Cách nhập khẩu hạt cà phê: Hướng dẫn từng bước đầy đủ

Nhập khẩu hạt cà phê thành công đòi hỏi nhiều hơn việc tìm một nhà cung cấp và đặt chỗ vận chuyển. Một quy trình nhập khẩu chuyên nghiệp phải kết hợp việc xác định sản phẩm, xác minh nhà cung cấp, nghiên cứu quy định, phê duyệt mẫu, kiểm soát hợp đồng, bảo đảm thanh toán, lập kế hoạch vận chuyển, chuẩn bị chứng từ hải quan, kiểm tra chất lượng và đánh giá sau khi hàng đến. Bỏ qua bất kỳ bước nào cũng có thể dẫn đến chậm giao hàng, chi phí ngoài dự kiến, hàng bị từ chối, tranh chấp chất lượng hoặc tổn thất tài chính.

Đơn vị nhập khẩu cà phê có thể là nhà rang thương mại, nhà rang specialty, nhà phân phối, thương hiệu private label, nhà sản xuất thực phẩm, nhà sản xuất cà phê hòa tan, nhà cung cấp cho khách sạn và nhà hàng, doanh nghiệp bán sỉ hoặc chuỗi bán lẻ. Khối lượng và yêu cầu chất lượng của họ có thể khác nhau, nhưng quy trình nhập khẩu cốt lõi vẫn tương tự: xác định chính xác sản phẩm, xác nhận nhà cung cấp và nhà xuất khẩu đáng tin cậy, hiểu quy định của thị trường đích, phê duyệt mẫu đại diện, xác định trách nhiệm thương mại và kiểm tra lô hàng trước cũng như sau khi đến nơi.

Hướng dẫn từng bước đầy đủ này giải thích cách nhập khẩu cà phê nhân xanh một cách chuyên nghiệp, từ giai đoạn tìm nguồn hàng ban đầu đến thông quan và phê duyệt chất lượng cuối cùng. Nhiều nguyên tắc cũng áp dụng cho cà phê rang và các sản phẩm cà phê khác, mặc dù yêu cầu về nhãn hàng hóa, hạn sử dụng và đăng ký sản phẩm có thể khác.

Bước 1: Xác định loại cà phê muốn nhập khẩu

Quy trình nhập khẩu nên bắt đầu bằng một yêu cầu sản phẩm chi tiết. Các mô tả chung như “cà phê chất lượng cao”, “Robusta tốt nhất” hoặc “Arabica cao cấp” không đủ cho hoạt động mua hàng chuyên nghiệp.

Yêu cầu sản phẩm nên xác định:

• Cà phê nhân xanh, cà phê rang hoặc định dạng cà phê khác
• Arabica, Robusta hoặc blend
• Nguồn gốc và vùng sản xuất ưu tiên
• Giống cà phê khi phù hợp
• Phương pháp chế biến
• Niên vụ
• Cấp hạng
• Phân bố screen size
• Khoảng độ ẩm
• Water activity khi cần
• Giới hạn khuyết tật
• Tỷ lệ black and broken khi phù hợp
• Hồ sơ hương vị yêu cầu
• Chứng nhận cần thiết
• Loại bao bì
• Số lượng đặt hàng
• Dự báo nhu cầu hàng năm

Thông số chính xác cho phép nhà cung cấp báo giá phù hợp và giúp người mua so sánh các sản phẩm tương đương.

Bước 2: Hiểu các nhóm sản phẩm cà phê chính

Mỗi loại sản phẩm cà phê tạo ra yêu cầu nhập khẩu, chất lượng và tuân thủ khác nhau.

Cà phê nhân xanh thường là trọng tâm của chương trình nhập khẩu cà phê thương mại và specialty vì cho phép nhà nhập khẩu hoặc nhà rang kiểm soát quá trình rang và phát triển sản phẩm.

Bước 3: Nghiên cứu quy định nhập khẩu của quốc gia đích

Trước khi yêu cầu báo giá cuối cùng, người mua phải hiểu các yêu cầu pháp lý tại quốc gia nhập khẩu. Quy định có thể khác nhau giữa các thị trường và có thể thay đổi theo thời gian.

Nội dung nghiên cứu nên bao gồm:

• Yêu cầu đăng ký nhà nhập khẩu
• Đăng ký kinh doanh thực phẩm
• Đăng ký hải quan
• Giấy phép nhập khẩu khi cần
• Giấy phép sản phẩm
• Yêu cầu kiểm dịch thực vật
• Kiểm soát sức khỏe thực vật
• Giới hạn dư lượng thuốc bảo vệ thực vật
• Giới hạn mycotoxin
• Giới hạn kim loại nặng
• Yêu cầu vi sinh
• Chứng từ organic hoặc sustainability
• Yêu cầu nhãn đối với cà phê thành phẩm
• Thuế nhập khẩu và thuế nội địa
• Các chứng nhận bắt buộc

Nhà nhập khẩu nên xác minh thông tin qua cơ quan hải quan, cơ quan an toàn thực phẩm, bộ nông nghiệp, đại lý hải quan được cấp phép và các nguồn chính thức khác tại thị trường đích.

Bước 4: Xác nhận khả năng đứng tên nhà nhập khẩu chính thức

Nhà nhập khẩu chính thức thường chịu trách nhiệm về khai báo hải quan, tuân thủ, thuế, nghĩa vụ tài chính và tính hợp pháp của việc đưa hàng vào thị trường.

Doanh nghiệp nhập khẩu nên xác nhận:

• Có pháp nhân hợp lệ
• Có mã số thuế và mã số hải quan cần thiết
• Được phép nhập khẩu thực phẩm hoặc sản phẩm nông nghiệp
• Có thể lưu giữ hồ sơ tuân thủ
• Có khả năng phản hồi cơ quan hải quan hoặc an toàn thực phẩm
• Có đại lý hải quan đủ năng lực khi cần

Doanh nghiệp chưa có đăng ký cần thiết có thể phải làm việc với nhà nhập khẩu được cấp phép, nhà phân phối hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ nhập khẩu chuyên nghiệp.

Bước 5: Tính khối lượng nhập khẩu dự kiến

Khối lượng ảnh hưởng đến việc lựa chọn nhà cung cấp, giá, bao bì, cước vận chuyển và kế hoạch tồn kho.

Nhà nhập khẩu nên ước tính:

• Mức tiêu thụ hàng tháng
• Dự báo hàng năm
• Tồn kho an toàn tối thiểu
• Thời gian sản xuất
• Thời gian vận chuyển
• Thời gian thông quan
• Thay đổi nhu cầu theo mùa
• Năng lực kho
• Giới hạn dòng tiền

Đơn hàng nguyên container có thể giảm chi phí vận chuyển trên mỗi kilogram, nhưng đòi hỏi vốn lưu động và diện tích kho lớn hơn. Đơn hàng nhỏ giảm rủi ro tồn kho nhưng có thể làm tăng đơn giá.

Bước 6: Chọn quốc gia và vùng nguồn gốc phù hợp

Nguồn gốc ảnh hưởng đến giá, hương vị, khả năng cung ứng, lịch mùa vụ, logistics và rủi ro nguồn cung. Người mua nên lựa chọn nguồn gốc dựa trên sản phẩm dự kiến và thị trường thương mại mục tiêu.

Các yếu tố cần so sánh gồm:

• Sản lượng Arabica hoặc Robusta
• Hồ sơ hương vị phổ biến
• Phương pháp chế biến sẵn có
• Lịch mùa vụ
• Cơ sở hạ tầng xuất khẩu
• Rủi ro chính trị và logistics
• Khối lượng thương mại tối thiểu
• Khả năng cung cấp chứng nhận
• Biến động giá
• Độ nhất quán giữa các lot

Nhà nhập khẩu quan tâm đến cà phê Việt Nam có thể tham khảo các vùng trồng và nguồn gốc cà phê Việt Nam trước khi lựa chọn khu vực thu mua.

Bước 7: Xác định nhà cung cấp và nhà xuất khẩu tiềm năng

Nhà cung cấp tiềm năng có thể là nhà sản xuất, hợp tác xã, nhà máy chế biến, nhà xuất khẩu, trader, nhà sản xuất thành phẩm hoặc đối tác private label.

Các kênh tìm nguồn hữu ích gồm:

• Hội chợ thương mại cà phê
• Hiệp hội cà phê quốc gia
• Danh bạ xuất khẩu
• Phòng thương mại
• Giới thiệu từ đối tác trong ngành
• Forwarder
• Công ty kiểm định
• Mạng lưới nhà nhập khẩu và nhà rang chuyên nghiệp
• Liên hệ trực tiếp với nhà máy chế biến và nhà xuất khẩu

Sàn thương mại điện tử có thể cung cấp đầu mối ban đầu, nhưng mọi nhà cung cấp đều phải được xác minh độc lập trước khi thanh toán.

Bước 8: Xác minh tư cách pháp lý của nhà cung cấp

Người mua cần xác nhận nhà cung cấp là doanh nghiệp được đăng ký hợp pháp và đang hoạt động thực tế.

Nên yêu cầu:

• Tên pháp lý đăng ký
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Mã số đăng ký
• Mã số thuế
• Địa chỉ đăng ký
• Địa chỉ hoạt động
• Người đại diện có thẩm quyền
• Đăng ký xuất khẩu khi cần
• Thông tin tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp trên hợp đồng, hóa đơn và tài khoản ngân hàng phải trùng khớp hoặc có mối liên hệ pháp lý được chứng minh.

Bước 9: Xác minh năng lực hoạt động của nhà xuất khẩu

Một doanh nghiệp được đăng ký hợp pháp chưa chắc có quyền tiếp cận thực tế với cà phê, kho hoặc hoạt động xuất khẩu. Người mua cần xác nhận hoạt động vật lý của doanh nghiệp.

Bằng chứng có thể gồm:

• Kiểm tra trực tiếp qua video
• Hình ảnh cơ sở gần đây
• Địa chỉ kho
• Thông tin thiết bị chế biến
• Hồ sơ kiểm soát chất lượng
• Lịch sản xuất
• Hồ sơ tồn kho
• Báo cáo audit bên thứ ba
• Kiểm tra cơ sở độc lập

Người mua có thể áp dụng quy trình có cấu trúc để xem xét hệ thống chất lượng, tuân thủ và truy xuất trước khi phê duyệt nhà cung cấp.

Bước 10: Xác nhận quyền sở hữu và tình trạng sẵn có của cà phê

Người mua phải xác định nhà xuất khẩu sở hữu cà phê, giữ hàng ký gửi hay dự định mua hàng sau khi nhận thanh toán.

Nên hỏi:

• Cà phê hiện có sẵn trong kho không?
• Ai sở hữu lot?
• Lot được lưu ở đâu?
• Có bao nhiêu bao sẵn có?
• Lot có thể được giữ riêng không?
• Tồn kho có thể được kiểm định độc lập không?
• Báo giá dựa trên tồn kho hiện tại hay sản lượng vụ tương lai?

Nhà cung cấp không thể xác định chính xác vị trí hoặc quyền sở hữu cà phê có thể không thực sự kiểm soát sản phẩm.

Bước 11: Yêu cầu thông số kỹ thuật đầy đủ

Thông số sản phẩm phải có các giới hạn có thể đo lường.

Các mô tả như “premium quality” hoặc “export grade” không được thay thế dữ liệu có thể đo lường.

Bước 12: Yêu cầu mẫu đại diện có mã

Mẫu phải đại diện cho lot thương mại thực tế hoặc một tiêu chuẩn sản xuất được xác định rõ.

Thông tin mẫu nên gồm:

• Mã mẫu duy nhất
• Số lot
• Nguồn gốc
• Niên vụ
• Phương pháp chế biến
• Số lượng sẵn có
• Ngày lấy mẫu
• Báo cáo phân tích vật lý
• Báo cáo cupping
• Thời hạn báo giá

Với đơn hàng lớn, người mua có thể yêu cầu nhiều mẫu phụ hoặc mẫu composite do đơn vị độc lập lấy.

Bước 13: Đánh giá mẫu một cách độc lập

Nhà nhập khẩu không nên chỉ dựa vào báo cáo kiểm tra của nhà cung cấp.

Đánh giá cà phê nhân xanh có thể gồm:

• Kiểm tra trực quan
• Đánh giá mùi
• Đo độ ẩm
• Kiểm tra water activity
• Phân tích screen
• Đo mật độ
• Đếm khuyết tật
• Phân tích black and broken
• Kiểm tra tạp chất
• Rang mẫu
• Cupping nhiều cup
• Thử với roast profile thương mại dự kiến

Nhà nhập khẩu phải đánh giá cả chất lượng và mức độ phù hợp với thị trường mục tiêu.

Bước 14: Phê duyệt mẫu bằng văn bản

Việc phê duyệt mẫu phải được ghi nhận bằng văn bản. Phê duyệt bằng lời nói dễ tạo ra bất đồng.

Biên bản phê duyệt nên nêu:

• Mã mẫu đã phê duyệt
• Số lot liên quan
• Ngày phê duyệt
• Kết quả vật lý được chấp thuận
• Hồ sơ cảm quan được chấp thuận
• Dung sai cho phép
• Yêu cầu phê duyệt trước khi giao

Cả người mua và nhà cung cấp nên lưu mẫu tham chiếu niêm phong cho đến khi hết thời hạn khiếu nại.

Bước 15: Xác nhận yêu cầu chứng nhận và phát triển bền vững

Khi cần chứng nhận, nhà nhập khẩu phải xác minh chứng nhận áp dụng cho đúng pháp nhân, cơ sở, sản phẩm và lot.

Cần kiểm tra:

• Số chứng nhận
• Doanh nghiệp được chứng nhận
• Tổ chức cấp
• Phạm vi
• Sản phẩm được bao phủ
• Cơ sở được chứng nhận
• Ngày cấp
• Ngày hết hạn
• Yêu cầu chứng từ giao dịch
• Yêu cầu chain of custody

Một chứng nhận doanh nghiệp hợp lệ không có nghĩa mọi chuyến hàng đều được chứng nhận.

Bước 16: Xem xét yêu cầu an toàn thực phẩm và chất nhiễm bẩn

Nhà nhập khẩu cần xác nhận thị trường đích có yêu cầu kiểm nghiệm các yếu tố sau hay không:

• Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật
• Ochratoxin hoặc mycotoxin khác
• Kim loại nặng
• Nhiễm vi sinh
• Tạp chất
• Chất gây dị ứng đối với sản phẩm chế biến
• Phụ gia thực phẩm
• Khả năng di chuyển hóa chất từ bao bì

Các yêu cầu kiểm nghiệm nên được đưa vào hợp đồng nếu kết quả là điều kiện cần thiết để thông quan hoặc tiếp cận thị trường.

Bước 17: Yêu cầu báo giá thương mại chi tiết

Báo giá phải có đủ thông tin để đánh giá toàn bộ đề nghị.

Báo giá nên gồm:

• Tên pháp lý của người bán
• Mô tả sản phẩm
• Nguồn gốc và niên vụ
• Thông số chất lượng
• Số lượng
• Đơn giá
• Tiền tệ
• Incoterm
• Cảng hoặc địa điểm chỉ định
• Bao bì
• Lead time
• Thời hạn báo giá
• Điều khoản thanh toán
• Điều kiện kiểm định
• Chứng từ yêu cầu

Báo giá không đầy đủ làm cho việc so sánh chính xác trở nên khó khăn.

Bước 18: Hiểu Incoterms trước khi so sánh giá

Incoterms xác định cách phân chia trách nhiệm vận chuyển, chi phí và rủi ro. Báo giá FOB, CFR, CIF và giao tận nơi không nên được so sánh như thể chúng bao gồm cùng dịch vụ.

Quy trình xuất khẩu và vận chuyển cà phê chuyên nghiệp giúp xác định rõ những trách nhiệm này.

Bước 19: Tính tổng landed cost

Đơn giá của nhà cung cấp chỉ là một phần của tổng chi phí.

Phép tính landed cost có thể gồm:

• Giá sản phẩm
• Vận chuyển nội địa tại nguồn gốc
• Chuẩn bị xuất khẩu
• Phí kiểm định
• Phí chứng từ
• Cước biển hoặc hàng không
• Bảo hiểm hàng hóa
• Thuế nhập khẩu
• Thuế giá trị gia tăng hoặc thuế bán hàng
• Phí cảng
• Phí xử lý tại terminal
• Phí đại lý hải quan
• Vận chuyển nội địa
• Lưu kho
• Rủi ro phí lưu container
• Phí ngân hàng
• Chi phí tài chính
• Hao hụt phân loại hoặc sản xuất

Giá sản phẩm thấp nhất chưa chắc tạo ra landed cost thấp nhất.

Bước 20: Chọn phương thức thanh toán

Điều khoản thanh toán nên phản ánh giá trị đơn hàng, lịch sử quan hệ, mức độ xác minh và rủi ro tài chính.

Các phương thức có thể gồm:

• Thanh toán trước toàn bộ
• Đặt cọc và thanh toán phần còn lại trước khi giao
• Thanh toán đổi chứng từ
• Nhờ thu chứng từ
• Thư tín dụng
• Open account cho quan hệ đã ổn định

Thanh toán trước toàn bộ tạo ra rủi ro cao nhất cho người mua mới. Giao dịch đầu tiên hoặc giá trị lớn có thể cần biện pháp kiểm soát ngân hàng và chứng từ mạnh hơn.

Bước 21: Xác minh tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp

Người thụ hưởng ngân hàng phải trùng với pháp nhân bán hàng hoặc có mối liên hệ pháp lý được chứng minh rõ.

Cần kiểm tra:

• Tên chủ tài khoản
• Tên ngân hàng
• Địa chỉ ngân hàng
• Mã SWIFT
• Số tài khoản
• Loại tiền tệ
• Sự nhất quán với proforma invoice

Mọi thay đổi tài khoản ngân hàng vào phút cuối phải được xác minh qua kênh liên lạc đã được xác nhận trước đó.

Bước 22: Đàm phán hợp đồng mua bán chi tiết

Hợp đồng phải chuyển báo giá thương mại và mẫu đã phê duyệt thành các nghĩa vụ khách quan.

Các điều khoản quan trọng gồm:

• Danh tính pháp lý của người mua và người bán
• Sản phẩm và nguồn gốc
• Niên vụ
• Thông số chất lượng
• Mã mẫu đã phê duyệt
• Số lượng và dung sai
• Giá và tiền tệ
• Incoterm và địa điểm chỉ định
• Bao bì
• Thời gian giao hàng
• Điều khoản thanh toán
• Chứng từ yêu cầu
• Quyền kiểm định
• Quy trình khiếu nại
• Giải quyết tranh chấp

Nên tránh các cụm từ mơ hồ như “usual quality” hoặc “standard coffee”.

Bước 23: Xác nhận chứng từ xuất khẩu và nhập khẩu cần thiết

Người mua, nhà xuất khẩu, đại lý hải quan và forwarder cần thống nhất danh sách chứng từ trước khi giao hàng.

Chứng từ có thể gồm:

• Commercial invoice
• Packing list
• Bill of lading
• Certificate of origin
• Phytosanitary certificate
• Fumigation certificate khi cần
• Weight certificate
• Quality certificate
• Inspection certificate
• Insurance certificate
• Chứng từ giao dịch organic hoặc sustainability
• Báo cáo phòng thí nghiệm
• Giấy phép nhập khẩu

Mô tả sản phẩm, số lượng, trọng lượng, cảng, người nhận hàng và thông tin doanh nghiệp phải nhất quán trên toàn bộ chứng từ.

Bước 24: Chỉ định forwarder

Forwarder đủ năng lực có thể điều phối đặt chỗ, vận chuyển, chứng từ, lịch trình và liên lạc với hãng vận tải.

Forwarder nên hiểu:

• Hàng cà phê hoặc thực phẩm
• Thủ tục tại quốc gia xuất khẩu
• Yêu cầu của quốc gia nhập khẩu
• Tình trạng container
• Lịch tàu và cảng
• Thời gian vận chuyển
• Rủi ro chuyển tải
• Chứng từ hàng hóa cần thiết

Người mua nên so sánh giá cước, thời gian miễn phí, độ tin cậy của hãng vận tải và chi phí tại điểm đến.

Bước 25: Chọn phương thức vận chuyển

Phần lớn cà phê nhân xanh thương mại được vận chuyển bằng đường biển, nhưng phương thức phù hợp phụ thuộc vào số lượng và mức độ khẩn cấp.

Đối với cà phê nhân xanh, vận chuyển nguyên container thường giúp kiểm soát hàng tốt hơn so với hàng ghép.

Bước 26: Xác định thông số bao bì

Bao bì bảo vệ cà phê khỏi độ ẩm, nhiễm bẩn, mùi lạ và hư hỏng vật lý.

Người mua nên xác định:

• Thông số bao đay hoặc bao dệt
• Trọng lượng mỗi bao
• Hermetic liner khi cần
• Liner nhựa bên trong khi được pháp luật cho phép
• Bao bì chân không cho lot giá trị cao
• Yêu cầu pallet
• Ký mã hiệu trên bao
• Mã lot
• Thông tin xuất xứ
• Hướng dẫn xử lý hàng

Yêu cầu bao bì phải được đưa vào hợp đồng và xác minh trước khi đóng hàng.

Bước 27: Chuẩn bị năng lực kho trước khi hàng được giao

Nhà nhập khẩu phải xác nhận kho phù hợp sẽ sẵn sàng khi cà phê đến.

Kho tại điểm đến nên có:

• Khu vực lưu trữ sạch và khô
• Thông gió
• Kiểm soát độ ẩm khi có thể
• Lưu hàng trên pallet
• Khoảng cách với tường và sàn
• Tách khỏi hóa chất và mùi mạnh
• Kiểm soát côn trùng
• Nhận diện lot
• Xoay vòng tồn kho
• Kiểm soát ra vào

Điều kiện kho kém tại điểm đến có thể làm hỏng cà phê ngay cả khi việc xử lý tại nguồn gốc được thực hiện tốt.

Bước 28: Yêu cầu pre-shipment sample

Pre-shipment sample phải đại diện cho lot thương mại đã được chuẩn bị trước khi đóng hàng.

Nhà nhập khẩu nên so sánh:

• Hình thức
• Độ ẩm
• Water activity
• Phân bố screen
• Mức khuyết tật
• Tỷ lệ black and broken
• Hồ sơ cupping
• Hành vi khi rang
• Mức độ tương đồng với mẫu tham chiếu

Hợp đồng phải quy định chuyến hàng có cần phê duyệt pre-shipment bằng văn bản hay không.

Bước 29: Sắp xếp kiểm định độc lập khi cần

Kiểm định độc lập hữu ích đối với đơn hàng đầu tiên, chuyến hàng giá trị cao, số lượng lớn và nhà cung cấp chưa quen thuộc.

Kiểm định có thể gồm:

• Xác minh kho
• Nhận diện lot
• Lấy mẫu đại diện
• Phân tích vật lý
• Xác minh trọng lượng
• Xác nhận số bao
• Kiểm tra bao bì
• Kiểm tra container
• Giám sát đóng hàng
• Xác minh seal
• Kiểm tra chứng từ

Hợp đồng cần xác định ai chỉ định đơn vị kiểm định, ai chịu chi phí và kết quả ảnh hưởng thế nào đến việc phê duyệt chuyến hàng.

Bước 30: Kiểm tra container trước khi đóng hàng

Một lot cà phê đạt yêu cầu có thể bị hư hỏng bởi container không phù hợp.

Container nên được kiểm tra về:

• Độ sạch
• Độ khô
• Mùi mạnh hoặc mùi hóa chất
• Rò rỉ nước
• Hư hỏng mái và vách
• Hư hỏng sàn
• Cặn từ hàng hóa trước đó
• Dấu hiệu côn trùng
• Khả năng lắp chất hút ẩm hoặc liner

Hình ảnh phải ghi nhận tình trạng container rỗng trước khi đóng hàng.

Bước 31: Kiểm soát đóng hàng và niêm phong

Hồ sơ đóng hàng giúp chứng minh đúng sản phẩm đã được đưa vào đúng container.

Hồ sơ nên gồm:

• Số container
• Số seal
• Số lượng bao
• Ký mã hiệu trên bao
• Trọng lượng tịnh
• Trọng lượng tổng
• Ngày đóng hàng
• Hình ảnh đóng hàng
• Tên bên giám sát

Số seal cuối cùng phải trùng với chứng từ vận chuyển.

Bước 32: Kiểm tra bản nháp chứng từ vận chuyển

Bản nháp chứng từ nên được kiểm tra trước khi phát hành bản chính thức.

Cần xem xét:

• Tên người bán và người mua
• Consignee
• Notify party
• Mô tả sản phẩm
• Số lượng
• Trọng lượng tịnh và tổng
• Số container
• Số seal
• Cảng xếp hàng
• Cảng dỡ hàng
• Thông tin Incoterm
• Ngày trên các chứng nhận

Sửa bản nháp thường dễ và ít tốn kém hơn sửa chứng từ đã phát hành chính thức.

Bước 33: Mua bảo hiểm hàng hóa

Bảo hiểm hàng hóa phải phù hợp với giá trị lô hàng, Incoterm và rủi ro vận chuyển.

Cần xem xét:

• Giá trị được bảo hiểm
• Rủi ro được bảo hiểm
• Điều khoản loại trừ
• Mức khấu trừ
• Quy trình khiếu nại
• Bằng chứng cần thiết
• Thời gian bảo hiểm
• Người thụ hưởng hợp đồng bảo hiểm

Điều kiện CIF có thể bao gồm bảo hiểm do người bán sắp xếp, nhưng người mua vẫn phải kiểm tra phạm vi và chất lượng bảo hiểm.

Bước 34: Theo dõi chuyến hàng

Nhà nhập khẩu nên theo dõi chuyến hàng từ khi đóng container đến khi đến nơi.

Cần theo dõi:

• Ngày khởi hành thực tế
• Hãng vận tải và tên tàu
• Cảng chuyển tải
• Ngày đến dự kiến
• Thay đổi lịch trình
• Tình trạng phát hành chứng từ
• Yêu cầu hải quan trước khi hàng đến
• Thời hạn miễn phí tại cảng

Biết sớm về chậm trễ giúp người mua điều chỉnh kế hoạch sản xuất, kho và thông quan.

Bước 35: Chuẩn bị thông quan trước khi hàng đến

Việc chuẩn bị hải quan nên bắt đầu trước khi tàu đến cảng đích.

Nhà nhập khẩu và đại lý hải quan cần xác nhận:

• Mã phân loại hàng hóa
• Trị giá hải quan
• Điều kiện xuất xứ
• Thuế nhập khẩu
• Các loại thuế khác
• Giấy phép cần thiết
• Chứng từ bản gốc hoặc điện tử
• Thông báo an toàn thực phẩm
• Khả năng bị kiểm tra
• Phương án thanh toán thuế và phí

Chuẩn bị chậm có thể gây phí lưu kho và lưu container.

Bước 36: Hoàn thành thủ tục hải quan và kiểm tra quản lý

Đại lý hải quan thường nộp tờ khai nhập khẩu và chứng từ hỗ trợ.

Cơ quan chức năng có thể:

• Chấp nhận tờ khai
• Yêu cầu bổ sung chứng từ
• Kiểm tra container
• Lấy mẫu chính thức
• Yêu cầu kiểm nghiệm phòng thí nghiệm
• Xác minh xuất xứ
• Xem xét trị giá hải quan
• Xác nhận tuân thủ an toàn thực phẩm

Nhà nhập khẩu cần phản hồi nhanh và duy trì hồ sơ giao dịch đầy đủ.

Bước 37: Kiểm tra lô hàng ngay khi đến

Cà phê nên được kiểm tra trước khi đưa vào tồn kho chung hoặc sản xuất.

Kiểm tra khi đến có thể gồm:

• Số container
• Số seal
• Tình trạng container
• Mùi khi mở
• Dấu hiệu nước hoặc ngưng tụ
• Bao ướt hoặc hư hỏng
• Số lượng bao
• Kiểm tra trọng lượng ngẫu nhiên
• Đo độ ẩm
• So sánh trực quan
• Rang mẫu
• Cupping so với mẫu đã phê duyệt

Mọi hư hỏng hoặc vấn đề chất lượng phải được ghi nhận ngay.

Bước 38: Bảo quản bằng chứng cho khiếu nại tiềm năng

Nếu lô hàng bị hư hỏng hoặc không phù hợp với hợp đồng, người mua phải bảo quản đầy đủ bằng chứng.

Bằng chứng hữu ích gồm:

• Hình ảnh container
• Hình ảnh seal
• Hình ảnh bao bị hư hỏng
• Video dỡ hàng
• Báo cáo giám định
• Mẫu độc lập
• Kết quả phòng thí nghiệm
• Mẫu tham chiếu
• Hồ sơ trọng lượng
• Thông báo bằng văn bản cho nhà cung cấp

Người mua phải tuân thủ thời hạn khiếu nại quy định trong hợp đồng, bảo hiểm và chứng từ vận chuyển.

Bước 39: Lưu kho cà phê đúng cách

Sau khi thông quan, cà phê phải được chuyển đến kho phù hợp.

Kiểm soát lưu kho nên gồm:

• Pallet khô
• Khoảng cách với tường
• Bảo vệ khỏi độ ẩm từ sàn
• Thông gió
• Nhiệt độ ổn định
• Kiểm soát độ ẩm tương đối khi có thể
• Bảo vệ khỏi mùi lạ
• Chương trình kiểm soát côn trùng
• Tách lot
• Xoay vòng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước

Điều kiện lưu kho phải được theo dõi trong suốt thời gian tồn kho.

Bước 40: Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp

Mỗi chuyến hàng nên được đánh giá chính thức.

Supplier scorecard có thể gồm:

• Chất lượng sản phẩm
• Mức phù hợp với mẫu đã phê duyệt
• Chuẩn bị hàng đúng hạn
• Giao hàng đúng hạn
• Độ chính xác chứng từ
• Độ chính xác số lượng
• Tình trạng bao bì
• Chất lượng giao tiếp
• Phản hồi khiếu nại
• Hiệu quả hành động khắc phục

Nhà cung cấp thực hiện tốt qua nhiều chuyến hàng có thể phù hợp với khối lượng lớn hơn và hợp đồng dài hạn.

Các chứng từ thường cần khi nhập khẩu hạt cà phê

Các chi phí phổ biến trong giao dịch nhập khẩu cà phê

• Giá mua cà phê
• Chi phí mẫu và chuyển phát nhanh
• Phân tích phòng thí nghiệm
• Kiểm định độc lập
• Vận chuyển tại nguồn gốc
• Xử lý xuất khẩu
• Chứng từ
• Cước vận chuyển
• Bảo hiểm
• Thuế nhập khẩu
• Các loại thuế nội địa
• Phí cảng
• Đại lý hải quan
• Lưu kho
• Phí lưu container và lưu bãi
• Giao hàng nội địa
• Phí ngân hàng
• Chi phí tài chính

Dấu hiệu cảnh báo khi tìm nguồn cà phê nhập khẩu

• Đăng ký doanh nghiệp không thể xác minh
• Gây áp lực thanh toán toàn bộ khẩn cấp
• Tài khoản ngân hàng không liên quan đến người bán
• Giá thấp hơn nhiều so với các báo giá tương đương
• Từ chối cung cấp mẫu có mã
• Không có số lot nhận diện
• Niên vụ không rõ
• Thông số liên tục thay đổi
• Không có bằng chứng kinh nghiệm xuất khẩu
• Chứng nhận không thể xác minh
• Từ chối kiểm định độc lập
• Chứng từ không nhất quán
• Thay đổi thông tin ngân hàng vào phút cuối
• Không có quy trình khiếu nại rõ ràng
• Không muốn ký hợp đồng chi tiết

Các lỗi phổ biến của người nhập khẩu cà phê lần đầu

• Bắt đầu bằng yêu cầu sản phẩm mơ hồ
• Chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá
• Không xác minh đăng ký pháp lý
• Thanh toán trước khi xác minh tài khoản ngân hàng
• Phê duyệt mẫu không thể truy xuất
• Bỏ qua quy định nhập khẩu tại thị trường đích
• So sánh trực tiếp các Incoterm khác nhau
• Không tính landed cost
• Không kiểm tra niên vụ
• Không lưu mẫu tham chiếu
• Bỏ qua kiểm định trước khi giao
• Sử dụng hợp đồng không đầy đủ
• Không kiểm tra bản nháp chứng từ
• Bỏ qua năng lực kho
• Bắt đầu bằng đơn hàng quá lớn

Checklist nhập khẩu cà phê đầy đủ

1. Xác định chính xác sản phẩm.
2. Chọn nhóm sản phẩm.
3. Nghiên cứu quy định nhập khẩu của thị trường đích.
4. Xác nhận khả năng đứng tên nhà nhập khẩu.
5. Ước tính nhu cầu hàng tháng và hàng năm.
6. Chọn nguồn gốc phù hợp.
7. Xác định nhà cung cấp tiềm năng.
8. Xác minh tư cách pháp lý của nhà cung cấp.
9. Xác minh quyền xuất khẩu.
10. Xác nhận cơ sở hoạt động.
11. Xác nhận quyền sở hữu và tình trạng sẵn có của sản phẩm.
12. Yêu cầu thông số có thể đo lường.
13. Yêu cầu mẫu đại diện có mã.
14. Đánh giá mẫu độc lập.
15. Phê duyệt mẫu bằng văn bản.
16. Xác minh chứng nhận.
17. Xem xét yêu cầu an toàn thực phẩm.
18. Yêu cầu báo giá chi tiết.
19. Hiểu Incoterm.
20. Tính landed cost.
21. Chọn điều khoản thanh toán.
22. Xác minh thông tin ngân hàng.
23. Đàm phán hợp đồng chi tiết.
24. Xác nhận chứng từ cần thiết.
25. Chỉ định forwarder.
26. Chọn phương thức vận chuyển.
27. Xác định bao bì.
28. Chuẩn bị kho tại điểm đến.
29. Yêu cầu pre-shipment sample.
30. Sắp xếp kiểm định khi phù hợp.
31. Kiểm tra container.
32. Kiểm soát đóng hàng và seal.
33. Kiểm tra bản nháp chứng từ.
34. Mua bảo hiểm.
35. Theo dõi chuyến hàng.
36. Chuẩn bị thông quan.
37. Hoàn thành kiểm tra quản lý.
38. Kiểm tra lô hàng khi đến.
39. Bảo quản bằng chứng khiếu nại.
40. Lưu kho cà phê đúng cách.
41. Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp.

Đánh giá cuối cùng

Nhập khẩu hạt cà phê thành công phụ thuộc vào sự chuẩn bị, xác minh và kiểm soát ở mọi giai đoạn. Người mua phải hiểu sản phẩm, xác nhận yêu cầu của thị trường đích, xác minh nhà cung cấp, phê duyệt mẫu đại diện, xác định thông số có thể đo lường, tính toàn bộ landed cost, sử dụng hợp đồng chi tiết và kiểm tra chuyến hàng trước cũng như sau khi đến.

Không một mẫu, chứng nhận, báo giá hoặc website doanh nghiệp riêng lẻ nào có thể bảo đảm một giao dịch nhập khẩu an toàn. Quy trình mạnh nhất kết hợp xác minh pháp lý, phân tích chất lượng, lập kế hoạch logistics, kiểm soát thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm định độc lập và đánh giá sau khi hàng đến.

Nhà nhập khẩu lần đầu có thể giảm rủi ro bằng cách bắt đầu với một đơn hàng có quy mô quản lý được, sử dụng thông số rõ ràng bằng văn bản và lưu mẫu tham chiếu. Sau khi nhà cung cấp hoàn thành thành công nhiều chuyến hàng, người mua có thể cân nhắc khối lượng lớn hơn, chương trình mua hàng hàng năm và thỏa thuận cung ứng dài hạn.

Doanh nghiệp có kế hoạch nhập khẩu cà phê nhân xanh Việt Nam, cà phê rang, cà phê hòa tan, sản phẩm OEM hoặc cà phê private label có thể gửi yêu cầu cà phê sỉ tùy chỉnh, nêu rõ sản phẩm, nguồn gốc, thông số, số lượng, bao bì, điểm đến và kế hoạch mua hàng.