Cà phê không gây mất rừng: Yêu cầu đối với thị trường châu Âu

Cà phê không gây mất rừng dành cho thị trường châu Âu phải được liên kết với các khu đất sản xuất không bị chuyển đổi từ rừng sang mục đích nông nghiệp sau ngày 31 tháng 12 năm 2020, được sản xuất phù hợp với pháp luật liên quan của quốc gia sản xuất và được bao phủ bởi hồ sơ thẩm định cần thiết trước khi đưa ra thị trường Liên minh châu Âu hoặc xuất khẩu khỏi EU. Những yêu cầu này xuất phát từ Quy định chống mất rừng của Liên minh châu Âu, thường được gọi là EUDR. Quy định bao phủ cà phê cùng với gia súc, ca cao, dầu cọ, cao su, đậu nành và gỗ, cũng như các sản phẩm phái sinh cụ thể được xác định theo mã phân loại hải quan trong phụ lục sản phẩm của Quy định.

Đối với nhà xuất khẩu cà phê, nhà rang, nhà nhập khẩu và người mua quốc tế, tuân thủ đòi hỏi nhiều hơn một tuyên bố bền vững chung hoặc chứng nhận của nhà cung cấp. Mỗi lot thương mại phải duy trì được liên kết với nông trại hoặc khu đất sản xuất, dữ liệu vị trí địa lý, thời gian sản xuất, bằng chứng sản xuất hợp pháp, nhà cung cấp, khối lượng, hồ sơ chế biến và chứng từ vận chuyển. Khi thông tin cần thiết bị thiếu, không đáng tin cậy hoặc không nhất quán, doanh nghiệp chịu trách nhiệm không thể xem sản phẩm là tuân thủ chỉ vì sản phẩm đến từ một vùng sản xuất nổi tiếng hoặc một quốc gia được xếp loại rủi ro thấp.

Cà phê không gây mất rừng là gì?

Theo EUDR, cà phê được xem là không gây mất rừng khi được sản xuất trên đất không bị chuyển đổi từ rừng sang mục đích nông nghiệp sau mốc ngày 31 tháng 12 năm 2020. Vấn đề cần xác định không phải cà phê được thu hoạch sau ngày đó hay không, mà là khu đất sản xuất có trải qua hoạt động phá rừng bị cấm sau mốc thời gian này hay không.

Một sản phẩm cà phê tuân thủ phải đáp ứng ba điều kiện chính:

• Phải không gây mất rừng.
• Phải được sản xuất phù hợp với pháp luật liên quan của quốc gia sản xuất.
• Phải được bao phủ bởi tuyên bố thẩm định hoặc hình thức khai báo đơn giản phù hợp, tùy thuộc doanh nghiệp và vị trí trong chuỗi cung ứng.

Cả ba điều kiện đều quan trọng. Dữ liệu vị trí địa lý riêng lẻ không chứng minh sản xuất hợp pháp, còn giấy tờ sử dụng đất riêng lẻ không chứng minh khu đất không bị chuyển đổi rừng trái quy định.

Khi nào các yêu cầu EUDR bắt đầu áp dụng?

Sau các sửa đổi được thống nhất trong năm 2025, các nghĩa vụ EUDR chính áp dụng từ ngày 30 tháng 12 năm 2026 đối với doanh nghiệp lớn và vừa, cũng như doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ trước đây thuộc phạm vi Quy định Gỗ của EU. Phần lớn các doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ khác có thời điểm áp dụng muộn hơn là ngày 30 tháng 6 năm 2027.

Không nên nhầm ngày áp dụng với mốc chống mất rừng ngày 31 tháng 12 năm 2020. Mốc năm 2020 quyết định khu đất sản xuất có được chấp nhận hay không, còn ngày áp dụng quyết định thời điểm nghĩa vụ pháp lý có hiệu lực đối với từng nhóm doanh nghiệp.

Những sản phẩm cà phê nào thuộc phạm vi?

EUDR chỉ áp dụng đối với hàng hóa và sản phẩm được xác định trong Phụ lục I theo mã Danh mục kết hợp hoặc Hệ thống hài hòa. Các dạng cà phê chính đã thuộc phạm vi bao gồm những loại cà phê nhân và cà phê rang phù hợp. Ủy ban châu Âu đã thông qua các biện pháp bổ sung về phạm vi sản phẩm trong năm 2026, bao gồm những thay đổi ảnh hưởng đến cà phê hòa tan và một số sản phẩm phái sinh khác, với cơ chế áp dụng cụ thể cho các mặt hàng mới được bổ sung.

Người mua nên xác minh mã hải quan chính xác của từng sản phẩm thay vì giả định tất cả mặt hàng có chứa cà phê đều được xử lý giống nhau. Cần đặc biệt chú ý đến:

• Cà phê nhân xanh
• Cà phê hạt rang
• Cà phê rang xay
• Cà phê đã khử caffeine
• Cà phê hòa tan và cà phê instant
• Cà phê ba trong một
• Dịch chiết và cô đặc cà phê
• Đồ uống hỗn hợp và chế phẩm thực phẩm chứa cà phê
• Mẫu và sản phẩm chỉ dùng để thử nghiệm hoặc phân tích

Tên thương mại của sản phẩm không quyết định phạm vi pháp lý. Mã hải quan, thành phần, giai đoạn chế biến và phiên bản hiện hành của Phụ lục I phải được kiểm tra trước khi giao hàng.

Ai chịu trách nhiệm tuân thủ?

Trách nhiệm thẩm định chính thường thuộc về doanh nghiệp đầu nguồn lần đầu đưa sản phẩm cà phê liên quan ra thị trường EU hoặc xuất khẩu sản phẩm đó khỏi Liên minh châu Âu. Đối với hàng nhập khẩu từ ngoài EU, pháp nhân đầu tiên được thành lập tại EU đưa sản phẩm ra thị trường có thể được xem là operator theo Quy định.

Khung EUDR đã sửa đổi giảm việc nộp lặp lại thông tin ở các giai đoạn phía sau chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp và thương nhân hạ nguồn có thể dựa vào thông tin tham chiếu nhận được từ operator đầu nguồn chịu trách nhiệm, tùy theo nghĩa vụ áp dụng đối với quy mô và vị trí của họ. Tuy nhiên, operator ban đầu vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ thẩm định hỗ trợ sản phẩm được đưa ra thị trường lần đầu.

Nhà xuất khẩu ngoài EU không tự động trở thành operator pháp lý tại EU chỉ vì họ sản xuất hoặc giao cà phê. Tuy nhiên, họ phải cung cấp thông tin giúp nhà nhập khẩu hoặc operator tại EU hoàn thành thẩm định. Trong thực tế, nhà xuất khẩu không thể cung cấp dữ liệu cấp khu đất và bằng chứng đáng tin cậy có thể mất khả năng tiếp cận các khách hàng châu Âu yêu cầu tuân thủ.

Ba giai đoạn thẩm định EUDR

Quy trình thẩm định đầy đủ gồm ba giai đoạn liên kết với nhau:

1. Thu thập thông tin, tài liệu và dữ liệu.
2. Đánh giá rủi ro cà phê không tuân thủ.
3. Giảm thiểu mọi rủi ro cao hơn mức không đáng kể.

Operator chịu trách nhiệm chỉ được đưa sản phẩm ra thị trường sau khi kết luận rằng không có rủi ro hoặc chỉ có rủi ro không đáng kể về việc không tuân thủ. Vì vậy, thẩm định không đơn thuần là hoạt động thu thập hồ sơ. Thông tin phải được kiểm tra, đối chiếu và đánh giá.

Bước một: Thu thập thông tin

Bộ thông tin cho một lô cà phê phải xác định sản phẩm, khối lượng, nguồn gốc, khu đất sản xuất, thời gian sản xuất, nhà cung cấp và khách hàng. Hồ sơ cũng phải chứa bằng chứng đủ sức thuyết phục và có thể xác minh rằng cà phê không gây mất rừng và được sản xuất hợp pháp.

Thông tin cốt lõi thường gồm:

• Tên thương mại và mô tả sản phẩm
• Mã phân loại hải quan liên quan
• Khối lượng tịnh
• Quốc gia sản xuất
• Vùng, tỉnh, huyện hoặc đơn vị địa lý liên quan
• Vị trí địa lý của từng khu đất sản xuất
• Ngày hoặc khoảng thời gian sản xuất
• Tên, địa chỉ bưu chính và email của nhà cung cấp
• Thông tin khách hàng hoặc đơn vị nhận phía sau khi được yêu cầu
• Bằng chứng về tình trạng không gây mất rừng
• Bằng chứng tuân thủ pháp luật địa phương
• Mã lot và dữ liệu truy xuất

Nếu cà phê từ nhiều khu đất được gộp lại, phải cung cấp vị trí địa lý của mọi khu đất đóng góp. Tọa độ trung tâm của vùng, văn phòng hợp tác xã, kho hoặc nhà máy chế biến không thể thay thế dữ liệu khu đất sản xuất.

Yêu cầu vị trí địa lý đối với khu đất trồng cà phê

Vị trí địa lý là địa điểm địa lý của vùng đất nơi cà phê được sản xuất. Định dạng cần cung cấp phụ thuộc vào quy mô và hình dạng của khu đất.

Đối với các khu đất nhỏ hơn, tọa độ vĩ độ và kinh độ có thể được sử dụng để xác định vị trí. Đối với khu đất lớn hơn bốn hecta, dữ liệu đa giác thường được yêu cầu để ranh giới khu vực sản xuất có thể được đánh giá chính xác.

Hồ sơ vị trí địa lý hữu ích nên bao gồm:

• Mã nông trại
• Mã khu đất
• Mã nông dân hoặc người sử dụng đất hợp pháp
• Vĩ độ, kinh độ hoặc tọa độ đa giác
• Hệ tọa độ và định dạng dữ liệu
• Diện tích khu đất
• Ngày thu thập dữ liệu
• Cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm lập bản đồ
• Bằng chứng liên kết khu đất được lập bản đồ với nông dân

Tọa độ phải được kiểm tra để phát hiện lỗi rõ ràng. Một điểm nằm trên biển, trong trung tâm thành phố, tại kho hàng hoặc ở quốc gia khác không thể được chấp nhận chỉ vì nó xuất hiện trong bảng dữ liệu.

Tọa độ điểm và đa giác

Ngày hoặc khoảng thời gian sản xuất

Operator phải biết thời điểm hàng hóa liên quan được sản xuất. Đối với cà phê, hồ sơ có thể đề cập mùa thu hoạch, niên vụ hoặc một khoảng thời gian đủ chính xác để liên kết cà phê với các khu đất đã xác định.

Hồ sơ thời gian sản xuất nên phù hợp với:

• Lịch thu hoạch địa phương
• Hồ sơ giao hàng của nông trại
• Ngày mua quả hoặc cà phê thóc
• Ngày chế biến
• Ngày nhập kho
• Tuyên bố niên vụ
• Ngày xuất khẩu

Những dòng thời gian không hợp lý, chẳng hạn cà phê nhân nhập kho trước mùa thu hoạch đã khai báo, phải dẫn đến việc điều tra thêm.

Mốc ngày 31 tháng 12 năm 2020

Mốc EUDR có nghĩa cà phê không thể được xem là không gây mất rừng nếu khu đất sản xuất được hình thành thông qua hoạt động chuyển đổi rừng bị cấm sau ngày 31 tháng 12 năm 2020. Nông trại được hình thành trước mốc này có thể tiếp tục sản xuất, miễn là đáp ứng các yêu cầu pháp lý khác.

Bằng chứng có thể gồm:

• Ảnh vệ tinh lịch sử
• Bản đồ lớp phủ đất chính thức
• Hồ sơ đăng ký nông trại
• Hồ sơ nông nghiệp lịch sử
• Hồ sơ trồng cây
• Khảo sát vị trí địa lý từ các năm trước
• Ảnh có dấu thời gian
• Đánh giá sử dụng đất độc lập

Không phải lúc nào một nguồn bằng chứng riêng lẻ cũng đủ. Đánh giá mạnh nên so sánh nhiều nguồn và điều tra mọi mâu thuẫn.

Bản đồ rừng và phân tích vệ tinh

Giám sát vệ tinh có thể hỗ trợ xác định lớp phủ rừng có bị dọn bỏ sau mốc thời gian hay không, nhưng việc giải thích bản đồ phải tính đến độ phân giải ảnh, mây che phủ, cây che bóng trong nông trại, biến động thực vật theo mùa, hệ thống canh tác hỗn hợp và sự khác biệt giữa các định nghĩa pháp lý.

Một quy trình có trách nhiệm có thể gồm:

1. Xác thực hình học khu đất.
2. Đối chiếu khu đất với dữ liệu lớp phủ rừng lịch sử.
3. So sánh hình ảnh trước và sau mốc thời gian.
4. Điều tra những thay đổi được phát hiện.
5. Yêu cầu bằng chứng thực địa khi phân tích từ xa chưa đủ rõ.
6. Ghi nhận kết luận và nguồn bằng chứng.

Kết quả tự động “không có cảnh báo” không nên được xem là bằng chứng tuyệt đối khi dữ liệu nền không đầy đủ hoặc không phù hợp với cảnh quan.

Yêu cầu về sản xuất hợp pháp

Tình trạng không gây mất rừng chỉ là một phần của tuân thủ. Cà phê cũng phải được sản xuất phù hợp với pháp luật liên quan của quốc gia sản xuất.

Tùy quốc gia và nông trại, các lĩnh vực pháp lý liên quan có thể gồm:

• Quyền sử dụng đất
• Quyền sở hữu và thuê đất
• Quy định bảo vệ môi trường
• Luật rừng và bảo tồn
• Quyền của bên thứ ba
• Quyền lao động
• Quyền con người được pháp luật áp dụng bảo vệ
• Quyền của cộng đồng bản địa và địa phương
• Sự đồng thuận tự nguyện, trước và được cung cấp đầy đủ thông tin khi phù hợp
• Quy định về thuế, thương mại, hải quan và chống tham nhũng

Bằng chứng cần thiết phụ thuộc vào hệ thống pháp luật địa phương. Nông trại có thể hoạt động hợp pháp dựa trên quyền sử dụng được công nhận ngay cả khi không sở hữu giấy chứng nhận quyền sở hữu tư nhân theo mô hình phương Tây. Người mua cần hiểu những loại giấy tờ về quyền sử dụng đất được pháp luật quốc gia sản xuất công nhận.

Ví dụ về bằng chứng sản xuất hợp pháp

Tài liệu hỗ trợ có thể gồm:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
• Hợp đồng thuê đất
• Đăng ký nông trại
• Hồ sơ thành viên hợp tác xã
• Đăng ký thuế
• Giấy phép sản xuất địa phương
• Giấy phép môi trường khi được yêu cầu
• Tài liệu công nhận quyền tập quán
• Hồ sơ lao động và tiền lương
• Hồ sơ thuốc bảo vệ thực vật và vật tư đầu vào
• Tuyên bố nhà cung cấp được hỗ trợ bằng bằng chứng độc lập

Tuyên bố tự xác nhận không có dữ liệu hỗ trợ có thể không đủ, đặc biệt khi chuỗi cung ứng hoặc vùng sản xuất có rủi ro đã biết về pháp lý hoặc sử dụng đất.

Bước hai: Đánh giá rủi ro

Trừ khi áp dụng thẩm định đơn giản, operator phải đánh giá thông tin đã thu thập và xác định cà phê có nguy cơ không tuân thủ hay không.

Đánh giá có thể xem xét:

• Phân loại rủi ro quốc gia
• Sự hiện diện của rừng trong khu vực sản xuất
• Mức độ phổ biến của mất rừng
• Sự hiện diện và quyền của cộng đồng bản địa
• Tranh chấp quyền sử dụng đất
• Độ tin cậy của tài liệu
• Rủi ro tham nhũng và thực thi pháp luật
• Mức độ phức tạp của chuỗi cung ứng
• Nguy cơ trộn với cà phê không rõ nguồn gốc
• Lịch sử của nhà cung cấp
• Các vi phạm tuân thủ trước đây
• Quan ngại có căn cứ từ bên thứ ba
• Chênh lệch giữa khối lượng khai báo và giao thực tế

Báo cáo đánh giá nên giải thích vì sao bằng chứng hỗ trợ kết luận không có rủi ro hoặc chỉ có rủi ro không đáng kể. Nhãn đơn giản thấp, trung bình hoặc cao mà không có lập luận là không đủ cho một hồ sơ tuân thủ vững chắc.

Bước ba: Giảm thiểu rủi ro

Khi rủi ro cao hơn mức không đáng kể, operator phải áp dụng biện pháp phù hợp cho đến khi rủi ro được giảm xuống mức không đáng kể. Nếu không thể giảm rủi ro đủ mức, sản phẩm không được đưa ra thị trường EU.

Các biện pháp giảm thiểu có thể gồm:

• Yêu cầu bổ sung tài liệu
• Sửa hoặc lập lại ranh giới khu đất
• Thu thập ảnh có độ phân giải cao hơn
• Tiến hành kiểm tra thực địa
• Sử dụng kiểm toán độc lập
• Tách các nông trại chưa chắc chắn khỏi lot tuân thủ
• Cải thiện đào tạo nhà cung cấp
• Đối chiếu năng lực sản xuất của nông trại với khối lượng giao
• Thay đổi nhà cung cấp hoặc vùng mua
• Từ chối lot bị ảnh hưởng

Biện pháp giảm thiểu phải giải quyết đúng rủi ro đã xác định. Một cuộc đánh giá bền vững chung có thể không giải quyết được vấn đề cụ thể về vị trí địa lý hoặc chuyển đổi đất.

Phân loại rủi ro quốc gia

Ủy ban châu Âu phân loại quốc gia hoặc một phần quốc gia thành rủi ro thấp, rủi ro tiêu chuẩn hoặc rủi ro cao. Phân loại này ảnh hưởng đến chiều sâu thẩm định và tần suất kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền, nhưng không thay đổi yêu cầu cơ bản rằng cà phê phải không gây mất rừng và được sản xuất hợp pháp.

Phân loại quốc gia có thể được rà soát và thay đổi. Hợp đồng dài hạn không nên giả định một mức phân loại sẽ được duy trì vĩnh viễn.

Phân loại rủi ro EUDR hiện tại của Việt Nam

Việt Nam hiện được Ủy ban châu Âu xếp vào nhóm quốc gia rủi ro thấp. Điều này có thể cho phép áp dụng thẩm định đơn giản đối với chuỗi cung ứng đủ điều kiện, nhưng không loại bỏ yêu cầu về vị trí địa lý, truy xuất, bằng chứng sản xuất hợp pháp hoặc bằng chứng cà phê không gây mất rừng.

Nếu operator biết được thông tin liên quan cho thấy nguy cơ không tuân thủ, lách luật, giả mạo tài liệu, trộn nguồn không xác định hoặc chuyển đổi đất bị cấm, doanh nghiệp phải vượt ra ngoài quy trình đơn giản và thực hiện đánh giá cùng biện pháp giảm thiểu cần thiết.

Người mua cà phê Việt Nam có thể tham khảo tổng quan về nguồn gốc và cấu trúc sản xuất cà phê Việt Nam khi thiết kế hệ thống truy xuất phù hợp theo từng vùng.

Tuyên bố thẩm định

Trước khi cà phê liên quan được đưa ra thị trường EU hoặc xuất khẩu, operator chịu trách nhiệm phải nộp tuyên bố thẩm định cần thiết thông qua Hệ thống thông tin EUDR và nhận số tham chiếu. Tuyên bố xác nhận quá trình thẩm định đã hoàn thành và không có rủi ro hoặc chỉ có rủi ro không đáng kể.

Tuyên bố có thể chứa các thông tin như:

• Danh tính operator
• Thông tin sản phẩm
• Mã phân loại hải quan
• Khối lượng
• Quốc gia sản xuất
• Dữ liệu vị trí địa lý
• Thời gian sản xuất
• Xác nhận đã hoàn thành thẩm định

Việc nộp tuyên bố không chuyển trách nhiệm sang hệ thống thông tin hoặc cơ quan quản lý. Operator vẫn chịu trách nhiệm về tuân thủ và tính chính xác của thông tin.

Khai báo đơn giản dành cho operator sơ cấp siêu nhỏ và nhỏ

Khung sửa đổi đưa ra hình thức khai báo đơn giản cho một số operator sơ cấp siêu nhỏ hoặc nhỏ đủ điều kiện tại quốc gia rủi ro thấp, khi họ đưa ra thị trường hoặc xuất khẩu sản phẩm do chính họ trồng hoặc thu hoạch trên các khu đất đã xác định.

Cơ chế này nhằm giảm việc nộp hồ sơ lặp lại. Nó không cho phép sản xuất ẩn danh hoặc không thể truy xuất. Khai báo vẫn phải xác định operator và các khu đất liên quan, đồng thời mã nhận dạng khai báo phải được truyền trong chuỗi cung ứng khi cần.

Tờ khai hải quan và số tham chiếu

Đối với hàng nhập khẩu vào EU, số tham chiếu của tuyên bố thẩm định hoặc mã khai báo đơn giản phải có sẵn trước khi tờ khai hải quan được nộp. Người khai hải quan phải đưa thông tin tham chiếu liên quan vào tờ khai.

Số tham chiếu cần được liên kết với:

• Đúng nhà nhập khẩu hoặc operator
• Đúng mã phân loại sản phẩm
• Đúng khối lượng được bao phủ
• Đúng lô hàng hoặc batch
• Đúng khu đất sản xuất
• Đúng hồ sơ thẩm định hỗ trợ

Sử dụng một số tham chiếu hợp lệ cho cà phê không liên quan không tạo ra tuân thủ và có thể cho thấy hành vi lách luật.

Truy xuất từ khu đất đến lot xuất khẩu

Tuyên bố không gây mất rừng đòi hỏi một liên kết không bị gián đoạn giữa khu đất sản xuất và sản phẩm xuất khẩu. Chuỗi này có thể gồm nông dân, người thu mua, hợp tác xã, nhà máy ướt, nhà máy khô, kho, thương nhân, nhà xuất khẩu, nhà rang và nhà nhập khẩu.

Một chuỗi truy xuất thực tế có thể theo trình tự:

1. Đăng ký nông trại và khu đất
2. Hồ sơ thu hoạch
3. Giao hàng cho người thu mua hoặc hợp tác xã
4. Hồ sơ nhập quả hoặc cà phê thóc
5. Batch chế biến
6. Lot tại nhà máy khô
7. Lot kho
8. Lot xuất khẩu
9. Hồ sơ container và seal
10. Xác nhận nhận hàng của nhà nhập khẩu

Mỗi lần biến đổi, gộp hoặc chia lot phải được ghi lại để khối lượng đầu vào và đầu ra của từng giai đoạn có thể được đối chiếu.

Mã hóa lot

Mã lot phải duy nhất, ổn định và dễ hiểu trong mọi hồ sơ. Một mã được thiết kế tốt có thể nhận diện nguồn gốc, nhóm nhà cung cấp, niên vụ, phương pháp chế biến, kho và batch sản xuất.

Không nên tái sử dụng cùng một mã cho cà phê không liên quan. Khi một lot được chia, các lot con phải duy trì liên kết được ghi nhận với lot mẹ. Khi nhiều lot được gộp, lot mới phải xác định mọi nguồn đầu vào.

Gộp cà phê từ nhiều nông trại

EUDR không cấm việc gộp nguồn. Cà phê từ nhiều nông hộ có thể được kết hợp nếu tất cả khu đất đóng góp đều được xác định và tuân thủ.

Trước khi gộp, cơ sở chế biến nên xác nhận:

• Mọi nông dân đã được đăng ký.
• Mọi khu đất có dữ liệu vị trí hợp lệ.
• Thời gian sản xuất đã được ghi nhận.
• Có bằng chứng sản xuất hợp pháp.
• Đã hoàn thành kiểm tra mất rừng.
• Các nông trại bị đình chỉ hoặc từ chối đã bị chặn.
• Khối lượng giao là hợp lý.

Nếu một nguồn không tuân thủ hoặc không xác định được trộn vào một lot không thể tách, tình trạng tuân thủ của toàn bộ lot có thể bị ảnh hưởng.

Phân tách vật lý và cân bằng khối lượng

Phân tách vật lý thường là phương pháp an toàn nhất đối với cà phê EUDR vì ngăn nguyên liệu tuân thủ bị trộn với cà phê có nguồn gốc không xác định hoặc không tuân thủ. Kho và nhà máy nên phân tách bằng bao có nhãn, thùng, silo, khu vực sàn hoặc lịch chế biến riêng.

Tuyên bố cân bằng khối lượng thuần túy trên giấy tờ không thể thay thế truy xuất cấp khu đất khi cà phê vật lý không thể được kết nối với các nguồn tuân thủ đã xác định. Hạch toán khối lượng là cần thiết nhưng phải hỗ trợ, không được thay thế danh tính sản phẩm.

Đối chiếu khối lượng

Kiểm soát khối lượng là yếu tố quan trọng để phát hiện nguồn trộn chưa khai báo. Nông trại, hợp tác xã hoặc cơ sở chế biến không được bán nhiều cà phê truy xuất hơn mức có thể sản xuất hoặc tiếp nhận hợp lý.

Đối chiếu có thể so sánh:

• Diện tích cà phê đã lập bản đồ
• Năng suất dự kiến
• Sản lượng thu hoạch thực tế
• Khối lượng quả giao
• Tỷ lệ chuyển đổi cà phê thóc
• Tỷ lệ thu hồi nhân xanh
• Hao hụt chế biến
• Tồn kho
• Khối lượng xuất khẩu

Khối lượng dư thừa không giải thích được là dấu hiệu cảnh báo cà phê từ các khu đất chưa đăng ký có thể đã đi vào lot.

Hồ sơ chế biến và biến đổi

Cà phê nhân có thể được xay vỏ, làm sạch, đánh bóng, rửa, phân hạng, tuyển màu, rang, xay, khử caffeine, chiết xuất hoặc phối trộn trước khi đến thị trường châu Âu. Mỗi bước biến đổi phải duy trì liên kết với cà phê tuân thủ ban đầu.

Hồ sơ chế biến có thể gồm:

• Mã lot đầu vào
• Khối lượng đầu vào
• Ngày chế biến
• Phương pháp chế biến
• Mã lot đầu ra
• Khối lượng đầu ra
• Hao hụt và phụ phẩm
• Thiết bị hoặc dây chuyền sản xuất
• Hồ sơ vệ sinh giữa các lot

Blend chứa cà phê từ nhiều nguồn phải duy trì thông tin vị trí địa lý và hồ sơ thẩm định của toàn bộ nguồn đóng góp.

Yêu cầu đối với cà phê nhân

Đối với cà phê nhân, truy xuất thường bắt đầu từ nông trại và theo sản phẩm qua các giai đoạn quả, cà phê thóc hoặc quả khô, xay, phân hạng, lưu kho và xuất khẩu.

Một bộ hồ sơ cà phê nhân đầy đủ có thể gồm:

• Danh sách nông trại và khu đất
• Tệp vị trí địa lý
• Hồ sơ thu hoạch
• Biên nhận giao hàng của nông dân
• Nhật ký chế biến
• Hồ sơ nhập và xuất kho
• Chứng nhận chất lượng
• Packing list
• Hóa đơn thương mại
• Thông tin container và seal

Yêu cầu đối với cà phê rang và xay

Rang không loại bỏ nghĩa vụ truy xuất EUDR khi sản phẩm rang thuộc phạm vi. Nhà rang phải biết những lot cà phê nhân tuân thủ nào đã đi vào từng batch rang.

Hồ sơ liên quan gồm:

• Lot cà phê nhân đầu vào
• Mã batch rang
• Khối lượng cà phê rang đầu ra
• Công thức blend
• Batch đóng gói
• Khối lượng thành phẩm
• Hồ sơ phân phối cho khách hàng

Sản phẩm private label không được mất danh tính EUDR chỉ vì được bán dưới thương hiệu của doanh nghiệp khác.

Cà phê hòa tan và cà phê soluble

Chuỗi cung ứng cà phê hòa tan có thể phức tạp hơn vì hạt có thể được phối trộn, rang, chiết xuất, cô đặc, sấy và tạo hạt. Những thay đổi về phạm vi sản phẩm được thông qua trong năm 2026 cũng yêu cầu người mua xác minh thời điểm mã cà phê hòa tan liên quan bắt đầu thuộc Phụ lục cập nhật.

Nhà sản xuất nên duy trì:

• Nguồn cà phê nhân
• Batch rang và chiết xuất
• Hiệu suất chiết xuất
• Hồ sơ cô đặc
• Batch sấy
• Lot cà phê hòa tan thành phẩm
• Đối chiếu khối lượng

Đối với sản phẩm ba trong một, truy xuất cà phê phải tiếp tục được liên kết với công thức thành phẩm dù sản phẩm có thêm đường, creamer và các thành phần khác.

Đánh giá và tiếp nhận nhà cung cấp

Tuân thủ EUDR bắt đầu trước khi ký hợp đồng mua hàng. Nhà cung cấp nên được đánh giá về khả năng lập bản đồ nông trại, duy trì phân tách lot, cung cấp giấy tờ pháp lý và xử lý vấn đề chất lượng dữ liệu.

Quy trình tiếp nhận nhà cung cấp có thể đánh giá:

• Hệ thống đăng ký nông trại
• Phương pháp thu thập vị trí địa lý
• Quy trình xác thực dữ liệu
• Bằng chứng hợp pháp về đất
• Quy trình kiểm tra mất rừng
• Hệ thống mã lot
• Phân tách trong kho
• Kiểm soát năng lực sản xuất
• Kiểm toán nội bộ
• Quy trình hành động khắc phục

Nhà cung cấp cam kết tuân thủ nhưng không thể chứng minh hệ thống của mình không nên được xem là rủi ro thấp chỉ dựa trên danh tiếng.

Điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp

Hợp đồng cà phê dành cho thị trường châu Âu nên đề cập:

• Dữ liệu vị trí khu đất chính xác
• Cấm trộn nguồn không xác định
• Cam kết sản xuất hợp pháp
• Cam kết không gây mất rừng
• Quyền tiếp cận hồ sơ
• Quyền kiểm toán
• Nghĩa vụ thông báo thay đổi về đất hoặc nhà cung cấp
• Đối chiếu khối lượng
• Thời gian lưu hồ sơ
• Quy trình từ chối và thay thế
• Trách nhiệm đối với thông tin sai

Điều khoản hợp đồng không thể thay thế thẩm định, nhưng có thể phân định trách nhiệm và thiết lập biện pháp xử lý khi thông tin cung cấp sai hoặc thiếu.

Xác thực dữ liệu

Dữ liệu cần được xác thực trước khi đi vào tuyên bố thẩm định cuối cùng. Các quy tắc kiểm tra phổ biến gồm:

• Tọa độ nằm trong đúng quốc gia và vùng đã khai báo.
• Hình học đa giác hợp lệ.
• Diện tích khu đất hợp lý.
• Khu đất không bị trùng lặp giữa các nông dân không liên quan.
• Ngày thu hoạch phù hợp mùa vụ địa phương.
• Mã nông dân là duy nhất.
• Khối lượng nông trại phù hợp với diện tích đã lập bản đồ.
• Khối lượng lot đối chiếu được qua quá trình chế biến.
• Tài liệu đề cập đúng cùng một nhà cung cấp và khu đất.

Kiểm tra tự động có thể phát hiện lỗi rõ ràng, nhưng việc rà soát thủ công vẫn cần thiết đối với trường hợp bất thường.

Các lỗi vị trí địa lý phổ biến

• Đảo vĩ độ và kinh độ
• Thiếu dấu âm của tọa độ
• Ghi tọa độ tại nhà nông dân thay vì khu đất
• Sử dụng tọa độ kho cho tất cả nông trại
• Đa giác tự cắt nhau
• Khu đất được lập bản đồ ở quốc gia khác
• Sao chép cùng tọa độ cho nhiều nông trại
• Ghi diện tích sai đơn vị
• Đa giác bao phủ cả làng thay vì một khu đất
• Không có liên kết giữa tọa độ và hồ sơ nông dân

Bảo mật dữ liệu

Vị trí nông trại và thông tin cá nhân của nhà cung cấp có thể nhạy cảm về thương mại và quyền riêng tư. Nhà xuất khẩu và người mua nên sử dụng kiểm soát truy cập, lưu trữ an toàn, phân quyền người dùng và thỏa thuận chia sẻ dữ liệu.

Bảo mật không nên được dùng làm lý do từ chối cung cấp thông tin pháp lý cần thiết cho operator chịu trách nhiệm hoặc cơ quan có thẩm quyền. Quy trình chia sẻ dữ liệu có kiểm soát phù hợp hơn việc xóa các trường truy xuất quan trọng.

Thời gian lưu hồ sơ

Operator phải lưu hồ sơ thẩm định trong ít nhất năm năm. Hồ sơ cần tiếp tục truy cập được ngay cả khi nhân viên, nền tảng phần mềm hoặc nhà cung cấp thay đổi.

Hồ sơ có thể gồm:

• Tuyên bố thẩm định
• Tệp vị trí địa lý
• Đánh giá rủi ro
• Biện pháp giảm thiểu rủi ro
• Hợp đồng nhà cung cấp
• Bằng chứng sản xuất hợp pháp
• Đánh giá vệ tinh
• Báo cáo kiểm toán
• Hồ sơ lot và khối lượng
• Trao đổi với khách hàng

Quản lý phiên bản rất quan trọng vì ranh giới khu đất, trạng thái nhà cung cấp và kết luận rủi ro có thể thay đổi theo thời gian.

Chứng nhận và tuân thủ EUDR

Chứng nhận hữu cơ, bền vững, thương mại công bằng hoặc nguồn cung có trách nhiệm có thể hỗ trợ thẩm định, nhưng không tự động bảo đảm tuân thủ EUDR.

Hệ thống chứng nhận có thể hỗ trợ cung cấp:

• Danh sách nông trại
• Hồ sơ kiểm soát nội bộ
• Báo cáo đánh giá
• Thông tin chuỗi hành trình sản phẩm
• Hồ sơ đào tạo nông dân
• Tiêu chí môi trường

Operator vẫn phải xác nhận thông tin đáp ứng EUDR, đặc biệt là vị trí khu đất, tình trạng mất rừng sau năm 2020, sản xuất hợp pháp và truy xuất cấp sản phẩm.

Chất lượng và truy xuất EUDR

Tuân thủ EUDR và chất lượng cà phê là hai hệ thống riêng biệt nhưng có liên quan. Một lot có thể tuân thủ pháp lý nhưng không đạt yêu cầu về độ ẩm, khuyết tật hoặc cảm quan. Một lot khác có thể có hương vị xuất sắc nhưng thiếu hồ sơ khu đất đầy đủ.

Người mua nên liên kết hồ sơ EUDR với:

• Kết quả độ ẩm
• Hoạt độ nước
• Phân bố screen
• Số khuyết tật
• Hồ sơ cupping
• Phương pháp chế biến
• Niên vụ
• Thông số đóng gói

Các kiểm soát này có thể được quản lý thông qua quy trình chất lượng, truy xuất và tuân thủ cà phê được lập thành văn bản.

Quản lý kho

Kho hàng cần ngăn lot tuân thủ bị nhầm lẫn với cà phê không có hồ sơ. Mọi chuyển động của hàng hóa phải được ghi nhận.

Thực hành tốt gồm:

• Khu lưu trữ có nhãn rõ
• Thẻ lot duy nhất
• Nhận diện pallet hoặc silo
• Kiểm soát chuyển kho
• Vệ sinh giữa các lot
• Đối chiếu tồn kho
• Hạn chế truy cập cà phê bị đình chỉ
• Ghi nhận việc thay bao

Hệ thống số chỉ hữu ích khi hàng hóa vật lý phù hợp với hồ sơ.

Đóng container

Trước khi giao hàng, nhà xuất khẩu phải xác minh đúng lot tuân thủ được đóng vào đúng container.

Kiểm soát đóng hàng có thể gồm:

• Xác minh lot cuối
• Xác nhận số bao
• Kiểm tra container
• Ảnh quá trình đóng hàng
• Số container
• Số seal
• Hồ sơ trọng lượng
• Đối chiếu packing list
• Phê duyệt bởi nhân sự được ủy quyền

Thay đổi lot sau khi tuyên bố thẩm định đã được chuẩn bị có thể khiến operator phải rà soát hoặc thay thế tuyên bố.

Chuẩn bị mẫu cho người mua châu Âu

Mẫu phải được nhận diện bằng cùng cấu trúc nguồn gốc và lot dự kiến áp dụng cho lô thương mại. Một mẫu tuân thủ từ các nông trại được chọn không thể hỗ trợ lô hàng chứa thêm nguồn chưa có hồ sơ.

Tài liệu mẫu có thể ghi:

• Nguồn gốc
• Nhóm nông trại
• Niên vụ
• Phương pháp chế biến
• Mã lot
• Trạng thái truy xuất
• Mẫu có đại diện cho lot cuối hay không

Kiểm toán nội bộ và thử nghiệm truy xuất

Doanh nghiệp nên định kỳ kiểm tra khả năng truy ngược một lot thành phẩm về tất cả khu đất sản xuất và truy xuôi từng khu đất đến các lô hàng liên quan.

Một thử nghiệm mô phỏng nên xác minh:

• Tốc độ truy xuất hồ sơ
• Mức đầy đủ của dữ liệu khu đất
• Tính nhất quán của hồ sơ nhà cung cấp
• Đối chiếu khối lượng
• Liên kết chế biến
• Hồ sơ phân phối khách hàng
• Khả năng cô lập hàng bị ảnh hưởng

Mọi lỗi phát hiện nên dẫn đến hành động khắc phục, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.

Kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền

Cơ quan có thẩm quyền của EU có thể kiểm tra hệ thống thẩm định, tuyên bố, dữ liệu vị trí địa lý, đánh giá rủi ro, hồ sơ nhà cung cấp, kho và mẫu sản phẩm. Họ cũng có thể hành động dựa trên những quan ngại có căn cứ do bên thứ ba gửi.

Doanh nghiệp nên sẵn sàng giải thích:

• Khu đất được lập bản đồ như thế nào
• Mất rừng được đánh giá ra sao
• Những luật địa phương nào đã được xem xét
• Dữ liệu nhà cung cấp được xác thực thế nào
• Việc trộn nguồn được ngăn chặn ra sao
• Khối lượng được đối chiếu như thế nào
• Vì sao rủi ro cuối được xem là không đáng kể

Hình phạt và hậu quả thương mại

Các quốc gia thành viên phải thiết lập hình phạt hiệu quả, tương xứng và có tính răn đe. Tùy vi phạm, hậu quả có thể gồm tiền phạt, tịch thu sản phẩm hoặc doanh thu, tạm thời loại khỏi mua sắm công và tạm thời cấm đưa sản phẩm liên quan ra thị trường.

Hậu quả thương mại có thể xuất hiện trước cả khi có xử phạt chính thức:

• Trì hoãn lô hàng
• Bị giữ tại hải quan
• Người mua từ chối
• Khiếu nại hợp đồng
• Mất phê duyệt nhà cung cấp
• Thu hồi sản phẩm
• Tổn hại uy tín
• Phát sinh chi phí kiểm toán

Các lỗi tuân thủ phổ biến

• Chỉ thu thập tọa độ hợp tác xã
• Sử dụng bản đồ vùng thay vì từng khu đất
• Không xác minh tính hợp pháp của đất
• Trộn cà phê đã lập bản đồ với cà phê chưa lập bản đồ
• Chấp nhận tọa độ sao chép
• Bỏ qua chênh lệch khối lượng
• Phụ thuộc hoàn toàn vào chứng nhận
• Chỉ chuẩn bị truy xuất sau khi giao hàng
• Sử dụng mã lot khác nhau giữa các chứng từ
• Không cập nhật trạng thái nhà cung cấp
• Cho rằng phân loại rủi ro thấp loại bỏ mọi nghĩa vụ
• Nộp tuyên bố thẩm định mà không có bằng chứng hỗ trợ

Dấu hiệu cảnh báo dành cho người mua

Người mua nên điều tra khi:

• Nhà cung cấp không thể cung cấp vị trí cấp khu đất.
• Mọi nông trại có cùng một tọa độ.
• Khối lượng sản xuất vượt quá năng lực hợp lý của nông trại.
• Nhà xuất khẩu từ chối giải thích phương pháp lập bản đồ.
• Tên nông trại không nhất quán giữa các tệp.
• Khu đất nằm trong vùng rừng hoặc khu bảo tồn mà không có giải thích.
• Giấy tờ đất không xác định người sản xuất.
• Lot đã bị trộn trước khi hoàn thành kiểm tra tuân thủ.
• Nhà cung cấp cho rằng chứng nhận tự nó là đủ.
• Số tham chiếu thẩm định không thể liên kết với lô hàng.

Câu hỏi nên đặt cho nhà xuất khẩu cà phê

• Những nông trại và khu đất nào đã sản xuất lot này?
• Tất cả tọa độ là điểm hay đa giác đúng định dạng yêu cầu?
• Tọa độ được thu thập và xác thực như thế nào?
• Hoạt động mất rừng sau năm 2020 được đánh giá ra sao?
• Có những giấy tờ sản xuất hợp pháp nào?
• Lot có được phân tách vật lý không?
• Khối lượng được đối chiếu như thế nào?
• Những batch chế biến nào đóng góp vào lô hàng?
• Có nguồn nào bị đình chỉ hoặc loại bỏ không?
• Ai duy trì hồ sơ thẩm định?
• Lô hàng cuối có thể truy về mọi khu đất không?
• Thông tin tham chiếu EUDR nào sẽ đi cùng lô hàng?

Checklist dành cho người mua

• Đã xác nhận mã hải quan của sản phẩm
• Đã xác nhận ngày áp dụng
• Đã xác định operator chịu trách nhiệm
• Đã xác nhận quốc gia sản xuất
• Đã liệt kê toàn bộ khu đất sản xuất
• Đã xác thực dữ liệu vị trí địa lý
• Đã ghi nhận thời gian sản xuất
• Đã hoàn thành đánh giá mất rừng sau năm 2020
• Đã rà soát bằng chứng sản xuất hợp pháp
• Đã xác minh danh tính nhà cung cấp
• Đã kiểm tra phân loại rủi ro
• Đã hoàn thành đánh giá rủi ro khi cần
• Đã hoàn thành giảm thiểu khi cần
• Đã đối chiếu khối lượng lot
• Đã ghi nhận liên kết chế biến
• Đã nộp tuyên bố thẩm định hoặc khai báo
• Đã liên kết số tham chiếu với chứng từ hải quan
• Đã lưu hồ sơ trong năm năm

Quy trình chuẩn bị được khuyến nghị

1. Xác nhận sản phẩm cà phê thuộc phạm vi EUDR hiện hành.
2. Xác định operator chịu trách nhiệm tại EU.
3. Đăng ký toàn bộ nông dân và khu đất sản xuất.
4. Thu thập và xác thực vị trí địa lý.
5. Ghi nhận thời gian sản xuất.
6. Đánh giá sử dụng đất theo mốc ngày 31 tháng 12 năm 2020.
7. Thu thập bằng chứng sản xuất hợp pháp.
8. Thiết lập mã nông trại và mã lot duy nhất.
9. Ngăn việc trộn với cà phê không rõ nguồn gốc.
10. Đối chiếu khối lượng qua thu mua và chế biến.
11. Hoàn thành đánh giá rủi ro khi được yêu cầu.
12. Giảm mọi rủi ro cao hơn mức không đáng kể.
13. Chuẩn bị hồ sơ thẩm định.
14. Nộp tuyên bố hoặc khai báo cần thiết.
15. Liên kết số tham chiếu với hồ sơ hải quan và vận chuyển.
16. Lưu toàn bộ bộ bằng chứng.

Cơ hội xuất khẩu cho nhà cung cấp đã chuẩn bị

Việc chuẩn bị EUDR có thể tạo lợi thế thương mại cho nhà xuất khẩu cung cấp dữ liệu khu đất đáng tin cậy, phân tách lot ổn định và giao chứng từ nhanh chóng. Nhà nhập khẩu châu Âu có thể ưu tiên nhà cung cấp giúp giảm bất định tuân thủ ngay cả khi sản phẩm không có mức giá thấp nhất.

Các chương trình sẵn sàng xuất khẩu có thể gồm:

• Robusta thương mại có truy xuất
• Arabica truy xuất cấp nông trại
• Micro-lot Fine Robusta
• Cà phê chứng nhận kèm dữ liệu EUDR
• Lot vùng được phân tách
• Cà phê rang private label
• Blend espresso sẵn sàng EUDR
• Chuỗi cà phê hòa tan có hồ sơ đầy đủ

Nhà xuất khẩu có thể tham khảo dịch vụ xuất khẩu, truy xuất và chứng từ cà phê khi chuẩn bị sản phẩm cho khách hàng châu Âu.

Đánh giá cuối cùng

Cà phê không gây mất rừng dành cho thị trường châu Âu yêu cầu bằng chứng có thể xác minh, liên kết từng sản phẩm liên quan với các khu đất được vận hành hợp pháp và không bị phá rừng sau ngày 31 tháng 12 năm 2020. Tuân thủ phụ thuộc vào vị trí địa lý chính xác, thời gian sản xuất, hồ sơ nhà cung cấp, bằng chứng pháp lý về đất, đánh giá mất rừng, phân tách lot, đối chiếu khối lượng và việc nộp hồ sơ cần thiết qua Hệ thống thông tin EUDR.

Phân loại quốc gia rủi ro thấp có thể đơn giản hóa một phần quy trình, nhưng không loại bỏ yêu cầu lập bản đồ khu đất, truy xuất hoặc sản xuất hợp pháp. Chứng nhận, giám sát vệ tinh và tuyên bố nhà cung cấp có thể hỗ trợ hồ sơ, nhưng không tự động thay thế trách nhiệm của operator.

Doanh nghiệp có kế hoạch cung cấp cho người mua châu Âu nên xây dựng hệ thống trước khi ký hợp đồng và giao hàng, thay vì chờ đến khi chứng từ hải quan được chuẩn bị. Doanh nghiệp tìm kiếm cà phê nhân, cà phê rang hoặc cà phê chế biến của Việt Nam với yêu cầu truy xuất xác định có thể gửi yêu cầu cà phê bán buôn tùy chỉnh, nêu rõ sản phẩm, khối lượng, điểm đến, nguồn gốc, phương pháp chế biến, đóng gói và dữ liệu EUDR cần thiết.