EUDR đối với cà phê: Hướng dẫn tuân thủ đầy đủ cho nhà nhập khẩu

Tuân thủ EUDR đối với nhà nhập khẩu cà phê đòi hỏi nhiều hơn việc thu thập tọa độ nông trại hoặc thêm một số tham chiếu vào tờ khai hải quan. Nhà nhập khẩu phải xác định sản phẩm cà phê có thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định hay không, nhận diện operator chịu trách nhiệm tại EU, thu thập đầy đủ dữ liệu nguồn gốc và sản xuất, xác minh cà phê không gây mất rừng và được sản xuất hợp pháp, đánh giá và giảm thiểu rủi ro tuân thủ, nộp Tuyên bố thẩm định cần thiết và duy trì khả năng truy xuất từ mọi khu đất sản xuất đến lot thương mại nhập khẩu.

Quy định của Liên minh châu Âu về các sản phẩm không gây mất rừng, thường được gọi là EUDR, áp dụng đối với cà phê cùng với gia súc, ca cao, dầu cọ, cao su, đậu nành và gỗ, cũng như một số sản phẩm cụ thể được sản xuất từ các hàng hóa này. Sản phẩm liên quan không được đưa ra hoặc cung cấp trên thị trường Liên minh châu Âu nếu không đáp ứng điều kiện không gây mất rừng, được sản xuất theo pháp luật liên quan của quốc gia sản xuất và được bao phủ bởi Tuyên bố thẩm định hoặc loại khai báo áp dụng khác.

Tuân thủ EUDR có nghĩa gì đối với nhà nhập khẩu cà phê?

Đối với nhà nhập khẩu cà phê, tuân thủ EUDR có nghĩa doanh nghiệp phải chứng minh sản phẩm nhập khẩu đáp ứng quy định trước khi được thông quan để lưu hành tự do và đưa ra thị trường EU.

Nhà nhập khẩu phải có khả năng trả lời những câu hỏi sau:

• Sản phẩm nhập khẩu có thuộc phạm vi EUDR đang áp dụng hay không?
• Pháp nhân nào được thành lập tại EU là operator chịu trách nhiệm?
• Mọi thành phần cà phê trong lot được sản xuất ở đâu?
• Những khu đất nào đã cung cấp cà phê?
• Cà phê được sản xuất vào thời gian nào?
• Khu đất sản xuất có bị phá rừng trái quy định sau ngày 31 tháng 12 năm 2020 hay không?
• Cà phê có được sản xuất theo pháp luật liên quan của quốc gia sản xuất hay không?
• Lot nhập khẩu có thể được truy xuất qua thu mua, chế biến, lưu kho và vận chuyển hay không?
• Bằng chứng có hỗ trợ kết luận không có rủi ro hoặc chỉ có rủi ro không đáng kể hay không?
• Tuyên bố cần thiết đã được nộp trước tờ khai hải quan hay chưa?

Hóa đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ hoặc chứng nhận bền vững riêng lẻ không thể trả lời toàn bộ các câu hỏi này. Nhà nhập khẩu cần một hệ thống thẩm định và truy xuất có cấu trúc, được hỗ trợ bởi hồ sơ có thể xác minh.

Ngày áp dụng EUDR đối với nhà nhập khẩu cà phê

Theo lịch trình triển khai hiện hành, các nghĩa vụ EUDR chính áp dụng từ ngày 30 tháng 12 năm 2026 đối với operator lớn và vừa. Operator siêu nhỏ và nhỏ thường bắt đầu thuộc phạm vi áp dụng từ ngày 30 tháng 6 năm 2027.

Ngày áp dụng không được nhầm với mốc chống mất rừng. Nghĩa vụ pháp lý bắt đầu vào ngày triển khai áp dụng cho doanh nghiệp, trong khi ngày 31 tháng 12 năm 2020 được dùng để đánh giá khu đất sản xuất có đủ điều kiện được xem là không gây mất rừng hay không.

Những sản phẩm cà phê nào thuộc phạm vi?

Phạm vi sản phẩm EUDR được xác định bằng các mã hải quan liệt kê trong phiên bản Phụ lục I đang áp dụng. Nhà nhập khẩu không nên xác định phạm vi chỉ dựa trên tên tiếp thị của sản phẩm.

Các sản phẩm cần kiểm tra mã phân loại gồm:

• Cà phê nhân xanh
• Cà phê nhân xanh khử caffeine
• Cà phê hạt rang
• Cà phê rang xay
• Cà phê rang khử caffeine
• Cà phê hòa tan hoặc instant
• Dịch chiết và cô đặc cà phê
• Cà phê ba trong một
• Thực phẩm và đồ uống hỗn hợp có chứa cà phê
• Sản phẩm cà phê private label
• Mẫu dùng cho thử nghiệm, phân tích hoặc đánh giá thương mại

Nhà nhập khẩu phải xác nhận chính xác mã Hệ thống hài hòa hoặc mã Danh mục kết hợp, thành phần sản phẩm, thủ tục hải quan, ngày dự kiến nhập khẩu và phiên bản Phụ lục I áp dụng tại thời điểm đó.

Lưu ý đặc biệt đối với cà phê hòa tan và cà phê chế biến

Sản phẩm chế biến cần được phân loại pháp lý cẩn thận vì tên thương mại có thể không tương ứng trực tiếp với mã hải quan được sử dụng để xác định phạm vi EUDR. Nhà nhập khẩu phải kiểm tra tình trạng pháp lý có hiệu lực vào đúng ngày nhập khẩu thay vì phụ thuộc vào đánh giá phạm vi được thực hiện từ trước.

Đối với cà phê hòa tan, cà phê ba trong một, dịch chiết, cô đặc hoặc sản phẩm hỗn hợp, doanh nghiệp nên xác nhận:

• Mã hải quan áp dụng
• Tỷ lệ và dạng thành phần cà phê
• Quy trình chế biến
• Quốc gia sản xuất của nguyên liệu cà phê
• Ngày sản phẩm bắt đầu thuộc phạm vi nếu có quy định chuyển tiếp
• Cách xử lý đối với mẫu thử nghiệm hoặc hàng phân tích

Ai là operator chịu trách nhiệm?

Khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp ngoài Liên minh châu Âu đưa sản phẩm liên quan vào thị trường, người đầu tiên được thành lập tại EU cung cấp sản phẩm đó trên thị trường thường được xem là operator.

Tùy cấu trúc giao dịch, operator chịu trách nhiệm có thể là:

• Nhà nhập khẩu cà phê EU mua trực tiếp từ nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu
• Công ty thương mại EU nhập khẩu bằng tên và tài khoản của mình
• Nhà rang trực tiếp nhập khẩu cà phê nhân
• Nhà sản xuất thực phẩm trực tiếp nhập cà phê chế biến
• Công ty private label nhập sản phẩm bán lẻ hoàn chỉnh

Đơn vị giao nhận hoặc môi giới hải quan không tự động trở thành operator EUDR chỉ vì xử lý vận chuyển hoặc nộp tờ khai hải quan. Hợp đồng thương mại, cấu trúc quyền sở hữu, pháp nhân nhập khẩu, vai trò hải quan và hoạt động đưa sản phẩm ra thị trường phải được xem xét.

Trách nhiệm của nhà xuất khẩu ngoài EU

Nhà xuất khẩu ngoài EU có thể không phải operator chịu trách nhiệm nộp tuyên bố nhập khẩu tại châu Âu nhưng phải cung cấp thông tin giúp nhà nhập khẩu tuân thủ.

Một nhà xuất khẩu sẵn sàng cho EUDR nên cung cấp:

• Thông tin nhận diện nhà cung cấp và nông dân
• Thông tin nhận diện nông trại và khu đất sản xuất
• Tọa độ điểm hoặc đa giác của khu đất
• Khoảng thời gian sản xuất và thu hoạch
• Bằng chứng về quyền sử dụng đất
• Bằng chứng tuân thủ pháp luật địa phương liên quan
• Kết quả kiểm tra mất rừng
• Hồ sơ thu mua và chế biến
• Hồ sơ thành phần lot
• Đối chiếu khối lượng
• Hồ sơ kho và đóng hàng
• Chứng từ cuối cùng của lô hàng

Nếu các hồ sơ này không đầy đủ hoặc không đáng tin cậy, nhà nhập khẩu có thể không thể xác lập rủi ro không đáng kể và phải loại nguồn cung, trì hoãn giao hàng hoặc từ chối cà phê.

Ba giai đoạn của thẩm định EUDR

Thẩm định gồm ba giai đoạn liên kết:

1. Thu thập thông tin, tài liệu và dữ liệu bắt buộc
2. Đánh giá nguy cơ sản phẩm không tuân thủ
3. Giảm thiểu mọi rủi ro cao hơn mức không đáng kể

Nhà nhập khẩu không thể bắt đầu với kết luận định trước rằng cà phê tuân thủ rồi mới tìm tài liệu hỗ trợ. Kết luận phải được hình thành từ bằng chứng liên quan đến chính các nông trại, lot và khối lượng được nhập khẩu.

Giai đoạn một: thu thập thông tin bắt buộc

Nhà nhập khẩu phải thu thập, tổ chức và lưu giữ thông tin chứng minh cà phê đáp ứng điều kiện EUDR.

Bộ thông tin nên gồm:

• Tên thương mại và mô tả sản phẩm
• Hàng hóa hoặc thành phần sản phẩm liên quan
• Mã HS hoặc mã Danh mục kết hợp
• Khối lượng tịnh
• Quốc gia sản xuất
• Vùng sản xuất
• Danh tính và thông tin liên hệ của nhà cung cấp
• Mã nông dân, nông trại và khu đất
• Vị trí địa lý của toàn bộ khu đất đóng góp
• Ngày hoặc khoảng thời gian sản xuất
• Bằng chứng không gây mất rừng
• Bằng chứng sản xuất hợp pháp
• Hồ sơ lot và batch
• Hồ sơ chế biến và kho
• Thông tin khách hàng khi áp dụng

Mọi thông tin phải được kết nối với cà phê vật lý thay vì chỉ được lưu như một tập hợp tài liệu nhà cung cấp không liên kết.

Mô tả sản phẩm và phân loại hải quan

Mô tả sản phẩm trong hồ sơ tuân thủ, Tuyên bố thẩm định, hóa đơn và tờ khai hải quan phải xác định cùng một sản phẩm.

Mô tả hữu ích có thể nêu:

• Cà phê nhân xanh, rang, xay hoặc chế biến
• Có caffeine hoặc đã khử caffeine
• Loài hoặc blend khi có liên quan
• Nguồn gốc sản xuất
• Phương pháp chế biến
• Cấp chất lượng
• Quy cách đóng gói
• Mã lot thương mại

Những mô tả như “sản phẩm cà phê”, “nguyên liệu thực phẩm” hoặc “hàng nông nghiệp” có thể quá chung chung để chứng minh sản phẩm được khai phù hợp với hàng hóa nhập khẩu.

Yêu cầu về khối lượng

Đối với sản phẩm liên quan nhập vào thị trường EU, khối lượng thường được thể hiện bằng kilogram trọng lượng tịnh và, khi áp dụng, bằng đơn vị bổ sung liên kết với mã hải quan tương ứng.

Khối lượng khai báo phải được đối chiếu với:

• Hợp đồng mua bán
• Hóa đơn thương mại
• Packing list
• Vận đơn
• Chứng thư trọng lượng
• Hồ sơ xuất kho
• Hồ sơ đóng container
• Tờ khai hải quan

Chênh lệch không giải thích được giữa khối lượng được hồ sơ thẩm định bao phủ và khối lượng xuất trình cho hải quan có thể dẫn đến trì hoãn, sửa đổi hoặc nghi vấn về danh tính thực tế của cà phê.

Quốc gia sản xuất

Quốc gia sản xuất là nơi cà phê được trồng. Đây không nhất thiết là quốc gia nơi sản phẩm được giao, kinh doanh, lưu kho, rang, phối trộn, đóng gói hoặc tái xuất.

Cà phê được trồng tại Việt Nam nhưng lưu kho tạm thời ở quốc gia khác vẫn có Việt Nam là nguồn gốc sản xuất. Nếu một blend nhập khẩu chứa cà phê từ nhiều quốc gia, nhà nhập khẩu phải duy trì thông tin bắt buộc của mọi nguồn gốc và khu đất đóng góp.

Vị trí địa lý cấp khu đất

Mọi khu đất đã đóng góp cà phê vào lot nhập khẩu phải được xác định bằng dữ liệu vị trí địa lý. Địa chỉ nhà xuất khẩu, kho, văn phòng hợp tác xã hoặc nhà máy chế biến không thể thay thế khu đất sản xuất thực tế.

Đối với khu đất nhỏ hơn, tọa độ điểm theo vĩ độ và kinh độ có thể được sử dụng theo quy định áp dụng. Đối với khu đất lớn hơn bốn hecta, dữ liệu đa giác thường được yêu cầu để mô tả ranh giới.

Một hồ sơ vị trí đầy đủ có thể gồm:

• Vĩ độ và kinh độ
• Hình học đa giác khi được yêu cầu
• Hệ quy chiếu tọa độ
• Diện tích khu đất
• Mã nông dân
• Mã nông trại
• Mã khu đất
• Ngày lập bản đồ
• Phương pháp lập bản đồ
• Tên cá nhân hoặc tổ chức thu thập dữ liệu
• Bằng chứng liên kết nông dân với khu đất đã lập bản đồ

Tọa độ phải được xác thực trước khi cà phê được gộp với nguyên liệu từ các nông trại khác.

Các lỗi vị trí địa lý phổ biến

• Nhập đảo thứ tự vĩ độ và kinh độ
• Thiếu dấu âm của tọa độ
• Tọa độ nằm ngoài quốc gia khai báo
• Tọa độ nằm trên biển
• Sử dụng tọa độ kho cho nhiều nông trại
• Gán cùng tọa độ cho các nông dân không liên quan
• Ranh giới đa giác tự cắt nhau
• Đa giác bao phủ cả làng thay vì một khu đất sản xuất
• Sử dụng sai đơn vị diện tích
• Thu thập tọa độ tại nhà của nông dân
• Không có liên kết được lập thành hồ sơ giữa nông dân và đất

Xác thực địa lý tự động có thể phát hiện lỗi rõ ràng nhưng kết quả bất thường vẫn cần được rà soát thủ công.

Ngày hoặc khoảng thời gian sản xuất

Nhà nhập khẩu phải lưu thông tin cho biết cà phê được sản xuất khi nào. Tùy hệ thống tại nguồn, dữ liệu có thể được ghi dưới dạng ngày thu hoạch, khoảng thời gian thu hoạch, niên vụ hoặc khoảng sản xuất đủ chính xác khác.

Thông tin phải phù hợp với:

• Lịch thu hoạch của vùng
• Hồ sơ thu hoạch tại nông trại
• Ngày giao quả hoặc cà phê thóc
• Hồ sơ phơi
• Hồ sơ chế biến
• Ngày nhập kho
• Thời điểm hình thành lot xuất khẩu

Một trình tự không hợp lý, chẳng hạn cà phê nhập kho trước thời gian thu hoạch được khai, phải được điều tra trước khi lô hàng được phê duyệt.

Mốc chống mất rừng ngày 31 tháng 12 năm 2020

Nhà nhập khẩu phải xác lập rằng cà phê liên quan được sản xuất trên đất không bị phá rừng trái quy định sau ngày 31 tháng 12 năm 2020.

Bằng chứng hỗ trợ có thể gồm:

• Ảnh vệ tinh lịch sử
• Bản đồ rừng chính thức
• Dữ liệu lớp phủ đất
• Đăng ký nông trại lịch sử
• Hồ sơ trồng cây
• Khảo sát khu đất trước đây
• Ảnh có ngày tháng
• Hồ sơ nông nghiệp địa phương
• Đánh giá sử dụng đất độc lập

Việc thấy cây hoặc thảm thực vật trên ảnh gần đây không tự động chứng minh tuân thủ. Đánh giá phải xác định tình trạng lịch sử của đất và liệu có xảy ra chuyển đổi bị cấm sau mốc quy định hay không.

Giải thích ảnh vệ tinh và bằng chứng lớp phủ đất

Đánh giá vệ tinh phải tính đến giới hạn của dữ liệu. Cà phê trồng dưới cây che bóng, mây che phủ, độ phân giải ảnh, canh tác hỗn hợp, thảm thực vật theo mùa và định nghĩa rừng tại địa phương có thể ảnh hưởng đến việc giải thích.

Khi bản đồ đưa ra cảnh báo hoặc kết quả chưa chắc chắn, nhà nhập khẩu có thể yêu cầu:

• Ảnh có độ phân giải cao hơn
• So sánh nhiều thời điểm
• Dữ liệu lớp phủ đất thay thế
• Hồ sơ chính thức tại địa phương
• Bằng chứng hình ảnh
• Xác minh tại hiện trường
• Đánh giá kỹ thuật độc lập

Tuyên bố của nhà cung cấp rằng không xảy ra mất rừng không đủ nếu bằng chứng địa lý khách quan cho thấy có thể đã thay đổi mục đích sử dụng đất.

Yêu cầu sản xuất hợp pháp

Tuân thủ EUDR cũng đòi hỏi cà phê được sản xuất phù hợp với pháp luật liên quan của quốc gia sản xuất.

Các lĩnh vực pháp lý có thể gồm:

• Quyền sử dụng và quyền hưởng dụng đất
• Quyền sở hữu và thuê đất
• Bảo vệ môi trường
• Luật bảo vệ rừng và bảo tồn
• Quyền của bên thứ ba
• Quyền lao động
• Quyền con người được bảo vệ theo pháp luật áp dụng
• Quyền của cộng đồng bản địa và địa phương
• Quy định thuế
• Quy định thương mại và hải quan
• Yêu cầu chống tham nhũng

Loại bằng chứng phù hợp phụ thuộc vào hệ thống pháp luật của quốc gia sản xuất. Quyền sử dụng đất được công nhận có thể hợp lệ ngay cả khi người sản xuất không sở hữu giấy chứng nhận quyền sở hữu tư nhân theo hình thức châu Âu.

Ví dụ về bằng chứng sản xuất hợp pháp

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
• Hợp đồng thuê hoặc sử dụng đất
• Đăng ký nông trại
• Hồ sơ thành viên hợp tác xã
• Giấy phép sản xuất địa phương
• Đăng ký thuế
• Giấy phép môi trường khi được yêu cầu
• Tài liệu công nhận quyền sử dụng đất theo tập quán
• Hồ sơ lao động
• Hồ sơ vật tư nông nghiệp
• Tuyên bố của nhà cung cấp được hỗ trợ bằng bằng chứng có thể xác minh độc lập

Nhà nhập khẩu phải xác nhận tài liệu liên quan đúng nông dân và khu đất sản xuất, đồng thời còn hiệu lực trong khoảng thời gian sản xuất liên quan.

Giai đoạn hai: đánh giá rủi ro

Trừ khi thẩm định đơn giản được áp dụng hợp lệ, operator phải đánh giá nguy cơ cà phê không tuân thủ.

Đánh giá có thể xem xét:

• Phân loại rủi ro của quốc gia hoặc vùng sản xuất
• Sự hiện diện của rừng gần khu đất
• Xu hướng mất rừng trong vùng
• Độ tin cậy của dữ liệu vị trí địa lý
• Tranh chấp quyền sử dụng đất
• Tính xác thực và nhất quán của tài liệu pháp lý
• Mức độ phức tạp của chuỗi cung ứng
• Số lượng bên trung gian
• Nguy cơ trộn với cà phê không rõ nguồn gốc
• Lịch sử tuân thủ của nhà cung cấp
• Bất thường về khối lượng
• Quan ngại có căn cứ hoặc báo cáo đáng tin cậy từ bên thứ ba

Đánh giá bằng văn bản phải giải thích vì sao bằng chứng hỗ trợ kết luận không còn rủi ro hoặc chỉ còn rủi ro không đáng kể.

Rủi ro không đáng kể là gì?

Rủi ro không đáng kể không có nghĩa doanh nghiệp thiếu thông tin nhưng cho rằng vấn đề khó xảy ra. Đây là kết luận đạt được sau khi rà soát đầy đủ bằng chứng bắt buộc và giải quyết các quan ngại quan trọng.

Nhà nhập khẩu không nên phê duyệt lot khi:

• Khu đất sản xuất chưa được xác định.
• Vị trí địa lý bị thiếu hoặc không đáng tin cậy.
• Bằng chứng sản xuất hợp pháp không đầy đủ.
• Khối lượng vượt quá năng lực sản xuất hợp lý.
• Cà phê không rõ nguồn gốc có thể đã được trộn vào lot.
• Cảnh báo mất rừng chưa được giải quyết.
• Hồ sơ nhà cung cấp có mâu thuẫn không được giải thích.

Giai đoạn ba: giảm thiểu rủi ro

Khi đánh giá phát hiện rủi ro cao hơn mức không đáng kể, nhà nhập khẩu phải thực hiện biện pháp phù hợp để giảm rủi ro trước khi đưa cà phê ra thị trường.

Biện pháp có thể gồm:

• Yêu cầu bằng chứng còn thiếu
• Sửa hồ sơ nông trại hoặc khu đất
• Lập lại bản đồ đất sản xuất
• Thu thập ảnh vệ tinh có độ phân giải cao hơn
• Kiểm tra tại hiện trường
• Thuê kiểm toán độc lập
• Rà soát lại quyền sử dụng đất
• Điều tra chênh lệch khối lượng
• Tách các nông trại chưa chắc chắn
• Loại bỏ nguồn bị ảnh hưởng khỏi lot xuất khẩu
• Đình chỉ nhà cung cấp
• Từ chối lô hàng

Nếu không thể giảm rủi ro xuống mức không đáng kể, nhà nhập khẩu không được nộp Tuyên bố thẩm định tích cực và tiếp tục đưa sản phẩm ra thị trường.

Phân loại rủi ro EUDR của Việt Nam

Việt Nam hiện được phân loại là quốc gia rủi ro thấp trong hệ thống benchmarking của EU. Chuỗi cung ứng cà phê Việt Nam đủ điều kiện có thể được hưởng thẩm định đơn giản khi toàn bộ cà phê liên quan có nguồn gốc từ quốc gia hoặc khu vực rủi ro thấp và không tồn tại thông tin cảnh báo.

Phân loại rủi ro thấp không loại bỏ nghĩa vụ thu thập:

• Thông tin sản phẩm
• Quốc gia sản xuất
• Thông tin nhận diện khu đất
• Vị trí địa lý
• Khoảng thời gian sản xuất
• Bằng chứng không gây mất rừng
• Bằng chứng sản xuất hợp pháp
• Truy xuất lot và lô hàng

Nếu nhà nhập khẩu biết hoặc có lý do tin rằng cà phê có thể không tuân thủ, vấn đề phải được điều tra dù quốc gia được phân loại rủi ro thấp.

Tiếp nhận và phê duyệt nhà cung cấp

Kiểm soát EUDR phải bắt đầu trước khi phát hành đơn mua hàng. Nhà nhập khẩu nên đánh giá liệu nhà cung cấp có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy một cách ổn định hay chỉ có thể chuẩn bị hồ sơ cho một lô thử nghiệm.

Quy trình tiếp nhận nhà cung cấp có thể xem xét:

• Hệ thống đăng ký nông dân
• Phương pháp lập bản đồ khu đất
• Xác thực vị trí địa lý
• Quy trình kiểm tra mất rừng
• Thu thập tài liệu pháp lý
• Hệ thống mã hóa lot
• Phân tách vật lý
• Truy xuất chế biến
• Kiểm soát khối lượng
• Quản lý kho
• Kiểm toán nội bộ
• Quy trình hành động khắc phục
• Kiểm soát an toàn dữ liệu

Nhà nhập khẩu mua từ nhiều khu vực có thể tham khảo các vùng cà phê và cấu trúc sản xuất của Việt Nam để xây dựng biện pháp kiểm soát phù hợp với từng mô hình cung ứng.

Hợp đồng với nhà cung cấp

Hợp đồng phải xác định trách nhiệm EUDR của nhà xuất khẩu, hợp tác xã, cơ sở chế biến và các nhà cung cấp liên quan khác.

Các điều khoản hữu ích gồm:

• Độ chính xác của thông tin nông dân và khu đất
• Độ chính xác của vị trí địa lý
• Nghĩa vụ cung cấp thời gian sản xuất
• Cấm trộn nguồn không có hồ sơ
• Cam kết sản xuất không gây mất rừng
• Cam kết sản xuất hợp pháp
• Thông báo thay đổi sử dụng đất
• Thông báo thay đổi cơ sở nhà cung cấp
• Quyền kiểm toán và tiếp cận hồ sơ
• Yêu cầu đối chiếu khối lượng
• Nghĩa vụ lưu dữ liệu
• Yêu cầu hành động khắc phục
• Từ chối hoặc thay thế lot bị ảnh hưởng
• Trách nhiệm đối với thông tin sai hoặc gây hiểu nhầm

Điều khoản hợp đồng phân bổ trách nhiệm nhưng không thay thế nghĩa vụ thẩm định pháp lý của nhà nhập khẩu.

Mã nông dân, nông trại và khu đất

Mỗi nông dân, nông trại và khu đất sản xuất phải có mã nhận diện ổn định và duy nhất. Chỉ sử dụng tên có thể không đáng tin cậy vì nhiều người có thể trùng tên và cách viết có thể thay đổi giữa hồ sơ địa phương và chứng từ xuất khẩu.

Hệ thống có cấu trúc có thể sử dụng:

• Mã nông dân
• Mã nông trại
• Mã khu đất
• Mã hợp tác xã
• Mã người thu mua
• Mã giao hàng
• Mã batch chế biến
• Mã lot kho
• Mã lot xuất khẩu

Mã nhận diện phải duy trì nhất quán qua các niên vụ. Hồ sơ lịch sử phải được bảo tồn khi quyền sở hữu, ranh giới hoặc trạng thái nhà cung cấp thay đổi.

Truy xuất cấp lot

Nhà nhập khẩu phải có khả năng truy xuất cà phê vật lý từ từng khu đất đến lot nhập khẩu và từ lot nhập khẩu đến khách hàng hạ nguồn.

Một chuỗi điển hình có thể gồm:

1. Khu đất sản xuất
2. Thu hoạch tại nông trại
3. Giao hàng của nông dân
4. Lot của người thu mua hoặc hợp tác xã
5. Batch nhà máy ướt hoặc nhà máy khô
6. Lot cà phê nhân đã phân hạng
7. Lot kho
8. Lot xuất khẩu
9. Container
10. Tờ khai hải quan nhập khẩu
11. Lot kho của nhà nhập khẩu
12. Batch rang, chế biến hoặc bán lại

Khi một lot được chia, mọi lot con phải duy trì liên kết với lot ban đầu. Khi nhiều lot được gộp, lot kết quả phải xác định toàn bộ đầu vào đóng góp.

Gộp cà phê từ các nông hộ nhỏ

EUDR không cấm gộp cà phê từ nhiều nông trại nhỏ. Việc gộp được chấp nhận khi mọi nguồn đóng góp được xác định và xác minh trước khi trộn.

Trước khi gộp, đơn vị trong chuỗi cung ứng phải xác nhận:

• Nông dân đã được đăng ký.
• Khu đất đóng góp đã được xác định.
• Có dữ liệu vị trí địa lý hợp lệ.
• Thời gian sản xuất đã được ghi nhận.
• Khu đất đã vượt qua đánh giá mất rừng.
• Có bằng chứng sản xuất hợp pháp.
• Nông dân đã được phê duyệt và không bị đình chỉ.
• Khối lượng giao là hợp lý.
• Mã lot có thể truy xuất đã được cấp.

Khi cà phê không có hồ sơ được trộn vào lot không thể phân tách vật lý, tình trạng tuân thủ của toàn bộ lot có thể bị ảnh hưởng.

Phân tách vật lý

Phân tách vật lý thường là biện pháp an toàn nhất đối với cà phê sẵn sàng cho EUDR. Cà phê đã xác minh không nên bị trộn với nguyên liệu có dữ liệu nguồn gốc không đầy đủ, không xác định hoặc bị từ chối.

Biện pháp phân tách có thể gồm:

• Bao được dán nhãn rõ ràng
• Pallet riêng
• Thùng hoặc silo chuyên biệt
• Khu vực kho được đánh dấu
• Lịch sản xuất riêng
• Vệ sinh giữa các lượt chế biến
• Quy trình chuyển kho được kiểm soát
• Hạn chế tiếp cận các lot bị từ chối hoặc đình chỉ

Truy xuất số không đáng tin cậy nếu kho hoặc nhà máy vật lý không duy trì cùng mức phân tách lot.

Cân bằng khối lượng và bảo toàn danh tính

Hạch toán khối lượng là một biện pháp kiểm soát quan trọng nhưng tuyên bố cân bằng khối lượng thuần túy trên giấy tờ không thể thay thế truy xuất cấp khu đất khi cà phê vật lý không còn được liên kết với các nguồn tuân thủ đã khai báo.

Hệ thống phải chứng minh rằng:

• Mọi khu đất đóng góp đều được biết.
• Mỗi lần giao hàng đi vào qua kênh có hồ sơ.
• Khối lượng đầu vào được ghi nhận.
• Hiệu suất chế biến là hợp lý.
• Lot xuất khẩu cuối được hình thành từ các đầu vào có hồ sơ.
• Nguyên liệu không xác định không được thay vào lot tuân thủ.

Đối chiếu khối lượng

Đối chiếu khối lượng giúp phát hiện trộn nguồn không khai báo, phân bổ trùng và tuyên bố sản xuất không hợp lý.

Nhà nhập khẩu hoặc nhà cung cấp có thể so sánh:

• Diện tích cà phê đã lập bản đồ
• Năng suất dự kiến
• Sản lượng thu hoạch ghi nhận
• Khối lượng quả hoặc cà phê thóc đã giao
• Tỷ lệ chuyển đổi thành cà phê nhân
• Hao hụt chế biến
• Tồn kho
• Khối lượng xuất khẩu
• Trọng lượng tịnh nhập khẩu

Nếu các nông trại đã lập bản đồ chỉ có thể sản xuất hợp lý 100 tấn nhưng hồ sơ xuất khẩu khai 170 tấn cà phê tuân thủ, phần vượt không giải thích được phải được điều tra trước khi lot được phê duyệt.

Truy xuất trong quá trình chế biến cà phê

Chế biến không loại bỏ nhu cầu truy xuất. Mọi bước biến đổi phải duy trì liên kết giữa đầu vào và đầu ra.

Hồ sơ chế biến có thể gồm:

• Mã lot đầu vào
• Khối lượng đầu vào
• Ngày chế biến
• Phương pháp chế biến
• Dây chuyền hoặc thiết bị
• Mã lot đầu ra
• Khối lượng đầu ra
• Hao hụt chế biến
• Phụ phẩm
• Hồ sơ vệ sinh giữa các lot

Blend chứa cà phê từ nhiều nông trại, vùng hoặc quốc gia phải duy trì liên kết với mọi khu đất sản xuất đóng góp.

Tuân thủ đối với nhập khẩu cà phê nhân

Nhà nhập khẩu cà phê nhân nên duy trì chuỗi từ khu đất sản xuất qua thu mua quả hoặc cà phê thóc, nhà máy khô, phân hạng, lưu kho, đóng container và thông quan.

Hồ sơ tuân thủ cà phê nhân có thể gồm:

• Danh sách nông dân và khu đất
• Dữ liệu vị trí địa lý
• Hồ sơ thu hoạch
• Biên nhận giao hàng của nông dân
• Hồ sơ người thu mua
• Hồ sơ chế biến
• Hồ sơ nhà máy khô
• Báo cáo chất lượng
• Hồ sơ kho
• Packing list
• Hóa đơn thương mại
• Vận đơn
• Số container và seal

Tuân thủ đối với nhập khẩu cà phê rang

Khi cà phê rang thuộc phạm vi EUDR đang áp dụng, quá trình rang phải duy trì liên kết với các lot cà phê nhân tuân thủ.

Hồ sơ liên quan gồm:

• Lot cà phê nhân đầu vào
• Ngày rang
• Mã batch rang
• Công thức blend
• Trọng lượng đầu vào và đầu ra
• Lot thành phẩm
• Batch đóng gói
• Hồ sơ phân phối

Quyền sở hữu thương hiệu private label không làm gián đoạn truy xuất. Sản phẩm mang thương hiệu cuối cùng phải tiếp tục được liên kết với khu đất sản xuất của thành phần cà phê.

Tuân thủ đối với nhập khẩu cà phê hòa tan

Chuỗi cà phê hòa tan có thể gồm phối trộn, rang, chiết xuất, cô đặc, sấy phun, sấy đông khô và tạo hạt. Mỗi giai đoạn phải tiếp tục được liên kết với cà phê nhân đầu vào.

Hồ sơ liên quan có thể gồm:

• Lot nguồn gốc cà phê nhân
• Batch rang
• Batch chiết xuất
• Hiệu suất chiết xuất
• Hồ sơ cô đặc
• Batch sấy
• Batch tạo hạt
• Lot cà phê hòa tan thành phẩm
• Batch đóng gói

Đối với cà phê ba trong một, thành phần cà phê phải tiếp tục được truy xuất dù đường, creamer và các nguyên liệu khác được bổ sung.

Tuyên bố thẩm định EUDR

Sau khi hoàn thành thẩm định và kết luận không có hoặc chỉ có rủi ro không đáng kể, operator phải nộp Tuyên bố thẩm định cần thiết qua Hệ thống thông tin EUDR trước khi đưa cà phê ra thị trường.

Tuyên bố gồm các thông tin cốt lõi như:

• Tên pháp lý và địa chỉ của operator
• Số EORI đối với hàng nhập khẩu liên quan
• Mã HS
• Mô tả và tên thương mại sản phẩm
• Khối lượng
• Quốc gia sản xuất
• Vị trí địa lý của các khu đất sản xuất
• Xác nhận đã hoàn thành thẩm định
• Xác nhận không có hoặc chỉ có rủi ro không đáng kể

Khi nộp tuyên bố, operator chịu trách nhiệm về tình trạng tuân thủ của sản phẩm.

Thời điểm nộp Tuyên bố thẩm định

Đối với sản phẩm liên quan nhập vào thị trường EU, thẩm định phải hoàn thành, DDS phải được nộp và số tham chiếu phải được cấp trước khi tờ khai hải quan được gửi.

Trình tự thực tế là:

1. Hoàn thành rà soát nhà cung cấp và sản phẩm.
2. Xác nhận nông trại, khu đất và thành phần lot cuối.
3. Xác nhận khối lượng lô hàng cuối.
4. Hoàn thành kết luận rủi ro.
5. Nộp DDS.
6. Nhận số tham chiếu.
7. Gửi tham chiếu cho người khai hải quan.
8. Đưa tham chiếu cần thiết vào tờ khai hải quan.

DDS không nên được xem là chứng từ có thể tạo sau khi hồ sơ hải quan đã được nộp.

Tính nhất quán giữa DDS và chứng từ hải quan

Các thông tin sau phải nhất quán giữa DDS và chứng từ nhập khẩu:

• Danh tính pháp lý của operator
• Số EORI
• Mã HS hoặc mã KN
• Mô tả sản phẩm
• Quốc gia sản xuất
• Khối lượng tịnh
• Mã lot thương mại
• Thông tin container
• Tham chiếu hóa đơn và packing list

Mọi khác biệt phải được giải quyết trước khi tờ khai hải quan được nộp.

Một DDS có thể bao phủ nhiều lô hàng không?

Một DDS có thể được tham chiếu trong nhiều tờ khai hải quan khi thực sự bao phủ sản phẩm, khu đất sản xuất và khối lượng liên quan. Tham chiếu không được sử dụng cho tổng khối lượng lớn hơn lượng được tuyên bố bao phủ.

Tương tự, một tờ khai hải quan có thể chứa nhiều tham chiếu DDS khi lô hàng nhập khẩu gồm cà phê được bao phủ bởi nhiều tuyên bố hợp lệ.

Nhà nhập khẩu nên duy trì sổ phân bổ thể hiện:

• Tổng khối lượng được từng DDS bao phủ
• Khối lượng phân bổ cho từng tờ khai
• Khối lượng còn lại chưa phân bổ
• Lot và khu đất liên kết với mỗi lần phân bổ
• Trạng thái của từng hồ sơ nhập khẩu

Thay đổi sau khi nộp DDS

Nhà nhập khẩu phải đánh giá lại tuyên bố khi lô hàng thay đổi sau khi nộp.

Có thể cần tuyên bố thay thế hoặc biện pháp khắc phục khi:

• Mã sản phẩm thay đổi.
• Khối lượng vượt quá lượng được bao phủ.
• Quốc gia sản xuất thay đổi.
• Nông trại hoặc khu đất mới được bổ sung.
• Lot xuất khẩu bị thay thế.
• Cà phê không xác định đi vào lô hàng.
• Thông tin mới thay đổi kết luận rủi ro.

DDS không được tiếp tục gắn với cà phê mà nó không còn mô tả chính xác.

Số tham chiếu và truyền thông tin xuống chuỗi cung ứng

Operator phải truyền số tham chiếu DDS hoặc mã khai báo áp dụng cho operator và thương nhân phía sau trong chuỗi cung ứng.

Hồ sơ hạ nguồn có thể gồm:

• Danh tính nhà cung cấp
• Hóa đơn mua hàng
• Mã lot đầu vào
• Tham chiếu DDS
• Khối lượng nhận
• Batch chế biến hoặc bán lại
• Mã lot đầu ra
• Khách hàng được cung cấp

Tham chiếu không được gắn với sản phẩm hoặc khối lượng không liên quan.

Yêu cầu lưu hồ sơ

Operator phải lưu hồ sơ tuyên bố và thông tin thẩm định hỗ trợ trong ít nhất năm năm.

Hồ sơ lưu trữ nên gồm:

• Tuyên bố thẩm định đã nộp
• Số tham chiếu
• Quyết định về phạm vi và phân loại sản phẩm
• Hồ sơ nhà cung cấp và nông trại
• Tệp vị trí địa lý
• Khoảng thời gian sản xuất
• Đánh giá mất rừng
• Bằng chứng sản xuất hợp pháp
• Đánh giá rủi ro
• Hành động giảm thiểu rủi ro
• Hồ sơ lot
• Đối chiếu khối lượng
• Chứng từ hải quan và vận chuyển

Hồ sơ phải tiếp tục truy cập được khi nhân viên, nhà cung cấp, môi giới hải quan hoặc hệ thống phần mềm thay đổi.

Quản trị tuân thủ nội bộ

Nhà nhập khẩu nên thiết lập quy trình quản trị bằng văn bản thay vì cho phép bất kỳ người dùng hệ thống nào tự phê duyệt lô hàng hoặc nộp DDS.

Phê duyệt nội bộ có thể gồm:

• Rà soát phạm vi sản phẩm
• Phê duyệt phân loại hải quan
• Phê duyệt nhà cung cấp
• Xác thực vị trí địa lý
• Phê duyệt kiểm tra mất rừng
• Rà soát sản xuất hợp pháp
• Phê duyệt đánh giá rủi ro
• Đối chiếu lot và khối lượng
• So sánh với chứng từ hải quan
• Phê duyệt cuối của quản lý

Các kiểm soát này có thể được tích hợp với quy trình chất lượng, truy xuất và tuân thủ cà phê được lập thành văn bản.

Quản lý và bảo mật dữ liệu

Tọa độ nông trại, hồ sơ đất và thông tin cá nhân của nhà cung cấp có thể nhạy cảm. Nhà nhập khẩu phải bảo vệ dữ liệu trong khi vẫn bảo đảm chúng có sẵn cho hoạt động tuân thủ và kiểm tra pháp lý.

Biện pháp phù hợp gồm:

• Phân quyền truy cập người dùng
• Lưu trữ an toàn
• Sao lưu dữ liệu
• Quản lý phiên bản
• Nhật ký thay đổi
• Thỏa thuận bảo mật
• Chia sẻ dữ liệu có kiểm soát
• Lịch lưu trữ

Bảo mật không thể được sử dụng để từ chối thông tin mà operator chịu trách nhiệm hoặc cơ quan có thẩm quyền cần theo pháp luật.

Chứng nhận và tuân thủ EUDR

Chứng nhận hữu cơ, bền vững, thương mại công bằng và nguồn cung có trách nhiệm có thể hỗ trợ thẩm định nhưng không tự động xác lập tuân thủ EUDR.

Chứng nhận có thể cung cấp:

• Danh sách nông dân
• Hồ sơ kiểm soát nội bộ
• Báo cáo kiểm toán
• Thông tin chuỗi hành trình sản phẩm
• Kiểm soát môi trường
• Hồ sơ đào tạo

Nhà nhập khẩu vẫn phải xác định chương trình có cung cấp vị trí địa lý khu đất, thời gian sản xuất, bằng chứng sản xuất hợp pháp, đánh giá sử dụng đất sau năm 2020 và truy xuất cấp sản phẩm hay không.

Tuân thủ chất lượng và tuân thủ EUDR

Tuân thủ EUDR và chất lượng cà phê là hai yêu cầu riêng biệt. Một lot có thể truy xuất đầy đủ nhưng không đạt thông số độ ẩm, khuyết tật hoặc hồ sơ cảm quan của người mua. Một lot khác có thể có chất lượng cảm quan xuất sắc nhưng thiếu hồ sơ nguồn gốc được chấp nhận.

Nhà nhập khẩu nên liên kết hồ sơ EUDR với:

• Loài cà phê
• Nguồn gốc
• Niên vụ
• Phương pháp chế biến
• Độ ẩm
• Hoạt độ nước
• Phân bố screen
• Số khuyết tật
• Hồ sơ cupping
• Quy cách đóng gói

Kiểm toán nội bộ và thử nghiệm truy xuất

Nhà nhập khẩu nên định kỳ kiểm tra khả năng truy ngược lot thành phẩm hoặc lot nhập khẩu đến mọi khu đất sản xuất và truy xuôi đến từng khách hàng hoặc batch chế biến.

Một thử nghiệm mô phỏng có thể đánh giá:

• Thời gian cần để truy xuất hồ sơ
• Mức đầy đủ của dữ liệu khu đất
• Độ chính xác của thông tin nông dân
• Tính hợp lệ của vị trí địa lý
• Mối quan hệ giữa các lot
• Đối chiếu khối lượng
• Độ chính xác của tham chiếu hải quan
• Khả năng cô lập tồn kho bị ảnh hưởng

Thất bại phải dẫn đến hành động khắc phục bằng văn bản, phân công người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.

Thông tin mới sau khi nhập khẩu

Nếu operator nhận được thông tin mới cho thấy cà phê nhập khẩu có thể không tuân thủ, doanh nghiệp phải hành động ngay. DDS ban đầu không tạo ra sự bảo vệ vĩnh viễn trước bằng chứng xuất hiện sau đó.

Hành động có thể gồm:

• Thông báo cơ quan có thẩm quyền
• Thông báo khách hàng hạ nguồn
• Dừng phân phối tiếp theo
• Cô lập tồn kho bị ảnh hưởng
• Điều tra bổ sung
• Sửa hồ sơ
• Thu hồi hoặc rút sản phẩm khi cần

Thông tin mới có thể liên quan đến tọa độ giả, trộn nguồn không khai báo, sử dụng đất bất hợp pháp, quan ngại có căn cứ về mất rừng, tài liệu bị làm giả hoặc chênh lệch khối lượng không giải thích được.

Các lỗi tuân thủ EUDR phổ biến

• Xác định phạm vi chỉ bằng tên sản phẩm
• Xác định sai operator EU
• Sử dụng sai số EORI
• Dùng quốc gia giao hàng làm quốc gia sản xuất
• Chỉ cung cấp tọa độ hợp tác xã hoặc kho
• Không xác định toàn bộ khu đất đóng góp
• Sử dụng dữ liệu vị trí sao chép hoặc không hợp lệ
• Thiếu khoảng thời gian sản xuất
• Chỉ dựa vào tuyên bố của nhà cung cấp
• Chỉ dựa vào chứng nhận
• Trộn cà phê đã xác minh và chưa xác minh
• Không đối chiếu khối lượng
• Nộp DDS trước khi hoàn thành thẩm định
• Nộp DDS sau tờ khai hải quan
• Sử dụng tham chiếu DDS cho cà phê không liên quan
• Cho rằng phân loại rủi ro thấp loại bỏ yêu cầu dữ liệu
• Không lưu hồ sơ hỗ trợ

Dấu hiệu cảnh báo dành cho nhà nhập khẩu

Nhà nhập khẩu nên tạm dừng phê duyệt lô hàng khi:

• Nhà xuất khẩu không xác định được mọi nông trại đóng góp.
• Cùng một tọa độ xuất hiện ở nhiều nông dân không liên quan.
• Diện tích lập bản đồ không thể hỗ trợ khối lượng được khai.
• Ngày thu hoạch không phù hợp mùa vụ của vùng.
• Giấy tờ đất không xác định người sản xuất hoặc người sử dụng hợp pháp.
• Lot đã được gộp trước khi các nông trại được xác minh.
• Truy xuất kết thúc tại hợp tác xã hoặc kho.
• Nhà cung cấp không giải thích được đầu vào và đầu ra chế biến.
• Khối lượng cuối khác đáng kể so với lượng được phê duyệt.
• Bộ phận tuân thủ không thể tái tạo cơ sở của kết luận rủi ro không đáng kể.

Checklist EUDR dành cho nhà nhập khẩu cà phê

• Đã xác nhận phạm vi sản phẩm
• Đã xác nhận mã HS hoặc KN
• Đã xác nhận ngày áp dụng
• Đã xác định operator EU chịu trách nhiệm
• Đã xác nhận số EORI
• Đã xác nhận quốc gia sản xuất
• Đã xác định toàn bộ nhà cung cấp
• Đã đăng ký toàn bộ nông dân và nông trại
• Đã xác định toàn bộ khu đất sản xuất
• Đã xác thực vị trí địa lý
• Đã ghi nhận thời gian sản xuất
• Đã hoàn thành đánh giá mất rừng
• Đã rà soát bằng chứng sản xuất hợp pháp
• Đã hoàn thành đánh giá rủi ro khi cần
• Đã giảm mọi rủi ro cao hơn mức không đáng kể
• Đã xác nhận thành phần lot
• Đã đối chiếu khối lượng
• Đã xác nhận dữ liệu hải quan cuối
• Đã nộp DDS trước tờ khai hải quan
• Đã nhận số tham chiếu
• Đã gửi tham chiếu cho người khai hải quan
• Đã thiết lập việc truyền tham chiếu xuống chuỗi cung ứng
• Đã lưu hồ sơ ít nhất năm năm

Quy trình triển khai được khuyến nghị

1. Phân loại sản phẩm cà phê nhập khẩu.
2. Xác nhận EUDR có áp dụng hay không và áp dụng từ thời điểm nào.
3. Xác định operator EU chịu trách nhiệm.
4. Lập sơ đồ toàn bộ chuỗi cung ứng tại nguồn.
5. Yêu cầu dữ liệu cấp khu đất trong hợp đồng.
6. Đăng ký nhà cung cấp, nông dân, nông trại và khu đất.
7. Thu thập và xác thực vị trí địa lý.
8. Ghi nhận thời gian sản xuất.
9. Đánh giá tình trạng đất theo mốc ngày 31 tháng 12 năm 2020.
10. Rà soát bằng chứng sản xuất hợp pháp.
11. Phê duyệt nhà cung cấp trước khi gộp hàng.
12. Thiết lập phân tách vật lý.
13. Tạo truy xuất cấp lot trong chế biến và kho.
14. Đối chiếu khối lượng sản xuất và giao hàng.
15. Hoàn thành đánh giá rủi ro bắt buộc.
16. Giảm mọi rủi ro cao hơn mức không đáng kể.
17. Xác nhận sản phẩm, khối lượng và thành phần lot cuối.
18. Nộp Tuyên bố thẩm định.
19. Cung cấp tham chiếu cho tờ khai hải quan.
20. Lưu hồ sơ và theo dõi thông tin mới.

Lợi ích thương mại của chuỗi cung ứng sẵn sàng EUDR

Một chương trình tuân thủ mạnh có thể giảm trì hoãn hải quan, tranh chấp chứng từ và gián đoạn nguồn cung. Nhà cung cấp có dữ liệu khu đất đã được xác thực, hồ sơ lot đáng tin cậy và khối lượng nhất quán có thể trở nên hấp dẫn hơn đối với người mua châu Âu ngay cả khi không đưa ra mức giá thấp nhất.

Chương trình cung ứng sẵn sàng EUDR có thể gồm:

• Robusta thương mại có truy xuất
• Arabica truy xuất cấp nông trại
• Micro-lot Fine Robusta
• Lot vùng được phân tách vật lý
• Cà phê chứng nhận kèm bằng chứng EUDR
• Cà phê rang private label
• Blend espresso có hồ sơ đầy đủ
• Cà phê chế biến và hòa tan có truy xuất

Doanh nghiệp chuẩn bị cà phê cho người mua châu Âu có thể tham khảo dịch vụ xuất khẩu, truy xuất và chứng từ cà phê được xây dựng có hệ thống.

Đánh giá cuối cùng

Tuân thủ EUDR đối với nhà nhập khẩu cà phê đòi hỏi một liên kết hoàn chỉnh và có thể xác minh giữa cà phê đi vào Liên minh châu Âu và mọi khu đất đã đóng góp vào sản phẩm đó. Nhà nhập khẩu phải phân loại đúng sản phẩm, xác định operator chịu trách nhiệm, thu thập vị trí địa lý và thông tin sản xuất, xác minh không gây mất rừng và sản xuất hợp pháp, đánh giá và giảm thiểu rủi ro, nộp tuyên bố cần thiết trước hồ sơ hải quan và lưu toàn bộ bằng chứng hỗ trợ.

Một số tham chiếu, chứng nhận hoặc tuyên bố nhà cung cấp không thể sửa chữa khu đất bị thiếu, tọa độ không đáng tin cậy, trộn nguồn không có hồ sơ hoặc khối lượng không giải thích được. Tuân thủ phải được xây dựng từ chuỗi cung ứng nền trước khi hoạt động nhập khẩu được phê duyệt.

Nhà nhập khẩu nên xây dựng hệ thống EUDR trước khi đặt hàng thay vì cố gắng tái tạo bằng chứng sau khi lot xuất khẩu đã được hình thành. Doanh nghiệp tìm kiếm cà phê nhân, cà phê rang hoặc cà phê chế biến của Việt Nam với yêu cầu EUDR rõ ràng có thể gửi yêu cầu cà phê bán buôn tùy chỉnh, nêu rõ sản phẩm, nguồn gốc, khối lượng, điểm đến, phương pháp chế biến, đóng gói và thông tin tuân thủ cần thiết.