Vận chuyển cà phê quốc tế mất bao lâu?

Vận chuyển cà phê quốc tế có thể mất từ vài ngày đến hơn hai tháng, tùy thuộc vào nguồn gốc, điểm đến, phương thức vận chuyển, lịch tàu, quy trình hải quan, tuyến trung chuyển và điều kiện giao hàng nội địa. Vận tải đường biển thường là phương thức chính đối với cà phê nhân xanh thương mại vì có chi phí trên mỗi kilogram thấp nhất cho khối lượng lớn, nhưng tổng thời gian giao hàng bao gồm nhiều công đoạn hơn thời gian container nằm trên tàu. Chuẩn bị xuất khẩu, đặt container, vận tải nội địa, thông quan, chờ tại cảng, trung chuyển, xử lý tại điểm đến và giao hàng cuối cùng đều có thể làm tăng thêm nhiều ngày hoặc nhiều tuần.

Một hành trình trực tiếp từ cảng đến cảng có thể tương đối ngắn, nhưng người mua nên lập kế hoạch dựa trên toàn bộ lead time từ khi xác nhận đơn hàng đến khi nhận hàng tại kho. Một lô hàng được báo có 25 ngày trên biển có thể cần 40 đến 55 ngày từ kho của nhà cung cấp đến cơ sở của người mua khi tính cả chứng từ, đóng hàng, hải quan và vận tải nội địa. Chậm trễ có thể kéo dài quy trình hơn nữa, đặc biệt trong mùa cao điểm, kỳ nghỉ khu vực, thời tiết xấu, tắc nghẽn cảng hoặc thiếu container.

Vì vậy, câu trả lời đáng tin cậy nhất cho câu hỏi vận chuyển cà phê quốc tế mất bao lâu không phải là một con số duy nhất. Người mua nên tách riêng thời gian sản xuất, chuẩn bị xuất khẩu, thời gian quá cảnh, thông quan và giao hàng nội địa cuối cùng. Mỗi giai đoạn có rủi ro riêng và cần được đưa vào kế hoạch mua hàng cùng quản lý tồn kho.

Thời gian vận chuyển cà phê quốc tế phổ biến

Những khoảng thời gian này chỉ là ước tính lập kế hoạch chung, không phải lịch trình được bảo đảm. Thời gian thực tế phụ thuộc vào hãng tàu, tuyến đường, tần suất khởi hành, yêu cầu hải quan, hiệu quả cảng và điều kiện hợp đồng.

Tổng thời gian giao cà phê bao gồm những gì?

Người mua đôi khi chỉ tập trung vào lịch tàu, nhưng lead time hoàn chỉnh bắt đầu trước khi container đến cảng và kết thúc sau khi cà phê được giao vào kho của người mua.

Tổng thời gian có thể bao gồm:

• Xác nhận đơn hàng
• Hoàn tất hợp đồng
• Chuẩn bị và xay xát cà phê
• Kiểm tra chất lượng
• Phê duyệt mẫu
• Đóng gói và ghi nhãn
• Đặt container
• Chờ chuyến tàu phù hợp
• Vận tải nội địa đến cảng
• Thông quan xuất khẩu
• Xử lý tại cảng và gate-in
• Quá cảnh đường biển
• Trung chuyển
• Thông quan nhập khẩu
• Nhận container
• Giao hàng nội địa cuối cùng
• Dỡ hàng và kiểm tra tại kho

Các giai đoạn chính và thời lượng phổ biến

Sản xuất và chuẩn bị trước khi giao hàng

Thời gian vận chuyển quốc tế bắt đầu trước khi hàng được đóng vào container. Cà phê có thể cần xay xát cuối cùng, phân cấp, tách screen, loại khuyết tật, đánh bóng, phối trộn hoặc đóng gói theo thông số của người mua.

Quá trình chuẩn bị có thể kéo dài hơn khi người mua yêu cầu:

• Phân bố screen cụ thể
• Giới hạn nghiêm ngặt đối với hạt đen và vỡ
• Số lượng khuyết tật thấp
• Blend tùy chỉnh
• Bao bì private label
• In bao theo yêu cầu
• Liner hermetic
• Chứng nhận hoặc kiểm tra phòng thí nghiệm
• Truy xuất đến cấp nông trại
• Chứng từ liên quan đến EUDR

Một lot Robusta thương mại tiêu chuẩn đã có sẵn trong kho xuất khẩu có thể được chuẩn bị nhanh. Thông số tùy chỉnh, lot specialty hoặc đơn hàng private label có thể cần nhiều thời gian hơn đáng kể.

Thời gian phê duyệt mẫu

Nhiều người mua phê duyệt mẫu pre-shipment trước khi nhà cung cấp giải phóng lô hàng. Mẫu phải được lấy, niêm phong, gửi đi, tiếp nhận, rang, cupping và đánh giá.

Thời gian phê duyệt mẫu có thể gồm:

• Một đến ba ngày để chuẩn bị mẫu
• Ba đến bảy ngày chuyển phát
• Một đến ba ngày rang và nghỉ mẫu
• Một đến ba ngày cupping và đánh giá của người mua
• Thêm thời gian nếu cần mẫu thay thế

Người mua có thể giảm chậm trễ bằng cách xác nhận trước địa chỉ nhận mẫu, mô tả hải quan, tài khoản courier và lịch đánh giá.

Thời gian đặt container

Nhà xuất khẩu phải đặt chỗ với hãng tàu hoặc freight forwarder. Thời gian đặt chỗ phụ thuộc vào tần suất tàu, nhu cầu, khả năng cung cấp container và tuyến đường.

Trong điều kiện thị trường bình thường, booking có thể được xác nhận trong vài ngày. Trong mùa xuất khẩu cao điểm, kỳ nghỉ, thiếu thiết bị hoặc tắc nghẽn cảng, nhà xuất khẩu có thể phải chờ một hoặc hai tuần để có chuyến phù hợp.

Các thông tin booking quan trọng gồm:

• Cảng xếp hàng
• Cảng dỡ hàng
• Kích thước container
• Tổng trọng lượng hàng
• Lô FCL hoặc LCL
• Ngày khởi hành yêu cầu
• Dịch vụ trực tiếp hoặc trung chuyển
• Điều kiện free time
• Thời hạn nộp chứng từ
• Thời hạn gate-in container

Tần suất tàu ảnh hưởng đến thời gian giao hàng như thế nào?

Một tuyến có nhiều chuyến mỗi tuần linh hoạt hơn tuyến chỉ có một chuyến mỗi bảy hoặc mười bốn ngày. Vì vậy, bỏ lỡ cut-off có thể chỉ gây chậm nhẹ trên tuyến có tần suất cao nhưng gây chậm đáng kể trên tuyến ít chuyến.

Người mua nên phân biệt:

• Ngày khởi hành dự kiến
• Ngày tàu thực tế rời cảng
• Ngày đến dự kiến
• Ngày đến thực tế
• Ngày container sẵn sàng nhận

Tàu có thể đã đến cảng đích nhưng container chưa sẵn sàng ngay do dỡ tàu, kiểm tra hải quan hoặc yêu cầu chứng từ.

Dịch vụ đường biển trực tiếp

Dịch vụ đường biển trực tiếp thường là lựa chọn nhanh và dễ dự đoán nhất cho lô hàng thương mại. Container ở trên cùng một tàu từ cảng xếp đến cảng đích mà không được chuyển sang tàu khác tại cảng trung gian.

Lợi ích gồm:

• Thời gian quá cảnh ngắn hơn
• Ít giai đoạn xử lý hơn
• Rủi ro lỡ chuyến nối thấp hơn
• Ít tiếp xúc với tắc nghẽn tại cảng trung chuyển
• Chứng từ đơn giản hơn
• Ít chu kỳ nhiệt độ hơn

Dịch vụ trực tiếp không có sẵn cho mọi cặp cảng đi và cảng đến. Chúng cũng có thể có giá cước cao hơn hoặc tần suất thấp hơn.

Tuyến có trung chuyển

Trung chuyển nghĩa là container được dỡ khỏi một tàu và xếp lên tàu khác tại một cảng trung gian. Phương thức này phổ biến khi không có dịch vụ trực tiếp giữa nguồn gốc và điểm đến.

Trung chuyển có thể làm tăng thêm vài ngày hoặc vài tuần tùy thuộc vào:

• Thời điểm nối chuyến
• Tắc nghẽn cảng
• Thay đổi lịch tàu
• Điều kiện thời tiết
• Năng suất terminal
• Lỡ chuyến tàu nối
• Kiểm tra hải quan hoặc an ninh

Thời gian quá cảnh công bố thường giả định việc nối chuyến diễn ra thuận lợi. Nếu tàu đầu đến muộn và lỡ tàu tiếp theo, container có thể phải nằm tại cảng trung chuyển cho đến khi có chuyến khác còn chỗ.

Thời gian vận chuyển FCL

FCL nghĩa là full container load. Cà phê được đóng vào container dành riêng cho một người gửi hoặc một người mua. FCL thường nhanh và dễ kiểm soát hơn LCL vì không cần qua kho gom và tách hàng.

FCL thường mang lại:

• Ít điểm xử lý hơn
• Niêm phong container trực tiếp
• An toàn lot tốt hơn
• Rủi ro nhiễm bẩn thấp hơn
• Giải phóng tại điểm đến nhanh hơn
• Dễ xác minh số bao hơn

Đối với đơn hàng cà phê thương mại lớn, FCL thường là lựa chọn ưu tiên khi số lượng đủ để sử dụng nguyên container.

Thời gian vận chuyển LCL

LCL nghĩa là less than container load. Cà phê được kết hợp với hàng của nhiều người gửi khác trong một container chung.

LCL thường lâu hơn vì quy trình gồm:

• Giao hàng đến kho gom
• Chờ hàng khác
• Đóng container chung
• Chứng từ bổ sung
• Tách hàng tại điểm đến
• Giải phóng từng lô riêng
• Nhiều giai đoạn xử lý và kiểm tra hơn

LCL có thể lâu hơn từ năm đến mười lăm ngày so với tuyến FCL tương tự. Tuy nhiên, phương thức này vẫn phù hợp cho đơn hàng nhỏ, thử nghiệm thị trường và số lượng mẫu quá lớn để gửi bằng đường hàng không.

Vận tải hàng không đối với cà phê

Vận tải hàng không nhanh hơn nhiều so với đường biển nhưng chi phí cao hơn đáng kể. Phương thức này thường được dùng cho lot premium nhỏ, nhu cầu sản xuất khẩn cấp, cà phê thi đấu, hàng thay thế và mẫu.

Các giai đoạn điển hình của vận tải hàng không gồm:

• Chuẩn bị hàng
• Giao đến sân bay
• Kiểm tra an ninh
• Hải quan xuất khẩu
• Chuyến bay
• Hải quan nhập khẩu
• Giao hàng cuối cùng

Một hành trình trực tiếp từ sân bay đến sân bay có thể chỉ mất một hoặc hai ngày, nhưng toàn bộ quy trình door-to-door thường mất từ ba đến mười ngày.

Chuyển phát nhanh đối với mẫu cà phê

Dịch vụ courier thường là lựa chọn nhanh nhất cho mẫu pre-shipment, mẫu đánh giá và gói cà phê rang nhỏ. Thời gian giao có thể từ ba đến bảy ngày làm việc trên các tuyến phổ biến.

Chậm trễ courier có thể xảy ra do:

• Khai báo hải quan sai
• Thiếu chứng từ kiểm dịch thực vật
• Hạn chế nhập khẩu thực phẩm
• Thông tin người nhận không đầy đủ
• Địa chỉ giao hàng xa
• Lịch cuối tuần hoặc ngày lễ

Thời gian vận tải đường bộ

Vận tải đường bộ có thể được sử dụng trong thương mại giữa các nước lân cận hoặc cho chặng nội địa từ cảng đến kho. Thời gian có thể từ một ngày đến hơn hai tuần tùy khoảng cách, thủ tục biên giới và điều kiện đường sá.

Chậm trễ đường bộ có thể do:

• Tắc nghẽn cửa khẩu
• Kiểm tra hải quan
• Giới hạn giờ lái xe
• Đường đóng
• Thời tiết
• Hỏng xe
• Yêu cầu giấy phép
• Thiếu lịch hẹn nhận hàng tại kho

Thời gian vận tải đường sắt

Đường sắt có thể có sẵn cho một số tuyến nội địa và liên lục địa. Phương thức này có thể nhanh hơn đường biển và rẻ hơn đường hàng không, nhưng phạm vi dịch vụ hạn chế và vẫn có thể cần vận tải đường bộ ở hai đầu.

Lịch đường sắt phụ thuộc vào:

• Năng lực terminal
• Thay đổi khổ đường ray tại biên giới
• Thủ tục hải quan
• An ninh tuyến đường
• Khả năng cung cấp container
• Lịch nối chuyến

Thông quan tại nguồn

Trước khi xuất khẩu, lô hàng có thể cần khai báo hải quan, chứng nhận, kiểm tra và xác minh chứng từ. Lô cà phê chuẩn bị tốt có thể được thông quan nhanh, trong khi chứng từ thiếu hoặc sai có thể gây chậm trễ nghiêm trọng.

Các chứng từ xuất khẩu phổ biến gồm:

• Commercial invoice
• Packing list
• Certificate of origin
• Phytosanitary certificate khi được yêu cầu
• Fumigation certificate khi được yêu cầu
• Quality certificate
• Weight certificate
• Export declaration
• Inspection report
• Chứng từ truy xuất

Dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu và vận chuyển cà phê có cấu trúc có thể giúp đồng bộ hàng hóa, chứng từ và lịch booking trước thời hạn cut-off của tàu.

Thông quan nhập khẩu

Tàu đến cảng đích không có nghĩa cà phê đã sẵn sàng giao. Nhà nhập khẩu có thể cần nộp chứng từ, thanh toán thuế, xin giấy phép và hoàn thành kiểm tra.

Thông quan nhập khẩu có thể kéo dài hơn khi:

• Mô tả trên invoice không nhất quán.
• Thiếu certificate of origin.
• Phytosanitary certificate không chính xác.
• Nhà nhập khẩu thiếu giấy phép cần thiết.
• Lô hàng bị chọn để kiểm tra.
• Số bao hoặc trọng lượng không khớp.
• Chứng từ gốc chưa đến.
• Hải quan yêu cầu kiểm tra phòng thí nghiệm.

Chứng từ ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển như thế nào?

Lỗi chứng từ là một trong những nguyên nhân chậm trễ có thể phòng tránh tốt nhất. Ngay cả khi container đến đúng lịch, nó vẫn có thể nằm lại cảng nếu hồ sơ thiếu hoặc không nhất quán.

Các thông tin cần khớp giữa các chứng từ gồm:

• Tên người mua và người bán
• Mô tả sản phẩm
• Nước xuất xứ
• Số bao
• Khối lượng net
• Khối lượng gross
• Số container
• Số seal
• Số lot
• Cảng xếp
• Cảng dỡ
• Incoterm

Chứng từ gốc và chậm trễ chuyển phát

Một số giao dịch vẫn yêu cầu bill of lading gốc, chứng nhận gốc hoặc chứng từ ngân hàng. Nếu bản gốc đến muộn, nhà nhập khẩu có thể không giải phóng được hàng dù tàu đã đến.

Các phương án thay thế có thể gồm:

• Telex release
• Sea waybill
• Hệ thống chứng từ điện tử
• Gửi courier trước khi tàu đến
• Giải phóng chứng từ qua ngân hàng

Phương án được phép phụ thuộc vào phương thức thanh toán, hãng tàu, hợp đồng và quy định tại điểm đến.

Điều khoản thanh toán và giải phóng lô hàng

Điều khoản thanh toán cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian. Nhà xuất khẩu có thể không giải phóng chứng từ hoặc cho phép giao hàng cho đến khi giai đoạn thanh toán đã thỏa thuận được hoàn thành.

Các cấu trúc phổ biến gồm:

• Thanh toán trước
• Đặt cọc và thanh toán phần còn lại trước giao hàng
• Letter of credit
• Documents against payment
• Open account
• Thanh toán theo chứng từ scan

Letter of credit có thể làm tăng thời gian nếu ngân hàng phát hiện sai lệch. Hướng dẫn chứng từ rõ ràng nên được thống nhất trước khi giao hàng.

Tắc nghẽn cảng

Tắc nghẽn cảng có thể ảnh hưởng cả lúc khởi hành và lúc đến. Tàu có thể phải chờ ngoài cảng, hoạt động xếp dỡ có thể bị chậm hoặc container phải nằm trong terminal lâu hơn dự kiến.

Tắc nghẽn thường do:

• Khối lượng hàng cao
• Thiếu lao động
• Hỏng thiết bị
• Đóng cảng do thời tiết
• Hải quan tồn đọng
• Kỳ nghỉ
• Sự cố an ninh
• Lịch tàu bị gián đoạn

Tắc nghẽn có thể làm tăng thêm vài ngày hoặc trong trường hợp nghiêm trọng là vài tuần vào tổng thời gian giao hàng.

Chậm trễ trong mùa cao điểm

Mùa xuất khẩu cà phê, cao điểm bán lẻ, các kỳ nghỉ lớn và nhu cầu vận chuyển cuối năm có thể làm giảm sức chứa tàu và khả năng cung cấp container.

Mùa cao điểm có thể tạo ra:

• Giá cước cao hơn
• Thời gian booking dài hơn
• Container bị rolled
• Thiếu thiết bị
• Hoạt động kho chậm hơn
• Thời gian xử lý hải quan dài hơn

Container bị rolled là container đã được đặt cho một chuyến tàu nhưng bị chuyển sang chuyến sau do thiếu sức chứa, vấn đề vận hành hoặc chứng từ.

Kỳ nghỉ khu vực ảnh hưởng đến lịch trình như thế nào?

Ngày lễ có thể làm chậm nhà máy, kho, ngân hàng, cơ quan hải quan, cảng và công ty vận tải. Các kỳ nghỉ quốc gia dài có thể tạo tồn đọng trước và sau thời gian nghỉ.

Người mua nên tính đến:

• Tết Nguyên đán
• Giáng sinh và năm mới
• Ngày quốc khánh
• Ngày lễ tôn giáo khu vực
• Ngày nghỉ ngân hàng
• Lịch đóng cửa cảng

Chậm trễ do thời tiết

Thời tiết có thể ảnh hưởng đến vận chuyển cà phê tại nguồn, trong quá cảnh và tại điểm đến. Mưa lớn có thể dừng đóng hàng, bão có thể đóng cảng và gió mạnh có thể làm chậm hoạt động tàu.

Rủi ro thời tiết gồm:

• Mưa gió mùa
• Typhoon
• Hurricane
• Lũ lụt
• Sương mù
• Tuyết và băng
• Nhiệt độ cực đoan
• Gió lớn

Chậm trễ do thời tiết cũng có thể làm tăng rủi ro chất lượng bằng cách kéo dài thời gian lưu kho hoặc khiến container trải qua nhiều chu kỳ nhiệt độ hơn.

Thiếu container

Ngay cả khi tàu còn chỗ, nhà xuất khẩu vẫn có thể không nhận được container rỗng đúng thời gian. Thiếu thiết bị có thể xảy ra khi dòng thương mại mất cân bằng hoặc container rỗng nằm sai khu vực.

Thiếu container có thể ảnh hưởng đến:

• Ngày đóng hàng
• Kế hoạch kho
• Cut-off của tàu
• Giá cước
• Chất lượng container
• Khả năng có container phù hợp thực phẩm

Nhà xuất khẩu không nên chấp nhận container hư hỏng, ướt hoặc có mùi chỉ để kịp chuyến tàu. Bảo vệ chất lượng quan trọng hơn việc đóng hàng vào một container không phù hợp.

Kiểm tra container và thời gian thay thế

Container phải sạch, khô, không mùi và nguyên vẹn về kết cấu. Nếu container đầu tiên bị từ chối, hãng tàu phải cung cấp container thay thế.

Việc thay thế có thể làm tăng từ vài giờ đến vài ngày tùy:

• Vị trí depot
• Khả năng cung cấp thiết bị
• Năng lực vận tải
• Lịch hẹn đóng hàng
• Cut-off tại cảng

Quy trình chất lượng và tuân thủ chi tiết nên bao gồm kiểm tra container vì một lần chậm ngắn vẫn tốt hơn một khiếu nại toàn bộ lô hàng do nhiễm bẩn hoặc nước xâm nhập.

Thời gian đóng hàng

Đóng một container đầy cà phê nhân xanh đóng bao có thể mất vài giờ. Toàn bộ hoạt động có thể cần một hoặc hai ngày khi tính cả cân, xác minh số bao, chụp ảnh, lắp liner và kiểm tra.

Đóng hàng có thể bị chậm do:

• Mưa
• Kho tắc nghẽn
• Container đến muộn
• Phải dán lại nhãn bao
• Chênh lệch trọng lượng
• Thiếu chứng từ
• Kiểm tra lại chất lượng
• Hỏng thiết bị

Thời hạn cut-off của tàu

Hãng tàu đặt thời hạn cho gate-in container, chứng từ hải quan và hướng dẫn bill of lading. Bỏ lỡ bất kỳ cut-off nào có thể khiến lô hàng lỡ tàu.

Các thời hạn quan trọng gồm:

• Nhận container rỗng
• Nộp Verified Gross Mass
• Khai báo hải quan
• Gate-in container
• Shipping instructions
• Nộp chứng từ gốc

Thời gian quá cảnh phổ biến từ Việt Nam

Việt Nam là nước xuất khẩu lớn Robusta, Arabica, Fine Robusta và nhiều sản phẩm cà phê nhân xanh khác. Thời gian quá cảnh phụ thuộc vào cảng xếp, điểm đến và việc tuyến có trực tiếp hay không.

Khoảng thời gian lập kế hoạch phổ biến có thể gồm:

Những khoảng thời gian này thay đổi theo hãng tàu, cảng, hub trung chuyển và điều kiện mùa vụ. Người mua nên yêu cầu lịch trình cụ thể cho từng tuyến và từng đơn hàng.

Cảng xếp ảnh hưởng đến thời gian quá cảnh như thế nào?

Cảng xếp ảnh hưởng đến tần suất tàu, tuyến có sẵn và vận tải nội địa. Một cảng có dịch vụ mainline trực tiếp có thể cung cấp thời gian ngắn hơn cảng nhỏ cần feeder.

Người mua nên đánh giá:

• Khoảng cách từ kho nhà cung cấp đến cảng
• Số chuyến mỗi tuần
• Dịch vụ trực tiếp đến điểm đến
• Mức tắc nghẽn cảng
• Khả năng cung cấp container
• Hiệu quả thông quan xuất khẩu

Cảng đích ảnh hưởng đến thời gian giao hàng như thế nào?

Cảng gần nhất không phải lúc nào cũng là lựa chọn nhanh nhất hoặc có tổng chi phí thấp nhất. Một cảng lớn hơn có thể có thông quan nhanh hơn, năng lực vận tải nội địa tốt hơn và nhiều chuyến tàu hơn.

Quyết định về cảng đích nên xem xét:

• Khoảng cách từ cảng đến kho
• Tốc độ xử lý terminal
• Hiệu quả hải quan
• Tần suất kiểm tra nhập khẩu
• Kết nối đường bộ và đường sắt
• Phí cảng địa phương
• Free time của container

Incoterms và trách nhiệm về thời gian giao hàng

Incoterms xác định bên nào tổ chức từng giai đoạn vận chuyển. Chúng không bảo đảm thời gian quá cảnh, nhưng làm rõ trách nhiệm về booking, chi phí và rủi ro.

Người mua nên làm rõ lead time được báo là từ kho đến cảng, từ cảng đến cảng hay door-to-door.

Chậm trễ do demurrage và detention

Demurrage và detention không trực tiếp làm thay đổi thời gian tàu chạy nhưng có thể kéo dài khoảng thời gian trước khi cà phê đến kho.

Demurrage có thể phát sinh khi container nằm trong terminal quá thời gian miễn phí. Detention có thể phát sinh khi container ở ngoài cảng quá lâu trước khi được trả rỗng.

Nguyên nhân phổ biến gồm:

• Chậm hải quan
• Thiếu chứng từ
• Kho tắc nghẽn
• Dỡ hàng chậm
• Vấn đề thanh toán
• Giữ hàng để kiểm tra
• Thiếu xe tải

Kiểm tra tại điểm đến

Người mua nên kiểm tra container và cà phê trước khi hoàn tất nhận hàng tại kho. Quy trình này có thể mất vài giờ hoặc từ một đến ba ngày tùy kích thước lô hàng và thủ tục phòng thí nghiệm.

Kiểm tra khi đến có thể gồm:

• Xác minh container và seal
• Kiểm tra hư hỏng bên ngoài
• Kiểm tra mùi
• Kiểm tra ngưng tụ
• Xác minh số bao
• Cân ngẫu nhiên bao
• Đo độ ẩm
• Kiểm tra hoạt độ nước
• Rang mẫu
• Cupping

Khiếu nại chất lượng và thời điểm hoàn tất giao hàng

Một lô hàng có thể đã đến kho về mặt vật lý nhưng chưa hoàn tất về mặt thương mại nếu người mua phát hiện hư hỏng hoặc không phù hợp. Khiếu nại có thể kéo dài quy trình thông qua lấy mẫu, kiểm tra độc lập, phân tích phòng thí nghiệm và đàm phán.

Các lý do khiếu nại có thể gồm:

• Bao hư hỏng do nước
• Nấm mốc
• Mùi lạ
• Sai cấp hạng
• Khuyết tật vượt mức
• Sai số bao
• Thiếu trọng lượng
• Sai lệch seal
• Hồ sơ cup khác

Người mua có thể rút ngắn thời gian vận chuyển cà phê quốc tế như thế nào?

1. Xác nhận thông số trước khi yêu cầu báo giá cuối cùng.
2. Phê duyệt bao bì và nhãn sớm.
3. Cung cấp đầy đủ thông tin consignee và hải quan.
4. Sử dụng điều khoản thanh toán rõ ràng.
5. Phê duyệt mẫu nhanh.
6. Chọn dịch vụ trực tiếp khi phù hợp.
7. Đặt chỗ trước mùa cao điểm.
8. Chuẩn bị giấy phép nhập khẩu trước khi tàu rời cảng.
9. Sử dụng phương thức giải phóng điện tử khi được phép.
10. Đặt trước kho và xe vận tải nội địa trước khi hàng đến.

Nhà xuất khẩu có thể giảm chậm trễ như thế nào?

1. Duy trì tồn kho cà phê sẵn sàng xuất khẩu.
2. Xác nhận lịch tàu trước khi cam kết ngày giao hàng.
3. Kiểm tra container trước khi đóng hàng.
4. Chuẩn bị chứng nhận sớm.
5. Kiểm tra tính nhất quán của mọi chứng từ.
6. Nộp khai báo hải quan trước cut-off.
7. Theo dõi container sau gate-in.
8. Thông báo ngay cho người mua khi lịch thay đổi.
9. Gửi bản sao chứng từ trước khi tàu đến.
10. Lưu hồ sơ ảnh và kiểm tra.

Vì sao tồn kho an toàn quan trọng?

Chuỗi cung ứng cà phê quốc tế luôn có nguy cơ thay đổi lịch trình không thể loại bỏ hoàn toàn. Vì vậy, người mua nên giữ đủ tồn kho an toàn để duy trì sản xuất nếu lô hàng đến muộn.

Mức tồn kho phù hợp phụ thuộc vào:

• Thời gian vận chuyển trung bình
• Mức chậm trễ tối đa dự kiến
• Mức tiêu thụ hàng tháng
• Độ tin cậy của nhà cung cấp
• Số nguồn gốc đã được phê duyệt
• Sức chứa kho
• Chi phí tài chính
• Nhu cầu theo mùa

Người mua chỉ có một nguồn gốc đã được phê duyệt và tuyến vận chuyển 45 ngày có thể cần nhiều tồn kho an toàn hơn người mua có nhiều nhà cung cấp khu vực.

Thời điểm đặt hàng đối với cà phê theo mùa vụ

Cà phê là sản phẩm nông nghiệp có tính mùa vụ. Người mua nên đồng bộ thời gian hợp đồng với mùa thu hoạch, chế biến và xuất khẩu.

Đặt hàng quá muộn có thể gây:

• Ít lựa chọn chất lượng
• Giá cao hơn
• Xay xát chậm
• Thiếu container
• Lỡ kế hoạch sản xuất
• Phải phụ thuộc vào tồn kho cũ hơn

Thông tin về các vùng cà phê và khu vực sản xuất tại Việt Nam có thể giúp người mua hiểu thời điểm mùa vụ và lập lịch mua chính xác hơn.

Mua spot và hợp đồng kỳ hạn

Cà phê spot có thể giao nhanh nếu có sẵn hàng xuất khẩu, nhưng nguồn cung có thể hạn chế. Hợp đồng kỳ hạn cần kế hoạch dài hơn nhưng cho phép người mua và nhà cung cấp giữ trước khối lượng, chuẩn bị chất lượng và phối hợp cửa sổ giao hàng.

Các nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ ngoài dự kiến

• Phê duyệt mẫu muộn
• Nhãn sai
• Không có container phù hợp
• Lỡ cut-off của tàu
• Booking bị rolled
• Tắc nghẽn cảng
• Lỡ chuyến trung chuyển
• Gián đoạn do thời tiết
• Kiểm tra hải quan
• Thiếu chứng từ gốc
• Sai lệch thanh toán
• Vấn đề giấy phép nhập khẩu
• Thiếu xe tải hoặc kho

Những câu hỏi người mua nên đặt ra trước khi đặt hàng

• Cà phê đã ở trạng thái sẵn sàng xuất khẩu chưa?
• Cần bao nhiêu ngày để xay xát và đóng gói?
• Có cần phê duyệt mẫu không?
• Chuyến tàu sớm nhất là khi nào?
• Tuyến trực tiếp hay trung chuyển?
• Thời gian từ cảng đến cảng hiện tại là bao lâu?
• Tần suất tàu như thế nào?
• Những chứng từ nào đã bao gồm?
• Thông quan thường mất bao lâu?
• Báo giá là từ cảng đến cảng hay door-to-door?
• Gần đây tuyến này gặp những loại chậm trễ nào?
• Nên cộng thêm bao nhiêu thời gian dự phòng?

Khoảng thời gian dự phòng được khuyến nghị

Người mua không nên lập kế hoạch sản xuất dựa trên ngày đến tốt nhất của hãng vận tải. Nên cộng thêm thời gian dự phòng cho thay đổi lịch, hải quan và giao hàng cuối cùng.

Ví dụ về kế hoạch giao hàng hoàn chỉnh

Một người mua đặt một container đầy cà phê nhân xanh có thể gặp lịch trình như sau:

1. Xác nhận hợp đồng và thanh toán: 3 ngày
2. Xay xát cuối cùng và đóng gói: 7 ngày
3. Phê duyệt mẫu pre-shipment: 7 ngày
4. Đặt và nhận container: 7 ngày
5. Đóng hàng và thông quan: 3 ngày
6. Quá cảnh đường biển: 30 ngày
7. Thông quan nhập khẩu: 5 ngày
8. Giao hàng cuối cùng: 2 ngày

Tổng lead time trong ví dụ này khoảng 64 ngày dù thời gian tàu chạy chỉ là 30 ngày.

Kịch bản tốt nhất, bình thường và chậm trễ

Đánh giá cuối cùng

Vận chuyển cà phê quốc tế thường mất từ 30 đến 70 ngày đối với một lô hàng thương mại hoàn chỉnh bằng đường biển, mặc dù tuyến khu vực trực tiếp có thể nhanh hơn và tuyến trung chuyển phức tạp có thể lâu hơn. Người mua không nên nhầm thời gian tàu chạy với tổng lead time của đơn hàng. Chuẩn bị, phê duyệt mẫu, booking container, thông quan và giao hàng nội địa có thể làm tăng thêm nhiều tuần.

Vận tải hàng không và chuyển phát nhanh có thể giao mẫu hoặc lot premium nhỏ trong vài ngày, nhưng thường quá đắt cho khối lượng thương mại lớn. FCL đường biển mang lại sự cân bằng tốt nhất giữa chi phí, khả năng kiểm soát và thời gian cho phần lớn đơn hàng cà phê nhân xanh, trong khi LCL thường lâu hơn do phải gom hàng và xử lý bổ sung.

Cách hiệu quả nhất để giảm chậm trễ là lập kế hoạch sớm, xác nhận thông số, chuẩn bị chứng từ chính xác, chọn tuyến đáng tin cậy, theo dõi cut-off và duy trì tồn kho an toàn phù hợp. Người mua nên yêu cầu một timeline hoàn chỉnh, tách rõ thời gian chuẩn bị, ngày khởi hành dự kiến, thời gian từ cảng đến cảng, thông quan và giao vào kho.

Doanh nghiệp có kế hoạch nhập Robusta, Arabica, Fine Robusta hoặc các sản phẩm cà phê nhân xanh Việt Nam khác có thể gửi yêu cầu bán buôn tùy chỉnh, nêu rõ điểm đến, số lượng, bao bì, phương thức vận chuyển, Incoterm ưu tiên, thời gian giao mục tiêu và yêu cầu chất lượng.