Requisitos EUDR de trazabilidad del café explicados

Los requisitos EUDR de trazabilidad del café exigen que cada producto pertinente comercializado en la Unión Europea o exportado desde la UE permanezca vinculado con las parcelas en las que fue cultivado, el periodo de producción, los proveedores que intervinieron y las pruebas que demuestran que fue producido legalmente y sin causar deforestación. No basta con indicar únicamente el país, la provincia, la cooperativa, el almacén o el exportador. El operador responsable debe poder seguir el café durante todas las etapas de la cadena de suministro y conectar el lote comercial final con cada una de las parcelas productoras que contribuyeron a su formación.

El Reglamento de la Unión Europea sobre productos libres de deforestación, conocido generalmente como EUDR, comprende el café junto con el ganado bovino, el cacao, la palma aceitera, el caucho, la soja y la madera, además de determinados productos derivados identificados mediante sus códigos aduaneros en el Anexo I. Para exportadores, importadores, tostadores y fabricantes private label, el reto práctico consiste en crear una cadena de información continua, verificable y coherente desde el registro del agricultor hasta el despacho aduanero y la distribución del producto terminado.

¿Qué significa la trazabilidad EUDR del café?

La trazabilidad EUDR significa que una empresa puede identificar dónde y cuándo fue producido el café, quién lo suministró, cómo fue recogido y procesado, qué lotes fueron divididos o agregados y en qué expedición final se encuentra el producto resultante.

Una cadena completa de trazabilidad puede incluir:

1. Registro del agricultor
2. Identificación de la finca
3. Identificación de la parcela productora
4. Recopilación de datos de geolocalización
5. Registro de la cosecha y del periodo de producción
6. Entrega a un recolector o una cooperativa
7. Entrada de cerezas, frutos secos o café pergamino
8. Procesamiento en beneficio húmedo o beneficio seco
9. Limpieza, clasificación y selección
10. Almacenamiento
11. Formación del lote de exportación
12. Carga del contenedor
13. Recepción por parte del importador europeo
14. Tueste, mezcla o transformación posterior
15. Distribución a clientes posteriores

Cada etapa debe conservar la relación con la anterior. Cuando un lote se procesa, divide, combina o vuelve a envasar, los nuevos registros deben identificar tanto los lotes de entrada como los lotes de salida resultantes.

¿Por qué se exige trazabilidad a nivel de parcela?

El EUDR debe permitir comprobar si el café fue producido en terrenos que no sufrieron una deforestación prohibida después del 31 de diciembre de 2020. Esta evaluación no puede realizarse utilizando únicamente la ubicación de una fábrica, un almacén, un exportador o una oficina regional. Es necesaria la posición geográfica real del terreno en el que fue cultivado el café.

La trazabilidad a nivel de parcela respalda tres requisitos principales:

• Verificación de que el café está libre de deforestación
• Verificación de que la producción cumplió la legislación local pertinente
• Conexión del producto comercial con las pruebas utilizadas durante la diligencia debida

Cuando un lote final contiene café procedente de veinte fincas, el sistema debe identificar todas las parcelas de las veinte fincas participantes. Una muestra limitada de productores seleccionados no puede representar fuentes sin documentación incluidas en la misma expedición.

Fechas de aplicación del EUDR

De acuerdo con el calendario normativo vigente, las principales obligaciones del EUDR se aplican desde el 30 de diciembre de 2026 a los operadores grandes y medianos. Para las microempresas y pequeñas empresas que cumplen los criterios correspondientes se aplica generalmente la fecha posterior del 30 de junio de 2027.

Estas fechas no deben confundirse con la fecha límite relacionada con la deforestación. La fecha de aplicación determina cuándo comienzan las obligaciones para la empresa, mientras que el 31 de diciembre de 2020 determina si el terreno productor puede considerarse admisible.

¿Qué productos de café requieren trazabilidad?

El EUDR se aplica a los productos identificados mediante sus códigos aduaneros en el Anexo I. Las principales formas de café verde y tostado forman parte del ámbito central del Reglamento. La clasificación debe comprobarse utilizando el código aduanero exacto y no únicamente el nombre comercial.

Los productos que necesitan una revisión especialmente cuidadosa incluyen:

• Café verde en grano
• Café tostado en grano
• Café tostado molido
• Café descafeinado
• Café soluble o instantáneo
• Extractos y concentrados de café
• Café tres en uno
• Bebidas compuestas que contengan café
• Productos private label
• Muestras destinadas a venta, ensayo o análisis

Las empresas deben verificar la versión del Anexo I y las normas transitorias aplicables en el momento de la expedición, especialmente para productos transformados, compuestos o incorporados posteriormente al ámbito normativo.

¿Quién debe mantener el sistema de trazabilidad?

La responsabilidad legal principal recae normalmente sobre el operador que comercializa por primera vez el producto pertinente en el mercado de la UE o que lo exporta desde la Unión. En las operaciones de importación suele tratarse de la primera empresa establecida en la UE que pone el café a disposición del mercado europeo.

Sin embargo, la trazabilidad no puede ser creada únicamente por el importador. Los datos deben generarse, conservarse y transmitirse a lo largo de toda la cadena de origen. Las responsabilidades pueden distribuirse entre:

• Agricultores
• Grupos de productores
• Recolectores
• Cooperativas
• Beneficios húmedos
• Beneficios secos
• Almacenes
• Exportadores
• Importadores
• Tostadores
• Fabricantes private label
• Comerciantes posteriores

Un exportador situado fuera de la UE puede no ser el operador europeo legalmente responsable, pero debe proporcionar al importador los datos relativos a productores, parcelas, cantidades, lotes y transformaciones. Un proveedor sin información fiable puede resultar inadecuado para los programas destinados al mercado europeo, incluso cuando el café tenga una calidad elevada.

Información fundamental para la trazabilidad

El expediente debe identificar tanto el producto físico como las partes de la cadena de suministro relacionadas con él.

La información principal incluye:

• Nombre comercial del producto
• Descripción del producto
• Código aduanero
• Cantidad neta
• País de producción
• Provincia, región o distrito
• Identificador del agricultor
• Identificador de la finca
• Identificador de la parcela
• Geolocalización de la parcela
• Superficie productora
• Fecha o periodo de producción
• Nombre y datos de contacto del proveedor
• Información de clientes posteriores cuando sea necesaria
• Registros de cosecha
• Códigos de lote
• Códigos de los batches de transformación
• Movimientos de almacén
• Datos del contenedor y del precinto
• Pruebas de ausencia de deforestación
• Pruebas de producción legal

Los nombres, códigos identificativos y números de lote deben utilizarse de manera coherente en bases de datos, contratos, certificados, registros de almacén, documentos de calidad y documentos de expedición.

Geolocalización de las parcelas productoras

La geolocalización identifica el terreno en el que se produjo el café. Para las superficies más pequeñas pueden utilizarse coordenadas de latitud y longitud. Para las parcelas de café superiores a cuatro hectáreas suele exigirse un polígono que describa todo el perímetro.

Un registro adecuado puede contener:

• Latitud y longitud
• Coordenadas poligonales cuando sean necesarias
• Sistema de referencia de coordenadas
• Superficie de la parcela
• Códigos del agricultor y de la finca
• Fecha de cartografía
• Método de recopilación de los datos
• Persona u organización responsable
• Prueba de la conexión entre productor y terreno

Las coordenadas deben corresponder a la parcela productora y no a la vivienda del agricultor, la sede de la cooperativa, el almacén, la planta o la población más cercana.

Coordenadas puntuales y polígonos

Errores habituales en los datos geográficos

Los datos incorrectos pueden comprometer la evaluación del riesgo o provocar retrasos en la preparación de la declaración de diligencia debida.

Los errores más frecuentes incluyen:

• Latitud y longitud invertidas
• Signo negativo ausente
• Coordenadas situadas en otro país
• Coordenadas situadas en el mar
• Coordenadas del almacén copiadas para todos los agricultores
• Coordenadas idénticas para fincas no relacionadas
• Polígonos que se cruzan consigo mismos
• Polígonos que cubren una población completa
• Unidad de superficie incorrecta
• Coordenadas recogidas en la vivienda del productor
• Ausencia de una conexión documentada entre terreno y agricultor

Los controles automáticos pueden identificar muchos errores evidentes, pero las parcelas inusuales o contradictorias también deben revisarse manualmente.

Periodo de producción y año de cosecha

El sistema debe indicar cuándo se produjo el café. Según la cadena de suministro, el dato puede registrarse como fecha de cosecha, intervalo de recolección, año de cosecha u otro periodo suficientemente preciso.

El periodo declarado debería ser coherente con:

• Calendario regional de cosecha
• Registros de la finca
• Fechas de entrega de las cerezas
• Compras de café pergamino
• Fechas de secado
• Fechas de procesamiento
• Entrada en el almacén
• Fecha de exportación

Una secuencia imposible, como la entrada de café verde en el almacén antes del periodo de cosecha declarado, debe ser investigada.

Trazabilidad y fecha límite del 31 de diciembre de 2020

Los datos de las parcelas deben permitir al operador evaluar si el terreno fue afectado por una deforestación prohibida después del 31 de diciembre de 2020. Una plantación establecida antes de la fecha límite puede continuar produciendo cuando se cumplan las demás condiciones legales.

Las fuentes utilizables incluyen:

• Imágenes satelitales históricas
• Datos de cobertura del suelo
• Mapas forestales oficiales
• Registros agrícolas históricos
• Registros de plantación
• Levantamientos geográficos anteriores
• Fotografías fechadas
• Documentos agrícolas locales
• Evaluaciones independientes del uso del terreno

Un expediente sólido no debería depender ciegamente de un único mapa. Deben considerarse la resolución de las imágenes, la nubosidad, los árboles de sombra, las variaciones estacionales y las características del paisaje local.

Trazabilidad y producción legal

El café conforme debe estar libre de deforestación y haberse producido respetando la legislación pertinente del país de origen. El expediente debe relacionar cada parcela y proveedor con pruebas legales adecuadas.

Las áreas normativas relevantes pueden incluir:

• Derechos de utilización del terreno
• Derechos de propiedad o arrendamiento
• Normas medioambientales
• Legislación forestal
• Restricciones de conservación
• Derechos de terceros
• Normas laborales
• Derechos humanos protegidos por la legislación nacional
• Derechos de los pueblos indígenas y las comunidades locales
• Requisitos fiscales y comerciales
• Normativa aduanera
• Normas anticorrupción

El documento correcto depende del sistema jurídico del país. Un derecho de uso reconocido legalmente puede resultar suficiente aunque el agricultor no posea un título de propiedad privada de tipo europeo.

Ejemplos de documentos legales

• Certificado de derecho de uso del terreno
• Contrato de arrendamiento
• Registro de la finca
• Documento de pertenencia a la cooperativa
• Autorización local de producción
• Registro fiscal
• Permiso medioambiental cuando sea obligatorio
• Documentos relativos a derechos consuetudinarios reconocidos
• Registros laborales
• Registros de fertilizantes, productos fitosanitarios y otros insumos
• Declaraciones del proveedor respaldadas por pruebas verificables

Una declaración del proveedor puede respaldar el expediente, pero no debería considerarse suficiente cuando la afirmación subyacente no puede comprobarse.

Identificadores únicos para agricultores, fincas y parcelas

Cada agricultor, finca y parcela debería disponer de un identificador estable. Los nombres no son suficientes porque varias personas pueden tener el mismo nombre y las grafías o transliteraciones pueden cambiar.

Un sistema estructurado puede utilizar:

• Farmer ID
• Farm ID
• Plot ID
• Cooperative ID
• Collector ID
• Harvest Delivery ID
• Processing Batch ID
• Warehouse Lot ID
• Export Lot ID

Los identificadores deberían conservarse de manera coherente entre cosechas. Cuando una información cambia, el dato anterior debe mantenerse y la actualización debe documentarse en lugar de sustituir silenciosamente el historial.

Requisitos de codificación de los lotes

El código de un lote trazable debe identificar el café durante la recogida, el procesamiento, el almacenamiento y la exportación. No tiene que mostrar visualmente todos los detalles, pero el sistema debe permitir recuperar todos los documentos asociados.

El código puede estar relacionado con:

• Origen
• Grupo de productores
• Año de cosecha
• Método de procesamiento
• Periodo de recogida
• Planta de procesamiento
• Almacén
• Grado de calidad
• Batch de exportación

Un número no debe reutilizarse para café independiente. Cuando un lote se divide, los lotes derivados deben permanecer conectados con el original. Cuando se unen varios lotes, el nuevo debe identificar todos los inputs.

Agregación del café de pequeños productores

El EUDR no prohíbe combinar café procedente de numerosas fincas pequeñas. La agregación es posible cuando cada productor y cada parcela participante han sido identificados y han superado los controles necesarios.

Antes de la mezcla, el recolector, la cooperativa o la planta deberían confirmar:

• El agricultor está registrado.
• La parcela participante está identificada.
• La geolocalización es válida.
• El periodo de producción está documentado.
• La verificación de la deforestación ha sido completada.
• Las pruebas de legalidad están disponibles.
• El productor no está suspendido.
• La cantidad entregada es coherente.
• El código del lote se asigna antes de la mezcla.

Cuando se añade café sin documentación a un lote que ya no puede separarse, el estado EUDR del lote completo puede quedar comprometido.

Segregación física

La separación física representa generalmente el enfoque más seguro para el café destinado a cadenas reguladas. Evita que el producto verificado se mezcle con mercancía de origen desconocido, incompleto o rechazado.

La segregación puede mantenerse mediante:

• Sacos claramente etiquetados
• Pallets separados
• Contenedores o silos dedicados
• Zonas de almacén señalizadas
• Programas de procesamiento separados
• Limpieza entre ciclos productivos
• Traslados controlados
• Acceso limitado a lotes suspendidos

Los registros digitales son fiables únicamente cuando coinciden con el café físicamente almacenado y procesado.

¿Puede utilizarse el balance de masas?

La contabilidad de cantidades es necesaria, pero un balance de masas exclusivamente administrativo no puede sustituir la trazabilidad a nivel de parcela cuando el producto físico ya no puede conectarse con las fuentes conformes declaradas.

Un sistema adecuado debe demostrar que:

• Las parcelas participantes son conocidas.
• El café entró mediante entregas documentadas.
• La cantidad recibida fue registrada.
• El resultado del procesamiento es coherente.
• El lote final deriva de los inputs documentados.
• No se sustituyó café desconocido dentro del lote.

La contabilidad debe respaldar la identidad física del producto y no sustituirla.

Conciliación de las cantidades

La conciliación ayuda a detectar mezclas no declaradas y volúmenes imposibles. Una finca o cooperativa no debería suministrar más café trazable del que puede producir o recibir razonablemente.

El control puede comparar:

• Superficie cartografiada
• Rendimiento previsto
• Cosecha registrada
• Cerezas entregadas
• Producción de pergamino o frutos secos
• Rendimiento en café verde
• Pérdidas de transformación
• Existencias del almacén
• Cantidad exportada

Cuando un grupo cartografiado puede producir razonablemente 100 toneladas, pero los registros muestran 170 toneladas de café preparado para el EUDR, la diferencia debe investigarse antes de la expedición.

Trazabilidad durante el procesamiento

El café puede despulparse, fermentarse, lavarse, secarse, descascarillarse, pulirse, clasificarse, seleccionarse por color, tostarse, molerse, descafeinarse, extraerse o mezclarse. Cada transformación debe mantener la relación entre entradas y salidas.

Los registros deberían incluir:

• Códigos de los lotes de entrada
• Cantidades de entrada
• Fecha del procesamiento
• Método utilizado
• Máquina o línea de producción
• Códigos de los lotes de salida
• Cantidades de salida
• Pérdidas de procesamiento
• Subproductos
• Registros de limpieza entre lotes

Una mezcla compuesta por café de varias regiones debe conservar los datos de trazabilidad de todos los orígenes participantes.

Trazabilidad del café verde

En el café verde, la cadena suele comenzar en la finca y continuar a través de la recogida de cerezas, frutos secos o pergamino, el beneficio seco, la preparación de calidad, el almacén y la exportación.

El expediente puede incluir:

• Registro de agricultores y parcelas
• Archivos de geolocalización
• Registros de cosecha
• Recibos de entrega
• Registros de recolectores
• Registros de procesamiento
• Registros del beneficio seco
• Movimientos del almacén
• Informes de control de calidad
• Packing list
• Factura comercial
• Número del contenedor
• Número del precinto

Trazabilidad del café tostado

El tueste no elimina la obligación cuando el producto está incluido en el EUDR. El tostador debe identificar los lotes conformes de café verde utilizados en cada batch.

Los registros importantes incluyen:

• Lotes verdes de entrada
• Fecha de tueste
• Código del batch de tueste
• Fórmula de la mezcla
• Pesos de entrada y salida
• Lote del producto terminado
• Batch de envasado
• Registros de distribución

La producción private label no interrumpe la cadena. El producto retail debe seguir conectado con las fuentes de café verde aunque se comercialice con la marca del cliente.

Trazabilidad del café soluble

La cadena del café soluble puede ser más compleja porque el café verde se mezcla, tuesta, extrae, concentra, seca y aglomera antes del envasado.

El fabricante debería conectar:

• Lotes de origen del café verde
• Batches de tueste
• Batches de extracción
• Rendimiento de la extracción
• Registros de concentración
• Batches de secado spray o freeze-dried
• Batches de aglomeración
• Lotes del producto soluble terminado
• Batches de envasado

En el café tres en uno, el componente de café debe seguir conectado con el producto final a pesar de la presencia de azúcar, creamer u otros ingredientes.

Evaluación inicial de los proveedores

La capacidad de trazabilidad debería comprobarse antes de aprobar al proveedor. Un simple cuestionario no resulta suficiente cuando la empresa no puede demostrar el funcionamiento real de su sistema.

La evaluación puede examinar:

• Procedimiento de registro de agricultores
• Método de cartografía de las parcelas
• Validación de la geolocalización
• Comprobación de la deforestación
• Recopilación de documentos legales
• Codificación de lotes
• Segregación física
• Controles cuantitativos
• Gestión del almacén
• Auditorías internas
• Medidas correctoras
• Controles de seguridad de los datos

Las empresas que compran en diferentes regiones de Vietnam pueden utilizar el conocimiento de los orígenes y estructuras productivas del café vietnamita para diseñar controles adaptados a cada zona.

Contratos con los proveedores

Los acuerdos de suministro deberían definir claramente las responsabilidades de agricultores, cooperativas, procesadores y exportadores.

Las cláusulas útiles incluyen:

• Exactitud de los datos de la finca y la parcela
• Geolocalización correcta
• Prohibición de mezclas no documentadas
• Garantía de ausencia de deforestación
• Garantía de producción legal
• Notificación de cambios en el uso del terreno
• Notificación de cambios de proveedores
• Acceso a los registros
• Derechos de auditoría
• Conciliación de las cantidades
• Periodo de conservación de los datos
• Medidas correctoras
• Rechazo o sustitución del lote
• Responsabilidad por información falsa

Las cláusulas no sustituyen la diligencia debida, pero pueden definir responsabilidades y soluciones cuando la información resulte inexacta.

Validación de los datos antes de la expedición

Los datos deben comprobarse antes de preparar el expediente definitivo.

Las verificaciones pueden incluir:

• Coordenadas dentro del país declarado
• Coherencia con la provincia o el distrito
• Geometría válida de los polígonos
• Superficie razonable
• Identificadores únicos de los agricultores
• Nombres coherentes entre documentos
• Fechas compatibles con la temporada de cosecha
• Cantidades compatibles con la capacidad productiva
• Conciliación entre entradas y salidas
• Exclusión de fincas suspendidas
• Documentos legales relacionados con el productor o usuario declarado

La validación debería finalizar antes de la agregación y no únicamente durante la preparación de los documentos aduaneros.

Clasificación del riesgo de los países

La Comisión Europea clasifica los países o partes de ellos como de riesgo bajo, estándar o alto. La clasificación influye en el procedimiento de diligencia debida y en la intensidad de los controles, pero no elimina la obligación fundamental de trazabilidad.

Clasificación EUDR de Vietnam

Vietnam está actualmente clasificado en el sistema EUDR como país de bajo riesgo. Esto puede permitir un procedimiento simplificado para las cadenas vietnamitas que cumplan las condiciones aplicables.

Sin embargo, la clasificación no elimina la identificación de las parcelas, la recopilación de datos geográficos, el registro del periodo productivo, la comprobación de la legalidad ni la trazabilidad del producto.

Cuando existen indicios de documentos falsos, mezclas de origen desconocido, uso ilegal del terreno o posible deforestación, el operador debe investigar y no puede depender únicamente de la clasificación del país.

Evaluación del riesgo y trazabilidad

Cuando se requiere la diligencia debida completa, los datos de trazabilidad constituyen la base de la evaluación del riesgo.

El operador puede examinar:

• Fiabilidad de la geolocalización
• Presencia de bosques cerca de las parcelas
• Patrones regionales de deforestación
• Conflictos relacionados con los derechos sobre la tierra
• Coherencia de los documentos legales
• Complejidad de la cadena
• Riesgo de mezcla
• Historial del proveedor
• Anomalías cuantitativas
• Comunicaciones fundamentadas de terceros
• Problemas anteriores de cumplimiento

La evaluación debe explicar por qué las pruebas disponibles justifican una conclusión de riesgo nulo o despreciable.

Mitigación del riesgo

Cuando las deficiencias de trazabilidad u otras anomalías generan un riesgo superior al nivel despreciable, deben resolverse antes de comercializar el producto.

Las medidas posibles incluyen:

• Solicitar los documentos ausentes
• Corregir las coordenadas
• Volver a cartografiar las parcelas
• Obtener mejores imágenes satelitales
• Realizar inspecciones sobre el terreno
• Utilizar auditorías independientes
• Separar las fincas dudosas
• Volver a comprobar la capacidad productiva
• Suspender al proveedor
• Rechazar el lote afectado

Un certificado general de sostenibilidad solo resuelve un problema específico cuando aporta realmente la información ausente y verificable.

El Sistema de Información EUDR

El operador responsable debe utilizar el Sistema de Información EUDR para presentar la declaración exigida antes de comercializar el producto en Europa o exportarlo desde la Unión.

La declaración conecta información como:

• Identidad del operador
• Clasificación del producto
• Cantidad
• País de producción
• Geolocalización
• Periodo de producción
• Confirmación de la diligencia debida completada

El número de referencia obtenido debe permanecer conectado con la expedición, cantidad, categoría de producto y documentación de respaldo correctas.

Números de referencia de la diligencia debida

Un número de referencia no crea automáticamente el cumplimiento. Debe referirse al café correcto y a las pruebas correspondientes.

La referencia debería conectarse con:

• Operador responsable
• Código del producto
• Cantidad cubierta
• Expedición o batch
• Parcelas participantes
• Declaración aduanera
• Expediente de respaldo

Utilizar una referencia perteneciente a otra expedición, proveedor o producto puede indicar una declaración incorrecta o un intento de elusión.

Declaraciones simplificadas

El marco actualizado establece declaraciones simplificadas para determinados operadores primarios micro o pequeños admisibles en países de bajo riesgo cuando comercializan o exportan productos cultivados o cosechados directamente en parcelas identificadas.

La simplificación reduce trámites repetitivos, pero no permite una producción anónima. El operador y las parcelas deben seguir identificándose, y la referencia correspondiente debe transmitirse a lo largo de la cadena cuando sea necesaria.

Trazabilidad posterior

Las empresas posteriores pueden utilizar la información y las referencias proporcionadas por los operadores responsables anteriores según las condiciones aplicables a su posición y tamaño. Aun así, deben mantener una conexión clara entre el café comprado y las referencias recibidas.

Los registros posteriores pueden incluir:

• Nombre del proveedor
• Factura de compra
• Código del lote de entrada
• Referencia EUDR anterior
• Cantidad recibida
• Registros de transformación o reventa
• Información del cliente
• Código del lote de salida

Una misma referencia no debe conectarse con productos o cantidades independientes.

Trazabilidad y despacho aduanero

La información EUDR debe estar disponible durante el procedimiento aduanero. La declaración aduanera, la factura comercial, la packing list y la referencia deben describir el mismo producto y la misma cantidad.

Las diferencias que pueden provocar retrasos incluyen:

• Nombres empresariales diferentes
• Códigos de producto diferentes
• Números de lote diferentes
• Cantidades discordantes
• Países de producción distintos
• Referencia perteneciente a otra expedición
• Cambios realizados después de presentar la declaración

Controles de trazabilidad en el almacén

El almacén debe identificar la ubicación de cada lote destinado al EUDR y registrar todos sus movimientos.

Las buenas prácticas incluyen:

• Etiquetas únicas
• Zonas de almacenamiento claramente señalizadas
• Identificación de pallets o silos
• Traslados controlados
• Sustitución documentada de los sacos
• Limpieza entre lotes
• Conciliación de existencias
• Acceso limitado a lotes rechazados
• Inventarios físicos periódicos

Un inventario digital no resulta fiable cuando el producto físico no mantiene la misma separación.

Trazabilidad durante la carga del contenedor

El exportador debe confirmar que el lote correcto se carga en el contenedor correcto.

Los registros pueden incluir:

• Código del lote de exportación
• Número de sacos
• Peso neto y bruto
• Número del contenedor
• Número del precinto
• Fecha de carga
• Fotografías
• Inspección del contenedor
• Aprobación del personal autorizado
• Comparación con la packing list

Cuando el lote cambia después de preparar la declaración, el operador debe determinar si esta necesita revisarse o sustituirse.

Calidad del café y trazabilidad EUDR

El cumplimiento de la trazabilidad y la calidad del café son requisitos diferentes. Un lote puede estar completamente trazado, pero no cumplir los límites de humedad, defectos o perfil sensorial. Otro puede tener una calidad excelente, pero una documentación insuficiente de las parcelas.

Los compradores deberían relacionar los datos EUDR con:

• Especie
• Origen
• Año de cosecha
• Método de procesamiento
• Humedad
• Actividad del agua
• Distribución por screen
• Número de defectos
• Perfil de cupping
• Envasado

Estos controles pueden integrarse mediante procedimientos documentados de calidad, trazabilidad y cumplimiento del café.

Certificación y trazabilidad

Las certificaciones ecológicas, de sostenibilidad, comercio justo o abastecimiento responsable pueden respaldar la preparación para el EUDR, pero no garantizan automáticamente el cumplimiento.

Un programa puede proporcionar:

• Listas de agricultores
• Registros de control interno
• Informes de auditoría
• Información sobre cadena de custodia
• Registros de formación
• Controles medioambientales

El operador debe comprobar de todos modos la geolocalización, el periodo de producción, el estado del terreno después de 2020, la producción legal y la trazabilidad del producto.

Confidencialidad de los datos

Las coordenadas, los documentos del terreno y la información personal pueden ser sensibles. Las empresas deberían protegerlos mediante control de acceso, almacenamiento seguro, permisos, acuerdos de confidencialidad y procedimientos documentados de intercambio.

La confidencialidad no debe utilizarse para negar información necesaria al operador responsable o a la autoridad competente. Un acceso controlado es preferible a eliminar datos esenciales.

Conservación de los registros

Los registros de trazabilidad y diligencia debida deben conservarse generalmente durante al menos cinco años. Los datos deben seguir siendo accesibles aunque cambien el personal, el software, el exportador o el proveedor.

Los registros pueden incluir:

• Declaraciones de diligencia debida
• Archivos geográficos
• Registros de fincas y parcelas
• Evaluaciones del riesgo
• Medidas de mitigación
• Contratos de proveedores
• Pruebas de legalidad
• Análisis satelitales
• Informes de auditoría
• Registros de los lotes
• Conciliaciones cuantitativas
• Documentos de clientes y expediciones

El control de versiones resulta importante porque los límites, las aprobaciones de proveedores y las conclusiones de riesgo pueden cambiar.

Auditorías internas y pruebas de trazabilidad

Las empresas deberían comprobar periódicamente si pueden rastrear un lote terminado hasta todas las parcelas participantes y cada parcela hasta las expediciones relacionadas.

Una prueba puede evaluar:

• Tiempo necesario para recuperar los documentos
• Integridad de los datos de las parcelas
• Coherencia de la información de los agricultores
• Conciliación de las cantidades
• Conexiones del procesamiento
• Exactitud del almacén
• Registros de distribución
• Capacidad para aislar la mercancía afectada

Los errores deben generar medidas correctoras, responsabilidades asignadas y fechas límite definidas.

Errores habituales en la trazabilidad EUDR del café

• Proporcionar únicamente las coordenadas de la cooperativa
• Utilizar una sola coordenada para muchas fincas
• No identificar todas las parcelas participantes
• No registrar el periodo de producción
• Mezclar café cartografiado y no cartografiado
• Utilizar nombres de agricultores incoherentes
• Utilizar números de lote diferentes en los documentos
• No conciliar las cantidades
• Depender exclusivamente de la certificación
• Preparar los registros después de la expedición
• No bloquear a los proveedores suspendidos
• Perder la trazabilidad durante la transformación
• Utilizar una referencia para café no relacionado
• Suponer que el bajo riesgo elimina las obligaciones a nivel de parcela

Señales de alerta para los compradores

Un comprador europeo debería investigar cuando:

• El exportador no puede proporcionar la geolocalización de las parcelas.
• Las mismas coordenadas aparecen en fincas independientes.
• La superficie cartografiada no coincide con la cantidad suministrada.
• La lista de agricultores cambia sin explicación.
• Las fechas productivas no coinciden con la temporada.
• El exportador no puede explicar la separación de lotes.
• Los documentos del terreno no identifican al productor.
• El lote fue agregado antes de la verificación.
• La trazabilidad termina en la cooperativa o el almacén.
• La referencia no puede conectarse con la expedición.

Preguntas que deben plantearse a un proveedor

• ¿Qué fincas y parcelas produjeron el lote?
• ¿Los datos son coordenadas puntuales o polígonos?
• ¿Cómo fueron recopiladas las coordenadas?
• ¿Cómo fueron validadas?
• ¿Qué periodo de producción está conectado con el lote?
• ¿Cómo se evaluó la deforestación posterior al 31 de diciembre de 2020?
• ¿Qué pruebas de producción legal están disponibles?
• ¿Cómo se identifican los productores y las parcelas?
• ¿Cómo se codifican los lotes?
• ¿El café está físicamente segregado?
• ¿Cómo se relacionan las entradas y salidas de procesamiento?
• ¿Cómo se concilian las cantidades?
• ¿El lote de exportación puede rastrearse hasta todas las parcelas?
• ¿Qué referencia EUDR acompañará a la expedición?

Checklist de trazabilidad EUDR del café

• Código aduanero confirmado
• Fecha de aplicación confirmada
• Operador europeo responsable identificado
• País de producción confirmado
• Todos los agricultores registrados
• Todas las parcelas identificadas
• Geolocalización validada
• Superficie registrada
• Periodo de producción registrado
• Evaluación de la deforestación completada
• Pruebas de legalidad revisadas
• Códigos de agricultor, finca y parcela asignados
• Codificación de lotes establecida
• Mezclas desconocidas impedidas
• Cantidades conciliadas
• Transformaciones documentadas
• Movimientos de almacén registrados
• Composición del lote de exportación confirmada
• Declaración presentada
• Referencia conectada con los documentos aduaneros
• Registros conservados durante al menos cinco años

Procedimiento de implementación recomendado

1. Comprobar que el producto está incluido en el ámbito EUDR aplicable.
2. Identificar al operador europeo responsable.
3. Cartografiar la cadena de suministro de origen.
4. Registrar a todos los agricultores, fincas y parcelas.
5. Recopilar y validar la geolocalización.
6. Registrar el periodo de producción.
7. Evaluar el estado del terreno respecto al 31 de diciembre de 2020.
8. Recopilar las pruebas de producción legal.
9. Crear identificadores únicos.
10. Aprobar a los proveedores antes de la agregación.
11. Separar físicamente el café verificado.
12. Registrar cada transformación.
13. Conciliar las cantidades durante toda la cadena.
14. Completar la evaluación del riesgo necesaria.
15. Mitigar todo riesgo no despreciable.
16. Formar el lote final de exportación.
17. Preparar el expediente completo.
18. Presentar la declaración exigida.
19. Conectar la referencia con los documentos aduaneros y de expedición.
20. Conservar todas las pruebas.

Ventajas comerciales de una trazabilidad sólida

Un sistema fiable no representa únicamente un coste de cumplimiento. Puede crear valor al mejorar la transparencia del origen, reducir retrasos documentales y ayudar a los compradores a gestionar el riesgo normativo.

Un exportador preparado puede ofrecer:

• Robusta comercial trazable
• Arábica trazable hasta la finca
• Microlotes Fine Robusta
• Lotes regionales físicamente separados
• Café certificado con datos EUDR
• Café tostado private label
• Mezclas de espresso documentadas
• Cadenas trazables de café soluble

Los exportadores que preparan productos para clientes europeos pueden utilizar servicios estructurados de exportación, trazabilidad y documentación del café.

Evaluación final

Los requisitos EUDR de trazabilidad del café exigen una conexión continua y verificable entre el producto vendido en Europa y cada parcela que contribuyó a su producción. El sistema debe conservar la geolocalización, el periodo productivo, la identidad de los proveedores, las pruebas de legalidad, la evaluación de la deforestación, los movimientos de los lotes, los registros de transformación, las cantidades y las referencias de diligencia debida.

La información a nivel de país, provincia o cooperativa no resulta suficiente cuando no pueden identificarse las verdaderas parcelas productoras. La clasificación de un país como de bajo riesgo puede simplificar parte del procedimiento, pero no elimina la cartografía, las pruebas de producción legal ni la trazabilidad a nivel de producto.

Las empresas deberían construir el sistema antes del inicio de la recogida y el procesamiento. Intentar reconstruir la cadena únicamente después de formar el lote de exportación aumenta el riesgo de datos incompletos, mezclas no documentadas, retrasos aduaneros y rechazo por parte del comprador.

Las empresas interesadas en café vietnamita verde, tostado o procesado con requisitos de trazabilidad claramente definidos pueden enviar una consulta mayorista personalizada indicando producto, origen, cantidad, método de procesamiento, destino, envasado y datos EUDR necesarios.