Dữ liệu định vị vùng trồng cà phê cho EUDR: Những điều người mua và nhà cung cấp cần biết

Dữ liệu định vị vùng trồng cà phê là nền tảng của khả năng truy xuất nguồn gốc theo EUDR vì nó kết nối từng lô hàng với chính xác các thửa đất nơi cà phê được sản xuất. Người mua không thể chứng minh cà phê không gây mất rừng nếu chỉ dựa vào tên quốc gia, tỉnh, hợp tác xã, trạm chế biến hoặc tuyên bố của nhà xuất khẩu. Chuỗi cung ứng phải lưu giữ thông tin vị trí sản xuất đủ chính xác, liên kết thông tin đó với lot liên quan và đánh giá liệu khu đất được xác định có bị mất rừng sau ngày giới hạn của quy định hay không.

Quy định Chống mất rừng của Liên minh châu Âu áp dụng đối với cà phê và một số sản phẩm cà phê được đưa vào thị trường EU hoặc xuất khẩu khỏi EU. Theo lịch trình hiện hành, phần lớn các nghĩa vụ chính được áp dụng từ ngày 30 tháng 12 năm 2026 đối với các operator lớn và vừa, và từ ngày 30 tháng 6 năm 2027 đối với các operator siêu nhỏ và nhỏ khác. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra văn bản pháp lý hiện hành, phạm vi sản phẩm chính xác trong Phụ lục I và tình trạng của mọi biện pháp triển khai hoặc được ủy quyền trước mỗi lô hàng.

Dữ liệu định vị vùng trồng cà phê theo EUDR là gì?

Dữ liệu geolocation xác định vị trí địa lý của thửa đất nơi cà phê liên quan được trồng. Theo quy định, vị trí được mô tả bằng tọa độ vĩ độ và kinh độ với ít nhất sáu chữ số thập phân.

Đối với thửa cà phê có diện tích lớn hơn bốn hecta, dữ liệu định vị thường được cung cấp dưới dạng polygon có đủ các điểm tọa độ để mô tả chu vi của thửa đất. Đối với thửa có diện tích từ bốn hecta trở xuống, có thể sử dụng ít nhất một điểm vĩ độ và kinh độ, mặc dù người mua có thể yêu cầu polygon cho cả các thửa nhỏ hơn như một phần của quy trình quản lý rủi ro nội bộ.

Vì sao người mua cần dữ liệu định vị trước khi mua cà phê?

Operator tại EU đưa cà phê hoặc sản phẩm cà phê thuộc phạm vi điều chỉnh ra thị trường phải thực hiện due diligence trước khi sản phẩm được đưa ra thị trường hoặc xuất khẩu. Thông tin geolocation là bắt buộc trong giai đoạn thu thập thông tin và phải có sẵn trước khi operator hoàn tất đánh giá rủi ro và nộp tuyên bố due diligence phù hợp.

Người mua cần dữ liệu định vị để:

• Xác định mọi thửa đất đóng góp cà phê vào lô hàng
• Kiểm tra khu đất có rừng hoặc bị mất rừng sau ngày giới hạn hay không
• Đánh giá rủi ro ở cấp quốc gia, khu vực, nhà cung cấp và thửa đất
• Xác minh cà phê được sản xuất hợp pháp
• Liên kết lot cà phê vật lý với hồ sơ sản xuất
• Phản hồi khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra
• Ngăn cà phê chưa được xác minh đi vào lot tuân thủ
• Hỗ trợ tuyên bố due diligence trong Hệ thống Thông tin EUDR
• Điều tra các quan ngại hoặc cáo buộc có căn cứ
• Lưu giữ bằng chứng phục vụ đánh giá và khiếu nại hợp đồng

Vì vậy, geolocation không chỉ là một hoạt động lập bản đồ. Đây là một phần của chuỗi bằng chứng kết nối sản phẩm, trang trại, thời gian sản xuất, nhà cung cấp, cơ sở chế biến, nhà xuất khẩu, lô hàng và tuyên bố due diligence.

Nhà cung cấp phải cung cấp những gì?

Nhà cung cấp cà phê nên cung cấp nhiều hơn một danh sách tọa độ. Người mua cần một bộ dữ liệu có cấu trúc giải thích thửa đất được lập bản đồ thuộc về ai, sản phẩm gì được trồng tại đó, được sản xuất khi nào, lot nào nhận cà phê và thông tin được thu thập bằng phương pháp nào.

Dữ liệu định vị bắt buộc đối với mọi thửa đóng góp vào lot

Nếu một lô hàng chứa cà phê được sản xuất trên nhiều thửa khác nhau, phải cung cấp geolocation của mọi thửa đóng góp. Tọa độ của hợp tác xã, kho nhà xuất khẩu hoặc trạm chế biến không thể thay thế tọa độ sản xuất của các trang trại.

Điều này đặc biệt quan trọng khi cà phê được tập hợp thông qua:

• Nhóm nông hộ
• Hợp tác xã
• Người thu gom tại địa phương
• Điểm thu mua
• Nhà máy chế biến ướt
• Nhà máy chế biến khô
• Kho khu vực
• Đơn vị gom hàng xuất khẩu

Nhà cung cấp phải duy trì mối liên kết giữa các lần giao hàng đầu vào của nông hộ và lot đầu ra. Nếu liên kết bị mất trong quá trình tập hợp, nhà xuất khẩu có thể sở hữu một danh sách dài các trang trại đã được lập bản đồ nhưng không thể chứng minh trang trại nào đã cung cấp cho lô hàng thực tế.

Tọa độ điểm và polygon

Một điểm xác định một vị trí nằm trong hoặc liên quan đến thửa đất. Polygon thể hiện ranh giới bên ngoài của khu sản xuất. Mặc dù một điểm có thể đáp ứng định nghĩa geolocation tối thiểu đối với thửa cà phê nhỏ hơn, polygon thường cung cấp bằng chứng mạnh hơn cho phân tích vệ tinh và xác minh việc sử dụng đất.

Người mua nên cân nhắc yêu cầu polygon khi:

• Trang trại nằm gần ranh giới rừng
• Thửa đất có nhiều mục đích sử dụng khác nhau
• Trang trại đã mở rộng theo thời gian
• Nhà sản xuất canh tác nhiều thửa liền kề
• Diện tích nhà cung cấp khai báo không phù hợp với sản lượng dự kiến
• Thửa nằm trong khu vực thu mua có rủi ro cao hơn
• Ảnh vệ tinh không thể được diễn giải đáng tin cậy từ một điểm duy nhất

Polygon phải đi theo ranh giới sản xuất thực tế. Không nên vẽ một hình vuông đơn giản quanh điểm trung tâm chỉ để đáp ứng yêu cầu định dạng tệp.

Độ chính xác tối thiểu của tọa độ

Tọa độ geolocation theo EUDR sử dụng ít nhất sáu chữ số thập phân. Nhà cung cấp nên tránh làm tròn tọa độ, xóa chữ số thập phân hoặc chuyển đổi dữ liệu nhiều lần giữa bảng tính, ứng dụng di động và hệ thống bản đồ.

Hồ sơ geolocation được kiểm soát nên lưu giữ:

• Tọa độ gốc được thu thập
• Hệ quy chiếu tọa độ
• Tọa độ nộp cuối cùng sau chuyển đổi nếu có
• Ngày và phương pháp thu thập
• Tệp bản đồ gốc
• Tệp cuối cùng đã được xác thực
• Hồ sơ mọi lần chỉnh sửa

Không được vô tình đảo vị trí vĩ độ và kinh độ. Kinh độ cũng phải giữ đúng giá trị dương hoặc âm. Những lỗi này có thể khiến một thửa cà phê tại Việt Nam bị hiển thị ở quốc gia khác, ngoài biển hoặc tại một vị trí hoàn toàn không liên quan.

Hệ tọa độ và chuẩn bị tệp dữ liệu

Các thiết bị di động, hệ thống địa chính và nền tảng GIS khác nhau có thể lưu tọa độ trong các hệ quy chiếu khác nhau. Trước khi nộp dữ liệu, nhà cung cấp hoặc người mua phải xác nhận tọa độ đã được chuyển đổi sang định dạng vĩ độ và kinh độ mà hệ thống liên quan yêu cầu.

Các định dạng làm việc phổ biến có thể gồm:

• Bảng tính có cấu trúc dành cho hồ sơ điểm
• Tệp CSV với cột vĩ độ và kinh độ riêng
• Tệp GeoJSON
• Tệp KML hoặc KMZ
• GIS shapefile
• Cổng thông tin nhà cung cấp riêng của người mua
• Hệ thống truy xuất tích hợp API

Tệp master thương mại phải tiếp tục được kiểm soát ngay cả khi dữ liệu được chuyển sang định dạng khác để sử dụng trong Hệ thống Thông tin EUDR. Việc chuyển đổi không bao giờ được làm mất ID thửa đất, tham chiếu nhà sản xuất hoặc mối liên kết với lot.

Điều gì tạo nên một polygon cà phê hợp lệ?

Một polygon sản xuất có thể sử dụng được phải:

• Khép kín chính xác, không có đường biên hở
• Có đủ điểm để thể hiện ranh giới thực tế
• Không tự cắt nhau
• Không bao gồm đường, công trình, khu dân cư hoặc trang trại lân cận không liên quan
• Không chồng lấn đáng kể với thửa của nhà sản xuất khác nếu không có giải thích
• Phù hợp với diện tích khai báo trong một mức dung sai hợp lý
• Nằm trong quốc gia và khu vực hành chính đã khai báo
• Thể hiện đất sản xuất cà phê, không phải nhà ở hoặc kho của nhà sản xuất

Một tệp hợp lệ về mặt kỹ thuật vẫn có thể chứa dữ liệu thương mại không chính xác. Vì vậy, xác thực hình học tự động phải được kết hợp với rà soát của nhà cung cấp, bằng chứng thực địa và đánh giá vệ tinh.

Ngày hoặc khoảng thời gian sản xuất

Hồ sơ geolocation phải được liên kết với ngày hoặc khoảng thời gian sản xuất. Đối với cà phê, điều này thường có nghĩa là kết nối thửa đất với mùa thu hoạch hoặc crop period liên quan.

Một hồ sơ sản xuất hữu ích có thể bao gồm:

• Ngày bắt đầu và kết thúc thu hoạch
• Crop year
• Ngày giao quả cà phê
• Ngày chế biến
• Ngày nhập kho
• Ngày phân bổ vào lot xuất khẩu

Thông tin thời gian sản xuất giúp phân biệt cà phê được thu hoạch từ cùng một thửa trong các mùa khác nhau và hỗ trợ điều tra khi ranh giới trang trại hoặc tình trạng sử dụng đất thay đổi.

Ngày giới hạn mất rừng 31 tháng 12 năm 2020

Cà phê thuộc phạm vi EUDR phải không gây mất rừng. Đối với hàng hóa nông nghiệp như cà phê, điều này yêu cầu bằng chứng cho thấy cà phê được sản xuất trên khu đất không bị mất rừng sau ngày 31 tháng 12 năm 2020.

Dữ liệu geolocation cho phép operator so sánh thửa sản xuất với thông tin lịch sử về độ che phủ đất. Việc đánh giá có thể sử dụng:

• Ảnh vệ tinh
• Sản phẩm viễn thám
• Bản đồ rừng của cơ quan nhà nước
• Hồ sơ địa chính và sử dụng đất
• Hồ sơ trang trại trong quá khứ
• Ảnh chụp thực địa
• Hệ thống giám sát của bên thứ ba
• Bộ dữ liệu không gian địa lý công khai hoặc tư nhân

Một bức ảnh hiện tại của trang trại cà phê không tự nó chứng minh khu đất không bị mất rừng sau ngày giới hạn. Cần có bằng chứng lịch sử.

Geolocation không tự chứng minh sự tuân thủ

Tọa độ cho biết cà phê được sản xuất ở đâu nhưng không tự động chứng minh sản phẩm tuân thủ EUDR. Operator còn phải đánh giá cà phê có không gây mất rừng và có được sản xuất phù hợp với pháp luật liên quan của quốc gia sản xuất hay không.

Các vấn đề pháp lý liên quan có thể bao gồm:

• Quyền sử dụng đất
• Yêu cầu môi trường
• Pháp luật liên quan đến rừng
• Quyền đất đai của bên thứ ba
• Quyền lao động
• Quyền con người được pháp luật áp dụng bảo vệ
• Quy định thuế, thương mại và hải quan
• Yêu cầu chống tham nhũng
• Sự đồng thuận tự nguyện, được thông báo trước và đầy đủ khi áp dụng theo khuôn khổ pháp lý liên quan

Người mua có thể tích hợp các hoạt động kiểm tra này vào hệ thống kiểm soát chất lượng, truy xuất nguồn gốc và tuân thủ cà phê rộng hơn.

Ai chịu trách nhiệm pháp lý đối với dữ liệu geolocation?

Operator nộp tuyên bố due diligence vẫn chịu trách nhiệm về sự tuân thủ của sản phẩm liên quan. Người mua có thể nhận tọa độ từ nhà cung cấp, hợp tác xã, nhà xuất khẩu, tư vấn hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bản đồ số, nhưng thuê ngoài việc thu thập dữ liệu không tự động chuyển giao trách nhiệm pháp lý.

Operator vì vậy nên xác minh:

• Ai đã thu thập tọa độ
• Người được lập bản đồ có quyền kiểm soát hoặc sản xuất trên thửa đất hay không
• Thửa đất có được kết nối với cà phê đã cung cấp hay không
• Tệp đã được xác thực kỹ thuật hay chưa
• Đánh giá sử dụng đất có bao phủ đúng khoảng thời gian hay không
• Mọi rủi ro được xác định đã được giảm thiểu hay chưa

Nhà cung cấp nên tránh cung cấp cho người mua các tọa độ chưa được xác minh được sao chép từ cơ sở dữ liệu chứng nhận cũ, bản đồ công khai hoặc hồ sơ trang trại không liên quan.

Người mua EU và nhà cung cấp ngoài EU

Một nhà xuất khẩu cà phê ngoài EU có thể không phải là bên nộp tuyên bố due diligence cho lô nhập khẩu vào EU, nhưng nhà xuất khẩu thường được kỳ vọng cung cấp bằng chứng sản xuất và truy xuất mà operator tại EU cần.

Nhà cung cấp ngoài EU nên sẵn sàng cung cấp:

• Geolocation đầy đủ của thửa đất
• Ngày sản xuất
• Danh tính nhà sản xuất và nhà cung cấp
• Truy xuất đến cấp lot
• Bằng chứng sàng lọc mất rừng
• Hồ sơ pháp lý
• Giải thích về rủi ro
• Dữ liệu chỉnh sửa khi phát hiện điểm không nhất quán

Nhà nhập khẩu không nên chờ đến khi container đang trên biển mới yêu cầu các hồ sơ này. Việc chấp thuận dữ liệu geolocation phải là một phần của quy trình đánh giá nhà cung cấp và phê duyệt lot.

Cơ chế đơn giản hóa cho primary operator siêu nhỏ và nhỏ

Các quy định EUDR hiện hành cung cấp một cơ chế đơn giản hóa cho một số primary operator siêu nhỏ hoặc nhỏ đủ điều kiện, được thành lập tại quốc gia được phân loại là rủi ro thấp và đưa ra thị trường hoặc xuất khẩu sản phẩm do chính họ sản xuất. Các operator này có thể sử dụng một tuyên bố đơn giản một lần và trong một số trường hợp được phép cung cấp địa chỉ bưu chính của thửa đất thay cho tọa độ geolocation.

Ngoại lệ này không nên được áp dụng rộng rãi cho mọi nông hộ nhỏ hoặc nhà cung cấp nhỏ. Doanh nghiệp phải đáp ứng định nghĩa pháp lý và mọi điều kiện liên quan. Người mua cần lập hồ sơ giải thích lý do cơ chế đơn giản hóa được áp dụng trước khi chấp nhận địa chỉ thay cho tọa độ.

Người mua thương mại vẫn có thể yêu cầu tọa độ ngay cả khi nhà sản xuất đủ điều kiện được phép sử dụng địa chỉ, đặc biệt khi:

• Địa chỉ không xác định rõ đất sản xuất
• Một địa chỉ bao phủ nhiều thửa phân tán
• Cà phê đi vào chuỗi cung ứng phối trộn
• Người mua cần xác minh vệ tinh
• Quy trình rủi ro nội bộ của người mua yêu cầu lập bản đồ thửa đất

Phân loại rủi ro quốc gia không loại bỏ yêu cầu truy xuất

Việc một quốc gia được phân loại rủi ro thấp có thể đơn giản hóa một số phần của quy trình đánh giá rủi ro, nhưng nhìn chung không loại bỏ yêu cầu phải biết cà phê được sản xuất ở đâu. Operator vẫn phải thu thập thông tin bắt buộc và xác lập rằng sản phẩm được kết nối với các khu sản xuất có thể nhận dạng.

Người mua nên tránh xem phân loại quốc gia rủi ro thấp là bằng chứng tự động rằng mọi nhà cung cấp, thửa đất và lot cà phê đều tuân thủ.

Cách lập bản đồ trang trại cà phê ngoài thực địa

Việc lập bản đồ trang trại có thể được thực hiện bằng thiết bị GPS cầm tay, điện thoại thông minh, máy tính bảng, phần mềm GIS, bản đồ địa chính hoặc kết hợp nhiều phương pháp.

Một quy trình thực địa có kiểm soát nên bao gồm:

1. Xác nhận danh tính nhà sản xuất.
2. Gán ID duy nhất cho trang trại và thửa đất.
3. Xác nhận mối quan hệ của nhà sản xuất với khu đất.
4. Đi bộ hoặc lập bản đồ theo ranh giới sản xuất cà phê thực tế.
5. Ghi nhận điểm hoặc polygon.
6. Ghi nhận diện tích sản xuất.
7. Ghi nhận loài, giống và thông tin trồng trọt.
8. Ghi nhận mục đích sử dụng đất lân cận và ranh giới rừng có thể quan sát.
9. Chụp ảnh hỗ trợ khi được phép.
10. Yêu cầu nhà sản xuất xác nhận ranh giới đã lập bản đồ.
11. Tải dữ liệu lên hệ thống được kiểm soát.
12. Thực hiện kiểm tra hình học và tính hợp lý.

Đội thực địa phải được hướng dẫn rõ về độ chính xác tọa độ, ranh giới thửa đất, quyền riêng tư dữ liệu và cách xử lý đất đang có tranh chấp.

Lập bản đồ chuỗi cung ứng cà phê Việt Nam

Chuỗi cung ứng cà phê Việt Nam thường gồm nhiều nông hộ nhỏ, người thu gom địa phương, hợp tác xã, cơ sở chế biến và kho khu vực. Vì vậy, số lượng trang trại liên quan đến một container xuất khẩu có thể rất lớn.

Việc lập bản đồ và truy xuất có thể đặc biệt khó khăn khi:

• Một hộ gia đình canh tác nhiều thửa nhỏ
• Các thửa được đăng ký dưới tên những thành viên gia đình khác nhau
• Nông hộ giao hàng qua người thu gom thay vì trực tiếp cho cơ sở chế biến
• Robusta và Arabica được xử lý qua các hệ thống khu vực khác nhau
• Cà phê được trồng xen với cây ăn quả hoặc cây trồng khác
• Ranh giới đất được người địa phương biết nhưng chưa được số hóa
• Địa chỉ chỉ xác định một thôn hoặc xã chứ không phải thửa sản xuất
• Tên được nhập khác nhau giữa cơ sở dữ liệu tiếng Việt và cơ sở dữ liệu không dấu

Người mua thu mua từ Việt Nam nên thiết kế quy trình geolocation dựa trên cấu trúc thực tế của chuỗi cung ứng thay vì kỳ vọng mọi nhà xuất khẩu đều vận hành theo mô hình một điền trang duy nhất. Các vùng trồng và xuất xứ cà phê chính của Việt Nam cũng có thể được sử dụng để tổ chức hồ sơ nhà cung cấp và thửa đất theo khu vực.

Mã nhận dạng duy nhất là yếu tố thiết yếu

Mỗi trang trại và thửa đất phải có mã nhận dạng duy nhất và ổn định. Chỉ sử dụng tên là không đáng tin cậy vì nhiều nông dân có thể trùng tên, tên có thể được viết khác nhau và quyền sở hữu hoặc kiểm soát vận hành có thể thay đổi.

Một cấu trúc mã thực tế có thể bao gồm:

• Mã quốc gia
• Mã tỉnh
• Mã nhà cung cấp
• Số nhà sản xuất
• Số trang trại
• Số thửa đất

Mã được sử dụng trong tệp geolocation phải khớp với hồ sơ thu mua, kho, chất lượng và lô hàng.

Truy xuất cấp lot và mass balance

Dữ liệu geolocation phải tiếp tục được kết nối với cà phê vật lý. Nhà cung cấp phải có khả năng giải thích cách số lượng cà phê di chuyển từ giao hàng tại trang trại, qua chế biến và bảo quản, đến lot xuất khẩu.

Truy xuất cấp lot có thể bao gồm:

• Phiếu giao quả hoặc parchment
• Biên nhận của nhà sản xuất
• Hồ sơ nhập tại điểm thu gom
• Hồ sơ batch chế biến
• Hồ sơ sản xuất của nhà máy chế biến khô
• Phiếu di chuyển kho
• Số bao
• Phân bổ container
• Đối chiếu số lượng

Kiểm tra năng suất và mass balance có thể phát hiện tình huống không hợp lý. Ví dụ, một trang trại hai hecta không nên liên tục được liên kết với số lượng vượt xa phạm vi sản xuất thực tế nếu không có giải thích.

Phối trộn cà phê từ nhiều thửa

Cà phê từ nhiều thửa tuân thủ có thể được phối trộn, nhưng operator phải lưu giữ thông tin bắt buộc của mọi thửa đóng góp. Trộn cà phê đã được lập bản đồ với cà phê có nguồn gốc không rõ hoặc chưa được xác minh có thể khiến toàn bộ lot không phù hợp với thị trường EU.

Nhà cung cấp nên triển khai biện pháp kiểm soát để ngăn:

• Cà phê chưa được lập bản đồ đi vào lot dành cho EUDR
• Cùng một số lượng được phân bổ trùng cho nhiều người mua
• Thửa không tuân thủ bị thay thế sau khi đã phê duyệt
• Việc chuyển kho làm mất liên kết với hồ sơ nhà sản xuất
• Cà phê bị từ chối được đưa trở lại tồn kho tuân thủ mà không có phê duyệt

Xác thực dữ liệu geolocation

Việc xác thực nên được thực hiện trước khi người mua phê duyệt nhà cung cấp hoặc lô hàng. Quy trình mạnh kết hợp kiểm tra tự động và kiểm tra thủ công.

Các lỗi geolocation phổ biến

• Tọa độ kho thay cho tọa độ trang trại: Tệp xác định điểm thu gom hoặc xuất khẩu thay vì thửa sản xuất.
• Đảo vĩ độ và kinh độ: Thửa xuất hiện ở sai quốc gia hoặc ngoài khu vực đất hợp lệ.
• Không đủ chữ số thập phân: Tọa độ bị làm tròn và không còn đáp ứng độ chính xác yêu cầu.
• Một tọa độ được sử dụng cho nhiều nông hộ: Trung tâm xã hoặc văn phòng hợp tác xã được gán cho mọi nhà sản xuất.
• Polygon nhân tạo: Một hình vuông hoặc hình tròn được vẽ quanh điểm mà không theo ranh giới thực.
• Thiếu thửa đất: Chỉ trang trại lớn nhất được lập bản đồ dù lot chứa cà phê từ nhiều thửa.
• Dữ liệu không được liên kết: Nhà xuất khẩu có tọa độ nhưng không thể kết nối chúng với lô hàng.
• Diện tích thửa không chính xác: Diện tích polygon tính toán khác đáng kể so với diện tích khai báo.
• Hồ sơ trang trại cũ: Nhà cung cấp sử dụng tọa độ lịch sử mà không xác nhận hoạt động sản xuất hiện tại.
• Trùng ID thửa: Các trang trại khác nhau sử dụng cùng một mã nhận dạng.
• Ranh giới bao gồm rừng: Polygon kết hợp đất cà phê với rừng liền kề hoặc đất chưa sử dụng.
• Không rõ phương pháp thu thập: Không có bằng chứng cho biết dữ liệu được thu thập khi nào và bằng cách nào.

Phân tích vệ tinh và sự tự tin sai lệch

Công cụ vệ tinh có thể hỗ trợ đánh giá mất rừng nhưng kết quả cần được diễn giải. Mây che phủ, địa hình, tán cây cà phê, cây che bóng, độ phân giải hình ảnh và thay đổi độ che phủ theo mùa có thể ảnh hưởng đến phân tích.

Người mua không nên tự động phê duyệt hoặc từ chối một thửa chỉ dựa trên một cảnh báo tự động. Quy trình có thể cần:

• Rà soát ảnh từ nhiều thời điểm
• So sánh nhiều nguồn dữ liệu
• Ảnh thực địa
• Giải trình từ nhà cung cấp
• Hồ sơ sử dụng đất của cơ quan nhà nước
• Xác minh độc lập
• Biện pháp giảm thiểu rủi ro

Đồng thời, nhà cung cấp không nên bác bỏ cảnh báo vệ tinh khi không có bằng chứng. Mọi điểm không nhất quán đáng kể phải được điều tra và lập hồ sơ.

Đánh giá rủi ro sau khi thu thập geolocation

Sau khi thu thập geolocation và thông tin chuỗi cung ứng, operator phải đánh giá rủi ro cà phê không đáp ứng yêu cầu EUDR. Các yếu tố liên quan có thể gồm:

• Rủi ro quốc gia và khu vực
• Mức độ phổ biến của mất rừng
• Độ phức tạp của chuỗi cung ứng
• Độ tin cậy của chứng từ nhà cung cấp
• Rủi ro phối trộn với nguồn gốc không rõ
• Sự hiện diện của người bản địa hoặc khiếu nại của cộng đồng địa phương
• Tranh chấp đất đai
• Rủi ro tham nhũng hoặc gian lận chứng từ
• Sản lượng bất thường
• Các quan ngại có căn cứ
• Kết quả xác minh vệ tinh và thực địa

Nếu rủi ro lớn hơn mức không đáng kể, operator phải áp dụng biện pháp giảm thiểu phù hợp trước khi cà phê được phê duyệt.

Các biện pháp giảm thiểu rủi ro có thể áp dụng

• Yêu cầu thêm hồ sơ trang trại hoặc đất đai.
• Thực hiện lại việc lập bản đồ ngoài thực địa.
• Yêu cầu polygon chất lượng cao hơn.
• Thuê phân tích vệ tinh độc lập.
• Thực hiện đánh giá tại chỗ.
• Phỏng vấn nhà sản xuất hoặc các bên liên quan tại địa phương.
• Tách riêng cà phê có nghi vấn.
• Loại thửa đất khỏi danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.
• Giảm sản lượng được phê duyệt của nhà cung cấp.
• Yêu cầu hành động khắc phục và đào tạo lại.
• Sử dụng xác minh hoặc chứng nhận độc lập làm thông tin hỗ trợ.

Chứng nhận có thể hỗ trợ due diligence nhưng không tự động thay thế trách nhiệm pháp lý của operator.

Dữ liệu geolocation và Hệ thống Thông tin EUDR

Operator nộp thông tin due diligence thông qua Hệ thống Thông tin EUDR của EU. Hệ thống có môi trường chính thức cho các lần nộp có giá trị pháp lý và các môi trường đào tạo hoặc acceptance riêng để thử nghiệm quy trình và tệp geolocation.

Doanh nghiệp nên thử nghiệm quy trình trước ngày bắt buộc áp dụng và xác nhận:

• Đăng ký người dùng và quyền truy cập
• EORI và thông tin công ty
• Mã sản phẩm
• Định dạng số lượng
• Dữ liệu quốc gia sản xuất
• Khả năng tương thích của điểm và polygon
• Giới hạn kích thước tệp và hình học
• Quản lý số tham chiếu
• Quy trình nộp thủ công hoặc qua API
• Quy trình dự phòng khi hệ thống không khả dụng

Tải thử thành công không chứng minh thông tin sản xuất nền tảng là chính xác. Nó chỉ xác nhận dữ liệu có thể được hệ thống xử lý về mặt kỹ thuật.

Tham chiếu tuyên bố due diligence

Sau khi nộp, tuyên bố due diligence nhận một số tham chiếu. Các bên trong chuỗi cung ứng phải quản lý số tham chiếu hoặc mã tuyên bố liên quan theo vai trò của mình trong quy định hiện hành.

Số tham chiếu phải tiếp tục được kết nối với:

• Sản phẩm
• Nhà cung cấp
• Các thửa đất liên quan
• Số lượng
• Hợp đồng mua hoặc bán
• Tờ khai hải quan khi áp dụng
• Lô hàng hoặc phiếu xuất kho

Doanh nghiệp phải ngăn một số tham chiếu được sử dụng cho sản phẩm hoặc số lượng không nằm trong thông tin due diligence nền tảng.

Checklist yêu cầu dữ liệu dành cho người mua

• Yêu cầu danh sách đầy đủ nhà sản xuất, trang trại và thửa đất.
• Yêu cầu tọa độ với độ chính xác bắt buộc.
• Yêu cầu polygon đối với thửa lớn hơn bốn hecta.
• Yêu cầu mọi thửa đóng góp vào lot phối trộn.
• Yêu cầu ngày sản xuất hoặc thời gian thu hoạch.
• Yêu cầu mối liên kết với lot và số lượng.
• Yêu cầu phương pháp và ngày thu thập dữ liệu.
• Yêu cầu bằng chứng pháp lý và sử dụng đất.
• Yêu cầu công khai các tranh chấp hoặc cảnh báo vệ tinh đã biết.
• Xác nhận có đang áp dụng cơ chế đơn giản hóa hay không.
• Kiểm tra tệp geolocation trước khi giao hàng.
• Đưa thời hạn chỉnh sửa dữ liệu vào hợp đồng mua hàng.

Checklist sẵn sàng dành cho nhà cung cấp

• Xác định mọi nhà sản xuất và thửa sản xuất.
• Gán ID duy nhất cho trang trại và thửa đất.
• Thu thập điểm hoặc polygon theo định dạng bắt buộc.
• Xác minh tọa độ thể hiện đất sản xuất cà phê thực tế.
• Ghi nhận ngày thu hoạch và số lượng.
• Kết nối giao hàng của nhà sản xuất với chế biến và lot xuất khẩu.
• Sàng lọc thửa theo ngày giới hạn mất rừng.
• Thu thập hồ sơ pháp lý hỗ trợ.
• Điều tra thửa trùng, chồng lấn hoặc không hợp lý.
• Bảo vệ lot tuân thủ khỏi cà phê chưa được xác minh.
• Chuẩn bị tệp để người mua và hệ thống xác thực.
• Duy trì lịch sử chỉnh sửa và thay đổi.

Điều khoản hợp đồng về dữ liệu geolocation

Hợp đồng cà phê có thể giảm sự không chắc chắn bằng cách xác định:

• Định dạng geolocation bắt buộc
• Quy tắc về điểm và polygon
• Độ chính xác của tọa độ
• Thời hạn cung cấp dữ liệu
• Các trường dữ liệu sản xuất và truy xuất bắt buộc
• Quyền xác thực của người mua
• Nghĩa vụ chỉnh sửa của nhà cung cấp
• Quyền từ chối các thửa chưa được xác minh
• Quyền đánh giá và tiếp cận thực địa
• Thời hạn lưu giữ dữ liệu
• Biện pháp bảo mật và bảo vệ dữ liệu
• Trách nhiệm đối với thông tin không chính xác hoặc gian lận
• Quy trình xử lý thay đổi pháp lý

Nhà nhập khẩu và rang xay có thể tích hợp các yêu cầu này vào chương trình xuất khẩu, truy xuất và giao hàng cà phê rộng hơn.

Quyền riêng tư dữ liệu và bảo vệ nhà sản xuất

Geolocation trang trại có thể nhạy cảm về thương mại và thông tin cá nhân. Người mua cần đủ dữ liệu để tuân thủ EUDR nhưng nên tránh tiết lộ không cần thiết thông tin nhà sản xuất.

Một quy trình quản trị dữ liệu có trách nhiệm nên xác định:

• Ai có thể truy cập thông tin cá nhân và thửa đất
• Vì sao dữ liệu được thu thập
• Dữ liệu sẽ được sử dụng như thế nào
• Dữ liệu được lưu trong bao lâu
• Những trường nào được chia sẻ xuống chuỗi cung ứng
• Cách ghi nhật ký truy cập
• Cách chỉnh sửa dữ liệu không chính xác
• Cách kiểm soát rủi ro an ninh mạng và tiết lộ trái phép

Hợp đồng với nhà cung cấp và thông tin gửi đến nhà sản xuất nên giải thích mục đích của việc lập bản đồ và không nên hàm ý rằng phải cung cấp các thông tin thương mại hoặc cá nhân không liên quan.

Lưu giữ hồ sơ và sẵn sàng cho đánh giá

Operator phải lưu giữ hồ sơ due diligence trong thời hạn bắt buộc, thông thường ít nhất năm năm. Hồ sơ đánh giá phải chứa đủ bằng chứng để tái hiện quyết định đã được đưa ra cho lô hàng.

Một hồ sơ geolocation đầy đủ có thể bao gồm:

• Tệp bản đồ gốc
• Tệp điểm và polygon đã được xác thực
• Sổ đăng ký nhà sản xuất và thửa đất
• Ngày sản xuất
• Hồ sơ giao hàng và số lượng
• Kết quả sàng lọc mất rừng
• Hồ sơ pháp lý
• Đánh giá rủi ro
• Hành động giảm thiểu
• Trao đổi với nhà cung cấp
• Số tham chiếu tuyên bố due diligence
• Hồ sơ phê duyệt nội bộ
• Hồ sơ chỉnh sửa hoặc cập nhật

Phê duyệt geolocation trước khi giao hàng

Việc rà soát geolocation theo EUDR nên được hoàn tất trước khi cà phê được phân bổ cho một lô hàng EU. Trình tự phê duyệt thực tế có thể là:

1. Nhận bộ dữ liệu nhà sản xuất và thửa đất từ nhà cung cấp.
2. Xác thực kỹ thuật tọa độ và polygon.
3. Kiểm tra tính nhất quán của quốc gia và đơn vị hành chính.
4. Kiểm tra mọi thửa theo ngày giới hạn liên quan.
5. Rà soát bằng chứng pháp lý.
6. Điều tra cảnh báo và khoảng trống dữ liệu.
7. Xác nhận truy xuất và số lượng ở cấp lot.
8. Áp dụng biện pháp giảm thiểu khi cần.
9. Phê duyệt hoặc từ chối từng thửa.
10. Xác nhận chỉ cà phê đã được phê duyệt đi vào lô hàng.
11. Chuẩn bị thông tin due diligence.
12. Chỉ release lô hàng sau khi quy trình tuân thủ bắt buộc hoàn tất.

Các câu hỏi người mua nên đặt cho nhà cung cấp cà phê

• Bạn có thể xác định mọi trang trại và thửa đóng góp vào lot này không?
• Tọa độ là điểm hay polygon đã được xác minh?
• Các thửa được lập bản đồ bằng cách nào và khi nào?
• Có thửa nào lớn hơn bốn hecta không?
• Mỗi thửa có thể được kết nối với số lượng giao hàng hay không?
• Các thửa đã được sàng lọc theo ngày 31 tháng 12 năm 2020 chưa?
• Có cảnh báo mất rừng hoặc pháp lý nào được phát hiện không?
• Cà phê chưa được xác minh được tách riêng như thế nào?
• Dữ liệu có thể được chỉnh sửa trước khi giao hàng không?
• Ai chịu trách nhiệm xác thực hồ sơ của nhà cung cấp và người thu gom?
• Cùng số lượng có được phân bổ cho người mua khác hay không?
• Hồ sơ hỗ trợ có thể được cung cấp khi cơ quan chức năng kiểm tra không?

Đánh giá cuối cùng

Dữ liệu định vị vùng trồng cà phê phải xác định đúng các thửa thực tế nơi cà phê được sản xuất và tiếp tục được kết nối với sản phẩm vật lý trong toàn bộ quá trình thu gom, chế biến, bảo quản và xuất khẩu. Đối với thửa nhỏ hơn, tọa độ có thể được thể hiện bằng một điểm, trong khi thửa cà phê lớn hơn bốn hecta thường cần polygon mô tả chu vi. Tọa độ phải sử dụng độ chính xác bắt buộc và mọi thửa đóng góp phải được đưa vào khi lot chứa cà phê từ nhiều trang trại.

Geolocation tự nó không chứng minh sự tuân thủ EUDR. Người mua phải kết hợp dữ liệu này với ngày sản xuất, hồ sơ truy xuất, đánh giá lịch sử độ che phủ đất, bằng chứng pháp lý, đánh giá rủi ro và biện pháp giảm thiểu khi cần. Nhà cung cấp phải bảo đảm các trang trại được lập bản đồ chính là những trang trại thực sự cung cấp cà phê và cà phê chưa được xác minh không thể đi vào lot tuân thủ.

Các chương trình EUDR mạnh nhất thu thập và xác thực geolocation trước khi ký hợp đồng hoặc giao hàng, duy trì mã nhà sản xuất và thửa đất duy nhất, đối chiếu số lượng xuyên suốt chuỗi cung ứng và lưu giữ hồ sơ có thể đánh giá cho mọi quyết định tuân thủ. Người mua cần cà phê Việt Nam với dữ liệu xuất xứ, truy xuất và hỗ trợ EUDR có cấu trúc có thể gửi yêu cầu cà phê bán buôn theo nhu cầu với sản phẩm, số lượng, điểm đến và yêu cầu chứng từ.