Gli esportatori vietnamiti di caffè accelerano la tracciabilità a livello agricolo prima dell’applicazione dell’EUDR
Gli esportatori vietnamiti di caffè stanno accelerando i programmi di tracciabilità a livello agricolo mentre si avvicina la data di applicazione del Regolamento dell’Unione europea sui prodotti a deforestazione zero per gli operatori di grandi e medie dimensioni, fissata al 30 dicembre 2026. La preparazione va ben oltre l’aggiunta di una dichiarazione di tracciabilità ai documenti di esportazione. Gli esportatori stanno mappando le aziende agricole, verificando i registri fondiari, collegando i singoli appezzamenti produttivi ai lotti di acquisto e controllando se i dati sottostanti siano in grado di superare l’esame degli acquirenti europei e delle autorità competenti.
L’EUDR attribuisce la principale responsabilità legale di due diligence all’operatore che immette per primo un prodotto di caffè coperto dal regolamento sul mercato dell’Unione europea. I produttori e gli esportatori vietnamiti potrebbero non essere la parte che presenta la dichiarazione finale di due diligence in ogni transazione, ma devono fornire le informazioni relative ad aziende agricole, origine, legalità e catena di custodia che consentono all’operatore dell’UE di adempiere ai propri obblighi.
Con l’avvicinarsi della scadenza, la preparazione commerciale viene valutata sempre più in base all’affidabilità dei dati produttivi anziché al numero di aziende agricole presenti in un database. Un ampio insieme di dati ha valore limitato se le coordinate delle aziende sono inesatte, gli appezzamenti sono duplicati, l’identità degli agricoltori non può essere verificata o il caffè esportato non può essere ricondotto alle aree produttive registrate.
Per le imprese vietnamite del caffè, la tracciabilità a livello agricolo sta quindi diventando sia un requisito di conformità sia una capacità competitiva. Gli esportatori in grado di fornire dati verificati sugli appezzamenti, registri controllati dei lotti e collegamenti chiari con le spedizioni possono trovarsi in una posizione migliore per mantenere gli acquirenti europei e partecipare a programmi di approvvigionamento di maggior valore.
L’attuale calendario EUDR fissa la principale scadenza alla fine del 2026
L’Unione europea ha modificato il calendario dell’EUDR nel dicembre 2025. Secondo il quadro attuale, i principali obblighi iniziano ad applicarsi agli operatori di grandi e medie dimensioni il 30 dicembre 2026.
La maggior parte degli operatori micro e piccoli beneficia di una data di applicazione successiva, fissata al 30 giugno 2027, mentre alcune imprese precedentemente coperte dal Regolamento UE sul legname rimangono soggette alla data più vicina.
Il periodo di preparazione aggiuntivo non elimina la necessità per gli esportatori di agire. Il caffè raccolto, acquistato, trasformato e immagazzinato prima della scadenza può successivamente entrare a far parte di spedizioni immesse sul mercato dell’UE dopo l’inizio dell’applicazione del regolamento.
Gli esportatori hanno quindi bisogno di sistemi di tracciabilità operativi durante l’approvvigionamento e la formazione delle scorte, non soltanto quando un cliente europeo richiede i documenti finali di spedizione.
La preparazione all’EUDR inizia dall’appezzamento produttivo
L’EUDR richiede che il caffè pertinente sia collegato agli appezzamenti di terreno nei quali la materia prima è stata prodotta. Ciò rende l’azienda agricola o l’appezzamento produttivo il punto iniziale della catena di tracciabilità.
Una dichiarazione generale secondo cui il caffè proviene da Dak Lak, Lam Dong, Gia Lai o da un’altra provincia non identifica gli appezzamenti specifici inclusi in una spedizione commerciale.
Gli esportatori devono sapere quali produttori hanno fornito il caffè, dove si trovano i loro appezzamenti, quando il caffè è stato prodotto e come tali consegne sono passate attraverso raccoglitori, cooperative, trasformatori, magazzini e lotti di esportazione.
Il sistema deve mantenere questo collegamento anche quando il caffè proveniente da numerose piccole aziende agricole viene combinato in un lotto commerciale più grande.
I dati di geolocalizzazione devono descrivere il terreno produttivo effettivo
La geolocalizzazione prevista dall’EUDR si basa su coordinate di latitudine e longitudine che descrivono il terreno sul quale è stata prodotta la materia prima interessata.
Per gli appezzamenti produttivi superiori a quattro ettari, il regolamento richiede poligoni con un numero sufficiente di punti di coordinate per descrivere il perimetro. Gli appezzamenti più piccoli possono generalmente essere rappresentati da almeno un punto di latitudine e longitudine con la precisione richiesta.
Molti esportatori e programmi di sostenibilità raccolgono poligoni anche per aziende agricole più piccole, perché i confini possono fornire informazioni più utili rispetto a un singolo punto.
Qualunque sia il metodo utilizzato, le coordinate devono corrispondere alla reale area di produzione. Un punto collocato presso l’abitazione dell’agricoltore, il centro del villaggio, il punto di raccolta o il bordo della strada non identifica in modo affidabile l’appezzamento di caffè.
I poligoni agricoli stanno diventando risorse commerciali
Un poligono digitale dell’azienda agricola definisce il confine geografico di un’area produttiva. Quando viene raccolto e verificato correttamente, può essere confrontato con livelli forestali di riferimento, informazioni sull’uso del suolo e immagini satellitari.
Il poligono può inoltre sostenere stime di produzione, ispezioni agricole, monitoraggio della sostenibilità, calcoli delle emissioni di gas serra e servizi agronomici.
Nestlé Vietnam ha comunicato l’intenzione di raccogliere oltre 40.000 poligoni di aziende caffeicole attraverso il programma Nescafé Plan entro la fine del 2026.
Questa scala dimostra come i principali partecipanti alla filiera considerino la mappatura agricola un’infrastruttura di lungo periodo anziché un esercizio amministrativo da svolgere una sola volta.
La qualità dei dati è più importante del numero di aziende mappate
Gli esportatori stanno scoprendo sempre più spesso che la raccolta delle coordinate costituisce soltanto la prima fase. Le informazioni devono essere controllate per individuare duplicati, confini posizionati in modo errato, dimensioni impossibili delle aziende e conflitti con altri registri.
Un agricoltore può rifornire più esportatori o partecipare a diversi programmi di sostenibilità. Lo stesso appezzamento produttivo può quindi apparire in più database con nomi, codici o geometrie leggermente differenti.
Vinh Hiep, uno dei principali esportatori vietnamiti di caffè, ha sottolineato l’importanza della verifica sul campo, dell’eliminazione dei record duplicati e del miglioramento dei dati sulle aree di coltivazione prima di espandere ulteriormente il proprio database.
Un insieme di dati più piccolo ma verificato può essere commercialmente più utile di una raccolta molto più ampia di coordinate non confermate.
I registri agricoli duplicati possono creare rischi di conformità
I registri duplicati possono determinare l’assegnazione contemporanea della stessa area agricola o dello stesso volume produttivo stimato a più filiere.
Ciò crea il rischio che il volume di caffè registrato superi la produzione realistica del terreno mappato, in particolare quando diverse aziende dichiarano consegne provenienti dallo stesso produttore.
I duplicati possono inoltre generare nomi contrastanti degli agricoltori, confini differenti degli appezzamenti, storie d’uso del suolo o stati di sostenibilità discordanti.
Gli esportatori hanno bisogno di procedure per individuare le sovrapposizioni, riconciliare i registri e determinare quale versione dei dati sia aggiornata e supportata da prove sul campo.
La data limite di dicembre 2020 richiede informazioni storiche sul terreno
La conformità all’EUDR non si basa soltanto sulle condizioni dell’azienda agricola al momento dell’esportazione del caffè. Il caffè interessato deve essere prodotto su terreni che non siano stati soggetti a deforestazione dopo il 31 dicembre 2020.
Le sole immagini satellitari attuali potrebbero non stabilire le condizioni del terreno alla fine del 2020 né spiegare i cambiamenti avvenuti successivamente.
Gli esportatori e i loro partner possono quindi aver bisogno di mappe forestali storiche, immagini satellitari di più periodi, registri fondiari, storie colturali e verifiche sul campo.
L’obiettivo è determinare se l’appezzamento fosse già utilizzato per l’agricoltura alla data limite o se la foresta sia stata successivamente convertita alla produzione di caffè.
Il Vietnam sta sviluppando una mappa forestale nazionale di riferimento per il 2020
Il Vietnam sta accelerando lo sviluppo di un insieme di dati sui confini forestali che rifletta le condizioni esistenti alla fine del 2020.
L’iniziativa combina informazioni provinciali sullo stato delle foreste, analisi di telerilevamento, immagini satellitari multitemporali e dati internazionali di riferimento.
La verifica locale è importante perché le mappe forestali globali potrebbero non rappresentare sempre accuratamente le classificazioni del territorio o le condizioni agricole del Vietnam.
Un livello nazionale di riferimento affidabile può aiutare gli esportatori e gli acquirenti europei a valutare gli appezzamenti di caffè utilizzando informazioni adattate ai paesaggi produttivi vietnamiti.
Il caffè coltivato all’ombra può essere classificato erroneamente dai sistemi satellitari
Le aziende caffeicole vietnamite possono includere alberi ombreggianti, frangivento, alberi da frutto o altra vegetazione integrata nel paesaggio agricolo.
I sistemi satellitari di copertura forestale possono talvolta interpretare una fitta copertura arborea presente in una piantagione di caffè consolidata come foresta.
Ciò crea il rischio che terreni agricoli legittimi vengano segnalati per ulteriori verifiche, anche quando non si è verificata alcuna conversione forestale dopo la data limite.
I registri fondiari locali, le immagini storiche e le prove sul campo possono aiutare a spiegare questi casi e distinguere i sistemi agroforestali o il caffè coltivato all’ombra dalla foresta naturale.
I risultati della mappatura possono identificare le aree che richiedono ulteriori verifiche
L’approccio vietnamita in fase di sviluppo per i dati forestali di riferimento raggruppa le aree mappate secondo il livello di coerenza tra differenti fonti informative.
Le aree nelle quali i dati disponibili concordano possono essere trattate diversamente dai luoghi nei quali mappe nazionali, livelli internazionali e analisi satellitari producono risultati contrastanti.
Nei dati esaminati relativi a 13 province, circa il 54,2% dell’area mappata è stato segnalato come coerente, circa il 45% richiedeva ulteriori verifiche e circa lo 0,8% è stato classificato come zona a rischio più elevato che necessitava di attenzione diretta.
Questo tipo di classificazione non determina automaticamente la conformità di una singola spedizione di caffè, ma aiuta autorità e imprese a stabilire le priorità per i controlli sul campo e le prove di supporto.
La classificazione del Vietnam come Paese a basso rischio non elimina la tracciabilità
Il Vietnam è stato incluso nell’elenco dei Paesi classificati a basso rischio dall’Unione europea nell’ambito del sistema di benchmarking EUDR.
Questo status può consentire agli operatori dell’UE che si approvvigionano dal Vietnam di applicare una due diligence semplificata nelle circostanze ammissibili.
La classificazione a basso rischio non significa che il caffè possa entrare nell’Unione europea senza informazioni sulla produzione. Gli operatori devono comunque raccogliere i dati richiesti, compresi dettagli del prodotto, Paese di produzione e geolocalizzazione degli appezzamenti pertinenti.
Lo status di basso rischio dovrebbe quindi essere considerato un vantaggio procedurale sostenuto da dati affidabili, non un’esenzione dalla tracciabilità a livello agricolo.
L’operatore dell’UE rimane responsabile della decisione finale di due diligence
Secondo il quadro EUDR modificato, la responsabilità di presentare la dichiarazione di due diligence spetta generalmente al primo operatore che immette il prodotto pertinente sul mercato dell’UE o lo esporta dall’Unione.
Tale operatore deve stabilire se il prodotto soddisfi i requisiti applicabili e se qualsiasi rischio individuato sia trascurabile.
Un esportatore vietnamita può sostenere il processo fornendo dati agricoli verificati, date di produzione, informazioni sulla legalità, registri della catena di custodia e riferimenti della spedizione.
L’esportatore dovrebbe evitare di promettere che una spedizione sia automaticamente conforme all’EUDR quando la valutazione legale finale e la presentazione spettano all’operatore dell’UE interessato.
Gli acquirenti europei stanno richiedendo le informazioni in anticipo
Importatori e torrefattori richiedono sempre più spesso i dati agricoli prima di confermare i contratti anziché attendere l’arrivo del caffè al porto.
Possono richiedere file di geolocalizzazione campione, numero di produttori, area mappata, volume tracciabile, metodi di screening del rischio forestale e processo seguito dal fornitore per gestire gli appezzamenti segnalati.
Alcuni acquirenti possono inoltre verificare se l’esportatore sia in grado di collegare un campione approvato e un lotto commerciale alla stessa base produttiva verificata.
La revisione anticipata dei dati riduce il rischio di scoprire informazioni mancanti o incoerenti dopo che il caffè è già stato acquistato, lavorato o caricato.
L’identità dell’azienda agricola deve essere collegata all’identità dell’appezzamento
Un file di geolocalizzazione privo di un registro verificato del produttore potrebbe non fornire una tracciabilità sufficiente.
Gli esportatori necessitano comunemente di informazioni quali identità dell’agricoltore o del nucleo familiare, codice interno del produttore, codice dell’appezzamento, villaggio, comune, distretto, provincia, area agricola e produzione stimata.
Il nome presente nel database di tracciabilità dovrebbe essere riconciliato con contratti, registri delle cooperative, ricevute di acquisto o altri documenti di supporto.
Quando un nucleo familiare gestisce diversi appezzamenti separati, ogni area produttiva dovrebbe essere identificata chiaramente anziché trattata come un’unica località agricola indefinita.
La legalità dell’uso del suolo è un requisito distinto dallo stato di deforestazione
L’EUDR richiede che i prodotti pertinenti siano a deforestazione zero e siano stati prodotti in conformità con la legislazione pertinente del Paese di produzione.
Un appezzamento può apparire privo di deforestazione successiva al 2020 ma sollevare comunque questioni relative a possesso del terreno, uso autorizzato, imposte, obblighi lavorativi o altri requisiti legali applicabili.
Le prove precise di legalità possono variare secondo produttore, località e modello di approvvigionamento.
Gli esportatori dovrebbero stabilire quali documenti o registri ufficiali possano sostenere la produzione legale di caffè senza richiedere documentazione non necessaria che i piccoli agricoltori non sono realisticamente in grado di fornire.
Un possesso del terreno poco chiaro può escludere aziende altrimenti produttive
La produzione vietnamita di caffè da parte dei piccoli agricoltori può coinvolgere terreni ereditati, trasferimenti informali, dispute sui confini o documentazione incompleta.
Queste condizioni possono rendere difficile confermare quale nucleo familiare controlli un appezzamento e se i confini registrati corrispondano alle informazioni fondiarie legalmente riconosciute.
I programmi di formazione a Gia Lai hanno evidenziato uso del suolo, titolarità poco chiara e controversie fondiarie come importanti rischi legati all’EUDR per i coltivatori di caffè.
Gli esportatori e le cooperative necessitano di procedure per sottoporre i casi poco chiari a un livello di verifica superiore e aiutare i produttori a correggere i registri quando possibile, anziché assegnare automaticamente dati discutibili a un lotto di esportazione.
La frammentazione delle piccole aziende aumenta il carico operativo
Il settore vietnamita del caffè dipende fortemente dalle piccole aziende agricole, in particolare negli Altopiani Centrali.
Un singolo container di esportazione può contenere caffè proveniente da un gran numero di piccoli appezzamenti, raccoglitori o punti di consegna a livello di villaggio.
Ogni fonte aggiuntiva aumenta la quantità di dati che deve essere raccolta, verificata e conservata durante la lavorazione e l’immagazzinamento.
La sfida non è quindi soltanto tecnologica. Richiede squadre sul campo, comunicazione con gli agricoltori, coordinamento con le cooperative e procedure di acquisto disciplinate.
La formazione delle organizzazioni locali è essenziale
Gli agricoltori non possono fornire informazioni affidabili se il personale locale, i responsabili delle cooperative e gli agenti di acquisto non comprendono ciò che deve essere registrato.
Programmi di formazione dei formatori vengono utilizzati per sviluppare capacità locali nelle aree produttrici di caffè come Gia Lai.
Questi programmi trattano tracciabilità, legalità, mitigazione del rischio, uso del suolo e pratiche di produzione sostenibile, preparando al tempo stesso formatori locali a guidare gli agricoltori.
Una formazione pratica ripetuta è generalmente più efficace della distribuzione di un singolo documento tecnico poco prima di un audit dell’acquirente.
I raccoglitori e i punti di acquisto sono nodi di controllo critici
Le informazioni a livello agricolo possono andare perdute quando il caffè passa attraverso raccoglitori o punti di acquisto senza registri chiari delle consegne.
Ogni consegna dovrebbe essere collegata a fornitore, data, peso, tipo di caffè, appezzamento o gruppo di produttori approvato e luogo di ricezione.
Se il caffè verificato e quello non verificato vengono combinati senza registri controllati, l’esportatore potrebbe non essere in grado di identificare gli appezzamenti produttivi rappresentati nel lotto finale.
I raccoglitori inclusi in un programma di fornitura orientato all’EUDR necessitano quindi di procedure concordate, formazione e verifiche periodiche.
La tracciabilità deve sopravvivere all’aggregazione
Il caffè commerciale viene spesso aggregato perché le singole consegne dei piccoli agricoltori sono troppo ridotte per l’esportazione diretta.
L’aggregazione non è automaticamente incompatibile con i requisiti EUDR, purché tutti gli appezzamenti produttivi partecipanti siano identificati e la catena di custodia venga mantenuta.
L’esportatore deve sapere quali consegne verificate sono entrate in un lotto di magazzino, una lavorazione o un’assegnazione all’esportazione.
Il caffè sconosciuto o non verificato non dovrebbe essere aggiunto a un lotto tracciabile soltanto perché presenta una qualità fisica simile.
I controlli di magazzino collegano le aziende agricole ai lotti di esportazione
I sistemi di magazzino dovrebbero registrare lotti in entrata, movimenti, miscelazioni, perdite di lavorazione, saldi delle scorte e assegnazioni finali.
Un codice di lotto dovrebbe rimanere collegato ai dati degli agricoltori o dei gruppi di produttori utilizzati per crearlo.
Quando i lotti vengono combinati, il sistema dovrebbe conservare l’elenco di tutte le fonti partecipanti anziché sostituirle soltanto con un nuovo codice di magazzino.
La riconciliazione regolare delle scorte può individuare saldi impossibili, doppie assegnazioni o volumi tracciabili superiori agli acquisti verificati.
I registri di lavorazione devono preservare i dati di origine
La lavorazione a secco, pulizia, lucidatura, classificazione e separazione per crivello possono trasformare un lotto in entrata in diversi prodotti finiti.
I registri di tracciabilità dovrebbero mostrare quali lotti in entrata sono stati lavorati, la data, le qualità in uscita, le perdite di lavorazione e le conseguenti posizioni di magazzino.
Un lotto commerciale di Robusta Screen 18 o lucidato può provenire da diversi input verificati, ognuno dei quali deve rimanere collegato al prodotto finale.
Le informazioni sull’efficienza della lavorazione e sulla qualità possono essere registrate senza interrompere il collegamento con le aziende agricole originali.
Il volume tracciabile deve essere commercialmente realistico
La produzione dichiarata da un appezzamento mappato dovrebbe essere confrontata con area agricola, condizioni del raccolto e aspettative ragionevoli di resa.
Volumi insolitamente elevati possono indicare doppia assegnazione, dimensione errata dell’azienda agricola, acquisti da fonti non registrate o errori di inserimento dei dati.
I controlli delle rese non devono presumere che ogni azienda produca la stessa quantità, ma possono identificare i registri che necessitano di ulteriori verifiche.
Un controllo affidabile dei volumi protegge sia l’esportatore sia l’acquirente dall’acquisto di più caffè tracciabile di quanto la base produttiva verificata avrebbe potuto produrre.
I campioni devono rappresentare il lotto commerciale tracciabile
Un esportatore può fornire un campione di alta qualità prima che la base produttiva definitiva legata all’EUDR sia stata confermata.
Se il campione approvato proviene da un lotto di magazzino ma la spedizione finale viene preparata utilizzando un altro gruppo di aziende agricole, l’acquirente deve essere informato e può richiedere una nuova approvazione.
Le discussioni commerciali dovrebbero chiarire se il campione rappresenti uno specifico lotto esistente, una miscela pianificata o una specifica qualitativa generale.
Un processo strutturato di qualità e conformità può collegare approvazione del campione, specifiche fisiche, registri di tracciabilità e ispezione pre-spedizione.
I dati agricoli devono essere collegati alla corretta origine del caffè
Le regioni caffeicole vietnamite differiscono per sistemi produttivi, clima, varietà, periodi di raccolta e strutture della filiera.
Un acquirente che si approvvigiona di caffè descritto come proveniente da una particolare provincia o distretto può aspettarsi che i registri di geolocalizzazione sostengano tale dichiarazione.
Gli esportatori non dovrebbero utilizzare una denominazione geografica ampia per caffè i cui appezzamenti produttivi si trovano fuori dall’area dichiarata.
Gli acquirenti possono esaminare le relative origini caffeicole vietnamite per comprendere come le condizioni produttive regionali corrispondano ai requisiti di prodotto e tracciabilità.
La pulizia dei dati deve essere continua
I database agricoli cambiano quando il terreno viene trasferito, i confini vengono corretti, gli agricoltori entrano o escono da un programma e nuove aree produttive vengono registrate.
Gli esportatori dovrebbero mantenere un controllo delle versioni e registrare quando le informazioni sono state raccolte, esaminate o modificate.
Le vecchie coordinate non dovrebbero rimanere attive se è stato approvato un poligono corretto.
La pulizia regolare è particolarmente importante prima di assegnare aziende agricole a una nuova stagione di acquisto o rispondere a una richiesta di dati dell’acquirente.
La verifica sul campo rimane necessaria
La mappatura remota può identificare coordinate e potenziali problemi di copertura del suolo, ma alcuni casi richiedono un’ispezione diretta sul campo.
Una visita può confermare agricoltore, confine dell’azienda, coltura presente, uso del terreno circostante e motivi delle differenze tra i livelli satellitari.
Fotografie, note di ispezione e conferme firmate possono sostenere il registro, anche se le prove richieste dovrebbero essere proporzionate al problema analizzato.
I registri a rischio più elevato o contrastanti dovrebbero ricevere maggiore attenzione rispetto agli appezzamenti per i quali le fonti affidabili concordano già.
Gli esportatori necessitano di un processo per le segnalazioni gialle e rosse
Un sistema di tracciabilità non dovrebbe limitarsi a raccogliere dati. Dovrebbe identificare i registri che non possono ancora essere accettati in una filiera orientata all’EUDR.
I possibili segnali di allarme comprendono coordinate all’interno di foreste protette, recenti cambiamenti nella copertura del suolo, poligoni sovrapposti, proprietà contestata, produzione non plausibile o registri di acquisto mancanti.
Gli esportatori necessitano di regole per sospendere l’appezzamento, richiedere prove aggiuntive, condurre una verifica sul campo o escludere il caffè correlato.
Risolvere una segnalazione prima dell’acquisto è generalmente meno problematico che rimuovere il caffè dopo che è entrato in un lotto di esportazione lavorato.
L’infrastruttura nazionale di tracciabilità si sta espandendo
Il Vietnam ha lanciato ufficialmente il proprio sistema nazionale di tracciabilità dei prodotti agricoli nel luglio 2026 come parte di un programma più ampio di trasformazione digitale.
Entro la metà di giugno, il sistema in fase di sviluppo era stato implementato in 26 province e città e copriva 18.500 prodotti appartenenti a 112 categorie.
Gestiva centinaia di lotti di prodotto, famiglie agricole, aree coltivate e imprese, con ulteriori materie prime destinate a essere aggiunte durante l’espansione dell’attuazione.
Una piattaforma nazionale può migliorare l’interoperabilità, ma gli esportatori continuano ad aver bisogno di sistemi specifici per il caffè in grado di collegare registri agricoli, acquisti commerciali e spedizioni.
I diversi database devono poter comunicare
Le informazioni agricole possono essere archiviate da enti pubblici, cooperative, organismi di certificazione, esportatori, acquirenti multinazionali e fornitori tecnologici.
Quando questi sistemi utilizzano codici degli agricoltori, formati cartografici o definizioni di prodotto differenti, il trasferimento delle informazioni diventa difficile.
Una struttura unificata o interoperabile può ridurre la raccolta duplicata e facilitare l’aggiornamento delle informazioni verificate.
Gli esportatori dovrebbero comunque confermare che i dati ricevuti da una piattaforma esterna siano accurati, autorizzati all’uso e collegati al caffè acquistato.
La proprietà dei dati e il consenso degli agricoltori richiedono attenzione
Le coordinate delle aziende agricole e le identità dei produttori possono costituire informazioni commercialmente sensibili.
Gli agricoltori dovrebbero comprendere perché i dati vengono raccolti, come saranno utilizzati e quali partecipanti della filiera potranno riceverli.
Gli esportatori necessitano di controlli interni degli accessi e procedure per condividere soltanto le informazioni richieste dall’acquirente o dal processo normativo.
Gli accordi commerciali dovrebbero chiarire se i dati dettagliati dei produttori possano essere trasferiti, conservati o riutilizzati al di fuori della transazione iniziale.
Il Sistema Informativo EUDR non è un database agricolo
La Commissione europea gestisce un Sistema Informativo attraverso il quale gli operatori dell’UE interessati presentano le dichiarazioni di due diligence e le informazioni di geolocalizzazione associate.
Il sistema non sostituisce i registri interni, il database degli agricoltori, il sistema di acquisto o l’archivio delle prove dell’esportatore.
Gli esportatori devono conservare le informazioni a monte necessarie per creare i file di geolocalizzazione e sostenere le dichiarazioni fornite all’acquirente.
Le funzionalità API e le regole tecniche aggiornate possono aiutare le imprese più grandi a trasferire i dati, ma le informazioni di origine devono comunque essere complete e accurate.
I formati dei file e la compatibilità tecnica sono importanti
Gli acquirenti europei possono richiedere informazioni di geolocalizzazione in formati adatti ai sistemi cartografici o al caricamento su piattaforme di conformità.
Gli esportatori dovrebbero confermare tipi di file accettati, sistemi di coordinate, precisione decimale, struttura dei poligoni e convenzioni di denominazione prima di preparare un ampio insieme di dati.
I codici delle aziende agricole nel file di geolocalizzazione dovrebbero corrispondere agli identificatori utilizzati nei registri di acquisto e spedizione.
La conversione tecnica non deve modificare i confini degli appezzamenti né separare le coordinate dall’identità dell’azienda agricola e dal lotto commerciale che rappresentano.
Gli acquirenti possono utilizzare differenti piattaforme EUDR
Importatori, commercianti e torrefattori possono gestire le informazioni EUDR attraverso differenti sistemi software commerciali.
Un acquirente può richiedere file completi dei poligoni, mentre un altro può chiedere all’esportatore di caricare i registri attraverso un portale fornitori.
Alcuni sistemi possono richiedere campi aggiuntivi oltre alle informazioni normative minime, compresi stato della certificazione, area agricola, volume di produzione o risultati dello screening del rischio.
Gli esportatori dovrebbero definire il modello di dati dell’acquirente fin dalle prime fasi ed evitare di ricostruire manualmente lo stesso insieme di dati per ogni spedizione.
Le condizioni contrattuali dovrebbero definire le responsabilità di tracciabilità
I contratti di caffè devono affrontare sempre più spesso le informazioni che l’esportatore deve fornire e la fase nella quale devono essere consegnate.
Le parti possono definire formato di geolocalizzazione, informazioni sui produttori, documenti di legalità, scadenza per la consegna dei dati e procedure per sostituire un appezzamento o lotto rifiutato.
Il contratto dovrebbe inoltre chiarire cosa accade se l’acquirente individua un problema fondato dopo l’acquisto del caffè.
Una chiara assegnazione delle responsabilità riduce le controversie e impedisce promesse generiche di conformità che non possono essere misurate.
Le dichiarazioni relative all’EUDR devono rimanere specifiche per il lotto
Un esportatore può disporre di una filiera con solidi dati a livello agricolo e di un altro canale di acquisto convenzionale con tracciabilità limitata.
Il successo in un programma non significa che tutto il caffè detenuto dall’azienda sia automaticamente adatto a un ordine orientato all’EUDR.
Le dichiarazioni dovrebbero identificare il lotto effettivo, il programma di approvvigionamento, il periodo di produzione e le prove disponibili.
Gli acquirenti dovrebbero confermare lo stato di tracciabilità del caffè offerto anziché affidarsi soltanto a una dichiarazione generale sulle capacità dell’esportatore.
La certificazione non sostituisce automaticamente le prove EUDR
Le certificazioni di sostenibilità possono fornire utili registri agricoli, audit e controlli della catena di custodia.
Tuttavia, gli standard di certificazione e i requisiti EUDR non sono identici.
Un programma di caffè certificato può comunque necessitare di ulteriori dettagli di geolocalizzazione, screening forestale relativo al 2020, prove di legalità o collegamenti a livello di spedizione.
Gli esportatori dovrebbero confrontare le informazioni disponibili attraverso ciascuna certificazione con i dati specifici richiesti dall’operatore europeo.
Le aziende non certificate possono essere incluse se esistono le prove richieste
L’EUDR non richiede che ogni azienda caffeicola disponga di una certificazione volontaria di sostenibilità.
Un’azienda può essere adatta a una filiera conforme se posizione, storia d’uso del suolo, legalità e catena di custodia possono essere dimostrate.
Ciò crea opportunità per gli esportatori di sviluppare programmi verificati che coinvolgono agricoltori non appartenenti a uno schema di certificazione.
Attribuisce inoltre una maggiore responsabilità all’esportatore nella costruzione di controlli interni e prove credibili.
I costi della tracciabilità non devono escludere i piccoli agricoltori
Mappatura, raccolta dei dati, ispezioni sul campo e manutenzione dei sistemi generano costi lungo tutta la filiera.
I piccoli agricoltori possono non disporre di smartphone, competenze digitali, documenti fondiari formali o tempo per completare richieste informative ripetute provenienti da più acquirenti.
Se ogni esportatore costruisce un database chiuso separato, agli agricoltori può essere richiesto di ripetere più volte lo stesso processo di mappatura e registrazione.
La cooperazione tra autorità, cooperative, esportatori e acquirenti può ridurre le duplicazioni e impedire che i piccoli produttori vengano esclusi soltanto perché non sono in grado di gestire procedure digitali complesse.
Le cooperative possono organizzare le informazioni a livello agricolo
Le cooperative e i gruppi di produttori possono fungere da collegamento pratico tra singoli agricoltori ed esportatori.
Possono mantenere registri dei membri, coordinare la mappatura, raccogliere stime di produzione e organizzare i registri di acquisto.
Un sistema cooperativo è efficace soltanto quando le informazioni vengono aggiornate e il caffè consegnato dai membri rimane collegato ai registri appropriati.
Gli esportatori dovrebbero esaminare i controlli della cooperativa anziché presumere che la sola appartenenza dimostri l’origine di ogni consegna.
La tracciabilità può sostenere la misurazione dei gas serra
I poligoni agricoli e i dati produttivi verificati possono essere utilizzati per scopi che vanno oltre lo screening della deforestazione.
Possono sostenere stime sull’uso dei fertilizzanti, irrigazione, rese, copertura ombreggiante, gestione del terreno ed emissioni di gas serra.
Nestlé Vietnam ha indicato che il proprio database di poligoni agricoli sosterrà anche la misurazione delle emissioni nella produzione di caffè.
Questi usi aggiuntivi possono aiutare gli esportatori a rispondere alle aspettative più ampie degli acquirenti in materia di agricoltura a basse emissioni e prestazioni ambientali.
I dati agricoli possono migliorare il supporto agronomico
Quando confini delle aziende, storia produttiva e informazioni colturali sono affidabili, gli esportatori possono indirizzare i servizi agronomici in modo più efficace.
Possono identificare aree che necessitano di miglioramento del suolo, supporto all’irrigazione, reimpianto, gestione dell’ombra o monitoraggio delle malattie.
Una migliore agronomia può aumentare produttività e qualità, riducendo al tempo stesso la pressione per espandere la coltivazione del caffè su nuovi terreni.
Questo collegamento tra tracciabilità e prestazioni agricole può trasformare la spesa per la conformità in un investimento di lungo periodo nella base di fornitura.
La tracciabilità può rafforzare le negoziazioni sui prezzi
I dati produttivi verificati possono offrire agli esportatori maggiore sicurezza quando discutono disponibilità della fornitura e sostenibilità con gli acquirenti internazionali.
Un acquirente può attribuire maggior valore a un lotto quando base agricola, volume, qualità e documentazione sono chiaramente definiti.
La tracciabilità non garantisce un premio e il prezzo di mercato continuerà a dipendere da qualità del caffè, offerta e condizioni contrattuali.
Può tuttavia aiutare a distinguere un prodotto controllato da un caffè offerto soltanto con una generica dichiarazione di origine regionale.
L’accesso al mercato europeo rimane commercialmente importante
L’Unione europea è una delle destinazioni più importanti per il caffè vietnamita, in particolare per il Robusta utilizzato da torrefattori e produttori di caffè solubile.
La perdita dell’accesso ad acquirenti europei consolidati a causa di una tracciabilità incompleta potrebbe influire su esportatori, trasformatori, cooperative e agricoltori.
La preparazione non è quindi soltanto una questione normativa, ma una strategia di mantenimento del mercato.
Le imprese che iniziano troppo tardi possono scoprire che il caffè nei loro magazzini non può essere collegato retroattivamente a tutte le informazioni agricole richieste.
La preparazione all’esportazione deve collegare dati, documenti e carico
I dati agricoli diventano commercialmente utili soltanto quando possono essere collegati alla spedizione di esportazione effettiva.
Ordine di acquisto, specifica, lotto di magazzino, registro di lavorazione, packing list, fattura e documento di trasporto dovrebbero riferirsi a un prodotto e a una quantità coerenti.
Il file di tracciabilità dovrebbe identificare gli appezzamenti produttivi rappresentati nella spedizione anziché l’intero database dei fornitori dell’esportatore.
Viet Coffee Source può aiutare a coordinare le discussioni pertinenti con i fornitori attraverso il proprio supporto alla preparazione all’esportazione quando gli acquirenti richiedono caffè vietnamita con condizioni definite di origine, qualità e tracciabilità.
Le modifiche ai container possono influire sul pacchetto di tracciabilità
Modifiche dell’ultimo momento a quantità, composizione del lotto o assegnazione del container possono richiedere aggiornamenti delle informazioni preparate per l’acquirente.
Se una parte del lotto viene sostituita con caffè proveniente da un’altra posizione di magazzino, possono cambiare anche gli appezzamenti e i registri associati.
L’esportatore dovrebbe quindi completare una riconciliazione finale della tracciabilità dopo l’assegnazione del carico e prima che l’acquirente presenti la dichiarazione di due diligence.
È necessario il controllo documentale per impedire che un file di dati precedente venga utilizzato per una spedizione modificata.
La preparazione agli audit richiede prove organizzate
Gli esportatori dovrebbero essere in grado di recuperare i registri che sostengono una spedizione senza cercare tra fogli di calcolo scollegati, applicazioni di messaggistica e documenti cartacei.
Un pacchetto organizzato di prove può includere dati agricoli, file di geolocalizzazione, registri di acquisto, storia della lavorazione, risultati dello screening del rischio e spiegazioni relative a qualsiasi informazione corretta.
Le informazioni dovrebbero essere comprensibili per un acquirente che non ha partecipato alla loro raccolta.
Registri coerenti aiutano inoltre l’esportatore a rispondere se un acquirente, auditor o autorità chiede come sia stato approvato un determinato appezzamento.
Le responsabilità interne devono essere assegnate chiaramente
La preparazione all’EUDR coinvolge spesso acquisti, sostenibilità, qualità, ufficio legale, tecnologia informatica, magazzino e documentazione di esportazione.
Se la responsabilità non è definita, ogni reparto può presumere che un altro gruppo abbia verificato i dati.
Gli esportatori dovrebbero stabilire chi approva le aziende agricole, chi controlla gli acquisti, chi gestisce i file di geolocalizzazione e chi conferma l’assegnazione finale della spedizione.
La supervisione della direzione è necessaria perché una mancata conformità può incidere su contratti, relazioni con i clienti e accesso al mercato.
I sistemi di gestione devono continuare dopo la scadenza
La mappatura agricola completata nel 2026 non rimarrà accurata indefinitamente.
Nuove aziende possono entrare nella filiera, i confini dei terreni possono cambiare e l’approvvigionamento stagionale può coinvolgere produttori differenti.
Gli esportatori necessitano di procedure di aggiornamento annuali o basate sul rischio, non di un progetto svolto una sola volta e concluso quando il regolamento inizia ad applicarsi.
La preparazione di lungo periodo richiede sistemi mantenuti, personale formato e verifiche regolari.
Gli acquirenti devono distinguere la preparazione dal linguaggio di marketing
Espressioni come EUDR ready, deforestation free e completamente tracciabile vengono utilizzate sempre più spesso nelle offerte di caffè.
Gli acquirenti professionali dovrebbero chiedere cosa significhino tali dichiarazioni per lo specifico lotto quotato.
Domande utili comprendono quante aziende siano incluse, se tutti gli appezzamenti dispongano di coordinate valide, quali dati forestali di riferimento siano stati utilizzati e come il lotto sia collegato alle aziende agricole.
Una risposta tecnica chiara ha maggiore valore di una dichiarazione generale di sostenibilità.
Gli esportatori dovrebbero evitare di garantire la conformità legale dell’acquirente
Un fornitore vietnamita può fornire informazioni e garanzie contrattuali sul caffè che consegna.
Non può controllare ogni aspetto del sistema di due diligence, della valutazione del rischio o della presentazione dell’operatore dell’UE.
Il linguaggio commerciale dovrebbe quindi descrivere le prove e il supporto disponibili anziché offrire una garanzia illimitata che copra gli obblighi legali di un’altra impresa.
Entrambe le parti dovrebbero ottenere una consulenza professionale adeguata al proprio ruolo nella transazione.
Il coinvolgimento anticipato dell’acquirente può ridurre il lavoro non necessario
Acquirenti differenti possono applicare politiche interne di rischio diverse anche quando si approvvigionano dallo stesso Paese a basso rischio.
Un esportatore può risparmiare tempo confermando campi dei dati, prove accettabili e procedura di revisione dell’acquirente prima di mappare ulteriori aziende o preparare una spedizione.
Ciò aiuta inoltre a determinare se l’acquirente necessiti di un programma monorigine, di un lotto controllato proveniente da più aziende o di una base di fornitura segregata più ampia.
Un allineamento anticipato sostiene prezzi realistici, pianificazione dei volumi e calendari di consegna.
La tracciabilità a livello agricolo sta diventando parte delle specifiche del caffè
Le specifiche tradizionali del caffè si concentrano su specie, grado, crivello, umidità, difetti, lavorazione e profilo in tazza.
I programmi europei di approvvigionamento aggiungono sempre più spesso campi di tracciabilità quali numero di produttori, area mappata, coordinate degli appezzamenti, periodo di raccolta e stato dello screening della deforestazione.
Questi elementi dovrebbero essere definiti con la stessa attenzione riservata alla qualità fisica perché influenzano la possibilità dell’acquirente di utilizzare il caffè.
Un lotto che soddisfa le specifiche di tazza e difetti può comunque risultare commercialmente inadatto se le informazioni produttive sono incomplete.
La preparazione del Vietnam può creare un vantaggio competitivo
La classificazione del Vietnam come Paese a basso rischio, l’espansione dell’infrastruttura digitale e il suo ampio settore caffeicolo organizzato forniscono una base potenzialmente solida per la fornitura orientata all’EUDR.
Il vantaggio dipenderà dalla capacità di collegare in modo affidabile sistemi nazionali, database degli esportatori e registri agricoli con le singole spedizioni.
Le imprese che investono in dati verificati e acquisti controllati possono ottenere maggiore accesso agli acquirenti che cercano una fornitura di Robusta stabile, scalabile e trasparente.
Gli stessi sistemi possono inoltre sostenere Arabica, Fine Robusta, caffè specialty e programmi di sostenibilità che richiedono informazioni di origine più dettagliate.
La tracciabilità deve rimanere collegata al valore per gli agricoltori
Un sistema concentrato soltanto sulla documentazione per gli acquirenti può diventare difficile da mantenere a livello agricolo.
Gli agricoltori hanno maggiori probabilità di continuare a partecipare quando mappatura e registrazione offrono un accesso più chiaro al mercato, supporto tecnico o rapporti di acquisto stabili.
Gli esportatori dovrebbero comunicare come vengono utilizzate le informazioni ed evitare richieste ripetute prive di un beneficio visibile per i produttori.
La tracciabilità di lungo periodo dipende dalla fiducia tra agricoltori, cooperative, esportatori e acquirenti tanto quanto dipende dalla tecnologia digitale.
Gli ultimi mesi prima dell’applicazione costituiscono un periodo di prova
Gli esportatori possono utilizzare il restante periodo di preparazione per testare flussi completi di tracciabilità dalla registrazione dell’azienda agricola fino a una spedizione simulata o effettiva.
Un progetto pilota dovrebbe rivelare se le coordinate possano essere esportate correttamente, se i volumi acquistati siano riconciliabili e se i requisiti informativi dell’acquirente possano essere rispettati in tempo.
I test possono inoltre mettere in evidenza punti deboli relativi a raccoglitori, codifica di magazzino, registri di lavorazione o aggiornamenti documentali.
Correggere questi problemi prima della principale data di applicazione è generalmente meno costoso che risolverli durante una spedizione commerciale ritardata.
Gli acquirenti professionali devono definire il programma di fornitura richiesto
Importatori e torrefattori che pianificano acquisti di caffè vietnamita dovrebbero specificare se il prodotto è destinato al mercato dell’UE e quali informazioni relative all’EUDR richiedono.
La richiesta dovrebbe identificare prodotto, qualità, volume, origine, periodo di raccolta, packaging, destinazione, tempistica di spedizione e formato di geolocalizzazione preferito.
Il fornitore può quindi determinare se sia disponibile un lotto verificato esistente o se debba essere sviluppato un programma di approvvigionamento dedicato.
Importatori, torrefattori, distributori e produttori alla ricerca di caffè vietnamita con tracciabilità definita a livello agricolo possono inviare una richiesta all’ingrosso descrivendo prodotto, qualità, volume, destinazione, spedizione e requisiti di conformità.