Cách nhập khẩu cà phê từ Việt Nam

Nhập khẩu cà phê từ Việt Nam thành công đòi hỏi một quy trình được kiểm soát chặt chẽ từ tìm nguồn cung, xác minh nhà xuất khẩu, đánh giá chất lượng, ký hợp đồng, thanh toán, vận chuyển cho đến thông quan và lưu kho. Việt Nam cung cấp khối lượng lớn cà phê Robusta, đồng thời có Arabica, cà phê specialty, cà phê rang, cà phê hòa tan, sản phẩm OEM và private label. Người mua có thể tiếp cận nhiều cấp chất lượng và quy cách khác nhau, nhưng mọi giao dịch nên dựa trên thông số có thể đo lường, nhà cung cấp đã được xác minh và trách nhiệm thương mại được quy định rõ ràng.

Quy trình nhập khẩu bắt đầu từ rất lâu trước khi cà phê được đóng vào container. Nhà nhập khẩu phải xác định sản phẩm phù hợp với thị trường, kiểm tra quy định tại quốc gia đích, đánh giá mẫu đại diện, tính tổng landed cost, lựa chọn phương thức thanh toán an toàn và kiểm tra lô hàng trước cũng như sau khi đến. Một báo giá thấp không tự động bảo đảm giao dịch nhập khẩu có hiệu quả thương mại.

Hướng dẫn này trình bày từng bước cách nhập khẩu cà phê từ Việt Nam, phù hợp với nhà rang, nhà phân phối, nhà bán sỉ, nhà sản xuất thực phẩm, nhà cung cấp khách sạn và nhà hàng, thương hiệu bán lẻ, người mua private label và doanh nghiệp lần đầu tham gia ngành cà phê.

Vì sao nên nhập khẩu cà phê từ Việt Nam?

Việt Nam mang lại nhiều lợi thế cho người mua cà phê quốc tế nhờ quy mô sản xuất lớn, cơ sở hạ tầng xuất khẩu phát triển, hệ thống nhà máy chế biến đa dạng và khả năng cung cấp nhiều nhóm sản phẩm.

Nhà cung cấp Việt Nam có thể chào:

• Cà phê nhân xanh Robusta thương mại
• Fine Robusta
• Cà phê nhân xanh Arabica
• Arabica và Robusta specialty
• Cà phê chế biến washed, natural và honey
• Cà phê phân loại theo screen size
• Cà phê đánh bóng và phân loại màu
• Cà phê rang nguyên hạt
• Cà phê xay
• Cà phê hòa tan spray dried
• Cà phê hòa tan freeze dried
• Cà phê hòa tan agglomerated
• Cà phê ba trong một
• Sản phẩm OEM và private label

Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào vị trí thị trường, mức giá mục tiêu, năng lực rang, kỳ vọng của khách hàng và khối lượng mua hàng hàng năm của nhà nhập khẩu.

Bước 1: Chọn loại sản phẩm cà phê Việt Nam cần nhập khẩu

Bước đầu tiên là xác định nhóm sản phẩm. Nhập khẩu cà phê nhân xanh khác với nhập khẩu cà phê rang, cà phê hòa tan hoặc sản phẩm private label vì mỗi nhóm có yêu cầu khác nhau về chất lượng, quy định pháp lý, nhãn và bao bì.

Nhà nhập khẩu có năng lực rang thường ưu tiên cà phê nhân xanh vì có thể chủ động kiểm soát hương vị, phát triển blend và độ tươi. Người mua không có cơ sở sản xuất có thể lựa chọn cà phê rang, hòa tan hoặc thành phẩm bán lẻ.

Bước 2: Lựa chọn vùng trồng cà phê phù hợp tại Việt Nam

Cà phê Việt Nam được sản xuất tại nhiều vùng có độ cao, khí hậu, giống và phương pháp chế biến khác nhau. Nguồn gốc nên được lựa chọn theo loại sản phẩm và hồ sơ hương vị mong muốn.

Các khu vực sản xuất quan trọng gồm:

• Buôn Ma Thuột và Đắk Lắk cho Robusta khối lượng lớn
• Đắk Nông cho Robusta thương mại và chế biến
• Gia Lai cho sản xuất Robusta
• Lâm Đồng cho cả Arabica và Robusta
• Đà Lạt cho Arabica trồng ở độ cao lớn hơn
• Các khu vực khác tại Tây Nguyên cho lot thương mại và specialty

Người mua có thể tham khảo các vùng trồng và nguồn gốc cà phê chính của Việt Nam trước khi quyết định khu vực sản xuất phù hợp với yêu cầu.

Bước 3: Xây dựng thông số sản phẩm đầy đủ

Nhà cung cấp không thể báo giá chính xác nếu không có yêu cầu rõ ràng. Các mô tả như “Robusta Việt Nam”, “cà phê chất lượng cao” hoặc “hạt premium” không đủ cho giao dịch chuyên nghiệp.

Thông số cà phê nhân xanh thường nên gồm:

• Loài cà phê
• Giống khi xác định được
• Quốc gia và vùng sản xuất
• Niên vụ
• Phương pháp chế biến
• Cấp hạng
• Screen size mục tiêu
• Phân bố screen đầy đủ khi cần
• Độ ẩm tối đa
• Water activity khi được yêu cầu
• Số khuyết tật tối đa
• Tỷ lệ black and broken tối đa
• Dung sai tạp chất
• Hồ sơ hương vị mục tiêu
• Các lỗi cảm quan không được phép
• Loại bao
• Trọng lượng tịnh mỗi bao
• Yêu cầu liner

Thông số có thể đo lường giúp giảm hiểu nhầm và tạo cơ sở rõ ràng cho việc kiểm định cũng như xử lý khiếu nại.

Bước 4: Ước tính số lượng cần nhập khẩu

Nhà nhập khẩu nên tính nhu cầu hàng tháng và hàng năm thực tế trước khi liên hệ nhà cung cấp. Số lượng ảnh hưởng đến giá, MOQ, phương thức vận chuyển và kế hoạch kho.

Kế hoạch khối lượng cần xem xét:

• Năng lực rang hoặc sản xuất hàng tháng
• Doanh số dự kiến
• Nhu cầu theo mùa
• Tồn kho an toàn
• Thời gian chuẩn bị của nhà cung cấp
• Thời gian vận chuyển đường biển
• Thời gian thông quan
• Năng lực kho tại điểm đến
• Vốn lưu động hiện có
• Hao hụt dự kiến trong sản xuất

Vận chuyển nguyên container có thể giảm cước trên mỗi kilogram, nhưng tạo ra cam kết lớn hơn về dòng tiền và tồn kho. Một đơn hàng đầu tiên nhỏ hơn có thể phù hợp hơn khi bắt đầu với nhà cung cấp mới.

Bước 5: Nghiên cứu quy định nhập khẩu của quốc gia đích

Quy định nhập khẩu phải được xác nhận trước khi chốt đơn hàng. Yêu cầu thay đổi tùy quốc gia, loại sản phẩm và mục đích sử dụng.

Nhà nhập khẩu nên kiểm tra:

• Đăng ký nhà nhập khẩu
• Đăng ký hải quan
• Đăng ký kinh doanh thực phẩm
• Giấy phép nhập khẩu
• Yêu cầu kiểm dịch thực vật
• Kiểm tra sức khỏe thực vật
• Giới hạn dư lượng thuốc bảo vệ thực vật
• Giới hạn mycotoxin
• Giới hạn kim loại nặng
• Tiêu chuẩn vi sinh
• Quy định nhãn thực phẩm
• Yêu cầu đăng ký sản phẩm
• Thuế nhập khẩu
• Thuế giá trị gia tăng hoặc thuế bán hàng
• Chứng nhận bắt buộc

Cà phê nhân xanh, cà phê rang và cà phê hòa tan có thể được phân loại cũng như quản lý khác nhau. Sản phẩm bán lẻ thành phẩm có thể phải có nhãn bằng ngôn ngữ địa phương, bảng thành phần, thông tin dinh dưỡng, chất gây dị ứng, số lot và hạn sử dụng.

Bước 6: Xác nhận mã phân loại hải quan phù hợp

Mã phân loại thuế quan ảnh hưởng đến thuế suất, chứng từ và các bước kiểm tra quản lý. Nhà nhập khẩu nên xác nhận mã chính xác với đại lý hải quan được cấp phép hoặc cơ quan hải quan trước khi giao hàng.

Phân loại có thể khác nhau tùy sản phẩm là:

• Cà phê chưa rang và chưa khử caffeine
• Cà phê chưa rang đã khử caffeine
• Cà phê rang chưa khử caffeine
• Cà phê rang đã khử caffeine
• Cà phê hòa tan
• Chế phẩm cà phê chứa đường hoặc creamer

Mã thuế quan không chính xác có thể gây chậm thông quan, truy thu thuế, xử phạt hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ.

Bước 7: Xác nhận khả năng đứng tên nhà nhập khẩu chính thức

Nhà nhập khẩu chính thức thường chịu trách nhiệm về khai báo hải quan, thuế, tuân thủ và phản hồi cơ quan nhà nước.

Doanh nghiệp nhập khẩu nên xác nhận có:

• Pháp nhân được đăng ký hợp pháp
• Mã số thuế cần thiết
• Đăng ký hải quan
• Quyền nhập khẩu thực phẩm khi áp dụng
• Quy trình lưu giữ hồ sơ
• Đại lý hải quan đủ năng lực
• Khả năng thanh toán thuế và phí
• Kho tại điểm đến

Doanh nghiệp không thể đứng tên nhà nhập khẩu có thể phải sử dụng nhà nhập khẩu được cấp phép, nhà phân phối hoặc đơn vị dịch vụ nhập khẩu chuyên nghiệp.

Bước 8: Tìm nhà cung cấp cà phê tiềm năng tại Việt Nam

Nhà cung cấp tiềm năng có thể là nông trại, hợp tác xã, nhà máy chế biến, nhà xuất khẩu, trader, nhà máy rang, nhà sản xuất cà phê hòa tan hoặc đối tác OEM.

Các kênh tìm nguồn gồm:

• Hiệp hội cà phê Việt Nam
• Hội chợ thương mại
• Danh bạ xuất khẩu
• Phòng thương mại
• Giới thiệu trong ngành
• Forwarder
• Công ty kiểm định
• Mạng lưới nhà rang và nhà nhập khẩu
• Liên hệ trực tiếp với nhà máy chế biến và nhà xuất khẩu

Danh bạ và sàn trực tuyến có thể cung cấp đầu mối, nhưng không thể thay thế việc xác minh nhà cung cấp.

Bước 9: Xác minh tư cách pháp lý của nhà cung cấp

Trước khi thảo luận thanh toán, nhà nhập khẩu nên xác nhận nhà cung cấp là doanh nghiệp có thật và được đăng ký hợp pháp.

Nên yêu cầu:

• Tên pháp lý đăng ký đầy đủ
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Mã số đăng ký
• Mã số thuế
• Địa chỉ đăng ký
• Địa chỉ hoạt động
• Tên người đại diện có thẩm quyền
• Đăng ký xuất khẩu khi cần
• Thông tin tài khoản ngân hàng chính thức

Pháp nhân trên hợp đồng, hóa đơn và tài khoản ngân hàng phải nhất quán. Mọi khác biệt cần được giải thích và chứng minh bằng tài liệu.

Bước 10: Xác minh cơ sở và hoạt động của nhà cung cấp

Một doanh nghiệp được đăng ký hợp pháp vẫn có thể không có quyền tiếp cận cà phê, thiết bị chế biến hoặc năng lực kho. Nhà nhập khẩu nên yêu cầu bằng chứng về hoạt động thực tế.

Bằng chứng có thể gồm:

• Video tham quan trực tiếp
• Hình ảnh kho gần đây
• Hình ảnh cơ sở chế biến
• Thông tin thiết bị
• Lịch sản xuất
• Hồ sơ kiểm soát chất lượng
• Hồ sơ nhận diện lot
• Hồ sơ tồn kho
• Báo cáo audit bên thứ ba
• Kiểm tra cơ sở độc lập

Nhà nhập khẩu nên xem xét quy trình chất lượng, tuân thủ và truy xuất của nhà cung cấp trước khi phê duyệt đơn hàng thương mại.

Bước 11: Xác nhận kinh nghiệm xuất khẩu

Nhà cung cấp nên chứng minh đã có kinh nghiệm xử lý các chuyến hàng cà phê quốc tế, đặc biệt khi người mua đặt số lượng lớn.

Bằng chứng có thể gồm:

• Bill of lading đã che dữ liệu nhạy cảm
• Certificate of origin
• Phytosanitary certificate
• Tờ khai xuất khẩu
• Báo cáo kiểm định
• Hình ảnh đóng hàng
• Tham chiếu từ forwarder
• Lịch sử thị trường đích

Thông tin thương mại bảo mật có thể được ẩn, nhưng chứng từ vẫn cần chứng minh hoạt động xuất khẩu có thật.

Bước 12: Xác nhận quyền sở hữu và tình trạng sẵn có của cà phê

Nhà nhập khẩu cần xác định nhà cung cấp sở hữu lot được chào, kiểm soát lot qua thỏa thuận kho hay dự định mua cà phê sau khi nhận thanh toán.

Nên hỏi:

• Cà phê đã có sẵn trong kho chưa?
• Ai sở hữu lot?
• Lot được lưu ở đâu?
• Có bao nhiêu bao sẵn có?
• Lot có thể được giữ riêng không?
• Có thể giữ lot trong bao lâu?
• Lot có thể được kiểm định độc lập không?
• Báo giá dựa trên tồn kho hiện tại hay vụ tương lai?

Nhà cung cấp không thể xác định vị trí lot hoặc số lượng sẵn có có thể không thực sự kiểm soát sản phẩm.

Bước 13: Yêu cầu báo giá chi tiết

Báo giá cần có đủ thông tin để so sánh thương mại chính xác.

Báo giá thường nên gồm:

• Tên pháp lý của người bán
• Mô tả sản phẩm
• Nguồn gốc
• Niên vụ
• Phương pháp chế biến
• Thông số chất lượng
• Số lượng
• Đơn giá
• Tiền tệ
• Incoterm
• Cảng hoặc địa điểm chỉ định
• Bao bì
• Thời gian sản xuất hoặc chuẩn bị
• Thời hạn báo giá
• Điều khoản thanh toán
• Điều kiện kiểm định
• Bộ chứng từ

Chỉ nên so sánh các báo giá có chất lượng và điều kiện thương mại tương đương.

Bước 14: Yêu cầu mẫu đại diện có mã

Mẫu phải đại diện cho lot thương mại thực tế hoặc tiêu chuẩn sản xuất được xác định rõ.

Thông tin mẫu nên gồm:

• Mã mẫu duy nhất
• Số lot liên quan
• Nguồn gốc và vùng sản xuất
• Niên vụ
• Phương pháp chế biến
• Số lượng sẵn có
• Ngày lấy mẫu
• Báo cáo phân tích vật lý
• Báo cáo cupping
• Thời hạn báo giá

Mẫu quảng bá không có thông tin nhận diện không nên được sử dụng để phê duyệt thương mại cuối cùng.

Bước 15: Đánh giá mẫu độc lập

Nhà nhập khẩu nên kiểm tra mẫu nội bộ hoặc thông qua phòng thí nghiệm, nhà rang hay công ty kiểm định độc lập.

Đánh giá cà phê nhân xanh có thể gồm:

• Hình thức trực quan
• Mùi
• Độ ẩm
• Water activity
• Phân bố screen
• Mật độ
• Số khuyết tật
• Tỷ lệ black and broken
• Tạp chất
• Rang mẫu
• Cupping
• Thử với roast profile dự kiến

Nhà nhập khẩu nên đánh giá độ nhất quán, mức phù hợp thương mại và hiệu suất cảm quan, không chỉ dựa trên điểm cupping cao nhất.

Bước 16: Phê duyệt mẫu bằng văn bản

Phê duyệt bằng văn bản tạo ra cơ sở rõ ràng cho việc chuẩn bị và giao hàng.

Nội dung phê duyệt nên gồm:

• Mã mẫu đã phê duyệt
• Số lot liên quan
• Ngày phê duyệt
• Kết quả vật lý được chấp thuận
• Hồ sơ tách được chấp thuận
• Dung sai cho phép
• Yêu cầu pre-shipment sample

Người mua và nhà cung cấp nên lưu mẫu tham chiếu niêm phong cho đến khi chuyến hàng và thời hạn khiếu nại kết thúc.

Bước 17: Xác minh chứng nhận khi cần

Tuyên bố chứng nhận phải được kiểm tra cho đúng pháp nhân, cơ sở, sản phẩm và lot.

Cần xác minh:

• Chủ sở hữu chứng nhận
• Số chứng nhận
• Tổ chức cấp
• Phạm vi
• Cơ sở được chứng nhận
• Sản phẩm được bao phủ
• Ngày cấp
• Ngày hết hạn
• Yêu cầu chứng từ giao dịch
• Yêu cầu chain of custody

Nhà cung cấp có chứng nhận hợp lệ không có nghĩa mọi chuyến hàng đều thuộc phạm vi chứng nhận.

Bước 18: Xác nhận yêu cầu kiểm nghiệm an toàn thực phẩm

Nhà nhập khẩu cần xác định các phép thử bắt buộc theo pháp luật, yêu cầu khách hàng hoặc chính sách chất lượng nội bộ.

Kiểm nghiệm có thể gồm:

• Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật
• Ochratoxin và các mycotoxin khác
• Kim loại nặng
• Chỉ tiêu vi sinh
• Tạp chất
• Độ ẩm
• Chất gây dị ứng trong sản phẩm chế biến
• Phụ gia thực phẩm
• Khả năng di chuyển chất từ bao bì

Khi kiểm nghiệm là điều kiện tiếp cận thị trường, phương pháp thử, phòng thí nghiệm và giới hạn chấp nhận phải được ghi trong hợp đồng.

Bước 19: Hiểu rõ Incoterm

Incoterm xác định trách nhiệm, chi phí được bao gồm và thời điểm chuyển giao rủi ro.

Dịch vụ xuất khẩu và vận chuyển cà phê Việt Nam có cấu trúc giúp người mua xác định rõ trách nhiệm trước khi xác nhận đơn hàng.

Bước 20: Tính tổng landed cost

Giá cà phê không phản ánh toàn bộ chi phí nhập khẩu thực tế.

Landed cost có thể gồm:

• Giá sản phẩm
• Vận chuyển nội địa tại Việt Nam
• Xử lý xuất khẩu
• Chi phí chế biến hoặc chuẩn bị
• Phí kiểm định
• Kiểm nghiệm phòng thí nghiệm
• Phí chứng từ
• Cước biển hoặc hàng không
• Bảo hiểm hàng hóa
• Thuế nhập khẩu
• Thuế giá trị gia tăng hoặc thuế bán hàng
• Phí cảng tại điểm đến
• Phí xử lý terminal
• Phí đại lý hải quan
• Vận chuyển nội địa tại điểm đến
• Lưu kho
• Rủi ro demurrage và detention
• Phí ngân hàng
• Chi phí tài chính
• Hao hụt phân loại hoặc rang

Giá FOB thấp hơn vẫn có thể tạo ra tổng chi phí cao hơn nếu cước, hao hụt chất lượng, chứng từ hoặc phí tại điểm đến không thuận lợi.

Bước 21: Chọn điều khoản thanh toán phù hợp

Điều kiện thanh toán phải phản ánh giá trị đơn hàng, lịch sử quan hệ và mức độ xác minh nhà cung cấp.

Các lựa chọn phổ biến gồm:

• Thanh toán trước toàn bộ
• Đặt cọc và thanh toán phần còn lại trước khi giao
• Thanh toán đổi chứng từ
• Nhờ thu chứng từ
• Thư tín dụng
• Open account cho quan hệ đã ổn định

Thanh toán trước toàn bộ tạo ra rủi ro cao nhất cho người mua lần đầu. Giao dịch lớn có thể cần biện pháp kiểm soát ngân hàng và chứng từ mạnh hơn.

Bước 22: Xác minh tài khoản ngân hàng trước khi thanh toán

Người thụ hưởng tài khoản phải trùng với pháp nhân bán hàng hoặc có mối liên hệ pháp lý được chứng minh.

Cần kiểm tra:

• Tên chủ tài khoản
• Tên ngân hàng
• Địa chỉ ngân hàng
• Mã SWIFT
• Số tài khoản
• Tiền tệ
• Sự nhất quán với proforma invoice

Mọi yêu cầu thay đổi thông tin ngân hàng vào phút cuối phải được xác minh qua số điện thoại hoặc kênh liên lạc đã được xác nhận trước đó.

Bước 23: Ký hợp đồng mua bán chi tiết

Hợp đồng phải chuyển báo giá và mẫu đã phê duyệt thành các nghĩa vụ có thể đo lường.

Các điều khoản quan trọng gồm:

• Danh tính pháp lý của người mua và người bán
• Mô tả sản phẩm
• Nguồn gốc và vùng sản xuất tại Việt Nam
• Niên vụ
• Phương pháp chế biến
• Thông số chất lượng
• Mã mẫu đã phê duyệt
• Số lượng và dung sai
• Giá và tiền tệ
• Incoterm và địa điểm chỉ định
• Bao bì
• Thời gian giao hàng
• Điều khoản thanh toán
• Chứng từ yêu cầu
• Quyền kiểm định
• Quy trình khiếu nại
• Giải quyết tranh chấp

Nên tránh mô tả mơ hồ như “chất lượng xuất khẩu thông thường”.

Bước 24: Xác nhận danh sách chứng từ đầy đủ

Nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, đại lý hải quan và forwarder cần thống nhất bộ chứng từ trước khi đóng hàng.

Chứng từ có thể gồm:

• Commercial invoice
• Packing list
• Bill of lading
• Certificate of origin
• Phytosanitary certificate
• Fumigation certificate khi cần
• Quality certificate
• Weight certificate
• Inspection certificate
• Insurance certificate
• Laboratory report
• Chứng từ giao dịch organic hoặc sustainability
• Giấy phép nhập khẩu

Mô tả sản phẩm, số lượng, trọng lượng, tên doanh nghiệp, cảng và thông tin consignee phải nhất quán trên toàn bộ chứng từ.

Bước 25: Chỉ định forwarder có kinh nghiệm

Forwarder nên hiểu hàng cà phê, thủ tục xuất khẩu tại Việt Nam và yêu cầu của quốc gia đích.

Forwarder có thể điều phối:

• Đặt container
• Cấp container rỗng
• Vận chuyển nội địa
• Giao hàng vào cảng
• Liên lạc với hãng vận tải
• Shipping instruction
• Chuẩn bị bill of lading
• Lịch khởi hành
• Cập nhật chuyển tải
• Liên lạc với đại lý tại điểm đến

Nhà nhập khẩu nên so sánh giá cước, độ tin cậy của hãng vận tải, thời gian vận chuyển, thời gian miễn phí và phí tại điểm đến.

Bước 26: Chọn vận chuyển nguyên container, hàng ghép hoặc hàng không

Vận chuyển nguyên container thường bảo vệ cà phê nhân xanh tốt hơn hàng ghép vì người nhập khẩu kiểm soát môi trường container hiệu quả hơn.

Bước 27: Xác định yêu cầu bao bì

Bao bì phải bảo vệ cà phê khỏi độ ẩm, nhiễm bẩn, mùi lạ và hư hỏng vật lý.

Hợp đồng nên xác định:

• Loại bao đay hoặc bao dệt
• Trọng lượng tịnh mỗi bao
• Hermetic liner
• Liner bên trong khi được phép
• Bao bì chân không cho lot cao cấp
• Yêu cầu pallet
• Mã lot
• Thông tin xuất xứ
• Ký mã hiệu trên bao
• Hướng dẫn xử lý

Nhà nhập khẩu nên xác minh bao bì qua hình ảnh, kiểm định trước khi giao hoặc giám sát đóng hàng.

Bước 28: Chuẩn bị kho tại điểm đến

Kế hoạch kho phải được hoàn tất trước khi cà phê rời Việt Nam.

Kho tại điểm đến nên có:

• Khu vực sạch và khô
• Thông gió
• Nhiệt độ ổn định
• Kiểm soát độ ẩm khi có thể
• Lưu hàng trên pallet
• Khoảng cách với tường và sàn
• Bảo vệ khỏi nước
• Tách khỏi hóa chất và mùi mạnh
• Kiểm soát côn trùng
• Nhận diện lot
• Kiểm soát ra vào

Lưu kho không phù hợp sau khi nhập khẩu có thể làm hỏng cà phê vốn vẫn ở tình trạng tốt khi được giao.

Bước 29: Yêu cầu pre-shipment sample

Pre-shipment sample phải đại diện cho lot đã được chuẩn bị để giao thương mại.

Nhà nhập khẩu nên so sánh:

• Hình thức trực quan
• Độ ẩm
• Water activity
• Phân bố screen
• Số khuyết tật
• Tỷ lệ black and broken
• Hành vi khi rang
• Hồ sơ cupping
• Mức tương đồng với mẫu tham chiếu đã phê duyệt

Hợp đồng phải nêu rõ có cần phê duyệt pre-shipment bằng văn bản trước khi đóng hàng hay không.

Bước 30: Sắp xếp kiểm định độc lập khi phù hợp

Kiểm định độc lập đặc biệt hữu ích với chuyến hàng đầu tiên, đơn hàng giá trị cao, nhà cung cấp chưa quen thuộc hoặc số lượng lớn.

Kiểm định có thể gồm:

• Xác minh kho
• Nhận diện lot
• Lấy mẫu đại diện
• Phân tích vật lý
• Xác minh trọng lượng
• Xác nhận số lượng bao
• Kiểm tra bao bì
• Kiểm tra container
• Giám sát đóng hàng
• Xác minh seal
• Kiểm tra chứng từ

Hợp đồng cần xác định công ty kiểm định, trách nhiệm thanh toán và ảnh hưởng của kết quả kiểm định đối với việc phê duyệt chuyến hàng.

Bước 31: Kiểm tra container rỗng

Một lot cà phê phù hợp vẫn có thể bị hư hỏng bởi container không đạt yêu cầu.

Container nên được kiểm tra:

• Độ sạch
• Độ khô
• Mùi mạnh hoặc mùi hóa chất
• Rò rỉ nước
• Hư hỏng mái
• Hư hỏng vách
• Hư hỏng sàn
• Cặn của hàng hóa trước đó
• Dấu hiệu côn trùng
• Khả năng lắp liner và chất hút ẩm

Nhà xuất khẩu hoặc đơn vị kiểm định nên chụp hình container rỗng trước khi bắt đầu đóng hàng.

Bước 32: Kiểm soát đóng hàng và niêm phong

Hồ sơ đóng hàng giúp chứng minh hàng đã phê duyệt được đưa vào đúng container.

Hồ sơ nên gồm:

• Số container
• Số seal
• Số lượng bao
• Ký mã hiệu trên bao
• Trọng lượng tịnh
• Trọng lượng tổng
• Ngày đóng hàng
• Hình ảnh đóng hàng
• Tên bên giám sát

Số seal cuối cùng phải trùng với bill of lading và các hồ sơ vận chuyển khác.

Bước 33: Kiểm tra bản nháp chứng từ vận chuyển

Bản nháp chứng từ nên được kiểm tra trước khi phát hành chính thức.

Cần kiểm tra:

• Tên người bán
• Tên người mua
• Consignee
• Notify party
• Mô tả sản phẩm
• Số lượng
• Trọng lượng tịnh và tổng
• Số container
• Số seal
• Cảng xếp hàng
• Cảng dỡ hàng
• Ngày trên chứng nhận
• Thông tin xuất xứ

Sửa bản nháp thường dễ và ít tốn kém hơn sửa chứng từ đã phát hành.

Bước 34: Mua bảo hiểm hàng hóa phù hợp

Bảo hiểm phải phù hợp với Incoterm, giá trị chuyến hàng và rủi ro vận chuyển.

Nhà nhập khẩu nên xem xét:

• Giá trị được bảo hiểm
• Rủi ro được bảo hiểm
• Điều khoản loại trừ
• Mức khấu trừ
• Thời hạn bảo hiểm
• Người thụ hưởng
• Bằng chứng cần thiết khi khiếu nại
• Thời hạn thông báo khiếu nại

Ngay cả khi người bán mua bảo hiểm theo điều kiện CIF, nhà nhập khẩu vẫn nên xác nhận phạm vi bảo hiểm.

Bước 35: Theo dõi chuyến hàng từ Việt Nam

Nhà nhập khẩu nên theo dõi lô hàng từ khi đóng container đến khi đến nơi.

Cần theo dõi:

• Ngày khởi hành thực tế
• Hãng vận tải
• Tên tàu
• Cảng chuyển tải
• Ngày đến dự kiến
• Thay đổi lịch trình
• Tình trạng phát hành chứng từ
• Yêu cầu hải quan trước khi hàng đến
• Thời hạn miễn phí tại điểm đến

Thông tin sớm về chậm trễ giúp nhà nhập khẩu điều chỉnh lịch rang, sản xuất, kho và thông quan.

Bước 36: Chuẩn bị thông quan trước khi hàng đến

Đại lý hải quan nên nhận đủ chứng từ cần thiết trước khi tàu đến.

Nhà nhập khẩu cần xác nhận:

• Mã phân loại thuế quan
• Trị giá hải quan
• Chế độ xuất xứ
• Thuế nhập khẩu
• Các loại thuế khác
• Giấy phép nhập khẩu
• Yêu cầu chứng từ bản gốc hoặc điện tử
• Thông báo an toàn thực phẩm
• Khả năng kiểm tra hoặc lấy mẫu
• Phương án thanh toán thuế

Chuẩn bị hải quan chậm có thể gây phí lưu kho, demurrage và detention.

Bước 37: Hoàn thành kiểm tra hải quan và quản lý

Đại lý hải quan thường nộp tờ khai cùng chứng từ hỗ trợ. Cơ quan chức năng có thể chấp nhận tờ khai, yêu cầu bổ sung thông tin, kiểm tra container hoặc lấy mẫu chính thức.

Nhà nhập khẩu nên sẵn sàng cung cấp:

• Chứng từ thương mại
• Hồ sơ xuất xứ
• Thông số sản phẩm
• Báo cáo phòng thí nghiệm
• Giấy phép nhập khẩu
• Hồ sơ an toàn thực phẩm
• Bằng chứng thanh toán
• Chứng từ vận chuyển

Phản hồi nhanh giúp tránh chậm trễ không cần thiết tại cảng.

Bước 38: Kiểm tra cà phê ngay khi đến

Nhà nhập khẩu nên kiểm tra chuyến hàng trước khi đưa cà phê vào tồn kho chung.

Kiểm tra khi đến có thể gồm:

• Số container
• Số seal
• Tình trạng container
• Mùi khi mở
• Dấu hiệu nước hoặc ngưng tụ
• Bao ướt hoặc hư hỏng
• Số lượng bao
• Kiểm tra trọng lượng ngẫu nhiên
• Đo độ ẩm
• So sánh trực quan
• Rang mẫu
• Cupping so với mẫu đã phê duyệt

Mọi vấn đề phải được ghi nhận trước khi cà phê được di chuyển, trộn lot hoặc đưa vào chế biến.

Bước 39: Bảo quản bằng chứng cho khiếu nại

Nếu cà phê bị hư hỏng hoặc không phù hợp, nhà nhập khẩu phải bảo quản bằng chứng ngay lập tức.

Bằng chứng hữu ích gồm:

• Hình ảnh container
• Hình ảnh seal
• Hình ảnh bao hư hỏng
• Video dỡ hàng
• Báo cáo giám định độc lập
• Báo cáo phòng thí nghiệm
• Mẫu lưu
• Mẫu tham chiếu
• Hồ sơ trọng lượng
• Thông báo bằng văn bản cho nhà cung cấp

Nhà nhập khẩu phải tuân thủ thời hạn thông báo trong hợp đồng, bảo hiểm và chứng từ vận chuyển.

Bước 40: Đánh giá nhà cung cấp sau mỗi chuyến hàng

Nhà nhập khẩu nên duy trì hồ sơ đánh giá hiệu suất chính thức.

Nội dung đánh giá có thể gồm:

• Chất lượng sản phẩm
• Mức phù hợp với mẫu đã phê duyệt
• Chuẩn bị hàng đúng hạn
• Giao hàng đúng hạn
• Độ chính xác chứng từ
• Độ chính xác số lượng
• Tình trạng bao bì
• Chất lượng giao tiếp
• Phản hồi khiếu nại
• Hiệu quả hành động khắc phục

Nhà cung cấp Việt Nam có hiệu suất ổn định qua nhiều chuyến hàng có thể phù hợp với khối lượng hàng năm lớn hơn và hợp đồng cung ứng dài hạn.

Các chứng từ thường cần khi nhập khẩu cà phê từ Việt Nam

Các chi phí phổ biến khi nhập khẩu cà phê từ Việt Nam

• Giá mua cà phê
• Phí mẫu và chuyển phát nhanh
• Phân tích phòng thí nghiệm
• Kiểm định độc lập
• Vận chuyển nội địa tại Việt Nam
• Xử lý xuất khẩu
• Phí chứng từ
• Cước vận chuyển quốc tế
• Bảo hiểm hàng hóa
• Thuế nhập khẩu
• Các loại thuế khác
• Phí cảng
• Phí đại lý hải quan
• Vận chuyển tại điểm đến
• Chi phí kho
• Demurrage và detention
• Phí ngân hàng
• Chi phí tài chính

Dấu hiệu cảnh báo khi tìm nguồn cà phê tại Việt Nam

• Đăng ký doanh nghiệp không thể xác minh
• Gây áp lực thanh toán toàn bộ khẩn cấp
• Tài khoản ngân hàng không liên quan đến người bán
• Giá thấp hơn nhiều so với các báo giá tương đương
• Từ chối cung cấp mẫu có mã
• Không có số lot nhận diện
• Niên vụ không rõ
• Thông số liên tục thay đổi
• Không có bằng chứng về cơ sở thực tế
• Không có bằng chứng kinh nghiệm xuất khẩu
• Chứng nhận không thể xác minh
• Từ chối kiểm định độc lập
• Chứng từ vận chuyển không nhất quán
• Thay đổi thông tin ngân hàng vào phút cuối
• Không có quy trình khiếu nại rõ ràng

Các lỗi phổ biến của nhà nhập khẩu lần đầu

• Bắt đầu bằng yêu cầu sản phẩm không rõ
• Chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá
• Không xác minh pháp nhân
• Thanh toán trước khi kiểm tra thông tin ngân hàng
• Phê duyệt mẫu không thể truy xuất
• Bỏ qua quy định của thị trường đích
• So sánh trực tiếp các Incoterm khác nhau
• Không tính landed cost
• Không kiểm tra niên vụ
• Không lưu mẫu tham chiếu
• Bỏ qua kiểm định trước khi giao
• Sử dụng hợp đồng không đầy đủ
• Không kiểm tra bản nháp chứng từ
• Không chuẩn bị kho tại điểm đến
• Bắt đầu bằng đơn hàng quá lớn

Checklist đầy đủ để nhập khẩu cà phê từ Việt Nam

1. Chọn nhóm sản phẩm cà phê.
2. Chọn vùng nguồn gốc tại Việt Nam.
3. Xác định thông số có thể đo lường.
4. Ước tính khối lượng hàng tháng và hàng năm.
5. Nghiên cứu quy định nhập khẩu tại thị trường đích.
6. Xác nhận mã phân loại thuế quan.
7. Xác nhận khả năng đứng tên nhà nhập khẩu.
8. Xác định nhà cung cấp Việt Nam tiềm năng.
9. Xác minh tư cách pháp lý của nhà cung cấp.
10. Xác minh cơ sở và hoạt động.
11. Xem xét kinh nghiệm xuất khẩu.
12. Xác nhận quyền sở hữu và tình trạng sẵn có của cà phê.
13. Yêu cầu báo giá chi tiết.
14. Yêu cầu mẫu đại diện có mã.
15. Đánh giá mẫu độc lập.
16. Phê duyệt mẫu bằng văn bản.
17. Xác minh chứng nhận.
18. Xác nhận kiểm nghiệm an toàn thực phẩm.
19. Hiểu Incoterm.
20. Tính tổng landed cost.
21. Chọn điều khoản thanh toán.
22. Xác minh tài khoản ngân hàng.
23. Ký hợp đồng chi tiết.
24. Xác nhận danh sách chứng từ.
25. Chỉ định forwarder.
26. Chọn phương thức vận chuyển.
27. Xác định bao bì.
28. Chuẩn bị kho tại điểm đến.
29. Yêu cầu pre-shipment sample.
30. Sắp xếp kiểm định độc lập khi phù hợp.
31. Kiểm tra container rỗng.
32. Kiểm soát đóng hàng và seal.
33. Kiểm tra bản nháp chứng từ.
34. Mua bảo hiểm hàng hóa.
35. Theo dõi chuyến hàng.
36. Chuẩn bị thông quan.
37. Hoàn thành kiểm tra hải quan và quản lý.
38. Kiểm tra cà phê sau khi đến.
39. Bảo quản bằng chứng khiếu nại.
40. Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp.

Đánh giá cuối cùng

Nhập khẩu cà phê từ Việt Nam thành công phụ thuộc vào sự chuẩn bị, xác minh và kiểm soát trong toàn bộ giao dịch. Nhà nhập khẩu phải chọn đúng sản phẩm, hiểu các vùng cà phê Việt Nam, xác minh nhà cung cấp, phê duyệt mẫu đại diện, xác định thông số có thể đo lường, tính toàn bộ landed cost, sử dụng điều khoản thanh toán an toàn và quản lý chuyên nghiệp chứng từ, vận chuyển, hải quan cũng như kiểm tra chất lượng.

Không một báo giá, chứng nhận, mẫu hoặc website riêng lẻ nào có thể bảo đảm một giao dịch thành công. Quy trình nhập khẩu mạnh nhất kết hợp xác minh pháp lý, phân tích sản phẩm, bảo vệ bằng hợp đồng, kiểm tra ngân hàng, lập kế hoạch logistics, kiểm định độc lập và kiểm tra ngay khi hàng đến.

Người mua lần đầu có thể giảm rủi ro bằng cách bắt đầu với đơn hàng có quy mô quản lý được, sử dụng thông số rõ ràng bằng văn bản và lưu mẫu tham chiếu. Sau khi nhà cung cấp hoàn thành đáng tin cậy nhiều chuyến hàng, người nhập khẩu có thể xem xét container lớn hơn, chương trình mua hàng hàng năm và hợp tác dài hạn.

Doanh nghiệp có kế hoạch nhập khẩu cà phê nhân xanh Việt Nam, cà phê rang, cà phê hòa tan, sản phẩm OEM hoặc cà phê private label có thể gửi yêu cầu cà phê sỉ tùy chỉnh, nêu rõ sản phẩm, nguồn gốc, thông số chất lượng, số lượng, bao bì, điểm đến và lịch mua hàng.