Soporte EUDR y trazabilidad
El soporte EUDR y la trazabilidad ayudan a los compradores profesionales de café a preparar la información de la cadena de suministro necesaria para evaluar si el café procedente de Vietnam puede cumplir los requisitos del Reglamento de la Unión Europea sobre productos libres de deforestación. El proceso puede incluir la identificación de productores y parcelas de producción, la recopilación de datos de geolocalización, la vinculación de las fincas con los lotes comerciales, la documentación de los periodos de producción, la revisión de la información de legalidad, el mapeo de los movimientos de procesamiento y almacén, la evaluación del riesgo de deforestación y la vinculación del café verificado con el envío final de exportación. La preparación para EUDR debe considerarse un proceso estructurado de diligencia debida y no un único certificado o una simple declaración del proveedor.
Viet Coffee Source apoya a los compradores profesionales coordinando la información de trazabilidad relacionada con EUDR con productores de café, grupos de productores, cooperativas, recolectores, procesadores, almacenes, exportadores, laboratorios y socios de inspección seleccionados en Vietnam. El apoyo puede incluir el mapeo de la cadena de suministro, la coordinación de registros de productores, la identificación de fincas y parcelas, la recopilación de archivos de geolocalización, el mapeo de lotes, la revisión documental, la conciliación de volúmenes de producción, la coordinación de documentos de legalidad, la revisión de certificaciones, la asignación a envíos y la verificación previa al envío. Viet Coffee Source no concede aprobaciones regulatorias, no presenta declaraciones legales en nombre de los compradores salvo autorización específica y formal, no garantiza la aceptación por parte de las autoridades y no sustituye las responsabilidades legales de operadores, comerciantes, importadores, exportadores, autoridades competentes o asesores jurídicos profesionales. Las obligaciones finales de EUDR deben ser confirmadas por la empresa responsable según su función, la clasificación del producto, la transacción y los requisitos vigentes de la Unión Europea.
Qué significa EUDR para las cadenas de suministro de café
El Reglamento de la Unión Europea sobre productos libres de deforestación se aplica a materias primas y productos pertinentes asociados con la deforestación y la degradación forestal, incluidos el café y determinados productos de café comprendidos en el ámbito del reglamento. Las empresas que introducen productos pertinentes en el mercado de la Unión Europea o los exportan desde la Unión Europea pueden tener que demostrar que dichos productos están libres de deforestación, han sido producidos conforme a la legislación pertinente del país de producción y están cubiertos por la documentación de diligencia debida requerida.
Para las cadenas de suministro de café vietnamita, esto significa que los documentos comerciales habituales, como facturas, listas de empaque y certificados de origen, pueden no ser suficientes por sí solos. Los compradores también pueden exigir información sobre las parcelas de producción, datos de geolocalización, fechas o periodos de producción, identidades de proveedores y productores, información de legalidad, evaluaciones de riesgo y un vínculo fiable entre las parcelas de origen y el envío comercial.
Calendario actual de aplicación de EUDR
Según el calendario actual de implementación de la Unión Europea, las principales obligaciones de EUDR están previstas para aplicarse desde el 30 de diciembre de 2026 a los operadores grandes y medianos y desde el 30 de junio de 2027 a los operadores micro y pequeños, sujetas a la clasificación, las disposiciones transitorias y las reglas específicas aplicables a cada empresa. Los compradores y proveedores deben confirmar el calendario vigente antes de basarse en estas fechas, ya que la implementación regulatoria, las directrices y los procedimientos del sistema de información pueden actualizarse.
La preparación no debe retrasarse hasta la fecha de aplicación. El registro de productores, el mapeo de parcelas, la recopilación de documentos, la reorganización de la cadena de suministro y la validación de datos pueden requerir una coordinación considerable, especialmente cuando el café procede de amplias redes de pequeños productores.
Tres condiciones fundamentales de EUDR
El café y los productos de café pertinentes deben cumplir generalmente tres condiciones fundamentales antes de poder introducirse en el mercado correspondiente o exportarse dentro del marco EUDR.
| Condición | Significado general | Información de apoyo habitual |
|---|---|---|
| Libre de deforestación | La materia prima pertinente se produjo en terrenos que no fueron objeto de deforestación prohibida después de la fecha límite regulatoria | Geolocalización de parcelas, evaluación de cobertura del suelo, registros de producción y pruebas del análisis de riesgos |
| Producido legalmente | La materia prima se produjo conforme a la legislación pertinente del país de producción | Información sobre uso del suelo, empresa, trabajo, medioambiente, impuestos, comercio y otras áreas legales aplicables |
| Cubierto por diligencia debida | El operador responsable recopiló información, evaluó el riesgo, aplicó medidas de mitigación cuando fueron necesarias y completó el procedimiento de declaración exigido | Información de la cadena de suministro, evaluación de riesgos, registros de mitigación y referencia de la declaración de diligencia debida |
El cumplimiento de una condición no sustituye a las demás. Un lote de café producido legalmente puede seguir necesitando una evaluación de deforestación, mientras que el café certificado puede seguir requiriendo información a nivel de parcela y un proceso completo de diligencia debida.
Qué productos de café pueden ser pertinentes
La relevancia para EUDR depende de la clasificación de la materia prima o del producto incluida en el reglamento. El café verde, el café tostado y determinados productos de café pueden estar dentro del ámbito de aplicación según su clasificación aduanera y su forma de presentación. Las bebidas formuladas, los extractos, las mezclas o los productos que contienen café deben evaluarse conforme a la clasificación aplicable, en lugar de considerarse incluidos o excluidos únicamente por su nombre comercial.
El comprador o el operador responsable debe confirmar:
- La descripción del producto
- La clasificación aduanera o de la mercancía
- Si el producto está incluido en el ámbito aplicable de EUDR
- La función de la empresa al introducir, comercializar o exportar el producto
- Las obligaciones de diligencia debida correspondientes
- Cualquier tratamiento transitorio que pueda aplicarse
La clasificación del producto debe ser coherente entre las facturas comerciales, los documentos aduaneros, las especificaciones y los registros de diligencia debida.
Funciones de operadores, comerciantes, importadores y exportadores
Las responsabilidades de EUDR pueden variar según la posición de la empresa en la transacción y en la cadena de suministro. Un productor o exportador vietnamita puede proporcionar información de origen y trazabilidad, mientras que el operador de la Unión Europea puede seguir siendo responsable de evaluar esa información y completar el proceso de diligencia debida exigido.
Los posibles participantes incluyen:
- Agricultor de café u hogar productor
- Grupo de productores o cooperativa
- Recolector local
- Planta de procesamiento húmedo
- Planta de procesamiento seco
- Operador de almacén
- Exportador vietnamita
- Importador en la Unión Europea
- Tostador o fabricante
- Comerciante o distribuidor
- Representante autorizado
El contrato comercial debe definir claramente quién recopila los datos de las fincas, quién valida la geolocalización, quién evalúa la legalidad, quién realiza el análisis de riesgos, quién presenta la información regulatoria y quién conserva los registros de apoyo.
La trazabilidad EUDR es más que el país de origen
Un certificado que demuestre que el café procede de Vietnam normalmente no proporciona la información a nivel de parcela requerida para la diligencia debida EUDR. El origen a nivel nacional o provincial puede respaldar la trazabilidad comercial general, pero la preparación para EUDR puede exigir la identificación de las parcelas reales donde se produjo el café.
Por lo tanto, la cadena de suministro puede necesitar vincular:
- Productor
- Finca
- Parcela de producción
- Datos de geolocalización
- Periodo de producción o cosecha
- Registro de entrega
- Lote de recolección
- Lote de procesamiento
- Lote de almacén
- Lote de exportación
- Contenedor y envío
Puede encontrar más información sobre el control general de la cadena de suministro en nuestra página de trazabilidad.
Registro de productores
El registro de productores crea el primer vínculo estructurado entre un proveedor de café y el área de producción. Los registros deben ser suficientemente completos para distinguir a productores con nombres similares y vincular a cada productor con la finca o las parcelas correctas.
Los registros del productor pueden incluir:
- Nombre del productor
- Código único del productor
- Referencia de la finca o del hogar
- Aldea, municipio, distrito y provincia
- Pertenencia a un grupo de productores o cooperativa
- Información de contacto
- Superficie total de la finca
- Superficie destinada a la producción de café
- Producción anual estimada de café
- Especies o variedades de café
- Estado de certificación cuando sea aplicable
- Códigos de parcelas asociados
La información personal debe recopilarse y transferirse únicamente para fines legítimos y protegerse conforme a los requisitos aplicables de protección de datos.
Identificación de fincas y parcelas
Una finca puede contener una o varias parcelas de producción. Cada parcela utilizada para producir café pertinente debe contar con un identificador único que la vincule con el productor, los datos de geolocalización y los registros de suministro comercial.
La información de la parcela puede incluir:
- Código único de la parcela
- Código del productor
- Descripción de la ubicación
- Superficie de la parcela
- Coordenadas puntuales o límites poligonales
- Información sobre el uso del suelo
- Especie y variedad de café
- Información sobre la plantación
- Periodo de producción o cosecha
- Rendimiento estimado
- Documentos legales o agrícolas de apoyo
La misma parcela no debe aparecer bajo varios códigos de productor salvo que la relación esté documentada y sea legítima. Las parcelas duplicadas, los polígonos superpuestos y la información contradictoria sobre superficies deben investigarse.
Requisitos de geolocalización
La información de geolocalización es una parte central de la trazabilidad del café relacionada con EUDR. Según el tamaño y la estructura del área de producción, la información puede tener que presentarse como coordenadas o como datos poligonales que representen los límites de la parcela de producción.
Los registros de geolocalización deben identificar:
- Formato de referencia de las coordenadas
- Latitud y longitud
- Geometría puntual o poligonal
- Identificador de la parcela
- Identificador del productor
- Medición de la superficie
- Fecha de recopilación de los datos
- Método de recopilación
- Dispositivo o aplicación utilizada
- Persona u organización que recopiló los datos
- Estado de validación
Las coordenadas aproximadas de una aldea, un centro de recolección o una oficina de cooperativa no deben presentarse como la ubicación de una parcela de producción. La geolocalización debe representar el área real en la que se produjo el café pertinente.
Coordenadas puntuales y datos poligonales
Las coordenadas puntuales identifican una ubicación concreta, mientras que los datos poligonales representan los límites de un área. El formato adecuado depende de los requisitos aplicables de EUDR y del tamaño de la parcela de producción.
| Tipo de dato | Uso general | Control importante |
|---|---|---|
| Coordenada puntual | Representa una ubicación concreta asociada con un área de producción cuando se permite este formato | El punto debe corresponder a la parcela de producción real y no a una aldea o punto de recolección cercano |
| Polígono | Representa los límites de una parcela de producción | La forma debe estar cerrada, ser geográficamente válida y estar vinculada con el productor correcto |
| Multipolígono o datos agrupados | Puede representar varias áreas de producción separadas | Cada componente debe seguir siendo identificable y estar conectado con los registros de origen correctos |
Los datos de geolocalización deben someterse a controles técnicos antes de presentarse o utilizarse en la diligencia debida.
Validación de los datos de geolocalización
La simple recopilación de coordenadas no es suficiente. Los datos deben revisarse para comprobar su integridad, plausibilidad geográfica y coherencia con los registros del productor y de la producción.
Los controles de validación pueden incluir:
- Comprobar que las coordenadas se encuentran en Vietnam
- Comprobar que la parcela está situada en la provincia o distrito declarados
- Identificar coordenadas situadas en áreas urbanas, carreteras, lagos o ubicaciones inadecuadas
- Comprobar coordenadas duplicadas
- Comprobar polígonos superpuestos
- Comparar la superficie declarada con la calculada
- Confirmar los códigos de productor y parcela
- Revisar geometrías ausentes
- Comprobar la estructura del archivo y los campos obligatorios
- Mantener un historial de correcciones
Las correcciones deben conservar una pista de auditoría en lugar de sustituir silenciosamente los datos originales.
Fecha o periodo de producción
La información EUDR puede exigir la fecha o el periodo de producción. Para el café, la información adecuada puede estar vinculada con el periodo de cosecha, el periodo de recolección u otra referencia de producción documentada, según la interpretación aplicable y los registros de la cadena de suministro.
Los registros pueden incluir:
- Año de cosecha
- Fecha de inicio y finalización de la cosecha
- Fecha de entrega del productor
- Periodo de recolección
- Fecha de procesamiento
- Fecha de creación del lote
- Fecha del envío de exportación
El periodo de producción debe estar vinculado con las parcelas y los lotes de origen de los que procede el café comercial.
Fecha límite de deforestación cero
La evaluación EUDR sobre deforestación cero está vinculada a la fecha límite regulatoria del 31 de diciembre de 2020. El café pertinente no debe proceder de terrenos sometidos a deforestación prohibida después de esa fecha.
La evaluación puede incluir:
- Geolocalización de la parcela
- Información histórica sobre la cobertura del suelo
- Imágenes satelitales
- Análisis de teledetección
- Registros gubernamentales o de uso del suelo
- Entrevistas con agricultores
- Verificación sobre el terreno
- Herramientas independientes de análisis de riesgos
- Pruebas relacionadas con cambios en el uso del suelo
Una única captura de mapa o una declaración del proveedor pueden no ser suficientes cuando la evaluación de riesgos identifica incertidumbre o pruebas contradictorias.
Evaluación de la cobertura del suelo y la deforestación
La evaluación de la cobertura del suelo analiza si la parcela de producción está asociada con una conversión forestal pertinente después de la fecha límite regulatoria. El análisis debe utilizar, siempre que sea posible, la geometría real de la parcela.
El proceso de evaluación puede incluir:
- Confirmar la identidad del productor y de la parcela.
- Validar la geometría de geolocalización.
- Revisar la información histórica de cobertura del suelo.
- Identificar posibles pérdidas forestales o cambios en el uso del suelo.
- Comparar los resultados con registros locales e información del proveedor.
- Investigar hallazgos inciertos o contradictorios.
- Documentar el análisis y la conclusión.
- Aplicar medidas de mitigación del riesgo cuando sea necesario.
El operador responsable debe decidir si las pruebas disponibles permiten concluir que existe un riesgo insignificante conforme al marco jurídico aplicable.
Legalidad de la producción
La diligencia debida EUDR incluye evaluar si la materia prima pertinente se produjo conforme a la legislación aplicable del país de producción. La información legal específica necesaria depende de la situación del productor, el terreno, la estructura laboral, el contexto ambiental y la actividad de la cadena de suministro.
La información de legalidad puede estar relacionada con:
- Derechos de uso del suelo
- Derechos de propiedad u ocupación
- Protección ambiental
- Requisitos relacionados con los bosques
- Derechos de terceros
- Requisitos laborales
- Derechos humanos protegidos por la legislación pertinente
- Obligaciones fiscales
- Requisitos anticorrupción
- Normas comerciales y aduaneras
- Registro empresarial
- Requisitos de producción agrícola
No todos los productores dispondrán del mismo tipo de documentación. Los pequeños productores, los miembros de cooperativas, las empresas privadas y las estructuras de terrenos gestionados por el Estado pueden requerir pruebas diferentes.
Documentación sobre uso del suelo y productores
Los documentos que respaldan la producción legal pueden variar según el contexto jurídico y administrativo local.
Los posibles registros incluyen:
- Certificado de derecho de uso del suelo
- Documento de asignación o arrendamiento del terreno
- Registro de la finca
- Confirmación de la autoridad local
- Registro de pertenencia a un grupo de productores
- Registro de producción agrícola
- Acuerdo de compra
- Registro fiscal o de pago
- Registro empresarial
- Autorización ambiental cuando sea aplicable
El comprador responsable debe determinar si la documentación está actualizada, es auténtica, corresponde a la parcela y resulta suficiente para la evaluación de legalidad requerida.
Pequeños productores de café
Las cadenas de suministro de café vietnamita incluyen frecuentemente pequeños productores. Estos pueden disponer de registros digitales limitados, límites de parcelas incoherentes o diferentes formas de documentación de tierras. Por lo tanto, la preparación para EUDR puede requerir coordinación sobre el terreno, formación de productores y recopilación estructurada de datos.
Un proceso de apoyo a pequeños productores puede incluir:
- Registro de productores
- Asignación de códigos únicos
- Mapeo de fincas y parcelas
- Explicación de los fines de uso de los datos
- Recopilación de registros de cosecha y venta
- Revisión de la información sobre el uso del suelo
- Corrección de datos duplicados o incompletos
- Formación sobre separación de lotes
- Actualización anual de los registros
- Verificación interna
La condición de pequeño productor no elimina la necesidad de contar con datos fiables, pero el sistema de recopilación debe ser práctico y proporcional a la estructura de la cadena de suministro.
Grupos de productores y cooperativas
Los grupos de productores y las cooperativas pueden respaldar la preparación para EUDR manteniendo registros centralizados de miembros, fincas, parcelas, producción y entregas.
Un sistema a nivel de grupo puede incluir:
- Registro de miembros activos
- Códigos de productores y parcelas
- Base de datos de geolocalización
- Producción estimada
- Entregas reales
- Cambios en el estado de los miembros
- Inspecciones internas
- Registros de formación
- Referencias a documentos de legalidad
- Registros de formación de lotes
- Procedimientos de acciones correctivas
El grupo debe poder demostrar qué miembros y parcelas contribuyeron a cada lote comercial.
Recolectores e intermediarios
Los recolectores pueden crear un riesgo significativo de trazabilidad cuando el café procedente de productores registrados y no registrados se mezcla antes de llegar al procesador. Su función debe mapearse y controlarse.
Los controles sobre los recolectores pueden incluir:
- Registro del recolector
- Lista de productores aprobados
- Recibos de compra
- Códigos de productores en las entregas
- Fechas y pesos de las entregas
- Almacenamiento separado del café elegible y no elegible
- Reglas de formación de lotes
- Documentos de transferencia
- Conciliación de volúmenes
- Auditorías de proveedores
El café de origen no identificado no debe añadirse a un lote destinado a EUDR salvo que la información necesaria de origen y cumplimiento pueda establecerse de forma fiable.
Mapeo de la cadena de suministro
El mapeo de la cadena de suministro identifica a cada participante, instalación y movimiento de materiales entre la parcela de producción y la transacción en la Unión Europea.
El mapa puede incluir:
- Productor
- Grupo de productores o cooperativa
- Recolector
- Punto de recolección
- Planta de procesamiento húmedo
- Planta de procesamiento seco
- Almacén
- Comerciante
- Exportador
- Importador
- Procesador o tostador
Para cada participante, el mapa debe identificar la actividad realizada, los registros generados, la transformación del código de lote, el método de control del material y la parte responsable de conservar la información.
Trazabilidad a nivel de lote
La información relacionada con EUDR debe vincularse con el lote comercial real y no conservarse únicamente en una base de datos general del proveedor.
El registro del lote puede vincular:
- Códigos de productores
- Códigos de parcelas
- Archivos de geolocalización
- Periodos de producción
- Entregas de productores
- Lotes de recolección
- Lotes de procesamiento
- Ubicaciones de almacén
- Resultados de calidad
- Registros de certificación
- Factura de exportación
- Contenedor y precinto
Cuando un lote contiene café procedente de varias parcelas, todas las parcelas contribuyentes deben seguir siendo identificables.
Mezcla y lotes compuestos de café
El café procedente de varios productores o parcelas puede combinarse, pero debe mantenerse la lista completa de orígenes y el vínculo de trazabilidad. La mezcla de café conforme con café procedente de una fuente no identificada o no conforme puede afectar al estado de todo el lote pertinente.
Los controles de los lotes compuestos pueden incluir:
- Lista de fuentes aprobadas
- Referencias de los lotes entrantes
- Cantidad aportada por cada fuente
- Fecha de procesamiento o mezcla
- Código final del lote compuesto
- Conciliación de entradas y salidas
- Archivo de geolocalización vinculado
- Estado de riesgo de cada parcela contribuyente
- Asignación al envío
La contabilidad basada únicamente en balance de masas no debe utilizarse para sustituir el vínculo requerido entre el café físico y las parcelas de producción incluidas en el envío pertinente.
Segregación del café preparado para EUDR
La segregación física y administrativa puede ser necesaria cuando una instalación gestiona tanto café preparado para EUDR como café sin información EUDR completa.
Los controles de segregación pueden incluir:
- Códigos de recepción separados
- Ubicaciones de almacenamiento dedicadas
- Sacos y pallets claramente marcados
- Movimientos restringidos en el almacén
- Programas de procesamiento separados
- Procedimientos de liberación de línea
- Reprocesamiento controlado
- Códigos separados de producto terminado
- Conciliación de inventario
- Aprobación de liberación del envío
La documentación por sí sola no es suficiente cuando el material físico puede mezclarse sin control.
Plausibilidad de los volúmenes de producción
Las estimaciones de producción y las cantidades entregadas deben revisarse para determinar si el volumen atribuido a cada productor o parcela es razonable.
Los controles de volumen pueden comparar:
- Superficie de la parcela
- Rendimiento local habitual
- Producción estimada
- Entregas reales del productor
- Compras del grupo o recolector
- Rendimiento del procesamiento
- Inventario
- Ventas comerciales
Las cantidades inusualmente altas pueden indicar registros duplicados, compras de fuentes no declaradas o información incorrecta sobre parcelas. Las diferencias deben investigarse antes de asignar el café a un envío relacionado con EUDR.
Datos necesarios para la diligencia debida EUDR
El operador responsable puede exigir un paquete de información estructurado antes de iniciar la evaluación de riesgos.
El paquete puede incluir:
- Descripción del producto
- Cantidad
- Clasificación de la mercancía o aduanera
- País de producción
- Región de producción
- Información del productor
- Referencias de fincas y parcelas
- Datos de geolocalización
- Fecha o periodo de producción
- Información de proveedores y clientes
- Pruebas de legalidad
- Evaluación de deforestación
- Registros de trazabilidad de la cadena de suministro
- Información de certificación
- Resultados de la evaluación de riesgos
- Pruebas de mitigación del riesgo cuando sean aplicables
El paquete de información exacto debe ser confirmado por el operador responsable conforme al reglamento y las directrices vigentes.
Evaluación de riesgos
La recopilación de información es solo una parte de la diligencia debida. El operador responsable también puede tener que evaluar el riesgo de que el café pertinente no cumpla los requisitos de EUDR.
Los factores de riesgo pueden incluir:
- Clasificación de riesgo del país o la región
- Presencia de bosques o cambios recientes en el uso del suelo
- Complejidad de la cadena de suministro
- Número de intermediarios
- Fiabilidad de los datos de geolocalización
- Disponibilidad de información de legalidad
- Riesgo de mezcla o sustitución
- Historial del proveedor
- Hallazgos de certificación o auditoría
- Preocupaciones sobre corrupción o fraude documental
- Conflictos entre fuentes de información
- Conciliación insuficiente de volúmenes
La evaluación de riesgos debe documentarse y vincularse con el café y la cadena de suministro específicos que se están evaluando.
Clasificación de países y riesgo del proveedor
La clasificación de la Unión Europea puede categorizar países o partes de países según su nivel de riesgo. Esta clasificación puede influir en la intensidad de la diligencia debida, pero no elimina la necesidad de recopilar la información exigida y mantener la trazabilidad.
El riesgo específico del proveedor debe seguir considerándose, incluido:
- Integridad de los registros de productores
- Calidad de los datos de geolocalización
- Fiabilidad de los documentos
- Historial de no conformidades
- Intermediarios no controlados
- Prácticas de mezcla
- Capacidad para completar pruebas de trazabilidad
- Respuesta a las acciones correctivas
La clasificación del país no debe considerarse una prueba de que todos los proveedores o lotes cumplen los requisitos.
Mitigación del riesgo
Cuando el riesgo no puede considerarse insignificante, pueden ser necesarias medidas adicionales antes de que el producto continúe en el proceso de diligencia debida.
Las medidas de mitigación pueden incluir:
- Solicitar documentos adicionales
- Corregir o volver a recopilar los datos de geolocalización
- Realizar verificaciones sobre el terreno
- Obtener análisis satelitales independientes
- Auditar al proveedor
- Verificar la información sobre el uso del suelo
- Separar el café incierto
- Reducir el grupo de origen
- Repetir la conciliación de volúmenes
- Cambiar de proveedor o lote
- Documentar acciones correctivas
La mitigación debe abordar la preocupación específica identificada durante la evaluación de riesgos.
Declaraciones de diligencia debida
La declaración de diligencia debida forma parte del proceso formal EUDR para los operadores pertinentes. Se presenta a través del sistema de información designado por la Unión Europea conforme al procedimiento regulatorio aplicable.
La información asociada con la declaración puede incluir:
- Información del operador
- Datos del producto y de la materia prima
- Cantidad
- País de producción
- Información de geolocalización
- Fecha o periodo de producción
- Declaraciones requeridas
- Referencia a la evaluación de riesgos completada
La declaración debe presentarse únicamente después de que el operador responsable haya completado la recopilación de información, la evaluación de riesgos y la mitigación necesaria.
Sistema de información EUDR
La Unión Europea proporciona un sistema de información en línea para presentar declaraciones de diligencia debida y otras declaraciones regulatorias aplicables. Los operadores y representantes autorizados deben utilizar el entorno oficial de producción para las presentaciones con efectos legales y distinguirlo de los entornos de formación o prueba.
Las empresas deben establecer controles internos para:
- Registro de usuarios
- Representantes autorizados
- Responsabilidad de introducción de datos
- Carga de archivos de geolocalización
- Aprobación de la declaración
- Registro del número de referencia
- Procedimientos de corrección
- Seguridad de acceso
- Conservación de registros
- Vinculación de la declaración con los registros aduaneros y de envío
Viet Coffee Source puede coordinar la información de apoyo de la cadena de suministro, pero la empresa responsable debe confirmar quién está legalmente autorizado para presentar la declaración.
Números de referencia de las declaraciones de diligencia debida
Cuando sea necesario, los números de referencia generados mediante el proceso de información EUDR pueden tener que comunicarse a lo largo de la cadena de suministro posterior o vincularse con documentos aduaneros y comerciales.
Los controles internos pueden vincular la referencia con:
- Pedido de compra
- Lote del proveedor
- Lote de exportación
- Factura comercial
- Lista de empaque
- Número del contenedor
- Declaración aduanera
- Pedido del cliente
- Lote de producto terminado
La referencia debe corresponder al producto y a la cantidad correctos y no debe reutilizarse para envíos no relacionados.
Certificación y EUDR
Las certificaciones ecológicas, de sostenibilidad y de otro tipo pueden proporcionar información útil sobre proveedores, fincas, auditorías y cadena de custodia. Sin embargo, una certificación no establece automáticamente el cumplimiento de EUDR ni sustituye las responsabilidades de diligencia debida del operador.
La certificación puede respaldar:
- Identificación de productores
- Registros de fincas
- Sistemas de control interno
- Registros de cadena de custodia
- Hallazgos de auditoría
- Prácticas ambientales
- Conciliación de volúmenes
- Historial de acciones correctivas
Deben verificarse el titular, el alcance, la validez, las instalaciones y los productos cubiertos por el certificado. Puede encontrar más información en nuestra página de certificaciones.
Especificaciones del producto y lotes EUDR
La trazabilidad EUDR identifica el origen y la información que respalda el cumplimiento del café, mientras que la especificación del producto define la calidad comercial exigida por el comprador.
La especificación puede seguir necesitando definir:
- Especie de café
- Origen
- Método de procesamiento
- Tamaño de criba
- Humedad
- Límites de defectos
- Perfil en taza
- Periodo de cosecha
- Envasado
- Límites de laboratorio
- Documentación EUDR requerida
Un lote trazable o preparado para EUDR puede seguir siendo rechazado si no cumple las especificaciones del producto aprobadas.
Mapeo de muestras y lotes comerciales
Una muestra presentada para la aprobación del comprador debe vincularse con el proveedor, el lote de origen, el origen y la información EUDR disponible. El comprador debe comprender si la muestra representa a los mismos productores y parcelas que suministrarán el pedido comercial.
Los registros de muestras pueden incluir:
- Código de muestra
- Proveedor
- Lote de origen
- Grupo de productores o parcelas
- Periodo de cosecha
- Resultados de calidad
- Estado de los datos de geolocalización disponibles
- Estado de certificación
- Fecha de aprobación
- Referencia del pedido comercial
Puede encontrar más información mediante nuestro servicio de muestras y aprobación de calidad.
Control de calidad y trazabilidad EUDR
Los registros de control de calidad y laboratorio deben vincularse con los mismos lotes utilizados en la documentación EUDR.
Los registros vinculados pueden incluir:
- Número de muestra
- Lote del proveedor
- Lote de exportación
- Resultado de humedad
- Análisis de defectos
- Resultado de cupping
- Análisis de contaminantes
- Informe de inspección
- Decisión de liberación
Los resultados de un lote no deben utilizarse para aprobar un envío diferente sin una base documentada.
Controles de almacén
Los sistemas de almacén deben preservar la identidad del café que dispone de información EUDR completa.
Los registros de almacén pueden incluir:
- Fecha de recepción
- Lote del proveedor
- Código de lote interno
- Estado de los datos EUDR
- Número de sacos
- Peso neto
- Ubicación de almacenamiento
- Historial de movimientos
- Asignación al procesamiento
- Existencias restantes
- Asignación al envío
El café no identificado o con documentación EUDR incompleta debe separarse claramente de las existencias destinadas a EUDR.
Procesamiento y transformación de lotes
Cada transformación debe mantener el vínculo entre el café entrante y el lote de salida resultante.
Los registros de procesamiento pueden incluir:
- Números de los lotes entrantes
- Pesos de entrada
- Fecha de procesamiento
- Actividad de procesamiento
- Línea de producción
- Números de los lotes salientes
- Pesos de salida
- Pérdidas de procesamiento
- Resultados de calidad
- Destino de almacenamiento
Cuando un lote se divide o se combinan varios lotes, la relación debe documentarse para que todas las parcelas contribuyentes sigan siendo identificables.
Café tostado, molido e instantáneo
La trazabilidad EUDR puede continuar más allá de la etapa del café verde cuando el café pertinente se tuesta, muele, extrae, seca, mezcla o envasa antes de introducirse en el mercado de la Unión Europea.
Los registros de producción pueden vincular:
- Lote de café verde
- Lote de tostado
- Lote de molienda
- Lote de extracción
- Lote de secado o aglomeración
- Lote de mezcla
- Lote de envasado
- Código del producto terminado
- Referencia de diligencia debida
Los fabricantes deben mantener un vínculo claro entre los productos terminados y los lotes de café verde a partir de los cuales se produjeron.
Asignación del lote de exportación
Antes del envío, el exportador debe identificar los sacos, pallets o lotes de producto terminado exactos asignados al pedido.
Los registros de asignación pueden incluir:
- Pedido de compra del comprador
- Especificación del producto
- Lote de exportación
- Parcelas de origen
- Números de sacos
- Cantidad
- Ubicación de almacén
- Número del contenedor
- Número del precinto
- Factura comercial
- Lista de empaque
- Referencia de diligencia debida cuando sea aplicable
El envío no debe contener café ajeno a la lista aprobada de parcelas y lotes.
Documentos de exportación
La información de los lotes relacionada con EUDR debe ser coherente con la documentación comercial y de exportación.
Los documentos pertinentes pueden incluir:
- Factura comercial
- Lista de empaque
- Certificado de origen
- Certificado fitosanitario cuando sea necesario
- Certificado de análisis
- Certificado de calidad
- Informe de inspección
- Certificado de peso
- Conocimiento de embarque
- Documentos aduaneros
La descripción del producto, la cantidad, el número de lote, el número del contenedor y la información del destinatario deben revisarse para comprobar su coherencia. Puede encontrar más información en nuestra página de documentos de exportación.
Verificación previa al envío
La verificación previa al envío puede ayudar a confirmar que el producto físico, los registros de trazabilidad y los documentos de exportación se refieren al mismo lote comercial.
La verificación puede incluir:
- Comprobación de códigos de lote
- Recuento de sacos o cajas
- Comprobación de la ubicación en el almacén
- Revisión de la lista de parcelas de origen
- Revisión del estado de los datos de geolocalización
- Revisión del estado de certificación
- Revisión de los documentos de calidad
- Inspección del contenedor
- Registro del número del precinto
- Registros fotográficos
La verificación previa al envío no sustituye la evaluación de riesgos EUDR del operador, pero puede identificar sustituciones de lotes o discrepancias documentales antes de la exportación.
Transporte y trazabilidad del contenedor
El vínculo final de trazabilidad conecta el lote de café aprobado con el contenedor y los documentos de transporte.
Los registros de envío pueden incluir:
- Lote de exportación
- Números de sacos o cajas
- Números de pallets
- Cantidad cargada
- Número del contenedor
- Número del precinto
- Fecha de carga
- Fotografías de carga
- Referencia del conocimiento de embarque
- Referencia del cliente
Puede encontrar más información en nuestra página de envío y documentación.
Coherencia de los datos
Los nombres, códigos, cantidades, fechas y ubicaciones deben mantenerse coherentes entre los registros de productores, parcelas, lotes, calidad y envíos.
Las incoherencias habituales incluyen:
- Diferentes formas de escribir los nombres de los productores
- Códigos de productores duplicados
- Superficies de parcelas diferentes en distintos archivos
- Números de lote ausentes en las facturas
- Cantidades superiores a las estimaciones de producción
- Archivos de geolocalización sin códigos de parcelas
- Cantidades enviadas que no coinciden con la lista de empaque
- Certificados referidos a otro proveedor o instalación
- Diferentes periodos de cosecha entre documentos
Los datos deben estandarizarse antes de transferirse al operador responsable.
Autenticidad de los documentos y riesgo de fraude
La preparación para EUDR puede verse debilitada por documentos modificados, parcelas duplicadas, identidades de productores inventadas o declaraciones de proveedores no verificadas.
Los controles de verificación documental pueden incluir:
- Comprobar los archivos originales
- Confirmar las autoridades emisoras
- Revisar firmas y sellos
- Comparar nombres y números de identificación
- Comprobar bases de datos de certificados
- Revisar metadatos cuando sea apropiado
- Entrevistar a proveedores
- Realizar verificaciones en la instalación o sobre el terreno
- Comparar volúmenes de producción con rendimientos realistas
Las dudas no resueltas sobre autenticidad deben incluirse en la evaluación de riesgos y abordarse antes de aprobar el envío.
Protección de datos y confidencialidad
Los registros de trazabilidad EUDR pueden contener información personal, comercial y geoespacial. Las empresas deben establecer controles para proteger esos datos y, al mismo tiempo, garantizar que sigan estando disponibles para solicitudes legítimas de diligencia debida y de las autoridades.
Los controles pueden incluir:
- Acceso basado en funciones
- Protección mediante contraseña
- Transferencia cifrada
- Acuerdos de intercambio de datos
- Divulgación restringida
- Control de versiones de documentos
- Procedimientos de copia de seguridad
- Políticas de conservación y eliminación
- Acceso autorizado del comprador
La confidencialidad comercial no debe utilizarse para impedir que el operador responsable reciba la información necesaria para realizar la diligencia debida.
Conservación de registros
La información relacionada con EUDR y los registros de apoyo de diligencia debida deben conservarse durante el periodo exigido por la legislación aplicable y los procedimientos de la empresa.
Los registros conservados pueden incluir:
- Registros de productores y fincas
- Archivos de geolocalización
- Registros de producción
- Registros de compra y entrega
- Registros de procesamiento
- Registros de almacén
- Documentos de legalidad
- Evaluaciones de riesgo
- Registros de mitigación
- Declaraciones de diligencia debida
- Documentos de envío
- Registros de acciones correctivas
Los registros deben poder recuperarse por producto, lote, proveedor y envío.
Contratos con proveedores
Los requisitos de información EUDR deben incluirse en los acuerdos con proveedores antes de comprar café destinado a un programa relacionado con EUDR.
El acuerdo puede definir:
- Datos requeridos sobre productores y parcelas
- Formato de geolocalización
- Registros del periodo de producción
- Información de legalidad
- Derecho a verificar los datos
- Prohibición de mezclas no declaradas
- Obligación de notificar cambios de origen
- Obligaciones de conservación de registros
- Requisitos de acciones correctivas
- Consecuencias de proporcionar información inexacta
- Normas de confidencialidad y uso de datos
Las declaraciones generales de cumplimiento deben estar respaldadas por obligaciones específicas de datos y documentación.
Errores habituales en la preparación para EUDR
Varios errores pueden debilitar la preparación para EUDR y crear riesgos comerciales.
- Suponer que una certificación de sostenibilidad establece automáticamente el cumplimiento
- Recopilar únicamente información a nivel nacional o provincial
- Utilizar coordenadas de la aldea en lugar de datos de la parcela de producción
- No vincular las parcelas con los lotes comerciales
- Permitir que café de productores desconocidos entre en el lote aprobado
- Ignorar a recolectores e intermediarios
- No conciliar los volúmenes de los productores
- Utilizar registros de fincas desactualizados
- Presentar archivos poligonales no válidos o incompletos
- Ignorar los requisitos de legalidad
- No realizar una evaluación de riesgos documentada
- Tratar la mitigación del riesgo como una lista de control genérica
- Utilizar una sola referencia de diligencia debida para envíos no relacionados
- Reconstruir los registros únicamente después de la exportación
- Declarar un cumplimiento garantizado sin haber completado el proceso de diligencia debida
Un proceso estructurado de preparación puede reducir estos riesgos, pero no sustituye la evaluación jurídica final del operador responsable.
Proceso recomendado de preparación para EUDR
Un proceso profesional de preparación para EUDR aplicado al café vietnamita puede seguir estos pasos:
- Confirmar si el producto está incluido en el ámbito EUDR aplicable.
- Identificar al operador, comerciante, importador o exportador responsable.
- Definir el paquete de información y el formato de datos requeridos.
- Mapear la cadena de suministro completa desde las parcelas hasta el envío.
- Registrar productores, fincas y parcelas.
- Recopilar y validar los datos de geolocalización.
- Recopilar los periodos de producción y los registros de entrega.
- Revisar la información de legalidad.
- Crear códigos controlados de origen y lote.
- Vincular los movimientos de procesamiento y almacén.
- Conciliar los volúmenes de productores, procesamiento y envío.
- Evaluar los riesgos de deforestación y legalidad.
- Aplicar y documentar medidas de mitigación cuando sean necesarias.
- Asignar el café aprobado al envío comercial.
- Revisar la documentación de exportación y diligencia debida.
- Presentar la declaración requerida mediante el procedimiento autorizado.
- Conservar los registros de apoyo y supervisar los cambios de proveedores.
El procedimiento exacto debe adaptarse a la función del comprador, la complejidad de la cadena de suministro, la legislación vigente, la clasificación de riesgo y el producto.
Lista de control de preparación para EUDR
Una lista de control estructurada ayuda a los compradores a identificar la información ausente antes de confirmar un pedido de café relacionado con EUDR.
| Área de revisión | Pregunta que debe confirmarse |
|---|---|
| Ámbito del producto | ¿Se ha confirmado la clasificación EUDR del producto? |
| Función de la empresa | ¿Se ha identificado al operador o comerciante responsable? |
| Mapa de la cadena de suministro | ¿Se han identificado todos los productores, recolectores, procesadores, almacenes y exportadores? |
| Registros de productores | ¿Las identidades de los productores están completas y actualizadas? |
| Registros de parcelas | ¿Cada parcela contribuyente está identificada de forma única? |
| Geolocalización | ¿Los datos puntuales o poligonales están completos, son válidos y están vinculados con las parcelas correctas? |
| Periodo de producción | ¿La fecha o el periodo de producción requeridos están documentados? |
| Evaluación de deforestación | ¿Cada parcela pertinente se ha evaluado utilizando pruebas adecuadas? |
| Legalidad | ¿Está disponible información suficiente sobre la legalidad de la producción? |
| Mapeo de lotes | ¿Cada lote comercial puede vincularse con todas las parcelas contribuyentes? |
| Control de mezclas | ¿Se impide que café no identificado o no elegible entre en el lote? |
| Conciliación de volúmenes | ¿Los volúmenes de productores, procesamiento, inventario y envío son razonables? |
| Evaluación de riesgos | ¿El riesgo se ha evaluado y documentado? |
| Mitigación del riesgo | ¿Las preocupaciones identificadas se han resuelto o mitigado? |
| Asignación al envío | ¿El lote aprobado está vinculado con el contenedor y los documentos correctos? |
| Proceso de diligencia debida | ¿La empresa responsable ha completado el procedimiento de declaración exigido? |
Cómo apoya Viet Coffee Source la preparación para EUDR
Viet Coffee Source ayuda a los compradores profesionales de café a coordinar de manera práctica la preparación de la trazabilidad relacionada con EUDR en Vietnam. El apoyo se adapta al producto, la red de proveedores, la estructura de productores, el nivel de trazabilidad requerido, el mercado de destino y el procedimiento de diligencia debida del comprador.
Nuestro apoyo puede incluir:
- Conversaciones sobre requisitos de información EUDR
- Mapeo de la cadena de suministro
- Coordinación de registros de productores y proveedores
- Coordinación de datos de fincas y parcelas
- Recopilación de archivos de geolocalización
- Revisión de datos de geolocalización
- Revisión de códigos de lote y mapeo de lotes
- Conciliación de volúmenes de producción
- Coordinación de documentos de legalidad
- Revisión de documentos de certificación
- Revisión de la trazabilidad en almacén y procesamiento
- Asignación de lotes de exportación
- Comprobaciones de coherencia documental
- Coordinación de la verificación previa al envío
- Coordinación de acciones correctivas
Nuestra función consiste en respaldar la recopilación de información y la coordinación de la cadena de suministro. El comprador o el operador responsable sigue siendo responsable de determinar si la información es suficiente, evaluar el riesgo, completar la diligencia debida requerida y realizar cualquier presentación regulatoria formal.
Información necesaria para el soporte EUDR
Para evaluar el apoyo disponible e identificar la estructura adecuada de proveedores, los compradores deben proporcionar requisitos técnicos, comerciales y de diligencia debida claros.
La solicitud debe incluir:
- Tipo de producto
- Clasificación aduanera o de la mercancía cuando esté disponible
- Formato verde, tostado, molido, instantáneo o formulado
- País de destino
- Función del comprador en la transacción
- Nivel de trazabilidad requerido
- Formato de los datos de geolocalización
- Requisitos de información sobre productores y parcelas
- Requisitos de documentos de legalidad
- Requisitos de certificación
- Especificación del producto
- Pruebas de laboratorio requeridas
- Formato de envasado
- Cantidad del pedido
- Fecha objetivo de envío
- Documentos de exportación y diligencia debida requeridos
Solicitar soporte EUDR para café vietnamita
Puede solicitar soporte EUDR y coordinación del abastecimiento de café para café verde vietnamita, café tostado, café molido, café instantáneo, mezclas personalizadas o productos de marca privada. Para recibir asistencia con registros de productores, mapeo de parcelas, datos de geolocalización, trazabilidad de la cadena de suministro, coordinación de documentos de legalidad, asignación de lotes, revisión de certificaciones o documentación de exportación, puede contactar con Viet Coffee Source.
La disponibilidad y la integridad de los datos de productores, la geolocalización de parcelas, los documentos de legalidad, las evaluaciones de deforestación, los registros de certificación y la trazabilidad a nivel de envío dependen del origen seleccionado, la red de productores, el proveedor, el procesador, el producto, la temporada y el acuerdo comercial. Ningún proveedor, certificado, paquete documental o servicio de apoyo debe considerarse una garantía automática de cumplimiento de EUDR. La aceptación final depende del proceso de diligencia debida del operador responsable, la evaluación de riesgos, los requisitos vigentes de la Unión Europea y las decisiones de las autoridades competentes.