Giải thích yêu cầu truy xuất nguồn gốc cà phê theo EUDR

Truy xuất nguồn gốc cà phê theo EUDR yêu cầu mọi sản phẩm cà phê liên quan được đưa ra thị trường Liên minh châu Âu hoặc xuất khẩu khỏi EU phải duy trì liên kết với các khu đất nơi cà phê được trồng, khoảng thời gian sản xuất, các nhà cung cấp đã xử lý sản phẩm và hồ sơ chứng minh cà phê không gây mất rừng cũng như được sản xuất hợp pháp. Việc chỉ nêu tên quốc gia, tỉnh, hợp tác xã, kho hàng hoặc nhà xuất khẩu không đủ để đáp ứng yêu cầu truy xuất. Operator chịu trách nhiệm phải có khả năng theo dõi cà phê qua từng giai đoạn của chuỗi cung ứng và liên kết lot thương mại cuối cùng với toàn bộ khu đất sản xuất đã đóng góp vào lot đó.

Quy định của Liên minh châu Âu về các sản phẩm không gây mất rừng, thường được gọi là EUDR, áp dụng đối với cà phê cùng với gia súc, ca cao, dầu cọ, cao su, đậu nành và gỗ, cũng như các sản phẩm phái sinh cụ thể được liệt kê theo mã hải quan trong Phụ lục I. Đối với nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, nhà rang và nhà cung cấp private label, thách thức thực tế là xây dựng một chuỗi thông tin liên tục, có thể xác minh từ đăng ký nông trại đến thông quan tại EU.

Truy xuất nguồn gốc cà phê theo EUDR có nghĩa là gì?

Truy xuất theo EUDR có nghĩa doanh nghiệp có thể xác định cà phê được sản xuất ở đâu, vào thời gian nào, do ai cung cấp, được thu mua và chế biến như thế nào, những lot nào đã được gộp hoặc chia và lô hàng thành phẩm nào chứa sản phẩm cuối cùng.

Một chuỗi truy xuất đầy đủ có thể gồm:

1. Đăng ký nông dân
2. Xác định khu đất sản xuất
3. Thu thập dữ liệu vị trí địa lý
4. Hồ sơ thu hoạch và thời gian sản xuất
5. Giao hàng cho người thu mua hoặc hợp tác xã
6. Nhập quả tươi, quả khô hoặc cà phê thóc
7. Chế biến tại nhà máy ướt hoặc nhà máy khô
8. Làm sạch, phân hạng và tuyển chọn
9. Lưu kho
10. Hình thành lot xuất khẩu
11. Đóng container
12. Nhà nhập khẩu EU nhận hàng
13. Rang, phối trộn hoặc chế biến tiếp
14. Phân phối cho khách hàng hạ nguồn

Mỗi giai đoạn phải duy trì liên kết với giai đoạn trước. Khi một lot được chế biến, chia nhỏ, gộp hoặc đóng gói lại, hồ sơ mới phải xác định các lot đầu vào và các lot đầu ra tương ứng.

Vì sao cần truy xuất đến cấp khu đất?

EUDR đánh giá liệu hàng hóa liên quan có được sản xuất trên vùng đất không bị phá rừng trái quy định sau ngày 31 tháng 12 năm 2020 hay không. Việc đánh giá này không thể thực hiện chỉ dựa trên vị trí của nhà máy, kho hàng, nhà xuất khẩu hoặc văn phòng vùng. Operator chịu trách nhiệm cần biết vị trí địa lý của chính khu đất nơi cà phê được trồng.

Truy xuất cấp khu đất hỗ trợ ba yêu cầu trọng tâm:

• Xác minh cà phê không gây mất rừng
• Xác minh sản xuất tuân thủ pháp luật địa phương liên quan
• Liên kết sản phẩm thương mại với bằng chứng được sử dụng trong quá trình thẩm định

Nếu lot cà phê cuối gồm nguyên liệu từ hai mươi nông trại, hệ thống phải xác định toàn bộ khu đất đóng góp của cả hai mươi nông trại. Một số nông trại được chọn làm mẫu không thể đại diện cho các nguồn chưa được lập hồ sơ nhưng vẫn có mặt trong cùng lô hàng.

Ngày áp dụng EUDR

Theo lịch trình pháp lý hiện hành, các nghĩa vụ EUDR chính áp dụng từ ngày 30 tháng 12 năm 2026 đối với operator lớn và vừa, cũng như các operator siêu nhỏ và nhỏ trước đây thuộc phạm vi Quy định Gỗ của EU. Đối với phần lớn các operator siêu nhỏ và nhỏ khác, ngày áp dụng là 30 tháng 6 năm 2027.

Những ngày này khác với mốc chống mất rừng. Ngày áp dụng quyết định thời điểm nghĩa vụ có hiệu lực đối với doanh nghiệp, trong khi ngày 31 tháng 12 năm 2020 quyết định khu đất có đủ điều kiện được xem là không gây mất rừng hay không.

Những sản phẩm cà phê nào cần truy xuất?

EUDR áp dụng đối với các sản phẩm được xác định bằng mã hải quan trong Phụ lục I. Các dạng cà phê nhân và cà phê rang phù hợp nằm trong phạm vi chính. Việc phân loại phải luôn dựa trên mã hải quan chính xác thay vì chỉ dựa vào tên thương mại.

Các sản phẩm cần kiểm tra cẩn thận gồm:

• Cà phê nhân xanh
• Cà phê hạt rang
• Cà phê rang xay
• Cà phê khử caffeine
• Cà phê hòa tan hoặc instant
• Dịch chiết và cô đặc cà phê
• Cà phê ba trong một
• Đồ uống hỗn hợp có chứa cà phê
• Sản phẩm cà phê private label
• Mẫu dùng cho bán hàng, thử nghiệm hoặc phân tích

Trong tháng 7 năm 2026, Ủy ban châu Âu đã thông qua một đạo luật ủy quyền nhằm cập nhật danh sách sản phẩm, bao gồm việc bổ sung cà phê hòa tan. Đạo luật này vẫn phải hoàn thành quy trình xem xét áp dụng trước khi có hiệu lực, và các sản phẩm mới được bổ sung dự kiến thuộc phạm vi từ ngày 30 tháng 12 năm 2027. Doanh nghiệp phải kiểm tra trạng thái pháp lý của mã sản phẩm tại thời điểm giao hàng.

Ai phải duy trì hệ thống truy xuất?

Trách nhiệm pháp lý chính thường thuộc về operator lần đầu đưa sản phẩm cà phê liên quan ra thị trường EU hoặc xuất khẩu sản phẩm đó khỏi Liên minh. Trong giao dịch nhập khẩu, đây thường là doanh nghiệp đầu tiên được thành lập tại EU đưa sản phẩm vào thị trường.

Tuy nhiên, truy xuất không thể chỉ được tạo ra bởi nhà nhập khẩu EU. Thông tin phải được hình thành và duy trì trong toàn bộ chuỗi cung ứng tại nguồn. Trách nhiệm có thể được phân bổ giữa:

• Nông dân
• Nhóm nông dân
• Người thu mua
• Hợp tác xã
• Nhà máy ướt
• Nhà máy khô
• Kho hàng
• Nhà xuất khẩu
• Nhà nhập khẩu
• Nhà rang
• Nhà sản xuất private label
• Thương nhân hạ nguồn

Nhà xuất khẩu ngoài EU có thể không phải là operator pháp lý tại EU nhưng vẫn phải cung cấp dữ liệu cần thiết cho nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm. Nhà cung cấp không thể giao dữ liệu khu đất và lot đáng tin cậy có thể không phù hợp với các chương trình dành cho thị trường châu Âu.

Thông tin truy xuất cốt lõi

Hồ sơ truy xuất phải xác định cả sản phẩm vật lý và các bên trong chuỗi cung ứng liên quan. Thông tin quan trọng gồm:

• Tên thương mại của sản phẩm
• Mô tả sản phẩm
• Mã phân loại hải quan
• Khối lượng tịnh
• Quốc gia sản xuất
• Tỉnh, vùng hoặc huyện
• Mã nông dân
• Mã nông trại
• Mã khu đất sản xuất
• Vị trí địa lý khu đất
• Diện tích khu đất
• Ngày hoặc khoảng thời gian sản xuất
• Tên và thông tin liên hệ nhà cung cấp
• Thông tin khách hàng hạ nguồn khi được yêu cầu
• Hồ sơ thu hoạch
• Mã lot
• Mã batch chế biến
• Chuyển động trong kho
• Thông tin container và seal
• Bằng chứng không gây mất rừng
• Bằng chứng sản xuất hợp pháp

Cùng tên, mã nhận diện và mã lot phải được sử dụng nhất quán trong bảng dữ liệu, hợp đồng, chứng nhận, hồ sơ kho và chứng từ vận chuyển.

Vị trí địa lý khu đất sản xuất

Vị trí địa lý xác định vùng đất nơi cà phê được sản xuất. Đối với khu đất nhỏ hơn, có thể sử dụng tọa độ vĩ độ và kinh độ. Đối với khu đất cà phê lớn hơn bốn hecta, dữ liệu đa giác thường được yêu cầu để mô tả toàn bộ ranh giới.

Một hồ sơ vị trí hữu ích có thể gồm:

• Vĩ độ và kinh độ
• Tọa độ đa giác khi được yêu cầu
• Hệ quy chiếu tọa độ
• Diện tích khu đất
• Mã nông trại và nông dân
• Ngày lập bản đồ
• Phương pháp lập bản đồ
• Tên cá nhân hoặc tổ chức thu thập dữ liệu
• Bằng chứng liên kết khu đất với nông dân

Tọa độ phải chỉ đúng khu đất sản xuất, không phải nhà của nông dân, văn phòng hợp tác xã hoặc ngôi làng gần nhất.

Tọa độ điểm và đa giác

Các lỗi vị trí địa lý phổ biến

Dữ liệu vị trí sai có thể làm mất hiệu lực của đánh giá rủi ro hoặc gây trì hoãn khi chuẩn bị tuyên bố thẩm định.

Các lỗi thường gặp gồm:

• Đảo thứ tự vĩ độ và kinh độ
• Thiếu dấu âm của tọa độ
• Tọa độ nằm ở quốc gia khác
• Tọa độ nằm trên biển
• Sao chép tọa độ kho cho mọi nông dân
• Sử dụng cùng tọa độ cho các nông trại không liên quan
• Ranh giới đa giác tự cắt nhau
• Đa giác bao phủ cả làng thay vì một khu đất
• Sai đơn vị diện tích
• Thu thập tọa độ tại nhà nông dân thay vì nông trại
• Không có hồ sơ liên kết khu đất với nông dân

Kiểm tra tự động có thể phát hiện nhiều lỗi rõ ràng nhưng những khu đất bất thường vẫn cần được rà soát thủ công.

Hồ sơ thời gian sản xuất và niên vụ

Hệ thống truy xuất phải chỉ rõ cà phê được sản xuất khi nào. Tùy chuỗi cung ứng, thông tin có thể được ghi dưới dạng ngày thu hoạch, khoảng thời gian thu hoạch, niên vụ hoặc khoảng sản xuất đủ chính xác khác.

Thời gian khai báo phải phù hợp với:

• Lịch thu hoạch của vùng
• Hồ sơ thu hoạch tại nông trại
• Ngày giao quả
• Hồ sơ mua cà phê thóc
• Ngày phơi
• Ngày chế biến
• Ngày nhập kho
• Ngày xuất khẩu

Một chuỗi thời gian không hợp lý, chẳng hạn lot cà phê nhân nhập kho trước mùa thu hoạch được khai báo, phải được điều tra.

Truy xuất và mốc ngày 31 tháng 12 năm 2020

Dữ liệu khu đất phải cho phép operator đánh giá vùng đất sản xuất có bị phá rừng trái quy định sau ngày 31 tháng 12 năm 2020 hay không. Nông trại được hình thành trước mốc này có thể tiếp tục sản xuất nếu đáp ứng các điều kiện pháp lý khác.

Bằng chứng được sử dụng có thể gồm:

• Ảnh vệ tinh lịch sử
• Dữ liệu lớp phủ đất
• Bản đồ rừng chính thức
• Đăng ký nông trại lịch sử
• Hồ sơ trồng cây
• Khảo sát vị trí từ các năm trước
• Ảnh có ngày tháng
• Hồ sơ nông nghiệp địa phương
• Đánh giá sử dụng đất độc lập

Một hồ sơ mạnh không phụ thuộc tuyệt đối vào một bản đồ duy nhất. Chất lượng dữ liệu, độ phân giải ảnh, mây che phủ, cây che bóng và đặc điểm cảnh quan địa phương đều cần được xem xét.

Truy xuất và sản xuất hợp pháp

Tuân thủ EUDR yêu cầu cà phê vừa không gây mất rừng vừa được sản xuất theo pháp luật liên quan tại quốc gia sản xuất. Hồ sơ truy xuất vì vậy phải liên kết từng khu đất và nhà cung cấp với bằng chứng pháp lý phù hợp.

Các lĩnh vực pháp lý có thể liên quan gồm:

• Quyền sử dụng đất
• Quyền sở hữu hoặc thuê đất
• Quy định môi trường
• Luật bảo vệ rừng
• Hạn chế về bảo tồn
• Quyền của bên thứ ba
• Pháp luật lao động
• Quyền con người được luật địa phương bảo vệ
• Quyền của cộng đồng bản địa và địa phương
• Yêu cầu về thuế và thương mại
• Pháp luật hải quan
• Quy định chống tham nhũng

Loại giấy tờ phù hợp thay đổi theo từng quốc gia. Quyền sử dụng đất được pháp luật công nhận có thể đủ ngay cả khi nông dân không có giấy chứng nhận sở hữu tư nhân theo mô hình phương Tây.

Ví dụ về tài liệu pháp lý hỗ trợ

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
• Hợp đồng thuê đất
• Đăng ký nông trại
• Hồ sơ thành viên hợp tác xã
• Giấy phép sản xuất địa phương
• Đăng ký thuế
• Giấy phép môi trường khi được yêu cầu
• Tài liệu công nhận quyền tập quán
• Hồ sơ lao động
• Hồ sơ vật tư và thuốc bảo vệ thực vật
• Tuyên bố nhà cung cấp được hỗ trợ bằng bằng chứng có thể xác minh

Tuyên bố của nhà cung cấp có thể hỗ trợ hồ sơ nhưng không nên được xem là đủ khi tuyên bố nền tảng không thể được kiểm chứng.

Tạo mã nông dân, nông trại và khu đất duy nhất

Mỗi nông dân, nông trại và khu đất cần có mã ổn định. Chỉ sử dụng tên thường không đủ vì nhiều nông dân có thể trùng tên, cách viết có thể khác nhau hoặc tên có thể được chuyển tự theo nhiều cách.

Một hệ thống có cấu trúc có thể sử dụng:

• Mã nông dân
• Mã nông trại
• Mã khu đất
• Mã hợp tác xã
• Mã người thu mua
• Mã giao hàng thu hoạch
• Mã batch chế biến
• Mã lot kho
• Mã lot xuất khẩu

Mã nhận diện nên được duy trì nhất quán qua các mùa vụ. Khi thông tin thay đổi, hồ sơ ban đầu cần được giữ lại và bản cập nhật phải được ghi nhận thay vì âm thầm thay thế dữ liệu lịch sử.

Yêu cầu mã hóa lot

Mã lot có thể truy xuất phải nhận diện cà phê trong suốt quá trình thu mua, chế biến, lưu kho và xuất khẩu. Mã không nhất thiết phải hiển thị mọi chi tiết nhưng hệ thống phải có khả năng truy xuất toàn bộ hồ sơ liên quan từ mã đó.

Mã lot có thể liên kết với:

• Nguồn gốc
• Nhóm nông dân
• Niên vụ
• Phương pháp chế biến
• Thời gian thu mua
• Nhà máy
• Kho
• Cấp chất lượng
• Batch xuất khẩu

Một mã lot không được tái sử dụng cho cà phê không liên quan. Nếu lot được chia, các lot con phải duy trì liên kết với lot mẹ. Nếu nhiều lot được gộp, lot mới phải xác định toàn bộ đầu vào đã đóng góp.

Gộp cà phê từ các nông hộ nhỏ

EUDR không cấm kết hợp cà phê từ nhiều nông trại nhỏ. Việc gộp được phép khi mọi nông trại và khu đất đóng góp đều được xác định và vượt qua các kiểm soát cần thiết.

Trước khi gộp, người thu mua, hợp tác xã hoặc cơ sở chế biến nên xác nhận:

• Nông dân đã được đăng ký.
• Khu đất đóng góp đã được xác định.
• Có dữ liệu vị trí hợp lệ.
• Thời gian sản xuất đã được ghi nhận.
• Đã hoàn thành kiểm tra mất rừng.
• Có bằng chứng sản xuất hợp pháp.
• Nông dân không bị đình chỉ.
• Khối lượng giao là hợp lý.
• Mã lot được cấp trước khi trộn.

Nếu cà phê không có hồ sơ được trộn vào lot không thể phân tách vật lý, tình trạng EUDR của toàn bộ lot có thể bị ảnh hưởng.

Phân tách vật lý

Phân tách vật lý thường là phương pháp an toàn nhất cho cà phê dành cho chuỗi cung ứng chịu điều chỉnh của EUDR. Phương pháp này ngăn nguyên liệu tuân thủ bị trộn với cà phê có dữ liệu nguồn gốc không rõ, không đầy đủ hoặc bị từ chối.

Việc phân tách có thể được duy trì thông qua:

• Bao có nhãn rõ ràng
• Pallet riêng
• Thùng hoặc silo chuyên biệt
• Khu vực kho được đánh dấu
• Lịch chế biến riêng
• Vệ sinh giữa các lượt sản xuất
• Quy trình chuyển kho được kiểm soát
• Hạn chế tiếp cận các lot bị đình chỉ

Hồ sơ truy xuất số chỉ hữu ích khi phù hợp với cà phê vật lý đang được lưu và chế biến.

Có thể sử dụng cân bằng khối lượng không?

Hạch toán khối lượng là cần thiết nhưng tuyên bố cân bằng khối lượng thuần túy trên giấy tờ không thể thay thế truy xuất cấp khu đất khi sản phẩm vật lý không còn được kết nối với các nguồn tuân thủ đã khai báo.

Hệ thống tuân thủ phải chứng minh được:

• Các khu đất đóng góp đã được biết.
• Cà phê đi vào hệ thống thông qua giao hàng có hồ sơ.
• Khối lượng tiếp nhận đã được ghi nhận.
• Đầu ra chế biến là hợp lý.
• Lot xuất khẩu cuối được hình thành từ các đầu vào đã ghi nhận.
• Cà phê không xác định không được thay thế vào lot.

Hạch toán phải hỗ trợ danh tính sản phẩm vật lý thay vì thay thế nó.

Đối chiếu khối lượng

Đối chiếu khối lượng giúp phát hiện trộn nguồn chưa khai báo và những tuyên bố cung ứng không hợp lý. Nông trại hoặc hợp tác xã không nên giao nhiều cà phê truy xuất hơn mức có thể sản xuất hoặc tiếp nhận một cách hợp lý.

Việc tính toán có thể so sánh:

• Diện tích cà phê đã lập bản đồ
• Năng suất dự kiến
• Sản lượng thu hoạch ghi nhận
• Khối lượng quả giao
• Đầu ra quả khô hoặc cà phê thóc
• Tỷ lệ thu hồi nhân xanh
• Hao hụt chế biến
• Tồn kho
• Khối lượng xuất khẩu

Ví dụ, nếu một nhóm nông trại đã lập bản đồ chỉ có khả năng hợp lý sản xuất 100 tấn nhưng hồ sơ thể hiện 170 tấn cà phê sẵn sàng EUDR, khối lượng dư thừa phải được điều tra trước khi giao hàng.

Truy xuất qua quá trình chế biến

Cà phê có thể trải qua xát vỏ, lên men, rửa, phơi, xay, đánh bóng, phân hạng, tuyển màu, rang, xay, khử caffeine, chiết xuất hoặc phối trộn. Mỗi bước biến đổi phải duy trì liên kết giữa đầu vào và đầu ra.

Hồ sơ chế biến nên gồm:

• Mã lot đầu vào
• Khối lượng đầu vào
• Ngày chế biến
• Phương pháp chế biến
• Thiết bị hoặc dây chuyền
• Mã lot đầu ra
• Khối lượng đầu ra
• Hao hụt chế biến
• Phụ phẩm
• Hồ sơ vệ sinh giữa các lot

Blend chứa cà phê từ nhiều vùng phải duy trì thông tin truy xuất của toàn bộ nguồn đóng góp.

Yêu cầu truy xuất đối với cà phê nhân

Đối với cà phê nhân, chuỗi thường bắt đầu tại nông trại và tiếp tục qua thu mua quả hoặc cà phê thóc, nhà máy khô, chuẩn bị chất lượng, lưu kho và xuất khẩu.

Hồ sơ có thể gồm:

• Danh sách nông dân và khu đất
• Tệp vị trí địa lý
• Hồ sơ thu hoạch
• Biên nhận giao hàng của nông dân
• Hồ sơ người thu mua
• Nhật ký chế biến
• Hồ sơ nhà máy khô
• Hồ sơ nhập và xuất kho
• Báo cáo kiểm tra chất lượng
• Packing list
• Hóa đơn thương mại
• Số container
• Số seal

Yêu cầu truy xuất đối với cà phê rang

Rang không loại bỏ yêu cầu truy xuất khi sản phẩm rang nằm trong phạm vi EUDR. Nhà rang phải có khả năng xác định cà phê nhân tuân thủ được sử dụng trong từng batch rang.

Hồ sơ quan trọng gồm:

• Lot cà phê nhân đầu vào
• Ngày rang
• Mã batch rang
• Công thức blend
• Trọng lượng đầu vào và đầu ra
• Lot thành phẩm
• Batch đóng gói
• Hồ sơ phân phối khách hàng

Quyền sở hữu private label không làm gián đoạn chuỗi. Sản phẩm bán lẻ cuối phải tiếp tục được kết nối với nguồn cà phê nhân liên quan dù được bán dưới thương hiệu của khách hàng.

Truy xuất đối với cà phê hòa tan

Truy xuất cà phê hòa tan có thể phức tạp hơn vì cà phê nhân có thể được phối trộn, rang, chiết xuất, cô đặc, sấy và tạo hạt trước khi đóng gói thành phẩm.

Nhà sản xuất nên liên kết:

• Lot nguồn cà phê nhân
• Batch rang
• Batch chiết xuất
• Hiệu suất chiết xuất
• Hồ sơ cô đặc
• Batch sấy hoặc sấy đông khô
• Batch tạo hạt
• Lot cà phê hòa tan thành phẩm
• Batch đóng gói

Đối với cà phê ba trong một, thành phần cà phê phải tiếp tục được truy xuất trong công thức cuối dù có đường, creamer hoặc thành phần khác.

Yêu cầu tiếp nhận nhà cung cấp

Khả năng truy xuất phải được đánh giá trước khi nhà cung cấp được phê duyệt. Một bảng câu hỏi riêng lẻ không đủ nếu doanh nghiệp không thể chứng minh hệ thống thực tế hoạt động như thế nào.

Quy trình tiếp nhận có thể đánh giá:

• Quy trình đăng ký nông dân
• Phương pháp lập bản đồ khu đất
• Xác thực vị trí địa lý
• Kiểm tra mất rừng
• Thu thập tài liệu pháp lý
• Mã hóa lot
• Phân tách vật lý
• Kiểm soát khối lượng
• Quản lý kho
• Kiểm toán nội bộ
• Quy trình hành động khắc phục
• Kiểm soát an toàn dữ liệu

Doanh nghiệp mua hàng từ nhiều vùng tại Việt Nam có thể tham khảo các vùng cà phê và cấu trúc sản xuất của Việt Nam để xây dựng kiểm soát nhà cung cấp phù hợp với từng khu vực.

Hợp đồng với nhà cung cấp

Hợp đồng cung ứng nên xác định rõ trách nhiệm của nông dân, hợp tác xã, cơ sở chế biến và nhà xuất khẩu.

Các điều khoản hữu ích gồm:

• Độ chính xác của thông tin nông trại và khu đất
• Dữ liệu vị trí địa lý chính xác
• Cấm trộn nguồn không có hồ sơ
• Cam kết không gây mất rừng
• Cam kết sản xuất hợp pháp
• Thông báo thay đổi sử dụng đất
• Thông báo thay đổi nhà cung cấp
• Quyền tiếp cận hồ sơ
• Quyền kiểm toán
• Đối chiếu khối lượng
• Thời gian lưu dữ liệu
• Hành động khắc phục
• Từ chối hoặc thay thế lot
• Trách nhiệm đối với thông tin sai

Điều khoản hợp đồng không thể thay thế thẩm định nhưng có thể phân định trách nhiệm và biện pháp xử lý khi thông tin không chính xác.

Xác thực dữ liệu trước khi giao hàng

Dữ liệu truy xuất phải được xác thực trước khi chuẩn bị hồ sơ thẩm định cuối.

Các quy tắc kiểm tra có thể gồm:

• Tọa độ nằm trong đúng quốc gia khai báo.
• Tọa độ phù hợp tỉnh hoặc huyện đã khai báo.
• Hình học đa giác hợp lệ.
• Diện tích khu đất hợp lý.
• Mã nông dân là duy nhất.
• Tên nông trại thống nhất giữa các tài liệu.
• Ngày thu hoạch phù hợp mùa vụ vùng.
• Khối lượng giao phù hợp năng lực dự kiến.
• Lot đầu vào và đầu ra đối chiếu được.
• Nông trại bị đình chỉ đã được loại bỏ.
• Tài liệu pháp lý liên quan đúng nông dân hoặc người sử dụng đất đã khai báo.

Việc xác thực phải được thực hiện trước khi gộp hàng, không chỉ khi chứng từ hải quan đang được chuẩn bị.

Phân loại rủi ro quốc gia

Ủy ban châu Âu phân loại quốc gia hoặc một phần quốc gia thành rủi ro thấp, tiêu chuẩn hoặc cao. Phân loại ảnh hưởng đến quy trình thẩm định và mức độ kiểm tra nhưng không loại bỏ yêu cầu truy xuất cơ bản.

Phân loại rủi ro EUDR của Việt Nam

Việt Nam hiện được xếp vào nhóm quốc gia rủi ro thấp trong hệ thống benchmarking của EUDR. Điều này có thể cho phép thẩm định đơn giản đối với các chuỗi cà phê Việt Nam đủ điều kiện, nhưng không loại bỏ yêu cầu xác định khu đất, thu thập vị trí địa lý, ghi nhận thời gian sản xuất, xác minh sản xuất hợp pháp và duy trì truy xuất cấp sản phẩm.

Nếu thông tin cảnh báo cho thấy giả mạo tài liệu, trộn nguồn không xác định, sử dụng đất bất hợp pháp hoặc nguy cơ mất rừng, operator phải điều tra thay vì chỉ dựa vào phân loại quốc gia.

Đánh giá rủi ro và dữ liệu truy xuất

Khi thẩm định đầy đủ được yêu cầu, dữ liệu truy xuất trở thành nền tảng của đánh giá rủi ro.

Operator có thể đánh giá:

• Độ tin cậy của vị trí địa lý
• Sự hiện diện của rừng gần khu đất
• Mô hình mất rừng trong vùng
• Tranh chấp quyền sử dụng đất
• Tính nhất quán của tài liệu pháp lý
• Mức độ phức tạp của chuỗi cung ứng
• Nguy cơ trộn nguồn
• Lịch sử của nhà cung cấp
• Bất thường về khối lượng
• Quan ngại của bên thứ ba
• Vi phạm tuân thủ trước đây

Đánh giá phải giải thích vì sao bằng chứng hỗ trợ kết luận không có rủi ro hoặc chỉ có rủi ro không đáng kể.

Giảm thiểu rủi ro

Khi khoảng trống truy xuất hoặc vấn đề khác tạo ra rủi ro cao hơn mức không đáng kể, doanh nghiệp phải xử lý trước khi đưa cà phê ra thị trường.

Các hành động có thể gồm:

• Yêu cầu hồ sơ còn thiếu
• Sửa tọa độ
• Lập lại bản đồ khu đất
• Thu thập ảnh vệ tinh tốt hơn
• Kiểm tra thực địa
• Sử dụng kiểm toán độc lập
• Tách các nông trại chưa chắc chắn
• Kiểm tra lại năng lực sản xuất
• Đình chỉ nhà cung cấp
• Từ chối lot bị ảnh hưởng

Chứng nhận bền vững chung không giải quyết được một lỗi truy xuất cụ thể nếu không cung cấp được thông tin còn thiếu và có thể xác minh.

Hệ thống thông tin EUDR

Operator chịu trách nhiệm phải sử dụng Hệ thống thông tin EUDR để nộp tuyên bố thẩm định trước khi đưa sản phẩm liên quan ra thị trường EU hoặc xuất khẩu khỏi Liên minh.

Tuyên bố liên kết các thông tin như:

• Danh tính operator
• Mã phân loại sản phẩm
• Khối lượng
• Quốc gia sản xuất
• Vị trí địa lý
• Thời gian sản xuất
• Xác nhận hoàn thành thẩm định

Số tham chiếu được cấp phải duy trì liên kết với đúng lô hàng, khối lượng, sản phẩm và hồ sơ truy xuất hỗ trợ.

Số tham chiếu thẩm định

Số tham chiếu thẩm định không tự tạo ra tuân thủ. Nó phải đề cập đúng cà phê và đúng bằng chứng.

Số tham chiếu cần được liên kết với:

• Operator chịu trách nhiệm
• Mã sản phẩm liên quan
• Khối lượng được bao phủ
• Lô hàng hoặc batch
• Các khu đất đóng góp
• Tờ khai hải quan
• Hồ sơ thẩm định nền tảng

Sử dụng tham chiếu của lô hàng, nhà cung cấp hoặc sản phẩm khác có thể cho thấy báo cáo sai hoặc hành vi lách luật.

Khai báo đơn giản

Khung cập nhật quy định hình thức khai báo đơn giản cho một số operator sơ cấp siêu nhỏ hoặc nhỏ đủ điều kiện tại quốc gia rủi ro thấp khi đưa ra thị trường hoặc xuất khẩu sản phẩm do chính họ trồng hoặc thu hoạch trên các khu đất đã xác định.

Cơ chế đơn giản hóa này giảm công việc hành chính lặp lại nhưng không cho phép sản xuất ẩn danh. Operator và khu đất sản xuất vẫn phải được xác định, và mã khai báo liên quan phải được truyền trong chuỗi cung ứng khi cần.

Truy xuất hạ nguồn

Doanh nghiệp hạ nguồn có thể dựa vào thông tin và tham chiếu do operator đầu nguồn chịu trách nhiệm cung cấp theo các điều kiện áp dụng đối với vị trí và quy mô của họ. Tuy nhiên, họ vẫn phải duy trì liên kết rõ ràng giữa cà phê mua vào và thông tin tham chiếu đầu nguồn.

Hồ sơ hạ nguồn có thể gồm:

• Tên nhà cung cấp
• Hóa đơn mua hàng
• Mã lot đầu vào
• Tham chiếu thẩm định đầu nguồn
• Khối lượng nhận
• Hồ sơ chế biến hoặc bán lại
• Thông tin khách hàng
• Mã lot đầu ra

Doanh nghiệp hạ nguồn không được gắn một số tham chiếu cho các sản phẩm hoặc khối lượng không liên quan.

Truy xuất và thông quan

Thông tin tham chiếu EUDR cần thiết phải có sẵn trong quá trình hải quan. Tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, packing list và tham chiếu thẩm định phải mô tả cùng một sản phẩm và khối lượng.

Các khác biệt có thể gây trì hoãn gồm:

• Tên doanh nghiệp khác nhau
• Mã sản phẩm khác nhau
• Mã lot khác nhau
• Khối lượng khác nhau
• Tuyên bố quốc gia sản xuất khác nhau
• Số tham chiếu bao phủ lô hàng khác
• Thay đổi sau khi tuyên bố thẩm định đã được nộp

Kiểm soát truy xuất trong kho

Kho phải có khả năng xác định vị trí lưu trữ từng lot sẵn sàng EUDR và ghi nhận mọi chuyển động hàng hóa.

Thực hành tốt gồm:

• Nhãn lot duy nhất
• Khu lưu trữ được đánh dấu rõ
• Nhận diện pallet hoặc silo
• Chuyển kho có kiểm soát
• Ghi nhận việc thay bao
• Vệ sinh giữa các lot
• Đối chiếu tồn kho
• Hạn chế tiếp cận cà phê bị từ chối
• Kiểm kê vật lý định kỳ

Hệ thống tồn kho số thể hiện hàng tuân thủ sẽ không đáng tin nếu kho vật lý không duy trì cùng mức phân tách.

Truy xuất khi đóng container

Nhà xuất khẩu phải xác nhận đúng lot cà phê được đóng vào đúng container.

Hồ sơ đóng hàng có thể gồm:

• Mã lot xuất khẩu
• Số lượng bao
• Trọng lượng tịnh và tổng
• Số container
• Số seal
• Ngày đóng hàng
• Ảnh quá trình đóng
• Kiểm tra container
• Phê duyệt của nhân sự được ủy quyền
• Đối chiếu packing list

Nếu lot xuất khẩu thay đổi sau khi tuyên bố thẩm định đã được chuẩn bị, operator phải xác định tuyên bố có cần được rà soát hoặc thay thế hay không.

Chất lượng và truy xuất EUDR

Tuân thủ truy xuất và chất lượng cà phê là hai yêu cầu riêng biệt. Một lot có thể truy xuất đầy đủ nhưng không đạt yêu cầu về độ ẩm, khuyết tật hoặc hồ sơ cảm quan. Một lot khác có thể có chất lượng cảm quan tốt nhưng thiếu tài liệu khu đất phù hợp.

Người mua nên liên kết dữ liệu EUDR với:

• Loài cà phê
• Nguồn gốc
• Niên vụ
• Phương pháp chế biến
• Độ ẩm
• Hoạt độ nước
• Phân bố screen
• Số khuyết tật
• Hồ sơ cupping
• Đóng gói

Các kiểm soát này có thể được tích hợp thông qua quy trình chất lượng, truy xuất và tuân thủ cà phê được lập thành văn bản.

Chứng nhận và truy xuất

Chứng nhận hữu cơ, bền vững, thương mại công bằng hoặc nguồn cung có trách nhiệm có thể hỗ trợ chuẩn bị EUDR nhưng không tự động xác lập tuân thủ.

Chương trình chứng nhận có thể cung cấp:

• Danh sách nông dân
• Hồ sơ kiểm soát nội bộ
• Báo cáo kiểm toán
• Thông tin chuỗi hành trình sản phẩm
• Hồ sơ đào tạo
• Kiểm soát môi trường

Operator chịu trách nhiệm vẫn phải xác minh vị trí khu đất, thời gian sản xuất, tình trạng sử dụng đất sau năm 2020, sản xuất hợp pháp và truy xuất cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu EUDR.

Bảo mật dữ liệu

Tọa độ nông trại, giấy tờ đất và thông tin cá nhân của nhà cung cấp có thể nhạy cảm. Doanh nghiệp nên bảo vệ dữ liệu bằng kiểm soát truy cập, lưu trữ an toàn, phân quyền người dùng, thỏa thuận bảo mật và quy trình chia sẻ dữ liệu được lập thành văn bản.

Bảo mật không nên được sử dụng để từ chối cung cấp thông tin pháp lý cần thiết cho operator chịu trách nhiệm hoặc cơ quan có thẩm quyền. Chia sẻ có kiểm soát phù hợp hơn việc xóa dữ liệu truy xuất quan trọng.

Lưu hồ sơ

Hồ sơ thẩm định và truy xuất thường phải được lưu ít nhất năm năm. Dữ liệu phải tiếp tục truy cập được ngay cả khi nhân viên, nhà cung cấp phần mềm, nhà xuất khẩu hoặc nhà cung cấp thay đổi.

Hồ sơ có thể gồm:

• Tuyên bố thẩm định
• Tệp vị trí địa lý
• Danh sách nông trại và khu đất
• Đánh giá rủi ro
• Hồ sơ giảm thiểu rủi ro
• Hợp đồng nhà cung cấp
• Bằng chứng sản xuất hợp pháp
• Đánh giá vệ tinh
• Báo cáo kiểm toán
• Hồ sơ lot
• Đối chiếu khối lượng
• Hồ sơ khách hàng và vận chuyển

Quản lý phiên bản rất quan trọng vì ranh giới khu đất, trạng thái phê duyệt nhà cung cấp và kết luận rủi ro có thể thay đổi.

Kiểm toán nội bộ và thử nghiệm truy xuất

Doanh nghiệp nên định kỳ kiểm tra khả năng truy ngược lot thành phẩm đến mọi khu đất đóng góp và truy xuôi từng khu đất đến các lô hàng liên quan.

Thử nghiệm mô phỏng có thể đo:

• Thời gian cần để truy xuất hồ sơ
• Mức đầy đủ của dữ liệu khu đất
• Tính nhất quán của thông tin nông dân
• Đối chiếu khối lượng
• Liên kết chế biến
• Độ chính xác của kho
• Hồ sơ phân phối khách hàng
• Khả năng cô lập hàng bị ảnh hưởng

Các lỗi phải dẫn đến hành động khắc phục, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.

Các lỗi truy xuất cà phê EUDR phổ biến

• Chỉ cung cấp tọa độ hợp tác xã
• Sử dụng một tọa độ cho nhiều nông trại
• Không xác định toàn bộ khu đất đóng góp
• Thiếu thời gian sản xuất
• Trộn cà phê đã lập bản đồ với cà phê chưa lập bản đồ
• Sử dụng tên nông dân không nhất quán
• Sử dụng mã lot khác nhau giữa các tài liệu
• Không đối chiếu khối lượng
• Phụ thuộc hoàn toàn vào chứng nhận
• Chỉ chuẩn bị hồ sơ sau khi giao hàng
• Không chặn nhà cung cấp bị đình chỉ
• Mất truy xuất trong quá trình chế biến
• Sử dụng tham chiếu thẩm định cho cà phê không liên quan
• Cho rằng phân loại rủi ro thấp loại bỏ nghĩa vụ cấp khu đất

Dấu hiệu cảnh báo dành cho người mua

Người mua châu Âu nên điều tra khi:

• Nhà xuất khẩu không thể cung cấp vị trí khu đất sản xuất.
• Cùng tọa độ xuất hiện ở nhiều nông trại không liên quan.
• Diện tích lập bản đồ không phù hợp khối lượng cung cấp.
• Danh sách nông dân thay đổi mà không có giải thích.
• Ngày sản xuất không phù hợp mùa thu hoạch.
• Nhà xuất khẩu không giải thích được cách phân tách lot.
• Giấy tờ đất không xác định người sản xuất.
• Lot đã được gộp trước khi nông trại được xác minh.
• Truy xuất kết thúc tại hợp tác xã hoặc kho.
• Số tham chiếu không thể liên kết với lô hàng.

Câu hỏi nên đặt cho nhà cung cấp cà phê

• Những nông trại và khu đất nào đã sản xuất lot này?
• Dữ liệu vị trí là tọa độ điểm hay đa giác?
• Tọa độ được thu thập như thế nào?
• Tọa độ được xác thực như thế nào?
• Khoảng thời gian sản xuất nào được liên kết với lot?
• Mất rừng sau ngày 31 tháng 12 năm 2020 được đánh giá ra sao?
• Có những giấy tờ sản xuất hợp pháp nào?
• Nông dân và khu đất được nhận diện như thế nào?
• Lot được mã hóa ra sao?
• Cà phê có được phân tách vật lý không?
• Đầu vào và đầu ra chế biến được kết nối như thế nào?
• Khối lượng được đối chiếu ra sao?
• Lot xuất khẩu có thể truy về mọi khu đất không?
• Tham chiếu EUDR nào sẽ đi cùng lô hàng?

Checklist truy xuất cà phê EUDR

• Đã xác nhận mã hải quan sản phẩm
• Đã xác nhận ngày áp dụng
• Đã xác định operator EU chịu trách nhiệm
• Đã xác nhận quốc gia sản xuất
• Đã đăng ký toàn bộ nông dân
• Đã xác định toàn bộ khu đất sản xuất
• Đã xác thực vị trí địa lý
• Đã ghi nhận diện tích khu đất
• Đã ghi nhận thời gian sản xuất
• Đã hoàn thành đánh giá mất rừng
• Đã rà soát bằng chứng sản xuất hợp pháp
• Đã cấp mã nông dân, nông trại và khu đất
• Đã thiết lập mã lot
• Đã ngăn trộn nguồn không xác định
• Đã đối chiếu khối lượng
• Đã ghi nhận liên kết chế biến
• Đã ghi nhận chuyển động trong kho
• Đã xác nhận thành phần lot xuất khẩu
• Đã nộp tuyên bố thẩm định
• Đã liên kết tham chiếu với chứng từ hải quan
• Đã lưu hồ sơ ít nhất năm năm

Quy trình triển khai được khuyến nghị

1. Xác nhận sản phẩm cà phê thuộc phạm vi EUDR áp dụng.
2. Xác định operator EU chịu trách nhiệm.
3. Lập sơ đồ chuỗi cung ứng tại nguồn.
4. Đăng ký toàn bộ nông dân, nông trại và khu đất.
5. Thu thập và xác thực dữ liệu vị trí địa lý.
6. Ghi nhận thời gian sản xuất.
7. Đánh giá tình trạng đất theo mốc ngày 31 tháng 12 năm 2020.
8. Thu thập bằng chứng sản xuất hợp pháp.
9. Tạo mã nông dân, khu đất và lot duy nhất.
10. Phê duyệt nhà cung cấp trước khi gộp hàng.
11. Phân tách vật lý cà phê đã xác minh.
12. Ghi nhận mọi bước biến đổi trong chế biến.
13. Đối chiếu khối lượng trong toàn chuỗi.
14. Hoàn thành đánh giá rủi ro cần thiết.
15. Giảm mọi rủi ro cao hơn mức không đáng kể.
16. Hình thành lot xuất khẩu cuối.
17. Chuẩn bị hồ sơ thẩm định đầy đủ.
18. Nộp tuyên bố hoặc khai báo cần thiết.
19. Liên kết tham chiếu với chứng từ hải quan và vận chuyển.
20. Lưu toàn bộ bộ bằng chứng.

Lợi ích thương mại của hệ thống truy xuất mạnh

Một hệ thống truy xuất đáng tin cậy không chỉ là chi phí tuân thủ. Nó có thể tạo giá trị thương mại bằng cách cải thiện tính minh bạch nguồn gốc, giảm trì hoãn chứng từ và hỗ trợ người mua quản lý rủi ro pháp lý.

Nhà xuất khẩu đã chuẩn bị có thể cung cấp:

• Robusta thương mại có truy xuất
• Arabica truy xuất cấp nông trại
• Micro-lot Fine Robusta
• Cà phê vùng được phân tách
• Cà phê chứng nhận kèm dữ liệu EUDR
• Cà phê rang private label
• Blend espresso có hồ sơ đầy đủ
• Chuỗi cà phê hòa tan có truy xuất

Nhà xuất khẩu chuẩn bị sản phẩm cho khách hàng châu Âu có thể tham khảo dịch vụ xuất khẩu, truy xuất và chứng từ cà phê có cấu trúc.

Đánh giá cuối cùng

Truy xuất nguồn gốc cà phê theo EUDR yêu cầu một liên kết liên tục, có thể xác minh giữa cà phê được bán tại châu Âu và mọi khu đất sản xuất đã đóng góp vào sản phẩm đó. Hệ thống phải duy trì dữ liệu vị trí địa lý, thời gian sản xuất, danh tính nhà cung cấp, bằng chứng sản xuất hợp pháp, đánh giá mất rừng, chuyển động lot, hồ sơ chế biến, khối lượng và tham chiếu thẩm định.

Thông tin nguồn gốc cấp quốc gia hoặc hợp tác xã không đủ khi không thể xác định các khu đất sản xuất thực tế. Phân loại quốc gia rủi ro thấp có thể đơn giản hóa một phần thẩm định nhưng không loại bỏ việc lập bản đồ khu đất, bằng chứng sản xuất hợp pháp hoặc truy xuất cấp sản phẩm.

Doanh nghiệp nên thiết lập truy xuất trước khi hoạt động thu mua và chế biến bắt đầu. Cố gắng xây dựng lại chuỗi chỉ sau khi lot xuất khẩu đã được hình thành làm tăng nguy cơ thiếu dữ liệu, trộn nguồn không có hồ sơ, trì hoãn thông quan và bị người mua từ chối.

Doanh nghiệp tìm kiếm cà phê nhân, cà phê rang hoặc cà phê chế biến của Việt Nam với yêu cầu truy xuất rõ ràng có thể gửi yêu cầu cà phê bán buôn tùy chỉnh, nêu rõ sản phẩm, nguồn gốc, khối lượng, phương pháp chế biến, điểm đến, đóng gói và thông tin EUDR cần thiết.