• Không liên kết lô được chứng nhận với lô hàng
• Yêu cầu chứng nhận mới quá sát ngày giao hàng
• Sử dụng thuật ngữ chung mà không nêu chương trình cụ thể

Một checklist chứng nhận có cấu trúc có thể giảm các rủi ro này.

Quy trình rà soát chứng nhận được khuyến nghị

Một quy trình chuyên nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Người mua xác định sản phẩm, tuyên bố, mục đích sử dụng và thị trường đích.
2. Người mua xác định chứng nhận bắt buộc và tổ chức cấp được chấp nhận.
3. Nhà cung cấp cung cấp đầy đủ chứng nhận, phụ lục và danh sách sản phẩm.
4. Pháp nhân, địa điểm, phạm vi và sản phẩm được bao phủ được rà soát.
5. Hiệu lực và tình trạng hiện tại của chứng nhận được xác minh.
6. Mô hình chuỗi kiểm soát và khả năng cung cấp sản lượng được chứng nhận được xác nhận.
7. Yêu cầu chứng từ cấp lô và giao dịch được xác định.
8. Yêu cầu về logo và tuyên bố trên bao bì được rà soát.
9. Thông số sản phẩm và mẫu đã phê duyệt được hoàn tất riêng.
10. Yêu cầu phòng thí nghiệm và kiểm định được thống nhất.
11. Purchase order tham chiếu chứng nhận yêu cầu.
12. Sản xuất thương mại được phân bổ cho địa điểm đã phê duyệt.
13. Chứng từ trước giao hàng và tuyên bố sản phẩm được xác minh.
14. Hồ sơ xếp hàng liên kết lô đã phê duyệt với container.
15. Chứng từ chứng nhận và lô hàng được lưu giữ.

Quy trình cụ thể có thể được điều chỉnh theo rủi ro sản phẩm, chính sách người mua, thị trường đích, độ phức tạp chuỗi cung ứng và chương trình chứng nhận.

Checklist rà soát chứng nhận

Một checklist có cấu trúc giúp xác định chứng nhận có phù hợp với đơn hàng cà phê dự kiến hay không.

Viet Coffee Source hỗ trợ yêu cầu chứng nhận như thế nào

Viet Coffee Source hỗ trợ người mua chuyên nghiệp điều phối yêu cầu chứng nhận cà phê theo loại sản phẩm, địa điểm sản xuất, nhà cung cấp, tuyên bố thương mại, điểm đến và chính sách người mua. Chúng tôi không mặc định một gói chứng nhận phù hợp với mọi dự án cà phê nhân, cà phê rang, cà phê instant, sản phẩm có công thức hoặc nhãn riêng.

Phạm vi hỗ trợ của chúng tôi có thể bao gồm:

• Trao đổi yêu cầu chứng nhận
• Thu thập chứng nhận nhà cung cấp
• Rà soát chủ sở hữu chứng nhận
• Rà soát địa điểm và phạm vi
• Xác minh sản phẩm được bao phủ
• Kiểm tra hiệu lực và tình trạng
• Điều phối chứng từ hữu cơ
• Trao đổi chương trình bền vững
• Điều phối chứng từ Halal và Kosher
• Rà soát công nhận phòng thí nghiệm
• Trao đổi chuỗi kiểm soát
• Điều phối chứng từ truy xuất
• Trao đổi tuyên bố chứng nhận và thiết kế
• Rà soát chứng từ lô hàng
• Điều phối xác minh trước giao hàng

Thông tin cần thiết để hỗ trợ chứng nhận

Để xác định và điều phối yêu cầu chứng nhận phù hợp, người mua nên cung cấp thông tin kỹ thuật, thương mại và thị trường rõ ràng.

Yêu cầu nên bao gồm:

• Loại sản phẩm
• Định dạng cà phê nhân, rang, xay, instant hoặc có công thức
• Mục đích sử dụng
• Quốc gia đích
• Chính sách chứng nhận của người mua hoặc nhà bán lẻ
• Tên chứng nhận yêu cầu
• Tổ chức chứng nhận được chấp nhận khi áp dụng
• Tuyên bố sản phẩm yêu cầu
• Mô hình chuỗi kiểm soát yêu cầu
• Yêu cầu hữu cơ hoặc bền vững
• Yêu cầu Halal hoặc Kosher
• Yêu cầu logo trên bao bì
• Yêu cầu phòng thí nghiệm
• Yêu cầu truy xuất
• Chứng từ lô hàng yêu cầu
• Số lượng đơn hàng
• Ngày giao hàng mục tiêu

Yêu cầu hỗ trợ chứng nhận cà phê

Bạn có thể yêu cầu hỗ trợ chứng nhận và tìm nguồn cung cho cà phê nhân xanh Việt Nam, cà phê rang, cà phê xay, cà phê instant, cà phê túi lọc, đồ uống có công thức, blend tùy chỉnh hoặc sản phẩm nhãn riêng. Để được hỗ trợ về chứng nhận nhà cung cấp, phạm vi chứng nhận, chứng từ hữu cơ, chương trình bền vững, yêu cầu Halal hoặc Kosher, báo cáo phòng thí nghiệm, hồ sơ truy xuất hoặc chứng từ lô hàng, vui lòng liên hệ Viet Coffee Source.

Khả năng cung cấp chứng nhận, phạm vi sản phẩm, sản lượng được chứng nhận, tình trạng đánh giá, quyền sử dụng tuyên bố, dịch vụ phòng thí nghiệm, chứng từ giao dịch, chi phí và thời gian thực hiện phụ thuộc vào nhà cung cấp, cơ sở, sản phẩm, chương trình chứng nhận, thị trường đích và hợp đồng. Yêu cầu cuối cùng nên được xác nhận thông qua chứng nhận hiện hành, phụ lục phạm vi đầy đủ, thông số sản phẩm bằng văn bản, mẫu đã phê duyệt, hướng dẫn kiểm định và thỏa thuận thương mại.