Yêu cầu nhập khẩu cà phê: Chứng từ, hải quan và quy định

Yêu cầu nhập khẩu cà phê bao gồm chứng từ, thủ tục hải quan, quy định sản phẩm và các phê duyệt cần thiết trước khi cà phê nhân xanh, cà phê rang, cà phê hòa tan hoặc chế phẩm cà phê được phép nhập khẩu hợp pháp vào thị trường điểm đến. Các yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào loại sản phẩm, quốc gia xuất xứ, quốc gia nhập khẩu, mã phân loại thuế quan, định dạng bao bì, thành phần, mục đích sử dụng và tư cách pháp lý của nhà nhập khẩu. Một lô hàng có thể hoàn toàn phù hợp về mặt thương mại nhưng vẫn bị trì hoãn, kiểm tra, phát sinh phí lưu kho hoặc bị từ chối nếu chứng từ và điều kiện pháp lý không đầy đủ.

Nhà nhập khẩu nên xác minh các yêu cầu trước khi sản xuất và giao hàng thay vì chờ đến khi cà phê cập cảng. Thông số sản phẩm, nhãn, giấy chứng nhận, trị giá hải quan và thông tin xuất xứ phải được rà soát đồng thời vì sự không nhất quán giữa các chứng từ là nguyên nhân phổ biến gây ra vấn đề thông quan.

Yêu cầu nhập khẩu cà phê là gì?

Yêu cầu nhập khẩu cà phê là các điều kiện pháp lý, hải quan, an toàn thực phẩm và chứng từ phải được đáp ứng để cà phê được phép nhập vào một thị trường. Các yêu cầu có thể bao gồm:

• Đăng ký nhà nhập khẩu
• Đăng ký hải quan
• Giấy phép nhập khẩu nếu được yêu cầu
• Mã HS chính xác
• Hóa đơn thương mại
• Packing list
• Chứng từ vận tải
• Certificate of Origin
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật khi áp dụng
• Giấy chứng nhận hun trùng nếu được yêu cầu
• Hồ sơ an toàn thực phẩm
• Thông số kỹ thuật sản phẩm
• Khai báo thành phần
• Tuân thủ ghi nhãn
• Báo cáo kiểm nghiệm phòng thí nghiệm
• Hồ sơ xác định trị giá hải quan
• Chứng từ bảo hiểm
• Chứng từ xuất xứ ưu đãi
• Đăng ký bao bì và nghĩa vụ môi trường

Không phải mọi chứng từ đều áp dụng cho mọi lô hàng. Cà phê nhân xanh, cà phê rang đóng gói bán lẻ, cà phê hòa tan nguyên chất và sản phẩm ba trong một có thể có các yêu cầu khác nhau ngay cả khi được cung cấp bởi cùng một nhà xuất khẩu.

Các nhóm yêu cầu nhập khẩu cà phê chính

Đăng ký nhà nhập khẩu

Nhiều quốc gia yêu cầu doanh nghiệp nhập khẩu phải đăng ký với cơ quan hải quan, thuế, quản lý thực phẩm hoặc nông nghiệp trước khi lô hàng đầu tiên đến. Việc đăng ký có thể bao gồm:

• Mã nhận dạng hải quan
• Mã số thuế
• Đăng ký doanh nghiệp thực phẩm
• Ủy quyền importer of record
• Giấy phép nhập khẩu
• Đăng ký nhóm sản phẩm
• Thiết lập tài khoản hải quan điện tử
• Customs bond hoặc bảo lãnh tài chính

Nhà cung cấp nước ngoài không thể mặc nhiên cho rằng mình có thể đứng tên nhà nhập khẩu tại mọi thị trường. Nhà nhập khẩu phải xác nhận trách nhiệm pháp lý trước khi đồng ý với DDP hoặc các điều kiện giao hàng có bao gồm thủ tục nhập khẩu.

Importer of record

Importer of record thường là bên chịu trách nhiệm pháp lý đối với tờ khai hải quan và sự tuân thủ của hàng hóa nhập khẩu. Trách nhiệm có thể bao gồm:

• Cung cấp mã thuế quan chính xác
• Khai báo trị giá hải quan
• Thanh toán thuế hải quan và thuế nhập khẩu
• Lưu giữ hồ sơ nhập khẩu
• Cung cấp bằng chứng xuất xứ
• Trả lời yêu cầu của cơ quan hải quan
• Đảm bảo tuân thủ thực phẩm và nhãn
• Quản lý việc chỉnh sửa sau thông quan

Tên trên tờ khai hải quan, đăng ký thuế và các chứng từ hỗ trợ phải nhất quán. Cấu trúc nhà nhập khẩu không rõ ràng có thể làm chậm thông quan và ngăn việc khấu trừ VAT nhập khẩu.

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ nhập khẩu quan trọng nhất. Hóa đơn phải mô tả chính xác giao dịch và cung cấp đủ thông tin cho việc phân loại hải quan, xác định trị giá và kiểm tra thanh toán.

Hóa đơn thương mại cà phê thường nên bao gồm:

• Tên pháp lý và địa chỉ của nhà xuất khẩu
• Tên pháp lý và địa chỉ của nhà nhập khẩu
• Số và ngày hóa đơn
• Tham chiếu đơn đặt hàng hoặc hợp đồng
• Mô tả chi tiết sản phẩm
• Số lượng và đơn vị tính
• Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì
• Đơn giá
• Tổng trị giá hóa đơn
• Tiền tệ
• Incoterm và địa điểm được chỉ định
• Quốc gia xuất xứ
• Quốc gia xuất khẩu
• Mã HS đề xuất
• Loại bao bì
• Điều khoản thanh toán
• Cước và bảo hiểm nếu được thể hiện riêng

Các mô tả như “coffee”, “food product” hoặc “samples” thường quá chung chung. Hóa đơn phải xác định rõ sản phẩm là cà phê nhân xanh, cà phê rang nguyên hạt, cà phê xay, cà phê hòa tan sấy phun, cà phê sấy đông khô hay chế phẩm có công thức phối trộn.

Packing list

Packing list giải thích cách lô hàng được đóng gói về mặt vật lý. Thông tin phải phù hợp với hóa đơn và chứng từ vận tải.

Nội dung packing list thường bao gồm:

• Số lượng bao, thùng carton, phuy, hũ hoặc pallet
• Ký mã hiệu trên kiện hàng
• Trọng lượng tịnh mỗi kiện
• Trọng lượng cả bì mỗi kiện
• Tổng trọng lượng tịnh và cả bì
• Kích thước kiện hàng
• Số lượng pallet
• Số container
• Số seal
• Tham chiếu lot hoặc batch

Sự khác biệt giữa packing list, hóa đơn và Bill of Lading có thể dẫn đến kiểm tra thực tế hoặc yêu cầu chỉnh sửa chứng từ.

Bill of Lading và Air Waybill

Chứng từ vận tải xác nhận việc chuyên chở cà phê. Lô hàng đường biển thường sử dụng Bill of Lading, trong khi hàng không sử dụng Air Waybill.

Chứng từ vận tải có thể thể hiện:

• Shipper
• Consignee
• Notify party
• Cảng hoặc sân bay xếp hàng
• Cảng hoặc sân bay dỡ hàng
• Điểm đến cuối cùng
• Số lượng và loại kiện
• Trọng lượng cả bì
• Số container và số seal
• Tình trạng thanh toán cước
• Thông tin tàu hoặc chuyến bay

Cơ cấu consignee phải phù hợp với phương thức thanh toán và thủ tục hải quan đã lựa chọn. Sai sót trên Bill of Lading có thể khiến người mua không nhận được lệnh giao hàng.

Certificate of Origin

Certificate of Origin xác định quốc gia xuất xứ của cà phê theo quy tắc xuất xứ áp dụng. Chứng từ này có thể được yêu cầu cho mục đích hải quan, thống kê thương mại, tuân thủ của người mua hoặc hưởng thuế suất ưu đãi.

Chứng từ thường phải phù hợp với:

• Nhà xuất khẩu
• Nhà nhập khẩu hoặc consignee
• Mô tả sản phẩm
• Mã HS
• Số lượng và trọng lượng
• Số hóa đơn
• Thông tin vận tải
• Tiêu chí xuất xứ khi áp dụng

Quốc gia nơi cà phê được gửi đi không tự động là quốc gia xuất xứ. Cà phê trồng tại Việt Nam và tái xuất qua quốc gia khác vẫn có thể giữ xuất xứ Việt Nam tùy theo quy tắc áp dụng.

Chứng từ xuất xứ ưu đãi

Khi hiệp định thương mại quy định thuế suất giảm hoặc bằng không, nhà nhập khẩu phải xuất trình đúng chứng từ xuất xứ ưu đãi. Chứng từ có thể là:

• Certificate of Origin ưu đãi
• Tuyên bố trên hóa đơn
• Statement on origin
• Tuyên bố của nhà xuất khẩu đã đăng ký
• Tự chứng nhận xuất xứ
• Hồ sơ xuất xứ điện tử

Nhà xuất khẩu không nên phát hành tuyên bố xuất xứ ưu đãi nếu chưa xác nhận sản phẩm đáp ứng quy tắc liên quan. Cà phê rang, cà phê hòa tan và sản phẩm ba trong một được làm từ nguyên liệu nhập khẩu có thể có quy tắc phức tạp hơn cà phê nhân chưa chế biến.

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật có thể được yêu cầu đối với một số lô cà phê nhân vì cà phê chưa rang là sản phẩm nông nghiệp. Yêu cầu phụ thuộc vào quốc gia điểm đến, tình trạng chế biến, quy tắc rủi ro sinh vật gây hại và cách xử lý hạt.

Giấy chứng nhận có thể xác nhận rằng:

• Lô hàng đã được kiểm tra
• Sản phẩm đáp ứng yêu cầu kiểm dịch thực vật
• Không phát hiện sinh vật gây hại thuộc diện kiểm soát
• Các biện pháp xử lý bắt buộc đã được hoàn tất
• Các tuyên bố bổ sung đã được đáp ứng

Cà phê rang và cà phê đã chế biến sâu có thể không yêu cầu cùng loại chứng từ kiểm dịch, nhưng nhà nhập khẩu phải xác nhận quy định tại điểm đến trước khi giao hàng.

Giấy chứng nhận hun trùng

Một số người mua, cảng hoặc cơ quan chức năng yêu cầu giấy chứng nhận hun trùng cho cà phê, bao bì gỗ hoặc container. Yêu cầu có thể phụ thuộc vào:

• Quy định của quốc gia điểm đến
• Loại bao bì
• Chương trình kiểm soát sinh vật gây hại
• Pallet hoặc vật liệu chèn lót bằng gỗ
• Yêu cầu trong hợp đồng của người mua

Phương pháp xử lý, hóa chất, liều lượng, thời gian tiếp xúc và ngày thực hiện phải được ghi chính xác. Không nên tự động hun trùng khi không cần thiết vì việc xử lý không cần thiết có thể tạo ra rủi ro về an toàn, dư lượng hoặc chất lượng.

Yêu cầu ISPM 15 đối với bao bì gỗ

Pallet gỗ, thùng gỗ và vật liệu chèn lót được sử dụng trong thương mại quốc tế có thể phải tuân thủ ISPM 15. Bao bì gỗ đạt chuẩn thường được xử lý và đóng dấu được phê duyệt.

Nhà nhập khẩu nên xác minh:

• Có sử dụng bao bì gỗ hay không
• Dấu có rõ ràng và hợp lệ hay không
• Pallet đã sửa chữa có còn tuân thủ hay không
• Có gỗ chưa xử lý bên trong container hay không

Bao bì gỗ không đạt chuẩn có thể dẫn đến xử lý bắt buộc, tiêu hủy, tái xuất hoặc trì hoãn giải phóng toàn bộ lô hàng.

Thông số kỹ thuật sản phẩm

Thông số sản phẩm chi tiết giúp đại lý hải quan, cơ quan quản lý thực phẩm và người mua hiểu chính xác cà phê nhập khẩu. Thông tin cần thiết phụ thuộc vào định dạng sản phẩm.

Thông số cà phê nhân có thể bao gồm:

• Loài và giống
• Xuất xứ và vùng sản xuất
• Mùa vụ
• Phương pháp chế biến
• Phân bố screen
• Độ ẩm
• Số lượng khuyết tật
• Tạp chất
• Mật độ
• Hồ sơ hương vị
• Bao bì

Thông số cà phê rang hoặc hòa tan có thể bao gồm:

• Thành phần nguyên liệu
• Mức độ rang
• Kích thước xay
• Độ ẩm
• Bulk density
• Độ hòa tan
• Tình trạng caffeine
• Thời hạn sử dụng
• Điều kiện bảo quản
• Vật liệu bao bì

Người mua có thể tham khảo các quy trình chất lượng và tuân thủ cà phê có cấu trúc khi xác định hồ sơ kỹ thuật cần thiết cho từng loại sản phẩm.

Certificate of Analysis

Certificate of Analysis trình bày kết quả của các phép kiểm nghiệm chất lượng hoặc phòng thí nghiệm đã thỏa thuận. Chứng từ có thể do nhà sản xuất, phòng thí nghiệm được công nhận hoặc công ty giám định độc lập phát hành.

Tùy sản phẩm cà phê, chứng nhận có thể bao gồm:

• Độ ẩm
• Water activity
• Caffeine
• Bulk density
• Độ hòa tan
• Kích thước hạt
• Kết quả vi sinh
• Độc tố nấm mốc
• Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật
• Kim loại nặng
• Đánh giá cảm quan
• Tạp chất

Các chỉ tiêu kiểm nghiệm phải phù hợp với quy định của thị trường điểm đến và hợp đồng của người mua. Một chứng nhận chung chung không thay thế được yêu cầu tuân thủ dành riêng cho sản phẩm.

Chứng nhận an toàn thực phẩm

Nhà nhập khẩu có thể yêu cầu hoặc pháp luật có thể bắt buộc cung cấp bằng chứng về hệ thống an toàn thực phẩm của nhà sản xuất. Các chứng từ phổ biến có thể gồm:

• Chứng nhận HACCP
• Chứng nhận ISO 22000
• Chứng nhận FSSC 22000
• Chứng nhận BRCGS
• Chứng nhận IFS
• Tuyên bố GMP
• Giấy chứng nhận vệ sinh
• Health certificate
• Đăng ký nhà máy

Chứng nhận phải còn hiệu lực, áp dụng đúng nhà máy sản xuất và bao phủ đúng nhóm sản phẩm. Không nên sử dụng chứng nhận của một cơ sở cho hàng hóa được sản xuất tại địa điểm khác.

Health certificate và sanitary certificate

Một số quốc gia yêu cầu chứng nhận y tế hoặc vệ sinh chính thức đối với thực phẩm chế biến. Chứng nhận có thể xác nhận sản phẩm được sản xuất trong điều kiện được phê duyệt và phù hợp cho người sử dụng.

Nội dung chứng nhận có thể phải tuân theo mẫu riêng của quốc gia điểm đến. Nhà xuất khẩu nên nhận đúng mẫu bắt buộc trước khi sản xuất vì cơ quan chức năng có thể từ chối các tuyên bố chung không chứa nội dung bắt buộc.

Khai báo thành phần

Khai báo thành phần đặc biệt quan trọng đối với chế phẩm cà phê hòa tan, cà phê có hương vị, sản phẩm ba trong một và đồ uống cà phê pha sẵn. Hải quan và cơ quan quản lý thực phẩm có thể sử dụng công thức để xác định:

• Mã phân loại thuế quan
• Yêu cầu về chất gây dị ứng
• Ghi nhãn dinh dưỡng
• Kiểm soát sữa hoặc sản phẩm từ sữa
• Thuế liên quan đến đường
• Tuân thủ phụ gia
• Danh tính pháp lý của sản phẩm

Công thức nên liệt kê thành phần theo thứ tự khối lượng giảm dần và nêu tỷ lệ phần trăm khi cần cho việc phân loại hoặc ghi nhãn.

Khai báo chất gây dị ứng

Cà phê nhân, cà phê rang và cà phê hòa tan nguyên chất thường có ít vấn đề về dị ứng, nhưng sản phẩm phối trộn có thể chứa sữa, đậu nành hoặc các chất gây dị ứng được quản lý khác.

Nhà nhập khẩu nên xác nhận:

• Chất gây dị ứng được sử dụng có chủ đích
• Rủi ro lây nhiễm chéo
• Dây chuyền sản xuất dùng chung
• Tuyên bố cảnh báo bắt buộc
• Cách gọi chất gây dị ứng tại địa phương
• Yêu cầu ngôn ngữ

Tuyên bố dị ứng được chuẩn bị cho một thị trường không tự động đáp ứng cách diễn đạt bắt buộc của thị trường khác.

Thông tin dinh dưỡng

Chế phẩm cà phê đóng gói bán lẻ có thể phải có bảng dinh dưỡng. Cà phê nguyên chất có thể được miễn hoặc xử lý khác tại một số thị trường, trong khi sản phẩm có đường, sữa hoặc hương liệu thường cần đầy đủ dữ liệu dinh dưỡng.

Hồ sơ dinh dưỡng có thể bao gồm:

• Năng lượng
• Chất béo
• Chất béo bão hòa
• Carbohydrate
• Đường
• Protein
• Muối hoặc natri
• Khẩu phần sử dụng
• Số khẩu phần

Giá trị có thể dựa trên phân tích phòng thí nghiệm, phép tính đã được xác thực hoặc kết hợp cả hai tùy quy định địa phương.

Yêu cầu nhãn bán lẻ

Nhãn bán lẻ phải tuân thủ pháp luật của thị trường điểm đến. Nội dung bắt buộc có thể bao gồm:

• Tên pháp lý của sản phẩm
• Danh sách thành phần
• Tuyên bố chất gây dị ứng
• Khối lượng tịnh
• Thông tin dinh dưỡng
• Quốc gia xuất xứ
• Tên và địa chỉ nhà nhập khẩu
• Thông tin nhà sản xuất
• Mã lot hoặc batch
• Ngày sử dụng tốt nhất hoặc hạn sử dụng
• Hướng dẫn bảo quản
• Hướng dẫn pha chế
• Ngôn ngữ bắt buộc
• Biểu tượng tái chế hoặc bao bì

Nhãn nên được phê duyệt trước khi sản xuất hàng loạt. Chỉnh sửa nhãn sau khi hàng đến có thể cần sự cho phép của hải quan, dán nhãn lại dưới giám sát, nhân công kho và kiểm tra bổ sung.

Ghi nhãn quốc gia xuất xứ

Quốc gia điểm đến có thể yêu cầu bao bì bán lẻ, thùng carton bên ngoài hoặc cả hai phải thể hiện xuất xứ. Cách diễn đạt không được gây hiểu nhầm về nơi cà phê được trồng, rang, phối trộn hoặc đóng gói.

Các tuyên bố như “Vietnamese coffee”, “packed in Vietnam” và “made from Vietnamese coffee beans” có ý nghĩa khác nhau. Nhãn phải phản ánh đúng lịch sử của sản phẩm và quy định ghi nhãn tại thị trường đích.

Yêu cầu về ngôn ngữ

Thông tin bắt buộc thường phải được thể hiện bằng ngôn ngữ chính thức của thị trường điểm đến. Một số khu vực cho phép sử dụng nhãn phụ nếu được dán trước khi bán lẻ và không che nội dung bắt buộc ban đầu.

Nhà nhập khẩu nên xác nhận:

• Ngôn ngữ bắt buộc
• Kích thước chữ tối thiểu
• Độ chính xác của bản dịch
• Vị trí của các tuyên bố bắt buộc
• Có cho phép nhãn đa ngôn ngữ hay không

Đăng ký sản phẩm và phê duyệt trước khi bán

Một số quốc gia yêu cầu thực phẩm nhập khẩu phải được đăng ký trước lô hàng đầu tiên. Việc đăng ký có thể bao gồm:

• Nộp công thức sản phẩm
• Cung cấp thiết kế nhãn
• Nộp báo cáo kiểm nghiệm
• Cung cấp chứng nhận nhà máy
• Thanh toán phí đăng ký
• Bổ nhiệm đại diện địa phương
• Nhận số phê duyệt hoặc thông báo

Phê duyệt có thể gắn với nhà nhập khẩu, sản phẩm, nhà máy, kích thước bao bì hoặc công thức cụ thể. Thay đổi nhà cung cấp hoặc thành phần có thể yêu cầu đăng ký lại.

Giấy phép nhập khẩu

Tùy quốc gia và loại sản phẩm, giấy phép nhập khẩu chung hoặc riêng cho từng lô hàng có thể được yêu cầu. Giấy phép có thể áp dụng cho:

• Hàng hóa nông nghiệp
• Sản phẩm thực vật
• Thực phẩm chế biến
• Chế phẩm chứa sữa
• Sản phẩm hữu cơ
• Sản phẩm chịu hạn ngạch

Giấy phép phải được cấp trước khi giao hàng nếu quy định yêu cầu phê duyệt trước. Hàng được gửi khi chưa có giấy phép hợp lệ có thể bị giữ hoặc buộc tái xuất.

Chứng từ cà phê hữu cơ

Cà phê được tiếp thị là hữu cơ phải tuân thủ quy định hữu cơ của quốc gia điểm đến. Các yêu cầu có thể bao gồm:

• Chứng nhận hữu cơ hợp lệ
• Tổ chức chứng nhận được chấp thuận
• Transaction certificate
• Chứng nhận nhập khẩu
• Truy xuất lot hữu cơ
• Phê duyệt nhãn hữu cơ
• Tách biệt với sản phẩm không hữu cơ

Chứng nhận hữu cơ có hiệu lực tại nước xuất khẩu không tự động được chấp nhận tại thị trường điểm đến.

Tuyên bố về tính bền vững và chứng nhận

Các tuyên bố như Fairtrade, Rainforest Alliance, organic, không gây mất rừng hoặc carbon-neutral cần có hồ sơ hỗ trợ và phải tuân thủ quy định của chương trình cùng luật bảo vệ người tiêu dùng tại địa phương.

Nhà nhập khẩu nên xác minh:

• Hiệu lực của chứng nhận
• Tình trạng chain of custody
• Khối lượng được chứng nhận
• Việc sử dụng nhãn hiệu chính xác
• Cách diễn đạt tuyên bố
• Điều kiện mass balance hoặc identity preserved

Yêu cầu truy xuất nguồn gốc

Chứng từ truy xuất nguồn gốc kết nối cà phê nhập khẩu với nhà sản xuất, cơ sở chế biến, lot và lô hàng. Tùy sản phẩm và thị trường, hồ sơ có thể bao gồm:

• Thông tin trang trại hoặc nhà sản xuất
• Chi tiết nhà máy chế biến hoặc nhà máy sản xuất
• Số lot
• Thời kỳ thu hoạch
• Hồ sơ chế biến
• Di chuyển trong kho
• Hồ sơ đóng hàng vào container
• Hóa đơn của nhà cung cấp
• Hồ sơ chuyển đổi batch

Người mua nhập hàng từ Việt Nam có thể sử dụng khung thông tin xuất xứ cà phê Việt Nam để tổ chức dữ liệu vùng và lot một cách nhất quán.

Thẩm định liên quan đến mất rừng

Một số thị trường yêu cầu thẩm định đối với hàng hóa nông nghiệp có nguy cơ liên quan đến mất rừng. Nhà nhập khẩu cà phê có thể cần tọa độ địa lý, thời gian sản xuất, thông tin nhà cung cấp, đánh giá rủi ro và bằng chứng sản phẩm đáp ứng quy định sử dụng đất.

Hồ sơ tiềm năng gồm:

• Tọa độ trang trại
• Ranh giới thửa đất
• Thời kỳ sản xuất
• Tuyên bố của nhà cung cấp
• Đánh giá rủi ro
• Hồ sơ giảm thiểu rủi ro
• Tuyên bố thẩm định

Các yêu cầu này nên được tích hợp vào hoạt động thu mua trước khi giao hàng vì dữ liệu cấp trang trại bị thiếu thường rất khó bổ sung sau đó.

Phân loại hải quan

Nhà nhập khẩu phải xác định mã thuế quan quốc gia đầy đủ. Các mã HS quốc tế phổ biến của cà phê gồm:

Mã sáu chữ số chỉ là nền tảng quốc tế. Quốc gia điểm đến có thể yêu cầu thêm chữ số và phân biệt theo bao bì, công thức, hương liệu hoặc đặc tính khác.

Xác định trị giá hải quan

Trị giá hải quan là cơ sở tính thuế tại nhiều khu vực pháp lý. Trị giá có thể bao gồm nhiều khoản hơn giá trên hóa đơn.

Các khoản có thể phải cộng gồm:

• Cước vận chuyển đến biên giới nhập khẩu
• Bảo hiểm
• Chi phí bao bì
• Hàng hóa hoặc dịch vụ hỗ trợ do người mua cung cấp
• Tiền bản quyền theo quy định
• Hoa hồng bán hàng

Nhà nhập khẩu phải lưu hồ sơ giải thích cách tính trị giá hải quan. Khai giá thấp có thể dẫn đến truy thu, xử phạt và tăng tần suất kiểm tra.

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan thường chứa:

• Thông tin nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu
• Mã thuế quan
• Loại hình hải quan
• Quốc gia xuất xứ
• Quốc gia gửi hàng
• Số lượng và trọng lượng
• Trị giá hải quan
• Thuế suất
• Phép tính thuế
• Mã ưu đãi
• Thông tin vận tải
• Tham chiếu chứng từ hỗ trợ

Tờ khai phải được rà soát trước khi nộp vì sai sót có thể ảnh hưởng đến thuế, thống kê và các cuộc kiểm tra hải quan trong tương lai.

Kiểm tra hải quan

Cơ quan hải quan hoặc quản lý thực phẩm có thể lựa chọn lô hàng để:

• Rà soát chứng từ
• Kiểm tra seal
• Quét container
• Kiểm tra thực tế
• Lấy mẫu
• Phân tích phòng thí nghiệm
• Rà soát nhãn
• Xác minh xuất xứ

Nhà nhập khẩu có thể phải thanh toán phí kiểm tra, xử lý, lưu kho và di chuyển container. Hồ sơ chính xác giúp giảm vấn đề có thể tránh được nhưng không đảm bảo lô hàng được miễn kiểm tra.

Kiểm nghiệm phòng thí nghiệm

Cà phê có thể được kiểm nghiệm theo yêu cầu pháp lý hoặc hợp đồng. Các phân tích có thể bao gồm:

• Ochratoxin A
• Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật
• Vi sinh
• Kim loại nặng
• Acrylamide trong sản phẩm rang
• Caffeine
• Độ ẩm
• Độc tố nấm mốc
• Phụ gia thực phẩm
• Thành phần sữa trong chế phẩm

Giới hạn áp dụng phụ thuộc vào điểm đến và sản phẩm. Báo cáo kiểm nghiệm của nhà xuất khẩu có thể hỗ trợ thông quan, nhưng cơ quan chức năng vẫn có thể lấy mẫu chính thức.

Kế hoạch lấy mẫu

Người mua và nhà cung cấp nên thỏa thuận cách lựa chọn mẫu. Kế hoạch lấy mẫu đại diện có thể xác định:

• Số kiện được lấy mẫu
• Điểm lấy mẫu
• Phương pháp tạo mẫu tổng hợp
• Kích thước mẫu
• Niêm phong và nhận dạng
• Thời gian lưu mẫu
• Phòng thí nghiệm được chấp thuận

Kiểm nghiệm một mẫu không đại diện có thể tạo ra sự tin tưởng sai về chất lượng của toàn bộ lô hàng thương mại.

Yêu cầu bao bì

Bao bì phải bảo vệ cà phê và đáp ứng quy định về vật liệu tiếp xúc thực phẩm, vận tải và môi trường. Yêu cầu có thể bao gồm:

• Tuân thủ vật liệu tiếp xúc thực phẩm
• Giới hạn thôi nhiễm
• Độ phù hợp của mực in và keo dán
• Khả năng chống ẩm và oxy
• Độ kín của đường hàn
• Độ phù hợp của van
• Quy định về vật liệu tái chế
• Đăng ký bao bì
• Ghi nhãn tái chế

Bao cà phê nhân, túi bán lẻ, hũ thủy tinh và sachet cà phê hòa tan có thể cần các loại hồ sơ khác nhau.

Tuyên bố vật liệu tiếp xúc thực phẩm

Nhà nhập khẩu sản phẩm bán lẻ có thể yêu cầu tuyên bố xác nhận túi, hũ, nắp, van, liner và các thành phần khác phù hợp để tiếp xúc với thực phẩm.

Hồ sơ hỗ trợ có thể bao gồm:

• Declaration of compliance
• Báo cáo kiểm nghiệm thôi nhiễm
• Thông số vật liệu
• Chứng nhận của nhà cung cấp
• Tuyên bố thành phần
• Điều kiện sử dụng dự kiến

Hồ sơ thời hạn sử dụng

Thời hạn sử dụng được công bố phải được hỗ trợ bởi độ ổn định sản phẩm, hiệu quả của bao bì và điều kiện bảo quản. Nhà nhập khẩu có thể yêu cầu:

• Nghiên cứu thời hạn sử dụng
• Nghiên cứu độ ổn định tăng tốc
• Kết quả độ kín bao bì
• Đánh giá cảm quan
• Hồ sơ độ ẩm và vi sinh

Thời hạn sử dụng còn lại tại thời điểm hàng đến cũng có thể là một điều kiện trong hợp đồng.

Mã lot và khả năng thu hồi sản phẩm

Mỗi lot bán lẻ hoặc số lượng lớn phải được nhận dạng bằng mã batch. Hệ thống mã hóa phải liên kết lô hàng với:

• Ngày sản xuất
• Nhà máy
• Dây chuyền sản xuất
• Lot nguyên liệu
• Lot bao bì
• Kết quả kiểm soát chất lượng
• Hồ sơ phân phối

Nhà nhập khẩu nên duy trì quy trình thu hồi và có khả năng xác định khách hàng đã nhận từng lot.

Yêu cầu riêng đối với cà phê nhân xanh

Kiểm soát nhập khẩu cà phê nhân có thể tập trung vào:

• Tình trạng kiểm dịch thực vật
• Côn trùng gây hại
• Tạp chất
• Độ ẩm
• Độc tố nấm mốc
• Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật
• Tình trạng bao
• Tuân thủ bao bì gỗ

Một số quốc gia phân biệt cà phê dùng để rang với cà phê dùng làm giống. Hạt giống cà phê có thể chịu yêu cầu kiểm dịch thực vật nghiêm ngặt hơn đáng kể.

Yêu cầu riêng đối với cà phê rang

Yêu cầu nhập khẩu cà phê rang có thể bao gồm:

• Rà soát nhãn bán lẻ
• Đăng ký doanh nghiệp thực phẩm
• Tuân thủ acrylamide khi áp dụng
• Rà soát hương liệu và phụ gia
• Tuân thủ bao bì
• Bằng chứng thời hạn sử dụng
• Thông tin dinh dưỡng

Cà phê xay cũng có thể cần được mô tả rõ để phân biệt với chế phẩm cà phê hoặc hỗn hợp có chứa thành phần không phải cà phê.

Yêu cầu riêng đối với cà phê hòa tan

Hồ sơ cà phê hòa tan nguyên chất có thể bao gồm:

• Phương pháp sản xuất
• Khai báo thành phần
• Độ ẩm
• Bulk density
• Độ hòa tan
• Tình trạng caffeine
• Phân tích vi sinh
• Tuyên bố bao bì

Sản phẩm sấy phun, sấy đông khô và tạo hạt có thể cùng thuộc một nhóm thuế quan rộng nhưng có thông số thương mại khác nhau.

Yêu cầu riêng đối với cà phê ba trong một

Cà phê ba trong một là một sản phẩm thực phẩm có công thức phối trộn, không chỉ là cà phê nguyên chất. Yêu cầu có thể bao gồm:

• Tỷ lệ thành phần đầy đủ
• Tuyên bố chất gây dị ứng
• Chứng từ sản phẩm sữa
• Bảng dinh dưỡng
• Tuân thủ phụ gia
• Rà soát thuế đường
• Phân tích mã thuế quan
• Phê duyệt nhãn bán lẻ

Việc phân loại phải dựa trên công thức thực tế thay vì tên gọi tiếp thị.

Yêu cầu riêng đối với cà phê đã khử caffeine

Cà phê đã khử caffeine có phân nhóm HS quốc tế riêng. Nhà nhập khẩu cũng có thể yêu cầu:

• Kết quả caffeine còn lại
• Phương pháp khử caffeine
• Phân tích dư lượng dung môi khi liên quan
• Hồ sơ hỗ trợ ghi nhãn sản phẩm

Rà soát của đại lý hải quan

Đại lý hải quan có kinh nghiệm có thể rà soát:

• Mã phân loại thuế quan
• Trị giá hải quan
• Chế độ xuất xứ
• Tính thuế hải quan và thuế nhập khẩu
• Giấy phép bắt buộc
• Chứng từ tờ khai
• Quy trình kiểm tra

Đại lý nên nhận thông số và thành phần sản phẩm trước khi giao hàng, không chỉ nhận hóa đơn sau khi hàng đến.

Quyết định phân loại thuế quan ràng buộc

Quyết định phân loại ràng buộc có thể hữu ích khi mã sản phẩm không rõ ràng, đặc biệt đối với:

• Cà phê ba trong một
• Cà phê có hương vị
• Chiết xuất cà phê
• Sản phẩm cô đặc dạng lỏng
• Sản phẩm chứa cacao hoặc thành phần sữa
• Chế phẩm được bổ sung dưỡng chất

Quyết định ràng buộc có thể tạo độ chắc chắn cao hơn cho hoạt động nhập khẩu thường xuyên, nhưng sản phẩm thực tế phải phù hợp với mô tả đã nộp cho cơ quan chức năng.

Rà soát chứng từ trước khi giao hàng

Trước khi hàng được gửi đi, nhà nhập khẩu nên đối chiếu:

• Hóa đơn thương mại
• Packing list
• Certificate of Origin
• Bản nháp Bill of Lading
• Thông số sản phẩm
• Health certificate hoặc giấy kiểm dịch thực vật
• Certificate of Analysis
• Thiết kế nhãn
• Giấy phép nhập khẩu

Tên, địa chỉ, mô tả sản phẩm, trọng lượng, số hóa đơn, số lot và thông tin xuất xứ phải khớp nhau.

Hợp pháp hóa chứng từ và chứng nhận điện tử

Một số thị trường có thể yêu cầu chứng từ gốc, xác minh điện tử, chứng nhận lãnh sự, xác nhận của phòng thương mại hoặc thủ tục apostille. Hình thức bắt buộc phải được xác nhận trước khi phát hành hồ sơ.

Thời gian chuyển phát chứng từ gốc phải được đưa vào lịch giao hàng nếu bản giấy vẫn được yêu cầu.

Lưu giữ hồ sơ

Nhà nhập khẩu nên lưu giữ:

• Tờ khai hải quan
• Hóa đơn
• Chứng từ xuất xứ
• Hồ sơ cước và bảo hiểm
• Thông số sản phẩm
• Báo cáo kiểm nghiệm
• Trao đổi hỗ trợ phân loại
• Hồ sơ thanh toán
• Giấy phép nhập khẩu
• Hồ sơ phân phối

Thời hạn lưu giữ khác nhau theo quốc gia và có thể kéo dài nhiều năm sau khi nhập khẩu.

Các lỗi chứng từ phổ biến

• Sử dụng mô tả sản phẩm không nhất quán
• Thể hiện trọng lượng khác nhau giữa các chứng từ
• Khai sai quốc gia xuất xứ
• Sử dụng mã HS không đầy đủ
• Nộp chứng nhận đã hết hạn
• Thiếu tham chiếu hóa đơn
• Sử dụng sai consignee
• Không khai báo thành phần
• Không đưa cước hoặc bảo hiểm vào hồ sơ xác định trị giá
• Giao hàng trước khi giấy phép nhập khẩu được phê duyệt
• Sử dụng nhãn không đáp ứng yêu cầu ngôn ngữ tại điểm đến

Hậu quả có thể xảy ra khi không tuân thủ

• Hàng bị hải quan giữ
• Yêu cầu bổ sung chứng từ
• Kiểm tra thực tế
• Kiểm nghiệm phòng thí nghiệm
• Phí lưu kho và demurrage
• Dán nhãn lại
• Đóng gói lại
• Truy thu thuế
• Xử phạt
• Tiêu hủy sản phẩm
• Tái xuất
• Đình chỉ đăng ký nhà nhập khẩu

Incoterms ảnh hưởng đến trách nhiệm nhập khẩu như thế nào?

Incoterms không quyết định sản phẩm có tuân thủ pháp luật nhập khẩu hay không, nhưng ảnh hưởng đến bên chịu trách nhiệm tổ chức và thanh toán ban đầu cho từng hoạt động.

Hợp đồng nên xác định bên cung cấp từng giấy chứng nhận, bên phê duyệt nhãn và bên thanh toán chi phí phát sinh do thông tin không chính xác từ nhà cung cấp.

Các câu hỏi cần đặt cho nhà cung cấp cà phê

• Mô tả chính xác của sản phẩm là gì?
• Mã HS đề xuất là gì?
• Quốc gia xuất xứ là quốc gia nào?
• Có thể cung cấp những chứng nhận nào?
• Có thể cung cấp giấy kiểm dịch thực vật không?
• Có thể phát hành chứng từ xuất xứ ưu đãi không?
• Những kiểm nghiệm phòng thí nghiệm nào đã được thực hiện?
• Chứng nhận an toàn thực phẩm nào bao phủ nhà máy?
• Công thức thành phần đầy đủ là gì?
• Có thể rà soát thiết kế nhãn trước khi sản xuất không?
• Có những hồ sơ truy xuất lot nào?
• Những chứng từ nào đã được bao gồm trong giá?

Các câu hỏi cần đặt cho đại lý hải quan

• Mã thuế quan quốc gia đầy đủ là gì?
• Thuế hải quan và thuế nhập khẩu nào được áp dụng?
• Những chứng từ nào là bắt buộc?
• Có cần giấy phép nhập khẩu không?
• Có cần giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật không?
• Chứng từ xuất xứ nào được chấp nhận?
• Có cần đăng ký sản phẩm không?
• Khả năng kiểm nghiệm chính thức có cao không?
• Thông tin nhãn bắt buộc là gì?
• Có nên yêu cầu quyết định phân loại ràng buộc không?

Checklist chứng từ nhập khẩu cà phê

• Đã xác nhận đăng ký nhà nhập khẩu
• Đã xác nhận giấy phép nhập khẩu
• Đã chuẩn bị hóa đơn thương mại
• Đã chuẩn bị packing list
• Đã rà soát chứng từ vận tải
• Đã xác nhận mã HS
• Đã xác minh quốc gia xuất xứ
• Đã chuẩn bị Certificate of Origin
• Đã xác minh chứng từ xuất xứ ưu đãi
• Đã kiểm tra yêu cầu kiểm dịch thực vật
• Đã kiểm tra yêu cầu hun trùng
• Đã phê duyệt thông số sản phẩm
• Đã phê duyệt Certificate of Analysis
• Đã xác minh chứng nhận an toàn thực phẩm
• Đã rà soát khai báo thành phần
• Đã rà soát tuyên bố chất gây dị ứng
• Đã phê duyệt nhãn bán lẻ
• Đã kiểm tra tuân thủ bao bì
• Đã nhận giấy phép nhập khẩu
• Đã tính trị giá hải quan
• Đã hoàn tất rà soát chứng từ trước khi giao hàng

Quy trình nhập khẩu được khuyến nghị

1. Xác định chính xác sản phẩm cà phê và mục đích sử dụng.
2. Xác nhận đăng ký và tư cách pháp lý của nhà nhập khẩu.
3. Xác định mã thuế quan quốc gia đầy đủ.
4. Kiểm tra thuế, chế độ xuất xứ và nghĩa vụ tài chính.
5. Xác định toàn bộ quy định thực phẩm, kiểm dịch và ghi nhãn.
6. Xác nhận chứng từ bắt buộc với đại lý hải quan.
7. Phê duyệt thông số sản phẩm và thiết kế nhãn.
8. Nhận giấy phép nhập khẩu hoặc đăng ký sản phẩm.
9. Xác nhận yêu cầu kiểm nghiệm và chứng nhận.
10. Rà soát bản nháp chứng từ trước khi hàng rời cảng.
11. Nộp thông báo hải quan hoặc thực phẩm trước khi hàng đến.
12. Chuẩn bị cho việc kiểm tra và giao hàng cuối cùng.

Đánh giá cuối cùng

Yêu cầu nhập khẩu cà phê phụ thuộc vào sản phẩm cụ thể, thị trường điểm đến, mã phân loại hải quan, xuất xứ, thành phần, bao bì và mục đích sử dụng. Cà phê nhân, cà phê rang, cà phê hòa tan và chế phẩm cà phê không nên được quản lý bằng một checklist chứng từ chung duy nhất. Mỗi nhóm có thể liên quan đến các nghĩa vụ khác nhau về kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm, ghi nhãn, thuế quan và đăng ký.

Người mua nên xác nhận đăng ký nhà nhập khẩu, mã HS, trị giá hải quan, chứng từ xuất xứ, giấy chứng nhận, thông số sản phẩm, báo cáo kiểm nghiệm, giấy phép và nhãn trước khi giao hàng. Toàn bộ chứng từ phải sử dụng mô tả, số lượng, trọng lượng, tham chiếu lot và thông tin xuất xứ nhất quán.

Quy trình rà soát trước khi giao hàng có cấu trúc giúp giảm nguy cơ hàng bị giữ tại hải quan, kiểm tra, phát sinh phí lưu kho, dán nhãn lại, xử phạt hoặc tái xuất. Người mua cần cà phê Việt Nam với thông số có tổ chức, hồ sơ chất lượng và chứng từ xuất khẩu có thể tham khảo dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu và chứng từ cà phê hoặc gửi yêu cầu cà phê bán buôn tùy chỉnh, nêu rõ sản phẩm, số lượng, điểm đến và chứng nhận bắt buộc.