EUDR für Kaffee: Vollständiger Compliance-Leitfaden für Importeure

Die EUDR-Compliance für Kaffeeimporteure erfordert weit mehr als das Erfassen von Farmkoordinaten oder das Eintragen einer Referenznummer in die Zollanmeldung. Ein Importeur muss feststellen, ob das betreffende Kaffeeprodukt in den Anwendungsbereich der Verordnung fällt, den verantwortlichen EU-Marktteilnehmer bestimmen, vollständige Ursprungs- und Produktionsinformationen sammeln, Entwaldungsfreiheit und legale Erzeugung überprüfen, Risiken bewerten und mindern, die erforderliche Sorgfaltserklärung einreichen und die Rückverfolgbarkeit von jeder Produktionsfläche bis zum importierten Handelslot aufrechterhalten.

Die EU-Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten, allgemein als EUDR bezeichnet, erfasst Kaffee zusammen mit Rindern, Kakao, Ölpalme, Kautschuk, Soja und Holz sowie bestimmte daraus hergestellte Erzeugnisse. Relevante Produkte dürfen nur dann auf dem Markt der Europäischen Union in Verkehr gebracht oder bereitgestellt werden, wenn sie entwaldungsfrei sind, im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften des Produktionslandes erzeugt wurden und durch die erforderliche Sorgfaltserklärung oder eine andere anwendbare Erklärung abgedeckt sind.

Was bedeutet EUDR-Compliance für Kaffeeimporteure?

Für einen Kaffeeimporteur bedeutet EUDR-Compliance, dass vor der Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr und vor dem Inverkehrbringen in der EU nachgewiesen werden kann, dass der importierte Kaffee sämtliche einschlägigen Anforderungen erfüllt.

Der Importeur muss insbesondere folgende Fragen beantworten können:

• Fällt das importierte Produkt unter den zum Einfuhrzeitpunkt geltenden EUDR-Produktumfang?
• Welche in der EU niedergelassene juristische Person ist der verantwortliche Marktteilnehmer?
• Wo wurde jeder Bestandteil des Kaffeelots erzeugt?
• Welche Produktionsflächen haben den Kaffee geliefert?
• Wann wurde der Kaffee produziert?
• War das Produktionsland nach dem 31. Dezember 2020 von einer unzulässigen Entwaldung betroffen?
• Wurde der Kaffee nach den einschlägigen Gesetzen des Produktionslandes erzeugt?
• Kann das Importlot durch Sammlung, Verarbeitung, Lagerung und Versand verfolgt werden?
• Belegen die vorhandenen Informationen kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko?
• Wurde die erforderliche Erklärung vor der Zollanmeldung eingereicht?

Eine Handelsrechnung, ein Ursprungszeugnis oder ein Nachhaltigkeitszertifikat kann diese Fragen nicht allein beantworten. Der Importeur benötigt ein strukturiertes Sorgfalts- und Rückverfolgbarkeitssystem mit überprüfbaren Unterlagen.

EUDR-Anwendungstermine für Kaffeeimporteure

Nach dem derzeit geltenden Zeitplan gelten die zentralen EUDR-Verpflichtungen ab dem 30. Dezember 2026 für große und mittlere Marktteilnehmer. Für die meisten qualifizierenden Kleinst- und Kleinunternehmen gilt grundsätzlich der spätere Termin 30. Juni 2027.

Diese Anwendungstermine dürfen nicht mit dem Entwaldungsstichtag verwechselt werden. Die Verpflichtungen beginnen am jeweiligen Anwendungstermin, während der 31. Dezember 2020 für die Bewertung entscheidend ist, ob das Produktionsland als entwaldungsfrei eingestuft werden kann.

Welche Kaffeeprodukte werden erfasst?

Der Produktumfang der EUDR wird anhand der Zolltarifnummern bestimmt, die in der zum jeweiligen Zeitpunkt geltenden Fassung von Anhang I aufgeführt sind. Ein Importeur sollte die Anwendbarkeit niemals ausschließlich anhand der Handels- oder Marketingbezeichnung beurteilen.

Besonders zu prüfen sind:

• Grüne Kaffeebohnen
• Entkoffeinierter Rohkaffee
• Geröstete Kaffeebohnen
• Gemahlener Röstkaffee
• Entkoffeinierter Röstkaffee
• Löslicher oder Instantkaffee
• Kaffeeextrakte und Konzentrate
• Drei-in-eins-Kaffeeprodukte
• Zusammengesetzte Lebensmittel und Getränke mit Kaffee
• Private-Label-Kaffeeprodukte
• Muster für Prüfung, Analyse oder kommerzielle Bewertung

Der Importeur sollte den genauen HS- oder KN-Code, die Zusammensetzung des Produkts, das Zollverfahren, das geplante Einfuhrdatum und die zu diesem Zeitpunkt geltende Fassung von Anhang I bestätigen.

Besondere Aufmerksamkeit bei löslichem und verarbeitetem Kaffee

Verarbeitete Produkte benötigen eine sorgfältige rechtliche Einordnung, da die Handelsbeschreibung nicht immer unmittelbar mit der Zolltarifnummer übereinstimmt, die den EUDR-Umfang bestimmt.

Bei löslichem Kaffee, Drei-in-eins-Produkten, Extrakten, Konzentraten und zusammengesetzten Erzeugnissen sollten Importeure insbesondere prüfen:

• Anwendbaren Zollcode
• Anteil und Form der Kaffeekomponente
• Verarbeitungsverfahren
• Produktionsländer des eingesetzten Kaffees
• Übergangsregeln für neu in den Produktumfang aufgenommene Waren
• Besondere Behandlung von Prüf- oder Analysemustern

Maßgeblich ist stets die Rechtslage am tatsächlichen Einfuhrdatum und nicht eine möglicherweise ältere Produktbewertung.

Wer ist der verantwortliche Marktteilnehmer?

Wird ein relevantes Produkt durch eine außerhalb der Europäischen Union ansässige Person auf den Markt gebracht, gilt grundsätzlich die erste in der EU niedergelassene Person, die das Produkt auf dem Unionsmarkt bereitstellt, als Marktteilnehmer.

Abhängig von der Transaktion kann dies sein:

• Ein EU-Kaffeeimporteur, der direkt bei einem Produzenten oder Exporteur einkauft
• Ein EU-Handelsunternehmen, das im eigenen Namen importiert
• Eine Rösterei, die Rohkaffee direkt einführt
• Ein Lebensmittelhersteller, der verarbeiteten Kaffee direkt importiert
• Ein Private-Label-Unternehmen, das fertige Verkaufsprodukte importiert

Ein Spediteur oder Zollagent wird nicht allein dadurch zum EUDR-Marktteilnehmer, dass er Transporte organisiert oder eine Zollanmeldung einreicht. Kaufvertrag, Eigentums- oder Verfügungsrechte, importierende Gesellschaft, Zollrolle und Tätigkeit des Inverkehrbringens müssen gemeinsam geprüft werden.

Verantwortung des Exporteurs außerhalb der EU

Der Exporteur außerhalb der EU ist möglicherweise nicht für die europäische Einfuhrerklärung verantwortlich, muss dem Importeur aber sämtliche Informationen zur Verfügung stellen, die für die Einhaltung der EUDR erforderlich sind.

Ein EUDR-vorbereiteter Exporteur sollte bereitstellen:

• Identität der Lieferanten und Farmer
• Identifikation der Farmen und Produktionsflächen
• Punktkoordinaten oder Polygone
• Produktions- und Erntezeiträume
• Nachweise über Landnutzungsrechte
• Nachweise über die Einhaltung der einschlägigen lokalen Gesetze
• Ergebnisse der Entwaldungsprüfung
• Sammlungs- und Verarbeitungsunterlagen
• Dokumentation der Lotzusammensetzung
• Mengenabgleiche
• Lager- und Beladungsunterlagen
• Endgültige Versanddokumente

Sind diese Unterlagen unvollständig oder unzuverlässig, kann der Importeur möglicherweise kein vernachlässigbares Risiko feststellen. In diesem Fall muss er die betreffende Quelle ausschließen, die Lieferung verzögern oder das Kaffeelot ablehnen.

Die drei Stufen der EUDR-Sorgfaltsprüfung

Die Sorgfaltsprüfung besteht aus drei miteinander verbundenen Stufen:

1. Sammlung der vorgeschriebenen Informationen, Dokumente und Daten
2. Bewertung des Risikos, dass das Produkt nicht konform ist
3. Minderung jedes Risikos, das mehr als vernachlässigbar ist

Der Importeur darf nicht zunächst eine positive Konformitätsentscheidung treffen und anschließend nach passenden Dokumenten suchen. Die Schlussfolgerung muss aus den tatsächlichen Nachweisen für die betroffenen Farmen, Lots und Mengen hervorgehen.

Stufe eins: Sammlung der erforderlichen Informationen

Der Importeur muss Informationen sammeln, ordnen und aufbewahren, die belegen, dass der Kaffee die EUDR-Bedingungen erfüllt.

Das Informationspaket sollte enthalten:

• Handelsname und Beschreibung des Produkts
• Relevante Rohstoffe oder Produktbestandteile
• HS- oder KN-Code
• Nettomenge
• Produktionsland
• Produktionsregion
• Identität und Kontaktdaten des Lieferanten
• Farmer-, Farm- und Parzellenkennungen
• Geolokalisierung sämtlicher beitragender Produktionsflächen
• Produktionsdatum oder Produktionszeitraum
• Nachweise der Entwaldungsfreiheit
• Nachweise der legalen Produktion
• Lot- und Batchaufzeichnungen
• Verarbeitungs- und Lagerunterlagen
• Kundeninformationen, soweit erforderlich

Sämtliche Informationen müssen mit dem physischen Kaffee verbunden sein und dürfen nicht lediglich als unzusammenhängende Sammlung von Lieferantendokumenten gespeichert werden.

Produktbeschreibung und Zollklassifizierung

Die Produktbeschreibung in der Compliance-Akte, der Sorgfaltserklärung, der Handelsrechnung und der Zollanmeldung sollte dasselbe Produkt identifizieren.

Eine geeignete Beschreibung kann enthalten:

• Grüne, geröstete, gemahlene oder verarbeitete Form
• Koffeinhaltig oder entkoffeiniert
• Art oder Mischung, soweit relevant
• Produktionsursprung
• Aufbereitungsmethode
• Qualitätsklasse
• Verpackungsformat
• Kommerziellen Lotcode

Bezeichnungen wie „Kaffeeprodukt“, „Lebensmittelrohstoff“ oder „landwirtschaftliche Ware“ können zu allgemein sein, um nachzuweisen, dass das erklärte Produkt mit der eingeführten Ware übereinstimmt.

Mengenanforderungen

Bei relevanten Produkten, die in den EU-Markt eingeführt werden, wird die Menge grundsätzlich in Kilogramm Nettomasse und, soweit vorgeschrieben, in der ergänzenden Einheit der jeweiligen Zolltarifnummer angegeben.

Die deklarierte Menge sollte abgeglichen werden mit:

• Kaufvertrag
• Handelsrechnung
• Packliste
• Konnossement
• Gewichtszertifikat
• Lagerfreigabe
• Containerbeladungsunterlagen
• Zollanmeldung

Nicht erklärte Unterschiede zwischen der durch die Sorgfaltsunterlagen abgedeckten Menge und der beim Zoll angemeldeten Menge können Verzögerungen, Korrekturen oder Zweifel an der tatsächlichen Identität des Kaffees auslösen.

Produktionsland

Das Produktionsland ist das Land, in dem der Kaffee angebaut wurde. Es ist nicht zwingend das Land, aus dem der Kaffee versendet, gehandelt, gelagert, geröstet, gemischt, verpackt oder wiederausgeführt wurde.

Kaffee, der in Vietnam angebaut und vorübergehend in einem anderen Land gelagert wurde, bleibt in Bezug auf die Produktion vietnamesischen Ursprungs. Enthält eine importierte Mischung Kaffee aus mehreren Produktionsländern, muss der Importeur die erforderlichen Informationen für alle beitragenden Länder und Produktionsflächen erhalten.

Geolokalisierung auf Produktionsflächenebene

Jede Produktionsfläche, die zum importierten Lot beigetragen hat, muss durch Geolokalisierungsdaten identifiziert werden. Die Anschrift des Exporteurs, eines Lagers, des Büros einer Kooperative oder einer Verarbeitungsanlage kann die tatsächliche Anbaufläche nicht ersetzen.

Für kleinere Produktionsflächen können nach den anwendbaren Vorschriften Punktkoordinaten aus Breiten- und Längengrad verwendet werden. Für Flächen von mehr als vier Hektar ist grundsätzlich eine Polygonbeschreibung erforderlich.

Ein vollständiger Geolokalisierungsdatensatz kann enthalten:

• Breiten- und Längengrad
• Polygongeometrie, soweit erforderlich
• Koordinatenreferenzsystem
• Flächengröße
• Farmer-ID
• Farm-ID
• Parzellen-ID
• Datum der Kartierung
• Kartierungsmethode
• Name der datenerfassenden Person oder Organisation
• Nachweis der Verbindung zwischen Farmer und kartierter Fläche

Die Koordinaten sollten validiert werden, bevor der Kaffee mit Ware anderer Farmen zusammengeführt wird.

Häufige Fehler bei Geolokalisierungsdaten

• Vertauschte Reihenfolge von Breiten- und Längengrad
• Fehlendes negatives Vorzeichen
• Koordinaten außerhalb des angegebenen Produktionslandes
• Koordinaten im Meer
• Lagerkoordinaten für mehrere Farmen
• Identische Koordinaten für unabhängige Farmer
• Sich selbst überschneidende Polygone
• Polygone, die ein ganzes Dorf statt einer Anbaufläche umfassen
• Falsche Einheit der Flächengröße
• Koordinaten des Wohnhauses des Farmers
• Kein dokumentierter Zusammenhang zwischen Farmer und Land

Automatisierte geografische Prüfungen können offensichtliche Fehler erkennen. Ungewöhnliche oder widersprüchliche Ergebnisse sollten zusätzlich manuell kontrolliert werden.

Produktionsdatum oder Produktionszeitraum

Der Importeur muss Informationen darüber aufbewahren, wann der Kaffee produziert wurde. Je nach Ursprungssystem kann dies als Erntedatum, Erntezeitraum, Erntejahr oder ein anderer ausreichend genauer Produktionszeitraum dokumentiert werden.

Die Angaben sollten übereinstimmen mit:

• Regionalem Erntekalender
• Ernteaufzeichnungen der Farm
• Lieferdaten von Kaffeekirschen oder Pergamentkaffee
• Trocknungsunterlagen
• Verarbeitungsunterlagen
• Lagerzugang
• Bildung des Exportlots

Ein unmöglicher Ablauf, beispielsweise der Lagerzugang vor dem angegebenen Erntezeitraum, muss vor der Freigabe der Lieferung untersucht werden.

Der Entwaldungsstichtag 31. Dezember 2020

Der Importeur muss feststellen, dass der relevante Kaffee auf Land erzeugt wurde, das nach dem 31. Dezember 2020 nicht von einer unzulässigen Entwaldung betroffen war.

Unterstützende Nachweise können umfassen:

• Historische Satellitenbilder
• Offizielle Waldkarten
• Landbedeckungsdaten
• Historische Farmregistrierungen
• Pflanzungsunterlagen
• Frühere Flächenvermessungen
• Datierte Fotografien
• Lokale Landwirtschaftsunterlagen
• Unabhängige Landnutzungsbewertungen

Das Vorhandensein von Bäumen oder Vegetation auf einem aktuellen Bild beweist die Konformität nicht automatisch. Entscheidend ist der historische Landstatus und die Frage, ob nach dem Stichtag eine verbotene Umwandlung stattgefunden hat.

Auswertung von Satelliten- und Landbedeckungsdaten

Satellitenbewertungen müssen die Grenzen der verfügbaren Daten berücksichtigen. Schattenkaffee, Wolkenbedeckung, Bildauflösung, Mischanbau, saisonale Vegetation und lokale Walddefinitionen können die Interpretation beeinflussen.

Führt eine Karte zu einer Warnung oder einem unklaren Ergebnis, kann der Importeur verlangen:

• Höher aufgelöste Bilder
• Vergleich mehrerer Zeitpunkte
• Alternative Landbedeckungsdatensätze
• Offizielle lokale Unterlagen
• Fotografische Nachweise
• Vor-Ort-Überprüfung
• Unabhängige technische Bewertung

Eine bloße Lieferantenerklärung, dass keine Entwaldung stattgefunden habe, ist nicht ausreichend, wenn objektive geografische Daten auf eine mögliche Landnutzungsänderung hindeuten.

Anforderungen an die legale Produktion

EUDR-Compliance verlangt außerdem, dass der Kaffee nach den einschlägigen Rechtsvorschriften des Produktionslandes erzeugt wurde.

Relevante Rechtsbereiche können umfassen:

• Landnutzungs- und Besitzrechte
• Eigentums- und Pachtrechte
• Umweltschutz
• Wald- und Naturschutzrecht
• Rechte Dritter
• Arbeitsrechte
• Nach geltendem Recht geschützte Menschenrechte
• Rechte indigener Völker und lokaler Gemeinschaften
• Steuervorschriften
• Handels- und Zollvorschriften
• Antikorruptionsanforderungen

Die geeigneten Nachweise richten sich nach dem Rechtssystem des Produktionslandes. Ein gesetzlich anerkanntes Landnutzungsrecht kann gültig sein, auch wenn der Erzeuger keinen privaten Eigentumstitel nach europäischem Muster besitzt.

Beispiele für Nachweise der legalen Produktion

• Landnutzungszertifikat
• Pacht- oder Nutzungsvertrag
• Farmregistrierung
• Mitgliedschaftsunterlagen einer Kooperative
• Lokale Produktionsgenehmigung
• Steuerregistrierung
• Umweltgenehmigung, soweit vorgeschrieben
• Dokumente über anerkannte gewohnheitsrechtliche Landrechte
• Arbeitsunterlagen
• Aufzeichnungen über landwirtschaftliche Betriebsmittel
• Lieferantenerklärungen mit unabhängig überprüfbaren Belegen

Der Importeur muss prüfen, ob die Dokumente zum richtigen Farmer und zur richtigen Produktionsfläche gehören und für den betreffenden Produktionszeitraum gültig sind.

Stufe zwei: Risikobewertung

Soweit keine vereinfachte Sorgfaltsprüfung zulässig ist, muss der Marktteilnehmer bewerten, ob ein Risiko besteht, dass der Kaffee nicht konform ist.

Die Bewertung kann berücksichtigen:

• Risikoklassifizierung des Produktionslandes oder der Region
• Vorhandensein von Wald in der Nähe der Produktionsflächen
• Regionale Entwaldungstrends
• Zuverlässigkeit der Geolokalisierungsdaten
• Streitigkeiten über Landrechte
• Echtheit und Konsistenz rechtlicher Dokumente
• Komplexität der Lieferkette
• Anzahl der Zwischenhändler
• Risiko der Vermischung mit unbekanntem Kaffee
• Compliance-Historie des Lieferanten
• Mengenabweichungen
• Begründete Hinweise oder glaubwürdige Berichte Dritter

Die schriftliche Bewertung sollte erklären, weshalb die vorhandenen Nachweise die Schlussfolgerung stützen, dass kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko verbleibt.

Was ist ein vernachlässigbares Risiko?

Ein vernachlässigbares Risiko bedeutet nicht, dass Informationen fehlen und ein Problem lediglich als unwahrscheinlich angesehen wird. Es handelt sich um eine Schlussfolgerung, die erst nach Prüfung der vorgeschriebenen Nachweise und Klärung wesentlicher Bedenken erreicht wird.

Ein Lot sollte nicht freigegeben werden, wenn:

• Produktionsflächen nicht identifiziert sind.
• Geolokalisierungsdaten fehlen oder unzuverlässig sind.
• Nachweise der legalen Produktion unzureichend sind.
• Die Menge die plausible Produktionskapazität übersteigt.
• Unbekannter Kaffee in das Lot gelangt sein könnte.
• Entwaldungswarnungen ungeklärt bleiben.
• Lieferantendokumente nicht erklärte Widersprüche enthalten.

Stufe drei: Risikominderung

Ergibt die Bewertung ein mehr als vernachlässigbares Risiko, muss der Importeur geeignete Maßnahmen ergreifen, bevor der Kaffee auf dem Markt in Verkehr gebracht wird.

Mögliche Maßnahmen sind:

• Fehlende Nachweise anfordern
• Farm- oder Parzellendaten korrigieren
• Produktionsflächen neu kartieren
• Höher aufgelöste Satellitenbilder beschaffen
• Vor-Ort-Prüfungen durchführen
• Unabhängige Audits beauftragen
• Landnutzungsrechte erneut prüfen
• Mengenabweichungen untersuchen
• Unklare Farmen trennen
• Betroffene Quellen aus dem Exportlot entfernen
• Lieferanten sperren
• Die Lieferung ablehnen

Kann das Risiko nicht auf ein vernachlässigbares Niveau reduziert werden, darf der Importeur keine positive Sorgfaltserklärung einreichen und das Produkt nicht in Verkehr bringen.

EUDR-Risikoklassifizierung Vietnams

Vietnam wird derzeit im EU-Benchmarking als Land mit niedrigem Risiko eingestuft. Geeignete vietnamesische Kaffeelieferketten können daher von einer vereinfachten Sorgfaltsprüfung profitieren, wenn der gesamte relevante Kaffee aus einem Niedrigrisikogebiet stammt und keine Warninformationen vorliegen.

Die Niedrigrisikoeinstufung beseitigt jedoch nicht die Pflicht zur Erfassung von:

• Produktinformationen
• Produktionsland
• Identifikation der Produktionsflächen
• Geolokalisierung
• Produktionszeitraum
• Nachweisen der Entwaldungsfreiheit
• Nachweisen der legalen Produktion
• Lot- und Versandrückverfolgbarkeit

Weiß der Importeur oder muss er vermuten, dass der Kaffee nicht konform sein könnte, muss der Sachverhalt trotz Niedrigrisikoeinstufung untersucht werden.

Aufnahme und Freigabe von Lieferanten

EUDR-Kontrollen sollten beginnen, bevor eine Bestellung ausgelöst wird. Der Importeur sollte prüfen, ob ein Lieferant verlässliche Informationen dauerhaft bereitstellen kann und nicht nur für eine einzelne Testlieferung.

Die Lieferantenaufnahme kann untersuchen:

• Farmerregistrierung
• Methode der Flächenkartierung
• Validierung der Geolokalisierung
• Verfahren zur Entwaldungsprüfung
• Sammlung rechtlicher Dokumente
• Lotcodierung
• Physische Trennung
• Verarbeitungsrückverfolgbarkeit
• Mengenkontrollen
• Lagermanagement
• Interne Audits
• Korrekturmaßnahmen
• Datensicherheitskontrollen

Importeure, die aus mehreren Regionen einkaufen, können die Kaffeeursprünge und regionalen Produktionsstrukturen Vietnams berücksichtigen, um für jedes Beschaffungsmodell geeignete Kontrollen aufzubauen.

Lieferantenverträge

Verträge sollten die EUDR-Verantwortlichkeiten von Exporteuren, Kooperativen, Verarbeitern und weiteren relevanten Lieferanten eindeutig festlegen.

Nützliche Vertragsklauseln betreffen:

• Richtigkeit der Farmer- und Parzelleninformationen
• Richtigkeit der Geolokalisierung
• Pflicht zur Angabe des Produktionszeitraums
• Verbot undokumentierter Vermischung
• Garantie der entwaldungsfreien Produktion
• Garantie der legalen Produktion
• Meldung von Änderungen der Landnutzung
• Meldung von Änderungen der Lieferantenbasis
• Audit- und Akteneinsichtsrechte
• Anforderungen an den Mengenabgleich
• Pflichten zur Datenaufbewahrung
• Korrekturmaßnahmen
• Ablehnung oder Ersatz betroffener Lots
• Haftung für falsche oder irreführende Angaben

Vertragsklauseln verteilen Verantwortlichkeiten, ersetzen jedoch nicht die gesetzliche Sorgfaltspflicht des Importeurs.

Kennungen für Farmer, Farmen und Produktionsflächen

Jeder Farmer, jede Farm und jede Produktionsfläche sollte eine stabile, eindeutige Kennung erhalten. Namen allein sind häufig nicht zuverlässig, weil mehrere Erzeuger denselben Namen tragen können und Schreibweisen zwischen lokalen Unterlagen und Exportdokumenten variieren.

Ein strukturiertes System kann verwenden:

• Farmer-ID
• Farm-ID
• Parzellen-ID
• Kooperativen-ID
• Sammler-ID
• Liefer-ID
• Verarbeitungsbatch-ID
• Lagerlot-ID
• Exportlot-ID

Die Kennungen sollten über mehrere Erntejahre konsistent bleiben. Historische Daten müssen erhalten werden, wenn sich Eigentumsverhältnisse, Flächengrenzen oder der Lieferantenstatus ändern.

Rückverfolgbarkeit auf Lotebene

Der Importeur muss den physischen Kaffee von jeder Produktionsfläche bis zum Importlot und vom Importlot bis zu nachgelagerten Kunden zurückverfolgen können.

Eine typische Kette kann umfassen:

1. Produktionsfläche
2. Ernte des Farmers
3. Lieferung des Farmers
4. Lot des Sammlers oder der Kooperative
5. Batch der Nass- oder Trockenmühle
6. Klassifiziertes Rohkaffeelot
7. Lagerlot
8. Exportlot
9. Container
10. Einfuhrzollanmeldung
11. Lagerlot des Importeurs
12. Röst-, Verarbeitungs- oder Weiterverkaufsbatch

Wird ein Lot geteilt, muss jedes Unterlot mit dem Ursprungslot verbunden bleiben. Werden mehrere Lots zusammengeführt, muss das Ergebnislot sämtliche beitragenden Eingänge identifizieren.

Zusammenführung von Kleinbauernkaffee

Die EUDR verbietet nicht, Kaffee zahlreicher kleiner Farmen zusammenzuführen. Eine Aggregation ist zulässig, wenn jede beitragende Quelle vor der Vermischung identifiziert und geprüft wurde.

Vor der Zusammenführung sollte bestätigt werden:

• Der Farmer ist registriert.
• Die beitragende Produktionsfläche ist identifiziert.
• Gültige Geolokalisierungsdaten liegen vor.
• Der Produktionszeitraum ist dokumentiert.
• Die Fläche hat die Entwaldungsprüfung bestanden.
• Nachweise der legalen Produktion sind vorhanden.
• Der Farmer ist freigegeben und nicht gesperrt.
• Die gelieferte Menge ist plausibel.
• Ein rückverfolgbarer Lotcode wurde vergeben.

Wird undokumentierter Kaffee in ein physisch nicht mehr trennbares Lot gemischt, kann die Konformität des gesamten Lots beeinträchtigt werden.

Physische Trennung

Physische Trennung ist in der Regel die sicherste Kontrolle für EUDR-vorbereiteten Kaffee. Verifizierter Kaffee sollte nicht mit Ware vermischt werden, deren Ursprung unvollständig, unbekannt oder abgelehnt ist.

Die Trennung kann erfolgen durch:

• Eindeutig gekennzeichnete Säcke
• Separate Paletten
• Eigene Behälter oder Silos
• Markierte Lagerbereiche
• Getrennte Produktionspläne
• Reinigung zwischen Verarbeitungsdurchläufen
• Kontrollierte Bestandsbewegungen
• Beschränkten Zugriff auf abgelehnte oder gesperrte Lots

Digitale Rückverfolgbarkeit ist nicht zuverlässig, wenn Lager oder Verarbeitungsanlage die gleiche Lottrennung physisch nicht einhalten.

Massenbilanz und Identitätserhaltung

Mengenbuchhaltung ist eine wichtige Kontrolle. Eine rein administrative Massenbilanz kann jedoch keine Rückverfolgbarkeit auf Produktionsflächenebene ersetzen, wenn der physische Kaffee nicht mehr mit den angegebenen konformen Quellen verbunden werden kann.

Das System sollte nachweisen, dass:

• Alle beitragenden Produktionsflächen bekannt sind.
• Jede Lieferung über einen dokumentierten Kanal eingegangen ist.
• Eingangsmengen aufgezeichnet wurden.
• Verarbeitungsausbeuten plausibel sind.
• Das endgültige Exportlot aus dokumentierten Eingängen gebildet wurde.
• Unbekannte Ware nicht in das konforme Lot eingesetzt wurde.

Mengenabgleich

Der Mengenabgleich hilft, undokumentierte Vermischung, doppelte Zuteilung und unrealistische Produktionsangaben zu erkennen.

Importeur oder Lieferant können vergleichen:

• Kartierte Kaffeeanbaufläche
• Erwartete Erträge
• Dokumentierte Erntemengen
• Gelieferte Kaffeekirschen oder Pergamentkaffee
• Umrechnungsfaktoren zu Rohkaffee
• Verarbeitungsverluste
• Lagerbestand
• Exportmenge
• Importierte Nettomasse

Können die kartierten Farmen plausibel 100 Tonnen produzieren, während die Exportunterlagen 170 Tonnen konformen Kaffee ausweisen, muss die nicht erklärte Mehrmenge vor der Freigabe untersucht werden.

Rückverfolgbarkeit während der Kaffeeverarbeitung

Verarbeitung beseitigt die Rückverfolgbarkeitspflicht nicht. Jede Umwandlung muss die Verbindung zwischen Eingängen und Ausgängen erhalten.

Verarbeitungsunterlagen können enthalten:

• Eingangslotnummern
• Eingangsmengen
• Verarbeitungsdatum
• Verarbeitungsmethode
• Produktionslinie oder Maschine
• Ausgangslotnummern
• Ausgangsmengen
• Verarbeitungsverluste
• Nebenprodukte
• Reinigungsunterlagen zwischen Lots

Eine Mischung aus Kaffee mehrerer Farmen, Regionen oder Länder muss mit allen beitragenden Produktionsflächen verbunden bleiben.

Compliance bei Rohkaffeeimporten

Importeure von Rohkaffee sollten die Kette von der Produktionsfläche über die Sammlung von Kaffeekirschen oder Pergamentkaffee, die Trockenmühle, Klassifizierung, Lagerung, Containerbeladung und Zollabfertigung dokumentieren.

Eine Compliance-Akte für Rohkaffee kann enthalten:

• Farmer- und Parzellenregister
• Geolokalisierungsdaten
• Ernteaufzeichnungen
• Lieferbelege der Farmer
• Unterlagen der Sammler
• Verarbeitungsunterlagen
• Unterlagen der Trockenmühle
• Qualitätsberichte
• Lageraufzeichnungen
• Packliste
• Handelsrechnung
• Konnossement
• Container- und Siegelnummern

Compliance bei Importen von Röstkaffee

Fällt gerösteter Kaffee unter den anwendbaren EUDR-Umfang, muss der Röstprozess die Verbindung zu den konformen Rohkaffeeeingängen erhalten.

Relevante Aufzeichnungen sind:

• Eingangslots des Rohkaffees
• Röstdatum
• Röstbatchcode
• Mischungsrezeptur
• Eingangs- und Ausgangsgewichte
• Fertigproduktlot
• Verpackungsbatch
• Vertriebsunterlagen

Private-Label-Eigentum unterbricht die Rückverfolgbarkeit nicht. Das fertige Markenprodukt muss mit den Produktionsflächen seiner Kaffeebestandteile verbunden bleiben.

Compliance bei Importen von löslichem Kaffee

Lieferketten für löslichen Kaffee können Mischen, Rösten, Extrahieren, Konzentrieren, Sprühtrocknen, Gefriertrocknen und Agglomerieren umfassen. Jede Stufe muss mit den eingesetzten Rohkaffeelots verbunden bleiben.

Relevante Unterlagen können umfassen:

• Ursprungslots des Rohkaffees
• Röstbatches
• Extraktionsbatches
• Extraktionsausbeuten
• Konzentrationsunterlagen
• Trocknungsbatches
• Agglomerationsbatches
• Lots des fertigen löslichen Kaffees
• Verpackungsbatches

Bei Drei-in-eins-Kaffee muss die Kaffeekomponente rückverfolgbar bleiben, obwohl Zucker, Creamer und weitere Zutaten hinzugefügt werden.

Die EUDR-Sorgfaltserklärung

Nach Abschluss der Sorgfaltsprüfung und der Feststellung, dass kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko besteht, muss der Marktteilnehmer die erforderliche Sorgfaltserklärung über das EUDR-Informationssystem einreichen, bevor der Kaffee auf dem Markt in Verkehr gebracht wird.

Die Erklärung enthält insbesondere:

• Rechtlichen Namen und Anschrift des Marktteilnehmers
• EORI-Nummer bei relevanten Importen
• HS-Code
• Produktbeschreibung und Handelsbezeichnung
• Menge
• Produktionsland
• Geolokalisierung der Produktionsflächen
• Bestätigung der abgeschlossenen Sorgfaltsprüfung
• Bestätigung, dass kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko festgestellt wurde

Mit der Einreichung übernimmt der Marktteilnehmer die Verantwortung für die Konformität des Produkts.

Zeitpunkt der Sorgfaltserklärung

Bei relevanten Produkten, die in den EU-Markt eingeführt werden, müssen die Sorgfaltsprüfung abgeschlossen, die DDS eingereicht und die Referenznummer erhalten sein, bevor die Zollanmeldung abgegeben wird.

Der praktische Ablauf ist:

1. Lieferanten- und Produktprüfung abschließen.
2. Endgültige Farmen, Produktionsflächen und Lotzusammensetzung bestätigen.
3. Endgültige Versandmenge bestätigen.
4. Risikobewertung abschließen.
5. DDS einreichen.
6. Referenznummer erhalten.
7. Referenz an den Zollanmelder übermitteln.
8. Erforderliche Referenz in die Zollanmeldung aufnehmen.

Die DDS darf nicht als Dokument behandelt werden, das erst nach der Zollanmeldung erstellt werden kann.

Übereinstimmung zwischen DDS und Zollunterlagen

Folgende Informationen sollten in DDS und Importdokumenten übereinstimmen:

• Rechtliche Identität des Marktteilnehmers
• EORI-Nummer
• HS- oder KN-Code
• Produktbeschreibung
• Produktionsland
• Nettomenge
• Kommerzieller Lotcode
• Containerdaten
• Rechnungs- und Packlistenreferenzen

Abweichungen müssen geklärt werden, bevor die Zollanmeldung eingereicht wird.

Kann eine DDS mehrere Sendungen abdecken?

Eine DDS kann in mehreren Zollanmeldungen verwendet werden, wenn sie die relevanten Produkte, Produktionsflächen und Mengen tatsächlich abdeckt. Die Referenz darf nicht für eine Gesamtmenge verwendet werden, die über die von der Erklärung abgedeckte Menge hinausgeht.

Umgekehrt kann eine Zollanmeldung mehrere DDS-Referenzen enthalten, wenn die importierte Sendung Kaffee umfasst, der von mehreren gültigen Erklärungen abgedeckt wird.

Der Importeur sollte ein Zuteilungsregister führen mit:

• Gesamtmenge je DDS
• Je Zollanmeldung zugeteilter Menge
• Noch nicht zugeteilter Restmenge
• Mit jeder Zuteilung verbundenen Lots und Produktionsflächen
• Status jedes Einfuhrvorgangs

Änderungen nach Einreichung der DDS

Der Importeur muss die Erklärung neu bewerten, wenn sich die Sendung nach ihrer Einreichung verändert.

Eine Ersatz-DDS oder andere Korrekturmaßnahme kann erforderlich sein, wenn:

• Der Produktcode geändert wird.
• Die Menge den abgedeckten Umfang überschreitet.
• Das Produktionsland geändert wird.
• Neue Farmen oder Flächen hinzukommen.
• Das Exportlot ersetzt wird.
• Unbekannter Kaffee in die Sendung gelangt.
• Neue Informationen die Risikobewertung verändern.

Eine DDS darf nicht mit Kaffee verbunden bleiben, den sie nicht mehr richtig beschreibt.

Referenznummern und nachgelagerte Kommunikation

Der Marktteilnehmer muss die relevanten DDS-Referenznummern oder anwendbaren Erklärungskennungen an nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler weitergeben.

Nachgelagerte Unterlagen können enthalten:

• Identität des Lieferanten
• Einkaufsrechnung
• Eingangslotnummer
• DDS-Referenz
• Erhaltene Menge
• Verarbeitungs- oder Weiterverkaufsbatch
• Ausgangslotnummer
• Belieferter Kunde

Eine Referenz darf nicht mit unabhängigen Produkten oder Mengen verbunden werden.

Aufbewahrungspflichten

Marktteilnehmer müssen ihre Erklärungen und die unterstützenden Sorgfaltsinformationen mindestens fünf Jahre aufbewahren.

Die gespeicherte Akte sollte enthalten:

• Eingereichte Sorgfaltserklärungen
• Referenznummern
• Entscheidungen zu Produktumfang und Zollklassifizierung
• Lieferanten- und Farmunterlagen
• Geolokalisierungsdateien
• Produktionszeiträume
• Entwaldungsbewertungen
• Nachweise der legalen Produktion
• Risikobewertungen
• Risikominderungsmaßnahmen
• Lotaufzeichnungen
• Mengenabgleiche
• Zoll- und Versanddokumente

Die Unterlagen müssen auch bei einem Wechsel von Mitarbeitern, Lieferanten, Zollvertretern oder Softwaresystemen zugänglich bleiben.

Interne Compliance-Governance

Importeure sollten ein dokumentiertes Freigabeverfahren einrichten, statt jedem Systembenutzer die Freigabe einer Lieferung oder die Einreichung einer DDS zu erlauben.

Die interne Freigabe kann umfassen:

• Prüfung des Produktumfangs
• Freigabe der Zollklassifizierung
• Lieferantenfreigabe
• Validierung der Geolokalisierung
• Freigabe der Entwaldungsprüfung
• Prüfung der legalen Produktion
• Freigabe der Risikobewertung
• Lot- und Mengenabgleich
• Vergleich mit den Zollunterlagen
• Abschließende Managementfreigabe

Diese Kontrollen können in dokumentierte Verfahren für Kaffeequalität, Rückverfolgbarkeit und Compliance integriert werden.

Datenmanagement und Datensicherheit

Farmkoordinaten, Landunterlagen und persönliche Lieferanteninformationen können sensibel sein. Importeure sollten diese Daten schützen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie für Compliance- und Behördenprüfungen verfügbar bleiben.

Geeignete Kontrollen sind:

• Benutzer- und Zugriffsrechte
• Sichere Datenspeicherung
• Regelmäßige Backups
• Versionskontrolle
• Änderungsprotokolle
• Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Kontrollierte Datenweitergabe
• Aufbewahrungspläne

Vertraulichkeit darf nicht als Begründung verwendet werden, um Informationen zurückzuhalten, die der verantwortliche Marktteilnehmer oder eine zuständige Behörde benötigt.

Zertifizierung und EUDR-Compliance

Bio-, Nachhaltigkeits-, Fair-Trade- und Responsible-Sourcing-Zertifizierungen können die Sorgfaltsprüfung unterstützen, stellen jedoch nicht automatisch EUDR-Konformität her.

Eine Zertifizierung kann bereitstellen:

• Farmerlisten
• Interne Kontrollunterlagen
• Auditberichte
• Informationen zur Chain of Custody
• Umweltkontrollen
• Schulungsunterlagen

Der Importeur muss dennoch prüfen, ob das Programm die erforderliche Geolokalisierung der Produktionsflächen, den Produktionszeitraum, Legalitätsnachweise, eine Bewertung der Landnutzung nach 2020 und produktbezogene Rückverfolgbarkeit liefert.

Qualitäts-Compliance und EUDR-Compliance

EUDR-Konformität und Kaffeequalität sind voneinander getrennte Anforderungen. Ein Lot kann vollständig rückverfolgbar sein und dennoch die Anforderungen des Käufers an Feuchtigkeit, Fehler oder Tassenprofil nicht erfüllen. Ein anderes Lot kann sensorisch hervorragend sein, aber unzureichende Ursprungsunterlagen besitzen.

Importeure sollten EUDR-Daten verbinden mit:

• Kaffeeart
• Ursprung
• Erntejahr
• Aufbereitungsmethode
• Feuchtigkeit
• Wasseraktivität
• Screen-Verteilung
• Fehleranzahl
• Cupping-Profil
• Verpackungsspezifikation

Interne Audits und simulierte Rückverfolgbarkeitstests

Importeure sollten regelmäßig testen, ob sie ein fertiges oder importiertes Lot rückwärts zu allen Produktionsflächen und vorwärts zu jedem Kunden oder Verarbeitungsbatch verfolgen können.

Ein Test kann bewerten:

• Zeit bis zur Bereitstellung der Akte
• Vollständigkeit der Flächendaten
• Richtigkeit der Farmerinformationen
• Gültigkeit der Geolokalisierung
• Beziehungen zwischen den Lots
• Mengenabgleich
• Richtigkeit der Zollreferenzen
• Fähigkeit zur Sperrung betroffener Bestände

Festgestellte Fehler sollten zu dokumentierten Korrekturmaßnahmen, klaren Verantwortlichkeiten und verbindlichen Fristen führen.

Neue Informationen nach dem Import

Erhält ein Marktteilnehmer neue Informationen, die darauf hindeuten, dass importierter Kaffee möglicherweise nicht konform ist, muss er unverzüglich handeln. Die ursprüngliche DDS schützt nicht dauerhaft vor später entdeckten Nachweisen.

Mögliche Maßnahmen sind:

• Zuständige Behörden informieren
• Nachgelagerte Kunden informieren
• Weitere Verteilung stoppen
• Betroffene Bestände isolieren
• Zusätzliche Untersuchungen durchführen
• Unterlagen korrigieren
• Produkte erforderlichenfalls zurückrufen oder zurückziehen

Neue Informationen können falsche Koordinaten, nicht erklärte Vermischung, illegale Landnutzung, begründete Entwaldungshinweise, gefälschte Dokumente oder ungeklärte Mengenabweichungen betreffen.

Häufige EUDR-Compliance-Fehler

• Bestimmung des Produktumfangs nur anhand des Produktnamens
• Identifizierung des falschen EU-Marktteilnehmers
• Verwendung einer falschen EORI-Nummer
• Angabe des Versandlandes als Produktionsland
• Nur Koordinaten der Kooperative oder des Lagers
• Nicht alle beitragenden Produktionsflächen identifiziert
• Kopierte oder ungültige Geolokalisierungsdaten
• Fehlende Produktionszeiträume
• Ausschließliche Abhängigkeit von Lieferantenerklärungen
• Ausschließliche Abhängigkeit von Zertifizierungen
• Vermischung von geprüftem und ungeprüftem Kaffee
• Fehlender Mengenabgleich
• Einreichung der DDS vor Abschluss der Sorgfaltsprüfung
• Einreichung der DDS nach der Zollanmeldung
• Verwendung einer DDS-Referenz für unabhängigen Kaffee
• Annahme, dass eine Niedrigrisikoeinstufung die Datenpflichten beseitigt
• Nichtaufbewahrung der unterstützenden Akte

Warnsignale für Importeure

Ein Importeur sollte die Freigabe einer Lieferung unterbrechen, wenn:

• Der Exporteur nicht alle beitragenden Farmen identifizieren kann.
• Dieselbe Koordinate für viele unabhängige Farmer verwendet wird.
• Die kartierte Fläche die angegebene Menge nicht erklären kann.
• Erntedaten nicht zur regionalen Saison passen.
• Landunterlagen den Produzenten oder rechtmäßigen Nutzer nicht identifizieren.
• Das Lot vor der Prüfung der Farmen zusammengeführt wurde.
• Die Rückverfolgbarkeit bei einer Kooperative oder einem Lager endet.
• Der Lieferant Verarbeitungsinputs und -outputs nicht erklären kann.
• Die endgültige Menge wesentlich von der freigegebenen Menge abweicht.
• Das Compliance-Team die Grundlage der vernachlässigbaren Risikobewertung nicht nachvollziehen kann.

EUDR-Checkliste für Kaffeeimporteure

• Produktumfang bestätigt
• HS- oder KN-Code bestätigt
• Anwendbarer Umsetzungstermin bestätigt
• Verantwortlicher EU-Marktteilnehmer identifiziert
• EORI-Nummer bestätigt
• Produktionsland bestätigt
• Alle Lieferanten identifiziert
• Alle Farmer und Farmen registriert
• Alle Produktionsflächen identifiziert
• Geolokalisierung validiert
• Produktionszeiträume dokumentiert
• Entwaldungsbewertung abgeschlossen
• Nachweise der legalen Produktion geprüft
• Risikobewertung abgeschlossen, soweit erforderlich
• Alle mehr als vernachlässigbaren Risiken gemindert
• Lotzusammensetzung bestätigt
• Mengen abgeglichen
• Endgültige Zolldaten bestätigt
• DDS vor der Zollanmeldung eingereicht
• Referenznummer erhalten
• Referenz an den Zollanmelder übermittelt
• Nachgelagerte Referenzweitergabe eingerichtet
• Unterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahrt

Empfohlener Umsetzungsablauf

1. Importiertes Kaffeeprodukt klassifizieren.
2. Prüfen, ob und ab wann die EUDR anwendbar ist.
3. Verantwortlichen EU-Marktteilnehmer bestimmen.
4. Vollständige Ursprungslieferkette kartieren.
5. Daten auf Produktionsflächenebene vertraglich verlangen.
6. Lieferanten, Farmer, Farmen und Flächen registrieren.
7. Geolokalisierungsdaten sammeln und validieren.
8. Produktionszeitraum erfassen.
9. Landstatus anhand des Stichtags 31. Dezember 2020 bewerten.
10. Nachweise der legalen Produktion prüfen.
11. Lieferanten vor der Zusammenführung freigeben.
12. Physische Trennung einrichten.
13. Lotbezogene Rückverfolgbarkeit in Verarbeitung und Lager aufbauen.
14. Produktions- und Versandmengen abgleichen.
15. Erforderliche Risikobewertung abschließen.
16. Jedes mehr als vernachlässigbare Risiko mindern.
17. Endgültiges Produkt, Menge und Lotzusammensetzung bestätigen.
18. Sorgfaltserklärung einreichen.
19. Referenz für die Zollanmeldung bereitstellen.
20. Akte aufbewahren und neue Informationen überwachen.

Kommerzielle Vorteile einer EUDR-vorbereiteten Lieferkette

Ein belastbares Compliance-Programm kann Zollverzögerungen, Dokumentenstreitigkeiten und Lieferunterbrechungen reduzieren. Lieferanten mit validierten Flächendaten, zuverlässigen Lotunterlagen und konsistenten Mengen können für europäische Käufer attraktiver sein, selbst wenn sie nicht das niedrigste Angebot vorlegen.

EUDR-vorbereitete Lieferprogramme können umfassen:

• Rückverfolgbaren kommerziellen Robusta
• Arabica mit Rückverfolgbarkeit bis zur Farm
• Fine-Robusta-Microlots
• Physisch getrennte Regionallots
• Zertifizierten Kaffee mit ergänzenden EUDR-Nachweisen
• Private-Label-Röstkaffee
• Dokumentierte Espressomischungen
• Rückverfolgbaren verarbeiteten und löslichen Kaffee

Unternehmen, die Kaffee für europäische Käufer vorbereiten, können strukturierte Leistungen für Kaffeeexport, Rückverfolgbarkeit und Dokumentation nutzen.

Abschließende Bewertung

EUDR-Compliance für Kaffeeimporteure erfordert eine vollständige und überprüfbare Verbindung zwischen dem in die Europäische Union eingeführten Kaffee und jeder Produktionsfläche, die zu diesem Produkt beigetragen hat. Der Importeur muss das Produkt richtig klassifizieren, den verantwortlichen Marktteilnehmer bestimmen, Geolokalisierungs- und Produktionsdaten sammeln, Entwaldungsfreiheit und legale Produktion überprüfen, Risiken bewerten und mindern, die erforderliche Erklärung vor der Zollanmeldung einreichen und sämtliche Nachweise aufbewahren.

Eine Referenznummer, ein Zertifikat oder eine Lieferantenerklärung kann fehlende Produktionsflächen, unzuverlässige Koordinaten, undokumentierte Vermischung oder ungeklärte Mengen nicht korrigieren. Die Konformität muss in der zugrunde liegenden Lieferkette aufgebaut sein, bevor der Import freigegeben wird.

Importeure sollten ihr EUDR-System vor der Bestellung aufbauen, statt die erforderlichen Nachweise erst nach der Bildung des Exportlots zu rekonstruieren. Unternehmen, die vietnamesischen Rohkaffee, Röstkaffee oder verarbeitete Kaffeeprodukte mit klar definierten EUDR-Anforderungen suchen, können eine individuelle Großhandelsanfrage für Kaffee mit Produkt, Ursprung, Menge, Zielmarkt, Aufbereitung, Verpackung und benötigten Compliance-Informationen senden.