Dati di geolocalizzazione del caffè per l’EUDR: Cosa serve ad acquirenti e fornitori

Di Viet Coffee Source Guide all’esportazione

I dati di geolocalizzazione del caffè costituiscono la base della tracciabilità prevista dall’EUDR perché collegano ogni spedizione agli appezzamenti specifici in cui il caffè è stato prodotto. Gli acquirenti non possono dimostrare che il caffè sia a deforestazione zero basandosi soltanto sul nome del Paese, della provincia, della cooperativa, della stazione di lavorazione o su una dichiarazione dell’esportatore. La catena di fornitura deve conservare informazioni sufficientemente precise sul luogo di produzione, collegare tali dati al lotto pertinente e verificare se il terreno identificato sia stato interessato da deforestazione dopo la data limite prevista dalla normativa.

Il Regolamento dell’Unione europea sui prodotti a deforestazione zero riguarda il caffè e determinati prodotti a base di caffè immessi sul mercato dell’UE o esportati dall’UE. Secondo il calendario attualmente previsto, la maggior parte degli obblighi sostanziali si applica dal 30 dicembre 2026 agli operatori di grandi e medie dimensioni e dal 30 giugno 2027 agli altri operatori micro e piccoli. Prima di ogni spedizione, le aziende devono comunque verificare il testo normativo aggiornato, l’esatto ambito dei prodotti indicati nell’Allegato I e lo stato di eventuali atti di esecuzione o delegati.

Cosa sono i dati di geolocalizzazione del caffè secondo l’EUDR?

I dati di geolocalizzazione identificano la posizione geografica dell’appezzamento in cui è stato coltivato il caffè interessato. Secondo il regolamento, la posizione viene descritta mediante coordinate di latitudine e longitudine con almeno sei cifre decimali.

Per gli appezzamenti di caffè superiori a quattro ettari, la geolocalizzazione viene generalmente fornita sotto forma di polygon contenente un numero sufficiente di punti coordinati per descrivere il perimetro dell’area. Per appezzamenti di quattro ettari o meno può essere utilizzato almeno un punto di latitudine e longitudine, anche se gli acquirenti possono richiedere polygon anche per superfici più piccole come parte della propria procedura interna di gestione del rischio.

Condizione dell’appezzamento	Metodo minimo di geolocalizzazione	Pratica commerciale consigliata
Appezzamento di quattro ettari o meno	Punto di latitudine e longitudine con almeno sei cifre decimali	Raccogliere un polygon quando sono disponibili confini affidabili
Appezzamento superiore a quattro ettari	Polygon che descrive il perimetro dell’appezzamento	Validare polygon, superficie e registri di produzione
Caffè proveniente da più appezzamenti	Geolocalizzazione di ogni appezzamento produttivo	Collegare ogni appezzamento alla relativa quantità e al contributo al lotto
Aree produttive non contigue	Registrazioni separate per ogni appezzamento	Non unire superfici separate in un unico polygon artificiale

Perché gli acquirenti hanno bisogno della geolocalizzazione prima di acquistare il caffè?

L’operatore dell’UE che immette sul mercato caffè o un prodotto a base di caffè coperto dal regolamento deve esercitare la due diligence prima dell’immissione sul mercato o dell’esportazione. Le informazioni di geolocalizzazione sono richieste nella fase di raccolta dei dati e devono essere disponibili prima che l’operatore possa completare la valutazione del rischio e presentare la relativa dichiarazione di due diligence.

Gli acquirenti hanno bisogno dei dati di geolocalizzazione per:

Identificare ogni appezzamento che ha contribuito alla spedizione
Verificare se il terreno era forestale o è stato deforestato dopo la data limite
Valutare il rischio a livello nazionale, regionale, del fornitore e dell’appezzamento
Verificare che il caffè sia stato prodotto legalmente
Collegare i lotti fisici di caffè ai registri produttivi
Rispondere ai controlli delle autorità competenti
Impedire l’ingresso di caffè non verificato nei lotti conformi
Supportare le dichiarazioni di due diligence nel Sistema Informativo EUDR
Esaminare preoccupazioni o segnalazioni fondate
Conservare prove per audit e contestazioni contrattuali

La geolocalizzazione non è quindi soltanto un’attività cartografica. È parte della catena probatoria che collega prodotto, azienda agricola, periodo di produzione, fornitore, trasformatore, esportatore, spedizione e dichiarazione di due diligence.

Cosa devono fornire i fornitori?

Un fornitore di caffè dovrebbe fornire più di un semplice elenco di coordinate. L’acquirente necessita di un dataset strutturato che indichi a chi appartiene o chi gestisce l’appezzamento mappato, cosa vi è stato prodotto, quando è avvenuta la produzione, quale lotto ha ricevuto il caffè e come sono state raccolte le informazioni.

Campo dati	Finalità
ID del fornitore o del produttore	Collega l’appezzamento al produttore o al soggetto responsabile nella catena di fornitura
ID dell’azienda agricola	Identifica l’unità agricola di produzione
ID dell’appezzamento	Distingue le singole superfici produttive all’interno della stessa azienda
Paese di produzione	Identifica il Paese in cui il caffè è stato coltivato
Provincia, distretto e comune	Supporta la verifica amministrativa e i controlli sul campo
Latitudine e longitudine	Localizzano un piccolo appezzamento mediante un punto
Coordinate del polygon	Descrivono il perimetro di un appezzamento più grande
Superficie dell’appezzamento	Supporta controlli di resa, confine e plausibilità
Data o intervallo temporale di produzione	Collega il caffè al periodo di raccolta pertinente
Specie e varietà di caffè	Supportano l’identificazione del prodotto e i controlli di produzione
Quantità stimata o consegnata	Supporta l’analisi del mass balance e della resa
Metodo di raccolta dei dati	Registra se i dati provengono da GPS sul campo, mappatura mobile, dati catastali o altra fonte
Rilevatore e data di validazione	Crea responsabilità per il processo di mappatura
Riferimento di lotto o batch	Collega l’appezzamento al movimento fisico del caffè
Documenti legali di supporto	Supportano la valutazione della conformità alla legislazione di produzione

La geolocalizzazione è necessaria per tutti gli appezzamenti contributori

Se una spedizione contiene caffè prodotto in appezzamenti differenti, deve essere inclusa la geolocalizzazione di ogni superficie che ha contribuito al lotto. Le coordinate di una cooperativa, del magazzino dell’esportatore o di una stazione di lavorazione non possono sostituire le coordinate produttive delle aziende agricole.

Questo aspetto è particolarmente importante quando il caffè viene aggregato attraverso:

Gruppi di produttori
Cooperative
Raccoglitori locali
Centri di acquisto
Impianti di lavorazione a umido
Dry mill
Magazzini regionali
Consolidatori per l’esportazione

Il fornitore deve mantenere il collegamento tra le consegne in entrata dei produttori e il lotto in uscita. Se questo collegamento viene perso durante l’aggregazione, l’esportatore può possedere un ampio elenco di aziende mappate senza riuscire a dimostrare quali abbiano effettivamente fornito il caffè della spedizione.

Coordinate puntuali e polygon

Un punto identifica una posizione all’interno o associata a un appezzamento. Un polygon rappresenta il confine esterno dell’area produttiva. Sebbene un punto possa soddisfare la definizione minima di geolocalizzazione per piccoli appezzamenti di caffè, un polygon offre normalmente prove più solide per l’analisi satellitare e la verifica dell’uso del suolo.

Gli acquirenti dovrebbero valutare la richiesta di polygon quando:

L’azienda agricola si trova vicino a un confine forestale
L’appezzamento presenta diversi usi del suolo
L’azienda è stata ampliata nel tempo
Il produttore coltiva più particelle adiacenti
La superficie dichiarata dal fornitore non appare coerente con la produzione prevista
L’appezzamento si trova in una zona di approvvigionamento a rischio più elevato
Le immagini satellitari non possono essere interpretate in modo affidabile da un singolo punto

Il polygon deve seguire il confine reale della produzione. Non deve essere disegnato come un semplice quadrato intorno a un punto centrale soltanto per soddisfare un requisito del file.

Precisione minima delle coordinate

Le coordinate di geolocalizzazione EUDR utilizzano almeno sei cifre decimali. I fornitori devono evitare di arrotondare le coordinate, eliminare cifre decimali o convertire ripetutamente i dati tra fogli di calcolo, applicazioni mobili e sistemi cartografici.

Un registro di geolocalizzazione controllato dovrebbe conservare:

Le coordinate originali rilevate
Il sistema di riferimento delle coordinate
Le coordinate convertite utilizzate per la presentazione, quando necessaria una conversione
La data e il metodo di raccolta
Il file cartografico originale
Il file finale validato
La registrazione di ogni correzione

Latitudine e longitudine non devono essere accidentalmente invertite. Anche il valore positivo o negativo della longitudine deve essere mantenuto correttamente. Questi errori possono spostare un appezzamento vietnamita in un altro Paese, in mare o in una posizione completamente estranea.

Sistemi di coordinate e preparazione dei file

Dispositivi mobili, sistemi catastali e piattaforme GIS differenti possono memorizzare le coordinate in sistemi di riferimento diversi. Prima della presentazione dei dati, il fornitore o l’acquirente deve confermare che le coordinate siano state convertite nel formato di latitudine e longitudine atteso dal sistema pertinente.

I formati di lavoro comuni possono includere:

Fogli di calcolo strutturati per registrazioni puntuali
File CSV con colonne separate per latitudine e longitudine
File GeoJSON
File KML o KMZ
GIS shapefile
Portali fornitori specifici dell’acquirente
Sistemi di tracciabilità basati su API

Il file master commerciale deve rimanere controllato anche quando i dati vengono convertiti in un altro formato per il Sistema Informativo EUDR. La conversione non deve mai rimuovere ID degli appezzamenti, riferimenti dei produttori o collegamenti con i lotti.

Cosa rende valido un polygon del caffè?

Un polygon produttivo utilizzabile dovrebbe:

Essere chiuso correttamente senza confini aperti
Contenere un numero sufficiente di punti per rappresentare il perimetro reale
Non intersecare se stesso
Non includere strade, edifici, villaggi o aziende vicine non pertinenti
Non sovrapporsi ampiamente all’appezzamento di un altro produttore senza spiegazione
Corrispondere alla superficie dichiarata entro una tolleranza ragionevole
Trovarsi nel Paese e nell’area amministrativa dichiarati
Rappresentare terreno destinato alla produzione di caffè e non la residenza o il magazzino del produttore

Un file tecnicamente valido può comunque contenere dati commercialmente errati. La validazione automatica della geometria deve quindi essere combinata con il controllo del fornitore, le prove sul campo e la valutazione satellitare.

Data o intervallo temporale di produzione

I dati di geolocalizzazione devono essere associati alla data o al periodo della produzione. Per il caffè, ciò significa generalmente collegare l’appezzamento alla relativa stagione di raccolta o al crop period.

Un registro di produzione utile può comprendere:

Data di inizio e fine della raccolta
Crop year
Data di consegna delle ciliegie
Data di lavorazione
Data di ingresso in magazzino
Data di assegnazione al lotto di esportazione

Il periodo produttivo aiuta a distinguere il caffè raccolto dallo stesso appezzamento in stagioni differenti e supporta le indagini quando cambiano i confini dell’azienda o le condizioni di uso del suolo.

La data limite per la deforestazione del 31 dicembre 2020

Il caffè coperto dall’EUDR deve essere a deforestazione zero. Per materie prime agricole come il caffè, ciò richiede prove che il prodotto sia stato coltivato su terreni non soggetti a deforestazione dopo il 31 dicembre 2020.

La geolocalizzazione permette all’operatore di confrontare l’appezzamento produttivo con informazioni storiche sulla copertura del suolo. La valutazione può utilizzare:

Immagini satellitari
Prodotti di telerilevamento
Mappe forestali governative
Registri catastali e di uso del suolo
Documenti storici dell’azienda agricola
Fotografie sul campo
Sistemi di monitoraggio di terze parti
Dataset geospaziali pubblici o privati

Una fotografia attuale di una piantagione di caffè non dimostra da sola che il terreno non sia stato deforestato dopo la data limite. Sono necessarie prove storiche.

La geolocalizzazione non dimostra da sola la conformità

Le coordinate mostrano dove è stato prodotto il caffè, ma non dimostrano automaticamente che il prodotto sia conforme all’EUDR. L’operatore deve inoltre verificare che il caffè sia a deforestazione zero e sia stato prodotto nel rispetto della legislazione pertinente del Paese di produzione.

Gli aspetti legali rilevanti possono includere:

Diritti di uso del suolo
Requisiti ambientali
Norme relative alle foreste
Diritti fondiari di terzi
Diritti dei lavoratori
Diritti umani protetti dalla legislazione applicabile
Norme fiscali, commerciali e doganali
Requisiti anticorruzione
Consenso libero, previo e informato quando previsto dal quadro normativo pertinente

Gli acquirenti possono integrare queste verifiche in sistemi più ampi di controllo della qualità, tracciabilità e conformità del caffè.

Chi è legalmente responsabile dei dati di geolocalizzazione?

L’operatore che presenta la dichiarazione di due diligence rimane responsabile della conformità del prodotto pertinente. Un acquirente può ricevere le coordinate da un fornitore, una cooperativa, un esportatore, un consulente o un fornitore di servizi cartografici digitali, ma l’esternalizzazione della raccolta dei dati non trasferisce automaticamente la responsabilità normativa.

L’operatore dovrebbe pertanto verificare:

Chi ha raccolto le coordinate
Se la persona mappata controlla o coltiva effettivamente l’appezzamento
Se l’appezzamento è collegato al caffè fornito
Se il file è stato validato tecnicamente
Se la valutazione dell’uso del suolo copre il periodo corretto
Se ogni rischio individuato è stato adeguatamente mitigato

I fornitori dovrebbero evitare di fornire coordinate non verificate copiate da vecchi database di certificazione, mappe pubbliche o registri di aziende agricole non pertinenti.

Acquirenti dell’UE e fornitori extra-UE

Un esportatore di caffè stabilito fuori dall’UE potrebbe non essere il soggetto che presenta la dichiarazione di due diligence per un’importazione europea, ma ci si aspetta normalmente che fornisca le prove produttive e di tracciabilità necessarie all’operatore dell’UE.

Il fornitore extra-UE dovrebbe essere pronto a fornire:

Geolocalizzazione completa degli appezzamenti
Date di produzione
Identità di produttori e fornitori
Tracciabilità a livello di lotto
Prove di screening della deforestazione
Documentazione legale
Spiegazioni relative ai rischi
Correzioni quando vengono individuate incoerenze

Un importatore non dovrebbe attendere che il container sia già in navigazione prima di richiedere questi documenti. L’accettazione dei dati di geolocalizzazione dovrebbe far parte della qualificazione del fornitore e dell’approvazione del lotto.

Semplificazione per micro e piccoli operatori primari

Le norme EUDR attuali prevedono un regime semplificato per determinati micro o piccoli operatori primari qualificati, stabiliti in Paesi classificati a basso rischio e che immettono sul mercato o esportano prodotti da loro stessi realizzati. Tali operatori possono, a determinate condizioni, utilizzare una dichiarazione semplificata unica e in alcuni casi essere autorizzati a fornire l’indirizzo postale degli appezzamenti anziché le coordinate di geolocalizzazione.

Questa eccezione non deve essere applicata genericamente a ogni piccolo agricoltore o piccolo fornitore. L’impresa deve soddisfare la definizione legale e tutte le condizioni applicabili. Gli acquirenti devono documentare perché il regime semplificato sia pertinente prima di accettare un indirizzo al posto delle coordinate.

Un acquirente commerciale può comunque richiedere le coordinate anche quando un produttore qualificato è legalmente autorizzato a utilizzare un indirizzo, soprattutto quando:

L’indirizzo non identifica chiaramente il terreno produttivo
Un singolo indirizzo copre più appezzamenti dispersi
Il caffè entra in una catena di fornitura miscelata
L’acquirente necessita di una verifica satellitare
La procedura interna di rischio richiede la mappatura degli appezzamenti

La classificazione del rischio nazionale non elimina la tracciabilità

La classificazione di un Paese come a basso rischio può semplificare alcune parti della procedura di valutazione del rischio, ma generalmente non elimina la necessità di sapere dove sia stato prodotto il caffè. Gli operatori devono continuare a raccogliere le informazioni richieste e dimostrare che il prodotto sia collegato ad aree produttive identificabili.

Gli acquirenti non dovrebbero considerare una classificazione nazionale a basso rischio come prova automatica della conformità di ogni fornitore, appezzamento e lotto.

Come mappare le aziende di caffè sul campo

La mappatura può essere effettuata mediante dispositivi GPS portatili, smartphone, tablet, software GIS, mappe catastali o una combinazione di questi strumenti.

Un processo di campo controllato dovrebbe includere:

Confermare l’identità del produttore.
Assegnare un ID univoco all’azienda agricola e all’appezzamento.
Confermare il rapporto del produttore con il terreno.
Percorrere o mappare il confine reale dell’area coltivata a caffè.
Registrare il punto o il polygon.
Registrare la superficie produttiva.
Registrare specie, varietà e informazioni sulla coltivazione.
Registrare gli usi del suolo circostanti e i confini forestali visibili.
Scattare fotografie di supporto quando consentito.
Ottenere la conferma del produttore sul confine mappato.
Caricare i dati in un sistema controllato.
Eseguire controlli geometrici e di plausibilità.

I team di campo devono ricevere istruzioni chiare sulla precisione delle coordinate, sui confini degli appezzamenti, sulla privacy dei dati e sulla gestione dei terreni contestati.

Mappatura delle catene di fornitura del caffè vietnamita

Le catene di fornitura del caffè vietnamita comprendono spesso numerosi piccoli produttori, raccoglitori locali, cooperative, trasformatori e magazzini regionali. Il numero di aziende associate a un singolo container di esportazione può quindi essere elevato.

La mappatura e la tracciabilità possono risultare particolarmente complesse quando:

Una famiglia coltiva diversi piccoli appezzamenti
Gli appezzamenti sono registrati a nome di differenti membri della famiglia
I produttori consegnano tramite raccoglitori invece che direttamente a un impianto di lavorazione
Robusta e Arabica vengono gestiti attraverso sistemi regionali differenti
Il caffè viene coltivato insieme ad alberi da frutto o altre colture
I confini dei terreni sono conosciuti localmente ma non digitalizzati
Gli indirizzi identificano un villaggio ma non la particella produttiva
I nomi vengono inseriti in modo differente nei database vietnamiti e in quelli senza segni diacritici

Gli acquirenti che si approvvigionano in Vietnam dovrebbero progettare il processo di geolocalizzazione in base alla struttura reale della catena di fornitura, invece di aspettarsi che ogni esportatore operi secondo un modello di singola tenuta. Le principali origini e regioni produttive del caffè vietnamita possono inoltre essere utilizzate per organizzare regionalmente i registri dei fornitori e degli appezzamenti.

Gli identificatori univoci sono essenziali

Ogni azienda agricola e ogni appezzamento dovrebbero avere un identificatore stabile e univoco. I nomi da soli non sono affidabili perché più produttori possono avere lo stesso nome, i nomi possono essere scritti in modo differente e la proprietà o il controllo operativo possono cambiare.

Una struttura pratica dell’identificatore può includere:

Codice del Paese
Codice della provincia
Codice del fornitore
Numero del produttore
Numero dell’azienda agricola
Numero dell’appezzamento

L’identificatore utilizzato nel file di geolocalizzazione deve corrispondere ai registri di acquisto, magazzino, qualità e spedizione.

Tracciabilità a livello di lotto e mass balance

I dati di geolocalizzazione devono rimanere collegati al caffè fisico. Il fornitore deve poter spiegare come le quantità sono passate dalla consegna dell’azienda agricola attraverso lavorazione e stoccaggio fino al lotto di esportazione.

La tracciabilità a livello di lotto può includere:

Ricevute di consegna delle ciliegie o del parchment
Ricevute del produttore
Registri di ingresso del centro di raccolta
Registri dei batch di lavorazione
Registri produttivi del dry mill
Movimenti di magazzino
Numeri dei sacchi
Assegnazione al container
Riconciliazione delle quantità

I controlli di resa e mass balance possono evidenziare situazioni non plausibili. Per esempio, un’azienda di due ettari non dovrebbe essere ripetutamente associata a una quantità molto superiore a una produzione realistica senza una spiegazione documentata.

Miscelazione di caffè proveniente da appezzamenti differenti

Il caffè proveniente da più appezzamenti conformi può essere combinato, ma l’operatore deve conservare le informazioni richieste per tutte le superfici che hanno contribuito. La miscelazione di caffè mappato con caffè di origine sconosciuta o non verificata può rendere l’intero lotto inadatto al mercato dell’UE.

I fornitori devono adottare controlli per impedire:

L’ingresso di consegne non mappate in un lotto destinato all’EUDR
L’assegnazione duplicata delle stesse quantità a più acquirenti
La sostituzione di appezzamenti non conformi dopo l’approvazione
La perdita del collegamento con i registri dei produttori durante i trasferimenti di magazzino
Il reinserimento di caffè rifiutato nelle scorte conformi senza autorizzazione

Validazione dei dati di geolocalizzazione

La validazione deve essere effettuata prima che l’acquirente approvi un fornitore o una spedizione. Un processo solido combina controlli automatici e manuali.

Categoria di validazione	Esempio di controllo
Formato delle coordinate	Confermare latitudine, longitudine, precisione decimale e intervalli validi
Validazione del Paese	Confermare che l’appezzamento ricada nel Paese dichiarato
Validazione amministrativa	Confrontare la posizione con provincia, distretto e comune dichiarati
Validazione geometrica	Controllare chiusura dei polygon, auto-intersezioni e punti duplicati
Validazione della superficie	Confrontare l’area calcolata con quella dichiarata dal fornitore
Validazione dei duplicati	Rilevare coordinate ripetute assegnate a produttori non collegati
Validazione delle sovrapposizioni	Identificare sovrapposizioni non spiegate tra appezzamenti
Validazione della copertura del suolo	Valutare la storia forestale e agricola intorno alla data limite
Validazione della produzione	Confrontare la superficie con la quantità di caffè dichiarata
Validazione della tracciabilità	Confermare che gli appezzamenti approvati abbiano fornito il lotto fisico

Errori comuni nei dati di geolocalizzazione

Coordinate del magazzino al posto di quelle dell’azienda agricola: Il file identifica il centro di raccolta o il luogo di esportazione anziché l’appezzamento produttivo.
Latitudine e longitudine invertite: L’appezzamento appare nel Paese sbagliato o fuori da aree terrestri valide.
Numero insufficiente di decimali: Le coordinate sono state arrotondate e non soddisfano più la precisione richiesta.
Una coordinata riutilizzata per molti produttori: Il centro del villaggio o l’ufficio della cooperativa viene assegnato a ogni agricoltore.
Polygon artificiali: Viene disegnato un quadrato o un cerchio intorno a un punto senza seguire il confine reale.
Appezzamenti mancanti: Viene mappata solo l’azienda più grande anche se il lotto contiene caffè proveniente da più superfici.
Dati non collegati: L’esportatore possiede le coordinate ma non riesce a collegarle alla spedizione.
Superficie errata: L’area calcolata del polygon differisce notevolmente da quella dichiarata.
Registri agricoli obsoleti: Il fornitore utilizza coordinate storiche senza confermare la produzione attuale.
ID degli appezzamenti duplicati: Aziende differenti condividono lo stesso identificatore.
Confine che include foresta: Il polygon combina terreno coltivato a caffè con foresta adiacente o terreno inutilizzato.
Metodo di raccolta sconosciuto: Non esiste una prova di come o quando siano stati raccolti i dati.

Analisi satellitare e falsa sicurezza

Gli strumenti satellitari possono supportare la valutazione della deforestazione, ma i risultati richiedono interpretazione. Copertura nuvolosa, morfologia del terreno, chioma delle piante di caffè, alberi da ombra, risoluzione delle immagini e cambiamenti stagionali della copertura del suolo possono influenzare l’analisi.

Un acquirente non dovrebbe approvare o rifiutare automaticamente un appezzamento sulla base di un singolo alert automatico. Il processo può richiedere:

Revisione di immagini di date differenti
Confronto tra diverse fonti di dati
Fotografie sul campo
Spiegazioni del fornitore
Registri governativi sull’uso del suolo
Verifica indipendente
Misure di mitigazione del rischio

Allo stesso tempo, i fornitori non devono respingere gli alert satellitari senza prove. Ogni discrepanza rilevante deve essere esaminata e documentata.

Valutazione del rischio dopo la raccolta della geolocalizzazione

Dopo aver raccolto i dati di geolocalizzazione e le informazioni sulla catena di fornitura, l’operatore deve valutare il rischio che il caffè non soddisfi i requisiti EUDR. I fattori rilevanti possono includere:

Rischio nazionale e regionale
Diffusione della deforestazione
Complessità della catena di fornitura
Affidabilità dei documenti del fornitore
Rischio di miscelazione con origini sconosciute
Presenza di Popoli Indigeni o rivendicazioni delle comunità locali
Controversie fondiarie
Rischio di corruzione o frode documentale
Volumi di produzione insoliti
Preoccupazioni fondate
Risultati delle verifiche satellitari e sul campo

Se il rischio è superiore a un livello trascurabile, l’operatore deve applicare misure di mitigazione adeguate prima dell’approvazione del caffè.

Possibili misure di mitigazione del rischio

Richiedere ulteriori documenti relativi all’azienda agricola o al terreno.
Ripetere la mappatura sul campo.
Ottenere polygon di qualità superiore.
Commissionare un’analisi satellitare indipendente.
Effettuare un audit sul posto.
Intervistare produttori o stakeholder locali.
Separare il caffè dubbio.
Escludere un appezzamento dall’elenco dei fornitori approvati.
Ridurre il volume approvato del fornitore.
Richiedere azioni correttive e nuova formazione.
Utilizzare verifiche o certificazioni indipendenti come informazioni di supporto.

La certificazione può supportare la due diligence, ma non sostituisce automaticamente la responsabilità legale dell’operatore.

Dati di geolocalizzazione e Sistema Informativo EUDR

Gli operatori presentano le informazioni di due diligence attraverso il Sistema Informativo EUDR dell’UE. Il sistema dispone di un ambiente operativo per le presentazioni con rilevanza legale e di ambienti separati di formazione o test per verificare processi e file di geolocalizzazione.

Le aziende dovrebbero testare il proprio flusso di lavoro prima dell’applicazione obbligatoria e confermare:

Registrazione degli utenti e diritti di accesso
EORI e informazioni aziendali
Codici prodotto
Formati delle quantità
Dati relativi al Paese di produzione
Compatibilità di punti e polygon
Limiti di dimensione del file e della geometria
Gestione dei numeri di riferimento
Procedure di invio manuale o tramite API
Procedure di emergenza quando il sistema non è disponibile

Un test di caricamento completato con successo non dimostra che le informazioni produttive sottostanti siano accurate. Conferma soltanto che i dati possono essere elaborati tecnicamente.

Riferimenti delle dichiarazioni di due diligence

Dopo la presentazione, la dichiarazione di due diligence riceve un numero di riferimento. I partecipanti alla catena di fornitura devono gestire i relativi riferimenti o identificatori delle dichiarazioni in base al proprio ruolo previsto dalle norme vigenti.

Il riferimento deve rimanere collegato a:

Prodotto
Fornitore
Appezzamenti pertinenti
Quantità
Contratto di acquisto o vendita
Dichiarazione doganale quando applicabile
Spedizione o rilascio dal magazzino

Le aziende devono impedire che un riferimento venga utilizzato per prodotti o quantità non coperti dalle informazioni di due diligence sottostanti.

Checklist di richiesta dati per gli acquirenti

Richiedere l’elenco completo di produttori, aziende agricole e appezzamenti.
Richiedere coordinate con la precisione necessaria.
Richiedere polygon per appezzamenti superiori a quattro ettari.
Richiedere tutti gli appezzamenti contributori per i lotti misti.
Richiedere date di produzione o periodi di raccolta.
Richiedere i collegamenti con lotto e quantità.
Richiedere il metodo e la data della mappatura.
Richiedere prove legali e relative all’uso del suolo.
Richiedere la comunicazione di controversie o alert satellitari conosciuti.
Verificare se viene rivendicato un regime semplificato.
Testare il file di geolocalizzazione prima della spedizione.
Inserire nel contratto di acquisto termini per la correzione dei dati.

Checklist di preparazione per i fornitori

Identificare ogni produttore e appezzamento produttivo.
Assegnare ID univoci alle aziende agricole e agli appezzamenti.
Raccogliere punti o polygon nel formato richiesto.
Verificare che le coordinate rappresentino il terreno realmente coltivato a caffè.
Registrare date di raccolta e quantità.
Collegare le consegne dei produttori alla lavorazione e ai lotti di esportazione.
Controllare gli appezzamenti rispetto alla data limite della deforestazione.
Raccogliere documenti legali di supporto.
Esaminare appezzamenti duplicati, sovrapposti o non plausibili.
Proteggere i lotti conformi dal caffè non verificato.
Preparare i file per la validazione dell’acquirente e del sistema.
Mantenere una cronologia delle correzioni e delle modifiche.

Clausole contrattuali sui dati di geolocalizzazione

I contratti del caffè possono ridurre l’incertezza definendo:

Formato di geolocalizzazione richiesto
Regole per punti e polygon
Precisione delle coordinate
Scadenza per la consegna dei dati
Campi produttivi e di tracciabilità richiesti
Diritti di validazione dell’acquirente
Obblighi di correzione del fornitore
Diritto di rifiutare appezzamenti non verificati
Diritti di audit e accesso ai siti
Periodo di conservazione dei dati
Misure di riservatezza e protezione dei dati
Responsabilità per informazioni errate o fraudolente
Procedura per le modifiche normative

Importatori e torrefattori possono integrare questi requisiti in programmi più ampi di esportazione, tracciabilità e spedizione del caffè.

Privacy dei dati e protezione dei produttori

La geolocalizzazione delle aziende agricole può essere sensibile dal punto di vista commerciale e personale. Gli acquirenti hanno bisogno di informazioni sufficienti per rispettare l’EUDR, ma dovrebbero evitare la divulgazione non necessaria dei dati dei produttori.

Un processo responsabile di governance dei dati dovrebbe definire:

Chi può accedere alle informazioni personali e relative agli appezzamenti
Perché i dati vengono raccolti
Come saranno utilizzati
Per quanto tempo saranno conservati
Quali campi saranno condivisi a valle
Come vengono registrati gli accessi
Come possono essere corretti i dati inesatti
Come vengono controllati i rischi informatici e di divulgazione non autorizzata

I contratti con i fornitori e le comunicazioni ai produttori dovrebbero spiegare lo scopo della mappatura e non far intendere che debbano essere divulgate informazioni personali o commerciali non pertinenti.

Conservazione dei registri e preparazione agli audit

Gli operatori devono conservare i registri di due diligence per il periodo richiesto, generalmente almeno cinque anni. Il fascicolo di audit deve contenere prove sufficienti per ricostruire la decisione adottata per la spedizione.

Un fascicolo completo di geolocalizzazione può includere:

File cartografici originali
File di punti e polygon validati
Registri dei produttori e degli appezzamenti
Date di produzione
Registri delle consegne e delle quantità
Risultati dello screening della deforestazione
Documentazione legale
Valutazioni del rischio
Azioni di mitigazione
Corrispondenza con i fornitori
Riferimenti delle dichiarazioni di due diligence
Registri delle approvazioni interne
Registri delle correzioni o degli aggiornamenti

Approvazione della geolocalizzazione prima della spedizione

La verifica EUDR della geolocalizzazione dovrebbe essere completata prima che il caffè venga assegnato a una spedizione destinata all’UE. Una sequenza pratica di approvazione può essere:

Ricevere dal fornitore il dataset di produttori e appezzamenti.
Validare tecnicamente coordinate e polygon.
Controllare la coerenza del Paese e delle aree amministrative.
Verificare ogni appezzamento rispetto alla data limite pertinente.
Esaminare le prove di legalità.
Indagare alert e lacune informative.
Confermare tracciabilità e quantità a livello di lotto.
Applicare le misure di mitigazione necessarie.
Approvare o rifiutare ogni appezzamento.
Confermare che soltanto caffè approvato entri nella spedizione.
Preparare le informazioni di due diligence.
Rilasciare la spedizione soltanto dopo il completamento del processo di conformità richiesto.

Domande che gli acquirenti dovrebbero porre a un fornitore di caffè

Potete identificare ogni azienda agricola e appezzamento che ha contribuito a questo lotto?
Le coordinate sono punti o polygon verificati?
Come e quando sono stati mappati gli appezzamenti?
Esistono appezzamenti superiori a quattro ettari?
Ogni appezzamento può essere collegato alle quantità consegnate?
Gli appezzamenti sono stati controllati rispetto alla data del 31 dicembre 2020?
Sono stati rilevati alert relativi alla deforestazione o alla legalità?
Come viene separato il caffè non verificato?
I dati possono essere corretti prima della spedizione?
Chi è responsabile della validazione dei registri dei fornitori e dei raccoglitori?
Le stesse quantità sono state assegnate ad altri acquirenti?
I documenti di supporto possono essere forniti in caso di controllo dell’autorità?

Valutazione finale

I dati di geolocalizzazione del caffè devono identificare gli appezzamenti reali in cui il prodotto è stato coltivato e rimanere collegati al caffè fisico durante raccolta, lavorazione, stoccaggio ed esportazione. Per le superfici più piccole, le coordinate possono essere rappresentate da un punto, mentre gli appezzamenti superiori a quattro ettari richiedono generalmente polygon che ne descrivano il perimetro. Le coordinate devono rispettare la precisione necessaria e devono essere inclusi tutti gli appezzamenti contributori quando un lotto contiene caffè proveniente da più aziende.

La geolocalizzazione da sola non dimostra la conformità EUDR. Gli acquirenti devono combinarla con date di produzione, registri di tracciabilità, valutazione storica della copertura del suolo, prove di legalità, valutazione del rischio e misure di mitigazione quando necessarie. I fornitori devono assicurarsi che le aziende mappate siano quelle che hanno realmente fornito il caffè e che il prodotto non verificato non possa entrare nei lotti conformi.

I programmi EUDR più solidi raccolgono e validano i dati di geolocalizzazione prima della stipula del contratto o della spedizione, mantengono identificatori univoci di produttori e appezzamenti, riconciliano le quantità lungo l’intera catena di fornitura e conservano una documentazione verificabile di ogni decisione di conformità. Gli acquirenti che necessitano di caffè vietnamita con dati strutturati di origine, tracciabilità e supporto EUDR possono inviare una richiesta personalizzata di caffè all’ingrosso indicando prodotto, quantità, destinazione e requisiti documentali.

Dati di geolocalizzazione del caffè per l’EUDR: Cosa serve ad acquirenti e fornitori