EUDR-Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Kaffee erklärt

Die EUDR-Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Kaffee verlangen, dass jedes relevante Kaffeeprodukt, das auf dem Markt der Europäischen Union bereitgestellt oder aus der EU ausgeführt wird, mit den tatsächlichen Produktionsflächen, dem Produktionszeitraum, den beteiligten Lieferanten sowie den Nachweisen über Entwaldungsfreiheit und legale Erzeugung verbunden bleibt. Es reicht nicht aus, lediglich ein Produktionsland, eine Provinz, eine Kooperative, ein Lager oder einen Exporteur zu nennen. Der verantwortliche Marktteilnehmer muss den Kaffee durch sämtliche Stufen der Lieferkette verfolgen und das endgültige Handelslot mit allen beitragenden Produktionsflächen verbinden können.

Die EU-Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten, allgemein als EUDR bezeichnet, erfasst Kaffee sowie Rinder, Kakao, Ölpalme, Kautschuk, Soja und Holz. Hinzu kommen bestimmte daraus hergestellte Erzeugnisse, die in Anhang I anhand ihrer Zolltarifnummern aufgeführt sind. Für Kaffeeexporteure, Importeure, Röstereien und Private-Label-Hersteller besteht die praktische Herausforderung darin, eine lückenlose und überprüfbare Informationskette von der Farmregistrierung bis zur Zollabfertigung und Weiterverarbeitung aufzubauen.

Was bedeutet EUDR-Rückverfolgbarkeit bei Kaffee?

EUDR-Rückverfolgbarkeit bedeutet, dass ein Unternehmen feststellen kann, wo und wann der Kaffee erzeugt wurde, von wem er geliefert wurde, wie er gesammelt und verarbeitet wurde, welche Lots zusammengeführt oder geteilt wurden und in welcher endgültigen Lieferung sich der daraus entstandene Kaffee befindet.

Eine vollständige Rückverfolgbarkeitskette kann folgende Stufen umfassen:

1. Registrierung des Farmers
2. Identifizierung der Farm
3. Identifizierung der Produktionsfläche
4. Erfassung der Geolokalisierung
5. Dokumentation von Ernte und Produktionszeitraum
6. Lieferung an Sammler oder Kooperative
7. Wareneingang von Kaffeekirschen, Trockenfrüchten oder Pergamentkaffee
8. Verarbeitung in Nass- oder Trockenmühlen
9. Reinigung, Sortierung und Klassifizierung
10. Lagerung
11. Bildung des Exportlots
12. Containerbeladung
13. Wareneingang beim EU-Importeur
14. Röstung, Mischung oder weitere Verarbeitung
15. Auslieferung an nachgelagerte Kunden

Jede Stufe muss mit der vorherigen Stufe verbunden bleiben. Wird ein Lot verarbeitet, geteilt, zusammengeführt oder neu verpackt, müssen die neuen Unterlagen sowohl die Eingangslots als auch die daraus entstandenen Ausgangslots identifizieren.

Warum ist die Rückverfolgbarkeit bis zur Produktionsfläche erforderlich?

Die EUDR soll feststellen, ob relevante Rohstoffe auf Flächen erzeugt wurden, die nach dem 31. Dezember 2020 von einer unzulässigen Entwaldung betroffen waren. Diese Prüfung kann nicht allein mit dem Standort einer Fabrik, eines Lagers, eines Exporteurs oder eines regionalen Büros durchgeführt werden. Erforderlich ist die geografische Lage des tatsächlichen Grundstücks, auf dem der Kaffee angebaut wurde.

Die Rückverfolgbarkeit auf Flächenebene unterstützt drei zentrale Anforderungen:

• Nachweis, dass der Kaffee entwaldungsfrei ist
• Nachweis, dass die Produktion den einschlägigen Gesetzen des Produktionslandes entspricht
• Verbindung des Handelsprodukts mit den Unterlagen der Sorgfaltsprüfung

Enthält ein Exportlot Kaffee von zwanzig Farmen, muss das System die beitragenden Produktionsflächen sämtlicher zwanzig Farmen identifizieren. Eine Stichprobe ausgewählter Farmen kann keine weiteren undokumentierten Quellen abdecken, die in derselben Lieferung enthalten sind.

Anwendungstermine der EUDR

Nach dem derzeit geltenden Zeitplan sind die wichtigsten EUDR-Verpflichtungen ab dem 30. Dezember 2026 auf große und mittlere Marktteilnehmer anwendbar. Für Marktteilnehmer, die spätestens am 31. Dezember 2024 als Kleinst- oder Kleinunternehmen gegründet waren, gilt grundsätzlich der spätere Anwendungstermin 30. Juni 2027. Die besondere Ausnahme für Erzeugnisse der früheren EU-Holzhandelsverordnung betrifft Kaffee nicht.

Diese Termine unterscheiden sich vom Entwaldungsstichtag. Der Anwendungstermin bestimmt, ab wann die Verpflichtungen für ein Unternehmen gelten. Der 31. Dezember 2020 entscheidet dagegen, ob die betreffende Produktionsfläche als entwaldungsfrei eingestuft werden kann.

Welche Kaffeeprodukte benötigen Rückverfolgbarkeit?

Die EUDR gilt für Erzeugnisse, die in Anhang I durch ihre Zolltarifnummer identifiziert werden. Die maßgeblichen Formen von grünem und geröstetem Kaffee gehören zum zentralen Kaffeeumfang. Der Geltungsbereich muss anhand des konkreten Zollcodes und nicht lediglich anhand des Handelsnamens geprüft werden.

Besonders sorgfältig zu klassifizieren sind:

• Grüne Kaffeebohnen
• Geröstete Kaffeebohnen
• Gemahlener Röstkaffee
• Entkoffeinierter Kaffee
• Löslicher und Instantkaffee
• Kaffeeextrakte und Konzentrate
• Drei-in-eins-Kaffee
• Zusammengesetzte Getränke mit Kaffee
• Private-Label-Kaffeeprodukte
• Verkaufs-, Prüf- und Analysemuster

Unternehmen sollten die bei der Lieferung geltende Fassung von Anhang I prüfen, da Änderungen des Produktumfangs, Übergangsregeln oder besondere Ausnahmen die Behandlung eines Produkts beeinflussen können.

Wer muss das Rückverfolgbarkeitssystem führen?

Die rechtliche Hauptverantwortung liegt üblicherweise bei dem Marktteilnehmer, der das relevante Kaffeeprodukt erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringt oder aus der Europäischen Union ausführt. Bei Importen ist dies häufig das erste in der EU niedergelassene Unternehmen, das den Kaffee auf dem Unionsmarkt bereitstellt.

Die Rückverfolgbarkeit kann jedoch nicht erst vom EU-Importeur erzeugt werden. Die erforderlichen Daten müssen bereits in der Ursprungslieferkette entstehen und dort erhalten bleiben. Beteiligte Akteure können sein:

• Farmer
• Farmergruppen
• Sammler
• Kooperativen
• Nassmühlen
• Trockenmühlen
• Lagerhalter
• Exporteure
• Importeure
• Röstereien
• Private-Label-Hersteller
• Nachgelagerte Händler

Ein Exporteur außerhalb der EU ist möglicherweise nicht der rechtlich verantwortliche EU-Marktteilnehmer, muss dem Importeur aber die benötigten Farm-, Flächen-, Lot- und Produktionsdaten bereitstellen. Ein Lieferant ohne belastbare Herkunftsunterlagen kann für europäische Beschaffungsprogramme ungeeignet sein, selbst wenn sein Kaffee qualitativ überzeugend ist.

Zentrale Rückverfolgbarkeitsinformationen

Die Rückverfolgbarkeitsakte muss sowohl das physische Produkt als auch die daran beteiligten Lieferkettenpartner identifizieren.

Wichtige Informationen sind:

• Handelsname des Produkts
• Produktbeschreibung
• Zolltarifnummer
• Nettomenge
• Produktionsland
• Provinz, Region oder Bezirk
• Farmerkennung
• Farmkennung
• Kennung der Produktionsfläche
• Geolokalisierung der Produktionsfläche
• Flächengröße
• Datum oder Zeitraum der Produktion
• Name und Kontaktdaten des Lieferanten
• Informationen über nachgelagerte Kunden, soweit erforderlich
• Ernteaufzeichnungen
• Lotnummern
• Verarbeitungsbatchnummern
• Lagerbewegungen
• Container- und Siegeldaten
• Nachweise über Entwaldungsfreiheit
• Nachweise über legale Produktion

Namen, Kennungen und Lotcodes müssen in Tabellen, Verträgen, Zertifikaten, Lageraufzeichnungen, Qualitätsunterlagen und Versanddokumenten einheitlich verwendet werden.

Geolokalisierung der Produktionsflächen

Die Geolokalisierung identifiziert das Grundstück, auf dem der Kaffee erzeugt wurde. Sie wird mit Längen- und Breitengraden angegeben. Für die Koordinaten sind mindestens sechs Dezimalstellen vorgesehen.

Bei kleineren Produktionsflächen kann eine Punktkoordinate verwendet werden. Für Kaffeeanbauflächen von mehr als vier Hektar ist grundsätzlich eine Polygonbeschreibung mit ausreichend vielen Koordinatenpunkten erforderlich, um den vollständigen Umfang der Fläche abzubilden.

Ein geeigneter Geodatensatz kann enthalten:

• Längen- und Breitengrad
• Polygonkoordinaten, soweit erforderlich
• Koordinatenreferenzsystem
• Größe der Produktionsfläche
• Farm- und Farmerkennung
• Datum der Kartierung
• Verwendete Kartierungsmethode
• Verantwortliche Person oder Organisation
• Nachweis der Verbindung zwischen Fläche und Farmer

Die Koordinaten müssen die Produktionsfläche kennzeichnen und nicht das Wohnhaus des Farmers, die Geschäftsstelle der Kooperative, ein Lager oder das nächstgelegene Dorf.

Punktkoordinaten und Polygone

Häufige Fehler bei Geolokalisierungsdaten

Fehlerhafte Geodaten können die Risikobewertung unbrauchbar machen oder zu Verzögerungen bei der Vorbereitung einer Sorgfaltserklärung führen.

Typische Fehler sind:

• Vertauschte Längen- und Breitengrade
• Fehlendes negatives Vorzeichen
• Koordinaten in einem anderen Land
• Koordinaten im Meer
• Lagerkoordinate für sämtliche Farmer
• Identische Koordinaten für unabhängige Farmen
• Sich selbst überschneidende Polygone
• Polygon umfasst ein ganzes Dorf statt einer einzelnen Fläche
• Falsche Einheit für die Flächengröße
• Koordinate des Wohnhauses statt des Anbaugrundstücks
• Keine dokumentierte Verbindung zwischen Farmer und Fläche

Automatisierte Prüfungen können viele offensichtliche Fehler erkennen. Ungewöhnliche oder widersprüchliche Flächen sollten zusätzlich manuell geprüft werden.

Produktionszeitraum und Erntejahr

Das Rückverfolgbarkeitssystem muss angeben, wann der Kaffee produziert wurde. Abhängig von der Lieferkette kann dies als Erntedatum, Erntezeitraum, Erntejahr oder als anderer ausreichend genauer Produktionszeitraum dokumentiert werden.

Die Angabe sollte übereinstimmen mit:

• Regionalem Erntekalender
• Ernteaufzeichnungen der Farm
• Lieferdaten der Kaffeekirschen
• Kaufbelegen für Pergamentkaffee
• Trocknungsdaten
• Verarbeitungsdaten
• Lagerzugang
• Exportdatum

Ein unmöglicher Ablauf, beispielsweise der Lagerzugang von Rohkaffee vor dem erklärten Erntezeitraum, muss untersucht werden.

Rückverfolgbarkeit und der Stichtag 31. Dezember 2020

Die Flächendaten müssen dem Marktteilnehmer ermöglichen, zu prüfen, ob das Produktionsland nach dem 31. Dezember 2020 von einer unzulässigen Entwaldung betroffen war. Eine bereits vor dem Stichtag gegründete Kaffeeplantage kann weiter produzieren, sofern die übrigen gesetzlichen Bedingungen erfüllt werden.

Für die Prüfung können verwendet werden:

• Historische Satellitenbilder
• Landbedeckungsdaten
• Offizielle Waldkarten
• Historische Farmregistrierungen
• Pflanzungsunterlagen
• Frühere Geolokalisierungsaufzeichnungen
• Datierte Fotos
• Lokale Landwirtschaftsunterlagen
• Unabhängige Landnutzungsbewertungen

Eine belastbare Akte sollte nicht blind auf eine einzige Karte vertrauen. Bildauflösung, Wolkenbedeckung, Schattenbäume, saisonale Vegetation und lokale Landschaftsbedingungen müssen berücksichtigt werden.

Rückverfolgbarkeit und legale Produktion

EUDR-konformer Kaffee muss sowohl entwaldungsfrei als auch im Einklang mit den einschlägigen Gesetzen des Produktionslandes erzeugt sein. Die Rückverfolgbarkeitsakte muss daher jede Produktionsfläche und jeden Lieferanten mit geeigneten Legalitätsnachweisen verbinden.

Relevante Rechtsbereiche können umfassen:

• Landnutzungsrechte
• Eigentums- oder Pachtrechte
• Umweltvorschriften
• Waldschutzrecht
• Naturschutzbeschränkungen
• Rechte Dritter
• Arbeitsrecht
• Nach nationalem Recht geschützte Menschenrechte
• Rechte indigener Völker und lokaler Gemeinschaften
• Steuer- und Handelsvorschriften
• Zollrecht
• Antikorruptionsregeln

Welche Dokumente geeignet sind, hängt vom Produktionsland ab. Ein rechtlich anerkanntes Landnutzungsrecht kann ausreichend sein, auch wenn der Farmer keinen privaten Eigentumstitel nach europäischem Muster besitzt.

Beispiele für unterstützende Legalitätsnachweise

• Landnutzungszertifikat
• Pachtvertrag
• Farmregistrierung
• Mitgliedschaftsnachweis einer Kooperative
• Lokale Produktionsgenehmigung
• Steuerregistrierung
• Umweltgenehmigung, soweit vorgeschrieben
• Dokumente über anerkannte Gewohnheitsrechte
• Arbeitsunterlagen
• Aufzeichnungen über Betriebsmittel und Pflanzenschutzmittel
• Lieferantenerklärungen mit überprüfbaren Belegen

Eine Lieferantenerklärung kann die Akte unterstützen, sollte aber nicht als ausreichend betrachtet werden, wenn die zugrunde liegende Behauptung nicht überprüft werden kann.

Eindeutige Kennungen für Farmer, Farmen und Produktionsflächen

Jeder Farmer, jede Farm und jede Produktionsfläche sollte eine stabile und eindeutige Kennung erhalten. Namen allein sind häufig nicht ausreichend, weil mehrere Farmer denselben Namen tragen können und Schreibweisen oder Transliterationen variieren.

Ein strukturiertes System kann verwenden:

• Farmer-ID
• Farm-ID
• Parzellen-ID
• Kooperativen-ID
• Sammler-ID
• Erntelieferungs-ID
• Verarbeitungsbatch-ID
• Lagerlot-ID
• Exportlot-ID

Die Kennungen sollten über mehrere Erntejahre hinweg konsistent bleiben. Werden Angaben geändert, muss die ursprüngliche Version erhalten und die Aktualisierung dokumentiert werden, anstatt historische Daten stillschweigend zu überschreiben.

Anforderungen an die Lotcodierung

Ein rückverfolgbarer Lotcode muss den Kaffee während Sammlung, Verarbeitung, Lagerung und Export identifizieren. Der sichtbare Code muss nicht jedes Detail enthalten, das System muss aber alle zugehörigen Unterlagen daraus abrufen können.

Ein Lotcode kann verbunden sein mit:

• Ursprung
• Farmergruppe
• Erntejahr
• Aufbereitungsmethode
• Sammelzeitraum
• Verarbeitungsanlage
• Lager
• Qualitätsklasse
• Exportbatch

Eine Lotnummer darf nicht für unabhängigen Kaffee wiederverwendet werden. Wird ein Lot geteilt, müssen die Unterlots mit dem Ursprungslot verbunden bleiben. Werden mehrere Lots zusammengeführt, muss das neue Lot sämtliche Eingangslots identifizieren.

Zusammenführung von Kaffee kleiner Farmen

Die EUDR verbietet die Zusammenführung von Kaffee zahlreicher Kleinbauern nicht. Eine Aggregation ist möglich, wenn jede beitragende Farm und Produktionsfläche identifiziert wurde und die erforderlichen Kontrollen bestanden hat.

Vor der Zusammenführung sollten Sammler, Kooperative oder Verarbeiter bestätigen:

• Der Farmer ist registriert.
• Die beitragende Produktionsfläche ist identifiziert.
• Gültige Geolokalisierung ist vorhanden.
• Der Produktionszeitraum ist dokumentiert.
• Die Entwaldungsprüfung wurde abgeschlossen.
• Legalitätsnachweise liegen vor.
• Der Farmer ist nicht gesperrt.
• Die gelieferte Menge ist plausibel.
• Der Lotcode wird vor der Vermischung vergeben.

Wird undokumentierter Kaffee in ein physisch nicht mehr trennbares Lot gemischt, kann der EUDR-Status des gesamten Lots beeinträchtigt werden.

Physische Trennung

Physische Trennung ist gewöhnlich der sicherste Ansatz für Kaffee, der für EUDR-regulierte Lieferketten bestimmt ist. Sie verhindert, dass verifizierter Kaffee mit Ware vermischt wird, deren Ursprung unbekannt, unvollständig dokumentiert oder abgelehnt ist.

Die Trennung kann erfolgen durch:

• Eindeutig gekennzeichnete Säcke
• Separate Paletten
• Eigene Behälter oder Silos
• Markierte Lagerbereiche
• Getrennte Verarbeitungspläne
• Reinigung zwischen Produktionsdurchläufen
• Kontrollierte Umlagerungsverfahren
• Beschränkten Zugang zu gesperrten Lots

Digitale Rückverfolgbarkeitsdaten sind nur dann zuverlässig, wenn sie mit dem tatsächlich gelagerten und verarbeiteten Kaffee übereinstimmen.

Kann eine Massenbilanz verwendet werden?

Mengenbuchhaltung ist erforderlich. Ein rein administrativer Massenbilanzansatz kann jedoch die Rückverfolgbarkeit auf Produktionsflächenebene nicht ersetzen, wenn der physische Kaffee nicht mehr mit den angegebenen konformen Quellen verbunden werden kann.

Ein geeignetes System sollte nachweisen können:

• Die beitragenden Produktionsflächen sind bekannt.
• Der Kaffee wurde durch dokumentierte Lieferungen eingebracht.
• Die angenommene Menge wurde aufgezeichnet.
• Das Verarbeitungsergebnis ist plausibel.
• Das endgültige Exportlot stammt aus den dokumentierten Eingangslots.
• Unbekannter Kaffee wurde nicht nachträglich eingesetzt.

Die Mengenbuchhaltung muss die Identität des physischen Produkts unterstützen und darf sie nicht ersetzen.

Mengenabgleich

Der Mengenabgleich hilft, nicht deklarierte Vermischungen und unrealistische Lieferangaben zu erkennen. Eine Farm oder Kooperative sollte nicht mehr rückverfolgbaren Kaffee liefern, als sie vernünftigerweise erzeugen oder erhalten kann.

Verglichen werden können:

• Kartierte Kaffeeanbaufläche
• Erwarteter Ertrag
• Dokumentierte Erntemenge
• Gelieferte Kaffeekirschen
• Ausgangsmenge an Trockenfrüchten oder Pergament
• Ausbeute an grünem Kaffee
• Verarbeitungsverluste
• Lagerbestand
• Exportmenge

Kann eine kartierte Farmergruppe beispielsweise plausibel 100 Tonnen erzeugen, während die Unterlagen 170 Tonnen EUDR-vorbereiteten Kaffee ausweisen, muss die nicht erklärte Mehrmenge vor dem Versand untersucht werden.

Rückverfolgbarkeit während der Verarbeitung

Kaffee kann entpulpt, fermentiert, gewaschen, getrocknet, geschält, poliert, klassifiziert, farbsortiert, geröstet, gemahlen, entkoffeiniert, extrahiert oder gemischt werden. Bei jeder Umwandlung muss die Verbindung zwischen Eingangs- und Ausgangsprodukt erhalten bleiben.

Verarbeitungsunterlagen sollten enthalten:

• Eingangslotnummern
• Eingangsmengen
• Verarbeitungsdatum
• Verarbeitungsmethode
• Maschine oder Produktionslinie
• Ausgangslotnummern
• Ausgangsmengen
• Verarbeitungsverluste
• Nebenprodukte
• Reinigungsunterlagen zwischen Lots

Eine Mischung aus Kaffee mehrerer Regionen muss die Rückverfolgbarkeitsdaten sämtlicher beitragender Herkünfte erhalten.

Rückverfolgbarkeit von grünem Kaffee

Bei Rohkaffee beginnt die Kette normalerweise auf der Farm und setzt sich über die Sammlung von Kirschen, Trockenfrüchten oder Pergamentkaffee, die Trockenmühle, Qualitätsaufbereitung, Lagerung und Ausfuhr fort.

Eine Rückverfolgbarkeitsakte für Rohkaffee kann enthalten:

• Farmer- und Parzellenregister
• Geolokalisierungsdateien
• Ernteaufzeichnungen
• Lieferbelege der Farmer
• Aufzeichnungen der Sammler
• Verarbeitungsprotokolle
• Unterlagen der Trockenmühle
• Lagerzugangs- und Lagerfreigabedaten
• Qualitätsberichte
• Packliste
• Handelsrechnung
• Containernummer
• Siegelnummer

Rückverfolgbarkeit von geröstetem Kaffee

Die Röstung beseitigt die Rückverfolgbarkeitspflicht nicht, sofern das geröstete Produkt unter die EUDR fällt. Die Rösterei muss die konformen Rohkaffeelots identifizieren können, die in jedem Röstbatch verwendet wurden.

Wichtige Unterlagen sind:

• Eingangslots des Rohkaffees
• Röstdatum
• Röstbatchcode
• Mischungsrezeptur
• Eingangs- und Ausgangsgewicht
• Fertigproduktlot
• Verpackungsbatch
• Kundenauslieferungen

Private-Label-Produktion unterbricht die Rückverfolgbarkeitskette nicht. Das fertige Einzelhandelsprodukt muss auch dann mit den relevanten Rohkaffeequellen verbunden bleiben, wenn es unter der Marke eines Kunden verkauft wird.

Rückverfolgbarkeit von löslichem Kaffee

Die Rückverfolgbarkeit löslichen Kaffees kann komplexer sein, da Rohkaffee vor der Verpackung gemischt, geröstet, extrahiert, konzentriert, getrocknet und agglomeriert wird.

Der Hersteller sollte folgende Stufen verbinden:

• Ursprungslots des Rohkaffees
• Röstbatches
• Extraktionsbatches
• Extraktionsausbeuten
• Konzentrationsaufzeichnungen
• Sprüh- oder Gefriertrocknungsbatches
• Agglomerationsbatches
• Lots des fertigen löslichen Kaffees
• Verpackungsbatches

Bei Drei-in-eins-Kaffee muss die Kaffeekomponente trotz Zucker, Creamer oder anderer Zutaten mit dem endgültigen Produkt verbunden bleiben.

Anforderungen bei der Lieferantenaufnahme

Die Rückverfolgbarkeitsfähigkeit sollte geprüft werden, bevor ein Lieferant freigegeben wird. Ein ausgefüllter Fragebogen ist nicht ausreichend, wenn das Unternehmen die praktische Funktionsweise seines Systems nicht nachweisen kann.

Die Lieferantenaufnahme kann untersuchen:

• Verfahren zur Farmerregistrierung
• Methode der Flächenkartierung
• Validierung der Geolokalisierung
• Entwaldungsprüfung
• Sammlung von Legalitätsnachweisen
• Lotcodierung
• Physische Trennung
• Mengenkontrollen
• Lagermanagement
• Interne Audits
• Korrekturmaßnahmen
• Datensicherheitskontrollen

Unternehmen, die in mehreren vietnamesischen Regionen einkaufen, können die Kaffeeursprünge und Produktionsstrukturen Vietnams berücksichtigen, um regionsspezifische Lieferantenkontrollen aufzubauen.

Lieferantenverträge

Lieferverträge sollten die Verantwortlichkeiten von Farmern, Kooperativen, Verarbeitern und Exporteuren eindeutig festlegen.

Nützliche Klauseln betreffen:

• Richtigkeit der Farm- und Flächeninformationen
• Richtigkeit der Geolokalisierung
• Verbot undokumentierter Vermischung
• Garantie der Entwaldungsfreiheit
• Garantie der legalen Produktion
• Meldung von Landnutzungsänderungen
• Meldung von Lieferantenänderungen
• Zugang zu Unterlagen
• Auditrechte
• Mengenabgleich
• Aufbewahrungsdauer der Daten
• Korrekturmaßnahmen
• Ablehnung oder Ersatz eines Lots
• Haftung für falsche Informationen

Vertragsklauseln ersetzen keine Sorgfaltsprüfung, können aber Verantwortlichkeiten und Abhilfemaßnahmen bei unrichtigen Angaben definieren.

Datenvalidierung vor dem Versand

Rückverfolgbarkeitsdaten müssen geprüft werden, bevor die endgültige Sorgfaltsakte vorbereitet wird.

Validierungsregeln können umfassen:

• Koordinaten liegen im angegebenen Produktionsland.
• Koordinaten passen zur angegebenen Provinz oder zum Bezirk.
• Polygongeometrien sind gültig.
• Flächengrößen sind plausibel.
• Farmerkennungen sind eindeutig.
• Farmnamen stimmen in allen Unterlagen überein.
• Erntedaten entsprechen der regionalen Saison.
• Liefermengen entsprechen der erwarteten Produktionskapazität.
• Eingangs- und Ausgangslots können abgeglichen werden.
• Gesperrte Farmen sind ausgeschlossen.
• Legalitätsnachweise gehören zum angegebenen Farmer oder Landnutzer.

Die Validierung sollte vor der Zusammenführung erfolgen und nicht erst während der Vorbereitung der Zolldokumente.

Länderrisikoklassifizierung

Die Europäische Kommission klassifiziert Länder oder Teile von Ländern als niedriges, standardmäßiges oder hohes Risiko. Die Klassifizierung beeinflusst das Sorgfaltsverfahren und die Kontrollintensität, beseitigt aber nicht die grundlegende Rückverfolgbarkeitspflicht.

EUDR-Risikoklassifizierung Vietnams

Vietnam wird derzeit im EUDR-Benchmarking der Europäischen Kommission als Land mit niedrigem Risiko geführt. Dadurch kann für geeignete vietnamesische Kaffeelieferketten eine vereinfachte Sorgfaltsprüfung möglich sein.

Die Einstufung beseitigt jedoch nicht die Anforderungen an die Identifizierung der Produktionsflächen, die Erfassung der Geolokalisierung, die Dokumentation des Produktionszeitraums, den Nachweis der legalen Produktion und die Rückverfolgbarkeit des Produkts.

Deuten Warninformationen auf Dokumentenfälschung, unbekannte Vermischung, illegale Landnutzung oder mögliche Entwaldung hin, muss der Marktteilnehmer diese Hinweise untersuchen und darf sich nicht ausschließlich auf die Ländereinstufung verlassen.

Risikobewertung und Rückverfolgbarkeit

Wenn eine vollständige Sorgfaltsprüfung erforderlich ist, bilden die Rückverfolgbarkeitsdaten die Grundlage der Risikobewertung.

Der Marktteilnehmer kann bewerten:

• Zuverlässigkeit der Geolokalisierung
• Vorhandene Waldflächen in der Nähe der Produktionsflächen
• Regionale Entwaldungsmuster
• Streitigkeiten über Landrechte
• Konsistenz der Legalitätsnachweise
• Komplexität der Lieferkette
• Risiko einer Vermischung
• Historie des Lieferanten
• Mengenabweichungen
• Begründete Hinweise Dritter
• Frühere Konformitätsprobleme

Die Bewertung muss erklären, weshalb die vorhandenen Nachweise die Schlussfolgerung stützen, dass kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko besteht.

Risikominderung

Erzeugen Lücken in der Rückverfolgbarkeit oder andere Auffälligkeiten mehr als ein vernachlässigbares Risiko, müssen sie vor dem Inverkehrbringen des Kaffees behoben werden.

Mögliche Maßnahmen sind:

• Fehlende Unterlagen anfordern
• Koordinaten korrigieren
• Produktionsflächen neu kartieren
• Höher aufgelöste Satellitendaten beschaffen
• Vor-Ort-Kontrollen durchführen
• Unabhängige Audits einsetzen
• Unklare Farmen trennen
• Produktionskapazität erneut prüfen
• Lieferanten sperren
• Betroffene Lots ablehnen

Ein allgemeines Nachhaltigkeitszertifikat löst einen konkreten Rückverfolgbarkeitsfehler nur dann, wenn es die fehlenden überprüfbaren Informationen tatsächlich bereitstellt.

Das EUDR-Informationssystem

Der verantwortliche Marktteilnehmer muss das EUDR-Informationssystem verwenden, um die erforderliche Sorgfaltserklärung einzureichen, bevor das relevante Produkt auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder aus der Union ausgeführt wird.

Die Erklärung verbindet Informationen wie:

• Identität des Marktteilnehmers
• Produktklassifizierung
• Menge
• Produktionsland
• Geolokalisierung
• Produktionszeitraum
• Bestätigung der abgeschlossenen Sorgfaltsprüfung

Die daraus entstehende Referenznummer muss mit der richtigen Lieferung, Menge, Produktart und unterstützenden Rückverfolgbarkeitsakte verbunden bleiben.

Referenznummern der Sorgfaltserklärung

Eine Referenznummer erzeugt allein keine Konformität. Sie muss sich auf den richtigen Kaffee und die dazugehörigen Nachweise beziehen.

Die Referenz sollte verbunden sein mit:

• Verantwortlichem Marktteilnehmer
• Relevanter Produktklassifizierung
• Abgedeckter Menge
• Lieferung oder Batch
• Beitragenden Produktionsflächen
• Zollanmeldung
• Zugrunde liegenden Sorgfaltsunterlagen

Die Verwendung einer Referenz für einen anderen Versand, Lieferanten oder Produkttyp kann auf unrichtige Meldung oder Umgehung hindeuten.

Vereinfachte Erklärungen

Das aktualisierte Regelwerk sieht vereinfachte Erklärungen für bestimmte qualifizierende kleine oder Kleinst-Primärmarktteilnehmer in Ländern mit niedrigem Risiko vor, wenn diese Produkte von selbst bewirtschafteten und identifizierten Flächen in Verkehr bringen oder ausführen.

Diese Vereinfachung reduziert wiederholte Verwaltungsarbeiten, erlaubt aber keine anonyme Produktion. Marktteilnehmer und Produktionsflächen müssen weiterhin identifiziert und die erforderlichen Erklärungskennungen in der Lieferkette weitergegeben werden.

Rückverfolgbarkeit bei nachgelagerten Unternehmen

Nachgelagerte Unternehmen können unter den für ihre Position und Unternehmensgröße geltenden Bedingungen auf Informationen und Referenzen verantwortlicher vorgelagerter Marktteilnehmer zurückgreifen. Sie müssen dennoch eine eindeutige Verbindung zwischen dem eingekauften Kaffee und den vorgelagerten Referenzdaten erhalten.

Nachgelagerte Aufzeichnungen können enthalten:

• Name des Lieferanten
• Einkaufsrechnung
• Eingangslotcode
• Vorgelagerte Sorgfaltsreferenz
• Erhaltene Menge
• Verarbeitungs- oder Weiterverkaufsunterlagen
• Kundendaten
• Ausgangslotcode

Eine vorgelagerte Referenznummer darf nicht mit unabhängigen Produkten oder Mengen verbunden werden.

Rückverfolgbarkeit und Zollabfertigung

Die erforderlichen EUDR-Referenzinformationen müssen für das Zollverfahren verfügbar sein. Zollanmeldung, Handelsrechnung, Packliste und Sorgfaltsreferenz müssen dasselbe Produkt und dieselbe Menge beschreiben.

Folgende Abweichungen können Verzögerungen verursachen:

• Unterschiedliche Firmennamen
• Unterschiedliche Produktcodes
• Unterschiedliche Lotnummern
• Abweichende Mengen
• Unterschiedliche Angaben zum Produktionsland
• Referenznummer gehört zu einer anderen Lieferung
• Änderungen nach Einreichung der Sorgfaltserklärung

Rückverfolgbarkeitskontrollen im Lager

Ein Lager muss den Standort jedes EUDR-vorbereiteten Lots identifizieren und jede Bestandsbewegung dokumentieren können.

Gute Praxis umfasst:

• Einzigartige Lotetiketten
• Eindeutig markierte Lagerbereiche
• Identifizierte Paletten oder Silos
• Kontrollierte Umlagerungen
• Dokumentierter Sackaustausch
• Reinigung zwischen Lots
• Bestandsabgleich
• Beschränkter Zugriff auf abgelehnte Ware
• Regelmäßige physische Inventuren

Ein digitales Bestandsregister ist nicht zuverlässig, wenn die physische Lagerung nicht dieselbe Trennung aufrechterhält.

Rückverfolgbarkeit bei der Containerbeladung

Der Exporteur muss bestätigen, dass das richtige Kaffeelot in den richtigen Container geladen wird.

Beladungsunterlagen können umfassen:

• Exportlotcode
• Sackanzahl
• Netto- und Bruttogewicht
• Containernummer
• Siegelnummer
• Beladungsdatum
• Beladungsfotos
• Containerinspektion
• Freigabe durch autorisiertes Personal
• Abgleich mit der Packliste

Ändert sich das Exportlot nach der Vorbereitung der Sorgfaltserklärung, muss geprüft werden, ob die Erklärung überarbeitet oder ersetzt werden muss.

Kaffeequalität und EUDR-Rückverfolgbarkeit

Rückverfolgbarkeitskonformität und Kaffeequalität sind getrennte Anforderungen. Ein Lot kann vollständig rückverfolgbar sein und dennoch die Spezifikationen für Feuchtigkeit, Fehler oder Tassenprofil verfehlen. Ein anderes Lot kann sensorisch hervorragend sein, aber unzureichende Flächendokumente besitzen.

Käufer sollten EUDR-Daten verbinden mit:

• Kaffeeart
• Ursprung
• Erntejahr
• Aufbereitungsmethode
• Feuchtigkeit
• Wasseraktivität
• Screen-Verteilung
• Fehleranzahl
• Cupping-Profil
• Verpackung

Diese Kontrollen können über dokumentierte Verfahren für Kaffeequalität, Rückverfolgbarkeit und Compliance miteinander verbunden werden.

Zertifizierung und Rückverfolgbarkeit

Bio-, Nachhaltigkeits-, Fair-Trade- und Responsible-Sourcing-Zertifizierungen können die EUDR-Vorbereitung unterstützen, stellen aber nicht automatisch die Konformität her.

Ein Zertifizierungsprogramm kann bereitstellen:

• Farmerlisten
• Interne Kontrollunterlagen
• Auditberichte
• Chain-of-Custody-Informationen
• Schulungsunterlagen
• Umweltkontrollen

Der verantwortliche Marktteilnehmer muss dennoch prüfen, ob Geolokalisierung, Produktionszeitraum, Landstatus nach 2020, legale Produktion und produktbezogene Rückverfolgbarkeit den EUDR-Anforderungen entsprechen.

Datenschutz und Vertraulichkeit

Farmkoordinaten, Landdokumente und persönliche Lieferantendaten können sensibel sein. Unternehmen sollten sie durch Zugriffskontrollen, sichere Speicherung, Benutzerrechte, Vertraulichkeitsvereinbarungen und dokumentierte Weitergabeverfahren schützen.

Vertraulichkeit darf nicht dazu verwendet werden, Informationen zurückzuhalten, die der verantwortliche Marktteilnehmer oder die zuständige Behörde rechtmäßig benötigt. Kontrollierter Zugriff ist besser als die Entfernung entscheidender Rückverfolgbarkeitsdaten.

Aufbewahrung der Unterlagen

Sorgfalts- und Rückverfolgbarkeitsunterlagen müssen grundsätzlich mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Die Daten sollten zugänglich bleiben, auch wenn Mitarbeiter, Softwareanbieter, Exporteure oder Lieferanten wechseln.

Aufbewahrt werden können:

• Sorgfaltserklärungen
• Geolokalisierungsdateien
• Farm- und Parzellenregister
• Risikobewertungen
• Risikominderungsunterlagen
• Lieferantenverträge
• Legalitätsnachweise
• Satellitenbewertungen
• Auditberichte
• Lotaufzeichnungen
• Mengenabgleiche
• Kunden- und Versandunterlagen

Versionskontrolle ist wichtig, weil sich Flächengrenzen, Lieferantenfreigaben und Risikobewertungen ändern können.

Interne Audits und Rückverfolgbarkeitstests

Unternehmen sollten regelmäßig testen, ob sie ein fertiges Lot zu jeder beitragenden Produktionsfläche zurückverfolgen und jede Fläche den zugehörigen Lieferungen zuordnen können.

Ein simulierter Test kann bewerten:

• Zeit für die Beschaffung der Unterlagen
• Vollständigkeit der Flächendaten
• Konsistenz der Farmerinformationen
• Mengenabgleich
• Verarbeitungsverbindungen
• Genauigkeit des Lagerbestands
• Kundenauslieferungen
• Fähigkeit zur Sperrung betroffener Ware

Festgestellte Fehler sollten zu Korrekturmaßnahmen, benannten Verantwortlichen und verbindlichen Fristen führen.

Häufige Fehler bei der EUDR-Rückverfolgbarkeit von Kaffee

• Nur die Koordinate der Kooperative bereitstellen
• Eine Koordinate für viele unabhängige Farmen verwenden
• Nicht alle beitragenden Produktionsflächen identifizieren
• Produktionszeitraum nicht dokumentieren
• Kartierten und nicht kartierten Kaffee vermischen
• Uneinheitliche Farmernamen verwenden
• Abweichende Lotnummern in verschiedenen Unterlagen verwenden
• Mengen nicht abgleichen
• Ausschließlich auf Zertifizierung vertrauen
• Unterlagen erst nach dem Versand erstellen
• Gesperrte Lieferanten nicht blockieren
• Rückverfolgbarkeit während der Verarbeitung verlieren
• Sorgfaltsreferenz für unabhängigen Kaffee verwenden
• Annehmen, dass ein niedriges Länderrisiko die Anforderungen auf Flächenebene beseitigt

Warnsignale für Käufer

Ein europäischer Käufer sollte genauer prüfen, wenn:

• Der Exporteur keine Geolokalisierung der Produktionsflächen bereitstellen kann.
• Dieselben Koordinaten für unabhängige Farmen verwendet werden.
• Die kartierte Fläche nicht zur gelieferten Menge passt.
• Die Farmerliste ohne Erklärung geändert wird.
• Die Produktionsdaten nicht zur Erntesaison passen.
• Der Exporteur die physische Lottrennung nicht erklären kann.
• Landunterlagen den Produzenten nicht identifizieren.
• Das Lot bereits vor der Farmprüfung zusammengeführt wurde.
• Die Rückverfolgbarkeit bei Kooperative oder Lager endet.
• Die Referenznummer nicht mit der Lieferung verbunden werden kann.

Fragen an einen Kaffeelieferanten

• Welche Farmen und Produktionsflächen haben dieses Lot erzeugt?
• Liegen Punktkoordinaten oder Polygone vor?
• Wie wurden die Koordinaten erfasst?
• Wie wurden sie validiert?
• Welcher Produktionszeitraum ist mit dem Lot verbunden?
• Wie wurde die Entwaldung nach dem 31. Dezember 2020 geprüft?
• Welche Nachweise über legale Produktion sind verfügbar?
• Wie werden Farmer und Flächen identifiziert?
• Wie werden Lots codiert?
• Wird der Kaffee physisch getrennt?
• Wie werden Verarbeitungsinputs und -outputs verbunden?
• Wie werden Mengen abgeglichen?
• Kann das Exportlot zu allen Produktionsflächen zurückverfolgt werden?
• Welche EUDR-Referenz begleitet den Versand?

Checkliste zur EUDR-Rückverfolgbarkeit von Kaffee

• Zolltarifnummer bestätigt
• Anwendungstermin bestätigt
• Verantwortlicher EU-Marktteilnehmer identifiziert
• Produktionsland bestätigt
• Alle Farmer registriert
• Alle Produktionsflächen identifiziert
• Geolokalisierung validiert
• Flächengröße dokumentiert
• Produktionszeitraum dokumentiert
• Entwaldungsprüfung abgeschlossen
• Legalitätsnachweise geprüft
• Farmer-, Farm- und Flächenkennungen vergeben
• Lotcodierung eingerichtet
• Vermischung unbekannter Quellen verhindert
• Mengen abgeglichen
• Verarbeitungsverbindungen dokumentiert
• Lagerbewegungen aufgezeichnet
• Zusammensetzung des Exportlots bestätigt
• Sorgfaltserklärung eingereicht
• Referenz mit Zollunterlagen verbunden
• Unterlagen mindestens fünf Jahre gespeichert

Empfohlener Umsetzungsablauf

1. Prüfen, ob das Kaffeeprodukt unter den geltenden EUDR-Umfang fällt.
2. Verantwortlichen EU-Marktteilnehmer bestimmen.
3. Ursprungslieferkette kartieren.
4. Alle Farmer, Farmen und Produktionsflächen registrieren.
5. Geolokalisierungsdaten erfassen und validieren.
6. Produktionszeitraum dokumentieren.
7. Landstatus gegen den Stichtag 31. Dezember 2020 prüfen.
8. Nachweise der legalen Produktion sammeln.
9. Eindeutige Farmer-, Flächen- und Lotkennungen erstellen.
10. Lieferanten vor der Zusammenführung freigeben.
11. Verifizierten Kaffee physisch trennen.
12. Jede Verarbeitung dokumentieren.
13. Mengen in der gesamten Lieferkette abgleichen.
14. Erforderliche Risikobewertung abschließen.
15. Alle nicht vernachlässigbaren Risiken mindern.
16. Endgültiges Exportlot bilden.
17. Vollständige Sorgfaltsakte vorbereiten.
18. Erforderliche Erklärung einreichen.
19. Referenz mit Zoll- und Versandunterlagen verbinden.
20. Vollständiges Nachweispaket aufbewahren.

Kommerzielle Vorteile einer starken Rückverfolgbarkeit

Ein zuverlässiges Rückverfolgbarkeitssystem ist nicht nur ein Compliance-Kostenfaktor. Es kann einen kommerziellen Mehrwert schaffen, indem es die Herkunftstransparenz verbessert, Dokumentenverzögerungen reduziert und Käufern die Verwaltung regulatorischer Risiken erleichtert.

Ein vorbereiteter Exporteur kann anbieten:

• Rückverfolgbaren kommerziellen Robusta
• Arabica mit Rückverfolgbarkeit bis zur Farm
• Fine-Robusta-Microlots
• Physisch getrennte Regionallots
• Zertifizierten Kaffee mit unterstützenden EUDR-Daten
• Private-Label-Röstkaffee
• Dokumentierte Espressomischungen
• Rückverfolgbare Lieferketten für löslichen Kaffee

Exporteure, die Produkte für europäische Kunden vorbereiten, können strukturierte Leistungen für Kaffeeexport, Rückverfolgbarkeit und Dokumentation nutzen.

Abschließende Bewertung

Die EUDR-Rückverfolgbarkeit von Kaffee verlangt eine lückenlose und überprüfbare Verbindung zwischen dem in Europa verkauften Kaffee und jeder Produktionsfläche, die zu diesem Produkt beigetragen hat. Das System muss Geolokalisierung, Produktionszeitraum, Lieferantenidentität, Legalitätsnachweise, Entwaldungsprüfung, Lotbewegungen, Verarbeitungsaufzeichnungen, Mengen und Sorgfaltsreferenzen erhalten.

Herkunftsangaben auf Länder-, Provinz- oder Kooperativenebene sind nicht ausreichend, wenn die tatsächlichen Produktionsflächen nicht identifiziert werden können. Eine Einstufung des Produktionslandes als niedriges Risiko kann Teile der Sorgfaltsprüfung vereinfachen, beseitigt aber weder die Flächenkartierung noch den Nachweis der legalen Produktion oder die produktbezogene Rückverfolgbarkeit.

Unternehmen sollten die Rückverfolgbarkeit einrichten, bevor Sammlung und Verarbeitung beginnen. Der Versuch, die Lieferkette erst nach Bildung des Exportlots zu rekonstruieren, erhöht das Risiko unvollständiger Daten, undokumentierter Vermischung, verzögerter Zollabfertigung und Ablehnung durch den Käufer.

Unternehmen, die vietnamesischen Rohkaffee, Röstkaffee oder verarbeitete Kaffeeprodukte mit eindeutig definierten Rückverfolgbarkeitsanforderungen suchen, können eine individuelle Großhandelsanfrage für Kaffee mit Produkt, Ursprung, Menge, Aufbereitung, Zielmarkt, Verpackung und erforderlichen EUDR-Daten senden.