Datos de geolocalización del café para el EUDR: Lo que necesitan compradores y proveedores
Los datos de geolocalización del café constituyen la base de la trazabilidad exigida por el EUDR porque conectan cada envío con las parcelas exactas en las que se produjo el café. Los compradores no pueden demostrar que el café está libre de deforestación basándose únicamente en el nombre de un país, una provincia, una cooperativa, una estación de procesamiento o una declaración del exportador. La cadena de suministro debe conservar información suficientemente precisa sobre el lugar de producción, relacionar esos datos con el lote correspondiente y evaluar si el terreno identificado sufrió deforestación después de la fecha límite establecida por la normativa.
El Reglamento de la Unión Europea sobre productos libres de deforestación se aplica al café y a determinados productos de café introducidos en el mercado de la UE o exportados desde la Unión. Según el calendario vigente, la mayoría de las obligaciones sustantivas se aplican desde el 30 de diciembre de 2026 a los operadores grandes y medianos, y desde el 30 de junio de 2027 a los demás operadores micro y pequeños. Aun así, las empresas deben comprobar antes de cada envío el texto legal vigente, el alcance exacto de los productos incluidos en el Anexo I y la situación de cualquier acto de ejecución o delegado.
¿Qué son los datos de geolocalización del café según el EUDR?
Los datos de geolocalización identifican la ubicación geográfica de la parcela en la que se cultivó el café correspondiente. Conforme al reglamento, la ubicación se describe mediante coordenadas de latitud y longitud con al menos seis cifras decimales.
Para parcelas de café superiores a cuatro hectáreas, la geolocalización se proporciona generalmente como un polígono con suficientes puntos de coordenadas para describir el perímetro de la parcela. Para parcelas de cuatro hectáreas o menos puede utilizarse al menos un punto de latitud y longitud, aunque los compradores pueden solicitar polígonos también para superficies menores como parte de su procedimiento interno de gestión de riesgos.
| Condición de la parcela | Método mínimo de geolocalización | Práctica comercial recomendada |
|---|---|---|
| Parcela de cuatro hectáreas o menos | Punto de latitud y longitud con al menos seis cifras decimales | Recopilar un polígono cuando existan límites fiables |
| Parcela superior a cuatro hectáreas | Polígono que describa el perímetro de la parcela | Validar el polígono, la superficie y los registros de producción |
| Café procedente de varias parcelas | Geolocalización de todas las parcelas de producción | Relacionar cada parcela con su cantidad y contribución al lote |
| Áreas de producción no contiguas | Registros de ubicación separados para cada parcela | No unir áreas separadas en un polígono artificial |
¿Por qué los compradores necesitan la geolocalización antes de comprar café?
El operador de la UE que introduce en el mercado café o un producto de café cubierto debe ejercer la diligencia debida antes de comercializarlo o exportarlo. La información de geolocalización es obligatoria durante la fase de recopilación de información y debe estar disponible antes de que el operador pueda completar la evaluación de riesgos y presentar la correspondiente declaración de diligencia debida.
Los compradores necesitan los datos de geolocalización para:
- Identificar todas las parcelas que aportaron café al envío
- Comprobar si el terreno estaba cubierto por bosque o fue deforestado después de la fecha límite
- Evaluar el riesgo a nivel nacional, regional, del proveedor y de la parcela
- Verificar que el café fue producido legalmente
- Relacionar los lotes físicos de café con los registros de producción
- Responder a las inspecciones de las autoridades competentes
- Impedir que café no verificado entre en lotes conformes
- Respaldar las declaraciones de diligencia debida en el Sistema de Información EUDR
- Investigar preocupaciones o alegaciones fundamentadas
- Conservar pruebas para auditorías y reclamaciones contractuales
Por tanto, la geolocalización no es únicamente una tarea cartográfica. Forma parte de la cadena de pruebas que conecta el producto, la finca, el periodo de producción, el proveedor, el procesador, el exportador, el envío y la declaración de diligencia debida.
¿Qué deben proporcionar los proveedores?
Un proveedor de café debe proporcionar algo más que una lista de coordenadas. El comprador necesita un conjunto de datos estructurado que explique a quién pertenece o quién gestiona la parcela cartografiada, qué se produjo allí, cuándo se produjo, a qué lote se asignó el café y cómo se recopiló la información.
| Campo de datos | Finalidad |
|---|---|
| ID del proveedor o productor | Relaciona la parcela con el productor o participante responsable de la cadena de suministro |
| ID de la finca | Identifica la unidad de producción agrícola |
| ID de la parcela | Distingue las parcelas individuales dentro de una misma finca |
| País de producción | Identifica el país donde se cultivó el café |
| Provincia, distrito y municipio | Facilita la verificación administrativa y las comprobaciones sobre el terreno |
| Latitud y longitud | Localizan una parcela pequeña mediante un punto |
| Coordenadas del polígono | Describen el perímetro de una parcela mayor |
| Superficie de la parcela | Facilita controles de rendimiento, límites y plausibilidad |
| Fecha o intervalo de producción | Relaciona el café con el periodo de cosecha correspondiente |
| Especie y variedad de café | Facilitan la identificación del producto y los controles de producción |
| Cantidad estimada o entregada | Facilita el análisis de mass balance y rendimiento |
| Método de recopilación | Registra si los datos proceden de GPS de campo, cartografía móvil, información catastral u otra fuente |
| Responsable de la recopilación y fecha de validación | Establece responsabilidad sobre el proceso de cartografía |
| Referencia de lote o batch | Relaciona la parcela con el movimiento físico del café |
| Documentación legal de respaldo | Facilita la evaluación del cumplimiento de la legislación de producción |
La geolocalización es obligatoria para todas las parcelas contribuyentes
Si un envío contiene café producido en diferentes parcelas, debe incluirse la geolocalización de todas las superficies que contribuyeron al lote. Las coordenadas de una cooperativa, un almacén del exportador o una estación de procesamiento no pueden sustituir las coordenadas de producción de las fincas.
Esto resulta especialmente importante cuando el café se agrega a través de:
- Grupos de productores
- Cooperativas
- Recolectores locales
- Centros de compra
- Beneficios húmedos
- Beneficios secos
- Almacenes regionales
- Consolidadores de exportación
El proveedor debe mantener la relación entre las entregas entrantes de los agricultores y el lote saliente. Si esa relación se pierde durante la agregación, el exportador puede disponer de una extensa lista de fincas cartografiadas sin poder demostrar cuáles suministraron realmente el café del envío.
Coordenadas puntuales y polígonos
Un punto identifica una posición dentro de una parcela o asociada a ella. Un polígono representa el límite exterior del área de producción. Aunque un punto puede satisfacer la definición mínima de geolocalización para parcelas pequeñas de café, un polígono normalmente proporciona pruebas más sólidas para el análisis satelital y la verificación del uso del suelo.
Los compradores deberían considerar la solicitud de polígonos cuando:
- La finca se encuentra cerca de un límite forestal
- La parcela contiene diferentes usos del suelo
- La finca se ha ampliado con el tiempo
- El productor cultiva varias parcelas adyacentes
- La superficie declarada por el proveedor no parece coherente con la producción esperada
- La parcela se encuentra en una zona de abastecimiento de mayor riesgo
- Las imágenes satelitales no pueden interpretarse de forma fiable a partir de un único punto
El polígono debe seguir el límite real de producción. No debe dibujarse como un simple cuadrado alrededor de un punto central únicamente para cumplir un requisito de formato.
Precisión mínima de las coordenadas
Las coordenadas de geolocalización del EUDR utilizan al menos seis cifras decimales. Los proveedores deben evitar redondear las coordenadas, eliminar decimales o convertir repetidamente los datos entre hojas de cálculo, aplicaciones móviles y sistemas cartográficos.
Un registro de geolocalización controlado debería conservar:
- Las coordenadas originales recopiladas
- El sistema de referencia de coordenadas
- Las coordenadas convertidas utilizadas para la presentación, cuando se haya requerido una conversión
- La fecha y el método de recopilación
- El archivo cartográfico original
- El archivo final validado
- Un registro de todas las correcciones
La latitud y la longitud no deben invertirse accidentalmente. También debe conservarse correctamente el valor positivo o negativo de la longitud. Estos errores pueden desplazar una parcela vietnamita de café a otro país, al mar o a una ubicación completamente ajena.
Sistemas de coordenadas y preparación de archivos
Los dispositivos móviles, los sistemas catastrales y las plataformas GIS pueden almacenar coordenadas en diferentes sistemas de referencia. Antes de presentar los datos, el proveedor o comprador debe confirmar que las coordenadas se han convertido al formato de latitud y longitud esperado por el sistema correspondiente.
Los formatos de trabajo habituales pueden incluir:
- Hojas de cálculo estructuradas para registros puntuales
- Archivos CSV con columnas separadas de latitud y longitud
- Archivos GeoJSON
- Archivos KML o KMZ
- Shapefiles GIS
- Portales de proveedores específicos del comprador
- Sistemas de trazabilidad mediante API
El archivo maestro comercial debe permanecer controlado incluso cuando los datos se conviertan a otro formato para el Sistema de Información EUDR. La conversión nunca debe eliminar los ID de parcela, las referencias de los productores o las relaciones con los lotes.
¿Qué características debe tener un polígono válido de café?
Un polígono de producción utilizable debería:
- Estar correctamente cerrado y no presentar límites abiertos
- Contener suficientes puntos para representar el perímetro real
- No cruzarse consigo mismo
- No incluir carreteras, edificios, pueblos o fincas vecinas no relacionadas
- No solaparse de forma significativa con la parcela de otro productor sin una explicación
- Coincidir con la superficie declarada dentro de una tolerancia razonable
- Encontrarse en el país y la zona administrativa declarados
- Representar terreno de producción de café y no la vivienda o almacén del productor
Un archivo técnicamente válido todavía puede contener datos comercialmente incorrectos. Por ello, la validación geométrica automática debe combinarse con la revisión del proveedor, las pruebas de campo y la evaluación satelital.
Fecha o intervalo de producción
Los registros de geolocalización deben relacionarse con la fecha o periodo de producción. En el caso del café, esto normalmente significa conectar la parcela con la cosecha o crop period correspondiente.
Un registro de producción útil puede incluir:
- Fecha de inicio y finalización de la cosecha
- Crop year
- Fecha de entrega de las cerezas
- Fecha de procesamiento
- Fecha de entrada en el almacén
- Fecha de asignación al lote de exportación
El periodo de producción ayuda a distinguir el café cosechado en una misma parcela durante temporadas diferentes y facilita las investigaciones cuando cambian los límites de la finca o las condiciones de uso del suelo.
La fecha límite de deforestación del 31 de diciembre de 2020
El café cubierto por el EUDR debe estar libre de deforestación. Para materias primas agrícolas como el café, esto exige pruebas de que el producto se cultivó en terrenos que no fueron objeto de deforestación después del 31 de diciembre de 2020.
La geolocalización permite al operador comparar la parcela de producción con información histórica sobre la cobertura del suelo. La evaluación puede utilizar:
- Imágenes satelitales
- Productos de teledetección
- Mapas forestales gubernamentales
- Registros catastrales y de uso del suelo
- Documentos históricos de la finca
- Fotografías de campo
- Sistemas de seguimiento de terceros
- Conjuntos de datos geoespaciales públicos o privados
Una fotografía actual de una finca de café no demuestra por sí sola que el terreno no haya sido deforestado después de la fecha límite. Se necesitan pruebas históricas.
La geolocalización no demuestra por sí sola el cumplimiento
Las coordenadas muestran dónde se produjo el café, pero no prueban automáticamente que el producto cumpla el EUDR. El operador también debe evaluar si el café está libre de deforestación y fue producido conforme a la legislación pertinente del país de producción.
Las cuestiones legales relevantes pueden incluir:
- Derechos de uso del suelo
- Requisitos ambientales
- Legislación relacionada con los bosques
- Derechos territoriales de terceros
- Derechos laborales
- Derechos humanos protegidos por la legislación aplicable
- Normas fiscales, comerciales y aduaneras
- Requisitos anticorrupción
- Consentimiento libre, previo e informado cuando resulte aplicable conforme al marco legal correspondiente
Los compradores pueden integrar estas comprobaciones en sistemas más amplios de control de calidad, trazabilidad y cumplimiento del café.
¿Quién es legalmente responsable de los datos de geolocalización?
El operador que presenta la declaración de diligencia debida continúa siendo responsable del cumplimiento del producto correspondiente. Un comprador puede obtener las coordenadas de un proveedor, una cooperativa, un exportador, un consultor o un proveedor de servicios cartográficos digitales, pero la externalización de la recopilación de datos no transfiere automáticamente la responsabilidad regulatoria.
Por tanto, el operador debería comprobar:
- Quién recopiló las coordenadas
- Si la persona cartografiada controla o cultiva realmente la parcela
- Si la parcela está relacionada con el café suministrado
- Si el archivo fue validado técnicamente
- Si la evaluación del uso del suelo cubre el periodo correcto
- Si los riesgos identificados fueron mitigados adecuadamente
Los proveedores deben evitar entregar a los compradores coordenadas no verificadas copiadas de antiguas bases de datos de certificación, mapas públicos o registros de fincas no relacionadas.
Compradores de la UE y proveedores de fuera de la Unión
Un exportador de café situado fuera de la UE puede no ser la parte que presenta la declaración de diligencia debida para una importación europea, pero normalmente se espera que proporcione las pruebas de producción y trazabilidad necesarias para el operador de la UE.
El proveedor no comunitario debe estar preparado para entregar:
- Geolocalización completa de las parcelas
- Fechas de producción
- Identidad de productores y proveedores
- Trazabilidad a nivel de lote
- Pruebas de evaluación de la deforestación
- Documentación legal
- Explicaciones sobre los riesgos
- Correcciones cuando se detecten incoherencias
Un importador no debería esperar a que el contenedor ya se encuentre en el mar para solicitar estos registros. La aceptación de la geolocalización debe formar parte de la cualificación del proveedor y de la aprobación del lote.
Simplificación para micro y pequeños operadores primarios
Las normas EUDR vigentes contemplan un régimen simplificado para determinados micro o pequeños operadores primarios que cumplen las condiciones, están establecidos en países clasificados como de bajo riesgo e introducen en el mercado o exportan productos que ellos mismos han producido. Estos operadores pueden, bajo determinadas condiciones, utilizar una declaración simplificada única y, en ciertos casos, estar autorizados a proporcionar la dirección postal de las parcelas en lugar de las coordenadas de geolocalización.
Esta excepción no debe aplicarse de forma general a todos los pequeños agricultores o proveedores de menor tamaño. La empresa debe cumplir la definición legal y todas las condiciones aplicables. Los compradores deben documentar por qué corresponde aplicar el régimen simplificado antes de aceptar una dirección en lugar de coordenadas.
Un comprador comercial todavía puede solicitar coordenadas aunque un productor cualificado esté legalmente autorizado a utilizar una dirección, especialmente cuando:
- La dirección no identifica claramente el terreno de producción
- Una misma dirección abarca varias parcelas dispersas
- El café entra en una cadena de suministro mezclada
- El comprador necesita una verificación satelital
- El procedimiento interno de riesgos exige cartografiar las parcelas
La clasificación de riesgo del país no elimina la trazabilidad
La clasificación de un país como de bajo riesgo puede simplificar determinadas partes de la evaluación, pero generalmente no elimina la necesidad de conocer dónde se produjo el café. Los operadores siguen obligados a recopilar la información exigida y demostrar que el producto se encuentra relacionado con zonas de producción identificables.
Los compradores no deben considerar una clasificación nacional de bajo riesgo como prueba automática de que todos los proveedores, parcelas y lotes de café cumplen la normativa.
Cómo cartografiar fincas de café sobre el terreno
La cartografía de fincas puede realizarse mediante dispositivos GPS portátiles, teléfonos inteligentes, tablets, software GIS, mapas catastrales o una combinación de estas herramientas.
Un proceso de campo controlado debería incluir:
- Confirmar la identidad del productor.
- Asignar un ID único a la finca y a la parcela.
- Confirmar la relación del productor con el terreno.
- Recorrer o cartografiar el límite real del área de producción de café.
- Registrar el punto o el polígono.
- Registrar la superficie productiva.
- Registrar la especie, la variedad y la información de cultivo.
- Registrar los usos del suelo vecinos y los límites forestales visibles.
- Tomar fotografías de apoyo cuando esté permitido.
- Obtener la confirmación del productor sobre el límite cartografiado.
- Cargar los datos en un sistema controlado.
- Realizar controles geométricos y de plausibilidad.
Los equipos de campo deben recibir instrucciones claras sobre precisión de coordenadas, límites de parcelas, privacidad de datos y tratamiento de terrenos en disputa.
Cartografía de las cadenas de suministro de café vietnamita
Las cadenas de suministro de café vietnamita suelen incluir numerosos pequeños agricultores, recolectores locales, cooperativas, procesadores y almacenes regionales. Por ello, el número de fincas asociadas a un único contenedor de exportación puede ser considerable.
La cartografía y la trazabilidad pueden resultar especialmente complejas cuando:
- Un hogar cultiva varias parcelas pequeñas
- Las parcelas están registradas a nombre de diferentes miembros de la familia
- Los agricultores entregan a través de recolectores en lugar de directamente a un procesador
- El Robusta y el Arabica se gestionan mediante sistemas regionales distintos
- El café se cultiva junto con árboles frutales u otros cultivos
- Los límites de los terrenos son conocidos localmente pero no están digitalizados
- Las direcciones identifican una aldea pero no la parcela de producción
- Los nombres se introducen de forma diferente en bases de datos vietnamitas y bases de datos sin signos diacríticos
Los compradores que se abastecen en Vietnam deben diseñar el proceso de geolocalización según la estructura real de la cadena de suministro en lugar de esperar que todos los exportadores funcionen como una finca única. Los principales orígenes y regiones productoras de café de Vietnam también pueden utilizarse para organizar regionalmente los registros de proveedores y parcelas.
Los identificadores únicos son esenciales
Cada finca y parcela debe disponer de un identificador estable y único. Los nombres por sí solos no son fiables porque varios agricultores pueden compartir el mismo nombre, los nombres pueden escribirse de maneras diferentes y la propiedad o el control operativo pueden cambiar.
Una estructura práctica del identificador puede incluir:
- Código del país
- Código de la provincia
- Código del proveedor
- Número del productor
- Número de la finca
- Número de la parcela
El identificador utilizado en el archivo de geolocalización debe coincidir con los registros de compras, almacén, calidad y envíos.
Trazabilidad a nivel de lote y mass balance
Los datos de geolocalización deben permanecer relacionados con el café físico. El proveedor debe poder explicar cómo se trasladaron las cantidades desde la entrega de la finca, a través del procesamiento y almacenamiento, hasta el lote de exportación.
La trazabilidad a nivel de lote puede incluir:
- Comprobantes de entrega de cerezas o parchment
- Recibos de los productores
- Registros de entrada del centro de recolección
- Registros de batches de procesamiento
- Registros de producción del beneficio seco
- Movimientos de almacén
- Números de sacos
- Asignación al contenedor
- Conciliación de cantidades
Los controles de rendimiento y mass balance pueden detectar situaciones poco plausibles. Por ejemplo, una finca de dos hectáreas no debería relacionarse repetidamente con una cantidad muy superior a un volumen de producción realista sin una explicación documentada.
Mezcla de café procedente de diferentes parcelas
El café procedente de varias parcelas conformes puede combinarse, pero el operador debe conservar la información exigida de todas las superficies contribuyentes. Mezclar café cartografiado con café de origen desconocido o no verificado puede hacer que todo el lote resulte inadecuado para el mercado de la UE.
Los proveedores deben aplicar controles para impedir:
- La entrada de entregas no cartografiadas en un lote destinado al EUDR
- La asignación duplicada de las mismas cantidades a varios compradores
- La sustitución de parcelas no conformes después de su aprobación
- Que los movimientos de almacén rompan la relación con los registros de los productores
- Que el café rechazado vuelva a las existencias conformes sin autorización
Validación de los datos de geolocalización
La validación debe realizarse antes de que el comprador apruebe un proveedor o envío. Un procedimiento sólido combina controles automatizados y manuales.
| Categoría de validación | Ejemplo de control |
|---|---|
| Formato de coordenadas | Confirmar latitud, longitud, precisión decimal y rangos válidos |
| Validación del país | Confirmar que la parcela se encuentra en el país declarado |
| Validación administrativa | Comparar la ubicación con la provincia, distrito y municipio indicados |
| Validación geométrica | Comprobar polígonos cerrados, auto-intersecciones y puntos duplicados |
| Validación de superficie | Comparar el área calculada con la superficie declarada por el proveedor |
| Validación de duplicados | Detectar coordenadas repetidas asignadas a productores no relacionados |
| Validación de solapamientos | Identificar solapamientos no explicados entre parcelas |
| Validación de cobertura del suelo | Evaluar el historial forestal y agrícola alrededor de la fecha límite |
| Validación de producción | Comparar la superficie de la parcela con la cantidad de café declarada |
| Validación de trazabilidad | Confirmar que las parcelas aprobadas suministraron el lote físico |
Errores habituales de geolocalización
- Coordenadas del almacén en lugar de la finca: El archivo identifica el centro de recolección o lugar de exportación en vez de la parcela productiva.
- Latitud y longitud invertidas: La parcela aparece en otro país o fuera de superficies terrestres válidas.
- Decimales insuficientes: Las coordenadas fueron redondeadas y ya no cumplen la precisión requerida.
- Una misma coordenada para muchos productores: El centro de la aldea o la oficina de la cooperativa se asigna a todos los agricultores.
- Polígonos artificiales: Se dibuja un cuadrado o círculo alrededor de un punto sin seguir el límite real.
- Parcelas ausentes: Solo se cartografía la finca mayor aunque el lote incluya café de varias superficies.
- Datos no relacionados: El exportador dispone de coordenadas, pero no puede vincularlas con el envío.
- Superficie incorrecta: El área calculada del polígono difiere considerablemente de la declarada.
- Registros de finca desactualizados: El proveedor utiliza coordenadas históricas sin confirmar la producción actual.
- ID de parcela duplicados: Fincas diferentes comparten el mismo identificador.
- El límite incluye bosque: El polígono combina terreno de café con bosque vecino o suelo sin utilizar.
- Método de recopilación desconocido: No existe prueba de cómo o cuándo se obtuvieron los datos.
Análisis satelital y falsa confianza
Las herramientas satelitales pueden facilitar la evaluación de la deforestación, pero sus resultados requieren interpretación. La nubosidad, el relieve, la copa de las plantas de café, los árboles de sombra, la resolución de las imágenes y los cambios estacionales en la cobertura del suelo pueden afectar al análisis.
Un comprador no debería aprobar o rechazar automáticamente una parcela basándose en una única alerta automatizada. El proceso puede requerir:
- Revisión de imágenes de varias fechas
- Comparación de diferentes fuentes de datos
- Fotografías de campo
- Explicaciones del proveedor
- Registros gubernamentales de uso del suelo
- Verificación independiente
- Medidas de mitigación de riesgos
Al mismo tiempo, los proveedores no deben descartar las alertas satelitales sin pruebas. Toda discrepancia significativa debe investigarse y documentarse.
Evaluación de riesgos después de recopilar la geolocalización
Después de recopilar la geolocalización y la información de la cadena de suministro, el operador debe evaluar el riesgo de que el café no cumpla los requisitos del EUDR. Los factores relevantes pueden incluir:
- Riesgo nacional y regional
- Prevalencia de la deforestación
- Complejidad de la cadena de suministro
- Fiabilidad de los documentos del proveedor
- Riesgo de mezcla con orígenes desconocidos
- Presencia de Pueblos Indígenas o reclamaciones de comunidades locales
- Disputas territoriales
- Riesgo de corrupción o fraude documental
- Volúmenes de producción inusuales
- Preocupaciones fundamentadas
- Resultados de las verificaciones satelitales y sobre el terreno
Si el riesgo es superior a un nivel despreciable, el operador debe aplicar medidas de mitigación adecuadas antes de aprobar el café.
Posibles medidas de mitigación de riesgos
- Solicitar documentación adicional de la finca o del terreno.
- Repetir la cartografía sobre el terreno.
- Obtener polígonos de mayor calidad.
- Encargar un análisis satelital independiente.
- Realizar una auditoría presencial.
- Entrevistar a productores o partes interesadas locales.
- Separar el café cuestionable.
- Excluir una parcela de la lista de proveedores aprobados.
- Reducir el volumen aprobado del proveedor.
- Exigir acciones correctivas y nueva formación.
- Utilizar verificaciones o certificaciones independientes como información de respaldo.
La certificación puede respaldar la diligencia debida, pero no sustituye automáticamente la responsabilidad legal del operador.
Datos de geolocalización y Sistema de Información EUDR
Los operadores presentan la información de diligencia debida a través del Sistema de Información EUDR de la UE. El sistema dispone de un entorno operativo para las presentaciones con relevancia legal y de entornos separados de formación o prueba para comprobar procesos y archivos de geolocalización.
Las empresas deberían probar su flujo de trabajo antes de la aplicación obligatoria y confirmar:
- Registro de usuarios y derechos de acceso
- EORI e información de la empresa
- Códigos de producto
- Formatos de cantidades
- Datos del país de producción
- Compatibilidad de puntos y polígonos
- Límites de tamaño del archivo y de la geometría
- Gestión de números de referencia
- Procedimientos de presentación manual o mediante API
- Procedimientos de contingencia cuando el sistema no esté disponible
Una carga de prueba completada correctamente no demuestra que la información de producción subyacente sea exacta. Solo confirma que los datos pueden procesarse técnicamente.
Referencias de las declaraciones de diligencia debida
Después de su presentación, la declaración de diligencia debida recibe un número de referencia. Los participantes de la cadena de suministro deben gestionar las referencias o identificadores correspondientes conforme a su función en las normas vigentes.
La referencia debe permanecer relacionada con:
- El producto
- El proveedor
- Las parcelas correspondientes
- La cantidad
- El contrato de compra o venta
- La declaración aduanera cuando corresponda
- El envío o la liberación del almacén
Las empresas deben impedir que una referencia se utilice para productos o cantidades no cubiertos por la información de diligencia debida subyacente.
Checklist de solicitud de datos para compradores
- Solicitar la lista completa de productores, fincas y parcelas.
- Solicitar coordenadas con la precisión requerida.
- Solicitar polígonos para parcelas superiores a cuatro hectáreas.
- Solicitar todas las parcelas contribuyentes de los lotes mezclados.
- Solicitar fechas de producción o periodos de cosecha.
- Solicitar las relaciones con el lote y las cantidades.
- Solicitar el método y la fecha de cartografía.
- Solicitar pruebas legales y de uso del suelo.
- Solicitar la divulgación de disputas o alertas satelitales conocidas.
- Confirmar si se está aplicando un régimen simplificado.
- Probar el archivo de geolocalización antes del envío.
- Incluir plazos de corrección de datos en el contrato de compra.
Checklist de preparación para proveedores
- Identificar a todos los productores y parcelas de producción.
- Asignar ID únicos a las fincas y parcelas.
- Recopilar puntos o polígonos en el formato exigido.
- Verificar que las coordenadas representen terrenos reales de producción de café.
- Registrar fechas de cosecha y cantidades.
- Relacionar las entregas de los productores con el procesamiento y los lotes de exportación.
- Evaluar las parcelas respecto a la fecha límite de deforestación.
- Recopilar documentación legal de respaldo.
- Investigar parcelas duplicadas, solapadas o poco plausibles.
- Proteger los lotes conformes frente al café no verificado.
- Preparar los archivos para la validación del comprador y del sistema.
- Mantener un historial de correcciones y modificaciones.
Cláusulas contractuales sobre los datos de geolocalización
Los contratos de café pueden reducir la incertidumbre definiendo:
- Formato de geolocalización requerido
- Reglas para puntos y polígonos
- Precisión de las coordenadas
- Plazo para la entrega de los datos
- Campos obligatorios de producción y trazabilidad
- Derechos de validación del comprador
- Obligaciones de corrección del proveedor
- Derecho a rechazar parcelas no verificadas
- Derechos de auditoría y acceso a las instalaciones
- Periodo de conservación de los datos
- Medidas de confidencialidad y protección de datos
- Responsabilidad por información incorrecta o fraudulenta
- Procedimiento ante cambios regulatorios
Los importadores y tostadores pueden integrar estos requisitos en programas más amplios de exportación, trazabilidad y envío de café.
Privacidad de los datos y protección de los productores
La geolocalización de las fincas puede ser comercial y personalmente sensible. Los compradores necesitan suficiente información para cumplir el EUDR, pero deben evitar la divulgación innecesaria de datos de los productores.
Un proceso responsable de gobierno de datos debe definir:
- Quién puede acceder a la información personal y de las parcelas
- Por qué se recopilan los datos
- Cómo se utilizarán
- Durante cuánto tiempo se conservarán
- Qué campos se compartirán con participantes posteriores
- Cómo se registran los accesos
- Cómo pueden corregirse los datos inexactos
- Cómo se controlan los riesgos cibernéticos y de divulgación no autorizada
Los contratos con proveedores y las comunicaciones a los productores deben explicar la finalidad de la cartografía y no deben dar a entender que es obligatorio revelar información personal o comercial no relacionada.
Conservación de registros y preparación para auditorías
Los operadores deben conservar los registros de diligencia debida durante el periodo exigido, generalmente al menos cinco años. El expediente de auditoría debe contener pruebas suficientes para reconstruir la decisión tomada respecto al envío.
Un expediente completo de geolocalización puede incluir:
- Archivos cartográficos originales
- Archivos validados de puntos y polígonos
- Registros de productores y parcelas
- Fechas de producción
- Registros de entregas y cantidades
- Resultados de la evaluación de deforestación
- Documentación legal
- Evaluaciones de riesgo
- Acciones de mitigación
- Correspondencia con proveedores
- Referencias de las declaraciones de diligencia debida
- Registros internos de aprobación
- Registros de correcciones o actualizaciones
Aprobación de la geolocalización antes del envío
La revisión de geolocalización conforme al EUDR debe completarse antes de asignar el café a un envío destinado a la UE. Una secuencia práctica de aprobación puede ser:
- Recibir del proveedor el conjunto de datos de productores y parcelas.
- Validar técnicamente las coordenadas y los polígonos.
- Comprobar la coherencia del país y las áreas administrativas.
- Comprobar todas las parcelas respecto a la fecha límite pertinente.
- Revisar las pruebas de legalidad.
- Investigar alertas y vacíos de información.
- Confirmar la trazabilidad y las cantidades a nivel de lote.
- Aplicar las medidas de mitigación necesarias.
- Aprobar o rechazar cada parcela.
- Confirmar que únicamente café aprobado entra en el envío.
- Preparar la información de diligencia debida.
- Liberar el envío únicamente después de completar el procedimiento de cumplimiento obligatorio.
Preguntas que los compradores deben formular a un proveedor de café
- ¿Puede identificar todas las fincas y parcelas que contribuyeron a este lote?
- ¿Las coordenadas son puntos o polígonos verificados?
- ¿Cómo y cuándo se cartografiaron las parcelas?
- ¿Existen parcelas superiores a cuatro hectáreas?
- ¿Puede relacionarse cada parcela con las cantidades entregadas?
- ¿Se evaluaron las parcelas respecto a la fecha del 31 de diciembre de 2020?
- ¿Se detectaron alertas de deforestación o legalidad?
- ¿Cómo se separa el café no verificado?
- ¿Pueden corregirse los datos antes del envío?
- ¿Quién es responsable de validar los registros de proveedores y recolectores?
- ¿Se asignaron las mismas cantidades a otro comprador?
- ¿Pueden proporcionarse los documentos de respaldo durante una inspección oficial?
Evaluación final
Los datos de geolocalización del café deben identificar las parcelas reales en las que se produjo el producto y permanecer relacionados con el café físico durante la recolección, el procesamiento, el almacenamiento y la exportación. Para las superficies más pequeñas, las coordenadas pueden representarse mediante un punto, mientras que las parcelas de café superiores a cuatro hectáreas generalmente requieren polígonos que describan su perímetro. Las coordenadas deben cumplir la precisión necesaria y deben incluirse todas las parcelas contribuyentes cuando un lote contenga café de varias fincas.
La geolocalización por sí sola no demuestra el cumplimiento del EUDR. Los compradores deben combinarla con fechas de producción, registros de trazabilidad, evaluación histórica de la cobertura del suelo, pruebas de legalidad, evaluación de riesgos y medidas de mitigación cuando sean necesarias. Los proveedores deben garantizar que las fincas cartografiadas sean las que realmente suministraron el café y que el producto no verificado no pueda entrar en lotes conformes.
Los programas EUDR más sólidos recopilan y validan los datos de geolocalización antes de la contratación o el envío, mantienen identificadores únicos para productores y parcelas, concilian las cantidades a lo largo de toda la cadena de suministro y conservan documentación auditable de cada decisión de cumplimiento. Los compradores que necesiten café vietnamita con datos estructurados de origen, trazabilidad y apoyo al EUDR pueden enviar una consulta mayorista de café personalizada indicando el producto, la cantidad, el destino y los requisitos documentales.