Tracciabilità

La tracciabilità è la capacità strutturata di identificare da dove proviene un prodotto di caffè, come si è spostato lungo la catena di fornitura, quali processi sono stati applicati, quali lotti sono stati combinati o separati e dove è stato consegnato il prodotto finito. Per gli acquirenti professionali di caffè, la tracciabilità può supportare la verifica dell’origine, la qualificazione dei fornitori, il controllo qualità, i programmi di certificazione, le dichiarazioni di sostenibilità, le indagini sulla sicurezza alimentare, i ritiri, i richiami, la due diligence, la produzione private label e la documentazione di spedizione. Una tracciabilità efficace dipende da un’identificazione coerente dei lotti, registrazioni affidabili, movimenti controllati dei materiali e collegamenti chiari tra il caffè fisico e i documenti commerciali.

Viet Coffee Source aiuta gli acquirenti professionali a coordinare i requisiti di tracciabilità con produttori di caffè, gruppi di produttori, raccoglitori, trasformatori, magazzini, esportatori, torrefazioni, produttori di caffè solubile, strutture di confezionamento, laboratori e partner di ispezione selezionati in Vietnam. Il supporto può includere la mappatura della catena di fornitura, la revisione dei codici lotto, il coordinamento dei documenti dei fornitori, la raccolta dei registri di origine, il collegamento dei lotti di produzione, la revisione del bilancio di massa, l’assegnazione alle spedizioni, il coordinamento dei dati di geolocalizzazione, il controllo dei certificati e la verifica dei documenti pre-spedizione. Viet Coffee Source non sostituisce autorità competenti, organismi di certificazione accreditati, laboratori, società di ispezione o le responsabilità legali di due diligence dell’acquirente. I requisiti finali di tracciabilità dipendono dal prodotto, dalla dichiarazione di origine, dal modello della catena di fornitura, dal programma di certificazione, dal mercato di destinazione, dalla politica dell’acquirente, dal lotto e dal contratto.

Perché la tracciabilità del caffè è importante

Il caffè può passare attraverso aziende agricole, gruppi di produttori, punti di raccolta, impianti di lavorazione a umido, impianti di lavorazione a secco, magazzini, esportatori, torrefazioni, produttori e distributori prima di raggiungere l’acquirente finale. Senza registrazioni strutturate, il collegamento tra origine, lavorazione, qualità e spedizione commerciale può indebolirsi o andare completamente perduto.

La tracciabilità può aiutare a:

• Confermare l’origine dichiarata del caffè
• Collegare i lotti commerciali ai produttori o ai gruppi di produttori
• Supportare l’approvazione del prodotto e del fornitore
• Indagare sui reclami relativi alla qualità
• Supportare ritiri o richiami per motivi di sicurezza alimentare
• Verificare dichiarazioni relative a prodotti certificati
• Gestire programmi biologici e di sostenibilità
• Supportare le informazioni di due diligence relative all’EUDR
• Collegare i campioni alla produzione commerciale
• Controllare miscele e lotti di ingredienti
• Migliorare la gestione del magazzino e della produzione
• Supportare la coerenza dei documenti di spedizione
• Ridurre le sostituzioni non autorizzate
• Fornire prove durante audit o controversie

La tracciabilità dovrebbe essere progettata prima della produzione commerciale e della spedizione. Cercare di ricostruire i registri di origine soltanto dopo una richiesta dell’acquirente può portare a informazioni mancanti, incoerenti o inaffidabili.

Tracciabilità e trasparenza

Tracciabilità e trasparenza sono collegate ma differenti. La tracciabilità riguarda la capacità di seguire e verificare il movimento e la trasformazione di un prodotto. La trasparenza riguarda le informazioni che un fornitore è disposto o obbligato a comunicare.

Una catena di fornitura può essere tracciabile senza rendere pubblico ogni dettaglio commerciale. L’acquirente dovrebbe definire quali informazioni devono essere tracciabili, quali devono essere presentate e quali possono rimanere riservate.

Livelli di tracciabilità

Non tutti i programmi di caffè offrono lo stesso livello di tracciabilità. Il livello richiesto dovrebbe riflettere la dichiarazione del prodotto, il rischio dell’acquirente, i requisiti del mercato di destinazione e il valore commerciale.

Un lotto commerciale regionale non dovrebbe essere presentato come caffè proveniente da una singola azienda agricola se i registri non dimostrano tale livello di identità.

Un passo indietro e un passo avanti

Un sistema di tracciabilità di base dovrebbe identificare da dove proviene il materiale e dove è stato inviato. Ogni partecipante dovrebbe poter collegare il materiale in entrata ai fornitori e il materiale in uscita ai clienti o alla fase successiva della catena di fornitura.

Le registrazioni possono includere:

• Nome del fornitore
• Codice del fornitore
• Numero del lotto in entrata
• Data di ricevimento
• Quantità ricevuta
• Descrizione del prodotto
• Posizione di stoccaggio
• Lotto di lavorazione
• Numero del lotto in uscita
• Cliente o destinatario
• Data di spedizione
• Quantità spedita

Per programmi a rischio più elevato o certificati, la tracciabilità a un solo passaggio potrebbe non essere sufficiente. Gli acquirenti possono richiedere la catena completa dal produttore o dalla parcella fino alla spedizione di esportazione.

Identificazione del lotto

L’identificazione del lotto è la base della tracciabilità operativa. Un codice lotto dovrebbe identificare una quantità definita di caffè che condivide caratteristiche rilevanti di origine, lavorazione o produzione.

Un codice lotto può fare riferimento a:

• Fornitore
• Produttore o gruppo di produttori
• Regione di origine
• Periodo di raccolta
• Data di ricevimento
• Data di lavorazione
• Linea di produzione
• Turno
• Magazzino
• Data di confezionamento
• Numero progressivo interno

La struttura del codice dovrebbe essere documentata e utilizzata in modo coerente su etichette, sacchi, registri di produzione, rapporti di laboratorio, fatture, packing list e documenti di spedizione.

Progettazione dei codici lotto

I codici lotto dovrebbero essere univoci, leggibili e pratici per i team di produzione. Non dovrebbero dipendere esclusivamente da descrizioni scritte a mano che possono essere modificate o fraintese.

Una procedura di tracciabilità può definire:

• Struttura del codice
• Persona responsabile
• Metodo di generazione del codice
• Formato dell’etichetta
• Posizionamento sui sacchi o sui cartoni
• Controlli sulle etichette sostitutive
• Gestione delle etichette danneggiate
• Prevenzione dei codici duplicati
• Collegamento ai registri elettronici
• Periodo di conservazione

I codici lotto interni possono differire da quelli visibili all’acquirente, ma dovrebbe esistere un collegamento documentato tra i due.

Identificazione del produttore

L’identificazione del produttore può essere basata su una singola azienda agricola, una famiglia, un membro di una cooperativa, un membro di un gruppo di produttori o un fornitore registrato. Il livello di dettaglio dipende dal modello di approvvigionamento.

I registri del produttore possono includere:

• Nome del produttore
• Codice del produttore
• Riferimento dell’azienda agricola o della famiglia
• Appartenenza a un gruppo o cooperativa
• Villaggio, comune, distretto e provincia
• Informazioni di contatto
• Superficie dell’azienda agricola
• Superficie coltivata a caffè
• Specie o varietà coltivate
• Produzione stimata
• Stato della certificazione quando applicabile
• Documenti di registrazione o identità quando legittimamente richiesti

Le informazioni personali dovrebbero essere raccolte, conservate e condivise secondo i requisiti applicabili di protezione dei dati e una legittima necessità commerciale.

Identificazione dell’azienda agricola e della parcella

La tracciabilità a livello di azienda agricola identifica l’azienda produttrice, mentre la tracciabilità a livello di parcella identifica la specifica area di terreno dove è stato coltivato il caffè.

I registri della parcella possono includere:

• Codice della parcella
• Codice del produttore
• Posizione
• Superficie
• Dati dei confini o del poligono
• Coordinate puntuali quando appropriate
• Informazioni sull’uso del terreno
• Specie o varietà di caffè
• Informazioni sulla coltivazione o produzione
• Periodo di raccolta
• Documenti di supporto

Il metodo utilizzato per raccogliere e verificare le informazioni di geolocalizzazione dovrebbe essere documentato. Coordinate approssimative di un villaggio non dovrebbero essere presentate come confini esatti della parcella.

Dati di geolocalizzazione

I dati di geolocalizzazione possono supportare la tracciabilità basata sul terreno, la verifica dell’origine e i processi di due diligence. Il formato richiesto può dipendere dalla dimensione dell’azienda agricola, dalla politica dell’acquirente, dai requisiti del mercato di destinazione e dal programma applicabile.

La gestione della geolocalizzazione può includere:

• Formato delle coordinate
• Dati puntuali o poligonali
• Data di raccolta dei dati
• Metodo di raccolta
• Dispositivo o applicazione utilizzati
• Identità della persona che ha raccolto i dati
• Livello di precisione o affidabilità
• Procedura di validazione dei dati
• Cronologia delle correzioni
• Collegamento ai registri del produttore e del lotto

I file di geolocalizzazione dovrebbero essere esaminati per individuare coordinate mancanti, posizioni impossibili, parcelle duplicate, registri sovrapposti o calcoli incoerenti delle superfici.

Registri di raccolta e acquisto

I registri di raccolta e acquisto collegano la produzione dell’azienda agricola alla quantità che entra nella catena di fornitura.

Le registrazioni possono includere:

• Riferimento del produttore
• Riferimento della parcella
• Data o periodo di raccolta
• Forma del prodotto
• Quantità
• Punto di raccolta
• Raccoglitore o acquirente
• Ricevuta di acquisto
• Informazioni su umidità o qualità
• Codice lotto iniziale

Le stime di produzione e le quantità acquistate dovrebbero essere esaminate per verificarne la plausibilità. Volumi molto superiori alla produzione realistica possono indicare errori nei dati o miscelazioni non controllate.

Tracciabilità presso il punto di raccolta

I punti di raccolta possono combinare caffè proveniente da numerosi piccoli produttori. Le procedure di tracciabilità dovrebbero definire come vengono registrate le consegne dei produttori e come vengono creati i lotti.

I controlli possono includere:

• Elenco dei produttori registrati
• Ricevute di consegna
• Registrazioni di pesatura
• Valutazione della qualità
• Codice del produttore per ogni consegna
• Registrazioni della data di raccolta
• Stoccaggio separato
• Creazione di lotti compositi
• Riconciliazione di resa e volume
• Documenti di trasferimento al trasformatore

Se le consegne vengono combinate, il lotto risultante dovrebbe conservare un elenco di tutti i produttori o lotti di origine che vi hanno contribuito.

Tracciabilità dei gruppi di produttori

I gruppi di produttori e le cooperative possono gestire la tracciabilità tramite registri dei membri, controlli interni, registrazioni degli acquisti e codici lotto di gruppo.

I registri del gruppo possono includere:

• Elenco dei membri attivi
• Riferimenti delle aziende agricole e delle parcelle
• Stato delle ispezioni interne
• Produzione stimata
• Consegne effettive
• Membri sospesi o esclusi
• Stato della certificazione quando applicabile
• Registrazioni della formazione
• Registri di raccolta
• Formazione dei lotti di gruppo

L’acquirente può richiedere prove che soltanto membri idonei abbiano contribuito a un lotto certificato o oggetto di una dichiarazione specifica.

Tracciabilità nella lavorazione

I registri di lavorazione dovrebbero collegare il caffè in entrata al lotto in uscita dopo essiccazione, decorticazione, selezione, classificazione, lucidatura, tostatura, macinazione, estrazione, essiccazione, agglomerazione o miscelazione.

I registri di lavorazione possono includere:

• Numeri dei lotti in entrata
• Quantità in entrata
• Data di lavorazione
• Tipo di processo
• Attrezzatura o linea
• Operatore o turno
• Resa
• Quantità di rifiuti o sottoprodotti
• Numeri dei lotti in uscita
• Risultati qualitativi
• Destinazione di stoccaggio

Il rapporto tra lotti in entrata e lotti in uscita dovrebbe rimanere visibile anche quando un lotto in entrata viene suddiviso in più lotti in uscita o quando più lotti in entrata vengono combinati.

Tracciabilità nella lavorazione a umido

La lavorazione a umido può trasformare le ciliegie di caffè in caffè pergamino tramite spolpatura, fermentazione, lavaggio ed essiccazione. La tracciabilità dovrebbe collegare le consegne di ciliegie ai lotti di pergamino.

Le registrazioni pertinenti possono includere:

• Fornitore o produttore delle ciliegie
• Data di consegna
• Peso delle ciliegie
• Valutazione della qualità
• Lotto di spolpatura
• Lotto di fermentazione
• Lotto di essiccazione
• Quantità finale di caffè pergamino
• Umidità
• Posizione di stoccaggio

Quando vengono combinate consegne di più produttori, il contributo di ciascuna origine dovrebbe essere registrato secondo il modello di tracciabilità concordato.

Tracciabilità nella lavorazione a secco

La lavorazione a secco può includere decorticazione, pulizia, classificazione, separazione per calibro, separazione per densità, selezione ottica e insacco. Ogni trasformazione dovrebbe mantenere il collegamento con i lotti in entrata.

I registri dell’impianto di lavorazione a secco possono includere:

• Lotto in entrata di caffè pergamino o verde
• Peso in entrata
• Data di lavorazione
• Uscita per calibro o grado
• Quantità di difetti rimossi
• Lotto finale di esportazione
• Numeri dei sacchi
• Risultati del controllo qualità
• Posizione di magazzino
• Riconciliazione della resa

I gradi di esportazione creati da più lotti in entrata dovrebbero essere documentati come lotti miscelati o compositi e non presentati come lotti provenienti da una singola origine.

Tracciabilità nel magazzino

I controlli di magazzino proteggono l’identità del lotto durante ricevimento, stoccaggio, movimentazione e spedizione.

I registri di magazzino possono includere:

• Data di ricevimento
• Lotto del fornitore
• Lotto interno
• Numero di sacchi
• Peso netto
• Posizione di stoccaggio
• Riferimento del pallet o della pila
• Controlli delle condizioni
• Cronologia dei movimenti
• Registri di fumigazione o trattamento quando applicabili
• Riferimento della spedizione
• Saldo residuo

Le etichette fisiche e i registri di magazzino dovrebbero corrispondere. Sacchi non identificati, danneggiati o mescolati dovrebbero essere isolati finché il loro stato non viene chiarito.

Controlli di segregazione

La segregazione impedisce che il caffè definito venga mescolato involontariamente con altri materiali. Può essere richiesta per prodotti biologici, certificati, single origin, controllati per allergeni, specialty o dedicati a uno specifico acquirente.

I controlli di segregazione possono includere:

• Area di stoccaggio dedicata
• Barriere fisiche
• Etichette lotto chiare
• Identificazione con codici colore
• Contenitori o strumenti dedicati
• Pianificazione della produzione
• Pulizia tra le produzioni
• Registri di rilascio della linea
• Movimentazione limitata dei materiali
• Riferimenti nella mappa del magazzino

La segregazione documentata dovrebbe essere supportata da controlli fisici effettivi presso la struttura.

Tracciabilità con bilancio di massa

Il bilancio di massa utilizza registrazioni in entrata e in uscita per dimostrare che i volumi dichiarati non superino i volumi in entrata idonei dopo aver considerato resa di lavorazione, perdite e scorte.

Una revisione del bilancio di massa può includere:

• Scorta iniziale
• Acquisti idonei
• Entrate di produzione
• Uscite di produzione
• Perdite di lavorazione
• Rifiuti e sottoprodotti
• Vendite
• Scorta finale
• Volume certificato o dichiarato
• Riconciliazione per periodo

Il bilancio di massa non significa necessariamente che il prodotto fisico in ogni confezione provenga esclusivamente dall’origine dichiarata. Il modello esatto della catena di fornitura dovrebbe essere comunicato correttamente.

Tracciabilità con identità preservata

La tracciabilità con identità preservata mantiene il collegamento tra un prodotto e una specifica origine identificata lungo tutta la catena di fornitura.

I controlli possono includere:

• Codici lotto dedicati
• Segregazione fisica
• Cicli di lavorazione separati
• Stoccaggio dedicato
• Riconciliazione tra entrate e uscite
• Limitazione delle sostituzioni
• Etichette specifiche per l’origine
• Assegnazione alla spedizione
• Verifica indipendente

I programmi con identità preservata richiedono normalmente controlli più rigorosi rispetto ai programmi regionali, segregati o basati sul bilancio di massa.

Tracciabilità delle miscele

Le miscele richiedono tracciabilità per ogni componente e per il lotto miscelato finale. Il registro della miscela dovrebbe mostrare cosa è stato combinato, in quale quantità e secondo quale formula approvata.

I registri delle miscele possono includere:

• Nome del prodotto componente
• Numero di lotto del componente
• Origine
• Quantità o percentuale
• Data di miscelazione
• Attrezzatura
• Operatore
• Codice finale della miscela
• Resa totale
• Approvazione qualità

Le modifiche alla composizione della miscela dovrebbero essere controllate tramite la specifica del prodotto approvata. Gli acquirenti che sviluppano prodotti differenziati possono inoltre consultare il nostro servizio di miscele personalizzate.

Tracciabilità del caffè tostato

La tracciabilità del caffè tostato dovrebbe collegare i lotti di caffè verde ai lotti di tostatura e ai lotti di confezionamento del prodotto finito.

Le registrazioni possono includere:

• Numeri dei lotti di caffè verde
• Numero del lotto di tostatura
• Data di tostatura
• Macchina tostatrice
• Formula della miscela
• Pesi in entrata e in uscita
• Informazioni sulla perdita di tostatura
• Approvazione qualità
• Lotto di confezionamento
• Quantità di prodotto finito

Il codice retail finale dovrebbe consentire al produttore di identificare quali lotti di caffè verde sono stati utilizzati.

Tracciabilità del caffè macinato

La tracciabilità del caffè macinato dovrebbe collegare il lotto tostato alla macinazione, allo stoccaggio intermedio e al confezionamento finale.

Le registrazioni possono includere:

• Lotto di caffè tostato
• Data di macinazione
• Macina o linea
• Specifica obiettivo della macinatura
• Quantità in entrata e in uscita
• Lotto intermedio del caffè macinato
• Data di confezionamento
• Linea di confezionamento
• Codice del prodotto finito

Le rilavorazioni o il materiale restituito dovrebbero essere controllati e non aggiunti a un prodotto senza un’approvazione documentata.

Tracciabilità del caffè solubile

La tracciabilità del caffè solubile può coinvolgere lotti di caffè verde, tostatura, estrazione, concentrazione, essiccazione, agglomerazione, recupero degli aromi, miscelazione e confezionamento.

Le registrazioni possono includere:

• Entrate di caffè verde
• Lotto di tostatura
• Lotto di estrazione
• Lotto di concentrato
• Lotto di essiccazione
• Lotto di agglomerazione
• Stoccaggio intermedio
• Lotto di miscelazione
• Lotto di confezionamento
• Codice del prodotto finito

Poiché la produzione di caffè solubile può combinare grandi volumi, la tracciabilità può essere gestita a livello di campagna o lotto di produzione anziché a livello della singola azienda agricola, salvo che venga istituito un programma dedicato.

Tracciabilità dei prodotti tre in uno e formulati

I prodotti formulati richiedono tracciabilità per caffè, zucchero, creamer, aromi, additivi e materiali di confezionamento.

Il registro di produzione può includere:

• Nome dell’ingrediente
• Fornitore
• Numero di lotto dell’ingrediente
• Quantità utilizzata
• Versione della formula
• Lotto di miscelazione
• Data di produzione
• Lotto del materiale di confezionamento
• Lotto del prodotto finito
• Stato di qualità e rilascio

In caso di reclamo o richiamo, il produttore dovrebbe poter identificare ogni lotto di ingrediente utilizzato nel lotto di prodotto finito interessato.

Tracciabilità dei materiali di confezionamento

La tracciabilità degli imballaggi può essere importante per la conformità al contatto alimentare, il controllo della stampa, le prestazioni di sigillatura e le indagini sui richiami.

I registri degli imballaggi possono includere:

• Fornitore dell’imballaggio
• Codice del materiale
• Lotto di produzione
• Data di consegna
• Versione della grafica
• Riferimento di stampa
• Quantità ricevuta
• Quantità utilizzata
• Lotti di prodotto finito
• Scorta residua

Gli imballaggi stampati obsoleti o errati dovrebbero essere segregati e controllati per impedirne l’utilizzo non autorizzato.

Tracciabilità e specifiche del prodotto

La tracciabilità identifica l’origine e il movimento del prodotto, mentre le specifiche del prodotto definiscono qualità, composizione, confezionamento e criteri di accettazione richiesti.

I registri di tracciabilità possono supportare le specifiche collegando:

• Requisiti di origine
• Specie e varietà
• Metodo di lavorazione
• Periodo di raccolta
• Grado e calibro
• Composizione della miscela
• Lotto di tostatura o macinazione
• Lotti degli ingredienti
• Materiali di confezionamento
• Risultati di laboratorio

Un prodotto tracciabile può comunque essere non conforme se non soddisfa la specifica approvata. Ulteriori indicazioni sono disponibili nella nostra pagina delle specifiche del prodotto.

Tracciabilità e certificazione

I programmi biologici, di sostenibilità, Halal, Kosher e altri programmi di certificazione possono richiedere catena di custodia e registrazioni a livello di lotto.

La tracciabilità legata alla certificazione può includere:

• Stato certificato del fornitore
• Elenco dei produttori idonei
• Lotti in entrata certificati
• Modello segregato o di bilancio di massa
• Registri di lavorazione
• Riconciliazione dei volumi certificati
• Documenti di transazione
• Dichiarazioni approvate
• Assegnazione alla spedizione

Un certificato valido non dimostra da solo che il lotto commerciale specifico sia certificato. Certificato, ambito e registri del lotto dovrebbero essere esaminati insieme. Ulteriori informazioni sono disponibili nella nostra pagina delle certificazioni.

Tracciabilità e controllo qualità

I risultati del controllo qualità dovrebbero essere collegati all’esatto lotto o alla specifica produzione analizzata.

Le registrazioni collegate possono includere:

• Codice del campione
• Numero di lotto
• Data di campionamento
• Risultato dell’umidità
• Analisi dei difetti
• Distribuzione per calibro
• Risultato del cupping
• Rapporto di laboratorio
• Decisione di ispezione
• Stato di rilascio

I risultati di un lotto non dovrebbero essere utilizzati per rappresentarne un altro, salvo che la procedura di campionamento e definizione del lotto supporti tale conclusione. Ulteriori informazioni sono disponibili nella nostra pagina sul controllo qualità.

Tracciabilità e approvazione dei campioni

I campioni approvati dovrebbero essere collegati al prodotto, al fornitore, al lotto, alla data e alla specifica utilizzata per l’approvazione.

I registri dei campioni possono includere:

• Codice del campione
• Fornitore
• Lotto di origine
• Data di produzione
• Specifica del prodotto
• Risultati qualitativi
• Data di approvazione
• Parti che hanno approvato
• Posizione del campione conservato
• Riferimento dell’ordine commerciale

Una spedizione commerciale dovrebbe essere confrontata con il corretto campione di riferimento approvato. Ulteriori informazioni sono disponibili tramite il nostro servizio di campioni e approvazione qualità.

Tracciabilità e rapporti di laboratorio

I rapporti di laboratorio dovrebbero identificare l’esatto campione e lotto analizzati. Un rapporto senza una chiara identità del campione può avere valore limitato ai fini dell’approvazione della spedizione.

Il collegamento può includere:

• Numero del campione del laboratorio
• Codice campione del cliente
• Nome del prodotto
• Numero di lotto
• Data di campionamento
• Campionatore
• Numero del sigillo
• Data della prova
• Numero del rapporto
• Spedizione correlata

Quando la catena di custodia del campione è importante, trasferimento, sigillatura, conservazione e ricevimento dovrebbero essere documentati.

Tracciabilità e documenti di esportazione

Le informazioni di tracciabilità dovrebbero essere coerenti nei documenti commerciali e di esportazione.

I documenti pertinenti possono includere:

• Fattura commerciale
• Packing list
• Certificato di analisi
• Certificato di qualità
• Certificato di origine
• Certificato fitosanitario quando richiesto
• Rapporto di ispezione
• Certificato di peso
• Certificato di transazione
• Rapporto di carico del container

Descrizioni del prodotto, numeri di lotto, numero dei sacchi, pesi e riferimenti del container non dovrebbero essere in conflitto tra i diversi documenti. Ulteriori informazioni sono disponibili nella nostra pagina dei documenti di esportazione.

Tracciabilità e spedizione

La tracciabilità della spedizione collega il lotto commerciale rilasciato al pallet, al container, al sigillo e ai documenti di trasporto.

I registri di spedizione possono includere:

• Numero dell’ordine
• Lotto del prodotto
• Numeri dei sacchi o dei cartoni
• Riferimento del pallet
• Numero del container
• Numero del sigillo
• Data di carico
• Quantità caricata
• Registrazioni fotografiche
• Riferimento della polizza di carico

Ulteriori informazioni sono disponibili nella nostra pagina di spedizione e documentazione.

Identificazione di sacchi, cartoni e pallet

Le unità fisiche dovrebbero riportare informazioni sufficienti per essere collegate ai registri di magazzino, produzione e spedizione.

L’identificazione può includere:

• Nome del prodotto
• Numero di lotto
• Numero del sacco o del cartone
• Peso netto
• Data di produzione
• Origine
• Dichiarazione di certificazione quando approvata
• Riferimento dell’ordine di acquisto
• Numero del pallet
• Destinazione

Le etichette dovrebbero rimanere leggibili durante lo stoccaggio e il trasporto. Le etichette sostitutive dovrebbero essere controllate e documentate.

Tracciabilità del container

La tracciabilità del container aiuta a confermare quali lotti di prodotto siano stati caricati in uno specifico container.

Le registrazioni possono includere:

• Numero del container
• Tipo di container
• Risultato dell’ispezione
• Stato di pulizia
• Lotti di prodotto caricati
• Numero di sacchi o cartoni
• Sequenza di carico
• Numero del sigillo
• Fotografie del carico
• Personale responsabile

Se più lotti vengono caricati nello stesso container, quantità e posizione di ciascun lotto dovrebbero essere documentate quando richiesto.

Sistemi digitali di tracciabilità

La tracciabilità può essere gestita tramite fogli di calcolo, software aziendali, sistemi di magazzino, applicazioni agricole, database, codici QR o piattaforme specializzate per la catena di fornitura. La tecnologia dovrebbe essere adeguata alle dimensioni, alla complessità e al rischio dell’operazione.

Un sistema digitale può supportare:

• Registrazione dei produttori
• Conservazione dei dati di geolocalizzazione
• Registrazione degli acquisti
• Generazione dei codici lotto
• Movimenti di magazzino
• Registri di lavorazione
• Calcoli di bilancio di massa
• Allegati documentali
• Monitoraggio dei certificati
• Assegnazione alla spedizione
• Cronologia delle modifiche
• Report per l’acquirente

Una piattaforma digitale non garantisce una tracciabilità accurata se inserimento dei dati, verifica e controlli fisici sono deboli.

Codici QR e tracciabilità rivolta al consumatore

I codici QR possono fornire ad acquirenti o consumatori informazioni selezionate su origine, produttore, lavorazione o sostenibilità.

Un programma QR può mostrare:

• Regione di origine
• Storia del produttore
• Metodo di lavorazione
• Informazioni sulla raccolta
• Dettagli della certificazione
• Data di tostatura o produzione
• Istruzioni di preparazione
• Riferimento di tracciabilità

Le informazioni rivolte al consumatore dovrebbero corrispondere ai registri interni verificati. I contenuti di marketing non dovrebbero suggerire un livello di tracciabilità superiore a quello realmente fornito dal sistema.

Sistemi manuali di tracciabilità

I sistemi cartacei e i fogli di calcolo possono essere efficaci quando le registrazioni sono complete, controllate e facilmente recuperabili.

I controlli di un sistema manuale possono includere:

• Moduli standard
• Numeri di lotto progressivi
• Registrazioni autorizzate
• Regole per le correzioni
• Approvazione dei documenti
• Copie di backup
• Indicizzazione dei file
• Periodi di conservazione
• Riconciliazione periodica
• Revisione interna

Le registrazioni scritte a mano dovrebbero essere leggibili, datate e attribuibili alla persona che le ha effettuate.

Qualità dei dati

La tracciabilità è affidabile soltanto quanto i dati su cui si basa. Registrazioni incomplete, duplicate, incoerenti o implausibili possono indebolire il sistema.

I controlli sulla qualità dei dati possono includere:

• Codici produttore mancanti
• Numeri di lotto duplicati
• Date non valide
• Inventario negativo
• Volumi di produzione impossibili
• Lotti in entrata e in uscita non collegati
• Geolocalizzazione mancante
• Unità di superficie errate
• Nomi dei fornitori incoerenti
• Registri di spedizione non collegati

Le correzioni dei dati dovrebbero essere documentate anziché sovrascrivere silenziosamente le informazioni originali.

Riconciliazione dei registri

La riconciliazione confronta l’inventario fisico con quello registrato e conferma che le quantità rimangano plausibili lungo la catena di fornitura.

La riconciliazione può confrontare:

• Consegne dei produttori con registri di acquisto
• Scorte in entrata con registri di magazzino
• Entrate di lavorazione con uscite
• Entrate certificate con vendite certificate
• Utilizzo degli imballaggi con produzione finita
• Quantità spedite con fatture
• Scorta finale con conteggio fisico

Le differenze non spiegate dovrebbero essere investigate e risolte prima dell’approvazione della spedizione.

Test della tracciabilità

Un test di tracciabilità verifica se l’organizzazione riesca a recuperare registrazioni complete per un lotto selezionato entro un periodo ragionevole.

Il test può includere:

• Selezione di un lotto di prodotto finito
• Tracciamento a ritroso fino ai lotti in entrata
• Identificazione dei fornitori o produttori
• Revisione dei registri di lavorazione
• Controllo dei risultati qualitativi e di laboratorio
• Conferma dei lotti dei materiali di confezionamento
• Tracciamento in avanti fino ai clienti o alle spedizioni
• Riconciliazione delle quantità
• Registrazione delle lacune e delle azioni correttive

Le esercitazioni di tracciabilità dovrebbero essere svolte periodicamente, soprattutto nelle attività di sicurezza alimentare, nei prodotti certificati e nelle produzioni private label.

Simulazione di richiamo

Una simulazione di richiamo verifica se il prodotto potenzialmente interessato possa essere identificato, localizzato e contabilizzato.

Una simulazione di richiamo può verificare:

• Lotto di ingrediente o caffè interessato
• Prodotti finiti contenenti il lotto
• Quantità prodotta
• Quantità in magazzino
• Quantità spedita
• Clienti interessati
• Procedure di comunicazione
• Tempo di risposta
• Riconciliazione delle quantità
• Azioni correttive

L’esercitazione dovrebbe riflettere la struttura effettiva del prodotto e della distribuzione dell’operazione.

Audit di tracciabilità

La tracciabilità può essere valutata attraverso audit dei fornitori, audit di certificazione, audit dell’acquirente o ispezioni indipendenti.

Un audit può esaminare:

• Procedura di tracciabilità
• Sistema dei codici lotto
• Registri dei produttori
• Controlli di magazzino
• Registri di lavorazione
• Bilancio di massa
• Segregazione fisica
• Coerenza documentale
• Sicurezza dei dati
• Risultati dei test di tracciabilità
• Registri delle azioni correttive

I rilievi dell’audit dovrebbero essere valutati in base al loro effetto sull’identità del prodotto, sulle dichiarazioni e sull’idoneità alla spedizione.

Conservazione delle registrazioni

I registri di tracciabilità dovrebbero essere conservati abbastanza a lungo da supportare la vita commerciale del prodotto, le rivendicazioni contrattuali, gli audit, i requisiti di certificazione e gli obblighi legali applicabili.

Le politiche di conservazione possono coprire:

• Registrazioni dei produttori
• Registri di acquisto
• Registri di lavorazione
• Registri di magazzino
• Rapporti di laboratorio
• Rapporti di ispezione
• Certificati
• Documenti di spedizione
• Registri dei reclami
• Registri dei richiami

Il periodo di conservazione richiesto dovrebbe essere definito in base al tipo di prodotto, al mercato di destinazione, alla politica dell’acquirente e al programma applicabile.

Sicurezza dei documenti e accesso

I registri di tracciabilità possono contenere informazioni commerciali, personali o riservate. L’accesso dovrebbe essere controllato in base al ruolo e alla legittima necessità.

I controlli possono includere:

• Autorizzazioni degli utenti
• Protezione tramite password
• Procedure di backup
• Cronologia delle modifiche
• Controllo delle versioni dei documenti
• Limitazione dei dati personali
• Trasferimento sicuro dei dati
• Accesso autorizzato dell’acquirente
• Procedure di conservazione e cancellazione dei dati

I requisiti di tracciabilità dovrebbero essere soddisfatti senza divulgare inutilmente informazioni riservate.

Tracciabilità ed EUDR

Per il caffè immesso o esportato verso mercati interessati dal Regolamento dell’Unione Europea sulla deforestazione, gli acquirenti possono richiedere informazioni dettagliate che colleghino il caffè alle parcelle di produzione, ai periodi di produzione, ai registri di legalità, ai movimenti della catena di fornitura e alle valutazioni del rischio. La normale tracciabilità commerciale potrebbe non fornire tutte le informazioni necessarie per la due diligence.

Le informazioni di tracciabilità relative all’EUDR possono includere:

• Identificazione del produttore
• Riferimenti dell’azienda agricola e della parcella
• Dati di geolocalizzazione
• Data o periodo di produzione
• Quantità
• Identificazione della specie o della merce
• Paese e regione di produzione
• Informazioni sulla legalità della produzione
• Registri della catena di fornitura
• Mappatura dei lotti
• Riferimenti alla valutazione del rischio
• Assegnazione alla spedizione

La certificazione o le specifiche del prodotto, da sole, non stabiliscono la conformità all’EUDR. L’acquirente o l’operatore responsabile dovrebbe confermare il processo di due diligence e le informazioni richieste. Ulteriori informazioni sono disponibili nella nostra pagina di supporto EUDR e tracciabilità.

Documentazione di legalità

Alcuni programmi di due diligence possono richiedere prove che la produzione e il commercio del caffè rispettino le leggi applicabili nel paese di produzione.

I documenti possono riguardare:

• Diritti di utilizzo del terreno
• Registrazione dell’attività
• Registri fiscali o commerciali
• Requisiti del lavoro
• Requisiti ambientali
• Norme relative alle foreste
• Produzione agricola
• Trasporto e commercio
• Procedure doganali e di esportazione

La rilevanza e l’adeguatezza dei documenti dipendono dal contesto legale, dal prodotto, dal tipo di produttore e dagli obblighi di due diligence dell’acquirente.

Valutazione del rischio e tracciabilità

La tracciabilità fornisce dati per la valutazione del rischio, ma non determina da sola se il rischio sia trascurabile, accettabile o richieda misure di mitigazione.

La valutazione del rischio può considerare:

• Regione di origine
• Rischio di deforestazione o cambiamento dell’uso del terreno
• Completezza dei dati
• Affidabilità della geolocalizzazione
• Storico del fornitore
• Risultati di certificazione o audit
• Disponibilità di documenti di legalità
• Complessità della catena di fornitura
• Rischio di miscelazione o sostituzione
• Verifica indipendente

Informazioni di tracciabilità mancanti o incoerenti possono aumentare il rischio e richiedere ulteriori prove o azioni del fornitore.

Lacune nella tracciabilità

Le lacune nella tracciabilità si verificano quando il collegamento tra origine, lotto, processo o spedizione non può essere dimostrato.

Le lacune comuni includono:

• Elenco dei produttori mancante
• Lotti di origine non identificati
• Miscelazione non controllata
• Numeri di lotto differenti tra i documenti
• Registri di lavorazione mancanti
• Quantità non riconciliate
• Certificati dei fornitori scaduti
• Rapporti di laboratorio non collegati
• Dati di geolocalizzazione mancanti
• Registri di spedizione senza assegnazione dei lotti

Il materiale con lacune irrisolte non dovrebbe essere presentato come pienamente tracciabile fino a un livello che non può essere dimostrato.

Gestione dei registri di tracciabilità non conformi

Quando i requisiti di tracciabilità non sono soddisfatti, il materiale interessato dovrebbe essere identificato e controllato.

Le possibili azioni includono:

• Bloccare il lotto
• Richiedere i registri mancanti
• Ripetere la riconciliazione
• Correggere gli errori documentati nei dati
• Effettuare una verifica del fornitore
• Ridurre il livello della dichiarazione di tracciabilità
• Rimuovere lo stato certificato quando richiesto
• Assegnare il prodotto a un mercato differente
• Rifiutare il lotto
• Attuare un’azione correttiva

Le correzioni dovrebbero conservare una traccia di audit che mostri cosa è stato modificato, perché e chi ha approvato la modifica.

Azioni correttive

Errori di tracciabilità ripetuti o significativi possono richiedere un’analisi della causa principale e azioni correttive.

Un registro di azione correttiva può includere:

• Descrizione della lacuna
• Prodotto o lotto interessato
• Contenimento immediato
• Causa principale
• Correzione
• Azione correttiva
• Persona responsabile
• Data di completamento
• Verifica dell’efficacia

Le azioni correttive dovrebbero affrontare la causa sistemica anziché limitarsi a sostituire un documento mancante.

Responsabilità per la tracciabilità

Le responsabilità dovrebbero essere assegnate tra acquisti, magazzino, produzione, qualità, certificazione, logistica e vendite.

Le responsabilità possono includere:

• Registrazione di fornitori e produttori
• Generazione dei codici lotto
• Gestione delle etichette
• Registrazione dei movimenti di magazzino
• Completamento dei registri di produzione
• Verifica del bilancio di massa
• Revisione dei certificati
• Approvazione del rilascio del prodotto
• Preparazione dei documenti di spedizione
• Risposta alle richieste dell’acquirente

La tracciabilità non dovrebbe dipendere dalla memoria di un singolo dipendente.

Errori comuni nella tracciabilità

Diversi errori possono indebolire la tracciabilità del caffè e creare rischi commerciali.

• Utilizzare lo stesso codice lotto per prodotti non correlati
• Modificare i numeri di lotto senza documentarne il collegamento
• Combinare caffè di origini differenti senza registrare la miscela
• Affidarsi soltanto alle dichiarazioni del fornitore
• Non riconciliare le quantità
• Utilizzare rapporti di laboratorio senza una chiara identità del lotto
• Presumere che la certificazione dimostri la tracciabilità a livello di lotto
• Utilizzare geolocalizzazioni approssimative come dati esatti della parcella
• Non registrare i movimenti di magazzino
• Utilizzare elenchi di produttori obsoleti
• Non collegare imballaggi e prodotti finiti
• Non assegnare i lotti ai container
• Ricostruire i registri soltanto dopo la spedizione
• Utilizzare dichiarazioni di marketing superiori alle prove disponibili

Un sistema pratico di tracciabilità dovrebbe essere abbastanza chiaro da essere utilizzato in modo coerente dai team operativi e abbastanza dettagliato da poter essere verificato da acquirenti o auditor.

Processo di tracciabilità consigliato

Un processo professionale di tracciabilità del caffè può seguire questi passaggi:

1. L’acquirente definisce il livello di tracciabilità richiesto e la dichiarazione del prodotto.
2. Il fornitore mappa tutti i partecipanti e le fasi di lavorazione pertinenti.
3. Vengono stabiliti codici per produttori, aziende agricole, gruppi o fornitori.
4. Le regole dei codici lotto vengono documentate.
5. Il caffè in entrata viene identificato e registrato al ricevimento.
6. Le posizioni di stoccaggio e i movimenti dei materiali vengono controllati.
7. Entrate e uscite di lavorazione vengono collegate.
8. Miscele e lotti compositi vengono documentati.
9. I risultati qualitativi e di laboratorio vengono collegati ai lotti corretti.
10. I volumi certificati o dichiarati vengono riconciliati.
11. I prodotti finiti vengono collegati ai lotti degli imballaggi.
12. I lotti di spedizione vengono assegnati a pallet, container e documenti.
13. I registri di tracciabilità vengono esaminati prima del rilascio.
14. Vengono effettuati periodicamente test di tracciabilità e simulazioni di richiamo.
15. Le lacune vengono corrette e l’efficacia delle azioni correttive viene verificata.

Il processo esatto può essere adattato al tipo di prodotto, alla complessità della catena di fornitura, ai requisiti di certificazione, al mercato di destinazione e al rischio dell’acquirente.

Checklist di tracciabilità

Una checklist strutturata aiuta a confermare se un lotto di caffè possa essere tracciato al livello richiesto.

Come Viet Coffee Source supporta la tracciabilità

Viet Coffee Source aiuta gli acquirenti professionali a coordinare la tracciabilità del caffè secondo formato del prodotto, dichiarazione di origine, struttura dei fornitori, programma di certificazione, mercato di destinazione e requisiti commerciali. Non presumiamo che lo stesso modello di tracciabilità sia adatto a ogni lotto commerciale regionale, micro-lotto specialty, prodotto certificato, caffè tostato, caffè solubile o progetto private label.

Il nostro supporto può includere:

• Discussioni sui requisiti di tracciabilità
• Mappatura della catena di fornitura
• Coordinamento dei registri di fornitori e produttori
• Revisione dei codici lotto
• Coordinamento dei dati delle aziende agricole e delle parcelle
• Coordinamento dei file di geolocalizzazione
• Revisione dei registri di ricevimento e lavorazione
• Revisione dei movimenti di magazzino e dei lotti
• Discussioni sul bilancio di massa
• Revisione della certificazione e della catena di custodia
• Collegamento dei rapporti di qualità
• Assegnazione dei lotti alle spedizioni
• Controlli di coerenza dei documenti di esportazione
• Coordinamento della verifica pre-spedizione
• Discussioni sulle lacune di tracciabilità

Informazioni richieste per il supporto alla tracciabilità

Per identificare e coordinare requisiti di tracciabilità appropriati, gli acquirenti dovrebbero fornire informazioni tecniche, commerciali e relative al mercato di destinazione chiare.

La richiesta dovrebbe includere:

• Tipo di prodotto
• Dichiarazione di origine richiesta
• Livello di tracciabilità richiesto
• Requisito a livello nazionale, regionale, di azienda agricola o parcella
• Requisiti di certificazione
• Modello di catena di custodia
• Requisiti informativi relativi all’EUDR quando applicabili
• Formato dei dati di geolocalizzazione
• Specifica del prodotto
• Requisiti qualitativi e di laboratorio
• Formato del confezionamento
• Paese di destinazione
• Documenti di spedizione richiesti
• Quantità dell’ordine
• Data obiettivo di spedizione

Richiedere supporto per la tracciabilità del caffè

È possibile richiedere supporto per tracciabilità e approvvigionamento del caffè vietnamita verde, tostato, macinato, solubile, drip coffee, miscele personalizzate, bevande formulate o prodotti private label. Per assistenza con mappatura della catena di fornitura, registri dei produttori, dati di aziende agricole o parcelle, codifica dei lotti, geolocalizzazione, registri di certificazione, bilancio di massa, assegnazione alle spedizioni o documentazione di esportazione, è possibile contattare Viet Coffee Source.

I livelli di tracciabilità disponibili, le informazioni sui produttori, i dati di geolocalizzazione, i modelli di catena di custodia, i registri di certificazione, i documenti di legalità, i rapporti di laboratorio e la documentazione di spedizione dipendono dal fornitore selezionato, dall’origine, dal prodotto, dalla rete di produttori, dalla struttura, dal programma di certificazione, dal mercato di destinazione e dal contratto. I requisiti finali dovrebbero essere confermati tramite specifiche scritte, documenti aggiornati dei fornitori, procedure di tracciabilità approvate, campioni rappresentativi, istruzioni di ispezione e accordi commerciali.