Requisiti EUDR di tracciabilità del caffè spiegati

I requisiti EUDR di tracciabilità del caffè impongono che ogni prodotto interessato immesso sul mercato dell’Unione Europea o esportato dall’UE rimanga collegato alle parcelle nelle quali il caffè è stato coltivato, al periodo di produzione, ai fornitori coinvolti e alle prove che dimostrano una produzione legale e priva di deforestazione. Non è sufficiente indicare soltanto il Paese, la provincia, la cooperativa, il magazzino o l’esportatore. L’operatore responsabile deve poter seguire il caffè lungo ogni fase della filiera e collegare il lotto commerciale finale a tutte le parcelle produttive che vi hanno contribuito.

Il Regolamento dell’Unione Europea sui prodotti a deforestazione zero, comunemente denominato EUDR, riguarda il caffè insieme a bovini, cacao, palma da olio, gomma, soia e legno, oltre a determinati prodotti derivati elencati nell’Allegato I tramite i relativi codici doganali. Per esportatori, importatori, torrefazioni e produttori private label, la sfida pratica consiste nel creare una catena di informazioni continua e verificabile dalla registrazione dell’agricoltore fino allo sdoganamento e alla distribuzione del prodotto finito.

Che cosa significa tracciabilità EUDR del caffè?

La tracciabilità EUDR significa che un’impresa può identificare dove e quando il caffè è stato prodotto, chi lo ha fornito, come è stato raccolto e trasformato, quali lotti sono stati divisi o aggregati e quale spedizione finale contiene il prodotto risultante.

Una catena completa può comprendere:

1. Registrazione dell’agricoltore
2. Identificazione dell’azienda agricola
3. Identificazione della parcella produttiva
4. Raccolta dei dati di geolocalizzazione
5. Registrazione della raccolta e del periodo di produzione
6. Consegna a un raccoglitore o a una cooperativa
7. Ingresso di ciliegie, frutti secchi o caffè pergamino
8. Lavorazione presso wet mill o dry mill
9. Pulizia, classificazione e selezione
10. Stoccaggio
11. Formazione del lotto di esportazione
12. Caricamento del container
13. Ricevimento da parte dell’importatore europeo
14. Tostatura, miscelazione o trasformazione successiva
15. Distribuzione ai clienti a valle

Ogni fase deve mantenere il collegamento con quella precedente. Quando un lotto viene lavorato, diviso, unito o riconfezionato, i nuovi registri devono identificare sia i lotti in entrata sia quelli risultanti in uscita.

Perché è richiesta la tracciabilità a livello di parcella?

L’EUDR deve permettere di verificare se il caffè è stato prodotto su terreni non soggetti a deforestazione vietata dopo il 31 dicembre 2020. Questa valutazione non può essere effettuata utilizzando soltanto la posizione di una fabbrica, di un magazzino, di un esportatore o di un ufficio regionale. È necessaria la posizione geografica effettiva del terreno sul quale il caffè è stato coltivato.

La tracciabilità a livello di parcella sostiene tre requisiti principali:

• Verifica dello stato a deforestazione zero
• Verifica della conformità alla legislazione locale pertinente
• Collegamento del prodotto commerciale con le prove utilizzate nella dovuta diligenza

Se un lotto finale contiene caffè proveniente da venti aziende agricole, il sistema deve identificare tutte le parcelle delle venti aziende. Un campione di produttori selezionati non può rappresentare fonti non documentate incluse nella stessa spedizione.

Date di applicazione dell’EUDR

Secondo il calendario normativo vigente, i principali obblighi EUDR si applicano dal 30 dicembre 2026 agli operatori grandi e medi. Per le imprese micro e piccole che soddisfano i criteri previsti si applica generalmente la data successiva del 30 giugno 2027.

Queste date non devono essere confuse con la data limite relativa alla deforestazione. La data di applicazione stabilisce quando gli obblighi diventano effettivi per l’impresa, mentre il 31 dicembre 2020 determina se il terreno produttivo può essere considerato ammissibile.

Quali prodotti di caffè richiedono tracciabilità?

L’EUDR si applica ai prodotti identificati nell’Allegato I tramite i relativi codici doganali. Le principali forme di caffè verde e tostato rientrano nel campo centrale del Regolamento. La classificazione deve essere verificata utilizzando il codice doganale esatto, non soltanto il nome commerciale.

I prodotti che richiedono particolare attenzione comprendono:

• Caffè verde in grani
• Caffè tostato in grani
• Caffè tostato macinato
• Caffè decaffeinato
• Caffè solubile o instant
• Estratti e concentrati di caffè
• Caffè tre in uno
• Bevande composte contenenti caffè
• Prodotti private label
• Campioni destinati a vendita, prova o analisi

Le imprese devono verificare la versione dell’Allegato I e le regole transitorie applicabili al momento della spedizione, soprattutto per prodotti trasformati, composti o aggiunti successivamente al campo normativo.

Chi deve mantenere il sistema di tracciabilità?

La responsabilità legale principale ricade normalmente sull’operatore che immette per la prima volta il prodotto interessato sul mercato dell’UE o che lo esporta dall’Unione. Nelle operazioni di importazione, si tratta spesso della prima impresa stabilita nell’UE che rende disponibile il caffè sul mercato europeo.

La tracciabilità non può però essere creata soltanto dall’importatore. I dati devono essere generati, conservati e trasmessi lungo l’intera filiera di origine. Le responsabilità possono essere distribuite tra:

• Agricoltori
• Gruppi di produttori
• Raccoglitori
• Cooperative
• Wet mill
• Dry mill
• Magazzini
• Esportatori
• Importatori
• Torrefazioni
• Produttori private label
• Commercianti a valle

Un esportatore situato fuori dall’UE può non essere l’operatore europeo legalmente responsabile, ma deve fornire all’importatore i dati relativi a produttori, parcelle, quantità, lotti e trasformazioni. Un fornitore che non dispone di informazioni affidabili può risultare inadatto ai programmi destinati al mercato europeo anche quando il caffè presenta un’elevata qualità.

Informazioni fondamentali per la tracciabilità

Il fascicolo deve identificare sia il prodotto fisico sia i soggetti della filiera collegati ad esso.

Le informazioni principali comprendono:

• Nome commerciale del prodotto
• Descrizione del prodotto
• Codice doganale
• Quantità netta
• Paese di produzione
• Provincia, regione o distretto
• Identificativo dell’agricoltore
• Identificativo dell’azienda agricola
• Identificativo della parcella
• Geolocalizzazione della parcella
• Superficie produttiva
• Data o periodo di produzione
• Nome e contatti del fornitore
• Informazioni sui clienti a valle quando richieste
• Registri della raccolta
• Codici di lotto
• Codici dei batch di trasformazione
• Movimenti di magazzino
• Dati del container e del sigillo
• Prove dell’assenza di deforestazione
• Prove della produzione legale

Nomi, codici identificativi e numeri di lotto devono essere utilizzati in modo coerente in database, contratti, certificati, registri di magazzino, documenti qualitativi e documenti di spedizione.

Geolocalizzazione delle parcelle produttive

La geolocalizzazione identifica il terreno nel quale il caffè è stato prodotto. Per le superfici più piccole possono essere utilizzate coordinate di latitudine e longitudine. Per le parcelle di caffè superiori a quattro ettari è generalmente richiesto un poligono che descriva l’intero confine.

Un registro adeguato può contenere:

• Latitudine e longitudine
• Coordinate poligonali quando richieste
• Sistema di riferimento delle coordinate
• Superficie della parcella
• Codici dell’agricoltore e dell’azienda
• Data della mappatura
• Metodo di raccolta dei dati
• Persona o organizzazione responsabile
• Prova del collegamento tra produttore e terreno

Le coordinate devono riferirsi alla parcella produttiva e non alla casa dell’agricoltore, alla sede della cooperativa, al magazzino, allo stabilimento o al villaggio più vicino.

Coordinate puntuali e poligoni

Errori comuni nei dati geografici

Dati errati possono compromettere la valutazione del rischio o causare ritardi nella preparazione della dichiarazione di dovuta diligenza.

Gli errori più frequenti comprendono:

• Latitudine e longitudine invertite
• Segno negativo mancante
• Coordinate situate in un altro Paese
• Coordinate posizionate nel mare
• Coordinate del magazzino copiate per tutti gli agricoltori
• Coordinate identiche per aziende non collegate
• Poligoni che si intersecano
• Poligoni che coprono un intero villaggio
• Unità di misura della superficie errata
• Coordinate raccolte presso l’abitazione del produttore
• Assenza di collegamento documentato tra terreno e agricoltore

I controlli automatici possono individuare molti errori evidenti, ma le parcelle insolite o contraddittorie devono essere esaminate anche manualmente.

Periodo di produzione e annata

Il sistema deve indicare quando il caffè è stato prodotto. A seconda della filiera, il dato può essere registrato come data della raccolta, intervallo di raccolta, annata o altro periodo sufficientemente preciso.

Il periodo dichiarato dovrebbe essere coerente con:

• Calendario regionale della raccolta
• Registri dell’azienda agricola
• Date di consegna delle ciliegie
• Acquisti del caffè pergamino
• Date di essiccazione
• Date di lavorazione
• Ingresso in magazzino
• Data di esportazione

Una sequenza impossibile, come l’ingresso del caffè verde in magazzino prima del periodo di raccolta dichiarato, deve essere investigata.

Tracciabilità e data limite del 31 dicembre 2020

I dati delle parcelle devono permettere all’operatore di valutare se il terreno sia stato interessato da deforestazione vietata dopo il 31 dicembre 2020. Una piantagione stabilita prima della data limite può continuare a produrre quando sono soddisfatte le altre condizioni legali.

Le fonti utilizzabili comprendono:

• Immagini satellitari storiche
• Dati sulla copertura del suolo
• Mappe forestali ufficiali
• Registrazioni agricole storiche
• Registri di impianto
• Precedenti rilievi geografici
• Fotografie datate
• Documenti agricoli locali
• Valutazioni indipendenti dell’uso del terreno

Un fascicolo solido non dovrebbe dipendere ciecamente da una singola mappa. Devono essere considerate risoluzione delle immagini, nuvole, alberi da ombra, variazioni stagionali e caratteristiche del paesaggio locale.

Tracciabilità e produzione legale

Il caffè conforme deve essere sia a deforestazione zero sia prodotto nel rispetto della legislazione pertinente del Paese di origine. Il fascicolo deve quindi collegare ogni parcella e fornitore con prove legali adeguate.

Le aree normative rilevanti possono comprendere:

• Diritti di utilizzo del terreno
• Diritti di proprietà o locazione
• Norme ambientali
• Legislazione forestale
• Restrizioni di conservazione
• Diritti di terzi
• Norme sul lavoro
• Diritti umani protetti dalla legge nazionale
• Diritti dei popoli indigeni e delle comunità locali
• Requisiti fiscali e commerciali
• Normativa doganale
• Norme anticorruzione

Il documento corretto dipende dal sistema giuridico del Paese. Un diritto di utilizzo legalmente riconosciuto può essere sufficiente anche quando l’agricoltore non possiede un titolo di proprietà privata di tipo europeo.

Esempi di documenti legali

• Certificato di diritto d’uso del terreno
• Contratto di locazione
• Registrazione dell’azienda agricola
• Documento di appartenenza alla cooperativa
• Autorizzazione locale alla produzione
• Registrazione fiscale
• Permesso ambientale quando richiesto
• Documenti relativi a diritti consuetudinari riconosciuti
• Registri del personale
• Registri di fertilizzanti, fitofarmaci e altri input
• Dichiarazioni del fornitore sostenute da prove verificabili

Una dichiarazione del fornitore può sostenere il fascicolo, ma non dovrebbe essere considerata sufficiente quando l’affermazione sottostante non può essere controllata.

Identificativi unici per agricoltori, aziende e parcelle

Ogni agricoltore, azienda e parcella dovrebbe possedere un identificativo stabile. I nomi non sono sufficienti perché più persone possono avere lo stesso nome e le traslitterazioni o le grafie possono cambiare.

Un sistema strutturato può utilizzare:

• Farmer ID
• Farm ID
• Plot ID
• Cooperative ID
• Collector ID
• Harvest Delivery ID
• Processing Batch ID
• Warehouse Lot ID
• Export Lot ID

Gli identificativi dovrebbero restare coerenti tra le annate. Quando un’informazione cambia, il dato precedente deve essere conservato e l’aggiornamento documentato invece di sostituire silenziosamente lo storico.

Requisiti di codifica dei lotti

Il codice di un lotto tracciabile deve identificare il caffè durante raccolta, lavorazione, stoccaggio ed esportazione. Non deve necessariamente mostrare ogni dettaglio, ma il sistema deve permettere di recuperare tutti i documenti collegati.

Il codice può essere associato a:

• Origine
• Gruppo di produttori
• Annata
• Metodo di lavorazione
• Periodo di raccolta
• Stabilimento
• Magazzino
• Grado qualitativo
• Batch di esportazione

Un numero non deve essere riutilizzato per caffè indipendente. Quando il lotto viene diviso, quelli derivati devono rimanere collegati al lotto originario. Quando più lotti vengono uniti, il nuovo lotto deve identificare tutti gli input.

Aggregazione del caffè dei piccoli produttori

L’EUDR non vieta la combinazione di caffè proveniente da numerose piccole aziende. L’aggregazione è possibile quando ogni produttore e ogni parcella contribuente sono stati identificati e hanno superato i controlli richiesti.

Prima della miscelazione, raccoglitore, cooperativa o impianto dovrebbero confermare:

• L’agricoltore è registrato.
• La parcella contribuente è identificata.
• La geolocalizzazione è valida.
• Il periodo produttivo è documentato.
• La verifica della deforestazione è stata completata.
• Le prove di legalità sono disponibili.
• Il produttore non è sospeso.
• La quantità consegnata è plausibile.
• Il codice del lotto viene assegnato prima della miscelazione.

Quando caffè non documentato viene aggiunto a un lotto che non può più essere separato, lo stato EUDR dell’intero lotto può essere compromesso.

Segregazione fisica

La separazione fisica rappresenta generalmente l’approccio più sicuro per il caffè destinato alle filiere regolamentate. Impedisce che il prodotto verificato venga mescolato con merce di origine sconosciuta, incompleta o respinta.

La segregazione può essere mantenuta mediante:

• Sacchi chiaramente etichettati
• Pallet separati
• Contenitori o silos dedicati
• Aree di magazzino contrassegnate
• Programmi di lavorazione separati
• Pulizia tra i cicli produttivi
• Trasferimenti controllati
• Accesso limitato ai lotti sospesi

I registri digitali sono affidabili soltanto quando corrispondono al caffè fisicamente immagazzinato e lavorato.

È possibile utilizzare il bilancio di massa?

La contabilità delle quantità è necessaria, ma un bilancio di massa esclusivamente amministrativo non può sostituire la tracciabilità a livello di parcella quando il prodotto fisico non può più essere collegato alle fonti conformi dichiarate.

Un sistema adeguato deve dimostrare che:

• Le parcelle contribuenti sono conosciute.
• Il caffè è entrato attraverso consegne documentate.
• La quantità ricevuta è stata registrata.
• L’output di lavorazione è plausibile.
• Il lotto finale deriva dagli input documentati.
• Caffè sconosciuto non è stato sostituito nel lotto.

La contabilità deve sostenere l’identità fisica del prodotto e non sostituirla.

Riconciliazione delle quantità

La riconciliazione aiuta a rilevare miscelazioni non dichiarate e volumi impossibili. Un’azienda o una cooperativa non dovrebbe fornire più caffè tracciabile di quanto possa ragionevolmente produrre o ricevere.

Il controllo può confrontare:

• Superficie mappata
• Resa prevista
• Raccolto registrato
• Ciliegie consegnate
• Produzione di pergamino o frutti secchi
• Resa in caffè verde
• Perdite di trasformazione
• Scorte di magazzino
• Quantità esportata

Se un gruppo mappato può produrre realisticamente 100 tonnellate ma i registri indicano 170 tonnellate di caffè pronto per l’EUDR, la differenza deve essere investigata prima della spedizione.

Tracciabilità durante la lavorazione

Il caffè può essere spolpato, fermentato, lavato, essiccato, decorticato, lucidato, classificato, selezionato per colore, tostato, macinato, decaffeinato, estratto o miscelato. Ogni trasformazione deve mantenere il collegamento tra input e output.

I registri dovrebbero comprendere:

• Codici dei lotti in entrata
• Quantità in entrata
• Data della lavorazione
• Metodo utilizzato
• Macchina o linea di produzione
• Codici dei lotti in uscita
• Quantità in uscita
• Perdite di lavorazione
• Sottoprodotti
• Registri di pulizia tra i lotti

Una miscela composta da caffè di più regioni deve conservare i dati di tracciabilità di tutte le origini partecipanti.

Tracciabilità del caffè verde

Nel caffè verde, la catena inizia normalmente nell’azienda agricola e continua attraverso raccolta di ciliegie, frutti secchi o pergamino, dry mill, preparazione qualitativa, magazzino ed esportazione.

Il fascicolo può comprendere:

• Registro di agricoltori e parcelle
• File di geolocalizzazione
• Registri della raccolta
• Ricevute di consegna
• Registri dei raccoglitori
• Registri di lavorazione
• Registri del dry mill
• Movimenti di magazzino
• Rapporti di controllo qualità
• Packing list
• Fattura commerciale
• Numero del container
• Numero del sigillo

Tracciabilità del caffè tostato

La tostatura non elimina l’obbligo quando il prodotto rientra nel campo EUDR. La torrefazione deve identificare i lotti conformi di caffè verde utilizzati in ogni batch.

I registri importanti comprendono:

• Lotti verdi in entrata
• Data della tostatura
• Codice del batch di tostatura
• Formula della miscela
• Pesi in entrata e in uscita
• Lotto del prodotto finito
• Batch di confezionamento
• Registri di distribuzione

La produzione private label non interrompe la catena. Il prodotto retail deve restare collegato alle fonti di caffè verde anche quando è venduto con il marchio del cliente.

Tracciabilità del caffè solubile

La filiera del caffè solubile può essere più complessa perché il caffè verde viene miscelato, tostato, estratto, concentrato, essiccato e agglomerato prima del confezionamento.

Il produttore dovrebbe collegare:

• Lotti di origine del caffè verde
• Batch di tostatura
• Batch di estrazione
• Resa dell’estrazione
• Registri di concentrazione
• Batch di essiccazione spray o freeze-dried
• Batch di agglomerazione
• Lotti del prodotto solubile finito
• Batch di confezionamento

Nel caffè tre in uno, la componente di caffè deve rimanere collegata al prodotto finale nonostante la presenza di zucchero, creamer o altri ingredienti.

Valutazione iniziale dei fornitori

La capacità di tracciabilità dovrebbe essere verificata prima dell’approvazione del fornitore. Un semplice questionario non è sufficiente quando l’impresa non può dimostrare il funzionamento effettivo del proprio sistema.

La valutazione può esaminare:

• Procedura di registrazione degli agricoltori
• Metodo di mappatura delle parcelle
• Validazione della geolocalizzazione
• Controllo della deforestazione
• Raccolta dei documenti legali
• Codifica dei lotti
• Segregazione fisica
• Controlli quantitativi
• Gestione del magazzino
• Audit interni
• Azioni correttive
• Controlli di sicurezza dei dati

Le imprese che acquistano da diverse regioni del Vietnam possono utilizzare la conoscenza delle origini e strutture produttive del caffè vietnamita per progettare controlli adeguati alle diverse aree.

Contratti con i fornitori

Gli accordi di fornitura dovrebbero definire chiaramente le responsabilità di agricoltori, cooperative, trasformatori ed esportatori.

Le clausole utili includono:

• Accuratezza dei dati aziendali e fondiari
• Geolocalizzazione corretta
• Divieto di miscelazione non documentata
• Garanzia di assenza di deforestazione
• Garanzia di produzione legale
• Notifica di cambiamenti nell’uso del terreno
• Notifica di cambiamenti dei fornitori
• Accesso ai registri
• Diritti di audit
• Riconciliazione delle quantità
• Periodo di conservazione dei dati
• Azioni correttive
• Rifiuto o sostituzione del lotto
• Responsabilità per informazioni false

Le clausole non sostituiscono la dovuta diligenza, ma possono definire responsabilità e rimedi quando le informazioni risultano inesatte.

Validazione dei dati prima della spedizione

I dati devono essere controllati prima della preparazione del fascicolo finale.

Le verifiche possono comprendere:

• Coordinate all’interno del Paese dichiarato
• Coerenza con provincia o distretto
• Geometria valida dei poligoni
• Superficie plausibile
• Identificativi unici degli agricoltori
• Nomi coerenti tra i documenti
• Date compatibili con la stagione di raccolta
• Quantità compatibili con la capacità produttiva
• Riconciliazione di input e output
• Esclusione delle aziende sospese
• Documenti legali riferiti al produttore o utilizzatore dichiarato

La validazione dovrebbe essere completata prima dell’aggregazione e non soltanto durante la preparazione dei documenti doganali.

Classificazione del rischio dei Paesi

La Commissione Europea classifica i Paesi o parti di essi come a rischio basso, standard o alto. La classificazione influenza la procedura di dovuta diligenza e l’intensità dei controlli, ma non elimina l’obbligo fondamentale di tracciabilità.

Classificazione EUDR del Vietnam

Il Vietnam è attualmente classificato nel sistema EUDR come Paese a basso rischio. Questo può permettere una procedura semplificata per le filiere vietnamite che soddisfano le condizioni previste.

La classificazione non elimina però l’identificazione delle parcelle, la raccolta dei dati geografici, la registrazione del periodo produttivo, la verifica della legalità e la tracciabilità del prodotto.

Quando esistono segnali di documenti falsi, miscelazione sconosciuta, uso illegale del terreno o possibile deforestazione, l’operatore deve indagare e non può affidarsi esclusivamente allo status del Paese.

Valutazione del rischio e tracciabilità

Quando è richiesta la dovuta diligenza completa, i dati di tracciabilità costituiscono la base della valutazione del rischio.

L’operatore può esaminare:

• Affidabilità della geolocalizzazione
• Presenza di foreste vicino alle parcelle
• Modelli regionali di deforestazione
• Conflitti sui diritti fondiari
• Coerenza dei documenti legali
• Complessità della filiera
• Rischio di miscelazione
• Storia del fornitore
• Anomalie quantitative
• Segnalazioni motivate di terzi
• Precedenti problemi di conformità

La valutazione deve spiegare perché le prove disponibili giustificano la conclusione di rischio nullo o trascurabile.

Mitigazione del rischio

Quando lacune nella tracciabilità o altre anomalie generano un rischio superiore al livello trascurabile, devono essere risolte prima dell’immissione del prodotto sul mercato.

Le azioni possibili comprendono:

• Richiedere i documenti mancanti
• Correggere le coordinate
• Mappare nuovamente le parcelle
• Ottenere immagini satellitari migliori
• Effettuare ispezioni sul campo
• Utilizzare audit indipendenti
• Separare le aziende dubbie
• Ricontrollare la capacità produttiva
• Sospendere il fornitore
• Rifiutare il lotto interessato

Un certificato generale di sostenibilità risolve un problema specifico soltanto quando fornisce realmente le informazioni mancanti e verificabili.

Il Sistema informativo EUDR

L’operatore responsabile deve utilizzare il Sistema informativo EUDR per presentare la dichiarazione richiesta prima di immettere il prodotto sul mercato europeo o esportarlo dall’Unione.

La dichiarazione collega informazioni quali:

• Identità dell’operatore
• Classificazione del prodotto
• Quantità
• Paese di produzione
• Geolocalizzazione
• Periodo produttivo
• Conferma della dovuta diligenza completata

Il numero di riferimento risultante deve restare collegato alla corretta spedizione, quantità, categoria di prodotto e documentazione di supporto.

Numeri di riferimento della dovuta diligenza

Un numero di riferimento non crea automaticamente conformità. Deve riferirsi al caffè corretto e alle prove corrispondenti.

La referenza dovrebbe essere collegata a:

• Operatore responsabile
• Codice del prodotto
• Quantità coperta
• Spedizione o batch
• Parcelle contribuenti
• Dichiarazione doganale
• Fascicolo sottostante

L’utilizzo di una referenza appartenente a un’altra spedizione, fornitore o prodotto può indicare una dichiarazione inesatta o un tentativo di elusione.

Dichiarazioni semplificate

Il quadro aggiornato prevede dichiarazioni semplificate per alcuni operatori primari micro o piccoli ammissibili in Paesi a basso rischio quando immettono sul mercato o esportano prodotti coltivati o raccolti direttamente su parcelle identificate.

La semplificazione riduce gli adempimenti ripetitivi, ma non permette una produzione anonima. L’operatore e le parcelle devono continuare a essere identificati e il relativo riferimento deve essere trasmesso lungo la filiera quando richiesto.

Tracciabilità a valle

Le imprese a valle possono fare affidamento sulle informazioni e sulle referenze fornite dagli operatori responsabili a monte nelle condizioni applicabili alla loro posizione e dimensione. Devono comunque mantenere un collegamento chiaro tra il caffè acquistato e i riferimenti ricevuti.

I registri a valle possono comprendere:

• Nome del fornitore
• Fattura di acquisto
• Codice del lotto in entrata
• Referenza EUDR a monte
• Quantità ricevuta
• Registri di trasformazione o rivendita
• Informazioni sul cliente
• Codice del lotto in uscita

Una stessa referenza non deve essere collegata a prodotti o quantità indipendenti.

Tracciabilità e sdoganamento

Le informazioni EUDR devono essere disponibili durante il procedimento doganale. Dichiarazione doganale, fattura commerciale, packing list e referenza devono descrivere lo stesso prodotto e la stessa quantità.

Le differenze che possono causare ritardi comprendono:

• Nomi societari differenti
• Codici prodotto differenti
• Numeri di lotto differenti
• Quantità discordanti
• Paesi di produzione differenti
• Referenza appartenente a un’altra spedizione
• Modifiche successive alla presentazione della dichiarazione

Controlli di tracciabilità nel magazzino

Il magazzino deve identificare la posizione di ogni lotto destinato all’EUDR e registrare ogni movimento.

Le buone pratiche comprendono:

• Etichette uniche
• Aree di stoccaggio chiaramente segnate
• Identificazione di pallet o silos
• Trasferimenti controllati
• Sostituzione dei sacchi documentata
• Pulizia tra i lotti
• Riconciliazione delle scorte
• Accesso limitato ai lotti respinti
• Inventari fisici periodici

Un inventario digitale non è affidabile quando il prodotto fisico non mantiene la stessa separazione.

Tracciabilità durante il caricamento del container

L’esportatore deve confermare che il lotto corretto venga caricato nel container corretto.

I registri possono includere:

• Codice del lotto di esportazione
• Numero di sacchi
• Peso netto e lordo
• Numero del container
• Numero del sigillo
• Data del caricamento
• Fotografie
• Ispezione del container
• Approvazione del personale autorizzato
• Confronto con la packing list

Quando il lotto cambia dopo la preparazione della dichiarazione, l’operatore deve stabilire se essa debba essere rivista o sostituita.

Qualità del caffè e tracciabilità EUDR

Conformità della tracciabilità e qualità del caffè sono requisiti distinti. Un lotto può essere interamente tracciato ma non rispettare umidità, difetti o profilo sensoriale. Un altro può avere una qualità eccellente ma documentazione delle parcelle insufficiente.

Gli acquirenti dovrebbero collegare i dati EUDR a:

• Specie
• Origine
• Annata
• Metodo di lavorazione
• Umidità
• Attività dell’acqua
• Distribuzione screen
• Numero di difetti
• Profilo di cupping
• Confezionamento

Questi controlli possono essere integrati mediante procedure documentate di qualità, tracciabilità e conformità del caffè.

Certificazione e tracciabilità

Le certificazioni biologiche, di sostenibilità, commercio equo o responsible sourcing possono sostenere la preparazione EUDR, ma non garantiscono automaticamente la conformità.

Un programma può fornire:

• Elenchi degli agricoltori
• Registri di controllo interno
• Rapporti di audit
• Informazioni sulla catena di custodia
• Registri di formazione
• Controlli ambientali

L’operatore deve comunque verificare geolocalizzazione, periodo produttivo, stato del terreno dopo il 2020, produzione legale e tracciabilità del prodotto.

Riservatezza dei dati

Coordinate, documenti fondiari e informazioni personali possono essere sensibili. Le imprese dovrebbero proteggerli mediante controllo degli accessi, archiviazione sicura, autorizzazioni, accordi di riservatezza e procedure documentate di condivisione.

La riservatezza non deve essere utilizzata per negare informazioni necessarie all’operatore responsabile o all’autorità competente. Un accesso controllato è preferibile alla cancellazione di dati essenziali.

Conservazione dei registri

I registri di tracciabilità e dovuta diligenza devono essere conservati generalmente per almeno cinque anni. I dati devono restare accessibili anche quando cambiano personale, software, esportatore o fornitore.

I registri possono comprendere:

• Dichiarazioni di dovuta diligenza
• File geografici
• Registri delle aziende e delle parcelle
• Valutazioni del rischio
• Misure di mitigazione
• Contratti dei fornitori
• Prove di legalità
• Analisi satellitari
• Rapporti di audit
• Registri dei lotti
• Riconciliazioni quantitative
• Documenti dei clienti e delle spedizioni

Il controllo delle versioni è importante perché confini, approvazioni dei fornitori e conclusioni di rischio possono cambiare.

Audit interni e test di tracciabilità

Le imprese dovrebbero verificare periodicamente se possono risalire da un lotto finito a tutte le parcelle contribuenti e da ogni parcella alle spedizioni interessate.

Un test può valutare:

• Tempo necessario per recuperare i documenti
• Completezza dei dati delle parcelle
• Coerenza delle informazioni sugli agricoltori
• Riconciliazione delle quantità
• Collegamenti di trasformazione
• Accuratezza del magazzino
• Registri di distribuzione
• Capacità di isolare la merce interessata

Gli errori devono generare azioni correttive, responsabilità assegnate e scadenze definite.

Errori comuni nella tracciabilità EUDR del caffè

• Fornire soltanto le coordinate della cooperativa
• Utilizzare una coordinata per molte aziende
• Non identificare tutte le parcelle contribuenti
• Non registrare il periodo produttivo
• Mescolare caffè mappato e non mappato
• Usare nomi degli agricoltori non coerenti
• Utilizzare numeri di lotto diversi nei documenti
• Non riconciliare le quantità
• Affidarsi esclusivamente alla certificazione
• Preparare i registri dopo la spedizione
• Non bloccare i fornitori sospesi
• Perdere la tracciabilità durante la trasformazione
• Usare una referenza per caffè non collegato
• Presumere che il basso rischio elimini gli obblighi a livello di parcella

Segnali di allarme per gli acquirenti

Un acquirente europeo dovrebbe approfondire quando:

• L’esportatore non può fornire la geolocalizzazione delle parcelle.
• Le stesse coordinate compaiono per aziende indipendenti.
• La superficie mappata non corrisponde alla quantità fornita.
• L’elenco degli agricoltori cambia senza spiegazione.
• Le date produttive non corrispondono alla stagione.
• L’esportatore non sa spiegare la separazione dei lotti.
• I documenti del terreno non identificano il produttore.
• Il lotto è stato aggregato prima della verifica.
• La tracciabilità termina presso cooperativa o magazzino.
• La referenza non può essere collegata alla spedizione.

Domande da porre a un fornitore

• Quali aziende e parcelle hanno prodotto il lotto?
• I dati sono coordinate puntuali o poligoni?
• Come sono state raccolte le coordinate?
• Come sono state validate?
• Quale periodo produttivo è collegato al lotto?
• Come è stata valutata la deforestazione dopo il 31 dicembre 2020?
• Quali prove di produzione legale sono disponibili?
• Come vengono identificati produttori e parcelle?
• Come vengono codificati i lotti?
• Il caffè è fisicamente segregato?
• Come vengono collegati input e output di lavorazione?
• Come vengono riconciliate le quantità?
• Il lotto di esportazione può essere ricondotto a tutte le parcelle?
• Quale referenza EUDR accompagnerà la spedizione?

Checklist di tracciabilità EUDR del caffè

• Codice doganale confermato
• Data di applicazione confermata
• Operatore europeo responsabile identificato
• Paese di produzione confermato
• Tutti gli agricoltori registrati
• Tutte le parcelle identificate
• Geolocalizzazione validata
• Superficie registrata
• Periodo produttivo registrato
• Valutazione della deforestazione completata
• Prove di legalità esaminate
• Codici di agricoltore, azienda e parcella assegnati
• Codifica dei lotti stabilita
• Miscelazione sconosciuta impedita
• Quantità riconciliate
• Trasformazioni documentate
• Movimenti di magazzino registrati
• Composizione del lotto di esportazione confermata
• Dichiarazione presentata
• Referenza collegata ai documenti doganali
• Registri conservati per almeno cinque anni

Procedura di implementazione raccomandata

1. Verificare che il prodotto rientri nel campo EUDR applicabile.
2. Identificare l’operatore europeo responsabile.
3. Mappare la filiera di origine.
4. Registrare tutti gli agricoltori, le aziende e le parcelle.
5. Raccogliere e validare la geolocalizzazione.
6. Registrare il periodo di produzione.
7. Valutare lo stato del terreno rispetto al 31 dicembre 2020.
8. Raccogliere le prove della produzione legale.
9. Creare identificativi unici.
10. Approvare i fornitori prima dell’aggregazione.
11. Separare fisicamente il caffè verificato.
12. Registrare ogni trasformazione.
13. Riconciliare le quantità lungo tutta la filiera.
14. Completare la valutazione del rischio necessaria.
15. Mitigare ogni rischio non trascurabile.
16. Formare il lotto finale di esportazione.
17. Preparare il fascicolo completo.
18. Presentare la dichiarazione richiesta.
19. Collegare la referenza ai documenti doganali e di spedizione.
20. Conservare tutte le prove.

Vantaggi commerciali di una tracciabilità solida

Un sistema affidabile non rappresenta soltanto un costo di conformità. Può creare valore migliorando la trasparenza dell’origine, riducendo ritardi documentali e aiutando gli acquirenti a gestire il rischio normativo.

Un esportatore preparato può offrire:

• Robusta commerciale tracciabile
• Arabica tracciabile fino alla fattoria
• Micro-lotti Fine Robusta
• Lotti regionali fisicamente separati
• Caffè certificato con dati EUDR
• Caffè tostato private label
• Miscele espresso documentate
• Filiere tracciabili di caffè solubile

Gli esportatori che preparano prodotti per clienti europei possono utilizzare servizi strutturati di esportazione, tracciabilità e documentazione del caffè.

Valutazione finale

I requisiti EUDR di tracciabilità del caffè richiedono un collegamento continuo e verificabile tra il prodotto venduto in Europa e ogni parcella che ha contribuito alla sua produzione. Il sistema deve conservare geolocalizzazione, periodo produttivo, identità dei fornitori, prove di legalità, valutazione della deforestazione, movimenti dei lotti, registri di trasformazione, quantità e riferimenti della dovuta diligenza.

Le informazioni a livello di Paese, provincia o cooperativa non sono sufficienti quando non è possibile identificare le vere parcelle produttive. La classificazione di un Paese a basso rischio può semplificare parte della procedura, ma non elimina la mappatura, le prove della produzione legale o la tracciabilità a livello di prodotto.

Le imprese dovrebbero costruire il sistema prima dell’inizio della raccolta e della lavorazione. Tentare di ricostruire la filiera soltanto dopo la formazione del lotto di esportazione aumenta il rischio di dati incompleti, miscelazioni non documentate, ritardi doganali e rifiuto da parte dell’acquirente.

Le imprese interessate a caffè vietnamita verde, tostato o trasformato con requisiti di tracciabilità chiaramente definiti possono inviare una richiesta personalizzata di caffè all’ingrosso indicando prodotto, origine, quantità, metodo di lavorazione, destinazione, confezionamento e dati EUDR necessari.