Chứng từ xuất khẩu

Bởi Viet Coffee Source

Chứng từ xuất khẩu là tập hợp các hồ sơ thương mại, logistics, chất lượng, pháp lý và vận tải được sử dụng để nhận diện lô hàng cà phê, mô tả hàng hóa, xác nhận các điều kiện đã thỏa thuận và hỗ trợ thủ tục thông quan tại nước xuất khẩu cũng như nước nhập khẩu. Đối với người mua cà phê chuyên nghiệp, chứng từ xuất khẩu chính xác giúp giảm nguy cơ chậm thông quan, hạn chế sai lệch, hỗ trợ quy trình thanh toán, xác minh số lượng giao hàng và liên kết cà phê thực tế với thông số kỹ thuật, lô hàng, container và hợp đồng đã được phê duyệt. Bộ chứng từ chính xác phụ thuộc vào sản phẩm, nguồn gốc, quốc gia đích, điều kiện Incoterms, phương thức thanh toán, hướng dẫn của người mua, tình trạng chứng nhận, phân loại hải quan và các yêu cầu nhập khẩu áp dụng.

Viet Coffee Source hỗ trợ người mua chuyên nghiệp bằng cách điều phối yêu cầu chứng từ xuất khẩu với các nhà cung cấp cà phê, cơ sở chế biến, kho hàng, nhà xuất khẩu, phòng thí nghiệm, công ty kiểm định, đơn vị giao nhận và đối tác vận chuyển được lựa chọn tại Việt Nam. Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm chuẩn bị danh sách chứng từ, rà soát hướng dẫn của người mua, điều phối chứng từ thương mại, kiểm tra lô và số lượng, điều phối giấy chứng nhận, liên kết báo cáo phòng thí nghiệm, kiểm tra tham chiếu vận chuyển và rà soát chứng từ trước khi gửi đi. Viet Coffee Source không phải là cơ quan hải quan, tổ chức chứng nhận, phòng thí nghiệm, công ty kiểm định, hãng vận tải hoặc cố vấn pháp lý và không bảo đảm chứng từ sẽ được hải quan, ngân hàng, cảng hoặc cơ quan quản lý tại quốc gia đích chấp nhận. Người mua và nhà nhập khẩu vẫn chịu trách nhiệm xác nhận các yêu cầu hiện hành của thị trường đích và giao dịch.

Vì sao chứng từ xuất khẩu quan trọng

Một lô cà phê có thể đạt yêu cầu thương mại và đã sẵn sàng về mặt vật lý để giao đi nhưng vẫn có thể bị trì hoãn, phát sinh thêm chi phí hoặc bị từ chối nếu chứng từ không đầy đủ hoặc không nhất quán. Lỗi chứng từ có thể ảnh hưởng đến thông quan, xử lý ngân hàng, yêu cầu bồi thường bảo hiểm, xác minh chứng nhận, giải phóng container và giao hàng cho người mua cuối cùng.

Chứng từ chính xác có thể giúp:

Xác định người bán, người mua, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu và người nhận hàng
Mô tả chính xác sản phẩm cà phê
Xác nhận số lượng, bao bì và trọng lượng
Liên kết lô hàng với thông số sản phẩm đã phê duyệt
Hỗ trợ phân loại và khai báo hải quan
Xác nhận nguồn gốc khi được yêu cầu
Hỗ trợ thủ tục kiểm dịch thực vật hoặc an toàn thực phẩm
Liên kết hồ sơ phòng thí nghiệm và chất lượng với lô hàng
Hỗ trợ nhờ thu chứng từ hoặc giao dịch thư tín dụng
Liên kết lô thương mại với container và seal
Giảm sai lệch giữa nhà cung cấp, hãng vận tải và người mua
Hỗ trợ khiếu nại, kiểm định hoặc giải quyết tranh chấp

Chứng từ nên được lập kế hoạch trước khi sản xuất và giao hàng thay vì chỉ được tổng hợp sau khi container đã đóng xong.

Chứng từ phụ thuộc vào từng giao dịch

Không có một bộ chứng từ duy nhất phù hợp với mọi lô hàng cà phê. Cà phê nhân xanh, cà phê rang, cà phê instant, sản phẩm ba trong một, cà phê túi lọc và sản phẩm bán lẻ nhãn riêng có thể cần các hồ sơ thương mại, chất lượng, y tế, chứng nhận và bao bì khác nhau.

Bộ chứng từ yêu cầu có thể phụ thuộc vào:

Loại sản phẩm
Phân loại hải quan
Quốc gia xuất xứ
Quốc gia đích
Yêu cầu của người mua và nhà nhập khẩu
Incoterms
Phương thức thanh toán
Phương thức vận tải
Loại container
Tuyên bố chứng nhận
Yêu cầu an toàn thực phẩm
Yêu cầu kiểm dịch thực vật
Định dạng bao bì
Yêu cầu nhãn riêng
EUDR hoặc các yêu cầu thẩm định khác

Người mua nên cung cấp danh sách chứng từ bằng văn bản trước khi xác nhận đơn hàng.

Bộ chứng từ xuất khẩu cà phê thông thường

Chứng từ	Mục đích chính	Bên thường phát hành hoặc chuẩn bị
Hóa đơn thương mại	Thể hiện giá trị thương mại, các bên, hàng hóa và điều kiện giao dịch	Người bán hoặc nhà xuất khẩu
Packing list	Chi tiết kiện hàng, trọng lượng, số lượng và cấu hình đóng gói	Người bán, nhà xuất khẩu hoặc cơ sở đóng gói
Vận đơn hoặc chứng từ vận tải	Xác nhận việc nhận hoặc vận chuyển hàng hóa và thông tin vận tải	Hãng vận tải hoặc nhà cung cấp vận tải được ủy quyền
Giấy chứng nhận xuất xứ	Hỗ trợ xác nhận quốc gia xuất xứ và khả năng hưởng ưu đãi thuế quan	Cơ quan phát hành được ủy quyền hoặc hệ thống được phê duyệt
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật	Xác nhận yêu cầu về sức khỏe thực vật khi áp dụng	Cơ quan bảo vệ thực vật có thẩm quyền
Certificate of Analysis	Báo cáo các kết quả phòng thí nghiệm hoặc chất lượng sản phẩm đã thỏa thuận	Phòng thí nghiệm, nhà sản xuất hoặc bên kiểm nghiệm được ủy quyền
Giấy chứng nhận chất lượng	Xác nhận các đặc tính thương mại hoặc chất lượng được quy định	Nhà cung cấp, công ty kiểm định hoặc bên đã thỏa thuận
Giấy chứng nhận trọng lượng	Xác nhận trọng lượng lô hàng đã được kiểm tra	Đơn vị kiểm định hoặc cân hàng
Giấy chứng nhận kiểm định	Báo cáo kết quả của hoạt động kiểm định đã thỏa thuận	Công ty kiểm định hoặc kiểm định viên được ủy quyền
Giấy chứng nhận hun trùng	Ghi nhận việc xử lý hun trùng được phê duyệt khi có yêu cầu	Đơn vị xử lý được cấp phép
Giấy chứng nhận y tế hoặc vệ sinh	Hỗ trợ các yêu cầu y tế của thị trường đích khi áp dụng	Cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức được ủy quyền
Giấy chứng nhận bảo hiểm	Xác nhận bảo hiểm hàng hóa khi nằm trong giao dịch	Công ty bảo hiểm hoặc môi giới
Chứng từ giao dịch chứng nhận	Hỗ trợ các tuyên bố hữu cơ, bền vững hoặc chứng nhận khác	Hệ thống chứng nhận hoặc operator được ủy quyền

Không phải mọi lô hàng đều cần tất cả những chứng từ trên. Chứng từ nên được lựa chọn theo sản phẩm thực tế và yêu cầu của quốc gia đích.

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ chính của giao dịch. Chứng từ này xác định người bán và người mua, mô tả hàng hóa, thể hiện giá trị thương mại và các điều kiện đã thỏa thuận.

Hóa đơn thương mại có thể bao gồm:

Số và ngày hóa đơn
Thông tin người bán và nhà xuất khẩu
Thông tin người mua và nhà nhập khẩu
Thông tin người nhận hàng và notify party
Tham chiếu purchase order
Tham chiếu hợp đồng
Mô tả sản phẩm
Phân loại hải quan khi được yêu cầu
Quốc gia xuất xứ
Số lượng và đơn vị tính
Đơn giá và tổng giá trị
Loại tiền tệ
Incoterms và địa điểm được chỉ định
Điều khoản thanh toán
Mô tả bao bì
Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì
Tham chiếu lô
Thông tin container khi có

Hóa đơn thương mại nên sử dụng cùng mô tả sản phẩm, số lượng và cấu trúc giá trị với khai báo hải quan, packing list và hợp đồng mua bán đã thỏa thuận.

Packing list

Packing list giải thích cách lô hàng được đóng gói thực tế. Chứng từ này thường hỗ trợ kiểm tra hải quan, tiếp nhận tại kho và xác minh số lượng.

Packing list có thể bao gồm:

Số và ngày packing list
Tham chiếu người bán và người mua
Tham chiếu hóa đơn
Tên sản phẩm
Số lô
Số bao, carton, thùng hoặc pallet
Loại kiện hàng
Trọng lượng tịnh mỗi kiện
Tổng trọng lượng tịnh
Tổng trọng lượng cả bì
Kích thước kiện khi liên quan
Tham chiếu pallet
Số container
Số seal
Shipping marks

Số kiện, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì nên nhất quán với hồ sơ kho, đóng hàng và vận tải.

Vận đơn

Vận đơn là chứng từ vận tải do hãng vận tải hoặc nhà cung cấp vận tải được ủy quyền phát hành. Chức năng pháp lý và thương mại của chứng từ phụ thuộc vào phương thức vận chuyển và loại vận đơn được phát hành.

Vận đơn có thể thể hiện:

Shipper
Consignee
Notify party
Tên tàu và chuyến tàu
Cảng xếp hàng
Cảng dỡ hàng
Địa điểm nhận hàng
Địa điểm giao hàng
Số container
Số seal
Mô tả hàng hóa
Số kiện
Trọng lượng cả bì
Điều kiện cước phí
Số vận đơn
Ngày phát hành

Người mua nên xác nhận giao dịch yêu cầu vận đơn gốc, sea waybill, telex release hay một hình thức chứng từ vận tải khác.

Giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ hỗ trợ xác nhận quốc gia xuất xứ của hàng hóa và có thể được sử dụng trong thủ tục hải quan hoặc để hưởng ưu đãi thuế quan khi áp dụng. Mẫu chứng nhận cần thiết phụ thuộc vào quốc gia đích, thỏa thuận thương mại và phân loại sản phẩm.

Giấy chứng nhận có thể bao gồm:

Nhà xuất khẩu
Người nhận hàng
Thông tin vận tải
Mô tả sản phẩm
Phân loại hải quan
Số kiện
Trọng lượng hoặc số lượng
Tiêu chí xuất xứ khi áp dụng
Tham chiếu hóa đơn
Xác nhận được ủy quyền

Giấy chứng nhận xuất xứ không tự động chứng minh truy xuất cấp trang trại, chất lượng sản phẩm, tình trạng chứng nhận hoặc sự phù hợp với toàn bộ yêu cầu của thị trường đích.

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật có thể được yêu cầu đối với cà phê nhân xanh hoặc sản phẩm có nguồn gốc thực vật khác tùy theo quốc gia đích và dạng sản phẩm. Chứng từ được phát hành thông qua cơ quan bảo vệ thực vật có thẩm quyền và xác nhận thông tin sức khỏe thực vật cần thiết cho lô hàng.

Quy trình có thể bao gồm:

Nhà xuất khẩu nộp đơn
Nhận diện sản phẩm và lô
Kiểm tra hoặc lấy mẫu khi được yêu cầu
Rà soát yêu cầu của quốc gia đích
Xác nhận việc xử lý khi áp dụng
Cơ quan có thẩm quyền phát hành chứng nhận

Người mua nên xác nhận giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật có cần thiết cho đúng dạng cà phê của mình hay không. Yêu cầu dành cho cà phê nhân xanh có thể khác với cà phê rang, cà phê xay, cà phê instant hoặc sản phẩm có công thức.

Certificate of Analysis

Certificate of Analysis báo cáo các kết quả phân tích hoặc chất lượng đã xác định cho một mẫu hoặc lô hàng. Chứng từ phải nhận diện rõ sản phẩm và lô đã được kiểm nghiệm.

Certificate of Analysis có thể bao gồm:

Tên sản phẩm
Số mẫu hoặc số lô
Ngày lấy mẫu
Ngày kiểm nghiệm
Phương pháp kiểm nghiệm
Độ ẩm
Hoạt độ nước khi áp dụng
Lỗi vật lý
Phân bố kích cỡ sàng
Kết quả vi sinh
Kết quả chất gây ô nhiễm
Kết quả dư lượng
Kết quả cảm quan hoặc cupping
Thông tin phòng thí nghiệm hoặc bên phát hành
Chữ ký được ủy quyền

Chứng nhận phải tương ứng với lô hàng và không nên được tái sử dụng cho lô sản xuất không liên quan. Thông tin thêm có tại trang kiểm soát chất lượng của chúng tôi.

Giấy chứng nhận chất lượng

Giấy chứng nhận chất lượng có thể xác nhận các đặc tính thương mại đã được người mua và người bán thỏa thuận. Nội dung phụ thuộc vào sản phẩm và hợp đồng.

Đối với cà phê nhân xanh, chứng nhận có thể bao gồm:

Nguồn gốc
Loài cà phê
Phương pháp chế biến
Grade
Kích cỡ sàng
Độ ẩm
Giới hạn lỗi
Giới hạn tạp chất
Niên vụ
Hồ sơ hương vị
Số lô

Đối với cà phê rang, cà phê xay hoặc cà phê instant, chứng nhận có thể bao gồm thành phần, mức rang, kích thước hạt, độ hòa tan, đặc tính cảm quan, bao bì và các thông số đã thỏa thuận khác. Chứng nhận nên được rà soát dựa trên thông số sản phẩm đã được phê duyệt.

Giấy chứng nhận trọng lượng

Giấy chứng nhận trọng lượng có thể được yêu cầu khi người mua, ngân hàng, hợp đồng hoặc thỏa thuận kiểm định cần xác nhận độc lập về trọng lượng lô hàng.

Chứng nhận có thể báo cáo:

Sản phẩm
Lô
Số kiện
Trọng lượng cả bì
Trọng lượng bao bì
Trọng lượng tịnh
Phương pháp cân
Ngày và địa điểm
Tham chiếu container
Bên phát hành

Trọng lượng được chứng nhận nên được so sánh với hóa đơn, packing list, hồ sơ xuất kho và vận đơn.

Giấy chứng nhận kiểm định

Giấy chứng nhận kiểm định ghi nhận kết quả của một hoạt động kiểm định đã thỏa thuận. Phạm vi kiểm định nên được xác định bằng văn bản trước khi hoạt động kiểm định được sắp xếp.

Hoạt động kiểm định có thể bao gồm:

Nhận diện sản phẩm
Mã lô
Số kiện
Trọng lượng
Tình trạng bao bì
Thông tin đánh dấu và nhãn
Lấy mẫu
Đặc tính chất lượng
Tình trạng container
Giám sát đóng hàng
Số seal
Hồ sơ hình ảnh

Giấy chứng nhận kiểm định chỉ xác nhận các hạng mục nằm trong phạm vi được nêu và không nên được hiểu là sự bảo đảm chung về tuân thủ pháp lý hoặc hợp đồng.

Giấy chứng nhận hun trùng

Giấy chứng nhận hun trùng ghi nhận việc xử lý hun trùng khi sản phẩm, quốc gia đích, người mua, hãng vận tải hoặc phương án đóng gói yêu cầu.

Chứng nhận có thể xác định:

Đơn vị xử lý
Sản phẩm hoặc container
Ngày xử lý
Địa điểm
Chất hun trùng
Liều lượng
Thời gian tiếp xúc
Nhiệt độ
Thông tin thông khí hoặc giải phóng
Số container hoặc số seal

Việc hun trùng chỉ nên được thực hiện bởi đơn vị được cấp phép phù hợp, sử dụng phương pháp thích hợp với sản phẩm và yêu cầu của quốc gia đích.

Chứng từ y tế và vệ sinh

Sản phẩm cà phê đã qua chế biến có thể cần chứng từ y tế, vệ sinh, an toàn thực phẩm hoặc sản xuất tùy theo thị trường đích. Yêu cầu có thể khác biệt đáng kể giữa cà phê nhân xanh, cà phê rang, cà phê instant, sản phẩm có công thức và bao bì bán lẻ nhãn riêng.

Chứng từ có thể liên quan đến:

Đăng ký cơ sở kinh doanh thực phẩm
Phê duyệt sản xuất
Giấy chứng nhận y tế
Giấy chứng nhận lưu hành tự do
Bảng thành phần
Hệ thống an toàn thực phẩm
Kiểm nghiệm phòng thí nghiệm
Thông tin chất gây dị ứng
Đăng ký sản phẩm
Tuân thủ nhãn

Nhà nhập khẩu nên xác nhận chứng từ nào phải do cơ quan có thẩm quyền phát hành và chứng từ nào có thể do nhà sản xuất hoặc phòng thí nghiệm cung cấp.

Giấy chứng nhận bảo hiểm

Giấy chứng nhận bảo hiểm có thể được yêu cầu khi bảo hiểm hàng hóa nằm trong Incoterms, hợp đồng hoặc bộ chứng từ ngân hàng đã thỏa thuận.

Thông tin bảo hiểm có thể bao gồm:

Bên được bảo hiểm
Mô tả lô hàng
Giá trị được bảo hiểm
Loại tiền tệ
Phạm vi bảo hiểm
Hành trình hoặc tuyến vận chuyển
Số hợp đồng hoặc chứng nhận
Ngày phát hành
Thông tin liên hệ khi yêu cầu bồi thường

Phạm vi bảo hiểm nên phù hợp với trách nhiệm hợp đồng về rủi ro và vận tải.

Chứng từ chứng nhận

Các chương trình cà phê hữu cơ, bền vững, Halal, Kosher và các chương trình chứng nhận khác có thể yêu cầu thêm chứng nhận, tài liệu phạm vi hoặc hồ sơ giao dịch.

Chứng từ chứng nhận có thể bao gồm:

Chứng nhận còn hiệu lực
Phạm vi chứng nhận
Các địa điểm được bao phủ
Các sản phẩm được bao phủ
Chứng nhận giao dịch
Certificate of Inspection
Hồ sơ chuỗi kiểm soát
Hồ sơ cân bằng khối lượng
Hồ sơ nhập khẩu hữu cơ
Nhãn hoặc tuyên bố đã được phê duyệt

Chứng nhận của nhà cung cấp không tự động chứng minh lô hàng cụ thể được chứng nhận. Hiệu lực, phạm vi, sản phẩm, địa điểm, giao dịch và hồ sơ lô nên được rà soát cùng nhau. Thông tin thêm có tại trang chứng nhận của chúng tôi.

Chứng từ liên quan đến EUDR

Đối với cà phê được cung cấp cho các giao dịch chịu ảnh hưởng của Quy định chống phá rừng của Liên minh châu Âu, người mua có thể yêu cầu thêm thông tin về nhà sản xuất, thửa đất, tính hợp pháp, định vị địa lý, đánh giá rủi ro và thẩm định.

Bộ hồ sơ hỗ trợ có thể bao gồm:

Danh sách nhà sản xuất
Tham chiếu trang trại và thửa đất
File định vị địa lý
Thời kỳ sản xuất
Mapping lô với thửa đất
Thông tin pháp lý
Đánh giá rủi ro phá rừng
Hồ sơ giảm thiểu rủi ro
Tham chiếu tuyên bố thẩm định
Phân bổ lô hàng

Giấy chứng nhận xuất xứ, chứng nhận bền vững hoặc tuyên bố của nhà cung cấp không thay thế quy trình thẩm định EUDR hoàn chỉnh. Thông tin thêm có tại trang hỗ trợ EUDR và truy xuất nguồn gốc của chúng tôi.

Chứng từ sản phẩm nhãn riêng

Dự án nhãn riêng và cà phê bán lẻ có thể yêu cầu bộ chứng từ rộng hơn vì thương hiệu, artwork, thành phần, tuyên bố sản phẩm và nhãn theo từng thị trường của người mua phải được kiểm soát.

Chứng từ có thể bao gồm:

Thông số sản phẩm đã phê duyệt
Công thức đã phê duyệt
Danh sách thành phần
Thông tin dinh dưỡng
Tuyên bố chất gây dị ứng
Phê duyệt artwork
Thông số bao bì
Thông tin mã vạch
Hồ sơ mẻ sản xuất
Certificate of Analysis
Thông tin hạn sử dụng
Chứng từ bao bì tiếp xúc thực phẩm
Rà soát nhãn theo thị trường

Thông tin thêm có tại dịch vụ OEM và nhãn riêng cũng như các lựa chọn bao bì của chúng tôi.

Chứng từ bao bì

Chứng từ bao bì có thể cần thiết để xác nhận độ phù hợp tiếp xúc thực phẩm, cấu trúc, kích thước, in ấn và hiệu suất sử dụng.

Bộ hồ sơ có thể bao gồm:

Thông số bao bì
Cấu trúc vật liệu
Kích thước và dung sai
Tuyên bố tiếp xúc thực phẩm
Báo cáo kiểm tra migration khi được yêu cầu
Thông số in
Phê duyệt artwork
Thông tin hiệu suất đường hàn
Thông số carton
Cấu hình pallet
Hồ sơ lô bao bì

Việc phê duyệt bao bì nên hoàn thành trước khi sản xuất hàng loạt, đặc biệt với sản phẩm bán lẻ có thương hiệu.

Chứng từ bao bì bằng gỗ

Khi sử dụng pallet gỗ, thùng gỗ hoặc vật liệu đóng gói bằng gỗ khác, các yêu cầu kiểm dịch thực vật của quốc gia đích có thể được áp dụng. Bao bì có thể cần được xử lý và đánh dấu phù hợp theo tiêu chuẩn quốc tế liên quan.

Kiểm soát có thể bao gồm:

Nhà cung cấp bao bì gỗ được phê duyệt
Dấu xử lý
Tình trạng pallet hoặc thùng gỗ
Không có gỗ chưa được xử lý
Kiểm soát sửa chữa
Chứng từ nhà cung cấp

Nhà xuất khẩu và đơn vị giao nhận nên xác nhận yêu cầu của quốc gia đích trước khi đóng hàng.

Chứng từ hàng nguy hiểm và vận tải đặc biệt

Lô hàng cà phê thông thường không được xử lý như hàng nguy hiểm, nhưng một số vật liệu phụ trợ, hóa chất xử lý, pin, mẫu hoặc thiết bị được đưa vào lô hàng có thể tạo ra yêu cầu chứng từ vận tải riêng.

Người gửi hàng nên xác nhận lô hàng có chứa mặt hàng được quản lý nào cần:

Safety Data Sheet
Tuyên bố hàng nguy hiểm
Bao bì đặc biệt
Phê duyệt của hãng vận tải
Ghi nhãn
Tách biệt

Không nên đưa vật liệu được quản lý nhưng chưa khai báo vào lô hàng cà phê.

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Thư tín dụng và nhờ thu chứng từ yêu cầu sự tuân thủ chính xác với hướng dẫn chứng từ đã thỏa thuận. Sai lệch nhỏ về tên, ngày, số lượng, mô tả hoặc cách diễn đạt trên chứng từ có thể dẫn đến discrepancy.

Bộ chứng từ ngân hàng có thể bao gồm:

Hóa đơn thương mại
Packing list
Chứng từ vận tải
Giấy chứng nhận xuất xứ
Giấy chứng nhận bảo hiểm
Giấy chứng nhận kiểm định
Giấy chứng nhận trọng lượng
Giấy chứng nhận chất lượng
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
Beneficiary certificate
Các tuyên bố khác theo hợp đồng

Người bán và người mua nên rà soát điều kiện chứng từ trước khi giao hàng và yêu cầu sửa đổi nếu hướng dẫn không thực tế hoặc không nhất quán.

Tính nhất quán giữa các chứng từ

Các chứng từ xuất khẩu không nên mâu thuẫn với nhau. Dữ liệu nên được so sánh trên toàn bộ hồ sơ trước khi phát hành cuối cùng.

Trường thông tin	Chứng từ nên được đối chiếu
Tên người bán và người mua	Hợp đồng, hóa đơn, packing list, vận đơn và giấy chứng nhận
Mô tả sản phẩm	Thông số kỹ thuật, hóa đơn, packing list, hồ sơ hải quan và chứng từ vận tải
Số lượng	Hóa đơn, packing list, hồ sơ kho, giấy chứng nhận trọng lượng và vận đơn
Số lô	Báo cáo chất lượng, Certificate of Analysis, packing list và hồ sơ lô hàng
Container và seal	Báo cáo đóng hàng, packing list, vận đơn và hồ sơ kiểm định
Nguồn gốc	Hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, hồ sơ nhà cung cấp và khai báo hải quan
Ngày tháng	Hóa đơn, giấy chứng nhận, chứng từ vận tải và lịch giao hàng
Tuyên bố chứng nhận	Chứng nhận, chứng từ giao dịch, hóa đơn và nhãn sản phẩm

Sai lệch nên được sửa trước khi chứng từ được gửi cho ngân hàng, nhà nhập khẩu hoặc đại lý hải quan.

Mô tả sản phẩm

Mô tả sản phẩm nên chính xác, có ý nghĩa thương mại và nhất quán với phân loại hải quan cũng như thông số sản phẩm.

Mô tả có thể bao gồm:

Loại sản phẩm
Loài cà phê
Nguồn gốc
Phương pháp chế biến
Grade hoặc kích cỡ sàng
Dạng rang hoặc xay
Loại cà phê instant
Định dạng bao bì
Tình trạng chứng nhận khi được phép
Tham chiếu lô

Mô tả không nên chứa tuyên bố không có bằng chứng hoặc ngụ ý chứng nhận, nguồn gốc hay đặc tính chất lượng không thể chứng minh.

Phân loại hải quan

Phân loại hải quan ảnh hưởng đến khai báo, thuế, yêu cầu nhập khẩu và phạm vi sản phẩm. Mã phù hợp phụ thuộc vào thành phần, mức độ chế biến và cách trình bày của sản phẩm.

Phân loại nên được xác nhận đối với:

Cà phê nhân xanh
Cà phê rang
Cà phê khử caffeine
Cà phê xay
Cà phê instant
Chiết xuất cà phê
Sản phẩm ba trong một
Chế phẩm cà phê
Bộ quà tặng bán lẻ hoặc sản phẩm hỗn hợp

Viet Coffee Source có thể điều phối thông tin sản phẩm, nhưng nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu và cố vấn hải quan nên xác nhận phân loại cuối cùng.

Shipping marks

Shipping marks giúp nhận diện kiện hàng trong quá trình xử lý tại kho, đóng hàng, kiểm tra hải quan và giao hàng.

Thông tin đánh dấu có thể bao gồm:

Tên hoặc mã người mua
Tên sản phẩm
Nguồn gốc
Số lô
Số bao hoặc carton
Trọng lượng tịnh
Số purchase order
Điểm đến
Hướng dẫn xử lý
Dấu chứng nhận khi được phép

Thông tin đánh dấu trên kiện hàng thực tế nên khớp với packing list và hướng dẫn của người mua.

Nhận diện lô

Nhận diện lô liên kết chứng từ xuất khẩu với cà phê vật lý, kết quả chất lượng, hồ sơ kho và lô hàng.

Số lô nên xuất hiện trên các hồ sơ liên quan như:

Certificate of Analysis
Giấy chứng nhận chất lượng
Báo cáo kiểm định
Packing list
Phiếu xuất kho
Báo cáo đóng hàng
Hóa đơn thương mại khi được yêu cầu
Hồ sơ giao dịch chứng nhận

Thông tin thêm có tại trang truy xuất nguồn gốc của chúng tôi.

Mẫu và chứng từ xuất khẩu

Lô hàng thương mại nên được liên kết với đúng mẫu đã phê duyệt, thông số kỹ thuật và lô.

Hồ sơ mẫu có thể bao gồm:

Mã mẫu
Nhà cung cấp
Lô nguồn
Thông số sản phẩm
Kết quả chất lượng
Ngày phê duyệt
Các bên phê duyệt
Tham chiếu đơn hàng thương mại

Việc phê duyệt một mẫu không tự động phê duyệt sản xuất sau đó nếu lô thương mại khác với mẫu. Thông tin thêm có tại dịch vụ mẫu và phê duyệt chất lượng của chúng tôi.

Phiên bản và phê duyệt chứng từ

Bản nháp và bản cuối của chứng từ nên được kiểm soát để ngăn phiên bản lỗi thời hoặc chưa được phê duyệt bị sử dụng.

Kiểm soát chứng từ có thể bao gồm:

Số chứng từ
Số phiên bản
Ngày phát hành
Người chuẩn bị
Người rà soát
Người phê duyệt
Watermark bản nháp
Bảo vệ file cuối
Lịch sử thay đổi
Danh sách phân phối

Thay đổi sau khi chứng từ đã được phê duyệt nên được ghi nhận và thông báo cho mọi bên bị ảnh hưởng.

Chứng từ điện tử

Nhiều chứng từ thương mại, vận tải và chứng nhận có thể được phát hành điện tử, tùy theo hệ thống phát hành, hãng vận tải, cơ quan có thẩm quyền, ngân hàng và thủ tục tại quốc gia đích.

Kiểm soát chứng từ điện tử có thể bao gồm:

Người gửi đã được xác minh
Chữ ký số
QR hoặc mã xác minh
Liên kết tải an toàn
Tính toàn vẹn của file
Kiểm soát phiên bản
Quyền truy cập
Sao lưu và lưu giữ

Người mua nên xác nhận bản điện tử có được chấp nhận hay phải cung cấp bản gốc.

Chứng từ gốc và gửi chuyển phát

Một số giao dịch vẫn có thể yêu cầu chứng từ gốc có chữ ký hoặc đóng dấu. Quy trình gửi chứng từ nên được lập kế hoạch để tránh việc chứng từ đến sau hàng hóa.

Kiểm soát có thể bao gồm:

Số bản gốc yêu cầu
Số bản sao yêu cầu
Yêu cầu chữ ký và con dấu
Địa chỉ chuyển phát
Thông tin người nhận
Thời hạn gửi
Mã theo dõi chuyển phát
Bản scan trước khi gửi

Bộ chứng từ nên được kiểm tra trước khi đơn vị chuyển phát nhận hàng.

Rà soát chứng từ trước giao hàng

Quy trình rà soát có cấu trúc trước giao hàng giúp phát hiện sai lệch trước khi chứng từ được hoàn thiện.

Việc rà soát có thể xác minh:

Thông tin người mua và người nhận hàng
Mô tả sản phẩm
Phân loại hải quan
Số lô
Số kiện
Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì
Quốc gia xuất xứ
Tuyên bố chứng nhận
Container và seal
Giá trị hóa đơn
Incoterms
Điều khoản thanh toán
Các giấy chứng nhận cần thiết
Ngày trên chứng từ
Yêu cầu chữ ký và con dấu

Việc rà soát nên hoàn thành trước khi bộ chứng từ cuối được gửi cho người mua, ngân hàng hoặc đại lý hải quan.

Hồ sơ đóng hàng vào container

Hồ sơ đóng container liên kết hàng hóa đã được phê duyệt với đơn vị vận tải.

Hồ sơ có thể bao gồm:

Số container
Loại container
Tình trạng kiểm tra
Độ sạch
Tình trạng mùi
Tình trạng sàn và vách
Các số lô đã đóng
Số kiện
Trọng lượng
Ngày đóng hàng
Số seal
Hình ảnh
Nhân sự chịu trách nhiệm

Thông tin thêm có tại dịch vụ vận chuyển và chứng từ của chúng tôi.

Các lỗi chứng từ xuất khẩu phổ biến

Lỗi chứng từ có thể gây ra chậm trễ và chi phí bổ sung có thể tránh được.

Mô tả sản phẩm khác nhau giữa các chứng từ
Sai tên người mua hoặc người nhận hàng
Thiếu số lô
Sai số kiện
Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì không đối chiếu được
Sai số container hoặc số seal
Chứng nhận được phát hành cho lô khác
Chứng từ nhà cung cấp hoặc chứng nhận đã hết hạn
Phân loại hải quan không chính xác
Tuyên bố nguồn gốc hoặc chứng nhận không có bằng chứng
Thiếu chữ ký hoặc con dấu
Sai giá trị hóa đơn hoặc loại tiền tệ
Ngày tháng không nhất quán
Phát hành giấy chứng nhận quá muộn
Không tuân theo nội dung của thư tín dụng
Gửi bản nháp thay vì bản cuối

Mọi sai lệch nên được đánh giá trước khi bộ chứng từ được phát hành.

Chỉnh sửa chứng từ

Khi phát hiện lỗi, bên phát hành chịu trách nhiệm nên xác định chứng từ có thể được sửa, phát hành lại hay điều chỉnh chính thức hay không.

Quy trình chỉnh sửa có thể bao gồm:

Xác định trường thông tin sai
Xác nhận thông tin chính xác
Thông báo cho các bên bị ảnh hưởng
Hủy hoặc đánh dấu phiên bản sai
Yêu cầu cơ quan phát hành hoặc hãng vận tải sửa đổi
Phát hành chứng từ đã sửa
Cập nhật danh mục chứng từ
Xác nhận sự chấp nhận của người mua, ngân hàng hoặc đại lý hải quan

Không nên tự ý sửa chứng từ sau khi chứng từ chính thức đã được phát hành.

Lưu giữ chứng từ

Chứng từ xuất khẩu nên được lưu giữ trong thời gian theo yêu cầu của pháp luật, hợp đồng, chương trình chứng nhận, quy định kế toán, bảo hiểm và thủ tục doanh nghiệp.

Hồ sơ được lưu có thể bao gồm:

Hợp đồng và purchase order
Hóa đơn thương mại
Packing list
Chứng từ vận tải
Hồ sơ hải quan
Giấy chứng nhận
Báo cáo phòng thí nghiệm
Báo cáo kiểm định
Hồ sơ đóng hàng
Trao đổi thư từ
Lịch sử sửa đổi
Hồ sơ thanh toán

Hồ sơ nên có thể truy xuất theo khách hàng, đơn hàng, lô, hóa đơn và lô hàng.

Bảo mật và bảo vệ dữ liệu

Chứng từ xuất khẩu có thể chứa thông tin cá nhân, ngân hàng, thương mại, giá cả, nhà cung cấp và logistics. Quyền truy cập nên được giới hạn cho các bên được ủy quyền.

Kiểm soát có thể bao gồm:

Truy cập theo vai trò
Bảo vệ bằng mật khẩu
Truyền file an toàn
Hạn chế thông tin giá
Thỏa thuận chia sẻ chứng từ
Quy trình sao lưu
Quy tắc lưu giữ và xóa dữ liệu
Quyền truy cập được kiểm soát cho nhà cung cấp dịch vụ

Bảo mật không nên ngăn nhà nhập khẩu, ngân hàng, đại lý hải quan hoặc cơ quan có thẩm quyền tiếp cận thông tin cần thiết hợp pháp cho giao dịch.

Quy trình chứng từ xuất khẩu được khuyến nghị

Một quy trình chứng từ xuất khẩu chuyên nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Người mua cung cấp yêu cầu về sản phẩm, quốc gia đích và chứng từ.
Người bán rà soát hợp đồng, Incoterms và phương thức thanh toán.
Phân loại sản phẩm và yêu cầu của quốc gia đích được xác nhận.
Danh sách chứng từ bắt buộc được thỏa thuận.
Thông số sản phẩm và mẫu đã phê duyệt được liên kết với đơn hàng.
Hồ sơ lô, số lượng, bao bì và chứng nhận được chuẩn bị.
Các hoạt động kiểm định, kiểm nghiệm và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền được lên lịch.
Dự thảo chứng từ thương mại được chuẩn bị.
Người mua rà soát thông tin dự thảo quan trọng khi phù hợp.
Lô hàng được phân bổ vào đúng lô và container.
Thông tin đóng hàng, số container và số seal được ghi nhận.
Các giấy chứng nhận và chứng từ vận tải cuối cùng được thu thập.
Tất cả chứng từ được kiểm tra về tính nhất quán.
Bộ chứng từ cuối được gửi cho người mua, ngân hàng hoặc đại lý hải quan.
Chứng từ gốc được chuyển phát khi cần.
Hồ sơ đầy đủ được lưu giữ cho audit và truy xuất.

Quy trình cụ thể nên được điều chỉnh theo giao dịch và thị trường đích.

Checklist chứng từ xuất khẩu

Lĩnh vực rà soát	Câu hỏi cần xác nhận
Các bên	Thông tin người bán, người mua, người nhận hàng và notify party có chính xác không?
Sản phẩm	Mô tả sản phẩm có chính xác và nhất quán không?
Phân loại	Phân loại hải quan đã được xác nhận chưa?
Nguồn gốc	Nguồn gốc khai báo có được hỗ trợ bằng hồ sơ phù hợp không?
Số lượng	Số lượng trên hóa đơn, packing list, hồ sơ kho và vận tải có khớp không?
Trọng lượng	Trọng lượng tịnh, cả bì và trọng lượng được chứng nhận có đối chiếu được không?
Lô	Lô hàng có liên kết với đúng lô sản xuất và chất lượng không?
Bao bì	Số kiện, shipping marks và thông tin vật liệu có chính xác không?
Chất lượng	Báo cáo phòng thí nghiệm và kiểm định có liên kết với lô hàng không?
Chứng nhận	Tuyên bố chứng nhận có được hỗ trợ cho đúng sản phẩm và lô không?
Kiểm dịch thực vật	Yêu cầu kiểm dịch thực vật đã được xác nhận chưa?
Vận tải	Thông tin tàu, cảng, container và seal có chính xác không?
Thanh toán	Chứng từ có phù hợp với hướng dẫn thư tín dụng hoặc nhờ thu không?
Phê duyệt	Tất cả chữ ký, con dấu và xác nhận bắt buộc đã có chưa?
Giao chứng từ	Yêu cầu giao chứng từ điện tử và chứng từ gốc đã được xác nhận chưa?

Viet Coffee Source hỗ trợ chứng từ xuất khẩu như thế nào

Viet Coffee Source hỗ trợ người mua cà phê chuyên nghiệp điều phối yêu cầu chứng từ xuất khẩu theo sản phẩm, thị trường đích, nhà cung cấp, chương trình chứng nhận, phương thức thanh toán, phương án vận tải và hợp đồng thương mại.

Phạm vi hỗ trợ của chúng tôi có thể bao gồm:

Trao đổi về yêu cầu chứng từ
Điều phối checklist của người mua
Rà soát hóa đơn thương mại
Rà soát packing list
Kiểm tra tính nhất quán của lô và số lượng
Điều phối giấy chứng nhận xuất xứ
Điều phối chứng từ kiểm dịch thực vật khi áp dụng
Điều phối phòng thí nghiệm và Certificate of Analysis
Rà soát chứng từ chất lượng
Rà soát chứng từ chứng nhận
Điều phối chứng từ kiểm định
Kiểm tra tham chiếu container và seal
Điều phối chứng từ vận chuyển
Rà soát tính nhất quán của chứng từ trước khi gửi
Theo dõi việc chỉnh sửa với bên phát hành chịu trách nhiệm

Vai trò của chúng tôi là hỗ trợ trao đổi và điều phối chứng từ. Việc phát hành cuối cùng, phê duyệt chính thức và chấp nhận pháp lý thuộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu, cơ quan có thẩm quyền, phòng thí nghiệm, công ty kiểm định, hãng vận tải, ngân hàng, đại lý hải quan hoặc bên chịu trách nhiệm liên quan.

Thông tin cần thiết để hỗ trợ chứng từ xuất khẩu

Người mua nên cung cấp hướng dẫn rõ ràng ngay từ đầu giao dịch.

Yêu cầu nên bao gồm:

Loại sản phẩm
Thông số sản phẩm
Phân loại hải quan khi có
Quốc gia đích
Yêu cầu của nhà nhập khẩu
Các giấy chứng nhận cần thiết
Tuyên bố chứng nhận
Yêu cầu EUDR khi áp dụng
Định dạng bao bì
Số lượng đơn hàng
Incoterms
Phương thức thanh toán
Cảng xếp hàng
Cảng dỡ hàng
Thông tin consignee và notify party
Ngày giao hàng mục tiêu
Hướng dẫn ngân hàng hoặc thư tín dụng
Yêu cầu chứng từ gốc

Yêu cầu điều phối chứng từ xuất khẩu

Bạn có thể yêu cầu điều phối tìm nguồn cung cà phê và chứng từ xuất khẩu cho cà phê nhân xanh Việt Nam, cà phê rang, cà phê xay, cà phê instant, drip coffee, blend tùy chỉnh, sản phẩm có công thức và cà phê nhãn riêng. Để được hỗ trợ về chứng từ thương mại, giấy chứng nhận chất lượng, báo cáo phòng thí nghiệm, giấy chứng nhận xuất xứ, điều phối kiểm dịch thực vật, hồ sơ chứng nhận, thông tin EUDR, báo cáo kiểm định hoặc chứng từ vận chuyển, vui lòng liên hệ Viet Coffee Source.

Mức độ sẵn có, định dạng, cơ quan phát hành, thời gian xử lý và khả năng được chấp nhận của từng chứng từ phụ thuộc vào sản phẩm, nhà cung cấp, nhà xuất khẩu, quốc gia đích, phân loại hải quan, chương trình chứng nhận, thủ tục của cơ quan có thẩm quyền, hãng vận tải, ngân hàng và thỏa thuận thương mại. Người mua nên xác nhận toàn bộ yêu cầu của thị trường đích, hải quan, ngân hàng và cơ quan quản lý trước khi sản xuất và giao hàng. Chứng từ xuất khẩu hỗ trợ giao dịch nhưng không thay thế thông số sản phẩm, phê duyệt mẫu, kiểm nghiệm, kiểm soát chất lượng, truy xuất nguồn gốc hoặc kiểm tra lô hàng.

Chứng từ xuất khẩu