EUDR para el café: Guía completa de cumplimiento para importadores
El cumplimiento del EUDR para los importadores de café exige mucho más que recopilar las coordenadas de las fincas o añadir un número de referencia a la declaración aduanera. El importador debe determinar si el producto está incluido en el ámbito del Reglamento, identificar al operador responsable establecido en la Unión Europea, recopilar información completa sobre el origen y la producción, verificar que el café esté libre de deforestación y haya sido producido legalmente, evaluar y reducir los riesgos, presentar la Declaración de diligencia debida exigida y mantener una trazabilidad continua desde cada parcela productora hasta el lote comercial importado.
El Reglamento de la Unión Europea sobre productos libres de deforestación, conocido habitualmente como EUDR, comprende el café junto con el ganado bovino, el cacao, la palma aceitera, el caucho, la soja y la madera, además de determinados productos derivados. Los productos pertinentes no pueden comercializarse ni ponerse a disposición en el mercado de la Unión Europea si no están libres de deforestación, no han sido producidos conforme a la legislación pertinente del país de producción o no están cubiertos por la declaración correspondiente.
¿Qué significa el cumplimiento del EUDR para los importadores de café?
Para un importador de café, cumplir el EUDR significa poder demostrar, antes del despacho a libre circulación y de la comercialización en la UE, que el producto importado satisface todas las condiciones aplicables.
El importador debe poder responder a las siguientes preguntas:
- ¿El producto importado está incluido en el ámbito EUDR vigente en la fecha de importación?
- ¿Qué persona jurídica establecida en la UE es el operador responsable?
- ¿Dónde fue producido cada componente del lote de café?
- ¿Qué parcelas contribuyeron al producto?
- ¿Cuándo fue producido el café?
- ¿El terreno productor sufrió una deforestación prohibida después del 31 de diciembre de 2020?
- ¿El café fue producido conforme a la legislación pertinente del país de origen?
- ¿Puede seguirse el lote durante la recogida, el procesamiento, el almacenamiento y la expedición?
- ¿Las pruebas respaldan una conclusión de riesgo nulo o despreciable?
- ¿La declaración exigida fue presentada antes de la declaración aduanera?
Una factura comercial, un certificado de origen o una certificación de sostenibilidad no pueden responder por sí solos a todas estas preguntas. Se necesita un sistema estructurado de diligencia debida y trazabilidad respaldado por registros verificables.
Fechas de aplicación del EUDR para los importadores
Según el calendario actual, las principales obligaciones del EUDR se aplican desde el 30 de diciembre de 2026 a los operadores grandes y medianos. Para la mayoría de los operadores micro y pequeños que cumplen los criterios correspondientes, se aplica generalmente la fecha posterior del 30 de junio de 2027.
| Categoría de operador | Fecha principal | Preparación necesaria |
|---|---|---|
| Operadores grandes y medianos | 30 de diciembre de 2026 | Las importaciones pertinentes deben estar cubiertas por diligencia debida y por la declaración exigida antes del despacho aduanero. |
| Operadores micro y pequeños admisibles | 30 de junio de 2027 | Se aplica una fecha posterior, pero la cartografía de la cadena y la recopilación de datos deben comenzar con antelación. |
Las fechas de aplicación no deben confundirse con la fecha límite relativa a la deforestación. Las obligaciones comienzan en la fecha aplicable a la empresa, mientras que el 31 de diciembre de 2020 se utiliza para evaluar el estado histórico del terreno productor.
¿Qué productos de café están incluidos?
El ámbito del EUDR se determina mediante los códigos aduaneros enumerados en la versión vigente del Anexo I. El importador no debería decidir la aplicabilidad utilizando únicamente el nombre comercial del producto.
Los productos que requieren una revisión de clasificación incluyen:
- Café verde en grano
- Café verde descafeinado
- Café tostado en grano
- Café tostado molido
- Café tostado descafeinado
- Café soluble o instantáneo
- Extractos y concentrados de café
- Café tres en uno
- Alimentos y bebidas compuestos que contienen café
- Productos private label
- Muestras destinadas a pruebas, análisis o evaluación comercial
El importador debe comprobar el código HS o de la Nomenclatura Combinada exacto, la composición, el procedimiento aduanero, la fecha prevista de importación y la versión del Anexo I aplicable en ese momento.
Atención especial al café soluble y procesado
Los productos transformados requieren una clasificación jurídica cuidadosa porque su descripción comercial puede no coincidir directamente con el código aduanero que determina el ámbito EUDR.
Para el café soluble, los productos tres en uno, los extractos, los concentrados y los productos compuestos conviene revisar:
- Código aduanero aplicable
- Porcentaje y forma del componente de café
- Proceso de transformación
- País de producción del café utilizado
- Posibles disposiciones transitorias
- Tratamiento de muestras y productos destinados exclusivamente a análisis
La evaluación debe basarse en la normativa realmente vigente en la fecha de importación.
¿Quién es el operador responsable?
Cuando una persona establecida fuera de la Unión Europea introduce un producto pertinente, la primera persona establecida en la UE que lo pone a disposición en el mercado se considera generalmente operador.
Según la estructura de la operación, el operador puede ser:
- Un importador europeo que compra directamente al productor o al exportador
- Una empresa comercial europea que importa en nombre propio
- Un tostador que importa directamente café verde
- Un fabricante de alimentos que importa café procesado
- Una empresa private label que importa productos terminados
Un transitario o representante aduanero no se convierte automáticamente en operador únicamente porque organice el transporte o presente una declaración aduanera. Deben revisarse el contrato comercial, los derechos sobre la mercancía, la entidad importadora, el papel aduanero y la actividad de comercialización.
Responsabilidades del exportador situado fuera de la UE
El exportador no europeo puede no ser el responsable de presentar la declaración europea, pero debe facilitar al importador toda la información necesaria para cumplir el Reglamento.
Un exportador preparado para el EUDR debería proporcionar:
- Identidad de proveedores y agricultores
- Identificación de fincas y parcelas
- Coordenadas puntuales o polígonos
- Periodos de producción y cosecha
- Pruebas de los derechos de uso del terreno
- Pruebas del cumplimiento de la legislación local pertinente
- Resultados de la evaluación de la deforestación
- Registros de recogida y procesamiento
- Composición de los lotes
- Conciliación de las cantidades
- Registros de almacén y carga
- Documentos definitivos de expedición
Si estos datos son incompletos o poco fiables, el importador puede ser incapaz de concluir que el riesgo es despreciable y debería excluir la fuente, retrasar la expedición o rechazar el lote.
Las tres fases de la diligencia debida EUDR
La diligencia debida comprende tres fases relacionadas:
- Recopilación de información, documentos y datos obligatorios
- Evaluación del riesgo de incumplimiento
- Mitigación de cualquier riesgo superior al nivel despreciable
El importador no puede decidir primero que el café es conforme y buscar después pruebas adecuadas. La conclusión debe derivarse de los datos correspondientes a las fincas, parcelas, lotes y cantidades realmente importados.
Primera fase: recopilación de información
El importador debe recopilar, organizar y conservar información que demuestre el cumplimiento del café.
El expediente debería incluir:
- Nombre comercial y descripción del producto
- Componentes pertinentes del producto
- Código HS o KN
- Cantidad neta
- País de producción
- Región productora
- Identidad y datos de contacto del proveedor
- Identificadores del agricultor, la finca y la parcela
- Geolocalización de todas las parcelas participantes
- Fecha o periodo de producción
- Pruebas del estado libre de deforestación
- Pruebas de producción legal
- Registros de lotes y batches
- Registros de transformación y almacén
- Información de clientes cuando corresponda
La información debe estar conectada con el café físico y no conservarse como una colección separada de documentos sin relación entre sí.
Descripción del producto y clasificación aduanera
La descripción incluida en el expediente de cumplimiento, la Declaración de diligencia debida, la factura y la declaración aduanera debe identificar el mismo producto.
Una descripción útil puede indicar:
- Forma verde, tostada, molida o procesada
- Con cafeína o descafeinada
- Especie o mezcla
- Origen de producción
- Método de procesamiento
- Grado de calidad
- Formato de envasado
- Código del lote comercial
Descripciones como “producto de café”, “materia prima alimentaria” o “producto agrícola” pueden ser demasiado generales.
Requisitos relativos a las cantidades
Para los productos introducidos en el mercado de la UE, la cantidad se expresa generalmente en kilogramos de masa neta y, cuando corresponda, en la unidad suplementaria asociada con el código aduanero.
La cantidad debe conciliarse con:
- Contrato de compra
- Factura comercial
- Packing list
- Conocimiento de embarque
- Certificado de peso
- Registro de salida del almacén
- Registro de carga del contenedor
- Declaración aduanera
Las diferencias no explicadas pueden provocar retrasos, correcciones o dudas sobre la identidad real del café.
País de producción
El país de producción es aquel donde fue cultivado el café. No coincide necesariamente con el país de expedición, comercialización, almacenamiento, tueste, mezcla, envasado o reexportación.
Un café cultivado en Vietnam y almacenado temporalmente en otro país continúa siendo de producción vietnamita. Una mezcla que contiene café de varios países debe mantener los datos de todos los orígenes y parcelas participantes.
Geolocalización a nivel de parcela
Cada parcela que haya contribuido al lote importado debe estar identificada mediante datos de geolocalización. La dirección del exportador, el almacén, la cooperativa o la planta no puede sustituir el terreno productor.
Para parcelas pequeñas pueden utilizarse coordenadas puntuales. Para superficies superiores a cuatro hectáreas generalmente se necesita un polígono.
Un registro completo puede contener:
- Latitud y longitud
- Geometría poligonal
- Sistema de referencia de coordenadas
- Superficie
- Farmer ID
- Farm ID
- Plot ID
- Fecha de cartografía
- Método de recopilación
- Nombre de la persona u organización responsable
- Prueba del vínculo entre productor y terreno
Los datos deben validarse antes de agregar el café con producto procedente de otras fincas.
Errores habituales de geolocalización
- Latitud y longitud invertidas
- Signo negativo ausente
- Coordenadas fuera del país declarado
- Coordenadas situadas en el mar
- Coordenadas del almacén utilizadas para varias fincas
- Coordenadas idénticas para productores independientes
- Polígonos que se cruzan consigo mismos
- Polígonos que cubren una población completa
- Unidad de superficie incorrecta
- Coordenadas de la vivienda del agricultor
- Ausencia de relación documentada entre agricultor y terreno
Los controles automáticos pueden detectar errores evidentes, pero los resultados inusuales deben revisarse manualmente.
Fecha o periodo de producción
El importador debe conservar información que indique cuándo fue producido el café. El dato puede expresarse como fecha de cosecha, intervalo de recolección, año de cosecha u otro periodo suficientemente preciso.
La información debe ser coherente con:
- Calendario regional de cosecha
- Registros de la finca
- Fechas de entrega de cerezas o pergamino
- Registros de secado
- Registros de procesamiento
- Entrada en almacén
- Formación del lote de exportación
Una secuencia imposible debe investigarse antes de aprobar la expedición.
La fecha límite del 31 de diciembre de 2020
El importador debe demostrar que el café fue producido en terrenos que no sufrieron una deforestación prohibida después del 31 de diciembre de 2020.
Las pruebas pueden incluir:
- Imágenes satelitales históricas
- Mapas forestales oficiales
- Datos de cobertura del suelo
- Registros históricos de las fincas
- Registros de plantación
- Levantamientos anteriores de las parcelas
- Fotografías fechadas
- Documentos agrícolas locales
- Evaluaciones independientes del uso del terreno
La presencia de árboles en una imagen reciente no demuestra automáticamente el cumplimiento. Es necesario evaluar el estado histórico del terreno y cualquier transformación posterior a la fecha límite.
Interpretación de imágenes satelitales
Los análisis deben considerar las limitaciones de los datos disponibles. El café cultivado bajo sombra, la nubosidad, la resolución de las imágenes, los cultivos mixtos, la vegetación estacional y las definiciones locales de bosque pueden afectar el resultado.
En caso de alerta o incertidumbre, el importador puede solicitar:
- Imágenes de mayor resolución
- Comparación entre varias fechas
- Conjuntos de datos alternativos
- Registros oficiales locales
- Fotografías
- Verificación sobre el terreno
- Evaluación técnica independiente
Una simple declaración del proveedor no es suficiente cuando los datos geográficos indican una posible transformación del terreno.
Requisitos de producción legal
El cumplimiento del EUDR también exige que el café haya sido producido de acuerdo con la legislación pertinente del país de producción.
Los ámbitos legales pueden incluir:
- Derechos de uso y tenencia del terreno
- Derechos de propiedad y arrendamiento
- Protección medioambiental
- Normativa forestal y de conservación
- Derechos de terceros
- Derechos laborales
- Derechos humanos protegidos por la legislación aplicable
- Derechos de los pueblos indígenas y las comunidades locales
- Normativa fiscal
- Normativa comercial y aduanera
- Requisitos anticorrupción
Las pruebas apropiadas dependen del sistema jurídico del país de producción.
Ejemplos de pruebas de producción legal
- Certificado de derecho de uso del terreno
- Contrato de arrendamiento o utilización
- Registro de la finca
- Documentos de pertenencia a la cooperativa
- Autorización local de producción
- Registro fiscal
- Permiso medioambiental
- Documentos relativos a derechos consuetudinarios reconocidos
- Registros laborales
- Registros de insumos agrícolas
- Declaraciones del proveedor respaldadas por pruebas verificables
El importador debe confirmar que los documentos corresponden al productor y la parcela correctos y que son válidos para el periodo pertinente.
Segunda fase: evaluación del riesgo
Cuando la diligencia debida simplificada no sea aplicable de forma válida, el operador debe evaluar el riesgo de incumplimiento.
La evaluación puede considerar:
- Clasificación de riesgo del país o la región
- Presencia de bosques cerca de las parcelas
- Tendencias regionales de deforestación
- Fiabilidad de la geolocalización
- Conflictos sobre los derechos del terreno
- Autenticidad y coherencia de los documentos
- Complejidad de la cadena
- Número de intermediarios
- Riesgo de mezcla
- Historial del proveedor
- Anomalías cuantitativas
- Comunicaciones fundamentadas de terceros
La evaluación escrita debe explicar por qué no queda ningún riesgo o por qué únicamente permanece un riesgo despreciable.
¿Qué es un riesgo despreciable?
El riesgo despreciable no significa que la información esté incompleta pero el problema parezca improbable. Es una conclusión alcanzada después de revisar las pruebas exigidas y resolver las deficiencias relevantes.
El lote no debería aprobarse cuando:
- Las parcelas no están identificadas.
- La geolocalización falta o no es fiable.
- Las pruebas de producción legal son insuficientes.
- El volumen supera la capacidad productiva plausible.
- Puede haberse mezclado café desconocido.
- Las alertas de deforestación no han sido resueltas.
- Los documentos contienen contradicciones sin explicación.
Tercera fase: mitigación del riesgo
Cuando se detecta un riesgo superior al nivel despreciable, el importador debe adoptar medidas antes de comercializar el café.
Las medidas pueden incluir:
- Solicitar pruebas ausentes
- Corregir los datos de la finca o la parcela
- Volver a cartografiar
- Obtener mejores imágenes satelitales
- Realizar inspecciones sobre el terreno
- Encargar auditorías independientes
- Revisar nuevamente los derechos sobre el terreno
- Analizar las diferencias cuantitativas
- Separar las fincas dudosas
- Eliminar la fuente afectada del lote
- Suspender al proveedor
- Rechazar la expedición
Si el riesgo no puede reducirse hasta un nivel despreciable, el importador no debe presentar una declaración positiva ni proceder a la comercialización.
Clasificación EUDR de Vietnam
Vietnam está actualmente clasificado como país de bajo riesgo en el sistema de benchmarking de la UE. Las cadenas vietnamitas que cumplen las condiciones pueden beneficiarse de la diligencia debida simplificada cuando todo el café procede de zonas de bajo riesgo y no existen informaciones de alerta.
La clasificación no elimina la recopilación de:
- Información del producto
- País de producción
- Identificación de las parcelas
- Geolocalización
- Periodo de producción
- Pruebas del estado libre de deforestación
- Pruebas de producción legal
- Trazabilidad del lote y la expedición
Cuando existen razones para sospechar un incumplimiento, el caso debe investigarse independientemente de la clasificación del país.
Aprobación de proveedores
Los controles deben comenzar antes de emitir la orden de compra. El importador debe comprobar si el proveedor es capaz de facilitar datos fiables de manera continua.
La evaluación puede incluir:
- Registro de agricultores
- Cartografía de parcelas
- Validación de la geolocalización
- Evaluación de la deforestación
- Recopilación de documentos legales
- Codificación de lotes
- Segregación física
- Trazabilidad del procesamiento
- Controles cuantitativos
- Gestión del almacén
- Auditorías internas
- Acciones correctoras
- Seguridad de los datos
Los importadores pueden utilizar el conocimiento de los orígenes y estructuras productivas del café vietnamita para desarrollar controles adecuados para las diferentes regiones.
Contratos con proveedores
Los contratos deben definir claramente las responsabilidades EUDR de exportadores, cooperativas, procesadores y otros proveedores.
Las cláusulas útiles se refieren a:
- Exactitud de los datos de agricultores y parcelas
- Exactitud de la geolocalización
- Obligación de indicar el periodo productivo
- Prohibición de mezcla no documentada
- Garantía de producción libre de deforestación
- Garantía de producción legal
- Notificación de cambios en el uso del terreno
- Notificación de cambios en la base de proveedores
- Derechos de auditoría
- Obligaciones de conciliación de cantidades
- Conservación de datos
- Acciones correctoras
- Rechazo o sustitución de lotes
- Responsabilidad por información falsa
Las cláusulas distribuyen responsabilidades, pero no sustituyen la diligencia debida del importador.
Identificadores de agricultores, fincas y parcelas
Cada agricultor, finca y parcela debería disponer de un identificador estable y único. Los nombres pueden ser insuficientes debido a homónimos y diferencias de transcripción.
El sistema puede utilizar:
- Farmer ID
- Farm ID
- Plot ID
- Cooperative ID
- Collector ID
- Delivery ID
- Processing Batch ID
- Warehouse Lot ID
- Export Lot ID
Los identificadores deben permanecer coherentes entre cosechas y las actualizaciones deben conservar el historial.
Trazabilidad a nivel de lote
El importador debe poder seguir el café desde cada parcela hasta el lote importado y desde ese lote hasta los clientes posteriores.
Una cadena típica puede comprender:
- Parcela productora
- Cosecha del agricultor
- Entrega del agricultor
- Lote del recolector o la cooperativa
- Batch del beneficio húmedo o seco
- Lote de café verde clasificado
- Lote de almacén
- Lote de exportación
- Contenedor
- Declaración aduanera de importación
- Lote del almacén del importador
- Batch de tueste, transformación o reventa
Cuando un lote se divide, cada lote derivado debe permanecer conectado con el original. Cuando se unen varios lotes, el nuevo debe identificar todas las entradas.
Agregación del café de pequeños productores
El EUDR no prohíbe la agregación de café procedente de numerosas fincas pequeñas. La agregación es posible cuando cada fuente se identifica y verifica antes de la mezcla.
Antes de agregar el producto debe confirmarse:
- El agricultor está registrado.
- La parcela está identificada.
- La geolocalización es válida.
- El periodo de producción está registrado.
- La parcela superó el control de deforestación.
- Las pruebas de legalidad están disponibles.
- El productor está aprobado.
- La cantidad entregada es plausible.
- Se asignó un código de lote.
La mezcla de café no documentado puede comprometer todo el lote.
Segregación física
La segregación física suele ser el control más seguro para el café destinado a cadenas EUDR. El producto verificado no debe mezclarse con material de origen incompleto o desconocido.
La separación puede realizarse mediante:
- Sacos claramente etiquetados
- Pallets separados
- Contenedores o silos dedicados
- Zonas de almacén señalizadas
- Programas de producción separados
- Limpieza entre ciclos
- Traslados controlados
- Acceso limitado a los lotes rechazados
La trazabilidad digital no es fiable cuando la separación física no se mantiene.
Balance de masas y conservación de la identidad
La contabilidad de cantidades es importante, pero un balance de masas meramente administrativo no sustituye la trazabilidad a nivel de parcela.
El sistema debe demostrar que:
- Todas las parcelas participantes son conocidas.
- Cada entrega está documentada.
- Las cantidades de entrada están registradas.
- Los rendimientos de procesamiento son plausibles.
- El lote final deriva de las entradas documentadas.
- No se sustituyó material desconocido.
Conciliación de las cantidades
La conciliación ayuda a detectar mezclas no declaradas, asignaciones duplicadas y declaraciones productivas poco realistas.
Pueden compararse:
- Superficie cartografiada
- Rendimiento previsto
- Cosecha registrada
- Entregas de cerezas o pergamino
- Índices de conversión a café verde
- Pérdidas de procesamiento
- Existencias
- Cantidad exportada
- Masa neta importada
Una cantidad excedente sin explicación debe investigarse antes de aprobar el lote.
Trazabilidad durante la transformación
La transformación no elimina la obligación de trazabilidad. Cada etapa debe conservar la relación entre entradas y salidas.
Los registros pueden incluir:
- Códigos de los lotes de entrada
- Cantidades de entrada
- Fecha de procesamiento
- Método utilizado
- Línea de producción
- Códigos de los lotes de salida
- Cantidades de salida
- Pérdidas
- Subproductos
- Limpieza entre lotes
Una mezcla de varios orígenes debe permanecer conectada con todas las parcelas participantes.
Cumplimiento para el café verde
Los importadores de café verde deben documentar la cadena desde la parcela hasta la recogida, el beneficio seco, la clasificación, el almacén, el contenedor y el despacho aduanero.
El expediente puede contener:
- Registro de agricultores y parcelas
- Datos de geolocalización
- Registros de cosecha
- Recibos de entrega
- Registros de los recolectores
- Registros de procesamiento
- Registros del beneficio seco
- Informes de calidad
- Registros de almacén
- Packing list
- Factura comercial
- Conocimiento de embarque
- Números de contenedor y precinto
Cumplimiento para el café tostado
Cuando el café tostado está incluido en el ámbito aplicable, el proceso de tueste debe conservar el vínculo con los lotes conformes de café verde.
Los registros incluyen:
- Lotes verdes de entrada
- Fecha de tueste
- Código del batch
- Fórmula de la mezcla
- Pesos de entrada y salida
- Lote del producto terminado
- Batch de envasado
- Registros de distribución
La producción private label no interrumpe la trazabilidad.
Cumplimiento para el café soluble
Las cadenas del café soluble pueden comprender mezcla, tueste, extracción, concentración, secado por atomización, liofilización y aglomeración. Cada etapa debe permanecer conectada con el café verde de entrada.
Los registros pueden incluir:
- Lotes de origen del café verde
- Batches de tueste
- Batches de extracción
- Rendimientos de extracción
- Registros de concentración
- Batches de secado
- Batches de aglomeración
- Lotes del producto terminado
- Batches de envasado
En el café tres en uno, el componente de café debe continuar siendo trazable.
La Declaración de diligencia debida
Después de completar la diligencia debida y concluir que no existe ningún riesgo o únicamente un riesgo despreciable, el operador debe presentar la DDS mediante el Sistema de Información EUDR antes de comercializar el producto.
La declaración incluye:
- Nombre legal y dirección del operador
- Número EORI
- Código HS
- Descripción y nombre comercial
- Cantidad
- País de producción
- Geolocalización de las parcelas
- Confirmación de la diligencia debida
- Confirmación de riesgo nulo o despreciable
Mediante la presentación, el operador asume la responsabilidad por el cumplimiento.
Momento de presentación de la DDS
La diligencia debida debe estar completada, la DDS presentada y la referencia obtenida antes de la declaración aduanera.
La secuencia es:
- Completar la revisión del producto y del proveedor.
- Confirmar las fincas, parcelas y el lote definitivo.
- Confirmar la cantidad.
- Completar la conclusión sobre el riesgo.
- Presentar la DDS.
- Obtener la referencia.
- Transmitirla al declarante aduanero.
- Incluirla en la declaración aduanera.
Coherencia entre la DDS y los documentos aduaneros
Deben ser coherentes:
- Identidad del operador
- Número EORI
- Código HS o KN
- Descripción del producto
- País de producción
- Cantidad neta
- Código del lote
- Datos del contenedor
- Referencias de la factura y la packing list
Las diferencias deben resolverse antes de presentar la declaración aduanera.
¿Puede una DDS cubrir varias expediciones?
Una DDS puede utilizarse para varias declaraciones aduaneras cuando realmente cubre los productos, las parcelas y las cantidades correspondientes. La referencia no puede utilizarse por encima de la cantidad cubierta.
Una declaración aduanera puede incluir varias referencias cuando la expedición contiene productos cubiertos por DDS diferentes.
El importador debería mantener un registro con:
- Cantidad total cubierta
- Cantidad asignada a cada declaración
- Cantidad restante
- Lotes y parcelas relacionados
- Estado de cada importación
Modificaciones después de presentar la DDS
La DDS debe volver a evaluarse cuando la expedición cambia.
Puede ser necesaria una nueva declaración cuando:
- Cambia el código del producto.
- La cantidad supera la cobertura.
- Cambia el país de producción.
- Se añaden nuevas parcelas.
- Se sustituye el lote de exportación.
- Entra café desconocido en la expedición.
- Nueva información modifica el riesgo.
Referencias y comunicación posterior
El operador debe transmitir las referencias DDS a las partes posteriores de la cadena.
Los registros pueden contener:
- Identidad del proveedor
- Factura de compra
- Lote de entrada
- Referencia DDS
- Cantidad recibida
- Batch de transformación o reventa
- Lote de salida
- Cliente suministrado
La referencia no debe asociarse con productos o cantidades ajenos.
Conservación de registros
Los operadores deben conservar las declaraciones y la información de respaldo durante al menos cinco años.
El expediente debería incluir:
- DDS presentadas
- Números de referencia
- Decisiones sobre el ámbito del producto
- Registros de proveedores y fincas
- Archivos geográficos
- Periodos de producción
- Evaluaciones de la deforestación
- Pruebas de legalidad
- Evaluaciones del riesgo
- Medidas de mitigación
- Registros de los lotes
- Conciliaciones cuantitativas
- Documentos aduaneros y de expedición
Gobernanza interna
El importador debería establecer un procedimiento documentado de aprobación.
La gobernanza puede comprender:
- Revisión del ámbito del producto
- Aprobación de la clasificación aduanera
- Aprobación del proveedor
- Validación de la geolocalización
- Aprobación de la evaluación de la deforestación
- Revisión de la producción legal
- Aprobación del riesgo
- Conciliación de lotes y cantidades
- Comparación con los documentos aduaneros
- Autorización final de la dirección
Estos controles pueden integrarse con procedimientos de calidad, trazabilidad y cumplimiento del café.
Gestión y seguridad de los datos
Las coordenadas, los documentos del terreno y la información personal pueden ser sensibles. Deben protegerse y permanecer disponibles para controles y verificaciones.
Las medidas pueden incluir:
- Autorizaciones de acceso
- Almacenamiento seguro
- Copias de seguridad
- Control de versiones
- Registros de modificaciones
- Acuerdos de confidencialidad
- Intercambio controlado
- Planes de conservación
Certificación y EUDR
Las certificaciones ecológicas, de sostenibilidad, comercio justo y abastecimiento responsable pueden ayudar, pero no garantizan automáticamente el cumplimiento.
Pueden proporcionar:
- Listas de agricultores
- Registros de control interno
- Informes de auditoría
- Información de cadena de custodia
- Controles medioambientales
- Registros de formación
El importador debe comprobar de todos modos la geolocalización, el periodo productivo, la legalidad, el uso del terreno después de 2020 y la trazabilidad del producto.
Calidad y EUDR
La calidad y el cumplimiento EUDR son requisitos diferentes. Un lote puede ser trazable pero no cumplir los límites de humedad, defectos o perfil sensorial. Otro puede ser excelente, pero carecer de documentos suficientes.
Los datos EUDR deberían conectarse con:
- Especie
- Origen
- Año de cosecha
- Método de procesamiento
- Humedad
- Actividad del agua
- Distribución por screen
- Defectos
- Perfil de cupping
- Envasado
Auditorías internas y pruebas de trazabilidad
Los importadores deberían comprobar periódicamente la capacidad de rastrear un lote hasta todas las parcelas y seguirlo hasta los clientes.
La prueba puede evaluar:
- Tiempo de recuperación del expediente
- Integridad de los datos
- Exactitud de la información de los agricultores
- Validez de la geolocalización
- Relaciones entre lotes
- Conciliación de cantidades
- Exactitud de las referencias aduaneras
- Capacidad para aislar las existencias
Nueva información después de la importación
Cuando aparece nueva información que indica una posible no conformidad, el operador debe actuar inmediatamente.
Las acciones pueden incluir:
- Informar a las autoridades
- Informar a los clientes
- Detener la distribución
- Aislar las existencias
- Realizar investigaciones adicionales
- Corregir los registros
- Retirar o recuperar los productos
La nueva información puede referirse a coordenadas falsas, mezcla no declarada, uso ilegal del terreno, alertas de deforestación, documentos falsificados o diferencias cuantitativas.
Errores habituales de cumplimiento
- Determinar el ámbito únicamente por el nombre del producto
- Identificar al operador equivocado
- Utilizar un EORI incorrecto
- Usar el país de expedición como país de producción
- Proporcionar únicamente las coordenadas de la cooperativa o el almacén
- Omitir parcelas participantes
- Utilizar coordenadas copiadas o no válidas
- No registrar el periodo productivo
- Depender únicamente de las declaraciones del proveedor
- Depender únicamente de la certificación
- Mezclar café verificado y no verificado
- No conciliar las cantidades
- Presentar la DDS antes de completar la diligencia debida
- Presentar la DDS después de la declaración aduanera
- Utilizar una referencia para café no relacionado
- Suponer que el bajo riesgo elimina los requisitos
- No conservar el expediente
Señales de alerta
El importador debería suspender la aprobación cuando:
- El exportador no identifica todas las fincas.
- La misma coordenada aparece para productores independientes.
- La superficie no justifica el volumen.
- Las fechas no coinciden con la temporada.
- Los documentos no identifican al productor.
- El lote fue agregado antes de la verificación.
- La trazabilidad termina en la cooperativa.
- El proveedor no explica las entradas y salidas.
- La cantidad final difiere significativamente.
- El equipo no puede reconstruir la conclusión sobre el riesgo.
Checklist EUDR para importadores de café
- Ámbito del producto confirmado
- Código HS o KN confirmado
- Fecha de aplicación confirmada
- Operador europeo identificado
- Número EORI confirmado
- País de producción confirmado
- Todos los proveedores identificados
- Todos los agricultores registrados
- Todas las parcelas identificadas
- Geolocalización validada
- Periodos productivos registrados
- Evaluación de la deforestación completada
- Pruebas de legalidad revisadas
- Evaluación del riesgo completada
- Riesgos mitigados
- Composición del lote confirmada
- Cantidades conciliadas
- Datos aduaneros finales confirmados
- DDS presentada antes de la declaración aduanera
- Referencia obtenida
- Referencia transmitida al declarante
- Transmisión posterior organizada
- Registros conservados durante al menos cinco años
Procedimiento de implementación recomendado
- Clasificar el producto importado.
- Comprobar si el EUDR se aplica y desde cuándo.
- Identificar al operador responsable.
- Cartografiar la cadena completa.
- Exigir contractualmente datos a nivel de parcela.
- Registrar proveedores, agricultores, fincas y parcelas.
- Recopilar y validar la geolocalización.
- Registrar el periodo productivo.
- Evaluar el terreno respecto al 31 de diciembre de 2020.
- Revisar las pruebas de legalidad.
- Aprobar a los proveedores antes de la agregación.
- Establecer la segregación física.
- Crear trazabilidad de lotes, procesamiento y almacén.
- Conciliar las cantidades productivas y comerciales.
- Completar la evaluación del riesgo.
- Mitigar cualquier riesgo no despreciable.
- Confirmar el producto, la cantidad y la composición definitiva.
- Presentar la DDS.
- Proporcionar la referencia para la declaración aduanera.
- Conservar el expediente y supervisar nueva información.
Ventajas comerciales de una cadena preparada para el EUDR
Un programa sólido puede reducir retrasos aduaneros, controversias documentales e interrupciones del suministro. Los proveedores con datos validados, registros fiables y cantidades coherentes pueden resultar más atractivos para los compradores europeos.
Los programas pueden comprender:
- Robusta comercial trazable
- Arábica trazable hasta la finca
- Microlotes Fine Robusta
- Lotes regionales segregados
- Café certificado con pruebas EUDR
- Café tostado private label
- Mezclas de espresso documentadas
- Café procesado y soluble trazable
Las empresas que preparan café para compradores europeos pueden utilizar servicios estructurados de exportación, trazabilidad y documentación del café.
Evaluación final
El cumplimiento del EUDR para los importadores de café exige una conexión completa y verificable entre el café que entra en la Unión Europea y cada parcela que contribuyó al producto. El importador debe clasificar correctamente el producto, identificar al operador responsable, recopilar geolocalización e información productiva, verificar la ausencia de deforestación y la legalidad, evaluar y mitigar los riesgos, presentar la declaración antes del procedimiento aduanero y conservar las pruebas.
Una referencia, un certificado o una declaración del proveedor no pueden corregir parcelas ausentes, coordenadas poco fiables, mezclas no documentadas o cantidades sin explicación. El cumplimiento debe construirse dentro de la cadena antes de aprobar la importación.
Los importadores deberían preparar su sistema EUDR antes de emitir las órdenes de compra, en lugar de intentar reconstruir las pruebas después de formar el lote de exportación. Las empresas interesadas en café vietnamita verde, tostado o procesado con requisitos EUDR claramente definidos pueden enviar una consulta mayorista personalizada especificando producto, origen, cantidad, destino, método de procesamiento, envasado e información de cumplimiento necesaria.