Requisiti di tracciabilità del caffè per acquirenti internazionali

I requisiti di tracciabilità del caffè per gli acquirenti internazionali servono a creare un collegamento continuo, verificabile e documentato tra ogni lotto acquistato e la sua origine, i fornitori coinvolti, le fasi di lavorazione, i risultati qualitativi, i documenti di trasporto e la destinazione finale. Un sistema affidabile deve consentire al compratore di risalire da un sacco, pallet, container o batch produttivo consegnato fino all’esportatore, allo stabilimento di lavorazione, al punto di raccolta, al produttore o alla parcella agricola interessata. Allo stesso tempo, il fornitore dovrebbe essere in grado di identificare a quali clienti, impianti o mercati è stato spedito lo stesso lotto.

La tracciabilità non consiste quindi soltanto nell’indicare il Paese di origine su una fattura. È un sistema strutturato che collega il caffè fisico a dati commerciali, qualitativi, di sicurezza alimentare, legalità e sostenibilità. Il livello di dettaglio richiesto dipende dal mercato di destinazione, dal tipo di prodotto, dal ruolo giuridico del compratore, dalle condizioni contrattuali, dai programmi di certificazione e dalle normative applicabili.

Che cosa significa tracciabilità del caffè?

La tracciabilità del caffè è la capacità di identificare e documentare il movimento, la trasformazione e la destinazione del prodotto lungo l’intera catena di approvvigionamento. In base al modello di acquisto, la catena può comprendere:

1. Azienda agricola o parcella produttiva
2. Agricoltore o gruppo di produttori
3. Punto di raccolta
4. Wet mill o prima lavorazione
5. Dry mill
6. Magazzino
7. Esportatore
8. Spedizioniere e vettore
9. Importatore
10. Torrefattore o produttore
11. Distributore
12. Cliente retail o food service

La tracciabilità deve rimanere integra quando il caffè viene aggregato, diviso, selezionato, pulito, lucidato, tostato, macinato, estratto, essiccato, miscelato o confezionato. Ogni trasformazione importante dovrebbe creare un collegamento documentato tra i lotti in entrata e i lotti in uscita.

Perché gli acquirenti internazionali richiedono la tracciabilità?

Gli acquirenti utilizzano la tracciabilità per verificare l’origine, qualificare i fornitori, proteggere la qualità del prodotto, gestire reclami, organizzare richiami e sostenere dichiarazioni ambientali o di certificazione. Quando viene rilevato un problema qualitativo, documentale, normativo o di sicurezza alimentare, un buon sistema consente di identificare esattamente la merce coinvolta.

La tracciabilità può supportare:

• Verifica dell’origine
• Approvazione dei fornitori
• Coerenza qualitativa
• Indagini sulla sicurezza alimentare
• Richiami di prodotto
• Gestione dei reclami
• Conformità contrattuale
• Verifica delle certificazioni
• Due diligence contro la deforestazione
• Integrità del caffè biologico
• Audit dei clienti
• Documentazione doganale e di importazione
• Richieste assicurative
• Reporting ESG e di sostenibilità

Senza una tracciabilità a livello di lotto, un problema che riguarda soltanto una parte della spedizione può costringere il compratore a bloccare o richiamare una quantità molto più ampia.

Il principio un passo indietro e un passo avanti

Una base comune della tracciabilità alimentare è la capacità di ogni impresa di identificare il proprio fornitore diretto e il proprio cliente commerciale diretto. Questo principio viene spesso definito un passo indietro e un passo avanti.

Per un importatore di caffè significa normalmente poter identificare:

• L’impresa che ha fornito ogni lotto
• La data e la quantità ricevuta
• Il riferimento del lotto o della spedizione
• I clienti o gli stabilimenti interni che hanno ricevuto il prodotto
• La data e la quantità spedita

Questo modello di base può soddisfare alcuni obblighi generali in materia alimentare, ma potrebbe non essere sufficiente per requisiti relativi a fattorie, parcelle, biologico, certificazioni, sostenibilità o deforestazione. Il compratore deve definire se necessita di tracciabilità a livello di fornitore, stabilimento, produttore o terreno.

Livelli di tracciabilità del caffè

Dati minimi che gli acquirenti dovrebbero richiedere

Un insieme pratico di dati per un lotto di caffè verde può includere:

• Nome del prodotto
• Specie e grado commerciale
• Paese di origine
• Regione, provincia o distretto
• Nome e indirizzo del fornitore
• Produttore, cooperativa o fonte di raccolta quando applicabile
• Numero di lotto
• Annata del raccolto
• Periodo di raccolta o produzione
• Metodo di lavorazione
• Dry mill o stabilimento di lavorazione
• Ubicazione del magazzino
• Numero e tipo di sacchi
• Peso netto e lordo
• Numero del container
• Numero del sigillo
• Riferimenti di contratto e fattura
• Riferimento della polizza di carico
• Riferimento del controllo qualità
• Riferimento del certificato di analisi

Per caffè biologico, certificato, specialty, private label o soggetto a requisiti contro la deforestazione possono essere necessari dati aggiuntivi.

Il numero di lotto è la base della tracciabilità

Il numero di lotto è un codice univoco utilizzato per collegare il caffè fisico ai relativi documenti. Lo stesso codice, o un nuovo codice chiaramente collegato, dovrebbe apparire lungo tutta la catena di approvvigionamento.

Il numero di lotto può comparire su:

• Sacchi e liner
• Etichette dei pallet
• Registri di magazzino
• Certificati di qualità
• Certificati di analisi
• Fatture commerciali
• Packing list
• Rapporti di ispezione
• Registri di produzione
• Documenti di trasporto

Un codice non dovrebbe essere riutilizzato in modo da creare confusione tra annate, prodotti, origini o batch produttivi.

Caratteristiche di un buon sistema di codifica dei lotti

Il codice può contenere informazioni relative all’origine, allo stabilimento, alla data di produzione, al prodotto e a un numero progressivo. Non è necessario che tutte le informazioni siano visibili direttamente nel codice se il database aziendale è in grado di collegarlo ai dati completi.

Un sistema adeguato dovrebbe essere:

• Univoco
• Coerente
• Leggibile
• Documentato
• Protetto contro l’uso duplicato
• Collegato ai registri in entrata e in uscita
• Conservato per il periodo richiesto

Il compratore dovrebbe poter comunicare un codice al fornitore e ricevere, senza ritardi eccessivi, le corrispondenti informazioni su origine, produzione, qualità e spedizione.

Tracciabilità quando più lotti vengono combinati

Il caffè commerciale viene spesso ottenuto da consegne provenienti da più aziende, punti di raccolta o giornate di conferimento. L’aggregazione non elimina automaticamente la tracciabilità, ma il sistema deve registrare ogni lotto in entrata che contribuisce al nuovo lotto combinato.

Quando più lotti vengono uniti, l’impianto dovrebbe registrare:

• Codice di ogni lotto in entrata
• Fonte di ogni lotto
• Quantità apportata
• Data della combinazione
• Operazione di lavorazione o miscela
• Nuovo codice del lotto in uscita
• Quantità totale prodotta
• Perdite di processo o scarti

Se il lotto combinato non può essere ricondotto ai suoi componenti, la catena di tracciabilità è incompleta.

Tracciabilità quando un lotto viene suddiviso

Un grande lotto può essere diviso tra più container, clienti o batch produttivi. Ogni nuovo sotto-lotto deve rimanere collegato al lotto originale.

I registri dovrebbero mostrare:

• Codice del lotto originale
• Nuovi codici dei sotto-lotti
• Quantità assegnata a ciascun sotto-lotto
• Cliente o destinazione
• Data di spedizione
• Numero del container e del sigillo

In questo modo è possibile identificare esattamente quali destinatari hanno ricevuto il prodotto coinvolto in un eventuale problema successivo.

Tracciabilità durante lavorazione e trasformazione

La lavorazione modifica l’identità fisica del caffè e normalmente richiede la creazione di un nuovo lotto o batch. Le trasformazioni possono includere:

• Rimozione della pergamena
• Pulizia e selezione
• Classificazione screen
• Lucidatura
• Miscelazione
• Tostatura
• Macinazione
• Estrazione
• Essiccazione spray
• Liofilizzazione
• Agglomerazione
• Miscelazione del caffè tre in uno
• Confezionamento retail

Il produttore dovrebbe registrare il rapporto tra tutti i lotti di ingresso e il batch finale risultante.

Mass balance, segregazione e identità preservata

Il compratore deve conoscere il modello effettivamente applicato prima di formulare dichiarazioni su fattoria, origine, certificazione o sostenibilità.

Documenti di tracciabilità per il caffè verde

Il pacchetto documentale per il caffè verde può comprendere:

• Registro di agricoltori o fornitori
• Ricevute di raccolta o acquisto
• Registri di pesatura
• Registri di lavorazione
• Registri in entrata e in uscita del dry mill
• Schede di magazzino
• Rapporto di controllo qualità
• Certificato di analisi
• Documento di fumigazione quando applicabile
• Packing list
• Fattura commerciale
• Certificato di origine
• Certificato fitosanitario quando richiesto
• Polizza di carico
• Rapporto di caricamento del container

Gli acquirenti possono consultare le principali origini e regioni produttive del caffè vietnamita quando definiscono requisiti regionali e di fornitore.

Tracciabilità del caffè tostato

Nel caffè tostato ogni batch finito dovrebbe essere collegato ai lotti di caffè verde, ai materiali di confezionamento e alle condizioni produttive utilizzate.

I registri possono includere:

• Lotti di caffè verde in ingresso
• Formula della miscela
• Data e ora di tostatura
• Linea di tostatura
• Riferimento del profilo di tostatura
• Codice del batch finito
• Lotti dei materiali di confezionamento
• Riferimenti di valvole e film
• Risultati del controllo qualità
• Quantità prodotta
• Quantità rilasciata
• Spedizioni ai clienti

Se una miscela utilizza diversi lotti di caffè verde, tutti gli input devono essere documentati.

Tracciabilità del caffè solubile

La produzione di caffè solubile comprende più fasi e può combinare materia prima proveniente da fonti differenti. Il sistema dovrebbe collegare ingresso del caffè, estrazione, concentrazione, essiccazione, agglomerazione e confezionamento.

I registri importanti comprendono:

• Lotti di caffè verde o tostato in ingresso
• Batch di estrazione
• Batch di concentrazione
• Linea e data di essiccazione
• Batch di agglomerazione quando applicabile
• Silo di stoccaggio intermedio
• Batch di confezionamento
• Lotti dei materiali di imballaggio
• Risultati di rilascio del laboratorio
• Destinazioni del prodotto finito

Tracciabilità del caffè tre in uno

Il caffè tre in uno richiede tracciabilità per ogni ingrediente, non soltanto per il componente caffè. Il batch finito dovrebbe essere collegato a:

• Lotto di caffè solubile
• Lotto di zucchero
• Lotto di creamer
• Lotto degli ingredienti lattiero-caseari
• Lotti di aromi e additivi
• Lotto del film di confezionamento
• Data e linea di produzione
• Codice del batch finito
• Registri di controllo degli allergeni

Un richiamo può essere causato da un ingrediente diverso dal caffè, rendendo essenziale la tracciabilità completa della formulazione.

Tracciabilità alimentare generale nell’Unione Europea

Le imprese alimentari che immettono caffè sul mercato dell’Unione Europea devono normalmente conservare registri che identifichino i fornitori immediati e i clienti commerciali immediati. L’importatore dovrebbe poter collegare la merce importata con l’esportatore estero e con i destinatari successivi.

I registri pratici comprendono spesso:

• Identità del fornitore
• Identità del cliente
• Descrizione del prodotto
• Riferimento del lotto o della spedizione
• Quantità
• Data di ricevimento
• Data di spedizione
• Documenti di trasporto pertinenti

Obblighi più dettagliati possono derivare da normative sulla deforestazione, biologico, certificazioni o requisiti specifici del prodotto.

Requisiti EUDR per gli acquirenti di caffè

Il caffè rientra tra le materie prime contemplate dal Regolamento dell’Unione Europea contro la deforestazione. Per i prodotti pertinenti inclusi nell’ambito del regolamento, l’operatore responsabile deve poter dimostrare che il caffè non ha contribuito alla deforestazione, è stato prodotto nel rispetto della legislazione applicabile del Paese di produzione ed è stato sottoposto alla necessaria procedura di due diligence.

Il pacchetto di informazioni può includere:

• Descrizione del prodotto
• Quantità
• Paese di produzione
• Data o periodo di produzione
• Geolocalizzazione di tutte le parcelle produttive interessate
• Informazioni sul fornitore
• Informazioni sul cliente
• Prove a sostegno dello status deforestation-free
• Prove della produzione legale
• Registri di valutazione del rischio
• Registri di mitigazione del rischio quando necessari
• Riferimento della dichiarazione di due diligence o del documento applicabile

Secondo il calendario attuale, gli obblighi principali dovrebbero applicarsi dal 30 dicembre 2026 per operatori grandi e medi e dal 30 giugno 2027 per determinate micro e piccole imprese ammissibili. Gli acquirenti dovrebbero verificare il proprio ruolo giuridico, la categoria aziendale, la classificazione doganale e le regole più recenti prima della spedizione.

Geolocalizzazione delle parcelle produttive

L’indicazione del solo nome dell’azienda agricola può non essere sufficiente. I dati devono identificare la parcella o le parcelle sulle quali è stato prodotto il caffè interessato.

Le informazioni possono comprendere:

• Coordinate di latitudine e longitudine
• Confini poligonali
• Codice della fattoria o della parcella
• Nome del produttore
• Regione amministrativa
• Periodo di produzione
• Collegamento con il lotto commerciale

Quando un lotto contiene caffè proveniente da molte aziende, può essere necessaria la geolocalizzazione di ogni parcella contribuente.

Perché l’origine a livello di Paese non è sufficiente per l’EUDR?

Una dichiarazione come “Prodotto del Vietnam” non identifica la parcella di produzione e non dimostra autonomamente che il caffè sia privo di deforestazione o prodotto legalmente. Le informazioni su Paese, provincia o distretto possono sostenere la valutazione del rischio, ma non sostituiscono il collegamento tra il lotto commerciale e il terreno interessato.

Valutazione e mitigazione del rischio

La raccolta dei documenti è soltanto una parte della due diligence. L’impresa responsabile deve anche valutare il rischio che il caffè non rispetti i requisiti applicabili.

Gli indicatori di rischio possono comprendere:

• Geolocalizzazione incompleta
• Registri agricoli contraddittori
• Aumenti di volume non spiegati
• Cambiamenti nell’uso del suolo
• Documentazione legale insufficiente
• Approvvigionamento da aree ad alto rischio
• Miscelazione con caffè non verificato
• Rifiuto del fornitore di fornire dati
• Documenti non autenticabili

Le misure di mitigazione possono includere documentazione aggiuntiva, controllo satellitare, audit indipendenti, verifiche sul campo, controlli più approfonditi del fornitore o esclusione di una fonte incerta.

Considerazioni per il mercato degli Stati Uniti

Gli importatori di alimenti negli Stati Uniti sono generalmente responsabili di verificare che i prodotti importati rispettino i requisiti di sicurezza applicabili tramite il Foreign Supplier Verification Program, salvo esenzioni o requisiti modificati.

I documenti FSVP possono includere:

• Analisi dei pericoli
• Valutazione del fornitore
• Procedure per fornitori approvati
• Attività di verifica del fornitore
• Rapporti di audit
• Registri di campionamento e analisi
• Azioni correttive
• Identificazione dell’importatore
• Rivalutazione periodica del fornitore

Il caffè non è attualmente indicato come prodotto autonomo nella Food Traceability List della FDA. I requisiti aggiuntivi FSMA specifici per gli alimenti presenti nella lista non vengono quindi generalmente attivati dal solo fatto che il prodotto sia caffè. Restano tuttavia importanti gli obblighi generali di registrazione, verifica dei fornitori, richiamo e controllo dell’importatore. I prodotti formulati con ingredienti aggiuntivi devono essere valutati separatamente.

Caffè certificato e dichiarazioni di sostenibilità

I programmi di certificazione possono imporre requisiti di tracciabilità più severi rispetto agli obblighi legali generali. In base al programma, il compratore può aver bisogno di:

• Certificazione valida del fornitore
• Certificati di transazione
• Riconciliazione dei volumi
• Registri della catena di custodia
• Identificazione dei lotti certificati
• Registri dei subappaltatori approvati
• Approvazione delle dichiarazioni commerciali
• Autorizzazione all’uso del logo

Prima di descrivere il prodotto finale, l’acquirente dovrebbe confermare se il modello utilizzato è mass balance, segregato o identity preserved.

Tracciabilità del caffè biologico

La tracciabilità biologica dovrebbe dimostrare che il caffè certificato è rimasto identificabile e protetto da sostituzione o contaminazione durante movimentazione, stoccaggio, trasporto, lavorazione e confezionamento.

I registri pertinenti possono includere:

• Certificato biologico
• Campo di certificazione
• Elenco di produttori o operatori
• Certificato di transazione quando richiesto
• Codice lotto biologico
• Registri di segregazione in magazzino
• Registri di pulizia
• Riconciliazione tra entrate e uscite
• Documentazione di importazione biologica

Il fatto che un fornitore possieda una certificazione biologica non dimostra automaticamente che ogni lotto consegnato sia biologico.

Collegamento tra tracciabilità e documenti di qualità

La tracciabilità dovrebbe collegare l’identità commerciale ai risultati qualitativi. Certificato di analisi, rapporto di cupping e ispezione fisica devono riferirsi allo stesso lotto.

Il compratore dovrebbe confrontare:

• Numero di lotto sui sacchi
• Numero di lotto sul COA
• Numero di lotto sul certificato di qualità
• Numero di lotto su fattura e packing list
• Dati di container e sigillo
• Riferimento del campione approvato

Requisiti più ampi possono essere definiti tramite controlli documentati di qualità, conformità e tracciabilità del caffè.

Riconciliazione delle quantità

Un sistema di tracciabilità deve spiegare quanta merce è entrata, quanta è stata trasformata, quanta è stata spedita e quanta rimane in magazzino. Ciò è particolarmente importante quando i lotti vengono combinati, divisi o processati.

Una riconciliazione di base può comprendere:

• Giacenza iniziale
• Quantità ricevuta
• Quantità lavorata
• Perdita normale di processo
• Quantità confezionata
• Quantità spedita
• Giacenza finale

Una quantità in uscita superiore all’input verificato, senza spiegazione plausibile, può indicare errori nei registri, miscelazione non controllata o dichiarazioni scorrette.

Tracciabilità in magazzino

Le procedure di magazzino dovrebbero mantenere la separazione fisica e documentale tra i lotti.

Le buone pratiche comprendono:

• Etichette chiare su sacchi e pallet
• Ubicazioni di stoccaggio definite
• Registri dei movimenti
• Re-imballaggio controllato
• Registrazione delle combinazioni di lotti
• Gestione separata del caffè certificato
• Inventari periodici
• Protezione contro perdita o danneggiamento delle etichette

Se un sacco danneggiato viene sostituito, il nuovo sacco deve mantenere l’identità del lotto originale.

Tracciabilità durante il caricamento del container

Il rapporto di caricamento dovrebbe collegare il lotto di magazzino alla spedizione di esportazione.

Le informazioni utili comprendono:

• Data di caricamento
• Ubicazione del magazzino
• Numeri dei lotti caricati
• Numero di sacchi
• Peso netto
• Numero del container
• Numero del sigillo
• Dati del veicolo
• Fotografie
• Nome dell’ispettore
• Riferimento della polizza di carico

Un container contenente più lotti dovrebbe disporre di una chiara suddivisione delle quantità o di una mappa di caricamento.

Sistemi digitali di tracciabilità

La tracciabilità può essere gestita tramite fogli di calcolo, software ERP, sistemi di magazzino, piattaforme fornitori o database specializzati per la geolocalizzazione. La tecnologia conta meno dell’accuratezza, sicurezza e accessibilità dei dati.

Un sistema adeguato dovrebbe fornire:

• Identificazione univoca dei lotti
• Accessi utente controllati
• Cronologia delle modifiche
• Archiviazione dei documenti
• Collegamenti tra input e output
• Registri fornitori ricercabili
• Backup e ripristino
• Report esportabili
• Protezione da modifiche non autorizzate

La blockchain può garantire la tracciabilità?

Blockchain o sistemi distribuiti possono aiutare a proteggere la sequenza delle transazioni registrate, ma non garantiscono che le informazioni iniziali fossero corrette. Coordinate errate, quantità false o caffè identificato in modo scorretto possono essere inseriti anche in un sistema tecnicamente sicuro.

Gli strumenti digitali dovrebbero essere supportati da:

• Verifica dei fornitori
• Controlli sul campo
• Autenticazione dei documenti
• Riconciliazione dei volumi
• Audit indipendenti
• Controlli fisici dei lotti

Accuratezza dei dati e verifica del fornitore

Gli acquirenti non dovrebbero accettare i dati di tracciabilità senza verificarne l’affidabilità.

La verifica può comprendere:

• Confronto tra registri fornitori e ricevute di acquisto
• Controllo degli ID delle aziende rispetto alla geolocalizzazione
• Valutazione della capacità produttiva
• Confronto tra quantità acquistata e resa prevista
• Conferma del campo di certificazione
• Controllo della segregazione in magazzino
• Revisione delle non conformità precedenti
• Audit da remoto o in loco

Protezione dei dati riservati dei fornitori

I dati relativi ad aziende agricole, impianti e transazioni commerciali possono essere sensibili. Il compratore dovrebbe definire chi può accedere alle informazioni dettagliate e come queste vengono protette.

Le regole di gestione possono comprendere:

• Permessi di accesso
• Accordi di riservatezza
• Modalità di trasferimento dei dati
• Archiviazione sicura
• Tempi di conservazione
• Limiti di comunicazione ai clienti
• Procedure di comunicazione alle autorità

La riservatezza non dovrebbe essere utilizzata per impedire all’operatore responsabile o alle autorità di accedere alle informazioni legalmente richieste.

Per quanto tempo conservare i registri?

Il periodo di conservazione dipende dalla normativa del mercato di destinazione, dal prodotto, dal contratto, dal programma di certificazione e dalla durata commerciale. L’acquirente dovrebbe definire il periodo minimo nel contratto e garantire che i registri restino leggibili e accessibili.

Una conservazione più lunga può essere opportuna quando:

• Il caffè ha una lunga vita commerciale
• Il prodotto viene utilizzato in alimenti trasformati
• Le dichiarazioni di sostenibilità possono essere verificate in seguito
• Una normativa stabilisce un periodo specifico
• Il fornitore ha avuto precedenti problemi di tracciabilità

Test di tracciabilità e richiamo simulato

Un’impresa dovrebbe testare il proprio sistema prima che si verifichi un problema reale. Un richiamo simulato seleziona un lotto finito e tenta di identificare tutti gli input, i documenti, le ubicazioni di magazzino e i clienti entro un periodo definito.

L’esercizio dovrebbe misurare:

• Tempo necessario per recuperare i dati
• Percentuale di quantità riconciliata
• Capacità di identificare i fornitori
• Capacità di identificare i clienti
• Accuratezza dei collegamenti tra lotti
• Disponibilità delle informazioni di contatto
• Efficacia della comunicazione interna

Quantità mancanti o tempi di recupero troppo lunghi dovrebbero generare azioni correttive.

Errori comuni nella tracciabilità

• Registrazione del solo Paese di origine
• Numeri di lotto mancanti sui sacchi
• COA e packing list con codici differenti
• Lotti aggregati senza registri delle fonti partecipanti
• Nuovi codici creati senza collegamento ai precedenti
• Coordinate incomplete o errate
• Quantità superiori alla capacità produttiva verificata
• Caffè certificato e convenzionale conservati insieme senza controllo
• Fogli di calcolo modificabili senza cronologia
• Documenti di spedizione non collegati alle giacenze
• Certificati del fornitore scaduti o fuori campo

Segnali di allarme per gli acquirenti internazionali

Il compratore dovrebbe approfondire quando:

• Il fornitore rifiuta di fornire numeri di lotto
• Ogni spedizione utilizza lo stesso codice generico
• Le informazioni agricole cambiano dopo le domande
• Le coordinate indicano città, strade o terreni non idonei
• I volumi produttivi sembrano irrealistici
• I documenti riportano origini contrastanti
• Il COA è precedente alla produzione
• Le dichiarazioni di certificazione non sono supportate da registri di transazione
• L’esportatore non riesce a completare una tracciabilità a ritroso

Che cosa inserire nel contratto di acquisto?

Il contratto dovrebbe definire gli obblighi di tracciabilità prima della conferma dell’ordine.

Le clausole importanti possono comprendere:

• Livello di tracciabilità richiesto
• Regole obbligatorie di codifica dei lotti
• Dati di fattoria o parcella quando applicabili
• Modello di catena di custodia
• Certificati e registri richiesti
• Formato di consegna dei dati
• Scadenza per la documentazione
• Periodo di conservazione
• Diritti di audit
• Diritto di richiedere prove aggiuntive
• Procedura per dati non conformi
• Diritto di sospendere o rifiutare i lotti coinvolti

Domande da porre al fornitore

• Ogni lotto consegnato può essere ricondotto allo stabilimento di lavorazione?
• I lotti aggregati possono essere collegati a tutti gli input?
• Come vengono creati e controllati i numeri di lotto?
• Sono disponibili dati su aziende e parcelle?
• Come vengono verificate le coordinate?
• Come vengono separati caffè certificato e convenzionale?
• Come vengono riconciliate le quantità?
• Che cosa accade quando i sacchi vengono sostituiti?
• Quanto tempo serve per completare un test di tracciabilità?
• Quale sistema digitale o cartaceo conserva i registri?
• Per quanto tempo vengono conservati i dati?
• Il compratore può effettuare un audit?

Checklist di tracciabilità per acquirenti internazionali

• Ambito del prodotto confermato
• Normative del mercato di destinazione verificate
• Ruolo giuridico del compratore identificato
• Livello di tracciabilità definito
• Fornitori e stabilimenti verificati
• Numero di lotto univoco assegnato
• Paese e regione registrati
• Dati di fattoria o parcella raccolti quando richiesti
• Periodo di raccolta e lavorazione registrato
• Quantità in entrata e in uscita riconciliate
• COA e certificato di qualità collegati al lotto
• Numero di container e sigillo registrati
• Distribuzione ai clienti documentata
• Dichiarazioni di certificazione verificate
• Periodo di conservazione definito
• Richiamo simulato completato

Flusso di tracciabilità raccomandato

1. Determinare i requisiti del mercato e del cliente.
2. Classificare il prodotto e definire la profondità della tracciabilità.
3. Approvare fornitori e impianti.
4. Stabilire regole univoche per i codici di lotto.
5. Raccogliere dati di origine, fattoria o parcella prima della spedizione.
6. Collegare i risultati qualitativi e di laboratorio al lotto.
7. Riconciliare quantità ricevute, trasformate e spedite.
8. Verificare registri di magazzino e container.
9. Controllare il pacchetto documentale prima dell’approvazione.
10. Mantenere i registri di distribuzione ai clienti.
11. Testare il sistema con un richiamo simulato.
12. Indagare e correggere ogni lacuna.

Valutazione finale

La tracciabilità del caffè per gli acquirenti internazionali deve creare un collegamento continuo e verificabile tra il prodotto fisico, la sua origine, la storia del lotto, le fasi di lavorazione, i documenti di qualità, la spedizione e i destinatari commerciali. I registri di base su fornitori e clienti possono soddisfare alcuni requisiti generali, mentre la tracciabilità a livello di fattoria, parcella, biologico, certificazione o deforestazione richiede dati molto più dettagliati.

I sistemi più solidi combinano codici lotto univoci, registri rappresentativi, riconciliazione delle quantità, dati verificati dei fornitori, controlli di magazzino, riferimenti di spedizione e rapido recupero delle informazioni. Gli acquirenti dovrebbero inoltre distinguere chiaramente tra mass balance, segregazione e identity preserved prima di formulare dichiarazioni su origine o sostenibilità.

Le aziende che acquistano caffè dal Vietnam dovrebbero definire il livello di tracciabilità prima della conferma dell’ordine. Viet Coffee Source può supportare identificazione strutturata dei lotti, documentazione qualitativa, registri di esportazione e dati specifici per il compratore attraverso i propri servizi di esportazione e documentazione del caffè. Gli acquirenti possono inoltre inviare una richiesta personalizzata di caffè all’ingrosso indicando prodotto, quantità, mercato di destinazione, certificazioni e requisiti di tracciabilità.