Supporto EUDR e tracciabilità

Il supporto EUDR e la tracciabilità aiutano gli acquirenti professionali di caffè a preparare le informazioni della catena di fornitura necessarie per valutare se il caffè proveniente dal Vietnam possa soddisfare i requisiti del Regolamento dell’Unione Europea sui prodotti a deforestazione zero. Il processo può comprendere l’identificazione dei produttori e delle parcelle di produzione, la raccolta dei dati di geolocalizzazione, il collegamento delle aziende agricole ai lotti commerciali, la documentazione dei periodi di produzione, la revisione delle informazioni sulla legalità, la mappatura dei movimenti di lavorazione e magazzino, la valutazione del rischio di deforestazione e il collegamento del caffè verificato alla spedizione finale di esportazione. La preparazione all’EUDR dovrebbe essere considerata un processo strutturato di due diligence e non un singolo certificato o una semplice dichiarazione del fornitore.

Viet Coffee Source supporta gli acquirenti professionali coordinando le informazioni di tracciabilità relative all’EUDR con produttori di caffè, gruppi di produttori, cooperative, raccoglitori, trasformatori, magazzini, esportatori, laboratori e partner di ispezione selezionati in Vietnam. Il supporto può includere la mappatura della catena di fornitura, il coordinamento dei registri dei produttori, l’identificazione di aziende agricole e parcelle, la raccolta dei file di geolocalizzazione, la mappatura dei lotti, la revisione documentale, la riconciliazione dei volumi di produzione, il coordinamento dei documenti di legalità, la revisione delle certificazioni, l’assegnazione alle spedizioni e la verifica pre-spedizione. Viet Coffee Source non rilascia approvazioni normative, non presenta dichiarazioni legali per conto degli acquirenti salvo specifica e formale autorizzazione, non garantisce l’accettazione normativa e non sostituisce le responsabilità legali di operatori, commercianti, importatori, esportatori, autorità competenti o consulenti legali professionali. Gli obblighi EUDR finali dovrebbero essere confermati dall’impresa responsabile in base al proprio ruolo, alla classificazione del prodotto, alla transazione e ai requisiti vigenti dell’Unione Europea.

Cosa significa l’EUDR per le catene di fornitura del caffè

Il Regolamento dell’Unione Europea sui prodotti a deforestazione zero si applica alle materie prime e ai prodotti pertinenti associati alla deforestazione e al degrado forestale, compresi il caffè e determinati prodotti a base di caffè inclusi nell’ambito del regolamento. Le imprese che immettono prodotti pertinenti sul mercato dell’Unione Europea o li esportano dall’Unione Europea possono dover dimostrare che tali prodotti sono a deforestazione zero, sono stati prodotti nel rispetto della legislazione pertinente del paese di produzione e sono coperti dalla documentazione di due diligence richiesta.

Per le catene di fornitura del caffè vietnamita, ciò significa che i normali documenti commerciali, come fatture, packing list e certificati di origine, potrebbero non essere sufficienti da soli. Gli acquirenti possono inoltre richiedere informazioni sulle parcelle di produzione, dati di geolocalizzazione, date o periodi di produzione, identità di fornitori e produttori, informazioni sulla legalità, valutazioni del rischio e un collegamento affidabile tra le parcelle di origine e la spedizione commerciale.

Calendario attuale di applicazione dell’EUDR

Secondo l’attuale calendario di attuazione dell’Unione Europea, i principali obblighi EUDR dovrebbero applicarsi dal 30 dicembre 2026 agli operatori grandi e medi e dal 30 giugno 2027 agli operatori micro e piccoli, fatte salve le classificazioni, le disposizioni transitorie e le regole specifiche applicabili a ciascuna impresa. Acquirenti e fornitori dovrebbero verificare il calendario vigente prima di farvi affidamento, poiché l’attuazione normativa, le linee guida e le procedure del sistema informativo possono essere aggiornate.

La preparazione non dovrebbe essere rimandata fino alla data di applicazione. La registrazione dei produttori, la mappatura delle parcelle, la raccolta dei documenti, la riorganizzazione della catena di fornitura e la validazione dei dati possono richiedere un coordinamento significativo, soprattutto quando il caffè proviene da ampie reti di piccoli produttori.

Tre condizioni fondamentali dell’EUDR

Il caffè e i prodotti a base di caffè pertinenti devono generalmente soddisfare tre condizioni fondamentali prima di poter essere immessi sul mercato interessato o esportati nell’ambito dell’EUDR.

Il rispetto di una condizione non sostituisce le altre. Un lotto di caffè prodotto legalmente può comunque richiedere una valutazione della deforestazione, mentre il caffè certificato può ancora richiedere informazioni a livello di parcella e un processo completo di due diligence.

Quali prodotti a base di caffè possono essere pertinenti

La rilevanza ai fini EUDR dipende dalla classificazione della materia prima o del prodotto inclusa nel regolamento. Il caffè verde, il caffè tostato e determinati prodotti a base di caffè possono rientrare nell’ambito di applicazione in funzione della classificazione doganale e della forma del prodotto. Bevande formulate, estratti, miscele o prodotti contenenti caffè dovrebbero essere valutati secondo la classificazione applicabile e non considerati automaticamente inclusi o esclusi soltanto in base al nome commerciale.

L’acquirente o l’operatore responsabile dovrebbe confermare:

• La descrizione del prodotto
• La classificazione doganale o della merce
• Se il prodotto è incluso nell’ambito EUDR applicabile
• Il ruolo dell’impresa nell’immissione, nella messa a disposizione o nell’esportazione del prodotto
• Gli obblighi di due diligence pertinenti
• Eventuali disposizioni transitorie applicabili

La classificazione del prodotto dovrebbe essere coerente tra fatture commerciali, documenti doganali, specifiche e registri di due diligence.

Ruoli di operatori, commercianti, importatori ed esportatori

Le responsabilità EUDR possono variare in base alla posizione dell’impresa nella transazione e nella catena di fornitura. Un produttore o esportatore vietnamita può fornire informazioni sull’origine e sulla tracciabilità, mentre l’operatore dell’Unione Europea può rimanere responsabile della valutazione di tali informazioni e del completamento del processo di due diligence richiesto.

I possibili partecipanti comprendono:

• Coltivatore di caffè o nucleo familiare produttore
• Gruppo di produttori o cooperativa
• Raccoglitore locale
• Impianto di lavorazione a umido
• Impianto di lavorazione a secco
• Operatore di magazzino
• Esportatore vietnamita
• Importatore nell’Unione Europea
• Torrefazione o produttore
• Commerciante o distributore
• Rappresentante autorizzato

Il contratto commerciale dovrebbe definire chiaramente chi raccoglie i dati delle aziende agricole, chi valida la geolocalizzazione, chi valuta la legalità, chi effettua l’analisi del rischio, chi presenta le informazioni normative e chi conserva i registri di supporto.

La tracciabilità EUDR va oltre il paese di origine

Un certificato che dimostra che il caffè proviene dal Vietnam normalmente non fornisce le informazioni a livello di parcella richieste per la due diligence EUDR. L’origine a livello nazionale o provinciale può supportare la tracciabilità commerciale generale, ma la preparazione all’EUDR può richiedere l’identificazione delle parcelle effettive nelle quali il caffè è stato prodotto.

La catena di fornitura può pertanto dover collegare:

• Produttore
• Azienda agricola
• Parcella di produzione
• Dati di geolocalizzazione
• Periodo di produzione o raccolta
• Registro di consegna
• Lotto di raccolta
• Lotto di lavorazione
• Lotto di magazzino
• Lotto di esportazione
• Container e spedizione

Ulteriori informazioni sul controllo generale della catena di fornitura sono disponibili nella nostra pagina sulla tracciabilità.

Registrazione dei produttori

La registrazione dei produttori crea il primo collegamento strutturato tra un fornitore di caffè e l’area di produzione. I registri dovrebbero essere sufficientemente completi da distinguere produttori con nomi simili e collegare ciascun produttore all’azienda agricola o alle parcelle corrette.

I registri dei produttori possono includere:

• Nome del produttore
• Codice univoco del produttore
• Riferimento dell’azienda agricola o del nucleo familiare
• Villaggio, comune, distretto e provincia
• Appartenenza a un gruppo di produttori o cooperativa
• Informazioni di contatto
• Superficie totale dell’azienda agricola
• Superficie destinata alla produzione di caffè
• Produzione annua stimata di caffè
• Specie o varietà di caffè
• Stato della certificazione quando applicabile
• Codici delle parcelle associate

Le informazioni personali dovrebbero essere raccolte e trasferite soltanto per finalità legittime e protette secondo i requisiti applicabili in materia di protezione dei dati.

Identificazione delle aziende agricole e delle parcelle

Un’azienda agricola può contenere una o più parcelle di produzione. Ogni parcella utilizzata per produrre caffè pertinente dovrebbe avere un identificativo univoco che la colleghi al produttore, ai dati di geolocalizzazione e ai registri della fornitura commerciale.

Le informazioni sulla parcella possono includere:

• Codice univoco della parcella
• Codice del produttore
• Descrizione della posizione
• Superficie della parcella
• Coordinate puntuali o confini poligonali
• Informazioni sull’uso del suolo
• Specie e varietà di caffè
• Informazioni sulla coltivazione
• Periodo di produzione o raccolta
• Resa stimata
• Documenti legali o agricoli di supporto

La stessa parcella non dovrebbe comparire sotto più codici produttore, salvo che il rapporto sia documentato e legittimo. Parcelle duplicate, poligoni sovrapposti e informazioni discordanti sulle superfici dovrebbero essere analizzati.

Requisiti di geolocalizzazione

Le informazioni di geolocalizzazione costituiscono una parte centrale della tracciabilità del caffè relativa all’EUDR. In funzione delle dimensioni e della struttura dell’area di produzione, le informazioni possono dover essere fornite come coordinate o dati poligonali che rappresentano i confini della parcella di produzione.

I registri di geolocalizzazione dovrebbero identificare:

• Formato di riferimento delle coordinate
• Latitudine e longitudine
• Geometria puntuale o poligonale
• Identificativo della parcella
• Identificativo del produttore
• Misurazione della superficie
• Data di raccolta dei dati
• Metodo di raccolta
• Dispositivo o applicazione utilizzati
• Persona o organizzazione che ha raccolto i dati
• Stato della validazione

Le coordinate approssimative di un villaggio, di un centro di raccolta o dell’ufficio di una cooperativa non dovrebbero essere presentate come posizione di una parcella di produzione. La geolocalizzazione dovrebbe rappresentare l’area effettiva nella quale è stato prodotto il caffè pertinente.

Coordinate puntuali e dati poligonali

Le coordinate puntuali identificano una posizione specifica, mentre i dati poligonali rappresentano i confini di un’area. Il formato appropriato dipende dai requisiti EUDR applicabili e dalle dimensioni della parcella di produzione.

I dati di geolocalizzazione dovrebbero essere sottoposti a controlli tecnici prima di essere presentati o utilizzati nella due diligence.

Validazione dei dati di geolocalizzazione

La semplice raccolta delle coordinate non è sufficiente. I dati dovrebbero essere esaminati per completezza, plausibilità geografica e coerenza con i registri del produttore e della produzione.

I controlli di validazione possono includere:

• Verifica che le coordinate si trovino in Vietnam
• Verifica che la parcella si trovi nella provincia o nel distretto dichiarati
• Identificazione di coordinate situate in aree urbane, strade, laghi o luoghi non idonei
• Controllo delle coordinate duplicate
• Controllo dei poligoni sovrapposti
• Confronto tra superficie dichiarata e calcolata
• Conferma dei codici di produttore e parcella
• Revisione delle geometrie mancanti
• Controllo della struttura del file e dei campi obbligatori
• Conservazione della cronologia delle correzioni

Le correzioni dovrebbero mantenere una traccia di audit invece di sostituire silenziosamente i dati originali.

Data o periodo di produzione

Le informazioni EUDR possono richiedere la data o l’intervallo temporale della produzione. Per il caffè, l’informazione appropriata può essere collegata al periodo di raccolta, al periodo di consegna o a un altro riferimento di produzione documentato, a seconda dell’interpretazione applicabile e dei registri della catena di fornitura.

I registri possono includere:

• Annata del raccolto
• Data di inizio e fine raccolta
• Data di consegna del produttore
• Periodo di raccolta o acquisto
• Data di lavorazione
• Data di creazione del lotto
• Data della spedizione di esportazione

Il periodo di produzione dovrebbe essere collegato alle parcelle e ai lotti di origine dai quali è stato approvvigionato il caffè commerciale.

Data limite per la deforestazione zero

La valutazione EUDR relativa alla deforestazione zero è collegata alla data limite normativa del 31 dicembre 2020. Il caffè pertinente non dovrebbe provenire da terreni sottoposti a deforestazione vietata dopo tale data.

La valutazione può comprendere:

• Geolocalizzazione della parcella
• Informazioni storiche sulla copertura del suolo
• Immagini satellitari
• Analisi di telerilevamento
• Registri governativi o relativi all’uso del suolo
• Interviste con gli agricoltori
• Verifica sul campo
• Strumenti indipendenti di analisi del rischio
• Prove relative ai cambiamenti nell’uso del suolo

Una singola schermata di una mappa o una dichiarazione del fornitore possono non essere sufficienti quando la valutazione del rischio evidenzia incertezza o prove contrastanti.

Valutazione della copertura del suolo e della deforestazione

La valutazione della copertura del suolo esamina se la parcella di produzione sia associata a una conversione forestale rilevante dopo la data limite normativa. L’analisi dovrebbe utilizzare, quando possibile, la geometria effettiva della parcella.

Il processo di valutazione può comprendere:

1. Confermare il produttore e l’identità della parcella.
2. Validare la geometria di geolocalizzazione.
3. Esaminare le informazioni storiche sulla copertura del suolo.
4. Identificare una possibile perdita forestale o cambiamento nell’uso del suolo.
5. Confrontare i risultati con i registri locali e le informazioni del fornitore.
6. Analizzare risultati incerti o contrastanti.
7. Documentare l’analisi e la conclusione.
8. Applicare misure di mitigazione del rischio quando necessario.

L’operatore responsabile dovrebbe decidere se le prove disponibili sostengono una conclusione di rischio trascurabile secondo il quadro giuridico applicabile.

Legalità della produzione

La due diligence EUDR comprende la valutazione della conformità della produzione della materia prima pertinente alla legislazione applicabile nel paese di produzione. Le informazioni legali specifiche necessarie dipendono dalla situazione del produttore, dal terreno, dalla struttura lavorativa, dal contesto ambientale e dall’attività della catena di fornitura.

Le informazioni sulla legalità possono riguardare:

• Diritti di utilizzo del terreno
• Diritti di proprietà o occupazione
• Protezione ambientale
• Requisiti relativi alle foreste
• Diritti di terzi
• Requisiti del lavoro
• Diritti umani protetti dalla legislazione pertinente
• Obblighi fiscali
• Requisiti anticorruzione
• Norme commerciali e doganali
• Registrazione dell’attività
• Requisiti relativi alla produzione agricola

Non tutti i produttori disporranno dello stesso tipo di documentazione. Piccoli produttori, membri di cooperative, imprese private e strutture fondiarie gestite dallo Stato possono richiedere prove differenti.

Documentazione sull’uso del terreno e sul produttore

I documenti a sostegno della legalità della produzione possono variare in funzione del contesto giuridico e amministrativo locale.

I possibili registri includono:

• Certificato di diritto d’uso del terreno
• Documento di assegnazione o locazione del terreno
• Registrazione dell’azienda agricola
• Conferma dell’autorità locale
• Registrazione dell’appartenenza a un gruppo di produttori
• Registro della produzione agricola
• Contratto di acquisto
• Registro fiscale o di pagamento
• Registrazione dell’impresa
• Autorizzazione ambientale quando applicabile

L’acquirente responsabile dovrebbe determinare se la documentazione sia aggiornata, autentica, pertinente alla parcella e sufficiente per la valutazione di legalità richiesta.

Piccoli produttori di caffè

Le catene di fornitura del caffè vietnamita comprendono frequentemente piccoli produttori. Questi possono disporre di registri digitali limitati, confini delle parcelle incoerenti o forme differenti di documentazione fondiaria. La preparazione all’EUDR può pertanto richiedere coordinamento sul campo, formazione dei produttori e raccolta strutturata dei dati.

Un processo di supporto ai piccoli produttori può includere:

• Registrazione dei produttori
• Assegnazione di codici univoci
• Mappatura delle aziende agricole e delle parcelle
• Spiegazione delle finalità di utilizzo dei dati
• Raccolta dei registri di raccolta e vendita
• Revisione delle informazioni sull’uso del suolo
• Correzione dei dati duplicati o incompleti
• Formazione sulla separazione dei lotti
• Aggiornamento annuale dei registri
• Verifica interna

Lo status di piccolo produttore non elimina la necessità di dati affidabili, ma il sistema di raccolta dovrebbe essere pratico e proporzionato alla struttura della catena di fornitura.

Gruppi di produttori e cooperative

I gruppi di produttori e le cooperative possono sostenere la preparazione all’EUDR mantenendo registri centralizzati di membri, aziende agricole, parcelle, produzione e consegne.

Un sistema a livello di gruppo può includere:

• Registro dei membri attivi
• Codici di produttori e parcelle
• Database di geolocalizzazione
• Produzione stimata
• Consegne effettive
• Modifiche dello stato dei membri
• Ispezioni interne
• Registri di formazione
• Riferimenti ai documenti di legalità
• Registri di formazione dei lotti
• Procedure di azione correttiva

Il gruppo dovrebbe poter dimostrare quali membri e parcelle abbiano contribuito a ciascun lotto commerciale.

Raccoglitori e intermediari

I raccoglitori possono creare un rischio significativo per la tracciabilità quando il caffè proveniente da produttori registrati e non registrati viene mescolato prima di raggiungere il trasformatore. Il loro ruolo dovrebbe essere mappato e controllato.

I controlli sui raccoglitori possono includere:

• Registrazione del raccoglitore
• Lista dei produttori approvati
• Ricevute di acquisto
• Codici dei produttori sulle consegne
• Date e pesi delle consegne
• Stoccaggio separato del caffè idoneo e non idoneo
• Regole di formazione dei lotti
• Documenti di trasferimento
• Riconciliazione dei volumi
• Audit dei fornitori

Il caffè di origine non identificata non dovrebbe essere aggiunto a un lotto destinato all’EUDR, salvo che le informazioni necessarie sull’origine e sulla conformità possano essere stabilite in modo affidabile.

Mappatura della catena di fornitura

La mappatura della catena di fornitura identifica ogni partecipante, struttura e movimento di materiale tra la parcella di produzione e la transazione nell’Unione Europea.

La mappa può includere:

• Produttore
• Gruppo di produttori o cooperativa
• Raccoglitore
• Punto di raccolta
• Impianto di lavorazione a umido
• Impianto di lavorazione a secco
• Magazzino
• Commerciante
• Esportatore
• Importatore
• Trasformatore o torrefazione

Per ogni partecipante, la mappa dovrebbe identificare l’attività svolta, i registri creati, la trasformazione del codice lotto, il metodo di controllo del materiale e la parte responsabile della conservazione delle informazioni.

Tracciabilità a livello di lotto

Le informazioni relative all’EUDR dovrebbero essere collegate al lotto commerciale effettivo e non conservate soltanto in un database generale del fornitore.

Il registro del lotto può collegare:

• Codici dei produttori
• Codici delle parcelle
• File di geolocalizzazione
• Periodi di produzione
• Consegne dei produttori
• Lotti di raccolta
• Lotti di lavorazione
• Posizioni di magazzino
• Risultati qualitativi
• Registri di certificazione
• Fattura di esportazione
• Container e sigillo

Quando un lotto contiene caffè proveniente da più parcelle, tutte le parcelle che hanno contribuito dovrebbero rimanere identificabili.

Miscelazione e lotti compositi di caffè

Il caffè proveniente da più produttori o parcelle può essere combinato, ma l’elenco completo delle origini e il collegamento di tracciabilità devono essere mantenuti. La miscelazione di caffè conforme con caffè proveniente da una fonte non identificata o non conforme può influire sullo stato dell’intero lotto pertinente.

I controlli sui lotti compositi possono includere:

• Lista delle fonti approvate
• Riferimenti dei lotti in entrata
• Quantità apportata da ciascuna fonte
• Data di lavorazione o miscelazione
• Codice finale del lotto composito
• Riconciliazione tra entrate e uscite
• File di geolocalizzazione collegato
• Stato di rischio di ogni parcella contribuente
• Assegnazione alla spedizione

La contabilità basata sul solo bilancio di massa non dovrebbe essere utilizzata per sostituire il collegamento richiesto tra il caffè fisico e le parcelle di produzione incluse nella spedizione pertinente.

Segregazione del caffè pronto per l’EUDR

La segregazione fisica e amministrativa può essere necessaria quando una struttura gestisce sia caffè pronto per l’EUDR sia caffè privo di informazioni EUDR complete.

I controlli di segregazione possono includere:

• Codici di ricevimento separati
• Posizioni di stoccaggio dedicate
• Sacchi e pallet chiaramente contrassegnati
• Movimenti di magazzino limitati
• Programmi di lavorazione separati
• Procedure di rilascio della linea
• Rilavorazioni controllate
• Codici separati del prodotto finito
• Riconciliazione dell’inventario
• Approvazione del rilascio della spedizione

La sola documentazione non è sufficiente se il materiale fisico può essere miscelato senza controllo.

Plausibilità dei volumi di produzione

Le stime di produzione e le quantità consegnate dovrebbero essere controllate per determinare se il volume attribuito a ciascun produttore o parcella sia ragionevole.

I controlli dei volumi possono confrontare:

• Superficie della parcella
• Resa locale tipica
• Produzione stimata
• Consegne effettive del produttore
• Acquisti del gruppo o del raccoglitore
• Resa di lavorazione
• Inventario
• Vendite commerciali

Quantità insolitamente elevate possono indicare registri duplicati, acquisti da fonti non dichiarate o informazioni errate sulle parcelle. Le differenze dovrebbero essere analizzate prima di assegnare il caffè a una spedizione relativa all’EUDR.

Dati richiesti per la due diligence EUDR

L’operatore responsabile può richiedere un pacchetto informativo strutturato prima di iniziare la valutazione del rischio.

Il pacchetto può includere:

• Descrizione del prodotto
• Quantità
• Classificazione della merce o doganale
• Paese di produzione
• Regione di produzione
• Informazioni sul produttore
• Riferimenti delle aziende agricole e delle parcelle
• Dati di geolocalizzazione
• Data o periodo di produzione
• Informazioni su fornitori e clienti
• Prove di legalità
• Valutazione della deforestazione
• Registri di tracciabilità della catena di fornitura
• Informazioni di certificazione
• Risultati della valutazione del rischio
• Prove di mitigazione del rischio quando applicabili

Il pacchetto informativo esatto dovrebbe essere confermato dall’operatore responsabile secondo il regolamento e le linee guida vigenti.

Valutazione del rischio

La raccolta delle informazioni è soltanto una parte della due diligence. L’operatore responsabile può inoltre dover valutare il rischio che il caffè pertinente non soddisfi i requisiti EUDR.

I fattori di rischio possono includere:

• Classificazione del rischio del paese o della regione
• Presenza di foreste o recenti cambiamenti nell’uso del suolo
• Complessità della catena di fornitura
• Numero di intermediari
• Affidabilità dei dati di geolocalizzazione
• Disponibilità delle informazioni di legalità
• Rischio di miscelazione o sostituzione
• Storico del fornitore
• Rilievi di certificazione o audit
• Preoccupazioni relative a corruzione o frode documentale
• Conflitti tra fonti informative
• Riconciliazione insufficiente dei volumi

La valutazione del rischio dovrebbe essere documentata e collegata al caffè specifico e alla catena di fornitura oggetto della valutazione.

Benchmarking dei paesi e rischio del fornitore

Il benchmarking dell’Unione Europea può classificare paesi o parti di paesi secondo il livello di rischio. Tale classificazione può influire sull’intensità della due diligence, ma non elimina la necessità di raccogliere le informazioni richieste e mantenere la tracciabilità.

Il rischio specifico del fornitore dovrebbe comunque essere considerato, compresi:

• Completezza dei registri dei produttori
• Qualità dei dati di geolocalizzazione
• Affidabilità dei documenti
• Storico delle non conformità
• Intermediari non controllati
• Pratiche di miscelazione
• Capacità di completare test di tracciabilità
• Reattività alle azioni correttive

Lo status a livello nazionale non dovrebbe essere considerato prova che ogni fornitore o lotto sia conforme.

Mitigazione del rischio

Quando il rischio non può essere considerato trascurabile, possono essere necessarie misure aggiuntive prima che il prodotto possa proseguire nel processo di due diligence.

Le misure di mitigazione del rischio possono includere:

• Richiesta di documenti aggiuntivi
• Correzione o nuova raccolta dei dati di geolocalizzazione
• Verifica sul campo
• Analisi satellitare indipendente
• Audit del fornitore
• Verifica delle informazioni sull’uso del terreno
• Separazione del caffè incerto
• Riduzione del gruppo di origine
• Ripetizione della riconciliazione dei volumi
• Cambio del fornitore o del lotto
• Documentazione delle azioni correttive

La mitigazione del rischio dovrebbe affrontare la specifica criticità identificata durante la valutazione.

Dichiarazioni di due diligence

La dichiarazione di due diligence fa parte del processo EUDR formale per gli operatori pertinenti. Viene presentata tramite il sistema informativo designato dell’Unione Europea secondo la procedura normativa applicabile.

Le informazioni associate alla dichiarazione possono includere:

• Informazioni sull’operatore
• Dettagli del prodotto e della materia prima
• Quantità
• Paese di produzione
• Informazioni di geolocalizzazione
• Data o periodo di produzione
• Dichiarazioni richieste
• Riferimento alla valutazione del rischio completata

La dichiarazione dovrebbe essere presentata soltanto dopo che l’operatore responsabile ha completato la raccolta delle informazioni, la valutazione del rischio e la mitigazione necessaria.

Sistema informativo EUDR

L’Unione Europea mette a disposizione un sistema informativo online per la presentazione delle dichiarazioni di due diligence e di altre dichiarazioni normative applicabili. Gli operatori e i rappresentanti autorizzati dovrebbero utilizzare l’ambiente ufficiale di produzione per le presentazioni con valore legale e distinguerlo dagli ambienti di formazione o prova.

Le imprese dovrebbero stabilire controlli interni per:

• Registrazione degli utenti
• Rappresentanti autorizzati
• Responsabilità nell’inserimento dei dati
• Caricamento dei file di geolocalizzazione
• Approvazione della dichiarazione
• Registrazione del numero di riferimento
• Procedure di correzione
• Sicurezza degli accessi
• Conservazione dei registri
• Collegamento della dichiarazione ai registri doganali e di spedizione

Viet Coffee Source può coordinare le informazioni di supporto della catena di fornitura, ma l’impresa responsabile dovrebbe confermare chi sia legalmente autorizzato a presentare la dichiarazione.

Numeri di riferimento delle dichiarazioni di due diligence

Quando richiesto, i numeri di riferimento generati attraverso il processo informativo EUDR possono dover essere comunicati lungo la catena di fornitura a valle o collegati ai documenti doganali e commerciali.

I controlli interni possono collegare il riferimento a:

• Ordine di acquisto
• Lotto del fornitore
• Lotto di esportazione
• Fattura commerciale
• Packing list
• Numero del container
• Dichiarazione doganale
• Ordine del cliente
• Lotto del prodotto finito

Il riferimento dovrebbe riguardare il prodotto e la quantità corretti e non essere riutilizzato per spedizioni non correlate.

Certificazione ed EUDR

Le certificazioni biologiche, di sostenibilità e di altro tipo possono fornire informazioni utili su fornitori, aziende agricole, audit e catena di custodia. Tuttavia, la certificazione non determina automaticamente la conformità EUDR e non sostituisce le responsabilità di due diligence dell’operatore.

La certificazione può supportare:

• Identificazione dei produttori
• Registri delle aziende agricole
• Sistemi di controllo interno
• Registri della catena di custodia
• Rilievi degli audit
• Pratiche ambientali
• Riconciliazione dei volumi
• Storico delle azioni correttive

Dovrebbero essere verificati titolare, ambito, validità, siti e prodotti coperti dal certificato. Ulteriori informazioni sono disponibili nella nostra pagina delle certificazioni.

Specifiche del prodotto e lotti EUDR

La tracciabilità EUDR identifica l’origine e le informazioni a sostegno della conformità del caffè, mentre la specifica del prodotto definisce la qualità commerciale richiesta dall’acquirente.

La specifica può comunque dover definire:

• Specie di caffè
• Origine
• Metodo di lavorazione
• Calibro
• Umidità
• Limiti dei difetti
• Profilo in tazza
• Periodo di raccolta
• Confezionamento
• Limiti di laboratorio
• Documentazione EUDR richiesta

Un lotto tracciabile o pronto per l’EUDR può comunque essere rifiutato se non soddisfa le specifiche del prodotto approvate.

Mappatura dei campioni e dei lotti commerciali

Un campione presentato per l’approvazione dell’acquirente dovrebbe essere collegato al fornitore, al lotto di origine, all’origine e alle informazioni EUDR disponibili. L’acquirente dovrebbe comprendere se il campione rappresenti gli stessi produttori e le stesse parcelle che forniranno l’ordine commerciale.

I registri dei campioni possono includere:

• Codice del campione
• Fornitore
• Lotto di origine
• Gruppo di produttori o parcelle
• Periodo di raccolta
• Risultati qualitativi
• Stato dei dati di geolocalizzazione disponibili
• Stato della certificazione
• Data di approvazione
• Riferimento dell’ordine commerciale

Ulteriori informazioni sono disponibili tramite il nostro servizio di campioni e approvazione qualità.

Controllo qualità e tracciabilità EUDR

I registri di controllo qualità e laboratorio dovrebbero essere collegati agli stessi lotti utilizzati nella documentazione EUDR.

I registri collegati possono includere:

• Numero del campione
• Lotto del fornitore
• Lotto di esportazione
• Risultato dell’umidità
• Analisi dei difetti
• Risultato del cupping
• Analisi dei contaminanti
• Rapporto di ispezione
• Decisione di rilascio

I risultati di un lotto non dovrebbero essere utilizzati per approvare una spedizione differente senza una base documentata.

Controlli di magazzino

I sistemi di magazzino dovrebbero preservare l’identità del caffè dotato di informazioni EUDR complete.

I registri di magazzino possono includere:

• Data di ricevimento
• Lotto del fornitore
• Codice lotto interno
• Stato dei dati EUDR
• Numero di sacchi
• Peso netto
• Posizione di stoccaggio
• Cronologia dei movimenti
• Assegnazione alla lavorazione
• Scorta residua
• Assegnazione alla spedizione

Il caffè non identificato o con documentazione EUDR incompleta dovrebbe essere chiaramente separato dalle scorte destinate all’EUDR.

Lavorazione e trasformazione dei lotti

Ogni trasformazione dovrebbe mantenere il collegamento tra il caffè in entrata e il lotto risultante in uscita.

I registri di lavorazione possono includere:

• Numeri dei lotti in entrata
• Pesi in entrata
• Data di lavorazione
• Attività di lavorazione
• Linea di produzione
• Numeri dei lotti in uscita
• Pesi in uscita
• Perdite di lavorazione
• Risultati qualitativi
• Destinazione di magazzino

Quando un lotto viene suddiviso o più lotti vengono combinati, il rapporto dovrebbe essere documentato affinché tutte le parcelle contribuenti rimangano identificabili.

Caffè tostato, macinato e solubile

La tracciabilità EUDR può proseguire oltre la fase del caffè verde quando il caffè pertinente viene tostato, macinato, estratto, essiccato, miscelato o confezionato prima di essere immesso sul mercato dell’Unione Europea.

I registri di produzione possono collegare:

• Lotto di caffè verde
• Lotto di tostatura
• Lotto di macinazione
• Lotto di estrazione
• Lotto di essiccazione o agglomerazione
• Lotto di miscelazione
• Lotto di confezionamento
• Codice del prodotto finito
• Riferimento della due diligence

I produttori dovrebbero mantenere un collegamento chiaro tra i prodotti finiti e i lotti di caffè verde dai quali sono stati ottenuti.

Assegnazione del lotto di esportazione

Prima della spedizione, l’esportatore dovrebbe identificare gli esatti sacchi, pallet o lotti di prodotto finito assegnati all’ordine.

I registri di assegnazione possono includere:

• Ordine di acquisto dell’acquirente
• Specifica del prodotto
• Lotto di esportazione
• Parcelle di origine
• Numeri dei sacchi
• Quantità
• Posizione di magazzino
• Numero del container
• Numero del sigillo
• Fattura commerciale
• Packing list
• Riferimento della due diligence quando applicabile

La spedizione non dovrebbe contenere caffè esterno alla lista approvata di parcelle e lotti.

Documenti di esportazione

Le informazioni sui lotti relative all’EUDR dovrebbero essere coerenti con la documentazione commerciale e di esportazione.

I documenti pertinenti possono includere:

• Fattura commerciale
• Packing list
• Certificato di origine
• Certificato fitosanitario quando richiesto
• Certificato di analisi
• Certificato di qualità
• Rapporto di ispezione
• Certificato di peso
• Polizza di carico
• Documenti doganali

Descrizione del prodotto, quantità, numero di lotto, numero del container e informazioni sul destinatario dovrebbero essere controllati per verificarne la coerenza. Ulteriori indicazioni sono disponibili nella nostra pagina dei documenti di esportazione.

Verifica pre-spedizione

La verifica pre-spedizione può aiutare a confermare che il prodotto fisico, i registri di tracciabilità e i documenti di esportazione si riferiscano allo stesso lotto commerciale.

La verifica può includere:

• Controllo dei codici lotto
• Conteggio di sacchi o cartoni
• Controllo della posizione di magazzino
• Revisione dell’elenco delle parcelle di origine
• Revisione dello stato dei dati di geolocalizzazione
• Revisione dello stato della certificazione
• Revisione dei documenti di qualità
• Ispezione del container
• Registrazione del numero del sigillo
• Registrazioni fotografiche

La verifica pre-spedizione non sostituisce la valutazione del rischio EUDR dell’operatore, ma può identificare sostituzioni di lotto o discrepanze documentali prima dell’esportazione.

Spedizione e tracciabilità del container

Il collegamento finale di tracciabilità associa il lotto di caffè approvato al container e ai documenti di trasporto.

I registri di spedizione possono includere:

• Lotto di esportazione
• Numeri dei sacchi o cartoni
• Numeri dei pallet
• Quantità caricata
• Numero del container
• Numero del sigillo
• Data di carico
• Fotografie del carico
• Riferimento della polizza di carico
• Riferimento del cliente

Ulteriori informazioni sono disponibili nella nostra pagina di spedizione e documentazione.

Coerenza dei dati

Nomi, codici, quantità, date e posizioni dovrebbero rimanere coerenti tra i registri dei produttori, delle parcelle, dei lotti, della qualità e delle spedizioni.

Le incoerenze comuni includono:

• Differente ortografia dei nomi dei produttori
• Codici produttore duplicati
• Superfici delle parcelle differenti in file diversi
• Numeri di lotto mancanti nelle fatture
• Quantità superiori alle stime di produzione
• File di geolocalizzazione privi di codici parcella
• Quantità spedite non corrispondenti alla packing list
• Certificati riferiti a un fornitore o sito differente
• Periodi di raccolta differenti tra i documenti

I dati dovrebbero essere standardizzati prima di essere trasferiti all’operatore responsabile.

Autenticità dei documenti e rischio di frode

La preparazione all’EUDR può essere compromessa da documenti modificati, parcelle duplicate, identità di produttori inventate o dichiarazioni dei fornitori non verificate.

I controlli di verifica dei documenti possono includere:

• Controllo dei file originali
• Conferma delle autorità emittenti
• Revisione di firme e timbri
• Confronto di nomi e numeri identificativi
• Controllo dei database dei certificati
• Revisione dei metadati quando appropriato
• Interviste con i fornitori
• Verifica presso la struttura o sul campo
• Confronto dei volumi di produzione con rese realistiche

I dubbi irrisolti sull’autenticità dovrebbero essere inclusi nella valutazione del rischio e affrontati prima dell’approvazione della spedizione.

Protezione dei dati e riservatezza

I registri di tracciabilità EUDR possono contenere informazioni personali, commerciali e geospaziali. Le imprese dovrebbero stabilire controlli per proteggere tali dati, garantendo al contempo che rimangano disponibili per legittime richieste di due diligence e delle autorità.

I controlli possono includere:

• Accesso basato sul ruolo
• Protezione tramite password
• Trasferimento crittografato
• Accordi di condivisione dei dati
• Divulgazione limitata
• Controllo delle versioni dei documenti
• Procedure di backup
• Politiche di conservazione e cancellazione
• Accesso autorizzato dell’acquirente

La riservatezza commerciale non dovrebbe essere utilizzata per impedire all’operatore responsabile di ricevere le informazioni necessarie per effettuare la due diligence.

Conservazione dei registri

Le informazioni relative all’EUDR e i registri di supporto alla due diligence dovrebbero essere conservati per il periodo richiesto dalla legislazione applicabile e dalle procedure aziendali.

I registri conservati possono includere:

• Registri dei produttori e delle aziende agricole
• File di geolocalizzazione
• Registri di produzione
• Registri di acquisto e consegna
• Registri di lavorazione
• Registri di magazzino
• Documenti di legalità
• Valutazioni del rischio
• Registri di mitigazione
• Dichiarazioni di due diligence
• Documenti di spedizione
• Registri delle azioni correttive

I registri dovrebbero essere recuperabili per prodotto, lotto, fornitore e spedizione.

Contratti con i fornitori

I requisiti informativi EUDR dovrebbero essere inclusi negli accordi con i fornitori prima dell’acquisto di caffè destinato a un programma relativo all’EUDR.

L’accordo può definire:

• Dati richiesti su produttori e parcelle
• Formato della geolocalizzazione
• Registri del periodo di produzione
• Informazioni sulla legalità
• Diritto di verificare i dati
• Divieto di miscelazione non dichiarata
• Obbligo di comunicare cambiamenti di origine
• Obblighi di conservazione dei registri
• Requisiti di azione correttiva
• Conseguenze delle informazioni inesatte
• Regole di riservatezza e utilizzo dei dati

Le dichiarazioni generali di conformità dovrebbero essere sostenute da obblighi specifici relativi a dati e documentazione.

Errori comuni nella preparazione all’EUDR

Diversi errori possono indebolire la preparazione all’EUDR e creare rischi commerciali.

• Presumere che una certificazione di sostenibilità determini automaticamente la conformità
• Raccogliere soltanto informazioni a livello nazionale o provinciale
• Utilizzare coordinate del villaggio invece dei dati delle parcelle di produzione
• Non collegare le parcelle ai lotti commerciali
• Consentire l’ingresso nel lotto approvato di caffè proveniente da produttori sconosciuti
• Ignorare raccoglitori e intermediari
• Non riconciliare i volumi dei produttori
• Utilizzare registri delle aziende agricole obsoleti
• Presentare file poligonali non validi o incompleti
• Ignorare i requisiti di legalità
• Non effettuare una valutazione del rischio documentata
• Trattare la mitigazione del rischio come una checklist generica
• Utilizzare un unico riferimento di due diligence per spedizioni non correlate
• Ricostruire i registri soltanto dopo l’esportazione
• Dichiarare una conformità garantita senza aver completato il processo di due diligence

Un processo strutturato di preparazione può ridurre questi rischi, ma non sostituisce la valutazione legale finale dell’operatore responsabile.

Processo consigliato di preparazione all’EUDR

Un processo professionale di preparazione all’EUDR per il caffè vietnamita può seguire questi passaggi:

1. Confermare se il prodotto rientra nell’ambito EUDR applicabile.
2. Identificare l’operatore, commerciante, importatore o esportatore responsabile.
3. Definire il pacchetto informativo e il formato dei dati richiesti.
4. Mappare l’intera catena di fornitura dalle parcelle alla spedizione.
5. Registrare produttori, aziende agricole e parcelle.
6. Raccogliere e validare i dati di geolocalizzazione.
7. Raccogliere i periodi di produzione e i registri delle consegne.
8. Esaminare le informazioni sulla legalità.
9. Creare codici di origine e di lotto controllati.
10. Collegare i movimenti di lavorazione e magazzino.
11. Riconciliare i volumi dei produttori, della lavorazione e della spedizione.
12. Valutare i rischi di deforestazione e legalità.
13. Applicare e documentare le misure di mitigazione quando richieste.
14. Assegnare il caffè approvato alla spedizione commerciale.
15. Esaminare la documentazione di esportazione e due diligence.
16. Presentare la dichiarazione richiesta tramite la procedura autorizzata.
17. Conservare i registri di supporto e monitorare i cambiamenti dei fornitori.

La procedura esatta dovrebbe essere adattata al ruolo dell’acquirente, alla complessità della catena di fornitura, alla legislazione vigente, alla classificazione del rischio e al prodotto.

Checklist di preparazione all’EUDR

Una checklist strutturata aiuta gli acquirenti a individuare le informazioni mancanti prima di confermare un ordine di caffè relativo all’EUDR.

Come Viet Coffee Source supporta la preparazione all’EUDR

Viet Coffee Source aiuta gli acquirenti professionali di caffè a coordinare in modo pratico la preparazione della tracciabilità relativa all’EUDR in Vietnam. Il supporto viene adattato al prodotto, alla rete di fornitori, alla struttura dei produttori, al livello di tracciabilità richiesto, al mercato di destinazione e alla procedura di due diligence dell’acquirente.

Il nostro supporto può includere:

• Discussioni sui requisiti informativi EUDR
• Mappatura della catena di fornitura
• Coordinamento dei registri di produttori e fornitori
• Coordinamento dei dati delle aziende agricole e delle parcelle
• Raccolta dei file di geolocalizzazione
• Revisione dei dati di geolocalizzazione
• Revisione dei codici lotto e della mappatura dei lotti
• Riconciliazione dei volumi di produzione
• Coordinamento dei documenti di legalità
• Revisione dei documenti di certificazione
• Revisione della tracciabilità di magazzino e lavorazione
• Assegnazione dei lotti di esportazione
• Controlli di coerenza documentale
• Coordinamento della verifica pre-spedizione
• Coordinamento delle azioni correttive

Il nostro ruolo consiste nel supportare la raccolta delle informazioni e il coordinamento della catena di fornitura. L’acquirente o l’operatore responsabile rimane responsabile di stabilire se le informazioni siano sufficienti, valutare il rischio, completare la due diligence richiesta e presentare qualsiasi dichiarazione normativa formale.

Informazioni necessarie per il supporto EUDR

Per valutare il supporto disponibile e identificare la struttura corretta dei fornitori, gli acquirenti dovrebbero fornire requisiti tecnici, commerciali e di due diligence chiari.

La richiesta dovrebbe includere:

• Tipo di prodotto
• Classificazione doganale o della merce quando disponibile
• Formato verde, tostato, macinato, solubile o formulato
• Paese di destinazione
• Ruolo dell’acquirente nella transazione
• Livello di tracciabilità richiesto
• Formato dei dati di geolocalizzazione
• Requisiti informativi relativi a produttori e parcelle
• Requisiti dei documenti di legalità
• Requisiti di certificazione
• Specifica del prodotto
• Prove di laboratorio richieste
• Formato di confezionamento
• Quantità dell’ordine
• Data obiettivo di spedizione
• Documenti di esportazione e due diligence richiesti

Richiedere supporto EUDR per il caffè vietnamita

È possibile richiedere supporto EUDR e coordinamento dell’approvvigionamento del caffè per caffè verde vietnamita, caffè tostato, caffè macinato, caffè solubile, miscele personalizzate o prodotti private label. Per assistenza con registri dei produttori, mappatura delle parcelle, dati di geolocalizzazione, tracciabilità della catena di fornitura, coordinamento dei documenti di legalità, assegnazione dei lotti, revisione delle certificazioni o documentazione di esportazione, è possibile contattare Viet Coffee Source.

La disponibilità e la completezza dei dati dei produttori, della geolocalizzazione delle parcelle, dei documenti di legalità, delle valutazioni della deforestazione, dei registri di certificazione e della tracciabilità a livello di spedizione dipendono dall’origine selezionata, dalla rete di produttori, dal fornitore, dal trasformatore, dal prodotto, dalla stagione e dall’accordo commerciale. Nessun fornitore, certificato, pacchetto documentale o servizio di supporto dovrebbe essere considerato una garanzia automatica di conformità EUDR. L’accettazione finale dipende dal processo di due diligence dell’operatore responsabile, dalla valutazione del rischio, dai requisiti vigenti dell’Unione Europea e dalle decisioni delle autorità competenti.