Entwaldungsfreier Kaffee: Anforderungen für den europäischen Markt

Entwaldungsfreier Kaffee für den europäischen Markt muss mit Produktionsflächen verbunden sein, die nach dem 31. Dezember 2020 nicht von Wald in landwirtschaftlich genutzte Flächen umgewandelt wurden, gemäß den einschlägigen Gesetzen des Produktionslandes erzeugt worden sein und vor dem Inverkehrbringen in der Europäischen Union oder der Ausfuhr aus der EU durch die vorgeschriebenen Sorgfaltsunterlagen abgedeckt werden. Diese Anforderungen ergeben sich aus der EU-Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten, die als EUDR bekannt ist. Sie erfasst Kaffee sowie Rinder, Kakao, Ölpalme, Kautschuk, Soja und Holz und außerdem bestimmte daraus hergestellte Erzeugnisse, die anhand ihrer Zolltarifnummern in Anhang I der Verordnung definiert werden.

Für Kaffeeexporteure, Röstereien, Importeure und internationale Einkäufer reicht eine allgemeine Nachhaltigkeitserklärung oder ein Lieferantenzertifikat nicht aus. Jedes kommerzielle Lot muss mit den tatsächlichen Farmen oder Produktionsflächen, Geolokalisierungsdaten, Produktionszeiträumen, Nachweisen der legalen Erzeugung, Lieferanten, Mengen, Verarbeitungsschritten und Versandunterlagen verbunden bleiben. Fehlen diese Informationen oder sind sie widersprüchlich und nicht verifizierbar, kann der verantwortliche Marktteilnehmer den Kaffee nicht allein deshalb als konform einstufen, weil er aus einem bekannten Anbaugebiet oder einem Land mit niedrigem EUDR-Risiko stammt.

Was ist entwaldungsfreier Kaffee?

Kaffee gilt im Sinne der EUDR als entwaldungsfrei, wenn er auf Flächen erzeugt wurde, die nach dem Stichtag 31. Dezember 2020 nicht durch eine unzulässige Umwandlung von Wald in landwirtschaftliche Nutzung entstanden sind. Entscheidend ist nicht, ob der Kaffee nach diesem Datum geerntet wurde, sondern ob auf der jeweiligen Produktionsfläche nach dem Stichtag eine relevante Entwaldung stattgefunden hat.

Ein konformes Kaffeeprodukt muss drei grundlegende Bedingungen erfüllen:

• Es muss entwaldungsfrei sein.
• Es muss im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften des Produktionslandes erzeugt worden sein.
• Es muss durch die vorgeschriebene Sorgfaltserklärung oder eine anwendbare vereinfachte Erklärung abgedeckt sein.

Alle drei Bedingungen sind erforderlich. Eine Koordinate allein beweist keine legale Produktion, und ein Landnutzungsdokument allein belegt nicht, dass nach dem Stichtag keine unzulässige Entwaldung stattgefunden hat.

Ab wann gelten die EUDR-Anforderungen?

Nach den bis Juli 2026 beschlossenen Änderungen gelten die zentralen Verpflichtungen der EUDR ab dem 30. Dezember 2026 für große und mittlere Marktteilnehmer sowie für bestimmte kleine und Kleinstunternehmen, die bereits unter die frühere EU-Holzhandelsverordnung fielen. Für die meisten anderen kleinen und Kleinstunternehmen gilt der spätere Anwendungstermin 30. Juni 2027.

Der Anwendungstermin darf nicht mit dem Entwaldungsstichtag 31. Dezember 2020 verwechselt werden. Der Stichtag entscheidet, ob die Produktionsfläche zulässig ist. Der Anwendungstermin bestimmt, ab wann die gesetzlichen Pflichten für die jeweilige Unternehmensgruppe gelten.

Welche Kaffeeprodukte fallen unter die EUDR?

Die EUDR gilt nur für Waren und Erzeugnisse, die in Anhang I anhand ihrer Kombinierten Nomenklatur oder Zolltarifnummer aufgeführt sind. Zu den zentral erfassten Kaffeeprodukten gehören relevante Formen von Rohkaffee und geröstetem Kaffee. Die Europäische Kommission nahm am 13. Juli 2026 außerdem einen delegierten Rechtsakt zur Aktualisierung des Produktumfangs an. Dieser sieht unter anderem die Aufnahme von löslichem Kaffee vor, steht jedoch zunächst unter der vorgesehenen Kontrolle durch das Europäische Parlament und den Rat. Neu hinzugefügte Produktgruppen sollen nach dem vorgesehenen Regelungsrahmen ab dem 30. Dezember 2027 erfasst werden.

Vor jedem Versand muss deshalb der konkrete Zollcode geprüft werden. Besondere Aufmerksamkeit benötigen:

• Grüne Kaffeebohnen
• Geröstete Kaffeebohnen
• Gemahlener Röstkaffee
• Entkoffeinierter Kaffee
• Löslicher und Instantkaffee
• Drei-in-eins-Kaffee
• Kaffeeextrakte und Konzentrate
• Zusammengesetzte Getränke und Lebensmittelzubereitungen mit Kaffee
• Muster und Produkte für Analyse, Prüfung oder Untersuchung

Der Handelsname entscheidet nicht über den rechtlichen Anwendungsbereich. Maßgeblich sind Zolltarifnummer, Zusammensetzung, Verarbeitungsstufe, Versanddatum und die zu diesem Zeitpunkt gültige Fassung von Anhang I.

Wer ist für die Einhaltung verantwortlich?

Die Hauptverantwortung liegt grundsätzlich beim Marktteilnehmer, der das relevante Kaffeeprodukt erstmals auf dem Unionsmarkt in Verkehr bringt oder aus der Europäischen Union ausführt. Bei Einfuhren aus einem Drittland ist dies häufig die erste in der EU niedergelassene Person oder Gesellschaft, die das Produkt auf dem Markt bereitstellt.

Das überarbeitete EUDR-System reduziert wiederholte Einreichungen in nachgelagerten Lieferketten. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler können sich unter bestimmten Voraussetzungen auf Referenzinformationen des verantwortlichen vorgelagerten Marktteilnehmers stützen. Der ursprüngliche Marktteilnehmer bleibt jedoch für die Richtigkeit und Angemessenheit der Sorgfaltsprüfung verantwortlich, die das erstmalig in Verkehr gebrachte Produkt unterstützt.

Ein Exporteur außerhalb der EU wird nicht allein deshalb zum rechtlich verantwortlichen EU-Marktteilnehmer, weil er Kaffee produziert oder versendet. Er muss aber sämtliche Informationen bereitstellen, die der europäische Importeur für seine Sorgfaltspflichten benötigt. Ein Lieferant, der keine belastbaren Flächen-, Herkunfts- und Legalitätsdaten liefern kann, wird trotz guter Produktqualität nur schwer Zugang zu vorbereiteten europäischen Käufern erhalten.

Die drei Stufen der EUDR-Sorgfaltsprüfung

Eine vollständige Sorgfaltsprüfung besteht aus drei miteinander verbundenen Stufen:

1. Sammlung der erforderlichen Informationen, Dokumente und Daten.
2. Bewertung des Risikos einer Nichtkonformität.
3. Minderung jedes Risikos, das mehr als vernachlässigbar ist.

Das relevante Produkt darf nur in Verkehr gebracht werden, wenn der verantwortliche Marktteilnehmer zu dem Ergebnis kommt, dass kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko besteht. Die Sorgfaltsprüfung ist deshalb keine reine Dokumentensammlung. Informationen müssen geprüft, miteinander verglichen und nachvollziehbar bewertet werden.

Stufe eins: Informationssammlung

Der Datensatz eines Kaffeeversands sollte Produkt, Menge, Ursprung, Produktionsflächen, Produktionszeitraum, Lieferanten und gegebenenfalls Abnehmer eindeutig identifizieren. Außerdem müssen hinreichend schlüssige und überprüfbare Nachweise für Entwaldungsfreiheit und legale Produktion vorhanden sein.

Zu den Kerndaten gehören gewöhnlich:

• Handelsname und Produktbeschreibung
• Relevante Zolltarifnummer
• Nettomenge
• Produktionsland
• Region, Provinz, Bezirk oder andere relevante geografische Einheit
• Geolokalisierung jeder Produktionsfläche
• Datum oder Zeitraum der Produktion
• Name, Postanschrift und E-Mail-Adresse des Lieferanten
• Informationen über nachgelagerte Kunden, soweit erforderlich
• Nachweise zur Entwaldungsfreiheit
• Nachweise über die Einhaltung lokaler Gesetze
• Lot- und Rückverfolgbarkeitsreferenzen

Wird Kaffee mehrerer Flächen zusammengeführt, müssen sämtliche beitragenden Produktionsflächen enthalten sein. Der Mittelpunkt einer Region, die Adresse einer Kooperative, die Koordinate eines Lagers oder der Standort einer Verarbeitungsanlage kann die tatsächliche Geolokalisierung der Anbauflächen nicht ersetzen.

Geolokalisierung von Kaffeeanbauflächen

Geolokalisierung bezeichnet die geografische Lage des Grundstücks oder der Parzelle, auf der der Kaffee erzeugt wurde. Das erforderliche Datenformat richtet sich nach Größe und Form der Fläche.

Für kleinere Flächen können Längen- und Breitengrade zur Identifizierung verwendet werden. Für Flächen von mehr als vier Hektar ist bei Kaffee grundsätzlich eine Polygonbeschreibung erforderlich, damit die vollständige Grenze der Produktionsfläche analysiert werden kann.

Ein belastbarer Geolokalisierungsdatensatz sollte enthalten:

• Farmkennung
• Parzellenkennung
• Kennung des Farmers oder rechtmäßigen Landnutzers
• Längen- und Breitengrad oder Polygonkoordinaten
• Koordinatensystem und Dateiformat
• Flächengröße
• Datum der Datenerfassung
• Verantwortliche Person oder Organisation
• Nachweis der Verbindung zwischen Fläche und Farmer

Die Daten müssen auf offensichtliche Fehler geprüft werden. Eine Koordinate im Meer, in einem Stadtzentrum, in einem Lager oder in einem anderen Land wird nicht dadurch korrekt, dass sie in einer Lieferantentabelle steht.

Punktkoordinaten und Polygone

Produktionsdatum und Produktionszeitraum

Der Marktteilnehmer muss wissen, wann der relevante Kaffee erzeugt wurde. Dies kann durch die Ernteperiode, das Erntejahr oder einen anderen ausreichend genauen Zeitraum dokumentiert werden, der das Produkt mit den angegebenen Flächen verbindet.

Die Angaben sollten übereinstimmen mit:

• Lokalen Erntekalendern
• Farm- und Lieferbelegen
• Kaufdaten für Kirschen oder Pergamentkaffee
• Verarbeitungsdaten
• Wareneingängen im Lager
• Erntejahrangaben
• Exportdaten

Unmögliche Zeitabläufe, etwa ein Lagerzugang vor dem angegebenen Erntezeitraum, müssen untersucht und geklärt werden.

Der Stichtag 31. Dezember 2020

Kaffee kann nicht als entwaldungsfrei gelten, wenn die Produktionsfläche durch eine relevante Waldumwandlung nach dem 31. Dezember 2020 entstanden ist. Eine bereits vor diesem Stichtag etablierte Kaffeeplantage kann grundsätzlich weiter genutzt werden, sofern die übrigen gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Mögliche Nachweise sind:

• Historische Satellitenbilder
• Offizielle Landbedeckungskarten
• Farmregistrierungen
• Historische Landwirtschaftsunterlagen
• Pflanzungsaufzeichnungen
• Ältere Geolokalisierungsdaten
• Zeitgestempelte Fotos
• Unabhängige Landnutzungsbewertungen

Eine einzelne Quelle ist nicht in jedem Fall ausreichend. Eine belastbare Prüfung vergleicht mehrere Informationsquellen und untersucht Widersprüche.

Waldkarten und Satellitenanalyse

Satellitendaten können zeigen, ob sich die Landbedeckung nach dem Stichtag verändert hat. Die Auswertung muss jedoch Bildauflösung, Wolkenbedeckung, Schattenbäume, saisonale Vegetation, Mischanbau und Unterschiede zwischen technischen und rechtlichen Walddefinitionen berücksichtigen.

Ein kontrollierter Ablauf kann umfassen:

1. Geometrie und Lage der Fläche prüfen.
2. Fläche mit historischen Wald- und Landbedeckungsdaten überlagern.
3. Bilder vor und nach dem Stichtag vergleichen.
4. Erkannte Veränderungen untersuchen.
5. Bei unklarer Fernerkundung zusätzliche Felddaten anfordern.
6. Ergebnis und verwendete Quellen dokumentieren.

Ein automatisches Ergebnis ohne Entwaldungswarnung ist kein absoluter Nachweis, wenn die zugrunde liegenden Daten für die Region unvollständig oder ungeeignet sind.

Anforderungen an die legale Produktion

Entwaldungsfreiheit ist nur ein Teil der Konformität. Der Kaffee muss außerdem im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften des Produktionslandes erzeugt worden sein.

Abhängig von Land und Farm können relevant sein:

• Landnutzungsrechte
• Eigentums- und Pachtrechte
• Umweltschutzvorschriften
• Wald- und Naturschutzrecht
• Rechte Dritter
• Arbeitsrecht
• Nach nationalem Recht geschützte Menschenrechte
• Rechte indigener Völker und lokaler Gemeinschaften
• Freie, vorherige und informierte Zustimmung, soweit einschlägig
• Steuer-, Handels-, Zoll- und Antikorruptionsvorschriften

Welche Dokumente geeignet sind, hängt vom Rechtssystem des Produktionslandes ab. Eine Farm kann auf Grundlage eines anerkannten Nutzungsrechts legal betrieben werden, ohne einen privaten Eigentumstitel nach europäischem Muster zu besitzen. Käufer müssen deshalb verstehen, welche Land- und Nutzungsnachweise vor Ort rechtlich anerkannt werden.

Beispiele für Legalitätsnachweise

• Landnutzungszertifikat
• Pachtvertrag
• Farmregistrierung
• Mitgliedsunterlagen einer Kooperative
• Steuerregistrierung
• Lokale Produktionsgenehmigung
• Umweltgenehmigung, soweit vorgeschrieben
• Dokumente über anerkannte Gewohnheitsrechte
• Arbeits- und Lohnunterlagen
• Aufzeichnungen über Pflanzenschutzmittel und Betriebsmittel
• Lieferantenerklärungen mit überprüfbaren Belegen

Eine nicht belegte Selbsterklärung kann unzureichend sein, insbesondere in Regionen mit bekannten Landrechts-, Korruptions- oder Umwandlungsrisiken.

Stufe zwei: Risikobewertung

Sofern keine vereinfachte Sorgfaltsprüfung anwendbar ist, muss der Marktteilnehmer bewerten, ob ein Risiko besteht, dass der Kaffee die EUDR-Anforderungen nicht erfüllt.

Die Bewertung kann berücksichtigen:

• Risikoklassifizierung des Produktionslandes
• Vorhandene Waldflächen im Produktionsgebiet
• Ausmaß regionaler Entwaldung
• Rechte indigener Völker und lokaler Gemeinschaften
• Landnutzungskonflikte
• Zuverlässigkeit der Dokumente
• Korruptions- und Durchsetzungsrisiken
• Komplexität der Lieferkette
• Gefahr einer Vermischung mit unbekanntem Kaffee
• Historie des Lieferanten
• Frühere Konformitätsprobleme
• Begründete Hinweise von Dritten
• Abweichungen zwischen erklärten und gelieferten Mengen

Die Bewertung sollte nachvollziehbar erklären, warum kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko besteht. Eine Einstufung als niedrig, mittel oder hoch ohne Begründung bildet keine belastbare Sorgfaltsakte.

Stufe drei: Risikominderung

Besteht mehr als ein vernachlässigbares Risiko, müssen angemessene Maßnahmen ergriffen werden, bis das Risiko auf ein vernachlässigbares Niveau reduziert ist. Gelingt dies nicht, darf der Kaffee nicht auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht werden.

Mögliche Maßnahmen sind:

• Zusätzliche Dokumente anfordern
• Parzellengrenzen korrigieren oder neu kartieren
• Höher aufgelöste Satellitenbilder verwenden
• Vor-Ort-Inspektionen durchführen
• Unabhängige Prüfungen einsetzen
• Unklare Farmen von konformen Lots trennen
• Lieferanten schulen
• Produktionskapazität und Liefermenge abgleichen
• Beschaffungsgebiet oder Lieferant wechseln
• Betroffene Lots ablehnen

Die Maßnahme muss das konkret festgestellte Risiko lösen. Ein allgemeines Nachhaltigkeitsaudit beseitigt nicht automatisch einen Fehler bei Geolokalisierung oder Landumwandlung.

Länder-Benchmarking

Die Europäische Kommission stuft Länder oder Landesteile als niedriges, standardmäßiges oder hohes Risiko ein. Diese Klassifizierung beeinflusst die anzuwendende Sorgfaltstiefe und die Kontrollintensität der zuständigen Behörden, ändert jedoch nichts an der Grundvoraussetzung, dass der Kaffee entwaldungsfrei und legal produziert sein muss.

Risikoeinstufungen können überprüft und geändert werden. Langfristige Lieferverträge sollten deshalb nicht voraussetzen, dass die aktuelle Einstufung dauerhaft unverändert bleibt.

Aktuelle EUDR-Risikoeinstufung Vietnams

Vietnam wird derzeit im EUDR-Benchmarking der Europäischen Kommission als Land mit niedrigem Risiko geführt. Dadurch kann bei qualifizierenden Lieferketten eine vereinfachte Sorgfaltsprüfung möglich sein. Die Einstufung beseitigt jedoch weder die Pflicht zur Geolokalisierung noch die Anforderungen an Rückverfolgbarkeit, Legalität und Entwaldungsfreiheit.

Erhält ein Marktteilnehmer Informationen, die auf Fälschung, Umgehung, unbekannte Vermischung, illegale Produktion oder unzulässige Landumwandlung hindeuten, darf er sich nicht allein auf das vereinfachte Verfahren verlassen. Er muss die erforderliche Risikobewertung und Risikominderung durchführen.

Käufer vietnamesischen Kaffees können die allgemeinen Kaffeeursprünge und Produktionsstrukturen Vietnams berücksichtigen, wenn sie regionsspezifische Rückverfolgbarkeitssysteme aufbauen.

Sorgfaltserklärung

Bevor ein relevantes Kaffeeprodukt in der EU in Verkehr gebracht oder aus der EU ausgeführt wird, muss der verantwortliche Marktteilnehmer die erforderliche Sorgfaltserklärung über das EUDR-Informationssystem einreichen und eine Referenznummer erhalten. Die Erklärung bestätigt, dass die Sorgfaltsprüfung abgeschlossen wurde und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko festgestellt wurde.

Die Erklärung enthält unter anderem:

• Identität des Marktteilnehmers
• Produktinformationen
• Zolltarifnummer
• Menge
• Produktionsland
• Geolokalisierungsdaten
• Produktionszeitraum
• Bestätigung der abgeschlossenen Sorgfaltsprüfung

Die Einreichung überträgt die Verantwortung nicht auf das Informationssystem oder die Behörden. Der Marktteilnehmer bleibt für Richtigkeit und Konformität verantwortlich.

Vereinfachte Erklärung für bestimmte Primärerzeuger

Das überarbeitete Regelwerk sieht eine vereinfachte Erklärung für bestimmte kleine oder Kleinst-Primärmarktteilnehmer in Ländern mit niedrigem Risiko vor, wenn diese Produkte, die sie selbst angebaut oder geerntet haben, von identifizierten Produktionsflächen in Verkehr bringen oder ausführen.

Diese Erleichterung soll wiederholte Verwaltungsschritte reduzieren. Sie erlaubt jedoch keine anonyme oder nicht rückverfolgbare Produktion. Marktteilnehmer und Produktionsflächen müssen weiterhin identifiziert und die erforderlichen Referenzinformationen durch die Lieferkette weitergegeben werden.

Zollanmeldung und Referenznummer

Bei der Einfuhr in die EU muss die Referenznummer der Sorgfaltserklärung oder die Kennung einer anwendbaren vereinfachten Erklärung vor Abgabe der Zollanmeldung verfügbar sein. Die relevante Referenz muss in den Zollunterlagen angegeben werden.

Sie muss verbunden sein mit:

• Dem richtigen Importeur oder Marktteilnehmer
• Der richtigen Produktklassifizierung
• Der abgedeckten Menge
• Dem tatsächlichen Versand oder Batch
• Den zutreffenden Produktionsflächen
• Der dazugehörigen Sorgfaltsakte

Eine gültige Referenznummer für einen anderen Kaffeeversand erzeugt keine Konformität und kann als Umgehungsversuch bewertet werden.

Rückverfolgbarkeit von der Fläche bis zum Exportlot

Eine entwaldungsfreie Lieferkette benötigt eine ununterbrochene Verbindung zwischen Produktionsflächen und exportiertem Produkt. Die Kette kann Farmer, Sammler, Kooperativen, Nassmühlen, Trockenmühlen, Lager, Händler, Exporteure, Röstereien und Importeure umfassen.

Ein möglicher Ablauf ist:

1. Registrierung von Farm und Parzelle
2. Ernteaufzeichnung
3. Lieferung an Sammler oder Kooperative
4. Wareneingang für Kirschen, Trockenfrüchte oder Pergamentkaffee
5. Verarbeitungsbatch
6. Lot der Trockenmühle
7. Lagerlot
8. Exportlot
9. Container- und Siegelaufzeichnung
10. Wareneingang beim Importeur

Jede Verarbeitung, Teilung oder Zusammenführung muss so dokumentiert werden, dass Ein- und Ausgangsmengen abgeglichen werden können.

Lotcodierung

Lotcodes sollten eindeutig, stabil und in allen Dokumenten identisch sein. Ein sinnvoller Code kann Ursprung, Lieferantengruppe, Erntejahr, Aufbereitung, Lager und Produktionsbatch abbilden.

Ein Code darf nicht für unabhängige Kaffeemengen wiederverwendet werden. Bei Teilung eines Lots müssen die neuen Unterlots mit dem Ursprungslot verbunden bleiben. Bei Zusammenführung muss das neue Lot sämtliche beitragenden Quellen dokumentieren.

Zusammenführung mehrerer Farmen

Die EUDR verbietet die Aggregation von Kleinbauernkaffee nicht. Kaffee vieler Farmen kann zusammengeführt werden, wenn alle beitragenden Produktionsflächen identifiziert und konform sind.

Vor der Zusammenführung sollte bestätigt werden:

• Jeder Farmer ist registriert.
• Jede Produktionsfläche besitzt gültige Geolokalisierungsdaten.
• Der Produktionszeitraum ist dokumentiert.
• Legalitätsnachweise sind vorhanden.
• Die Entwaldungsprüfung wurde abgeschlossen.
• Gesperrte oder abgelehnte Farmen können nicht liefern.
• Die angelieferten Mengen sind plausibel.

Wird eine unbekannte oder nicht konforme Quelle in ein nicht mehr trennbares Lot gemischt, kann die Konformität des gesamten Lots gefährdet sein.

Physische Trennung und Massenbilanz

Physische Trennung ist häufig der sicherste Ansatz, weil sie verhindert, dass dokumentierter Kaffee mit Ware unbekannter oder nicht konformer Herkunft vermischt wird. Lager und Verarbeiter können gekennzeichnete Säcke, Behälter, Silos, Bodenflächen oder getrennte Produktionszeiträume verwenden.

Eine rein buchhalterische Massenbilanz kann die flächenbezogene Rückverfolgbarkeit nicht ersetzen, wenn der physische Kaffee nicht mehr mit den angegebenen konformen Quellen verbunden werden kann. Mengenrechnung muss die Produktidentität unterstützen und darf sie nicht ersetzen.

Mengenabgleich

Die Kontrolle der Mengen hilft, nicht deklarierte Vermischungen zu erkennen. Eine Farm, Kooperative oder Verarbeitungsanlage darf nicht mehr rückverfolgbaren Kaffee verkaufen, als sie plausibel erzeugen oder erhalten konnte.

Der Abgleich kann umfassen:

• Kartierte Kaffeeanbaufläche
• Erwarteter Ertrag
• Tatsächliche Erntemenge
• Angelieferte Kirschen
• Umrechnung zu Pergamentkaffee
• Ausbeute an grünen Bohnen
• Verarbeitungsverluste
• Lagerbestand
• Exportierte Menge

Nicht erklärbare Mehrmengen sind ein Warnsignal dafür, dass Kaffee nicht registrierter Flächen in das Lot gelangt sein könnte.

Verarbeitungs- und Transformationsaufzeichnungen

Kaffee kann geschält, gereinigt, poliert, gewaschen, sortiert, geröstet, gemahlen, entkoffeiniert, extrahiert oder gemischt werden. Jede Transformation muss die Verbindung zu den ursprünglichen konformen Quellen erhalten.

Verarbeitungsunterlagen können enthalten:

• Eingangslotnummern
• Eingangsmengen
• Verarbeitungsdatum
• Verarbeitungsmethode
• Ausgangslotnummern
• Ausgangsmengen
• Verluste und Nebenprodukte
• Maschine oder Produktionslinie
• Reinigungsaufzeichnungen zwischen Lots

Mischungen aus mehreren Herkünften müssen Geolokalisierungs- und Sorgfaltsdaten aller beitragenden Quellen bewahren.

Anforderungen an grünen Kaffee

Bei Rohkaffee beginnt die Rückverfolgbarkeit üblicherweise auf der Farm und folgt dem Produkt über Kirsche, Pergament oder getrocknete Frucht, Schälung, Sortierung, Lagerung und Export.

Eine belastbare Akte kann enthalten:

• Farm- und Parzellenregister
• Geolokalisierungsdateien
• Ernteaufzeichnungen
• Lieferbelege der Farmer
• Verarbeitungsprotokolle
• Lagerzugangs- und Freigabedaten
• Qualitätszertifikate
• Packliste
• Handelsrechnung
• Container- und Siegeldaten

Anforderungen an gerösteten und gemahlenen Kaffee

Das Rösten beseitigt die EUDR-Rückverfolgbarkeit nicht, wenn das geröstete Produkt unter den Anwendungsbereich fällt. Die Rösterei muss wissen, welche konformen grünen Lots in jeden Röstbatch eingegangen sind.

Relevante Aufzeichnungen sind:

• Grüne Eingangslots
• Röstbatchcode
• Ausgangsmenge nach der Röstung
• Mischungsrezeptur
• Verpackungsbatch
• Fertigproduktmenge
• Kundenauslieferungen

Private-Label-Kaffee darf seine EUDR-Identität nicht dadurch verlieren, dass er unter einer anderen Marke verkauft wird.

Instant- und löslicher Kaffee

Lieferketten für löslichen Kaffee können besonders komplex sein, weil Bohnen gemischt, geröstet, extrahiert, konzentriert, getrocknet und agglomeriert werden. Wegen der im Juli 2026 angenommenen Aktualisierung des Produktumfangs sollten Hersteller und Käufer prüfen, wann der konkrete Zollcode löslichen Kaffees tatsächlich unter den aktualisierten Anhang fällt.

Hersteller sollten dokumentieren:

• Quellen des grünen Kaffees
• Röst- und Extraktionsbatches
• Extraktionsausbeute
• Konzentrationsaufzeichnungen
• Trocknungsbatch
• Lot des fertigen löslichen Kaffees
• Vollständigen Mengenabgleich

Bei Drei-in-eins-Produkten muss die Kaffeeherkunft mit dem fertigen Produkt verbunden bleiben, obwohl zusätzlich Zucker, Creamer oder andere Zutaten enthalten sind.

Lieferantenaufnahme

EUDR-Konformität beginnt vor Vertragsabschluss. Lieferanten sollten darauf geprüft werden, ob sie Farmen kartieren, Lots trennen, Rechtsnachweise bereitstellen und Datenfehler bearbeiten können.

Eine Lieferantenprüfung kann umfassen:

• Farmregistrierungssystem
• Geolokalisierungsmethode
• Datenvalidierung
• Nachweise der legalen Landnutzung
• Verfahren zur Entwaldungsprüfung
• Lotcodierung
• Trennung im Lager
• Kontrolle der Produktionskapazität
• Interne Audits
• Korrekturmaßnahmen

Ein Lieferant, der Konformität verspricht, aber sein System nicht zeigen kann, sollte nicht allein aufgrund seines Namens als risikoarm eingestuft werden.

Vertragsklauseln für Lieferanten

Verträge für Kaffee zum europäischen Markt sollten regeln:

• Richtigkeit der Geolokalisierungsdaten
• Verbot der Vermischung unbekannter Quellen
• Garantie der legalen Produktion
• Garantie der Entwaldungsfreiheit
• Zugang zu Unterlagen
• Prüf- und Auditrecht
• Meldung von Änderungen bei Land oder Lieferanten
• Mengenabgleich
• Aufbewahrungsfristen
• Ablehnung und Ersatz
• Haftung bei falschen Angaben

Vertragsklauseln ersetzen keine Sorgfaltsprüfung, können aber Verantwortlichkeiten und Abhilfemaßnahmen festlegen.

Datenvalidierung

Vor der Einreichung der Sorgfaltserklärung müssen Daten geprüft werden. Typische Regeln sind:

• Koordinaten liegen im angegebenen Land und Gebiet.
• Polygongeometrien sind gültig.
• Flächengrößen sind plausibel.
• Unabhängige Farmer verwenden nicht unberechtigt dieselbe Fläche.
• Erntedaten passen zum lokalen Kalender.
• Farmerkennungen sind eindeutig.
• Liefermengen passen zur kartierten Fläche.
• Mengen sind durch Verarbeitung und Lagerung abgleichbar.
• Dokumente beziehen sich auf denselben Lieferanten und dieselbe Fläche.

Automatisierte Prüfungen erkennen viele offensichtliche Fehler, ersetzen aber nicht die manuelle Bewertung ungewöhnlicher Fälle.

Häufige Geolokalisierungsfehler

• Vertauschte Längen- und Breitengrade
• Fehlendes negatives Vorzeichen
• Koordinate des Wohnhauses statt der Produktionsfläche
• Eine Lagerkoordinate für sämtliche Farmen
• Sich selbst überschneidende Polygone
• Fläche liegt im falschen Land
• Identische Koordinate für zahlreiche unabhängige Farmer
• Flächengröße in falscher Einheit
• Polygon umfasst ein ganzes Dorf statt einer Parzelle
• Keine Verbindung zwischen Farmerakte und Geodaten

Datenschutz und Vertraulichkeit

Farmkoordinaten und persönliche Lieferantendaten können wirtschaftlich und personenbezogen sensibel sein. Exporteure und Käufer sollten Zugriffskontrollen, sichere Datenspeicherung, Benutzerrechte und Vereinbarungen zur Datenweitergabe verwenden.

Vertraulichkeit darf nicht als Grund dienen, gesetzlich erforderliche Informationen gegenüber dem verantwortlichen Marktteilnehmer oder einer zuständigen Behörde zurückzuhalten. Eine kontrollierte Weitergabe ist besser als das Entfernen wesentlicher Rückverfolgbarkeitsfelder.

Aufbewahrung von Unterlagen

Marktteilnehmer müssen ihre Sorgfaltsunterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Die Akte sollte auch dann verfügbar bleiben, wenn Mitarbeiter, Softwareanbieter oder Lieferanten wechseln.

Zu den Unterlagen können gehören:

• Sorgfaltserklärungen
• Geolokalisierungsdateien
• Risikobewertungen
• Risikominderungsmaßnahmen
• Lieferantenverträge
• Legalitätsnachweise
• Satellitenanalysen
• Auditberichte
• Lot- und Mengenaufzeichnungen
• Kundenkommunikation

Versionskontrolle ist wichtig, weil sich Parzellengrenzen, Lieferantenstatus und Risikobewertungen ändern können.

Zertifizierung und EUDR

Bio-, Nachhaltigkeits-, Fair-Trade- oder Responsible-Sourcing-Zertifizierungen können die Sorgfaltsprüfung unterstützen, garantieren aber nicht automatisch EUDR-Konformität.

Ein Zertifizierungssystem kann liefern:

• Farmerlisten
• Interne Kontrollunterlagen
• Auditberichte
• Chain-of-Custody-Daten
• Schulungsnachweise
• Umweltkriterien

Der Marktteilnehmer muss dennoch prüfen, ob Geolokalisierung, Entwaldungsstatus nach 2020, Legalität und produktbezogene Rückverfolgbarkeit die EUDR-Anforderungen erfüllen.

Qualität und EUDR-Rückverfolgbarkeit

EUDR-Konformität und Kaffeequalität sind getrennte, aber verbundene Systeme. Ein rechtlich konformes Lot kann die Anforderungen an Feuchtigkeit, Fehler oder Geschmack verfehlen. Ein sensorisch hervorragender Kaffee kann wiederum unzureichend dokumentiert sein.

EUDR-Daten sollten verbunden werden mit:

• Feuchtigkeit
• Wasseraktivität
• Screen-Verteilung
• Fehleranzahl
• Cupping-Profil
• Aufbereitungsmethode
• Erntejahr
• Verpackungsspezifikation

Diese Kontrollen lassen sich über dokumentierte Verfahren für Kaffeequalität, Rückverfolgbarkeit und Compliance miteinander verbinden.

Lagermanagement

Lager müssen verhindern, dass konforme Lots mit undokumentiertem Kaffee verwechselt werden. Jede Warenbewegung sollte dokumentiert werden.

Gute Praxis umfasst:

• Eindeutig gekennzeichnete Lagerzonen
• Einzigartige Lottags
• Identifizierte Paletten oder Silos
• Kontrollierte Umlagerungen
• Reinigung zwischen Lots
• Bestandsabgleich
• Gesperrten Zugang zu suspendierter Ware
• Dokumentierten Austausch beschädigter Säcke

Ein digitales System ist nur dann zuverlässig, wenn der physische Bestand mit den Datensätzen übereinstimmt.

Containerbeladung

Vor dem Versand muss bestätigt werden, dass das richtige konforme Lot in den richtigen Container geladen wird.

Kontrollen können umfassen:

• Prüfung des endgültigen Lots
• Bestätigung der Sackanzahl
• Containerinspektion
• Beladungsfotos
• Containernummer
• Siegelnummer
• Gewichtsaufzeichnung
• Abgleich mit der Packliste
• Freigabe durch autorisiertes Personal

Wird das Lot nach Vorbereitung der Sorgfaltserklärung geändert, kann eine Überprüfung oder neue Einreichung erforderlich werden.

Muster für europäische Käufer

Muster sollten dieselbe Ursprungs- und Lotstruktur besitzen wie die geplante kommerzielle Lieferung. Ein konformes Muster ausgewählter Farmen kann keinen Versand abdecken, der zusätzliche undokumentierte Quellen enthält.

Musterdokumente können angeben:

• Ursprung
• Farmergruppe
• Erntejahr
• Aufbereitung
• Lotcode
• Rückverfolgbarkeitsstatus
• Ob das Muster das endgültige Lot repräsentiert

Interne Audits und Rückverfolgbarkeitstests

Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob ein fertiges Lot zu sämtlichen Produktionsflächen zurückverfolgt und jede Fläche den zugehörigen Lieferungen zugeordnet werden kann.

Ein Test sollte bewerten:

• Geschwindigkeit der Datensuche
• Vollständigkeit der Parzellendaten
• Konsistenz der Lieferantenunterlagen
• Mengenabgleich
• Verarbeitungsverknüpfungen
• Kundenauslieferungen
• Fähigkeit, betroffene Ware zu sperren

Festgestellte Fehler benötigen Korrekturmaßnahmen, Verantwortliche und verbindliche Fristen.

Kontrollen durch zuständige Behörden

EU-Behörden können Sorgfaltssysteme, Erklärungen, Geolokalisierungsdaten, Risikobewertungen, Lieferantenakten, Lager und Produktmuster prüfen. Sie können außerdem auf begründete Hinweise Dritter reagieren.

Unternehmen sollten erklären können:

• Wie Produktionsflächen kartiert wurden
• Wie Entwaldung geprüft wurde
• Welche lokalen Gesetze bewertet wurden
• Wie Lieferantendaten validiert wurden
• Wie Vermischung verhindert wurde
• Wie Mengen abgeglichen wurden
• Warum das Restrisiko als vernachlässigbar gilt

Sanktionen und kommerzielle Folgen

Die Mitgliedstaaten müssen wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen festlegen. Abhängig vom Verstoß können Geldbußen, Beschlagnahme von Produkten oder Einnahmen, zeitweiser Ausschluss von öffentlichen Vergaben und ein vorübergehendes Verbot des Inverkehrbringens folgen.

Kommerzielle Folgen können bereits vor einer formellen Sanktion entstehen:

• Versandverzögerung
• Blockierung beim Zoll
• Ablehnung durch den Käufer
• Vertragsforderungen
• Verlust der Lieferantenfreigabe
• Produktrückruf
• Reputationsschaden
• Zusätzliche Auditkosten

Häufige Konformitätsfehler

• Nur die Koordinate der Kooperative erfassen
• Regionalkarte statt einzelner Produktionsflächen verwenden
• Legalität der Landnutzung nicht prüfen
• Kartierten und nicht kartierten Kaffee mischen
• Kopierte Koordinaten akzeptieren
• Mengenabweichungen ignorieren
• Ausschließlich auf Zertifizierung vertrauen
• Rückverfolgbarkeit erst nach dem Versand vorbereiten
• Unterschiedliche Lotnummern in Dokumenten verwenden
• Lieferantenstatus nicht aktualisieren
• Annehmen, dass niedriges Länderrisiko sämtliche Pflichten beseitigt
• Sorgfaltserklärung ohne unterstützende Nachweise einreichen

Warnsignale für Käufer

• Der Lieferant kann keine Geolokalisierung auf Flächenebene liefern.
• Alle Farmen besitzen dieselben Koordinaten.
• Die Liefermenge übersteigt die plausible Produktionskapazität.
• Der Exporteur erklärt seine Kartierungsmethode nicht.
• Farmnamen unterscheiden sich zwischen Dateien.
• Eine Fläche liegt ohne Erklärung in Wald- oder Schutzgebieten.
• Landdokumente identifizieren den Produzenten nicht.
• Das Lot wurde vor Abschluss der Prüfungen gemischt.
• Der Lieferant betrachtet ein Zertifikat als vollständigen EUDR-Nachweis.
• Die Sorgfaltsreferenz kann nicht mit der Lieferung verbunden werden.

Fragen an einen Kaffeeexporteur

• Welche Farmen und Flächen haben dieses Lot produziert?
• Liegen die Koordinaten im erforderlichen Punkt- oder Polygonformat vor?
• Wie wurden sie erfasst und validiert?
• Wie wurde Entwaldung nach dem Jahr 2020 geprüft?
• Welche Nachweise zur legalen Produktion sind vorhanden?
• Wird das Lot physisch getrennt?
• Wie werden Mengen abgeglichen?
• Welche Verarbeitungsbatches gehören zur Lieferung?
• Wurden Quellen gesperrt oder ausgeschlossen?
• Wer verwaltet die Sorgfaltsakte?
• Kann die endgültige Lieferung zu jeder Fläche zurückverfolgt werden?
• Welche EUDR-Referenzinformationen begleiten den Versand?

Checkliste für Käufer

• Zolltarifnummer bestätigt
• Anwendungstermin bestätigt
• Verantwortlicher Marktteilnehmer identifiziert
• Produktionsland bestätigt
• Alle Produktionsflächen aufgelistet
• Geolokalisierung validiert
• Produktionszeitraum dokumentiert
• Entwaldungsprüfung ab dem Stichtag abgeschlossen
• Legalitätsnachweise geprüft
• Lieferantenidentitäten bestätigt
• Länderrisikokategorie geprüft
• Risikobewertung durchgeführt, soweit erforderlich
• Risikominderung abgeschlossen, soweit erforderlich
• Lotmengen abgeglichen
• Verarbeitungsverknüpfungen dokumentiert
• Sorgfaltserklärung oder vereinfachte Erklärung eingereicht
• Referenz mit Zoll- und Versandunterlagen verbunden
• Unterlagen für mindestens fünf Jahre gespeichert

Empfohlener Vorbereitungsablauf

1. Prüfen, ob das Kaffeeprodukt unter den aktuellen EUDR-Produktumfang fällt.
2. Den verantwortlichen EU-Marktteilnehmer bestimmen.
3. Alle Farmer und Produktionsflächen registrieren.
4. Geolokalisierungsdaten erfassen und validieren.
5. Produktionszeitraum dokumentieren.
6. Landnutzung gegen den Stichtag 31. Dezember 2020 prüfen.
7. Nachweise der legalen Produktion sammeln.
8. Eindeutige Farm- und Lotcodes einrichten.
9. Vermischung mit unbekanntem Kaffee verhindern.
10. Mengen durch Sammlung, Verarbeitung und Lagerung abgleichen.
11. Risikobewertung durchführen, soweit erforderlich.
12. Jedes nicht vernachlässigbare Risiko mindern.
13. Vollständige Sorgfaltsakte vorbereiten.
14. Erforderliche Erklärung einreichen.
15. Referenznummer mit Zoll- und Versandunterlagen verbinden.
16. Gesamtes Nachweispaket aufbewahren.

Exportchancen für vorbereitete Lieferanten

Eine belastbare EUDR-Vorbereitung kann Exporteuren einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Europäische Käufer können Lieferanten bevorzugen, die verlässliche Flächendaten, stabile Lottrennung und schnelle Dokumentenbereitstellung bieten, selbst wenn deren Kaffee nicht das billigste Angebot ist.

Mögliche Programme sind:

• Rückverfolgbarer kommerzieller Robusta
• Arabica mit Farmrückverfolgbarkeit
• Fine-Robusta-Microlots
• Zertifizierter Kaffee mit EUDR-Daten
• Physisch getrennte Regionallots
• Private-Label-Röstkaffee
• EUDR-vorbereitete Espressomischungen
• Dokumentierte Lieferketten für löslichen Kaffee

Exporteure können strukturierte Leistungen für Kaffeeexport, Rückverfolgbarkeit und Dokumentation nutzen, wenn sie Produkte für europäische Abnehmer vorbereiten.

Abschließende Bewertung

Entwaldungsfreier Kaffee für den europäischen Markt erfordert überprüfbare Nachweise, die jedes relevante Produkt mit rechtmäßig bewirtschafteten Produktionsflächen verbinden, auf denen nach dem 31. Dezember 2020 keine unzulässige Entwaldung stattgefunden hat. Konformität hängt von korrekter Geolokalisierung, Produktionszeiträumen, Lieferantendaten, Legalitätsnachweisen, Entwaldungsprüfung, Lottrennung, Mengenabgleich und der vorgeschriebenen Einreichung über das EUDR-Informationssystem ab.

Eine Einstufung als Land mit niedrigem Risiko kann einen Teil des Verfahrens vereinfachen, beseitigt aber nicht die Anforderungen an Flächenkartierung, Rückverfolgbarkeit und legale Erzeugung. Zertifizierungen, Satellitensysteme und Lieferantenerklärungen können die Akte unterstützen, ersetzen jedoch nicht die Verantwortung des Marktteilnehmers.

Unternehmen sollten ihr System vor Vertragsabschluss und Versand aufbauen und nicht erst, wenn die Zollunterlagen vorbereitet werden. Käufer, die vietnamesischen Rohkaffee, Röstkaffee oder verarbeitete Kaffeeprodukte mit definierten Rückverfolgbarkeitsanforderungen suchen, können eine individuelle Großhandelsanfrage für Kaffee mit Produkt, Menge, Zielmarkt, Herkunft, Aufbereitung, Verpackung und benötigten EUDR-Daten senden.