Cách chuẩn bị chuỗi cung ứng cà phê để tuân thủ EUDR

Chuẩn bị chuỗi cung ứng cà phê để tuân thủ EUDR đòi hỏi khả năng truy xuất từ lô đất sản xuất đến lô hàng cuối cùng, dữ liệu định vị đáng tin cậy, quy trình đánh giá rủi ro có hồ sơ và hệ thống ngăn cà phê đã xác minh bị trộn với nguyên liệu không rõ nguồn gốc. Đối với nhà sản xuất, hợp tác xã, nhà thu mua, cơ sở chế biến, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu và nhà rang xay, việc tuân thủ không thể chỉ được xử lý tại thời điểm làm thủ tục hải quan. Các yêu cầu phải được tích hợp vào khâu phê duyệt nhà cung cấp, đăng ký nông hộ, xác định lô đất, thu mua, chế biến, lưu kho, vận chuyển, quản lý dữ liệu và phê duyệt lô hàng.

Quy định chống mất rừng của Liên minh Châu Âu yêu cầu doanh nghiệp kinh doanh các hàng hóa và sản phẩm liên quan phải thực hiện thẩm định phù hợp trước khi đưa chúng vào thị trường được quản lý. Đối với cà phê, doanh nghiệp cần có bằng chứng cho thấy sản phẩm không liên quan đến mất rừng, được sản xuất phù hợp với pháp luật có liên quan tại quốc gia sản xuất và có đủ thông tin để truy xuất nguồn gốc.

Hướng dẫn này trình bày cách chuẩn bị chuỗi cung ứng cà phê để đáp ứng yêu cầu EUDR theo hướng vận hành thực tế, thay vì xem tuân thủ là công việc giấy tờ được thực hiện ngay trước khi giao hàng. Nội dung bao gồm lập bản đồ chuỗi cung ứng, đăng ký vùng trồng, thu thập tọa độ, hồ sơ pháp lý, quản lý batch, kiểm soát trộn lẫn, đánh giá rủi ro, giảm thiểu rủi ro, kiểm toán, quản lý dữ liệu và phê duyệt shipment.

Hiểu thế nào là một chuỗi cung ứng cà phê sẵn sàng cho EUDR

Một chuỗi cung ứng sẵn sàng phải có khả năng xác định nơi cà phê được sản xuất, liên kết địa điểm đó với sản phẩm vật lý, đánh giá nguy cơ không tuân thủ và cung cấp thông tin cần thiết trước khi sản phẩm được đưa vào thị trường mục tiêu.

Hệ thống phải trả lời được các câu hỏi:

• Ai là người sản xuất cà phê?
• Cà phê được trồng trên lô đất nào?
• Tọa độ địa lý của từng lô đất là gì?
• Cà phê được thu hoạch hoặc sản xuất trong thời gian nào?
• Số lượng từ từng nguồn là bao nhiêu?
• Những đơn vị nào đã thu mua, chế biến và lưu kho sản phẩm?
• Cà phê có bị trộn với nguồn khác hay không?
• Bằng chứng nào cho thấy hoạt động sản xuất hợp pháp?
• Những yếu tố rủi ro nào đã được phát hiện?
• Biện pháp nào đã được thực hiện để giảm rủi ro?

Nếu doanh nghiệp không thể trả lời nhất quán những câu hỏi này, lô hàng có thể bị trì hoãn, khách hàng từ chối, yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc loại khỏi chương trình cung ứng.

Xác định vai trò của từng bên trong chuỗi cung ứng

Trước khi xây dựng hệ thống, doanh nghiệp phải xác định rõ vai trò của mình và trách nhiệm của từng đối tác. Nông hộ, hợp tác xã, nhà thu mua, cơ sở chế biến, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu và nhà rang có những nghĩa vụ vận hành khác nhau.

Trách nhiệm nên được quy định bằng văn bản để tránh tình trạng mỗi bên đều cho rằng dữ liệu sẽ do một đơn vị khác chuẩn bị.

Lập bản đồ toàn bộ chuỗi cung ứng cà phê

Bước vận hành đầu tiên là lập danh sách đầy đủ tất cả cá nhân, doanh nghiệp và địa điểm tham gia từ nông trại đến lô hàng xuất khẩu.

Bản đồ chuỗi cung ứng có thể gồm:

• Nông hộ và hộ gia đình sản xuất
• Từng lô đất trồng cà phê
• Nhà thu gom
• Điểm mua tại địa phương
• Hợp tác xã
• Trạm sơ chế
• Nhà máy chế biến khô
• Kho nguyên liệu
• Kho thành phẩm
• Nhà xuất khẩu
• Đơn vị vận chuyển
• Nhà nhập khẩu
• Nhà rang và nhà sản xuất

Mỗi thành phần phải có một mã nhận diện duy nhất. Tên gọi không đầy đủ, biệt danh, địa chỉ thiếu hoặc cùng một đối tác được đăng ký nhiều lần sẽ tạo ra lỗ hổng dữ liệu.

Tạo hồ sơ nhận diện duy nhất cho từng người sản xuất

Mỗi người sản xuất cần được đăng ký trong một hệ thống nhất quán để liên kết với lô đất, khối lượng giao hàng và hồ sơ pháp lý.

Hồ sơ có thể bao gồm:

• Mã người sản xuất duy nhất
• Họ tên pháp lý đầy đủ
• Thông tin liên hệ
• Thôn, xã, huyện và tỉnh
• Thông tin nhận diện khi được pháp luật cho phép
• Quan hệ với hợp tác xã hoặc nhà cung cấp
• Số lô đất đã đăng ký
• Tổng diện tích trồng cà phê
• Sản lượng dự kiến hằng năm
• Hồ sơ về quyền sử dụng đất hoặc hoạt động sản xuất

Dữ liệu cá nhân chỉ nên được thu thập khi cần thiết và phải được bảo vệ bằng quyền truy cập phù hợp.

Đăng ký từng lô đất sản xuất cà phê

Đăng ký người sản xuất là chưa đủ. Chuỗi cung ứng cần xác định chính xác khu vực đất nơi cà phê được trồng.

Mỗi hồ sơ lô đất nên có:

• Mã lô đất duy nhất
• Mã người sản xuất liên kết
• Địa chỉ hành chính
• Tọa độ địa lý
• Diện tích
• Loài và giống cà phê
• Tình trạng canh tác
• Sản lượng dự kiến
• Hồ sơ quyền sử dụng hoặc quyền canh tác
• Ngày xác minh gần nhất

Mã lô đất nên được sử dụng trong phiếu thu mua, phiếu giao nhận và hồ sơ batch để giữ kết nối giữa nguồn gốc và sản phẩm.

Thu thập dữ liệu định vị đáng tin cậy

Geolocation là nền tảng quan trọng của truy xuất nguồn gốc. Doanh nghiệp cần có quy trình chuẩn để thu thập tọa độ chính xác và nhất quán.

Quy trình nên xác định:

• Ai chịu trách nhiệm thu thập
• Thiết bị hoặc ứng dụng nào được sử dụng
• Định dạng tọa độ yêu cầu
• Mức độ chính xác cần đạt
• Cách ghi nhận ranh giới
• Cách kiểm tra dữ liệu
• Quy trình sửa sai
• Nơi lưu trữ file bản đồ

Tọa độ gần đúng của thôn hoặc điểm trung tâm xã không thể thay thế cho dữ liệu của lô đất thực tế. Thu thập trực tiếp tại vùng trồng thường đáng tin cậy hơn dữ liệu được nhập thủ công từ trí nhớ hoặc bản đồ không xác minh.

Phân biệt điểm tọa độ và ranh giới polygon

Phương pháp định vị nên phù hợp với quy mô và hình dạng của lô đất. Một điểm tọa độ có thể không mô tả đầy đủ một khu vực lớn hoặc có hình dạng bất quy tắc. Polygon thể hiện rõ hơn ranh giới thực tế của vùng canh tác.

Doanh nghiệp nên thiết lập quy tắc cho:

• Lô đất nhỏ
• Lô đất lớn
• Nhiều lô liền kề của cùng một nông hộ
• Lô đất bị chia cắt bởi đường hoặc sông
• Đất thuê hoặc đồng sở hữu
• Diện tích mới được bổ sung

Phương pháp được lựa chọn phải được ghi trong quy trình nội bộ và áp dụng nhất quán trên toàn bộ mạng lưới cung ứng.

Xác thực dữ liệu tọa độ trước khi sử dụng

Thu thập tọa độ không đồng nghĩa với việc dữ liệu đã chính xác. Doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi liên kết chúng với lô hàng thương mại.

Các bước xác thực có thể gồm:

• Tọa độ nằm đúng quốc gia và khu vực sản xuất
• Lô đất không xuất hiện trên biển, đường lớn hoặc trung tâm đô thị
• Hình dạng polygon phù hợp với ranh giới thực tế
• Không có một lô đất được gán cho nhiều người sản xuất khác nhau
• Diện tích phù hợp với sản lượng khai báo
• Không có hàng loạt điểm tọa độ giống hệt nhau
• File có định dạng tương thích với hệ thống dữ liệu

Dữ liệu đáng ngờ phải được điều tra và sửa chữa thay vì tự động chấp nhận để hoàn thành hồ sơ.

Liên kết dữ liệu lô đất với từng lần giao cà phê

Hồ sơ vùng trồng chỉ có giá trị khi sản phẩm thu mua có thể được truy ngược đến các lô đất đã đăng ký. Mỗi giao dịch nên duy trì liên kết này.

Phiếu giao hàng có thể gồm:

• Mã giao hàng
• Mã người sản xuất
• Mã lô đất hoặc nhóm lô đất được phê duyệt
• Ngày giao
• Dạng sản phẩm
• Trọng lượng
• Độ ẩm khi được đo
• Điểm thu mua
• Mã batch tiếp nhận
• Thông tin vận chuyển

Nếu một nông hộ giao cà phê từ nhiều lô đất, hệ thống phải giải thích cách phân bổ sản lượng cho từng nguồn.

Kiểm soát nhà thu gom và trung gian

Nhà thu gom có thể tạo ra rủi ro truy xuất lớn khi mua từ nhiều nông hộ và trộn sản phẩm trước khi ghi nhận nguồn gốc.

Doanh nghiệp làm việc với nhà thu gom nên yêu cầu:

• Danh sách nhà cung cấp đã phê duyệt
• Sử dụng mã người sản xuất và mã lô đất
• Phiếu mua hàng hằng ngày
• Đối chiếu số lượng
• Tách biệt cà phê đã xác minh và chưa xác minh
• Cấm mua hàng ẩn danh
• Kiểm tra định kỳ
• Quy trình hành động khắc phục

Nếu nhà thu gom không thể xác định nông hộ và lô đất đứng sau một batch, batch đó không nên được tự động đưa vào chuỗi cung ứng EUDR.

Duy trì truy xuất trong quá trình chế biến

Cà phê thay đổi hình thức qua các công đoạn sấy, xay xát, làm sạch, phân loại, đánh bóng, rang hoặc sản xuất hòa tan. Hệ thống phải giữ được quan hệ giữa đầu vào và đầu ra trong từng bước.

Hồ sơ chế biến nên bao gồm:

• Mã batch đầu vào
• Trọng lượng đầu vào
• Ngày chế biến
• Dây chuyền hoặc thiết bị sử dụng
• Mã batch đầu ra
• Trọng lượng đầu ra
• Phụ phẩm và hao hụt
• Người vận hành
• Tình trạng vệ sinh thiết bị
• Vị trí lưu kho

Tỷ lệ chuyển đổi phải hợp lý. Khối lượng đầu ra lớn hơn đầu vào mà không có giải thích là dấu hiệu kiểm soát nghiêm trọng.

Lựa chọn mô hình tách biệt hoặc phối trộn có kiểm soát

Doanh nghiệp phải xác định cách giữ cà phê đủ hồ sơ tách khỏi cà phê thiếu thông tin. Có thể áp dụng tách biệt vật lý hoàn toàn hoặc phối trộn có kiểm soát với hồ sơ đầy đủ của mọi nguồn đóng góp.

Mô hình được chọn phải thể hiện trong bố trí kho, nhãn batch, phần mềm, phiếu chuyển kho và đào tạo nhân viên.

Ngăn trộn lẫn ngoài ý muốn trong kho

Kho hàng cần sử dụng cả biện pháp vật lý và dữ liệu để ngăn cà phê đã xác minh bị trộn với nguyên liệu không rõ nguồn.

Các biện pháp hữu ích gồm:

• Khu vực lưu kho chuyên biệt
• Biển nhận diện rõ ràng
• Nhãn batch duy nhất
• Kiểm soát việc di chuyển hàng
• Phiếu chuyển kho được phê duyệt
• Đối chiếu tồn kho hằng ngày
• Hồ sơ vệ sinh thiết bị dùng chung
• Khu vực cách ly cho hàng chưa xác minh

Nhân viên kho phải hiểu rằng việc thay nhãn bị mất hoặc di chuyển hàng mà không ghi nhận có thể làm đứt toàn bộ chuỗi truy xuất.

Thực hiện đối chiếu khối lượng

Đối chiếu khối lượng so sánh số lượng mua, chế biến, lưu kho và bán ra. Đây là công cụ quan trọng để phát hiện bản ghi trùng, trộn lẫn không khai báo hoặc sản lượng thiếu thực tế.

Việc đối chiếu nên xem xét:

• Tồn kho đầu kỳ
• Khối lượng mua vào
• Đầu vào chế biến
• Hao hụt chế biến
• Đầu ra
• Chuyển kho
• Bán hàng
• Tồn kho cuối kỳ

Mọi chênh lệch không giải thích được phải được điều tra trước khi batch liên quan được phê duyệt cho xuất khẩu.

Thu thập bằng chứng về tính hợp pháp của sản xuất

Chuỗi cung ứng cũng cần có bằng chứng rằng hoạt động sản xuất tuân thủ các quy định pháp luật liên quan tại nơi sản xuất. Loại hồ sơ có thể thay đổi theo khu vực và cơ cấu cung ứng.

Bằng chứng có thể gồm:

• Quyền sử dụng đất
• Hồ sơ đăng ký nông hộ
• Hồ sơ kinh doanh hoặc thuế
• Giấy phép môi trường khi áp dụng
• Hồ sơ lao động
• Giấy phép vận chuyển hoặc thu hoạch khi cần
• Xác nhận của cơ quan địa phương
• Hồ sơ thành viên hợp tác xã
• Hợp đồng chứng minh quyền sử dụng hoặc khai thác hợp pháp

Hồ sơ phải được kiểm tra về hiệu lực, phạm vi, ngày tháng và mối liên hệ với đúng người sản xuất hoặc lô đất.

Đánh giá rủi ro mất rừng và suy thoái rừng

Doanh nghiệp cần xây dựng một phương pháp có văn bản để đánh giá rủi ro của từng nguồn cung. Không nên chỉ dựa vào cam kết của nhà cung cấp.

Các chỉ báo rủi ro có thể gồm:

• Vị trí gần ranh giới rừng
• Dấu hiệu mở rộng đất nông nghiệp gần đây
• Hồ sơ sử dụng đất mâu thuẫn
• Sản lượng quá lớn so với diện tích đăng ký
• Dữ liệu tọa độ không đầy đủ
• Ranh giới lô đất thay đổi bất thường
• Nhà cung cấp từ chối xác minh
• Thông tin từ nguồn công khai hoặc bên độc lập
• Lịch sử không tuân thủ

Phương pháp đánh giá phải giải thích cách từng chỉ báo ảnh hưởng đến phân loại rủi ro cuối cùng.

Đánh giá độ tin cậy của dữ liệu nhà cung cấp

Đánh giá rủi ro không chỉ tập trung vào vị trí địa lý mà còn phải xem xét độ đáng tin của nguồn dữ liệu.

Các tình huống rủi ro cao hơn gồm:

• Tọa độ được cung cấp nhưng không thu thập tại thực địa
• Nhiều điểm tọa độ giống nhau
• Hồ sơ được tạo ngay trước ngày giao hàng
• Thiếu lịch sử sản xuất
• Trung gian chưa được xác minh
• Tên không nhất quán giữa các chứng từ
• Sản lượng vượt mức hợp lý
• Hồ sơ liên tục bị sửa đổi

Nhà cung cấp đáng tin cậy phải giải thích được dữ liệu được thu thập, kiểm tra và kết nối với cà phê vật lý như thế nào.

Thiết lập các cấp độ rủi ro rõ ràng

Doanh nghiệp có thể phân loại nguồn hoặc batch thành rủi ro thấp, trung bình, cao hoặc chưa thể kết luận. Tiêu chí của từng nhóm phải khách quan.

Phân loại phải dẫn đến hành động cụ thể, không nên chỉ tồn tại như một nhãn trong hệ thống.

Áp dụng biện pháp giảm thiểu rủi ro

Khi rủi ro chưa thể được xem là không đáng kể, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp bổ sung trước khi phê duyệt nguồn cung.

Biện pháp có thể gồm:

• Yêu cầu bổ sung hồ sơ đất
• Thu thập lại tọa độ
• Thăm thực địa
• Phân tích bản đồ hoặc ảnh vệ tinh độc lập
• Phỏng vấn người sản xuất
• Kiểm toán nhà thu gom và kho
• Điều chỉnh diện tích được phê duyệt
• Tách riêng số lượng đáng ngờ
• Tạm ngừng hoặc loại nhà cung cấp

Mọi hành động, bằng chứng đã xem xét và quyết định cuối cùng phải được ghi nhận.

Tích hợp yêu cầu EUDR vào phê duyệt nhà cung cấp

Chuẩn bị tuân thủ nên bắt đầu từ quá trình phê duyệt nhà cung cấp, không phải sau khi đã mua hàng.

Điều kiện phê duyệt có thể gồm:

• Hồ sơ người sản xuất và lô đất hoàn chỉnh
• Tọa độ đã xác thực
• Bằng chứng pháp lý
• Quy trình truy xuất
• Kiểm soát khối lượng
• Đồng ý cho kiểm toán
• Cam kết thông báo thay đổi
• Tham gia đào tạo
• Khả năng thực hiện hành động khắc phục

Trạng thái phê duyệt cần được xem xét định kỳ và mỗi khi có thay đổi quan trọng.

Đưa nghĩa vụ EUDR vào hợp đồng mua bán

Hợp đồng với nhà cung cấp nên yêu cầu cung cấp dữ liệu chính xác và hỗ trợ xác minh.

Các nghĩa vụ có thể gồm:

• Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu nông hộ và lô đất
• Khai báo mọi nguồn đóng góp vào batch
• Cấm thay thế nguyên liệu khi chưa được chấp thuận
• Lưu trữ hồ sơ trong thời gian quy định
• Cho phép kiểm tra và kiểm toán
• Thông báo mọi thay đổi
• Thời hạn hoàn thành hành động khắc phục
• Trách nhiệm đối với dữ liệu gây hiểu nhầm
• Quyền từ chối cà phê không phù hợp

Hợp đồng cũng cần quy định định dạng, thời hạn và phương thức chuyển giao thông tin.

Chuẩn hóa định dạng dữ liệu

Dữ liệu nhận qua nhiều bảng tính, giấy viết tay, file bản đồ và ứng dụng nhắn tin rất khó xác minh. Một định dạng chuẩn giúp giảm lỗi và tăng khả năng kiểm toán.

Doanh nghiệp nên xác định các trường dữ liệu bắt buộc cho:

• Người sản xuất
• Lô đất
• Geolocation
• Giao hàng
• Batch
• Chế biến
• Tồn kho
• Shipment
• Đánh giá rủi ro
• Hành động khắc phục

Các trường bắt buộc không được để trống và mọi thay đổi phải tạo ra lịch sử có thể kiểm tra.

Sử dụng mã batch duy nhất

Mỗi batch phải có mã nhận diện duy nhất và luôn được kết nối với nguồn gốc cũng như các bước chuyển đổi liên quan.

Mã batch có thể phản ánh:

• Nhà cung cấp
• Khu vực thu mua
• Cơ sở chế biến
• Ngày sản xuất
• Cấp hạng sản phẩm
• Vị trí kho
• Số thứ tự

Mã không nên được tái sử dụng ngay cả khi batch cũ đã được bán hết.

Xây dựng hồ sơ điện tử có thể kiểm toán

Hệ thống dữ liệu phải cho phép tái dựng lịch sử của một shipment trong thời gian hợp lý. Hệ thống không nhất thiết phải phức tạp nhưng phải được kiểm soát và đáng tin cậy.

Các chức năng hữu ích gồm:

• Phân quyền người dùng
• Ghi lại thời gian thay đổi
• Đính kèm chứng từ
• Lưu file bản đồ
• Liên kết batch
• Đối chiếu số lượng
• Trạng thái rủi ro
• Quy trình phê duyệt
• Xuất báo cáo
• Sao lưu và phục hồi

Bảng tính có thể phù hợp với chuỗi nhỏ, nhưng cần quản lý phiên bản, giới hạn quyền sửa và rà soát thường xuyên.

Bảo vệ dữ liệu nông hộ và nhà cung cấp

Hệ thống truy xuất có thể chứa dữ liệu cá nhân, thương mại và tọa độ nhạy cảm. Chỉ người được ủy quyền mới nên được truy cập.

Biện pháp bảo vệ có thể gồm:

• Phân quyền theo vai trò
• Mật khẩu mạnh
• Lưu trữ được mã hóa
• Phương thức chuyển file an toàn
• Sao lưu định kỳ
• Nhật ký truy cập
• Quy tắc lưu giữ dữ liệu
• Quy trình xử lý sự cố

Không nên gửi toàn bộ cơ sở dữ liệu vùng trồng qua kênh liên lạc không được bảo vệ.

Đào tạo đội ngũ thực địa và nhà cung cấp

Nhiều lỗi tuân thủ bắt đầu từ việc thu thập sai thông tin hoặc không hiểu yêu cầu tại cấp nông hộ. Đào tạo phải giải thích vì sao dữ liệu cần thiết và cách sử dụng chúng.

Nội dung đào tạo có thể gồm:

• Đăng ký nông hộ
• Nhận diện lô đất
• Thu thập tọa độ
• Ghi nhận giao hàng
• Gắn nhãn batch
• Tách biệt hàng
• Quản lý chứng từ
• Thông báo thay đổi
• Phát hiện dữ liệu đáng ngờ
• Sửa lỗi đúng quy trình

Đào tạo phải được cung cấp bằng ngôn ngữ và hình thức mà người tham gia dễ hiểu.

Thực hiện kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ xác định liệu quy trình có hoạt động trong thực tế hay chỉ tồn tại trên tài liệu. Người kiểm toán nên thử truy ngược một batch từ shipment về lô đất và truy xuôi từ lô đất đến lô hàng.

Nội dung kiểm toán có thể gồm:

• Mức đầy đủ của hồ sơ nông hộ
• Độ chính xác của tọa độ
• Liên kết giữa giao hàng và lô đất
• Tách biệt trong kho
• Hồ sơ chế biến
• Đối chiếu khối lượng
• Đánh giá rủi ro
• Hành động khắc phục
• Tuân thủ hợp đồng
• Hồ sơ shipment

Mọi phát hiện phải có người phụ trách, thời hạn hoàn thành và bằng chứng đóng vấn đề.

Sử dụng xác minh độc lập khi cần

Xác minh độc lập có thể tăng độ tin cậy đối với chuỗi cung ứng phức tạp hoặc rủi ro cao.

Bên thứ ba có thể hỗ trợ:

• Thăm nông trại
• Kiểm tra tọa độ
• Phân tích ảnh vệ tinh
• Kiểm toán nhà cung cấp
• Kiểm tra kho
• Rà soát mass balance
• Xác minh chứng từ
• Theo dõi hành động khắc phục

Báo cáo bên thứ ba chỉ là bằng chứng hỗ trợ và không thay thế trách nhiệm thẩm định của doanh nghiệp.

Chuẩn bị hồ sơ truy xuất cho từng shipment

Trước khi phê duyệt lô hàng, nhà xuất khẩu hoặc đơn vị chịu trách nhiệm phải tập hợp một bộ hồ sơ liên kết batch thương mại với toàn bộ nguồn gốc liên quan.

Hồ sơ có thể gồm:

• Mã shipment
• Mô tả sản phẩm
• Số lượng
• Mã batch
• Danh sách người sản xuất
• Danh sách lô đất
• File geolocation
• Thời gian thu hoạch
• Bằng chứng hợp pháp
• Đánh giá rủi ro
• Hồ sơ giảm thiểu
• Phê duyệt nội bộ

Thông tin phải phù hợp với số lượng vật lý và sản phẩm ghi trên chứng từ thương mại.

Thiết lập quy trình phê duyệt xuất hàng

Không nên phê duyệt cà phê là sẵn sàng cho EUDR chỉ vì ngày booking đang đến gần. Một bước release chính thức phải xác nhận hồ sơ đã đầy đủ.

Checklist phê duyệt có thể kiểm tra:

• Mọi batch đóng góp đã được xác định
• Mọi lô đất có dữ liệu vị trí sử dụng được
• Số lượng đã được đối chiếu
• Hồ sơ pháp lý sẵn có
• Rủi ro đã được đánh giá
• Biện pháp giảm thiểu đã hoàn tất
• Nhận diện trong kho còn nguyên vẹn
• Chứng từ shipment nhất quán
• Người có thẩm quyền đã phê duyệt

Batch còn thiếu dữ liệu phải được giữ lại thay vì phê duyệt dưới áp lực thương mại.

Đồng bộ hồ sơ EUDR với chứng từ chất lượng và xuất khẩu

Dữ liệu truy xuất phải nhất quán với chứng từ thương mại, chất lượng và logistics. Các hệ thống khác nhau không nên mô tả cùng một shipment bằng tên sản phẩm hoặc số lượng mâu thuẫn.

Các hồ sơ cần đồng bộ có thể gồm:

• Hợp đồng mua bán
• Phiếu nhập kho
• Báo cáo chất lượng
• Commercial invoice
• Packing list
• Certificate of origin
• Chứng từ vận tải
• Báo cáo kiểm định
• Hồ sơ batch nội bộ

Doanh nghiệp có thể tích hợp việc kiểm soát này vào hệ thống chất lượng, tuân thủ và truy xuất nguồn gốc tổng thể.

Chuẩn bị để đáp ứng yêu cầu thông tin của khách hàng

Khách hàng tại thị trường Châu Âu có thể yêu cầu dữ liệu truy xuất và đánh giá rủi ro trước khi xác nhận đơn hàng. Nhà cung cấp phải xác định thông tin nào có thể chia sẻ, định dạng nào được sử dụng và kênh chuyển giao an toàn.

Bộ dữ liệu khách hàng có thể gồm:

• Tổng quan chuỗi cung ứng
• Tóm tắt nguồn gốc theo batch
• Dữ liệu geolocation
• Tóm tắt đánh giá rủi ro
• Hồ sơ xác minh
• Cam kết của nhà cung cấp
• Bằng chứng hành động khắc phục
• Tham chiếu chất lượng và shipment

Mọi nội dung phải được rà soát để bảo đảm tính nhất quán trước khi gửi.

Quản lý thay đổi của nhà cung cấp và lô đất

Dữ liệu truy xuất phải được duy trì theo thời gian. Hồ sơ của mùa vụ trước không thể tự động áp dụng cho lô đất hoặc nhà cung cấp mới.

Các thay đổi cần xem xét gồm:

• Nông hộ mới
• Lô đất mới
• Ranh giới lô đất thay đổi
• Nhà thu gom mới
• Cơ sở chế biến mới
• Thay đổi kho
• Sản lượng khai báo tăng mạnh
• Thay đổi tình trạng sử dụng đất

Quy trình quản lý thay đổi phải xác định ai phê duyệt cập nhật và khi nào cần đánh giá rủi ro lại.

Hiểu sự khác biệt giữa các vùng cung ứng

Chuỗi cung ứng cà phê khác nhau theo khu vực, quy mô trang trại, phương pháp chế biến và mạng lưới thu gom. Một mô hình kiểm soát duy nhất có thể không phù hợp với mọi nơi.

Doanh nghiệp mua hàng từ Việt Nam nên hiểu cách sản xuất và tập hợp nguyên liệu tại từng vùng. Thông tin về các vùng trồng và nguồn gốc cà phê Việt Nam có thể hỗ trợ lập bản đồ chuỗi cung ứng và xây dựng kế hoạch nhà cung cấp.

Bắt đầu với chuỗi cung ứng ưu tiên

Doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp có thể triển khai theo từng giai đoạn. Nên ưu tiên chuỗi phục vụ khách hàng thuộc thị trường được quản lý, sản phẩm có khối lượng cao và nguồn có dữ liệu nền tốt hơn.

Một kế hoạch theo giai đoạn có thể gồm:

1. Lập bản đồ nhà cung cấp hiện tại.
2. Xác định khoảng trống dữ liệu.
3. Chọn vùng thí điểm.
4. Đăng ký người sản xuất và lô đất.
5. Thử nghiệm thu thập tọa độ.
6. Xây dựng kiểm soát batch.
7. Thực hiện đánh giá rủi ro thử nghiệm.
8. Kiểm toán chương trình thí điểm.
9. Sửa các điểm yếu.
10. Mở rộng sang nhà cung cấp khác.

Thí điểm giúp điều chỉnh quy trình trước khi áp dụng trên quy mô lớn.

Đo lường mức độ sẵn sàng bằng chỉ số

Ban quản lý cần theo dõi liệu hệ thống có thực sự được cải thiện hay không.

Các chỉ số hữu ích gồm:

• Tỷ lệ người sản xuất đang hoạt động đã đăng ký
• Tỷ lệ lô đất đã geolocation
• Tỷ lệ tọa độ đã xác thực
• Tỷ lệ giao hàng được liên kết với lô đất
• Số trường hợp rủi ro cao chưa giải quyết
• Chênh lệch mass balance
• Tỷ lệ hoàn thành kiểm toán nhà cung cấp
• Tỷ lệ hành động khắc phục hoàn thành đúng hạn
• Số shipment bị chặn vì thiếu dữ liệu
• Tỷ lệ yêu cầu thông tin khách hàng được hoàn thành đúng hạn

Chỉ số phải giúp phát hiện điểm yếu, không nên tạo áp lực khiến nhân viên phê duyệt hồ sơ chưa đầy đủ để đạt mục tiêu.

Các lỗi thường gặp khi chuẩn bị chuỗi cung ứng cho EUDR

• Thu thập tọa độ nhưng không liên kết với giao hàng
• Đăng ký nông hộ nhưng không đăng ký từng lô đất
• Sử dụng tọa độ gần đúng của làng hoặc xã
• Cho phép nhà thu gom mua hàng ẩn danh
• Trộn cà phê đã xác minh với cà phê chưa xác minh
• Không đối chiếu số lượng
• Chỉ dựa vào cam kết của nhà cung cấp
• Chỉ chuẩn bị dữ liệu sau khi nhận đơn hàng
• Không cập nhật thay đổi của lô đất
• Không ghi nhận lý do quyết định rủi ro
• Lưu dữ liệu trong bảng tính không được kiểm soát
• Cho rằng chứng nhận tự động chứng minh tuân thủ EUDR
• Phê duyệt shipment còn khoảng trống dữ liệu

Checklist chuẩn bị chuỗi cung ứng cà phê cho EUDR

1. Xác định vai trò và trách nhiệm của doanh nghiệp.
2. Lập bản đồ toàn bộ chuỗi cung ứng.
3. Đăng ký người sản xuất bằng mã duy nhất.
4. Đăng ký từng lô đất.
5. Thu thập dữ liệu geolocation.
6. Xác thực tọa độ và ranh giới.
7. Liên kết giao hàng với người sản xuất và lô đất.
8. Kiểm soát nhà thu gom và điểm mua.
9. Duy trì nhận diện batch qua chế biến.
10. Ngăn trộn lẫn không kiểm soát.
11. Đối chiếu số lượng mua, chế biến và bán.
12. Thu thập bằng chứng pháp lý.
13. Đánh giá rủi ro mất rừng và tính hợp pháp.
14. Đánh giá độ tin cậy của dữ liệu.
15. Phân loại rủi ro nhất quán.
16. Thực hiện và ghi nhận biện pháp giảm thiểu.
17. Phê duyệt nhà cung cấp theo tiêu chí rõ ràng.
18. Đưa nghĩa vụ truy xuất vào hợp đồng.
19. Chuẩn hóa định dạng dữ liệu.
20. Sử dụng mã batch duy nhất.
21. Duy trì hồ sơ điện tử có thể kiểm toán.
22. Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
23. Đào tạo đội ngũ và nhà cung cấp.
24. Thực hiện kiểm toán nội bộ.
25. Sử dụng xác minh độc lập khi cần.
26. Chuẩn bị hồ sơ truy xuất cho từng shipment.
27. Hoàn thành phê duyệt xuất hàng chính thức.
28. Đồng bộ dữ liệu với chứng từ xuất khẩu.
29. Chuẩn bị bộ thông tin khách hàng an toàn.
30. Rà soát mọi thay đổi của nhà cung cấp và lô đất.

Đánh giá cuối cùng

Chuẩn bị chuỗi cung ứng cà phê để tuân thủ EUDR đòi hỏi một hệ thống truy xuất vận hành thực tế, không chỉ là tập hợp chứng từ. Doanh nghiệp phải kết nối người sản xuất, lô đất, geolocation, giao hàng, chế biến, tồn kho và shipment, đồng thời đánh giá rủi ro liên quan đến mất rừng và tính hợp pháp.

Phương pháp hiệu quả nhất bắt đầu trước khi thu mua. Nhà cung cấp phải được phê duyệt theo tiêu chí rõ ràng, lô đất phải được đăng ký và xác thực, nhà thu gom phải được kiểm soát, batch phải duy trì nhận diện và số lượng phải được đối chiếu trong toàn bộ chuỗi.

Chứng nhận, cam kết nhà cung cấp, kiểm tra thực địa và phân tích vệ tinh đều là bằng chứng hỗ trợ, nhưng không thay thế hoàn toàn trách nhiệm thẩm định. Quyết định cuối cùng phải dựa trên dữ liệu đáng tin cậy, đánh giá được ghi nhận và biện pháp giảm thiểu phù hợp.

Doanh nghiệp xây dựng chương trình cung ứng cà phê sẵn sàng cho EUDR có thể tham khảo các giải pháp xuất khẩu và cung ứng cà phê hoặc gửi yêu cầu cà phê sỉ tùy chỉnh với nguồn gốc, khối lượng, truy xuất, chứng từ và yêu cầu thị trường đích.