Geolokalisierungsdaten für Kaffee nach EUDR: Was Käufer und Lieferanten benötigen

Geolokalisierungsdaten für Kaffee bilden die Grundlage der Rückverfolgbarkeit nach der EUDR, weil sie jede Sendung mit den konkreten Grundstücken verbinden, auf denen der Kaffee erzeugt wurde. Käufer können die Entwaldungsfreiheit von Kaffee nicht allein anhand eines Landesnamens, einer Provinz, einer Kooperative, einer Aufbereitungsstation oder einer Erklärung des Exporteurs nachweisen. Die Lieferkette muss ausreichend genaue Informationen zum Produktionsstandort aufbewahren, diese Daten mit dem betreffenden Lot verknüpfen und prüfen, ob die identifizierte Fläche nach dem regulatorischen Stichtag von Entwaldung betroffen war.

Die EU-Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten erfasst Kaffee und bestimmte Kaffeeprodukte, die auf dem EU-Markt bereitgestellt oder aus der EU ausgeführt werden. Nach dem derzeitigen Zeitplan gelten die meisten wesentlichen Anforderungen ab dem 30. Dezember 2026 für große und mittlere Marktteilnehmer sowie ab dem 30. Juni 2027 für andere Kleinst- und Kleinunternehmen. Unternehmen sollten dennoch vor jeder Sendung den aktuellen Gesetzestext, den genauen Produktumfang in Anhang I und den Stand sämtlicher Durchführungs- oder delegierter Rechtsakte prüfen.

Was sind Geolokalisierungsdaten für Kaffee nach der EUDR?

Geolokalisierungsdaten bestimmen die geografische Lage des Grundstücks, auf dem der betreffende Kaffee angebaut wurde. Nach der Verordnung wird der Standort durch Breiten- und Längengradkoordinaten mit mindestens sechs Dezimalstellen beschrieben.

Für Kaffeegrundstücke mit einer Fläche von mehr als vier Hektar wird die Geolokalisierung grundsätzlich als Polygon angegeben, das genügend Koordinatenpunkte enthält, um den Umfang des Grundstücks zu beschreiben. Für Grundstücke mit einer Fläche von höchstens vier Hektar kann mindestens ein Breiten- und Längengradpunkt verwendet werden. Käufer können jedoch im Rahmen ihres internen Risikomanagements auch für kleinere Grundstücke Polygone verlangen.

Warum Käufer Geolokalisierungsdaten vor dem Kaffeekauf benötigen

Der EU-Marktteilnehmer, der Kaffee oder ein erfasstes Kaffeeprodukt auf dem Markt bereitstellt, muss vor der Bereitstellung oder Ausfuhr eine Sorgfaltsprüfung durchführen. Geolokalisierungsinformationen werden bereits während der Informationsbeschaffung benötigt und müssen vorliegen, bevor der Marktteilnehmer die Risikobewertung abschließen und die entsprechende Sorgfaltserklärung übermitteln kann.

Käufer benötigen Geolokalisierungsdaten, um:

• Jedes Grundstück zu identifizieren, das Kaffee zur Sendung beigetragen hat
• Zu prüfen, ob die Fläche nach dem Stichtag bewaldet oder entwaldet wurde
• Risiken auf Länder-, Regional-, Lieferanten- und Grundstücksebene zu bewerten
• Zu bestätigen, dass der Kaffee legal erzeugt wurde
• Physische Kaffeelots mit Produktionsunterlagen zu verbinden
• Auf Prüfungen zuständiger Behörden zu reagieren
• Zu verhindern, dass nicht verifizierter Kaffee in konforme Lots gelangt
• Sorgfaltserklärungen im EUDR-Informationssystem zu unterstützen
• Begründete Bedenken oder Vorwürfe zu untersuchen
• Nachweise für Audits und vertragliche Ansprüche aufzubewahren

Geolokalisierung ist daher nicht nur eine Kartierungsaufgabe. Sie ist Bestandteil der Beweiskette, die Produkt, Farm, Produktionszeitraum, Lieferant, Verarbeiter, Exporteur, Sendung und Sorgfaltserklärung miteinander verbindet.

Welche Daten Lieferanten bereitstellen müssen

Ein Kaffeelieferant sollte mehr als nur eine Koordinatenliste bereitstellen. Der Käufer benötigt einen strukturierten Datensatz, aus dem hervorgeht, wem das kartierte Grundstück zugeordnet ist, was dort produziert wurde, wann die Produktion erfolgte, welchem Lot der Kaffee zugeteilt wurde und wie die Informationen erhoben wurden.

Geolokalisierung ist für alle beitragenden Grundstücke erforderlich

Enthält eine Sendung Kaffee von mehreren Produktionsflächen, muss die Geolokalisierung sämtlicher beitragender Grundstücke erfasst werden. Die Koordinate einer Kooperative, eines Exportlagers oder einer Verarbeitungsstation kann die Produktionskoordinaten der Farmen nicht ersetzen.

Dies ist besonders wichtig, wenn Kaffee zusammengeführt wird durch:

• Erzeugergruppen
• Kooperativen
• Lokale Sammler
• Ankaufsstationen
• Nassaufbereitungsanlagen
• Trockenmühlen
• Regionale Lager
• Exportkonsolidierer

Der Lieferant muss die Verbindung zwischen den eingehenden Farmerlieferungen und dem ausgehenden Lot aufrechterhalten. Geht diese Verbindung während der Zusammenführung verloren, kann der Exporteur über eine umfangreiche Liste kartierter Farmen verfügen, ohne nachweisen zu können, welche Farmen tatsächlich zur Sendung beigetragen haben.

Punktkoordinaten und Polygone

Ein Punkt bezeichnet eine einzelne Position innerhalb oder in Verbindung mit einem Grundstück. Ein Polygon stellt die äußere Grenze der Produktionsfläche dar. Obwohl ein Punkt für kleinere Kaffeegrundstücke die Mindestdefinition der Geolokalisierung erfüllen kann, liefert ein Polygon normalerweise stärkere Nachweise für Satellitenanalysen und Landnutzungsprüfungen.

Käufer sollten Polygone insbesondere verlangen, wenn:

• Die Farm in der Nähe einer Waldgrenze liegt
• Das Grundstück verschiedene Landnutzungsarten enthält
• Die Farm im Laufe der Zeit erweitert wurde
• Der Produzent mehrere angrenzende Flächen bewirtschaftet
• Die erklärte Fläche nicht zur erwarteten Produktionsmenge passt
• Das Grundstück in einem Gebiet mit erhöhtem Beschaffungsrisiko liegt
• Satellitenbilder anhand eines einzelnen Punkts nicht zuverlässig interpretiert werden können

Ein Polygon muss der tatsächlichen Produktionsgrenze folgen. Es darf nicht lediglich ein Quadrat um einen Mittelpunkt darstellen, das nur zur Erfüllung einer Dateianforderung gezeichnet wurde.

Mindestgenauigkeit der Koordinaten

EUDR-Geolokalisierungskoordinaten verwenden mindestens sechs Dezimalstellen. Lieferanten sollten vermeiden, Koordinaten zu runden, Dezimalstellen zu löschen oder Daten wiederholt zwischen Tabellen, mobilen Anwendungen und Kartierungssystemen umzuwandeln.

Ein kontrollierter Geolokalisierungsdatensatz sollte Folgendes bewahren:

• Die ursprünglich erhobenen Koordinaten
• Das verwendete Koordinatenreferenzsystem
• Die umgerechneten Einreichungskoordinaten, sofern eine Umrechnung erforderlich war
• Datum und Methode der Erhebung
• Die ursprüngliche Kartierungsdatei
• Die validierte endgültige Datei
• Eine Dokumentation sämtlicher Korrekturen

Breiten- und Längengrad dürfen nicht versehentlich vertauscht werden. Auch das positive oder negative Vorzeichen des Längengrads muss erhalten bleiben. Solche Fehler können ein vietnamesisches Kaffeegrundstück in ein anderes Land, ins Meer oder an einen völlig unzutreffenden Ort verschieben.

Koordinatensysteme und Dateivorbereitung

Mobile Geräte, Katasterplattformen und GIS-Systeme können Koordinaten in unterschiedlichen Referenzsystemen speichern. Vor der Übermittlung sollte der Lieferant oder Käufer bestätigen, dass die Daten in das vom betreffenden System erwartete Format aus Breiten- und Längengraden umgewandelt wurden.

Übliche Arbeitsformate können sein:

• Strukturierte Tabellen für Punktdatensätze
• CSV-Dateien mit getrennten Spalten für Breiten- und Längengrad
• GeoJSON-Dateien
• KML- oder KMZ-Dateien
• GIS-Shapefiles
• Käuferspezifische Lieferantenportale
• API-basierte Rückverfolgbarkeitssysteme

Die kommerzielle Masterdatei muss kontrolliert bleiben, selbst wenn die Daten für das EUDR-Informationssystem in ein anderes Format konvertiert werden. Eine Umwandlung darf niemals Grundstücks-IDs, Produzentenreferenzen oder Lotbeziehungen entfernen.

Was macht ein gültiges Kaffee-Polygon aus?

Ein verwendbares Produktionspolygon sollte:

• Korrekt geschlossen sein und keine offene Grenze enthalten
• Genügend Punkte besitzen, um den tatsächlichen Umfang darzustellen
• Sich nicht selbst überschneiden
• Keine fremden Straßen, Gebäude, Siedlungen oder benachbarten Farmen einschließen
• Nicht ohne Erklärung umfangreich mit einem anderen Produzentengrundstück überlappen
• Innerhalb einer angemessenen Toleranz mit der erklärten Fläche übereinstimmen
• Im erklärten Land und Verwaltungsgebiet liegen
• Kaffeeproduktionsfläche und nicht Wohnhaus oder Lager des Produzenten darstellen

Eine technisch gültige Datei kann dennoch kommerziell falsche Daten enthalten. Automatische Geometrieprüfungen sollten deshalb mit Lieferantenkontrollen, Feldnachweisen und Satellitenbewertungen kombiniert werden.

Produktionsdatum oder Produktionszeitraum

Geolokalisierungsdatensätze müssen mit dem Datum oder Zeitraum der Produktion verbunden sein. Bei Kaffee bedeutet dies normalerweise die Verknüpfung des Grundstücks mit der entsprechenden Ernte- oder Anbauperiode.

Ein zweckmäßiger Produktionsdatensatz kann enthalten:

• Beginn und Ende der Ernte
• Erntejahr
• Datum der Kirschenanlieferung
• Verarbeitungsdatum
• Lagerzugangsdatum
• Datum der Zuordnung zum Exportlot

Der Produktionszeitraum hilft, Kaffee zu unterscheiden, der in verschiedenen Saisons auf demselben Grundstück geerntet wurde, und unterstützt Untersuchungen, wenn sich Farmgrenzen oder Landnutzungsbedingungen verändern.

Der Entwaldungsstichtag 31. Dezember 2020

Von der EUDR erfasster Kaffee muss entwaldungsfrei sein. Für landwirtschaftliche Rohstoffe wie Kaffee bedeutet dies, dass der Kaffee auf Flächen erzeugt wurde, die nach dem 31. Dezember 2020 nicht entwaldet wurden.

Die Geolokalisierung ermöglicht es dem Marktteilnehmer, das Produktionsgrundstück mit historischen Landbedeckungsinformationen zu vergleichen. Die Bewertung kann Folgendes verwenden:

• Satellitenbilder
• Fernerkundungsprodukte
• Staatliche Waldkarten
• Kataster- und Landnutzungsunterlagen
• Historische Farmunterlagen
• Feldfotografien
• Überwachungssysteme Dritter
• Öffentliche oder private Geodatensätze

Ein aktuelles Foto einer Kaffeeplantage beweist für sich allein nicht, dass die Fläche nach dem Stichtag nicht entwaldet wurde. Dafür sind historische Nachweise erforderlich.

Geolokalisierung beweist die Konformität nicht allein

Koordinaten zeigen, wo der Kaffee erzeugt wurde, beweisen jedoch nicht automatisch die Einhaltung der EUDR. Der Marktteilnehmer muss außerdem beurteilen, ob der Kaffee entwaldungsfrei und nach den einschlägigen Rechtsvorschriften des Produktionslands erzeugt wurde.

Relevante Legalitätsaspekte können umfassen:

• Landnutzungsrechte
• Umweltanforderungen
• Waldbezogene Vorschriften
• Landrechte Dritter
• Arbeitsrechte
• Menschenrechte, die durch das geltende Recht geschützt werden
• Steuer-, Handels- und Zollvorschriften
• Antikorruptionsanforderungen
• Freie, vorherige und in Kenntnis der Sachlage erteilte Zustimmung, sofern sie nach dem einschlägigen Rechtsrahmen gilt

Käufer können diese Prüfungen in umfassendere Kontrollen für Kaffeequalität, Rückverfolgbarkeit und Compliance integrieren.

Wer trägt die rechtliche Verantwortung für Geolokalisierungsdaten?

Der Marktteilnehmer, der die Sorgfaltserklärung einreicht, bleibt für die Konformität des betreffenden Produkts verantwortlich. Ein Käufer kann Koordinaten von Lieferanten, Kooperativen, Exporteuren, Beratern oder digitalen Kartierungsdienstleistern erhalten. Die Auslagerung der Datenerhebung überträgt jedoch nicht automatisch die regulatorische Verantwortung.

Der Marktteilnehmer sollte daher prüfen:

• Wer die Koordinaten erhoben hat
• Ob die kartierte Person die Fläche bewirtschaftet oder kontrolliert
• Ob das Grundstück mit dem gelieferten Kaffee verbunden ist
• Ob die Datei technisch validiert wurde
• Ob die Landnutzungsprüfung den richtigen Zeitraum umfasst
• Ob festgestellte Risiken angemessen gemindert wurden

Lieferanten sollten vermeiden, Käufern ungeprüfte Koordinaten bereitzustellen, die aus alten Zertifizierungsdatenbanken, öffentlichen Karten oder nicht zugehörigen Farmunterlagen kopiert wurden.

EU-Käufer und Lieferanten außerhalb der EU

Ein Kaffeeexporteur außerhalb der EU ist bei einer EU-Einfuhr möglicherweise nicht selbst der Einreicher der Sorgfaltserklärung. Von ihm wird jedoch üblicherweise erwartet, die Produktions- und Rückverfolgbarkeitsnachweise bereitzustellen, die der EU-Marktteilnehmer benötigt.

Der Lieferant außerhalb der EU sollte Folgendes bereitstellen können:

• Vollständige Geolokalisierung der Grundstücke
• Produktionsdaten
• Identitäten von Produzenten und Lieferanten
• Rückverfolgbarkeit auf Lotebene
• Nachweise der Entwaldungsprüfung
• Legalitätsunterlagen
• Erläuterungen zu Risiken
• Korrekturen bei erkannten Unstimmigkeiten

Ein Importeur sollte mit der Anforderung dieser Unterlagen nicht warten, bis sich der Container bereits auf See befindet. Die Annahme der Geolokalisierungsdaten sollte Teil der Lieferantenqualifikation und Lotfreigabe sein.

Vereinfachung für Kleinst- und kleine Primärerzeuger

Die aktuellen EUDR-Regeln sehen ein vereinfachtes Verfahren für bestimmte qualifizierte Kleinst- oder kleine Primärmarktteilnehmer vor, die in einem als risikoarm eingestuften Land ansässig sind und selbst erzeugte Produkte auf dem Markt bereitstellen oder ausführen. Solche Marktteilnehmer können unter bestimmten Voraussetzungen eine einmalige vereinfachte Erklärung verwenden und möglicherweise die Postanschrift der betreffenden Grundstücke anstelle von Geolokalisierungskoordinaten angeben.

Diese Ausnahme darf nicht pauschal auf jeden Kleinbauern oder kleinen Lieferanten angewendet werden. Das Unternehmen muss die gesetzliche Definition und sämtliche Voraussetzungen erfüllen. Käufer sollten dokumentieren, warum das vereinfachte Verfahren anwendbar ist, bevor sie eine Adresse anstelle von Koordinaten akzeptieren.

Ein gewerblicher Käufer kann dennoch Koordinaten verlangen, auch wenn ein qualifizierter Produzent rechtlich eine Anschrift verwenden darf, insbesondere wenn:

• Die Anschrift die Produktionsfläche nicht eindeutig identifiziert
• Eine Anschrift mehrere verstreute Grundstücke umfasst
• Der Kaffee in eine gemischte Lieferkette gelangt
• Der Käufer eine Satellitenprüfung benötigt
• Das interne Risikoverfahren des Käufers eine Grundstückskartierung vorschreibt

Die Länderrisikoklasse ersetzt die Rückverfolgbarkeit nicht

Die Einstufung eines Landes als risikoarm kann Teile des Risikobewertungsverfahrens vereinfachen. Sie beseitigt jedoch grundsätzlich nicht die Notwendigkeit zu wissen, wo der Kaffee produziert wurde. Marktteilnehmer müssen weiterhin die erforderlichen Informationen erfassen und nachweisen, dass das Produkt mit identifizierbaren Produktionsflächen verbunden ist.

Käufer sollten eine niedrige Länderrisikoklasse nicht als automatischen Nachweis dafür betrachten, dass jeder Lieferant, jedes Grundstück und jedes Kaffeelot konform ist.

Wie Kaffeefarmen vor Ort kartiert werden

Die Farmkartierung kann mit tragbaren GPS-Geräten, Smartphones, Tablets, GIS-Software, Katasterkarten oder einer Kombination dieser Methoden durchgeführt werden.

Ein kontrollierter Feldprozess sollte folgende Schritte umfassen:

1. Identität des Produzenten bestätigen.
2. Eindeutige Farm- und Grundstücks-ID vergeben.
3. Beziehung des Produzenten zur Fläche bestätigen.
4. Tatsächliche Kaffeeproduktionsgrenze abgehen oder kartieren.
5. Punkt oder Polygon erfassen.
6. Produktionsfläche dokumentieren.
7. Art, Varietät und Anbauinformationen erfassen.
8. Benachbarte Landnutzungen und sichtbare Waldgrenzen dokumentieren.
9. Unterstützende Fotos aufnehmen, sofern zulässig.
10. Den Produzenten die kartierte Grenze bestätigen lassen.
11. Daten in ein kontrolliertes System hochladen.
12. Geometrie- und Plausibilitätsprüfungen durchführen.

Feldteams benötigen klare Anweisungen zu Koordinatengenauigkeit, Grundstücksgrenzen, Datenschutz und dem Umgang mit strittigen Flächen.

Kartierung vietnamesischer Kaffee-Lieferketten

Vietnamesische Kaffee-Lieferketten umfassen häufig zahlreiche Kleinbauern, lokale Sammler, Kooperativen, Verarbeiter und regionale Lager. Die Zahl der Farmen, die mit einem einzigen Exportcontainer verbunden sind, kann daher erheblich sein.

Kartierung und Rückverfolgbarkeit können besonders anspruchsvoll sein, wenn:

• Ein Haushalt mehrere kleine Grundstücke bewirtschaftet
• Grundstücke auf verschiedene Familienmitglieder eingetragen sind
• Farmer über Sammler und nicht direkt an einen Verarbeiter liefern
• Robusta und Arabica über unterschiedliche regionale Systeme gehandhabt werden
• Kaffee zusammen mit Obstbäumen oder anderen Kulturen angebaut wird
• Landgrenzen lokal bekannt, aber nicht digitalisiert sind
• Adressen ein Dorf, jedoch nicht die Produktionsparzelle bezeichnen
• Namen in vietnamesischen und vereinfachten Datenbanken unterschiedlich geschrieben werden

Käufer, die in Vietnam beschaffen, sollten den Geolokalisierungsprozess an der tatsächlichen Struktur der Lieferkette ausrichten und nicht erwarten, dass jeder Exporteur wie ein einzelnes Großgut arbeitet. Die wichtigsten Kaffeeursprünge und Produktionsregionen Vietnams können außerdem zur regionalen Strukturierung von Lieferanten- und Grundstücksdaten verwendet werden.

Eindeutige Kennungen sind unverzichtbar

Jede Farm und jedes Grundstück sollte eine stabile, eindeutige Kennung erhalten. Namen allein sind unzuverlässig, weil mehrere Farmer gleich heißen können, Namen unterschiedlich geschrieben werden und sich Eigentum oder operative Kontrolle ändern können.

Eine praktische Kennungsstruktur kann Folgendes enthalten:

• Ländercode
• Provinzcode
• Lieferantencode
• Produzentennummer
• Farmnummer
• Grundstücksnummer

Die in der Geolokalisierungsdatei verwendete Kennung muss mit Beschaffungs-, Lager-, Qualitäts- und Versandunterlagen übereinstimmen.

Rückverfolgbarkeit auf Lotebene und Massenbilanz

Geolokalisierungsdaten müssen mit dem physischen Kaffee verbunden bleiben. Der Lieferant sollte erklären können, wie Mengen von der Farmlieferung über Verarbeitung und Lagerung bis in das Exportlot gelangt sind.

Die Rückverfolgbarkeit auf Lotebene kann umfassen:

• Anlieferscheine für Kirschen oder Pergamentkaffee
• Produzentenbelege
• Eingangsunterlagen der Sammelstelle
• Verarbeitungsaufzeichnungen
• Produktionsunterlagen der Trockenmühle
• Lagerbewegungen
• Sacknummern
• Containerzuordnung
• Mengenabstimmung

Ertrags- und Massenbilanzprüfungen können unplausible Situationen aufdecken. Eine zwei Hektar große Farm sollte beispielsweise nicht wiederholt mit einer weit über dem realistischen Produktionsbereich liegenden Menge verbunden werden, sofern dafür keine nachvollziehbare Erklärung besteht.

Mischen von Kaffee aus verschiedenen Grundstücken

Kaffee aus mehreren konformen Grundstücken kann zusammengeführt werden. Der Marktteilnehmer muss jedoch die erforderlichen Informationen für sämtliche beitragenden Flächen aufbewahren. Wird kartierter Kaffee mit Kaffee unbekannter oder ungeprüfter Herkunft gemischt, kann das gesamte Lot für den EU-Markt ungeeignet werden.

Lieferanten sollten Kontrollen einführen, um zu verhindern, dass:

• Nicht kartierte Lieferungen in ein EUDR-bestimmtes Lot gelangen
• Dieselben Mengen mehreren Käufern zugeordnet werden
• Nicht konforme Grundstücke nach der Freigabe ausgetauscht werden
• Lagerbewegungen die Verbindung zu Produzentenunterlagen unterbrechen
• Zurückgewiesener Kaffee ohne Genehmigung wieder in konforme Bestände gelangt

Validierung von Geolokalisierungsdaten

Die Validierung sollte erfolgen, bevor der Käufer einen Lieferanten oder eine Sendung freigibt. Ein belastbares Verfahren kombiniert automatisierte und manuelle Kontrollen.

Häufige Geolokalisierungsfehler

• Lagerkoordinaten statt Farmkoordinaten: Die Datei bezeichnet Sammelstelle oder Exportstandort anstelle des Produktionsgrundstücks.
• Breiten- und Längengrad vertauscht: Das Grundstück erscheint im falschen Land oder außerhalb gültiger Landflächen.
• Zu wenige Dezimalstellen: Koordinaten wurden gerundet und erfüllen die erforderliche Genauigkeit nicht mehr.
• Eine Koordinate für viele Farmer: Dorfzentrum oder Kooperativenbüro wird sämtlichen Produzenten zugeordnet.
• Künstliche Polygone: Um einen Punkt wird ein Quadrat oder Kreis gezeichnet, ohne der tatsächlichen Grenze zu folgen.
• Fehlende Grundstücke: Nur die größte Farm wird kartiert, obwohl das Lot Kaffee von mehreren Flächen enthält.
• Nicht verbundene Daten: Der Exporteur besitzt Koordinaten, kann sie jedoch nicht mit der Sendung verknüpfen.
• Falsche Grundstücksfläche: Die berechnete Polygonfläche weicht stark von der erklärten Fläche ab.
• Veraltete Farmunterlagen: Historische Koordinaten werden ohne Bestätigung der aktuellen Produktion verwendet.
• Doppelte Grundstücks-IDs: Verschiedene Farmen verwenden dieselbe Kennung.
• Grenze enthält Waldfläche: Das Polygon verbindet Kaffeeanbaufläche mit angrenzendem Wald oder ungenutztem Land.
• Unbekannte Erhebungsmethode: Es besteht kein Nachweis, wie und wann die Daten erfasst wurden.

Satellitenanalyse und falsche Sicherheit

Satellitensysteme können die Entwaldungsprüfung unterstützen, ihre Ergebnisse müssen jedoch fachgerecht interpretiert werden. Wolkenbedeckung, Gelände, Kaffeekronen, Schattenbäume, Bildauflösung und saisonale Landbedeckungsänderungen können die Analyse beeinflussen.

Ein Käufer sollte ein Grundstück nicht allein aufgrund einer automatisierten Warnung freigeben oder zurückweisen. Der Prozess kann erfordern:

• Auswertung von Bildern aus mehreren Zeitpunkten
• Vergleich verschiedener Datenquellen
• Feldfotografien
• Erläuterungen des Lieferanten
• Staatliche Landnutzungsunterlagen
• Unabhängige Verifizierung
• Risikominderungsmaßnahmen

Gleichzeitig sollten Lieferanten Satellitenwarnungen nicht ohne Nachweise zurückweisen. Jede wesentliche Abweichung muss untersucht und dokumentiert werden.

Risikobewertung nach der Geolokalisierung

Nach der Erfassung von Geolokalisierungs- und Lieferketteninformationen muss der Marktteilnehmer das Risiko bewerten, dass der Kaffee die EUDR-Anforderungen nicht erfüllt. Relevante Faktoren können sein:

• Länder- und Regionalrisiko
• Verbreitung von Entwaldung
• Komplexität der Lieferkette
• Zuverlässigkeit der Lieferantenunterlagen
• Risiko der Vermischung mit unbekannten Ursprüngen
• Anwesenheit indigener Völker oder Ansprüche lokaler Gemeinschaften
• Landstreitigkeiten
• Korruptions- oder Dokumentenbetrugsrisiko
• Ungewöhnliche Produktionsmengen
• Begründete Bedenken
• Ergebnisse von Satelliten- und Feldprüfungen

Ist das Risiko mehr als vernachlässigbar, muss der Marktteilnehmer vor der Freigabe des Kaffees geeignete Minderungsmaßnahmen anwenden.

Mögliche Maßnahmen zur Risikominderung

• Zusätzliche Farm- oder Landunterlagen anfordern.
• Feldkartierung wiederholen.
• Polygone mit höherer Qualität einholen.
• Unabhängige Satellitenanalyse beauftragen.
• Vor-Ort-Audit durchführen.
• Produzenten oder lokale Interessengruppen befragen.
• Zweifelhaften Kaffee getrennt lagern.
• Grundstück von der freigegebenen Lieferantenliste ausschließen.
• Freigegebene Liefermenge reduzieren.
• Korrekturmaßnahmen und Nachschulungen verlangen.
• Unabhängige Verifizierungs- oder Zertifizierungsnachweise als unterstützende Information verwenden.

Zertifizierungen können die Sorgfaltsprüfung unterstützen, ersetzen jedoch nicht automatisch die rechtliche Verantwortung des Marktteilnehmers.

Geolokalisierungsdaten und das EUDR-Informationssystem

Marktteilnehmer übermitteln Sorgfaltsinformationen über das EUDR-Informationssystem der EU. Das System verfügt über eine produktive Umgebung für rechtlich relevante Einreichungen und separate Schulungs- oder Testumgebungen zur Prüfung von Prozessen und Geolokalisierungsdateien.

Unternehmen sollten ihren Ablauf vor der verbindlichen Anwendung testen und Folgendes bestätigen:

• Benutzerregistrierung und Zugriffsrechte
• EORI- und Unternehmensangaben
• Produktcodes
• Mengenformate
• Angaben zum Produktionsland
• Kompatibilität von Punkten und Polygonen
• Dateigrößen- und Geometriebeschränkungen
• Verwaltung von Referenznummern
• API- oder manuelle Übermittlungsverfahren
• Notfallabläufe bei Nichtverfügbarkeit des Systems

Ein erfolgreicher Test-Upload beweist nicht, dass die zugrunde liegenden Produktionsinformationen korrekt sind. Er bestätigt lediglich, dass die Daten technisch verarbeitet werden können.

Referenzen von Sorgfaltserklärungen

Nach der Übermittlung erhält die Sorgfaltserklärung eine Referenznummer. Lieferkettenakteure müssen die entsprechenden Referenz- oder Erklärungskennungen gemäß ihrer Rolle nach den aktuellen Regeln verwalten.

Die Referenz sollte verbunden bleiben mit:

• Dem Produkt
• Dem Lieferanten
• Den betreffenden Grundstücken
• Der Menge
• Dem Kauf- oder Verkaufsvertrag
• Der Zollanmeldung, sofern anwendbar
• Der Sendung oder Lagerfreigabe

Unternehmen müssen verhindern, dass eine Referenz für Produkte oder Mengen verwendet wird, die nicht durch die zugrunde liegenden Sorgfaltsinformationen abgedeckt waren.

Datenanforderungs-Checkliste für Käufer

• Vollständige Liste der Produzenten, Farmen und Grundstücke anfordern.
• Koordinaten mit der erforderlichen Genauigkeit verlangen.
• Polygone für Grundstücke mit mehr als vier Hektar anfordern.
• Alle beitragenden Grundstücke gemischter Lots verlangen.
• Produktionsdaten oder Erntezeiträume anfordern.
• Verknüpfungen mit Lot und Menge verlangen.
• Kartierungsmethode und Erhebungsdatum anfordern.
• Legalitäts- und Landnutzungsnachweise verlangen.
• Offenlegung bekannter Streitigkeiten oder Satellitenwarnungen verlangen.
• Bestätigen, ob ein vereinfachtes Verfahren beansprucht wird.
• Geolokalisierungsdatei vor dem Versand testen.
• Korrekturfristen in den Kaufvertrag aufnehmen.

Bereitschafts-Checkliste für Lieferanten

• Alle Produzenten und Produktionsgrundstücke identifizieren.
• Eindeutige Farm- und Grundstücks-IDs vergeben.
• Punkte oder Polygone im erforderlichen Format erfassen.
• Bestätigen, dass die Koordinaten tatsächliche Kaffeeproduktionsflächen darstellen.
• Erntezeiten und Mengen dokumentieren.
• Produzentenlieferungen mit Verarbeitung und Exportlots verbinden.
• Grundstücke gegen den Entwaldungsstichtag prüfen.
• Unterstützende Legalitätsunterlagen erfassen.
• Doppelte, überlappende oder unplausible Grundstücke untersuchen.
• Konforme Lots vor nicht verifiziertem Kaffee schützen.
• Dateien für Käufer- und Systemvalidierung vorbereiten.
• Korrektur- und Änderungshistorie aufbewahren.

Vertragsklauseln für Geolokalisierungsdaten

Kaffeeverträge können Unsicherheiten reduzieren, indem sie Folgendes definieren:

• Erforderliches Geolokalisierungsformat
• Regeln für Punkte und Polygone
• Koordinatengenauigkeit
• Frist für die Datenlieferung
• Erforderliche Produktions- und Rückverfolgbarkeitsfelder
• Validierungsrechte des Käufers
• Korrekturpflichten des Lieferanten
• Recht zur Zurückweisung nicht verifizierter Grundstücke
• Audit- und Zutrittsrechte
• Aufbewahrungsfrist der Daten
• Vertraulichkeits- und Datenschutzmaßnahmen
• Haftung für falsche oder betrügerische Angaben
• Verfahren bei regulatorischen Änderungen

Importeure und Röstereien können diese Anforderungen in umfassendere Programme für Kaffeeexport, Rückverfolgbarkeit und Versand integrieren.

Datenschutz und Schutz der Produzenten

Geolokalisierungsdaten von Farmen können geschäftlich und personenbezogen sensibel sein. Käufer benötigen genügend Informationen zur EUDR-Erfüllung, sollten jedoch eine unnötige Offenlegung von Produzentendaten vermeiden.

Ein verantwortungsvoller Datenverwaltungsprozess sollte definieren:

• Wer auf persönliche und grundstücksbezogene Informationen zugreifen darf
• Warum die Daten erhoben werden
• Wie die Daten verwendet werden
• Wie lange die Daten gespeichert werden
• Welche Felder nachgelagert weitergegeben werden
• Wie Zugriffe protokolliert werden
• Wie falsche Daten korrigiert werden können
• Wie Cyberrisiken und unbefugte Offenlegung kontrolliert werden

Lieferantenverträge und Produzenteninformationen sollten den Zweck der Kartierung erklären und nicht den Eindruck erwecken, dass nicht relevante persönliche oder geschäftliche Informationen offengelegt werden müssen.

Aufbewahrung und Auditbereitschaft

Marktteilnehmer müssen Sorgfaltsunterlagen für den vorgeschriebenen Zeitraum, grundsätzlich mindestens fünf Jahre, aufbewahren. Die Prüfakte sollte genügend Nachweise enthalten, um die für die Sendung getroffene Entscheidung nachvollziehen zu können.

Eine vollständige Geolokalisierungsakte kann enthalten:

• Ursprüngliche Kartierungsdateien
• Validierte Punkt- und Polygondateien
• Produzenten- und Grundstücksregister
• Produktionsdaten
• Liefer- und Mengenunterlagen
• Ergebnisse der Entwaldungsprüfung
• Legalitätsnachweise
• Risikobewertungen
• Minderungsmaßnahmen
• Lieferantenkorrespondenz
• Referenzen der Sorgfaltserklärungen
• Interne Freigabeunterlagen
• Aufzeichnungen über Korrekturen und Aktualisierungen

Geolokalisierungsfreigabe vor dem Versand

Die EUDR-Geolokalisierungsprüfung sollte abgeschlossen sein, bevor Kaffee einer EU-Sendung zugeordnet wird. Ein praktischer Freigabeablauf ist:

1. Produzenten- und Grundstücksdatensatz vom Lieferanten erhalten.
2. Koordinaten und Polygone technisch validieren.
3. Konsistenz von Land und Verwaltungsgebiet prüfen.
4. Alle Grundstücke gegen den maßgeblichen Stichtag prüfen.
5. Legalitätsnachweise kontrollieren.
6. Warnungen und Datenlücken untersuchen.
7. Rückverfolgbarkeit und Mengen auf Lotebene bestätigen.
8. Erforderliche Minderungsmaßnahmen anwenden.
9. Jedes Grundstück freigeben oder zurückweisen.
10. Bestätigen, dass nur freigegebener Kaffee in die Sendung gelangt.
11. Sorgfaltsinformationen vorbereiten.
12. Sendung erst nach Abschluss des erforderlichen Compliance-Prozesses freigeben.

Fragen, die Käufer einem Kaffeelieferanten stellen sollten

• Können Sie sämtliche Farmen und Grundstücke identifizieren, die zu diesem Lot beigetragen haben?
• Handelt es sich bei den Koordinaten um Punkte oder verifizierte Polygone?
• Wie und wann wurden die Grundstücke kartiert?
• Gibt es Grundstücke mit mehr als vier Hektar?
• Kann jedes Grundstück mit den gelieferten Mengen verbunden werden?
• Wurden die Grundstücke gegen den Stichtag 31. Dezember 2020 geprüft?
• Wurden Entwaldungs- oder Legalitätswarnungen festgestellt?
• Wie wird nicht verifizierter Kaffee getrennt?
• Können die Daten vor dem Versand korrigiert werden?
• Wer validiert Lieferanten- und Sammlerunterlagen?
• Wurden dieselben Mengen einem anderen Käufer zugeordnet?
• Können unterstützende Nachweise bei einer Behördenprüfung bereitgestellt werden?

Abschließende Bewertung

Geolokalisierungsdaten für Kaffee müssen die tatsächlichen Grundstücke identifizieren, auf denen der Kaffee erzeugt wurde, und während Sammlung, Verarbeitung, Lagerung und Export mit dem physischen Produkt verbunden bleiben. Für kleinere Flächen können Koordinaten als Punkt dargestellt werden, während Kaffeegrundstücke mit mehr als vier Hektar grundsätzlich Polygone zur Beschreibung ihres Umfangs benötigen. Die Koordinaten müssen die erforderliche Genauigkeit besitzen, und bei Lots aus mehreren Farmen sind sämtliche beitragenden Grundstücke zu erfassen.

Geolokalisierung allein beweist keine EUDR-Konformität. Käufer müssen sie mit Produktionsdaten, Rückverfolgbarkeitsunterlagen, historischen Landbedeckungsprüfungen, Legalitätsnachweisen, Risikobewertungen und gegebenenfalls Minderungsmaßnahmen kombinieren. Lieferanten müssen sicherstellen, dass die kartierten Farmen tatsächlich den Kaffee geliefert haben und nicht verifizierte Ware nicht in konforme Lots gelangen kann.

Die stärksten EUDR-Programme erfassen und validieren Geolokalisierungsdaten bereits vor Vertragsabschluss oder Versand, verwenden eindeutige Produzenten- und Grundstückskennungen, stimmen Mengen über die gesamte Lieferkette ab und bewahren eine prüfbare Dokumentation jeder Compliance-Entscheidung auf. Käufer, die vietnamesischen Kaffee mit strukturierten Ursprungs-, Rückverfolgbarkeits- und EUDR-Unterlagen benötigen, können eine individuelle Großhandelsanfrage für Kaffee mit Produkt, Menge, Bestimmungsort und Dokumentenanforderungen senden.