Caffè a deforestazione zero: Requisiti per il mercato europeo

Il caffè a deforestazione zero destinato al mercato europeo deve essere collegato a terreni di produzione che non siano stati convertiti da foresta ad uso agricolo dopo il 31 dicembre 2020, deve essere stato prodotto nel rispetto della legislazione pertinente del Paese di origine e deve essere coperto dalla documentazione di dovuta diligenza richiesta prima dell’immissione sul mercato dell’Unione Europea o dell’esportazione dall’UE. Questi obblighi derivano dal Regolamento dell’Unione Europea sui prodotti a deforestazione zero, comunemente indicato come EUDR. Il Regolamento riguarda il caffè insieme a bovini, cacao, palma da olio, gomma, soia e legno, oltre a specifici prodotti derivati identificati mediante i relativi codici doganali nell’Allegato I.

Per esportatori, torrefazioni, importatori e acquirenti internazionali, la conformità richiede molto più di una dichiarazione generale di sostenibilità o di un certificato del fornitore. Ogni lotto commerciale deve rimanere collegato alle aziende agricole o alle parcelle di produzione, ai dati di geolocalizzazione, al periodo produttivo, alle prove di legalità, ai fornitori, alle quantità, ai processi di trasformazione e ai documenti di spedizione. Quando le informazioni sono mancanti, contraddittorie o non verificabili, l’operatore responsabile non può considerare il prodotto conforme soltanto perché proviene da una regione conosciuta o da un Paese classificato a basso rischio.

Che cos’è il caffè a deforestazione zero?

Ai sensi dell’EUDR, il caffè è considerato a deforestazione zero quando è stato prodotto su terreni che non sono stati convertiti da foresta ad uso agricolo dopo la data limite del 31 dicembre 2020. La questione principale non è se il caffè sia stato raccolto dopo quella data, ma se la parcella produttiva abbia subito una conversione forestale vietata dopo il termine stabilito.

Un prodotto conforme deve soddisfare tre condizioni fondamentali:

• Deve essere a deforestazione zero.
• Deve essere stato prodotto nel rispetto della legislazione pertinente del Paese di produzione.
• Deve essere coperto dalla dichiarazione di dovuta diligenza o dalla dichiarazione semplificata applicabile.

Tutti e tre i requisiti sono necessari. Le coordinate geografiche non dimostrano da sole la legalità della produzione, mentre un documento fondiario non dimostra automaticamente l’assenza di deforestazione dopo il 31 dicembre 2020.

Quando iniziano ad applicarsi gli obblighi EUDR?

Secondo il quadro normativo aggiornato, i principali obblighi EUDR iniziano ad applicarsi dal 30 dicembre 2026 per gli operatori grandi e medi e per le imprese micro e piccole già soggette al precedente Regolamento UE sul legname. Per la maggior parte delle altre imprese micro e piccole, la data di applicazione è il 30 giugno 2027.

La data di applicazione non deve essere confusa con la data limite del 31 dicembre 2020. Quest’ultima determina se il terreno produttivo è ammissibile, mentre la data di applicazione stabilisce quando gli obblighi legali diventano effettivi per la categoria aziendale interessata.

Quali prodotti di caffè rientrano nel campo di applicazione?

L’EUDR si applica soltanto alle merci e ai prodotti elencati nell’Allegato I mediante i codici della Nomenclatura combinata o del Sistema armonizzato. Le principali categorie già interessate comprendono le forme rilevanti di caffè verde e tostato.

Il 13 luglio 2026 la Commissione Europea ha inoltre adottato un atto delegato destinato ad aggiornare il campo di applicazione dei prodotti, includendo anche il caffè solubile e apportando altre modifiche. L’atto deve completare il controllo previsto da parte del Parlamento Europeo e del Consiglio prima dell’entrata in vigore. Per i prodotti aggiunti è prevista un’applicazione dal 30 dicembre 2027.

Prima della spedizione, gli acquirenti dovrebbero verificare il codice doganale preciso di ogni prodotto, con particolare attenzione a:

• Caffè verde in grani
• Caffè tostato in grani
• Caffè tostato macinato
• Caffè decaffeinato
• Caffè solubile e instant coffee
• Caffè tre in uno
• Estratti e concentrati di caffè
• Bevande e preparazioni alimentari composte contenenti caffè
• Campioni e prodotti destinati esclusivamente ad analisi, esami o prove

Il nome commerciale non determina il campo di applicazione legale. Devono essere verificati codice doganale, composizione, fase di trasformazione, data della spedizione e versione dell’Allegato I in vigore in quel momento.

Chi è responsabile della conformità?

La responsabilità principale della dovuta diligenza ricade generalmente sull’operatore che immette per la prima volta il prodotto interessato sul mercato dell’Unione Europea o lo esporta dall’UE. Per le importazioni provenienti da Paesi terzi, si tratta spesso della prima persona o società stabilita nell’Unione che mette il prodotto a disposizione sul mercato.

Il quadro EUDR aggiornato riduce la ripetizione delle dichiarazioni nelle fasi successive della filiera. Gli operatori e i commercianti a valle possono, nelle condizioni previste, utilizzare i riferimenti ricevuti dall’operatore responsabile a monte. L’operatore iniziale rimane comunque responsabile della correttezza e della sufficienza della dovuta diligenza relativa al prodotto immesso per la prima volta sul mercato.

Un esportatore situato fuori dall’UE non diventa automaticamente l’operatore europeo responsabile soltanto perché produce o spedisce il caffè. Deve però fornire le informazioni necessarie affinché l’importatore possa svolgere la propria dovuta diligenza. Un fornitore incapace di presentare dati affidabili a livello di parcella può perdere l’accesso agli acquirenti europei anche quando il prodotto possiede buone caratteristiche qualitative.

Le tre fasi della dovuta diligenza EUDR

La procedura completa comprende tre fasi collegate:

1. Raccolta delle informazioni, dei documenti e dei dati necessari.
2. Valutazione del rischio che il caffè non sia conforme.
3. Riduzione di ogni rischio superiore a un livello trascurabile.

Il prodotto può essere immesso sul mercato soltanto quando l’operatore conclude che non esiste alcun rischio o che il rischio residuo è trascurabile. La dovuta diligenza non è quindi una semplice raccolta di file: le informazioni devono essere controllate, confrontate e valutate in modo documentato.

Prima fase: raccolta delle informazioni

Il fascicolo relativo a una spedizione dovrebbe identificare prodotto, quantità, origine, parcelle produttive, periodo di produzione, fornitori e, quando richiesto, destinatari. Deve inoltre contenere prove sufficientemente conclusive e verificabili che il caffè sia a deforestazione zero e legalmente prodotto.

Le informazioni principali comprendono normalmente:

• Nome commerciale e descrizione del prodotto
• Codice doganale pertinente
• Quantità netta
• Paese di produzione
• Regione, provincia, distretto o altra suddivisione geografica
• Geolocalizzazione di ogni parcella produttiva
• Data o periodo della produzione
• Nome, indirizzo postale ed email del fornitore
• Informazioni sul cliente o sul destinatario a valle quando richieste
• Prove dello stato a deforestazione zero
• Prove di conformità alla legislazione locale
• Codici di lotto e riferimenti di tracciabilità

Quando il caffè proveniente da più parcelle viene aggregato, devono essere incluse tutte le aree che hanno contribuito al lotto. Le coordinate della sede di una cooperativa, di un magazzino, di uno stabilimento o del centro geografico di una regione non possono sostituire quelle delle parcelle produttive.

Requisiti di geolocalizzazione delle parcelle

La geolocalizzazione identifica la posizione geografica del terreno sul quale il caffè è stato prodotto. Il formato dipende dalla dimensione e dalla forma della parcella.

Per le superfici più piccole possono essere utilizzate coordinate di latitudine e longitudine. Per le parcelle superiori a quattro ettari è generalmente necessaria una descrizione mediante poligono, in modo da permettere l’analisi dell’intero confine produttivo.

Un registro affidabile dovrebbe contenere:

• Codice dell’azienda agricola
• Codice della parcella
• Identificativo dell’agricoltore o dell’utilizzatore legale
• Coordinate puntuali o poligonali
• Sistema di coordinate e formato del file
• Superficie della parcella
• Data di raccolta dei dati
• Persona o organizzazione responsabile della mappatura
• Prova del collegamento tra parcella e produttore

Le coordinate devono essere sottoposte a controlli di plausibilità. Un punto situato nel mare, in un centro urbano, presso un magazzino o in un altro Paese non è accettabile soltanto perché compare nel foglio dati del fornitore.

Coordinate puntuali e poligoni

Data o periodo di produzione

L’operatore deve conoscere il momento in cui la materia prima è stata prodotta. Per il caffè, il dato può essere espresso come periodo di raccolta, annata o altro intervallo sufficientemente preciso da collegare il prodotto alle parcelle dichiarate.

Il periodo dovrebbe essere coerente con:

• Calendario locale della raccolta
• Registri dell’azienda agricola
• Ricevute di consegna delle ciliegie o del pergamino
• Date di lavorazione
• Date di ingresso in magazzino
• Dichiarazioni dell’annata
• Date di esportazione

Una sequenza impossibile, come l’ingresso del caffè verde in magazzino prima della raccolta dichiarata, deve generare ulteriori controlli.

La data limite del 31 dicembre 2020

Il caffè non può essere considerato a deforestazione zero se la parcella è stata creata attraverso una conversione forestale vietata dopo il 31 dicembre 2020. Una piantagione già esistente prima della data limite può continuare a produrre, purché siano rispettati gli altri requisiti.

Le prove possono comprendere:

• Immagini satellitari storiche
• Mappe ufficiali della copertura del suolo
• Registrazioni dell’azienda agricola
• Documenti agricoli storici
• Registri di impianto
• Precedenti rilevazioni geografiche
• Fotografie con data verificabile
• Valutazioni indipendenti dell’uso del suolo

Una singola fonte non è sempre sufficiente. Un’analisi solida confronta più fonti e indaga ogni contraddizione.

Mappe forestali e analisi satellitare

Le immagini satellitari possono aiutare a determinare se la copertura forestale sia stata rimossa dopo la data limite. L’interpretazione deve però considerare risoluzione, nuvole, alberi da ombra, vegetazione stagionale, sistemi agricoli misti e differenze tra definizioni tecniche e giuridiche di foresta.

Un processo controllato può comprendere:

1. Validare posizione e geometria della parcella.
2. Sovrapporre la parcella ai dati storici su foreste e copertura del suolo.
3. Confrontare immagini precedenti e successive al 31 dicembre 2020.
4. Indagare i cambiamenti rilevati.
5. Richiedere prove sul campo quando il telerilevamento non è conclusivo.
6. Documentare fonti, analisi e conclusione.

Un risultato automatico privo di allarmi non dovrebbe essere trattato come prova assoluta quando i dati di base non sono sufficientemente precisi per il paesaggio analizzato.

Requisiti di produzione legale

L’assenza di deforestazione costituisce soltanto una parte della conformità. Il caffè deve anche essere stato prodotto nel rispetto della legislazione pertinente del Paese di origine.

A seconda del contesto, le aree legali rilevanti possono comprendere:

• Diritti di utilizzo del terreno
• Diritti di proprietà e locazione
• Norme ambientali
• Legislazione forestale e di conservazione
• Diritti di terzi
• Diritti dei lavoratori
• Diritti umani tutelati dalla legge applicabile
• Diritti dei popoli indigeni e delle comunità locali
• Consenso libero, preventivo e informato quando pertinente
• Norme fiscali, commerciali, doganali e anticorruzione

I documenti appropriati dipendono dal sistema giuridico del Paese. Un produttore può operare legalmente attraverso un diritto d’uso riconosciuto senza possedere un titolo di proprietà privata di tipo europeo. Gli acquirenti devono comprendere quali prove fondiarie siano legalmente riconosciute nel Paese di produzione.

Esempi di prove di legalità

• Certificato di diritto d’uso del terreno
• Contratto di locazione
• Registrazione dell’azienda agricola
• Registri di appartenenza a una cooperativa
• Registrazione fiscale
• Autorizzazione locale alla produzione
• Permesso ambientale quando richiesto
• Documenti che riconoscono diritti consuetudinari
• Registri del personale e delle retribuzioni
• Registri di fitofarmaci e fattori produttivi
• Dichiarazioni del fornitore sostenute da prove verificabili

Una semplice autodichiarazione può risultare insufficiente, soprattutto in una regione con rischi noti relativi a proprietà, legalità, corruzione o conversione del suolo.

Seconda fase: valutazione del rischio

Quando non è applicabile la dovuta diligenza semplificata, l’operatore deve valutare se il caffè presenti un rischio di non conformità.

L’analisi può considerare:

• Classificazione del rischio del Paese
• Presenza di foreste nell’area produttiva
• Diffusione della deforestazione
• Diritti delle popolazioni indigene e delle comunità locali
• Conflitti sull’uso del terreno
• Affidabilità dei documenti
• Corruzione ed efficacia dell’applicazione delle leggi
• Complessità della filiera
• Possibile miscelazione con caffè sconosciuto
• Storia del fornitore
• Precedenti problemi di conformità
• Segnalazioni motivate di terze parti
• Differenze tra quantità dichiarate e consegnate

Il rapporto dovrebbe spiegare perché le prove giustificano una conclusione di rischio nullo o trascurabile. Un’etichetta generica di rischio basso, medio o alto senza motivazione non costituisce un fascicolo adeguato.

Terza fase: mitigazione del rischio

Quando il rischio è superiore a un livello trascurabile, l’operatore deve adottare misure proporzionate fino a ridurlo. Se non è possibile ottenere un rischio trascurabile, il prodotto non può essere immesso sul mercato europeo.

Le misure possono comprendere:

• Richiesta di documenti aggiuntivi
• Correzione o nuova mappatura dei confini
• Utilizzo di immagini satellitari a maggiore risoluzione
• Ispezioni sul campo
• Audit indipendenti
• Separazione delle aziende incerte dai lotti conformi
• Formazione dei fornitori
• Confronto tra capacità produttiva e quantità consegnata
• Cambio di fornitore o area di approvvigionamento
• Rifiuto del lotto interessato

La misura deve risolvere il rischio identificato. Un audit generale di sostenibilità non corregge automaticamente coordinate errate o dubbi sulla conversione del terreno.

Classificazione del rischio dei Paesi

La Commissione Europea classifica i Paesi o parti di essi come a rischio basso, standard o alto. Questa classificazione influenza la profondità della dovuta diligenza e l’intensità dei controlli, ma non modifica il requisito fondamentale che il prodotto sia a deforestazione zero e legalmente prodotto.

La classificazione può essere riesaminata e modificata. I contratti di lungo periodo non dovrebbero presumere che lo status del Paese rimanga invariato per tutta la durata dell’accordo.

Classificazione EUDR del Vietnam

Il Vietnam è attualmente classificato dalla Commissione Europea come Paese a basso rischio. Questa condizione può consentire la dovuta diligenza semplificata nelle filiere idonee, ma non elimina geolocalizzazione, tracciabilità, legalità o prova dello stato a deforestazione zero.

Se l’operatore riceve informazioni che indicano falsificazione, elusione, miscelazione sconosciuta, produzione illegale o conversione vietata, non può affidarsi esclusivamente alla procedura semplificata e deve effettuare valutazione e mitigazione.

Gli acquirenti possono esaminare le principali origini e strutture produttive del caffè vietnamita quando progettano un sistema di tracciabilità adatto alle diverse regioni.

Dichiarazione di dovuta diligenza

Prima dell’immissione sul mercato o dell’esportazione dall’UE, l’operatore responsabile deve presentare la dichiarazione richiesta attraverso il Sistema informativo EUDR e ottenere il relativo numero di riferimento. La dichiarazione conferma che la dovuta diligenza è stata completata e che il rischio è nullo o trascurabile.

La dichiarazione contiene normalmente:

• Identificazione dell’operatore
• Informazioni sul prodotto
• Codice doganale
• Quantità
• Paese di produzione
• Dati di geolocalizzazione
• Periodo di produzione
• Conferma della dovuta diligenza completata

La presentazione non trasferisce la responsabilità al sistema informatico o alle autorità. L’operatore resta responsabile della correttezza delle informazioni e della conformità del prodotto.

Dichiarazione semplificata per alcuni operatori primari

Il quadro aggiornato prevede una dichiarazione semplificata per alcuni operatori primari micro o piccoli stabiliti in Paesi a basso rischio, quando immettono sul mercato o esportano prodotti coltivati o raccolti direttamente da loro su parcelle identificate.

Questa agevolazione riduce le presentazioni amministrative ripetitive, ma non permette produzione anonima o non tracciata. L’operatore e le parcelle devono essere identificati, e l’identificativo della dichiarazione deve essere trasmesso lungo la filiera quando richiesto.

Dichiarazione doganale e numero di riferimento

Per le importazioni nell’UE, il numero di riferimento della dovuta diligenza o l’identificativo della dichiarazione semplificata deve essere disponibile prima della presentazione della dichiarazione doganale.

Il riferimento deve essere collegato a:

• Importatore o operatore corretto
• Corretta classificazione del prodotto
• Quantità effettivamente coperta
• Spedizione o batch corrispondente
• Parcelle produttive corrette
• Fascicolo di dovuta diligenza pertinente

Utilizzare un riferimento valido appartenente a un altro lotto non crea conformità e può essere considerato un tentativo di elusione.

Tracciabilità dalla parcella al lotto di esportazione

La dichiarazione a deforestazione zero richiede un collegamento continuo tra le parcelle e il prodotto esportato. La filiera può comprendere agricoltori, raccoglitori, cooperative, wet mill, dry mill, magazzini, trader, esportatori, torrefazioni e importatori.

Una catena pratica può seguire:

1. Registrazione dell’azienda e della parcella
2. Registrazione della raccolta
3. Consegna al raccoglitore o alla cooperativa
4. Ingresso di ciliegie, pergamino o frutti secchi
5. Batch di lavorazione
6. Lotto del dry mill
7. Lotto di magazzino
8. Lotto di esportazione
9. Registro del container e del sigillo
10. Ricevimento da parte dell’importatore

Ogni trasformazione, divisione o unione deve permettere di riconciliare quantità in entrata e in uscita.

Codifica dei lotti

I codici devono essere unici, stabili e coerenti in tutti i documenti. Un sistema adeguato può identificare origine, gruppo di fornitori, annata, processo, magazzino e batch.

Lo stesso codice non dovrebbe essere riutilizzato per prodotti indipendenti. Quando un lotto viene diviso, i lotti derivati devono mantenere il collegamento con quello originario. Quando più lotti vengono uniti, il nuovo codice deve identificare tutte le fonti contribuenti.

Aggregazione di caffè proveniente da più aziende

L’EUDR non vieta di aggregare il caffè dei piccoli produttori. La combinazione è possibile quando tutte le parcelle coinvolte sono identificate e conformi.

Prima dell’aggregazione, l’impianto dovrebbe verificare:

• Registrazione di tutti gli agricoltori
• Geolocalizzazione valida di ogni parcella
• Periodo produttivo documentato
• Disponibilità delle prove di legalità
• Completamento del controllo sulla deforestazione
• Blocco delle aziende sospese o rifiutate
• Plausibilità delle quantità consegnate

Se una fonte sconosciuta o non conforme entra in un lotto non più separabile, la conformità dell’intero lotto può essere compromessa.

Segregazione fisica e bilancio di massa

La separazione fisica è normalmente l’approccio più sicuro perché impedisce la miscelazione di caffè documentato con merce di origine sconosciuta. Magazzini e impianti possono utilizzare sacchi etichettati, contenitori, silos, aree del pavimento o programmi di lavorazione separati.

Un bilancio di massa esclusivamente amministrativo non sostituisce la tracciabilità delle parcelle quando il prodotto fisico non può più essere collegato alle fonti conformi. La contabilità delle quantità deve sostenere l’identità del prodotto, non sostituirla.

Riconciliazione delle quantità

Il controllo dei volumi aiuta a individuare miscelazioni non dichiarate. Una fattoria, cooperativa o struttura non può vendere più caffè tracciabile di quanto possa realisticamente produrre o ricevere.

La riconciliazione può confrontare:

• Superficie di caffè mappata
• Resa prevista
• Raccolto effettivo
• Ciliegie consegnate
• Conversione in pergamino
• Resa del caffè verde
• Perdite di lavorazione
• Scorte di magazzino
• Quantità esportata

Volumi eccedenti senza spiegazione costituiscono un segnale che caffè proveniente da parcelle non registrate potrebbe essere entrato nel lotto.

Registri di lavorazione e trasformazione

Il caffè può essere decorticato, pulito, lucidato, lavato, classificato, selezionato, tostato, macinato, decaffeinato, estratto o miscelato. Ogni trasformazione deve conservare il collegamento con le fonti conformi originarie.

I registri possono includere:

• Codici dei lotti in entrata
• Quantità in entrata
• Data del processo
• Metodo di lavorazione
• Codici dei lotti in uscita
• Quantità in uscita
• Perdite e sottoprodotti
• Impianto o linea di produzione
• Pulizia effettuata tra i lotti

Le miscele con più origini devono conservare geolocalizzazione e dati di dovuta diligenza di ogni componente.

Requisiti per il caffè verde

Nel caffè verde, la tracciabilità inizia normalmente dalla fattoria e segue ciliegia, pergamino o frutto secco attraverso decorticazione, classificazione, magazzino ed esportazione.

Un fascicolo completo può comprendere:

• Registro delle aziende e delle parcelle
• File di geolocalizzazione
• Registri della raccolta
• Ricevute di consegna degli agricoltori
• Registri di lavorazione
• Movimenti di magazzino
• Certificati di qualità
• Packing list
• Fattura commerciale
• Dati del container e del sigillo

Requisiti per il caffè tostato e macinato

La tostatura non elimina gli obblighi di tracciabilità quando il prodotto rientra nel campo EUDR. La torrefazione deve conoscere i lotti conformi di caffè verde utilizzati in ogni batch.

I registri possono includere:

• Lotti verdi in entrata
• Codice del batch di tostatura
• Quantità tostata in uscita
• Formula della miscela
• Batch di confezionamento
• Quantità del prodotto finito
• Distribuzione ai clienti

Un prodotto private label non perde la propria identità EUDR soltanto perché viene venduto con il marchio di un’altra impresa.

Caffè solubile e instant coffee

Le filiere del caffè solubile possono essere più complesse perché i chicchi vengono miscelati, tostati, estratti, concentrati, essiccati e agglomerati. In considerazione dell’atto adottato nel luglio 2026, produttori e acquirenti devono verificare quando il codice specifico del prodotto inizierà effettivamente a essere coperto dall’Allegato aggiornato.

I produttori dovrebbero conservare:

• Fonti del caffè verde
• Batch di tostatura ed estrazione
• Resa dell’estrazione
• Registri di concentrazione
• Batch di essiccazione
• Lotto del caffè solubile finito
• Riconciliazione completa delle quantità

Nel caffè tre in uno, l’origine del caffè deve rimanere collegata al prodotto finito nonostante la presenza di zucchero, creamer o altri ingredienti.

Qualificazione dei fornitori

La conformità inizia prima della firma del contratto. Il fornitore dovrebbe essere valutato per la capacità di mappare aziende, separare i lotti, fornire prove legali e correggere problemi nella qualità dei dati.

La valutazione può comprendere:

• Sistema di registrazione delle aziende
• Metodo di geolocalizzazione
• Controlli di validazione
• Prove della legalità fondiaria
• Procedura di analisi della deforestazione
• Sistema di codifica dei lotti
• Separazione in magazzino
• Controllo della capacità produttiva
• Audit interni
• Procedure di azione correttiva

Un fornitore che promette conformità ma non può mostrare il proprio sistema non dovrebbe essere considerato affidabile soltanto sulla base della reputazione.

Clausole contrattuali

I contratti destinati al mercato europeo dovrebbero disciplinare:

• Accuratezza dei dati geografici
• Divieto di miscelazione con fonti sconosciute
• Garanzia di produzione legale
• Garanzia di assenza di deforestazione
• Accesso ai registri
• Diritti di audit
• Notifica di cambiamenti relativi a terreni o fornitori
• Riconciliazione delle quantità
• Periodo di conservazione dei dati
• Rifiuto e sostituzione del lotto
• Responsabilità per informazioni false

Le clausole non sostituiscono la dovuta diligenza, ma possono definire responsabilità e rimedi.

Validazione dei dati

Prima della dichiarazione finale, i dati devono essere controllati. Le verifiche comuni includono:

• Coordinate all’interno del Paese e della regione dichiarati
• Geometria valida dei poligoni
• Superficie plausibile
• Assenza di duplicazioni ingiustificate
• Date di raccolta compatibili con la stagione locale
• Identificativi unici degli agricoltori
• Quantità coerenti con la superficie
• Volumi riconciliati attraverso la lavorazione
• Documenti riferiti allo stesso produttore e alla stessa parcella

I controlli automatici possono rilevare molti errori, ma i casi insoliti richiedono comunque una revisione manuale.

Errori frequenti di geolocalizzazione

• Latitudine e longitudine invertite
• Segno negativo mancante
• Coordinate dell’abitazione anziché della parcella
• Coordinate del magazzino applicate a tutte le aziende
• Poligoni che si intersecano
• Parcella situata in un altro Paese
• Stesse coordinate copiate su numerosi produttori
• Superficie registrata con unità errata
• Poligono che copre un intero villaggio
• Nessun collegamento tra produttore e dati geografici

Riservatezza dei dati

Le coordinate agricole e i dati personali dei fornitori possono essere sensibili. Esportatori e compratori dovrebbero usare sistemi sicuri, autorizzazioni definite, controllo degli accessi e accordi per la condivisione.

La riservatezza non può però essere utilizzata per negare informazioni legalmente necessarie all’operatore responsabile o alle autorità. Una condivisione controllata è preferibile all’eliminazione dei dati essenziali.

Conservazione della documentazione

Gli operatori devono conservare i registri della dovuta diligenza per almeno cinque anni. La documentazione deve rimanere accessibile anche in caso di cambiamento di personale, piattaforma informatica o fornitore.

I registri possono includere:

• Dichiarazioni di dovuta diligenza
• File geografici
• Valutazioni del rischio
• Misure di mitigazione
• Contratti dei fornitori
• Prove della legalità
• Analisi satellitari
• Rapporti di audit
• Registri di lotto e quantità
• Comunicazioni con i clienti

Il controllo delle versioni è importante perché confini, stato del fornitore e conclusioni di rischio possono cambiare.

Certificazione e conformità EUDR

Le certificazioni biologiche, sostenibili, fair trade o responsible sourcing possono supportare la dovuta diligenza, ma non garantiscono automaticamente la conformità.

Un sistema di certificazione può fornire:

• Elenco delle aziende agricole
• Registri di controllo interno
• Rapporti di audit
• Dati sulla catena di custodia
• Registri di formazione
• Criteri ambientali

L’operatore deve comunque verificare geolocalizzazione, situazione forestale dopo il 2020, legalità e tracciabilità del prodotto.

Qualità del caffè e tracciabilità

Conformità EUDR e qualità sono sistemi distinti ma collegati. Un lotto può essere legalmente conforme ma non soddisfare umidità, difetti o profilo sensoriale. Un altro può avere un gusto eccellente ma documentazione fondiaria insufficiente.

I registri EUDR dovrebbero essere collegati a:

• Umidità
• Attività dell’acqua
• Distribuzione screen
• Numero di difetti
• Profilo di cupping
• Metodo di lavorazione
• Annata
• Specifiche di confezionamento

Questi controlli possono essere integrati attraverso procedure documentate di qualità, tracciabilità e conformità del caffè.

Gestione del magazzino

I magazzini devono impedire che lotti conformi vengano confusi con caffè privo di documentazione. Ogni movimento deve essere registrato.

Le buone pratiche comprendono:

• Aree chiaramente etichettate
• Tag unici per ogni lotto
• Identificazione di pallet o silos
• Trasferimenti controllati
• Pulizia tra i lotti
• Riconciliazione delle scorte
• Accesso limitato alla merce sospesa
• Registrazione della sostituzione dei sacchi

Un sistema digitale è efficace soltanto quando corrisponde al prodotto fisicamente presente.

Caricamento del container

Prima della spedizione, l’esportatore deve verificare che il lotto conforme corretto venga caricato nel container corretto.

I controlli possono comprendere:

• Verifica del lotto finale
• Conferma del numero di sacchi
• Ispezione del container
• Fotografie del caricamento
• Numero del container
• Numero del sigillo
• Registro del peso
• Confronto con la packing list
• Approvazione da parte di personale autorizzato

Una modifica del lotto dopo la preparazione della dichiarazione può richiedere una revisione o una nuova presentazione.

Preparazione dei campioni per gli acquirenti europei

I campioni devono utilizzare la stessa struttura di origine e di lotto prevista per la spedizione commerciale. Un campione conforme proveniente da aziende selezionate non può rappresentare una spedizione che include fonti aggiuntive senza documentazione.

I documenti del campione possono indicare:

• Origine
• Gruppo di aziende
• Annata
• Processo
• Codice del lotto
• Stato della tracciabilità
• Rappresentatività rispetto al lotto finale

Audit interni e test di tracciabilità

Le imprese dovrebbero verificare periodicamente se riescono a risalire da un lotto finito a tutte le parcelle e da ogni parcella alle spedizioni interessate.

Il test dovrebbe controllare:

• Velocità di recupero dei documenti
• Completezza dei dati delle parcelle
• Coerenza dei registri dei fornitori
• Riconciliazione dei volumi
• Collegamenti tra i processi
• Registri di distribuzione
• Capacità di isolare la merce interessata

Gli errori devono generare azioni correttive, responsabili e scadenze definite.

Controlli delle autorità competenti

Le autorità europee possono esaminare sistemi, dichiarazioni, dati geografici, valutazioni del rischio, fascicoli dei fornitori, magazzini e campioni. Possono inoltre agire sulla base di segnalazioni motivate di terze parti.

L’impresa dovrebbe essere in grado di spiegare:

• Come sono state mappate le parcelle
• Come è stata valutata la deforestazione
• Quali leggi locali sono state esaminate
• Come sono stati validati i dati dei fornitori
• Come è stata impedita la miscelazione
• Come sono state riconciliate le quantità
• Perché il rischio finale è stato considerato trascurabile

Sanzioni e conseguenze commerciali

Gli Stati membri devono stabilire sanzioni efficaci, proporzionate e dissuasive. A seconda della violazione, possono comprendere multe, confisca dei prodotti o dei ricavi, esclusione temporanea dagli appalti pubblici e divieto temporaneo di immissione dei prodotti sul mercato.

Le conseguenze commerciali possono comparire anche prima di una sanzione formale:

• Ritardo della spedizione
• Blocco doganale
• Rifiuto da parte del compratore
• Reclamo contrattuale
• Perdita dell’approvazione come fornitore
• Ritiro del prodotto
• Danno reputazionale
• Costi aggiuntivi di audit

Errori di conformità comuni

• Raccogliere soltanto le coordinate della cooperativa
• Utilizzare una mappa regionale invece delle singole parcelle
• Non verificare la legalità fondiaria
• Mescolare caffè mappato e non mappato
• Accettare coordinate copiate
• Ignorare differenze di quantità
• Affidarsi esclusivamente alla certificazione
• Preparare la tracciabilità soltanto dopo la spedizione
• Usare codici di lotto diversi nei documenti
• Non aggiornare lo stato dei fornitori
• Presumere che il basso rischio elimini tutti gli obblighi
• Presentare la dichiarazione senza prove adeguate

Segnali di allarme per gli acquirenti

• Il fornitore non può fornire dati a livello di parcella.
• Tutte le aziende presentano le stesse coordinate.
• La quantità consegnata supera la capacità produttiva plausibile.
• L’esportatore non spiega il metodo di mappatura.
• I nomi delle aziende cambiano tra i file.
• La parcella si trova in una foresta o area protetta senza spiegazione.
• I documenti fondiari non identificano il produttore.
• Il lotto è stato miscelato prima del controllo.
• Il fornitore sostiene che il certificato sia sufficiente.
• Il riferimento EUDR non può essere collegato alla spedizione.

Domande da porre a un esportatore

• Quali aziende e parcelle hanno prodotto il lotto?
• I dati sono punti o poligoni nel formato richiesto?
• Come sono state raccolte e validate le coordinate?
• Come è stata controllata la deforestazione dopo il 2020?
• Quali documenti di legalità sono disponibili?
• Il lotto è fisicamente separato?
• Come vengono riconciliate le quantità?
• Quali batch hanno contribuito alla spedizione?
• Esistono fonti sospese o escluse?
• Chi gestisce il fascicolo?
• La spedizione può essere ricondotta a tutte le parcelle?
• Quali riferimenti EUDR accompagneranno la merce?

Checklist per il compratore

• Codice doganale confermato
• Data di applicazione verificata
• Operatore responsabile identificato
• Paese di produzione confermato
• Tutte le parcelle elencate
• Geolocalizzazione validata
• Periodo produttivo registrato
• Valutazione della deforestazione completata
• Prove di legalità esaminate
• Fornitori verificati
• Categoria di rischio controllata
• Valutazione del rischio completata quando necessaria
• Mitigazione completata quando necessaria
• Quantità riconciliate
• Trasformazioni documentate
• Dichiarazione presentata
• Riferimento collegato ai documenti doganali
• Documentazione conservata per almeno cinque anni

Procedura di preparazione raccomandata

1. Verificare se il prodotto rientra nel campo EUDR vigente.
2. Identificare l’operatore europeo responsabile.
3. Registrare tutti gli agricoltori e le parcelle.
4. Raccogliere e validare la geolocalizzazione.
5. Registrare il periodo di produzione.
6. Valutare l’uso del suolo rispetto al 31 dicembre 2020.
7. Raccogliere le prove della produzione legale.
8. Creare codici unici per aziende e lotti.
9. Impedire la miscelazione con caffè sconosciuto.
10. Riconciliare le quantità attraverso raccolta, lavorazione e magazzino.
11. Completare la valutazione del rischio quando richiesta.
12. Ridurre ogni rischio superiore al livello trascurabile.
13. Preparare il fascicolo completo.
14. Presentare la dichiarazione necessaria.
15. Collegare il riferimento ai documenti doganali e di spedizione.
16. Conservare tutte le prove.

Opportunità per i fornitori preparati

Una preparazione EUDR affidabile può creare un vantaggio commerciale. Gli importatori europei possono preferire fornitori capaci di offrire dati precisi sulle parcelle, separazione stabile dei lotti e documentazione rapida, anche quando il prezzo non è il più basso.

I programmi possibili comprendono:

• Robusta commerciale tracciabile
• Arabica con tracciabilità aziendale
• Micro-lotti Fine Robusta
• Caffè certificato con dati EUDR
• Lotti regionali segregati
• Caffè tostato private label
• Miscele espresso preparate per l’EUDR
• Filiere documentate di caffè solubile

Gli esportatori possono utilizzare servizi strutturati di esportazione, tracciabilità e documentazione del caffè per preparare i prodotti destinati ai clienti europei.

Valutazione finale

Il caffè a deforestazione zero per il mercato europeo richiede prove verificabili che colleghino ogni prodotto alle parcelle legalmente utilizzate e non soggette a conversione forestale vietata dopo il 31 dicembre 2020. La conformità dipende da geolocalizzazione corretta, periodo produttivo, dati dei fornitori, prove di legalità, controllo della deforestazione, separazione dei lotti, riconciliazione delle quantità e presentazione attraverso il Sistema informativo EUDR.

La classificazione di un Paese a basso rischio può semplificare parte del processo, ma non elimina mappatura, tracciabilità o legalità. Certificazioni, sistemi satellitari e dichiarazioni dei fornitori possono sostenere il fascicolo, ma non sostituiscono la responsabilità dell’operatore.

Le imprese dovrebbero costruire il sistema prima di firmare i contratti e organizzare le spedizioni, non dopo la preparazione dei documenti doganali. Gli acquirenti interessati a caffè vietnamita verde, tostato o trasformato con requisiti di tracciabilità definiti possono inviare una richiesta personalizzata di caffè all’ingrosso specificando prodotto, quantità, destinazione, origine, processo, confezionamento e dati EUDR necessari.